Квадрат важно не важно срочно не срочно: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно.

Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные.

Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Курс Н.И. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

---

Введение и 3-минутный видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Откуда такое название?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайту приходилось постоянно принимать трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?

Приоритизация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с различными стратегиями работы:

➀ Сделай первым Сначала сосредоточьтесь на важных задачах , которые нужно выполнить в тот же день.	➁ Расписание Важные, но не очень срочные дела должны быть запланированы.
➂ Делегат Что срочно, но менее важно, делегировать другим.	➃ Не делай Что ни срочно ни важно, вообще не делай.

Мы называем первый квадрант Выполняйте сначала , поскольку его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены сегодня или самое позднее завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сосредоточиться, пытаясь выполнить как можно больше дел.
Примером такой задачи может быть просмотр важного документа для вашего руководителя.

Второй квадрант мы называем Расписание . Его задачи важны, но менее срочные. Вы должны перечислить задачи, которые вам нужно поместить в свой календарь здесь.
Примером этого может быть давно запланированное возобновление занятий в тренажерном зале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, уменьшая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочные. Вы должны отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверить их ход.
Примером делегированной задачи может быть звонок от кого-то, чтобы попросить о срочной услуге или попросить вас прийти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив лучшего человека для этой работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не Делай , потому что он предназначен для того, чтобы помочь тебе разобраться в вещах, которые ты вообще не должен делать.
Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, таких как серфинг в Интернете без причины или слишком долгие игры, которые дают вам оправдание для того, чтобы не справляться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра

Рекомендуется
Чтение

7 навыков
высокоэффективных людей
Стивена Кови

1. Внесение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит делать в первую очередь.
2. Попробуйте ограничить себя не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще один, сначала заполните самый важный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении задач.
3. Вы всегда должны вести только один список для деловых и личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете пожаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или себя в конце дня.
4. Не позволяйте себе или другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты. Планируйте утром, а затем работайте над своими делами. И в конце наслаждайтесь чувством завершенности.
5. Наконец, постарайтесь не откладывать слишком много. Даже не за счет чрезмерного управления вашими делами.

Дополнительные советы см. в нашем подробном введении в тайм-менеджмент.

Чего ты ждешь?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст Матрицы Эйзенхауэра прямо сейчас!

Как расставить приоритеты задач с помощью матрицы Эйзенхауэра | Lucidspark

Время чтения: около 6 минут

Если вы когда-нибудь оказывались парализованы тем, как много дел вам нужно сделать, вы не одиноки. Нас заваливают задачами, и может быть сложно разобраться в них. И нет ничего хуже, чем осознавать, что вы расставили приоритеты не по той задаче и теперь изо всех сил пытаетесь сделать что-то срочное.

Есть элегантное решение, которое может решить все ваши проблемы с расстановкой приоритетов. Матрица Эйзенхауэра , также называемая матрицей срочности-важности, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты задач по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

Это систематический подход к вашей повседневной жизни, но это также умный инструмент, который можно использовать, когда вы являетесь менеджером проекта или выполняете любую другую роль, требующую определения приоритетов, организации или делегирования большого количества задач.

Мы расскажем вам, как уверенно использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своей рабочей жизни.

Пример матрицы Эйзенхауэра (щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Квадрант Эйзенхауэра представляет собой сетку, состоящую из четырех квадратов: 

1.

Важные, но несрочные

Это ваши долгосрочные цели. Вы можете, например, захотеть когда-нибудь стать владельцем настоящей роллер-дискотеки 1970-х годов. Но это не обязательно делать сегодня или завтра.

2. Срочные и важные

Эти задачи требуют вашего внимания. Это важные задачи, которые вы, возможно, не предусмотрели или откладывали на последний момент. Эти задачи можно разделить на более приоритетные, при этом некоторые из них будут перенесены, если у вас нет времени решить их все прямо сейчас. Вы также можете делегировать некоторые из этих задач, если они должны быть выполнены немедленно.

3. Неважно или срочно

То, что что-то срочно для кого-то еще, не означает, что это должно быть срочно для вас. Если дело не важное и не срочное, исключите его из списка дел. Этот квадрат хорош тем, что позволяет вам точно определить вещи, о которых можно перестать беспокоиться.

4. Срочно, но не важно

На этой площади размещаются складские онлайн-продажи в последнюю минуту. Вы потратили много денег на эту площадь. Эти задачи просто не важны. Спросите себя, является ли задача зависимостью или ее можно делегировать или перенести.

Откуда произошло название?

Матрица Эйзенхауэра получила свое название от президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Эйзенхауэр сказал во время своего первого президентского срока: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные [проблемы] не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Эйзенхауэр был хорошо знаком с принципами срочности и важности. Во время Второй мировой войны он служил Верховным главнокомандующим экспедиционными силами союзников в Европе и успешно начал вторжение в Нормандию. Эйзенхауэр является президентом, ответственным за систему автомагистралей между штатами Америки и за помощь в проведении США через холодную войну.

