Матрица Эйзенхауэра — эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Кейс
22.06.2018 | Рубрика: Руководителям | Теги: бизнес задачи, делегирование, планирование, тайм-менеджмент
Управлять своей жизнью — значит эффективно управлять временем.
Для современного делового человека — тайм-менеджмент является неотъемлемым процессом продуктивной деятельности.
Существует много методов и техник планирования. Одна из них — матрица Эйзенхауэра, применяется по всему миру, как менеджерами, так и руководителями крупных корпораций, простая в понимании и необычайно эффективная.
Основная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в распределении дел по приоритетности. При этом разделение идет через пересечение двух осей — “важно” и “срочно”. Составьте список запланированных дел на день и добавьте каждому по два определения — важное или неважное и срочное или не срочное.
Содержание матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра получается из пересечения двух осей “важно” и “срочно”, что образует четыре квадранта с разными значениями.
Дела вносятся в квадранты в зависимости от приоритетности, образуя понятную последовательность действий.
Первый квадрант: важные и срочные дела.
При правильном планировании и разумном управлении своим временем — в этом списке не будет ничего, потому что когда важные задачи не выполняются во-время и становятся срочными — это признак неорганизованности. Конечно, время от времени такие ситуации могут быть у каждого, но если важные и срочные дела есть каждый день, то значит вы делаете что-то не правильно.
Значит появление задач в первом квадранте нужно свести к минимуму. А для этого нужно последовательно и своевременно закрывать дела в остальных трех квадрантах.
Получите полезный чек-лист по делегированию
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку ваших персональных данных
Второй квадрант: важные, не срочные дела.
Основной квадрант матрицы Эйзенхауэра. Сюда попадают главные задачи ведущие к достижению поставленных целей.
Дела из этого списка наиболее приоритетны в перспективе, уделяя им достаточно внимания и времени можно добиться успеха.
При отсутствии срочности подход к решению любого вопроса будет наиболее рациональным и продуманным, а значит и результат будет положительным. Но если дела из второго квадранта оставлять на потом, то они быстро попадут в первый и тогда аврал. Помешать своевременному выполнению могут дела из оставшихся квадрантов.
Третий квадрант: срочные, не важные дела
Чтобы не перепутать важные дела с неважными — нужно понимать, какие из них ведут к достижению целей, а какие нет. Срочные, но не важные дела не приближают вас к намеченным результатам, но вам все равно необходимо их выполнять. К ним относится так называемая текучка, которая ежедневно появляется в процессе жизнедеятельности любого человека. Чтобы не отвлекаться на такие дела — их нужно делегировать тем, у кого они будут находится во втором квадрате.
Для большинства руководителей — матрица Эйзенхауэра стала основной схемой делегирования полномочий.
Читайте также: Как делегировать полномочия: принцип Парето 20/80
Четвертый квадрант: не срочные, не важные дела
Эта группа дел “пожирателей времени”. Они не несут никакой пользы, но при этом довольно заманчивы для большинства людей. Пообщаться со знакомым, посмотреть телевизор или полистать соц.сети, поиграть в компьютерную игру и так далее, перечислять можно бесконечно. У каждого свой список и занятия из него бесконечны по времени. Чтобы они не мешали продуктивности — от них нужно отказаться или, по крайней мере, делать тогда, когда первый квадрант пуст, во втором все задачи закрыты, а делами из третьего занимаются другие люди.
Что в итоге?
Резюмируя вышесказанное, можно подытожить — научитесь правильно оценивать и распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, уделяйте наибольшее количество сил, времени и внимания делам из второго квадранта, стараясь не допустить их появления в первом, для этого делегируйте рутину и отказывайтесь от бесполезных занятий!
Matrix Eisenhower — пошаговое руководство для начинающих
937Shares
.
сделать прямо сейчас.
Уильям начинает свой день с плана, чтобы работать максимально продуктивно. Полный надежд, он намерен заняться спортом, сделать первый шаг, чтобы начать подработку, и прочитать несколько страниц книги.
План идет хорошо, пока он не приступает к работе. Вскоре после этого ему звонят, появляются срочные дела, к нему подходят коллеги и просят о помощи. Когда его день подходит к концу, он понимает, что у него мало времени для выполнения задач в соответствии с его первоначальным планом. Поэтому он откладывает свои планы на следующий день, но тот же цикл повторяется.
История Уильяма похожа на вашу? Вы планируете работать над своими долгосрочными целями, но не можете?
