Матрица эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты оценив все задачи по двум критериям: Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – …

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

На самом деле именно отсутствие расстановки приоритетов приводит к снижению производительности и даже к таким проблемам со здоровьем, как бессонница. Исследования показали, что синий свет влияет на сон и вызывает бессонницу. Это связано с тем, что люди используют смартфоны ночью, что влияет на их режим сна. Это пример негативных последствий отсутствия приоритезации задач.

Как пользоваться матрицей решений Эйзенхауэра?

Использовать матрицу решений Эйзенхауэра очень просто. Вы можете выполнить несколько простых шагов, чтобы внедрить его в свою повседневную жизнь для улучшения рабочего процесса, а также лучшего управления задачами и временем. Воспользовавшись приведенными ниже простыми советами, вы сможете обеспечить своевременное выполнение важных задач и избежать аналитического паралича.

1. Создайте список задач по важности

Используете ли вы ручку и лист бумаги или приложение для создания заметок, например Evernote или Google Keep, вы можете начать с создания списка задач по важности. Вы также можете использовать для этой цели квадрант Эйзенхауэра и начать добавлять в него задачи. Вы даже можете использовать один из наших шаблонов PowerPoint с матрицей Эйзенхауэра для создания списков и даже обучения своей команды квадранту с помощью слайдов PowerPoint.

2. Расставьте приоритеты для срочных и важных задач

Отчет, который должен быть готов завтра, над которым вы еще не работали, или встреча, которая должна начаться через час, которую вы еще не запланировали, — это те задачи, которые необходимо быть приоритетным. Даже если нет кризиса или неотложной проблемы, которую нужно решить, вы можете убедиться, что основные задачи на день находятся в верхней части вашего списка дел, которые вам нужно сделать вовремя.

3. Планирование задач, выполнение которых может быть отложено

Не все требует немедленного внимания. Когда время ограничено, вы можете легко планировать задачи для повышения производительности и улучшения рабочего процесса. Возможно, вам придется поговорить с вашей командой, обсудить предстоящий проект или спланировать ужин с супругом. Вы можете запланировать эти задачи на более позднее время и выполнить их в подходящие для них временные рамки. Не рекомендуется проводить совещание команды, которое может быть отложено, в то же время задерживая отправку срочного отчета вашему высшему руководству. Точно так же не лучшая идея обсуждать романтический ужин по телефону в рабочее время, когда на вашем столе куча работы.

4. Научитесь делегировать задачи, когда это возможно

Возможно, вам нужно починить машину или у вас слишком много дел, чтобы вовремя успеть в офисе. В таком случае вы можете делегировать задачи. Например, вы можете попросить механика или автосервис забрать и починить ваш автомобиль. Точно так же вы можете попросить подчиненного разделить часть вашей рабочей нагрузки, назначив задачи. Может быть встреча, которую вы можете пропустить, попросив члена команды, или отчет, который вы можете передать кому-то для завершения, поскольку вы изучаете более насущные проблемы. Вы даже можете проконсультироваться со своим начальником, чтобы получить разрешение или попросить его/ее делегировать задачу кому-то другому, чтобы вы могли выполнять другие задачи вовремя.

5. Пропускайте второстепенные задачи

Возможно, вы зависимы от игр или просто ненавидите определенные виды офисной работы. Возможно, вы захотите провести немного больше времени за видеоигрой, когда ожидаются важные задачи, или вы можете не захотеть работать над ежемесячным отчетом, потому что вы чувствуете усталость каждый месяц, когда работаете над ним. В этом случае вам нужно поработать над отчетом и пропустить игру, если вы серьезно настроены сохранить свою работу. Одна и та же игра может вызвать у вас головную боль, но вы продолжаете играть в нее, потому что вы зависимы от нее. Многие люди продолжают прокручивать свои ленты в социальных сетях, даже если в них нет ничего значимого. Навлекая на себя бессонницу, недосыпание, беспокойство и плохую репутацию в офисе из-за опозданий и лени. Пришло время избавиться от вредных привычек и расставить приоритеты, прежде чем они создадут беспорядок, который вам, возможно, будет трудно убрать.

