Квадрат матрицы эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра в Тайм-Менеджменте: Квадрат Эйзенхауэра

Нашли ошибку в тексте? Напишите нам.

Цель в квадрате: что такое матрица Эйзенхауэра и как применять ее в тайм-менеджменте

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритизации задач. Это система, которая помогает вычленить из всего потока дел самые важные и срочные и распределить остальные задачи по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Как использовать метод Эйзенхауэра в планировании времени, в чем его недостатки и почему отдых тоже стоит включать в число первоочередных задач, — рассказывает на Forbes врач-психотерапевт, клинический директор сервиса подбора психологов Alter Анастасия Афанасьева.

Быстрый темп жизни, множество различных рабочих и личных задач, постоянные дедлайны часто приводят к переутомлению, повышению тревоги и переориентации жизненных целей в сторону, не связанную с вашими ценностями. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач. Но чем больше мы истощены, чем больше дел накапливается, тем сложнее правильно распределить задачи в соответствии с силами и нагрузкой. Один из часто встречающихся инструментов расстановки приоритетов, который помогает руководителям и рядовым сотрудникам справиться с подобными трудностями, — матрица Эйзенхауэра.

Кто такой Эйзенхауэр и в чем суть его матрицы

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Кроме военных и стратегических заслуг, он известен высказыванием: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». Есть мнение, что Эйзенхауэр, уже будучи президентом, придумал распределять дела по матрице, впоследствии названной его именем. Однако документально это не подтверждено.

Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека. Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х.

Таблица Эйзенхауэра (Рисунок Getty images)

Как использовать матрицу

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. Чаще всего по вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Таким образом, получается четыре квадрата:

1)      Важно и срочно;

2)      Важно и не срочно;

3)      Неважно и срочно;

4)      Неважно и не срочно.

Главный вопрос: как оценить и распределить задачи по важности и срочности в модели Эйзенхауэра? Давайте начнем с важности. Чтобы понять ее степень, нужно определить ваши основные цели на данный момент и понять, каким ценностям они соответствуют. Целями могут быть семейное или финансовое благополучие, карьера, здоровье и так далее. При проверке важности задавайте себе вопрос: «Эта задача имеет прямое отношение к моей текущей цели и/или ценности, или нет?» Если ответ «да» — это важно, если ответ «нет» — то нет.

Для того чтобы определить срочность задачи, нужно понимать, какие негативные последствия будут от ее невыполнения. Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно». Если негативных последствий при откладывании задачи нет, то она не срочная.

Помните, что оценка важности и срочности не происходит раз и навсегда: эти параметры могут меняться. Именно поэтому стоит время от времени пересматривать матрицу и собирать ее заново.

Как работать с квадратами матрицы

Посмотрим, что же мы можем записывать в каждый квадрат Эйзенхауэра.

Квадрат А: важно и срочно

Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия. 

Если большая часть ваших дел находится в квадрате А — это сигнализирует либо о проблемах с приоритизацией, делегированием, либо о выраженной перегрузке в определенных сферах жизни. Дела из этого квадрата мы делаем прямо здесь и сейчас, обычно это в течение одного-двух дней.

Квадрат B: важно и не срочно

Это «квадрат потенциала», «благополучия». Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения в пределах пары дней. При невыполнении у этих дел могут быть негативные последствия, но они долгосрочные — то есть могут наступить через месяц, год, десятилетия. Именно поэтому квадрат В еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестицию в будущее».

Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие.

Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А.

Квадрат С: неважно и срочно

«Квадрат помех», или «иллюзий». В нем оказываются задачи, у которых есть быстрые последствия, но их выполнение не соответствует ценностям. Это коварный квадрат: его часто путают с квадратом А при трудностях с определением своих целей и ценностей и из-за необходимости делать задачи срочно. 

Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям.

Время на дела из этого квадрата нужно стараться минимизировать. Для этого можно либо использовать делегирование, автоматизацию и оптимизацию процессов, либо просто отказываться от задач.