Если да, то матрица Эйзенхауэра может прийти вам на помощь.
Содержание
- Что такое матрица Эйзенхова?
- Зачем вам матрица Эйзенхауэра?
- 4 квадранта матрицы Эйзенхауэр
- 1. Квадрант 1:
- 2. Квадрант 2:
- 3.
Квадрант 3: - 4. Квадрант 4:
- Как обрабатывать каждый квадрант
- :
- Внедрить технику Помидора:
- Понять закон Паркинсона:
- Оценить, не является ли ваша рабочая нагрузка ненормальной
- Отразить, предвидеть, усилить:
- Квадрант 2:
- Квадрант 3:
- Квадрант 4:
- Заключение
Что такое матрица Эйзенхоу?
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, позволяющий организовать все ваши задачи и принять меры. Разделив свои задачи на 4 квадранта, как показано ниже, вы можете упростить принятие решений.
- Квадрант 1 – Срочные и важные – Задачи, над которыми нужно работать немедленно
- Квадрант 2 – Несрочные, но важные – Задачи, для которых необходимо запланировать время
- Квадрант 4 – Несрочные и неважные – Задачи, которые вы должны сократить или исключить
Техника была впервые разработана Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США.
Стивен Кови помог ей охватить более широкую аудиторию, опубликовав эту концепцию в своем бестселлере «7 привычек высокоэффективных людей». Техника Эйзенхауэра также известна под названием матрицы срочной важности, потому что Кови использовал этот термин в своей книге.Зачем нужна матрица Эйзенхауэра?
Прежде чем мы углубимся в детали каждого квадранта, давайте взглянем на обычное течение событий в жизни обычного человека. Понимание лазеек в вашем ежедневном расписании и рутине поможет вам понять, почему вам нужно начать использовать матрицу Эйзенхауэра.
В обычный день, если вы не возьмете под контроль свои решения, различные задачи и обязанности сорвут любые ваши планы. Прежде чем вы это осознаете, вы будете работать на автопилоте, где ваши действия будут определяться вашей рутиной.
Как и Уильям,
Проходят часы, и вы перевариваете тот факт, что у вас больше нет времени на выполнение того, что вы намеревались сделать утром. Итак, вы составляете план начать все сначала на следующий день, что бы ни случилось. Даже если вы найдете немного свободного времени позже в тот же день, вы морально разрешаете себе отложить задачу, потому что решили начать новую жизнь на следующий день. Но завтра оказывается таким же, как сегодня, и план достижения ваших долгосрочных целей превращается в бесконечный цикл прокрастинации.
Матрица Эйзенхауэра поможет вам следить за своими долгосрочными целями, не жертвуя тем, что важно в данный момент.
Статья по теме: Наиболее распространенные проблемы управления временем с решениями
4 квадранта матрицы Эйзенхауэра
1. Квадрант 1:
Задачи в первом квадранте одновременно срочные и важные.
Невыполнение задания приводит к последствиям. Поэтому у вас нет другого выбора, кроме как действовать по таким задачам немедленно. Вот несколько примеров задач, подпадающих под квадрант 1:
- Завершение отчета для предстоящей встречи
- Завершение важного проекта до крайнего срока
- Уход за ребенком, который упал и сильно повредил колено
- Присмотр за плачущим младенцем
Характеристики задач в первом квадранте следующие:
- Срочные и важные
- Невыполнение влечет за собой последствия
- Требует немедленного действия
2. Квадрант 2:
Задачи во втором квадранте важны, но не срочные. Задачи, связанные с долгосрочными целями, возможностями роста и личного развития, попадают прямо в эту область. Сложность, однако, в том, что, поскольку такие задачи не являются срочными, они отходят на второй план. У них нет крайнего срока, и вы сами решаете, когда начинать и заканчивать их.
Работа над задачами в квадранте 2 имеет все преимущества в долгосрочной перспективе. Тем не менее, вы откладываете их, думая, что начнете в будущем и обосноваетесь в зоне комфорта в настоящем.
Интересно, что — это самый важный квадрант, а также самый игнорируемый.