6. Избегайте прокрастинации

Прокрастинация губительна для продуктивности. Вы можете зайти в Интернет, чтобы проверить электронную почту, и в итоге наткнуться на видео о том, как утилизировать использованные батареи! Дело в том, что прокрастинация встречается чаще, чем многие из нас хотели бы признать. И, рассказывая о причинах этого вслух, большинство из нас может даже смутиться. Вы не можете сказать своему боссу, что опоздали на встречу, потому что всю ночь смотрели видео на YouTube. Это просто звучит неправильно. Вместо этого вам нужно избегать прокрастинации и действовать сообща. Вы также можете получить несколько советов из наших постов о том, как избежать прокрастинации для более качественных презентаций и о технике помидора для повышения производительности.

Final Words

Хотя матрица решений Эйзенхауэра служит полезным механизмом для определения приоритетов задач, она так же ограничена, как любой метод повышения производительности или концепция управления временем. Это связано с тем, что то, что ограничивает человека, практикующего метод управления производительностью или временем, — это его / ее собственная приверженность концепции. Ленивость и намек на то, что концепция не сработает с самого начала, не помогут вам стать более продуктивным. Точно так же непоследовательное использование техники — не лучший способ составить правильный график.

Даже если вы не используете «ящик Эйзенхауэра» и не распределяете задачи по определенным заголовкам, простое определение приоритетов задач в соответствии с их срочностью и важностью, делегирование задач по мере необходимости и избегание ненужных задач может помочь вам повысить производительность, управление временем и дать вам возможность важные, но значимые изменения образа жизни. Это может помочь вам избежать паралича анализа, прокрастинации и других негативных последствий, вызванных отсутствием приоритизации задач. Не говоря уже о том, что это может даже помочь вам избавиться от бессонницы!

Что такое матрица Эйзенхауэра? Определение, пример и часто задаваемые вопросы

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Определение: Матрица Эйзенхауэра — это простая четырехквадрантная диаграмма для структурирования ваших задач в порядке важности и срочности. Названная в честь своего создателя, президента Дуайта Эйзенхауэра, матрица десятилетиями использовалась корпорациями и частными лицами для повышения производительности.

Матрица используется для разделения времени, которое мы тратим на работу, на категории срочности и важности, ранжированные соответственно:

1. Важные и срочные

2. Не важно и срочный

3. Важный и не срочный

4. Не важно и не срочно срочно

. работая над разными вещами часами напролет, и вместо этого сосредоточьте свои бездумные усилия на том, что им нужно, и сосредоточьте внимание на задачах, которые этого заслуживают.

Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра?

Как упоминалось выше, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное. Ниже приведена разбивка каждого квадранта, чтобы вы сами решили, какие из ваших собственных задач относятся к каким разделам.

Получите нашу электронную книгу Mastering Prioritization eBook

Узнайте, как расставить приоритеты, сделав это простым процессом, чтобы создавать выдающиеся продукты. Узнайте больше о том, как получить ценную информацию, выбрать правильную систему расстановки приоритетов и многое другое.

Получить электронную книгу

Важные и срочные

Это квадрант с наивысшим приоритетом, куда вы будете помещать задачи, заслуживающие наибольшего внимания. Иногда его называют квадрантом «делай», в котором вы можете проводить большую часть своего рабочего дня; сосредоточиться на самых важных и напряженных работах.

Хотя это важно (согласно названию этого квадранта), не менее важно избегать работы исключительно в этом квадранте. Как вы увидите, используя матрицу Эйзенхауэра, тема уравновешивает четыре квадранта для максимальной производительности.