Квадрат D: неважно, не срочно

Это квадрат растрат, мусорная корзина. Здесь находятся задачи, не соответствующие нашим ценностям и не несущие негативных последствий за невыполнение. При этом часто эти дела кажутся нам самыми симпатичными за счет своей приятности и простоты. В результате на них может уходить большая часть времени, особенно в состоянии прокрастинации.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Где можно собрать матрицу

1. Самый простой и доступный вариант — нарисовать матрицу вручную на бумаге или планшете, компьютере. Можно также сделать себе заготовки шаблона и пользоваться ими. Для наглядности и эффективности можно выделять задачи разными цветами и пользоваться стикерами.
2. В различных приложениях в формате to-do-list: ToDo от Microsoft, Notion, Trello, Evernote. Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы Эйзенхауэра.
3. В онлайн-сервисе Eisenhower.me, а также в приложениях для смартфонов по работе непосредственно с матрицей: Taskman, Tasks, 4do.
4. На канбан-доске. 

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

• Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.

• Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.

• «Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач. 

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей. Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны. Пример распределения дел: человек записывает в квадрат В задачу «купить новую машину» и начинает постоянно откладывать эту цель. При детальном разборе оказывается, что на самом деле новая машина не нужна — ему нравится его текущая. Цель была внесена на основе мнения окружающих о том, что раз в два–три года машину надо менять. Получается, что в настоящий момент это и не срочная, и не важная задача для человека. Тогда это квадрат D. 

Более того, человек должен понимать, какие дела помогают ему отдыхать и восстанавливаться — и вносить их в квадрат В, а не D. У отдыха часто есть не срочность, но важность и долгосрочные последствия. Если мы постоянно откладываем отдых, не даем себе восстанавливаться, наполняться другими, нерабочими занятиями,то это приводит к выгоранию, снижению мотивации к работе, тревожным и депрессивным расстройствам. Чаще всего такой подход не бьется с ценностями о здоровье или развитии карьеры.

На снимке: Дуайт Эйзенхауэр.

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты

по

Чему президент Эйзенхауэр может научить нас о расстановке приоритетов

Метод Эйзенхауэра, также известный как ящик Эйзенхауэра, представляет собой метод, используемый для организации обязанностей и задач для определения приоритетов. Матрица Эйзенхауэра, с другой стороны, является сегодняшней реализацией ее философии, так что вы действительно можете расставить приоритеты. Современные программные инструменты, такие как Priority Matrix, приложение Eisenhower Matrix, существующее более десяти лет, позволяют людям легко расставлять приоритеты задач. Со временем эти решения эволюционировали, чтобы помочь руководителям, менеджерам и целым организациям сохранять согласованность действий не для ведения войн, а для создания успешных предприятий и организаций.

Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр был чрезвычайно занят в качестве 34-го президента США, одновременно командуя союзными войсками во время Второй мировой войны и выполняя свои обязанности награжденного пятизвездочного генерала. Требуются впечатляющие организаторские способности, чтобы преуспеть хотя бы на одной из этих должностей, не говоря уже о всех трех. Интересно, как он это сделал? Он использовал то, что сейчас известно как метод Эйзенхауэра.

Давайте углубимся, чтобы узнать, как применить метод Эйзенхауэра в своей жизни!

Метод расстановки приоритетов Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простой метод расстановки приоритетов, разработанный, чтобы помочь вам организовать список задач в соответствии с их срочностью и важностью.

Чтобы быть в курсе дел, Эйзенхауэр быстро определил, что нужно сделать в первую очередь, и сосредоточился на тех вещах, которые он считал наиболее неотложными. У него была поговорка: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Помня об этой философии, он разделил салфетку на четыре категории и поставил задачи для каждой категории:

• Критически важно и нужно сделать сейчас: очень важно и зависит от времени.
• Критично, но сделать позже: Критично для меня лично, но можно установить дополнительную дату окончания для завершения.
• Не критично, но сделайте сейчас: делегируйте полномочия тому, кто может сделать это сейчас.
• Не критично и сделать позже: отпустите это; они пожиратели времени.

Какие 2 оси в ящике Эйзенхауэра?

Так в чем же разница между важным и срочным (или критическим и «сделать сейчас», как мы предпочитаем их называть)? Критические задачи — это те, которые ведут вас к цели и способствуют долгосрочной перспективе. «Сделать сейчас» указывает на неотложный крайний срок или срочный характер задачи. Вот несколько примеров того, как это вписывается в схему тайм-менеджмента.

