Матрица приоритизации: Топ-5 методов приоритизации | Экспертные статьи ProКачество

Матрица приоритизации — Что это такое, определение и концепция — 2021

Содержание

• Для чего нужна матрица приоритезации?
• Шаги по разработке матрицы приоритетов
• Пример матрицы приоритезации
• Преимущества применения матрицы приоритезации

Матрица приоритезации — это инструмент, который позволяет вам сравнивать и выбирать между определенными проблемами или решениями приоритеты для принятия решения.

Самым важным в этой матрице является то, что она помогает выбрать вариант с учетом списка альтернатив на основе определенных критериев. Критерий — это параметр, который используется в качестве эталона для оценки приоритетов и для принятия консенсусного решения. Это также способствует лучшему распределению имеющихся ограниченных ресурсов, чтобы они использовались в соответствии с представленными приоритетами.

Кроме того, этот инструмент также известен как диаграмма приоритетов. Он используется особенно в области качества. Очень полезно выбрать альтернативу среди нескольких возможностей.

Для чего нужна матрица приоритезации?

Матрица приоритезации применяется к:

1. Определите, какими будут критерии оценки и их оценка

Во-первых, очень важно определение критериев и их оценка, потому что это позволяет нам определить уровень их важности. Без них невозможно было бы провести процесс расстановки приоритетов или классификации критериев в порядке важности.

Поскольку эти критерии и их оценка отражают, насколько важны все задачи, которые предполагается выполнить. Отсутствие этих параметров не позволяет произвести правильную классификацию.

2. Разъяснение проблем

Во-вторых, очень важно прояснить проблемы, потому что в большинстве случаев проблемы не могут быть поняты с необходимой прозрачностью. Только когда проблемы будут поняты, можно будет дать им наилучшее решение.

3. Анализ решения

В-третьих, должны быть предложены альтернативные решения проблем. Матрица приоритезации позволяет предлагать решения и предлагать план. План определяет, как решение будет реализовано.

4. Поиск возможностей для улучшения

В-четвертых, следует отметить, что всегда следует стремиться к улучшению процессов и деятельности. Но особенно когда они сталкиваются с проблемами. Улучшение — это цель, к которой нужно всегда стремиться.

Шаги по разработке матрицы приоритетов

Для разработки матрицы приоритетов необходимо выполнить следующие шаги:

1. Установите цель, которую вы надеетесь достичь.

Прежде всего, матрица должна быть разработана для достижения четко определенной цели. Вот почему необходимо, чтобы цель была сформулирована ясно, конкретно и конкретно. Желательно хорошо определить цель, чтобы знать, что ожидается достичь при применении матрицы приоритезации.

2. Определите варианты

Конечно, должен быть составлен список, в котором отмечены все возможные варианты достижения поставленной цели. В некоторых случаях параметры могут быть уже определены. При необходимости следует предложить другие альтернативы, которые будут предложены членами рабочей группы. Среди предложений следует выбрать наиболее подходящие.

3. Установите критерии

Естественно, используемые критерии должны быть установлены в соответствии с ожидаемой целью. Люди, входящие в рабочую группу, определят критерии, которые необходимо учитывать. Например, некоторые критерии, которые можно было бы рассмотреть, — это время для выполнения проекта, ресурсы, необходимые для его выполнения, рабочие возможности персонала, среди некоторых, которые мы можем упомянуть.

4. Взвешивание критериев

Взвешивание критериев подразумевает определение количественного значения, которое будет иметь каждый критерий. Другими словами, необходимо учитывать вес или уровень важности каждого из критериев. На этом этапе таблица матрицы приоритетов уже разрабатывается.

5. Сравнение вариантов

Действительно, сравнение между вариантами уже можно провести здесь. Эти варианты сравниваются на основе ранее установленных критериев. Способ анализа подобен букве L.

Потому что на стороне вертикальной оси находятся параметры, а на стороне горизонтальной оси — используемые критерии. Таким образом, каждый вариант соотносится со всеми критериями, в каждом случае ставится значение.

6. Выберите лучший вариант.

Наконец, чтобы выбрать лучший вариант, каждый вариант сравнивается по всем критериям. И тот, который считается лучшим, выбирается для достижения поставленной цели.

Пример матрицы приоритезации

Чтобы легко проиллюстрировать применение матрицы приоритезации, мы будем следовать предыдущим шагам:

1. Установите цель, которую вы хотите достичь.

Наша цель — выбрать лучшего профессора экономики.

2. Определите варианты

Классы экономики преподают следующие профессора:

• Мануэль Рамос.
• Луиза Фернандес.
• Карлос Лара.

3. Установите критерии

• Домен темы.
• Легкость объяснения.
• Количество оставшихся задач.
• Пунктуальность.
• Объективность квалификации.

4. Взвешивание критериев

• Овладение темой → 40
• Легкость объяснения → 30
• Осталось задач → 10
• Пунктуальность → 10
• Объективность для квалификации → 10

5. Выберите лучший вариант.