Переполнение этой части вашего квадранта приведет к чрезмерному стрессу и, в конечном счете, к выгоранию. Если вы окажетесь или ваша команда в таком положении, поищите задачи в этом квадранте, которые можно переместить в неважные и срочные или важные и несрочные.

Неважно и срочно

Это второй квадрант, который иногда считается третьим квадрантом. Это для задач, требующих немедленного внимания, но не обязательно очень продуктивных. Может показаться нелогичным считать задачу одновременно «срочной» и «неважной», но именно в этом неожиданном мышлении и заключается сила матрицы.

Например, значительная часть вашего времени может быть потрачена на ответы на электронные письма или отзывы клиентов. Эти задачи являются срочными, поскольку вы не хотите заставлять клиентов и клиентов ждать, но не обязательно важными или критическими для вашей производительности. По этой причине этот квадрант также известен как квадрант «делегирования», поскольку это квадрант, который вы бы делегировали сотруднику или помощнику, если это возможно.

Получите нашу электронную книгу Mastering Prioritization eBook

Узнайте, как расставить приоритеты, сделав это простым процессом, чтобы создавать выдающиеся продукты. Узнайте больше о том, как получить ценную информацию, выбрать правильную систему расстановки приоритетов и многое другое.

Получить электронную книгу

Важные и несрочные

Третий квадрант (иногда второй, в зависимости от того, как вы структурируете собственную матрицу Эйзенхауэра) предназначен для задач, которые имеют решающее значение для вашей производительности, но не имеют жестких сроков. Как правило, это долгосрочные задачи, над которыми вы начинаете работать, как только решите все свои срочные задачи.

Это может включать в себя такие работы, как придумывание слогана, разработка логотипа, написание сообщения в блоге, сортировка ваших расходов и т. д. Эти задачи должны быть выполнены к концу проекта, но они не должны иметь приоритет над другие дела в вашем списке дел.

Этот квадрант также известен как квадрант «решения», потому что он заполнен задачами, которые вы можете решить, когда будете готовы.

Но подождите. Вам действительно нужно следить за этим квадрантом, чтобы никакая задача, которая когда-то была важной и несрочной, внезапно не стала важной и срочной. Это происходит, когда вы настолько долго пренебрегаете задачами этой категории, что они становятся насущной необходимостью. Выполняйте важные и несрочные задачи, пока у вас еще есть достаточно времени, чтобы избежать паники или эмоционального выгорания в будущем.

Неважно и не срочно

Эта категория метко названа категорией «исключить», потому что в нее вы помещаете все задачи и подпрограммы, которые хотите исключить из своего рабочего процесса. Вы можете считать эти убийцы производительности. Это бессмысленные, трудоемкие задачи, которые не приводят к какому-либо измеримому прогрессу.

Хотя предметы в этой категории не важны, важно их перечислить.

Перечислив их, вы сможете начать понимать, на что уходит потраченное впустую время в вашем проекте, и предпринять шаги по сокращению непродуктивного поведения. Конечно, в вашей команде должно быть некоторые запланированных трат времени, для связи и расслабления, но если какие-либо из этих задач станут регулярной частью вашей рутины, то пришло время поставить их под контроль.

Как сбалансировать матрицу Эйзенхауэра

Поместив все свои ежедневные/еженедельные/ежемесячные задачи в матрицу Эйзенхауэра, вы сможете визуализировать, в каком квадранте вы проводите больше всего времени — скорее всего, это квадрант с самым длинным списком дел! Отсюда вы можете начать уравновешивать квадранты и, по сути, свое время.

Важно иметь в виду, что балансировка матрицы Эйзенхауэра не означает размещения одинакового количества задач в каждой ячейке. Вместо этого нужно решить, какому квадранту вы хотите посвятить больше всего времени. В идеале вы потратите очень мало времени на неважные и несрочные или не важные и срочные задачи.

Вы можете предположить, что большую часть своего времени следует проводить в квадранте важных и срочных дел, и хотя это неплохая категория для работы, это может привести к сильному стрессу и выгоранию.