• Критично и сделайте сейчас: прочитайте электронную почту от вашего босса, урегулируйте кризис на работе и остановите переполненный туалет
• Критично , но сделайте позже: проверьте все свои учетные записи электронной почты, потренируйтесь и выясните, почему унитаз постоянно переполняется
• Не критично, но сделайте сейчас: отвечайте на электронную почту, бронируйте места для отпуска и найдите лучшего сантехника
• Не критично и сделайте позже: смотрите целый сезон любимого телешоу, проверяете Facebook каждые две минуты и красите ванную в коричневый цвет

»

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным. »

Что такое матрица Эйзенхауэра?

В то время как президент Эйзенхауэр практиковался или не практиковался в использовании матрицы для классификации своих приоритетов, матрица Эйзенхауэра — это современный подход, позволяющий менеджерам практиковаться в определении своих приоритетов в перспективе. Как часто приписывают Питеру Друкеру: «Вы не можете улучшить то, что не измеряете», мы можем сделать утверждение: «Вы не можете сосредоточиться на том, что не расставляете по приоритетам». Матрица Эйзенхауэра ЗАСТАВЛЯЕТ пользователей распределять задачи по корзинам. Если ваши задачи в списке — на чем вы концентрируетесь? Вершина? Дно? Середина? Разбивая эти задачи на корзины матрицы Эйзенхауэра, вы заставляете себя принимать трудные решения относительно того, что действительно важно.

Матрица Срочно-Важно

Важно понимать, что мы должны уметь отделять зерна от плевел. Если все было важно, то ничего не важно. Если все было срочно, то ничего не срочно. У этого метода есть много других названий. Со временем авторы приняли аналогичный четырехквадрантный подход и присвоили себе собственные имена. В частности, матрица «срочно-важная» использует аналогичную, но другую систему именования.

• Важное и срочное: на что следует обратить все ваше внимание
• Важно, но не срочно: потратьте время на планирование решения этих
• Неважно, но срочно: «Как привести дела в порядок» часто сосредотачиваются на этом, чтобы освободить ваш почтовый ящик. Они не срочные, но если вы уберете их с дороги, возможно, вам станет лучше!
• Не импортные и не срочные: их вообще не должно быть. Зачем они? Вот почему приложение Матрицы Эйзенхауэра, такое как Матрица приоритетов, обычно использует его в качестве «входящей почты», куда вы можете помещать задачи или элементы, которые находятся в процессе.

Узнайте больше о том, как использовать эту четырехквадрантную систему для управления своим временем.

Проблемы с матрицей Эйзенхауэра?

Эйзенхауэр, возможно, делал заметки на салфетке, и, возможно, вы тоже любите работать на бумаге, но для эффективности для этого есть приложение. Если у вас есть 10 личных дел, вы можете легко создать бумажную версию матрицы. Там, где это становится сложно, и когда бумажная матрица Эйзенхауэра не работает, это когда:

• Ваши задачи — это не простые задачи, а скорее проекты или работа, которая занимает дни и недели
• Вам нужно отслеживать прогресс
• Вам необходимо поделиться статусом элементов с другими 
• Вам нужно делегировать — нельзя делегировать на листе бумаги!
• У вас не одна матрица, а много
• Вам нужно пересматривать изменения не на сегодня, а на недели, месяцы, годы вперед

Приложение «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица приоритетов — это ведущее приложение «Матрица Эйзенхауэра», позволяющее применять философию метода Эйзенхауэра на практике как на личном, так и на организационном уровне. Уникальная функция Priority Matrix позволяет вам делать именно то, что здесь сказано, поскольку вы можете полностью настроить свой метод организации. Кроме того, вы уделяете больше внимания (или экранному пространству) более важным задачам! Матрица приоритетов также является наиболее интегрированным решением Microsoft Office 365 для управления задачами и проектами для Microsoft Teams и приоритизации электронной почты для Outlook, которое работает как для отдельных руководителей, так и для целых глобальных организаций. Есть также решения HIPAA для матрицы Эйзенхауэра и правительства.