Вот несколько примеров задач, подпадающих под квадрант 2:
- Откладывание денег на будущее
- Работа над улучшением своих профессиональных/социальных навыков
- Упражнения для поддержания хорошего здоровья
Характеристики задач в второй квадрант:
- Важно, но не срочно
- Невыполнение этого сейчас не имеет немедленных последствий
- Нет сроков
- Долгосрочные выгоды
3. Квадрант 3:
Задачи в третьем квадранте срочные, но не важные. Хотя в данный момент они требуют вашего внимания, они не принесут существенной пользы. Они не всегда требуют ваших навыков или присутствия как таковых, но их может выполнить любой.
Вы тратите время на такие задачи в силу привычки или потому, что вам неудобно говорить «нет».Вот несколько примеров задач, подпадающих под квадрант 3:
- Текстовое сообщение от друга
- Коллега просит помощи в завершении его проекта
- Повторяющиеся бесцельные встречи
- Покупка продуктов
Характеристики задач в третьем квадранте следующие:
4
- Срочно, но не важно
- :
- Трудоемкая и занятая работа
- Не требует ваших навыков
Квадрант 3:
Вы обнаружите, что вынуждены работать над тем, что важно прямо сейчас, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что важно для ваших долгосрочных целей. 
Невыполнение задания приводит к последствиям. Поэтому у вас нет другого выбора, кроме как действовать по таким задачам немедленно. 
Вы тратите время на такие задачи в силу привычки или потому, что вам неудобно говорить «нет».4. Квадрант 4:
Задачи в четвертом квадранте не являются ни срочными, ни важными.
Эти действия отвлекают вас от важных задач, тратят ваше время без какой-либо пользы. Вы предпочитаете заниматься ими, потому что они позволяют расслабиться, отложить дела на потом и поселиться в зоне комфорта. Когда вы проводите много времени в этом квадранте, вы наслаждаетесь мгновенным удовлетворением и сожалеете о своем решении позже.
Вот несколько примеров задач, подпадающих под квадрант 4:
- Многочасовой просмотр Netflix/Youtube
- Прокрутите ленту новостей Instagram
- Поедание нездоровой пищи
Характеристики задач в четвертом квадранте следующие:
- Несрочные, не важные
- Пустая трата времени сожалеть
Как вести себя в каждом квадранте
В зависимости от ваших обстоятельств, характера и поведения вы обнаружите, что тратите больше времени на один квадрант, чем на другой.
Это нормально. Вот несколько советов по эффективному управлению каждым квадрантом.
Квадрант 1:
Проведение времени в квадранте 1 неизбежно, но если вы проводите все или большую часть своего времени здесь, вы будете скорее заняты, чем успешны. Распространенные причины, по которым люди проводят слишком много времени в квадранте 1, следующие:
- Подход к каждой задаче по мере ее поступления, без каких-либо размышлений
- Работа над любой доступной задачей в данный момент
- Отсутствие усилий по улучшению текущей рутины
- Микроуправление (как руководитель)
Если вы обнаружите, что проводите большую часть своего времени в этом квадранте, спросите себя, являются ли задачи срочными или вы так считаете? Например, если у вас есть привычка проверять каждое электронное письмо, как только появляется уведомление, вы установили срочность для каждого электронного письма. Это необходимо? Нисколько.
Чтобы сократить время, затрачиваемое на Q1, вы можете:
Внедрить технику Помидора:
Техника Помидора — это методика тайм-менеджмента, при которой вы работаете в течение 25 минут, после чего следует короткий 3-5-минутный перерыв.
Повторив один и тот же цикл 4 раза, вы делаете более длительный перерыв.
Работая такими короткими циклами, вы не тратите слишком много времени на одну задачу.
Понимание закона Паркинсона:
Закон Паркинсона гласит, что чем больше у вас есть времени, тем больше времени вам потребуется для выполнения задания. Понимание того, как ваш разум подходит к задаче в зависимости от имеющегося времени, может помочь вам не тратить на любую работу больше времени, чем необходимо.
Оцените, является ли ваша рабочая нагрузка ненормальной
Если вы постоянно заняты срочными задачами, оцените, не взяли ли вы больше, чем можете выполнить. Найдите способы сократить, разгрузить и делегировать часть своих обязанностей.
Размышление, предвидение, сила:
Если вы тонете в срочных задачах, вам нужно подумать, предвидеть и спланировать, чтобы улучшить ситуацию для себя и своего графика. Если вы ожидаете, что будущее изменится само по себе, вы будете ждать вечно.
Найдите время, чтобы подумать о том, как сократить количество срочных задач. Да, учитывая, что вы все время заняты, найти окно для размышлений само по себе будет проблемой. Но пока вы не найдете способ высвободить время для размышлений и планирования, вы окажетесь запутанным в той же рутине.