Наиболее продуктивной категорией является квадрант «Важные и несрочные», который позволяет выполнять задачи, не сжигая масло в полночь.

Какова история матрицы решений Эйзенхауэра?

История матрицы решений Эйзенхауэра стала чем-то вроде городской легенды в кругах менеджеров по продуктам.

Названная в честь своего изобретателя — генерала американской армии и государственного деятеля Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — идея матрицы решений возникла после того, как Эйзенхауэр постоянно боролся за принятие сложных ежедневных решений. Служил пятизвездным генералом и Верховным главнокомандующим во время Второй мировой войны и в качестве 34-го президента Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год Эйзенхауэру нужно было сформулировать план действий, чтобы постоянно знать, какие задачи расставить по приоритетам, не страдая от усталости от решений.

Это подтолкнуло его к созданию шаблона матрицы решений Эйзенхауэра, который работает для управления временем, классифицируя задачи как по срочности, так и по важности. Четыре столпа матрицы приоритетов Эйзенхауэра:

• Планирование

• Приоритизация

• Делегирование

• Планирование

Эйзенхауэр чувствовал, что, придерживаясь этих четырех принципов, люди откроют новый уровень производительности в своей повседневной жизни.

Получите нашу электронную книгу «Дорожная карта от А до Я»

Более 60 страниц информации о дорожной карте и особенно о дорожной карте продукта: что это такое, как создать дорожную карту продукта, типы дорожных карт, расстановку приоритетов и советы по эффективному общению с заинтересованными сторонами с помощью дорожных карт.

Получить электронную книгу

Как использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы эффективно использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра, выполните следующие действия:

1. Перечислите все задачи и проекты, которые вы хотите или должны выполнить.

2. Оцените задачи по их важности и срочности. Задачи, которые являются одновременно важными и , должны быть выполнены немедленно, например, будут оценены как «1». Необязательные задачи, которые вы хотели бы выполнить или сроки которых далеки от завершения, будут иметь рейтинг «10» или выше.

3. Теперь пришло время добавить каждый элемент в вашу матрицу решений. Мы рекомендуем ограничить количество задач в каждом квадранте до восьми или меньше — вы всего лишь один человек, и вы не сможете сделать все !

Когда дело доходит до добавления задач в квадрант № 1 (важных и срочных), рекомендуется установить для себя крайний срок. Таким образом, вы можете взять на себя ответственность за выполнение задачи к установленному времени, а также отслеживать свой прогресс в зависимости от временной шкалы.

Для максимальной эффективности используйте приложение Priority Ratings от airfocus, чтобы систематизировать свои схемы приоритизации. Для этого добавьте свои элементы в табличное представление, оцените каждый элемент на основе ваших критериев и наблюдайте, как ваши задачи автоматически ранжируются в соответствии с матрицей решений Эйзенхауэра. Хороший!

Преимущества использования шаблона приоритета матрицы Эйзенхауэра

Помимо простой интеграции с Airfocus, шаблон приоритета матрицы Эйзенхауэра является бесплатным ресурсом, для начала работы с которым требуется совсем немного усилий. Вам не понадобится предыдущий опыт или знание шаблона или того, кем был Эйзенхауэр (хотя теперь вы немного узнаете об этом, прочитав наше руководство!). Шаблон приоритета удобен для пользователя и подходит для всех, независимо от должности, стажа работы или отрасли.

К другим преимуществам использования шаблона приоритетов матрицы Эйзенхауэра относятся:

• Научиться принимать обоснованные решения и быстрее

• Научиться лучше оценивать, что является срочным в вашей повседневной жизни, а что нет 

• Более эффективное управление своим временем 

• Более точное отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек

• Снижение стресса, связанного с выполнением задач

• Более быстрое, эффективное и уверенное выполнение задач

• Настройте себя на долгосрочный успех, научившись силе самосознания

аспекты вашей жизни, как связанные с работой, так и не связанные.