Помимо соблюдения Эйзенхауэра, Матрица приоритетов обеспечивает следующие функции:

• Управление несколькими проектами, сферами ответственности и инициативами (одна матрица для каждого!)
• Обзор хода выполнения, временной шкалы, рабочей нагрузки по проектам и людям
• Расставляйте приоритеты для своих задач, проектов и электронных писем
• Сотрудничайте с членами команды через делегирование и мгновенный чат
• Получите доступ к своим приоритетам на мобильных устройствах, а также в инструментах, которые вы уже используете сегодня, таких как Outlook, Microsoft Teams и т.
  д.
• Повышение ответственности команды
• Сосредоточьтесь на том, что важно
• Сокращение затрат времени на электронную почту и встречи
• Создавайте и изменяйте шаблоны, которые превращают матрицу Эйзенхауэра в метод, который работает для вашей организации

Будем надеяться, что вы не будете воевать, но если вам нужно безжалостно расставлять приоритеты, эта статья поможет вам найти способ сделать это!

Видео о внедрении Матрицы Эйзенхауэра в Матрицу Приоритетов:

Рубрики: Для повышения производительности Метки: метод Эйзенхауэра

404: Страница не найдена

Страница, которую вы пытались открыть по этому адресу, похоже, не существует. Обычно это результат плохой или устаревшей ссылки. Мы извиняемся за любые неудобства.

Что я могу сделать сейчас?

Если вы впервые посещаете TechTarget, добро пожаловать! Извините за обстоятельства, при которых мы встречаемся.

• Свяжитесь с нами, чтобы сообщить, что эта страница отсутствует, или используйте поле выше, чтобы продолжить поиск
• Наша страница «О нас» содержит дополнительную информацию о сайте, на котором вы находитесь, WhatIs.com.
• Посетите нашу домашнюю страницу и просмотрите наши технические темы

Просмотр по категории

Сеть

• телематика

  Телематика — термин, объединяющий слова «телекоммуникации» и «информатика» для описания использования средств связи и ИТ для …

• фильтрация пакетов

  Фильтрация пакетов — это процесс пропуска или блокировки пакетов данных на сетевом интерфейсе брандмауэром на основе источника и …

• WAN (глобальная сеть)

  Глобальная вычислительная сеть (WAN) — это географически распределенная частная телекоммуникационная сеть, которая соединяет между собой несколько локальных . ..

Безопасность

• FIDO (быстрая идентификация онлайн)

  FIDO (Fast Identity Online) — это набор технических спецификаций безопасности для строгой аутентификации.

• Альянс облачной безопасности (CSA)

  Альянс по безопасности облачных вычислений (CSA) — это некоммерческая организация, которая продвигает исследования передовых методов обеспечения безопасности облачных …

• квантовое превосходство

  Квантовое превосходство — это экспериментальная демонстрация доминирования и преимущества квантового компьютера над классическими компьютерами с помощью …

ИТ-директор

• сделка

  В вычислительной технике транзакция представляет собой набор связанных задач, рассматриваемых как одно действие.

• бережливое управление

  Бережливое управление — это подход к управлению организацией, который поддерживает концепцию постоянного улучшения, долгосрочного . ..

• идентификатор устройства (идентификация устройства)

  Идентификатор устройства (идентификация устройства) — это анонимная строка цифр и букв, которая однозначно идентифицирует мобильное устройство, такое как …

HRSoftware

• вовлечения сотрудников

  Вовлеченность сотрудников — это эмоциональная и профессиональная связь, которую сотрудник испытывает к своей организации, коллегам и работе.

• кадровый резерв

  Кадровый резерв — это база данных кандидатов на работу, которые могут удовлетворить немедленные и долгосрочные потребности организации.

• разнообразие, равенство и инклюзивность (DEI)

  Разнообразие, равенство и инклюзивность — термин, используемый для описания политики и программ, которые способствуют представительству и …

Отдел обслуживания клиентов

• лид, квалифицированный продуктом (PQL)

  Лид, квалифицированный по продукту (PQL), — это физическое или юридическое лицо, которое получило выгоду от использования продукта в результате бесплатного .