Статья по теме: Как создать эффективный план продуктивности
Квадрант 2:
Чем больше времени вы потратите на Квадрант 2, тем лучше будут ваши долгосрочные результаты. К сожалению, несмотря на явные долгосрочные выгоды, люди отдают меньше всего приоритета задачам этого раздела.
Статья по теме: Как расставить приоритеты задач и добиться цели
Откладывание этих задач не приводит к немедленным последствиям, поэтому вы склонны совершать классическую ошибку, полагая: «Я знаю, что должен сделать это, но у меня нет на это времени». время сейчас. Я начну в будущем». Но это «будущее» никогда не наступает. В результате задачи, связанные с вашим личным/профессиональным развитием, и цели, которые резонируют с вашим сердцем, бесконечно откладываются на потом.
Откладывание задач в квадранте 2 приводит к несбывшимся мечтам и пожизненным сожалениям.
Если вы тратите менее 2 часов в день на Квадрант 2, вам нужно заставить себя уделять этому время. Если вы не запланируете время для своего долгосрочного роста, срочные разовые обязанности съедят все ваше время. Если у вас есть проблемы с выделением времени, используйте метод блокировки времени, чтобы запланировать несколько часов для задач, которые важны для ваших долгосрочных целей.
Квадрант 3:
Задачи в этом квадранте занимают вас, но не имеют значения для ваших долгосрочных целей. Часто такие задачи помогают другим достичь своих целей за счет вашего времени.
Наиболее распространенные причины, по которым вы тратите много времени на Q3:
- Нежелание говорить «нет»
- Нерешительность делегировать полномочия из-за страха ухудшения качества
- Уважение к авторитету – «Я знаю, что эта задача бесполезна, босс попросил меня это сделать»
Если вы тратите много времени на Q3, вам нужно постоять за себя.
1. Установите лимит:
Если вы от природы склонны помогать другим, установите лимит времени, которое вы будете тратить на такие задачи. Как только вы достигнете этого порога, вы сможете переключить внимание на важные для вас задачи.
2. Скажите «нет»:
Чаще всего люди, которые тратят много времени на Q3, не могут сказать «нет». Они соглашаются помочь другу, помочь коллеге и завершить проект, о котором просил босс, независимо от того, насколько они заняты.
Если вы в одной лодке, вы должны выработать привычку говорить «нет». Хотя поначалу вы будете чувствовать себя некомфортно, вы оцените душевное спокойствие, которое придет позже. Иногда вы сталкиваетесь с последствиями, говоря «нет», но такие реакции исходят от людей, которые все равно хотят вас высосать. Вы больше выиграете, если они оставят вас в покое.
3. Проверьте варианты делегирования/аутсорсинга:
Поскольку у вас есть только 24 часа в сутках, вы не можете взять на себя все задачи, которые вам брошены, и закончить их самостоятельно.
Проверьте, можете ли вы делегировать или отдать на аутсорсинг некоторые рутинные задачи, даже если это требует затрат.
Доверьте работу другим людям, иначе вам придется работать над всем самостоятельно. Через какое-то время такой подход перестанет работать, что нанесет ущерб вашему потенциалу роста.
Для выполнения определенных работ вам придется потратить время на обучение другого человека, прежде чем он научится выполнять ее эффективно. Несмотря на то, что это отнимает много времени, ваши дополнительные усилия окупятся в долгосрочной перспективе.
Если вы втянуты в дела слишком многих людей и у вас нет простого способа вырваться на свободу, скажите «нет», делегируйте или отдайте на аутсорсинг, поговорите с человеком, наделенным властью. Попросите больше ресурсов, чтобы справиться со всем, что у вас есть на тарелке. Передайте сообщение о том, что у вас больше нет времени, чтобы оправдать все ожидания на вашем плече. Составьте список всех проектов, над которыми вы работаете, и спросите мнение своего начальника о том, каковы ваши приоритеты.
Квадрант 4:
Квадрант 4 — это место, где обосновалась зона комфорта. Вам нравится смотреть телевизор, пользоваться телефоном или есть пачку чипсов, потому что деятельность в квадранте 4 — это самый простой способ отложить настоящую работу. Кроме того, занятие ими также доставляет немедленное удовольствие.