Сказать, что он был занят, значит ничего не сказать. Эйзенхауэр разработал концепцию матрицы Эйзенхауэра, когда служил генералом армии США, и продолжал использовать ее на протяжении всего своего президентства.

Если матрица Эйзенхауэра кажется вам знакомой, это может быть также потому, что Стивен Кови популяризировал эту концепцию в своей книге «7 навыков высокоуспешных людей» . Важно отметить, что Кови не придумал эту идею — он просто усовершенствовал ее.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Шаблон матрицы Эйзенхауэра покажет вам, какие задачи относятся к каждому квадрату.

Пример матрицы Эйзенхауэра (нажмите на изображение, чтобы изменить онлайн)

Срочные и важные задачи идут в первом квадрате, затем рядом с ним важные, но не срочные задачи. Во второй строке у вас есть срочные, но не важные задачи, а затем, наконец, задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

После того, как вы распределите задачи по каждому квадрату, выполните следующие действия:

• Выполняйте задачи в квадранте 1: Эти задачи должны иметь дополнительный приоритет, поэтому вы просто продвигаетесь вниз по списку.
• Запланируйте время для квадранта 2: Эти задачи будут выполняться после первого квадранта, что означает, что в какой-то момент они займут место задач в квадранте 1, поэтому добавьте их в свой календарь.
• Квадрант делегата 3: Кто-то другой может сделать это за вас.
• Удалить квадрант 4: Разве это не захватывающе?

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Сначала перечислите все задачи, прежде чем принимать решение о ценности/сортировке. Не пытайтесь сортировать на ходу; это на самом деле вызовет у вас еще больший стресс. Вместо этого сделайте «сброс мозгов» всех задач, которые, по вашему мнению, необходимо выполнить. Просто составьте список и не редактируйте его. Как только этот список будет завершен, вернитесь назад и отсортируйте / расставьте приоритеты для каждого из них.

Ограничьтесь несколькими задачами в каждом квадранте. Если вы заполните свою матрицу Эйзенхауэра до краев, вы, вероятно, будете парализованы из-за слишком большого количества дел. Так что держите его ограниченным и держите его конкретным.

Включайте личные и деловые задачи. Если вы руководитель проекта, этот совет к вам не относится, так как вы, скорее всего, будете выяснять, как расставить приоритеты в своих рабочих задачах. Но матрица Эйзенхауэра работает практически для любого сценария, от определения задач, которые необходимо выполнить перед следующим походом, до подготовки к смене карьеры.

И вам не нужно держать свои матрицы Эйзенхауэра разрозненными только на работе или дома: вы можете обнаружить, что их использование для комбинации всех задач, которые вам нужно выполнять, — это правильный способ внести ясность в вашу работу и домашнюю жизнь. .

Сделайте свой список видимым и доступным. Итак, вы потратили время на то, чтобы записать все свои задачи, отсортировать их и расставить приоритеты. И вы оставили матрицу на рабочем компьютере. Это не принесет вам никакой пользы. Лучший способ использовать матрицу Эйзенхауэра — сохранить ее в облаке, чтобы вы никогда не задавались вопросом, что было дальше в вашем списке дел.

А когда вы используете Lucidspark , вы можете получить доступ к своей матрице Эйзенхауэра с любого устройства, что означает, что вам никогда не придется пытаться запомнить свою работу. Кроме того, с Lucidspark им можно поделиться одним щелчком мыши, поэтому вы можете легко делегировать задачи. И все обновляется в режиме реального времени, так что если вы внесете изменение, все сразу его увидят.

Выполнение задач в голове может показаться непреодолимым бременем. Матрица Эйзенхауэра снимает это бремя и снимает стресс. Вам не придется беспокоиться о том, что вы сосредотачиваетесь на правильных вещах, или опасаться, что что-то не будет сделано. Вместо этого вы будете знать, что расставили приоритеты по самым важным, самым срочным делам и можете делегировать соответствующие задачи своей команде. Зная, что действительно важно, вы сможете лучше контролировать свой подход к повседневным задачам и больше сосредоточиться на качестве, а не на организации.

Повысьте уровень планирования вашего проекта уже сегодня с помощью ресурсов Lucidspark.

Читать сейчас

Повысьте уровень планирования своих проектов уже сегодня с помощью ресурсов Lucidspark.

Прочитать сейчас

Популярно сейчас

Набор инструментов руководителя проекта для удобного документирования Расширенное сотрудничество с Lucidspark и Zoom

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidspark по электронной почте один раз в месяц.

Подпишитесь на нашу рассылку

О Lucidspark

Lucidspark — это виртуальная доска, которая помогает вам и вашей команде совместно воплощать в жизнь лучшие идеи. Он поставляется со всеми стикерами, инструментами для рисования от руки и бесконечным пространством на холсте, которое вам нужно, чтобы запечатлеть следующую большую идею.