Чем меньше времени вы проведете здесь, тем продуктивнее будете. Тем не менее, вам не нужно полностью исключать все эти действия. Вы можете смотреть телевизор, чтобы расслабиться, или время от времени есть нездоровую пищу. Если вы проводите время в Q4 умеренно, у вас все получится. Но не позволяйте расслаблению быть оправданием для бесконечных прокрастинаций.
Если вы тратите большую часть своего времени на Q4, вот несколько советов, которые могут вам помочь:
- Проверьте, четко ли вы понимаете свои долгосрочные цели и преследуете ли вы цели, которые важны для вас
- Если у вас проблемы с мотивацией, попытайтесь определить причину этого
- Если вы понятия не имеете, на что вы тратите время, выполните это задание по отслеживанию времени, чтобы понять, на что вы тратите время.
Заключение
Матрица Эйзенхауэра основана на простой концепции. Как только вы поймете разделение задач, вы с легкостью определите правильный квадрант для любой задачи. Вам не понадобится ни лист Excel, ни лист бумаги, чтобы разделить задачи на квадранты.
Каждый божий день заставляйте себя:
- Держитесь подальше от квадранта 4
- Оставайтесь в квадранте 1 и 3 только столько времени, сколько необходимо
- Проводите наибольшее количество времени в квадранте 2 цикл превратится в вашу рутину, а достижение ваших целей превратится в привычку.
Моя цель — помочь людям 1 миллион человек осуществить свои мечты. Поделитесь статьей и помогите мне с этой миссией.
Вам не нужна награда, чтобы вступить в Продуктивный Клуб, не так ли?
Просто и понятно. Вы нашли то, что только что прочитали, полезным? Отлично, тогда получите больше таких советов, которые поднимут вашу производительность ввысь. Присоединяйтесь к продуктивному клубу.
Ваше имя
Ваш адрес электронной почты
Максим Дсоуза провел более десяти лет, экспериментируя и находя различные методы управления временем для повышения своей производительности. Он прекрасно понимает тот факт, что время — товар ограниченный, и старается дорожить каждой секундой. Имеет большой опыт руководства стартапами, малым бизнесом и крупными корпорациями.
Он помог людям разных профессий и возрастных групп прояснить свои цели, улучшить концентрацию, пересмотреть свои навыки управления временем и развить осознание своих психологических когнитивных предубеждений.
937shares
Кевин Стил FCCA на LinkedIn: #business #entrepreneur #management
Кевин Стил FCCAДробный финансовый директор | Основатель @ Inaequo | Писатель | Технический энтузиаст
Матрица Эйзенхауэра — одна из самых популярных структур для определения приоритетов задач.
Матрица была изобретена Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США, работавшим с 1953 по 1961 год.
Матрица Эйзенхауэра довольно проста для понимания: на основе двух измерений — срочности и важности — пользователь строит матрицу из четырех квадрантов.
🚩 Срочные задачи требуют вашего внимания сейчас, но это не значит, что они действительно его заслуживают — например, немедленный ответ на электронное письмо.
Обычно они способствуют достижению краткосрочных целей и решению срочных вопросов, а это задачи, на которые вы должны реагировать быстро.
⚠ Важные задачи — это те, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей, а также тому, что вы цените или действительно хотите делать в жизни.
Это те задачи, которые являются частью вашего бизнеса, или жизненного видения и миссии, или задач, которые являются наиболее ценными на вашей работе. Это задачи, где вы должны быть максимально активными.
🟥 Устранить: не важно + не срочно
Их легче всего понять, но с ними труднее всего справиться эмоционально.
Матрица была изобретена Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США, работавшим с 1953 по 1961 год.
Матрица Эйзенхауэра довольно проста для понимания: на основе двух измерений — срочности и важности — пользователь строит матрицу из четырех квадрантов.
🚩 Срочные задачи требуют вашего внимания сейчас, но это не значит, что они действительно его заслуживают — например, немедленный ответ на электронное письмо.
Обычно они способствуют достижению краткосрочных целей и решению срочных вопросов, а это задачи, на которые вы должны реагировать быстро.
⚠ Важные задачи — это те, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей, а также тому, что вы цените или действительно хотите делать в жизни.
Это те задачи, которые являются частью вашего бизнеса, или жизненного видения и миссии, или задач, которые являются наиболее ценными на вашей работе. Это задачи, где вы должны быть максимально активными.
🟥 Устранить: не важно + не срочно
Их легче всего понять, но с ними труднее всего справиться эмоционально.