В этом случае лучшим вариантом является Мануэль Рамос, потому что по оцененным критериям он имеет лучший результат.

Преимущества применения матрицы приоритезации

Основными преимуществами применения матрицы приоритизации являются:

• Это довольно гибко: Его можно использовать с большой гибкостью, поскольку он все еще может соотносить несколько вариантов и несколько критериев. Или, наоборот, много вариантов и много критериев.
• Удобно использовать в рабочих группах: Этот инструмент очень прост в использовании в рабочих группах, вам нужен только экран, классная доска или доска.
• Легко оценить: При использовании для параметров легко оценить, даже когда есть много опций и параметров, потому что можно использовать вычислительные средства.
• Легко договориться: С этой матрицей очень легко согласиться выбрать лучший вариант.

Наконец, мы можем сказать, что матрица приоритезации — это простой в использовании инструмент для поиска лучших решений для решения проблем. Кроме того, его можно использовать в любой сфере или сфере деловой активности и других типов решений в повседневной жизни людей.

Модели приоритизации для упрощения стратегического выбора

Обзор моделей приоритизации, которые помогают сделать стратегический выбор, основывающийся на данных и численном значении приоритета.

Зарегистрируйтесь по бесплатному плану в BSC Designer для доступа к 28-м шаблонам ССП и KPI.

В стратегическом планировании приоритизация начинается с определения стратегических тем высшего уровня, которые становятся основой стратегии. А как же выбор на более низких уровнях? Даже отфильтровав идеи при помощи определения стратегических тем, мы будем вынуждены выбирать среди слишком большого числа идей.

В этой статье мы поговорим о различных инструментах приоритизации, которые помогают организациям справиться с этой задачей. Основные темы статьи:

• Диаграммы приоритизации: матрица Эйзенхауэра, модель Ценность/сложность, модель Кано, диаграмма сродства
• Методы подсчета баллов: Gap-анализ, RICE, AARRR, Метрика полярной звезды, ICE, Болевая точка бизнеса, анализ Парето
• Шаблоны приоритизации. Пример использования ССП для приоритизации целей.

Задача приоритизации

Возьмём для примера типичную ситуацию, с которой сталкивается любая продуктовая фирма. Бэклог полон интересными идеями, предложенными различными сторонами:

• Важным клиентам срочно что-то нужно
• Служба поддержки считает, что нечто упростит их работу
• Разработчики предлагают изменить архитектуру, чтобы повысить качество продукта
• Члены правления полагают, что нечто поможет им завоевать новый рынок

Некоторые инструменты приоритизации помогут вам сфокусироваться на самых важных идеях. Эти инструменты можно разделить на:

• Диаграммы приоритизации — графические диаграммы, помогающие быстро проанализировать идеи.
• Инструменты подсчета баллов — системы показателей, которые учитывают различные факторы и их важность и подсчитывают конечный балл приоритета.

Далее мы обсудим оба типа моделей приоритизации. Какой тип предпочесть? Здравый смысл подсказывает, что начать стоит с простой диаграммы приоритизации и затем переходить к инструменту подсчета баллов, учитывающему множество данных.

Матрицы и диаграммы приоритизации

Для начала процесса приоритизации мы можем использовать одну из диаграмм.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Методика Эйзенхауэра или матрица срочного/важного хорошо известна в тайм-менеджменте. Данные располагаются по осям «Срочное» и «Важное».

• Цели сектора «Срочное/важное» являются самыми важными
• Цели сектора «Менее срочное/важное» занимают второе место по важности, работу над ними можно запланировать на более позднее время
• Цели сектора «Срочное/менее важное» занимают третье место по важности и могут быть делегированы
• Цели сектора «Менее срочное/менее важное» должны быть удалены

Похожие идеи предлагает модель M

oSCoW. Акроним означает:

• M — Must Have (самые важные задачи)
• S — Should have (важные задачи)
• C — Could have (желательные задачи)
• W — Will not have (наименее важные задачи)

Матрица Ценность/сложность

Как и матрица приоритетов, эта диаграмма разделена на четыре сектора. Её оси – «Ценность» и «Сложность». Иногда «Сложность» заменяется «Стоимостью» или «Усилием».

• Наивысшим приоритетом (лёгкие победы) обладают цели сектора «Большая ценность – небольшая сложность»
• Вторыми по приоритетности являются цели сектора «Большая ценность – большая сложность».
• Цели «Небольшая ценность – небольшая сложность» занимают третье место
• Наконец, цели «Небольшая ценность – большая сложность», как правило, удаляются

Сам отказ от сложности может быть хорошим приоритетом, потому что он нередко совпадает с интересами многих заинтересованных лиц.

Модель Кано

При помощи модели Кано мы измеряем удовлетворенность против прогресса в достижении цели. Удовлетворение потребителей измеряется на нелинейной шкале от безразличия к восторгу.

• В рамках модели Кано приоритизация осуществляется на основе воспринимаемой потребителями ценности.

В контексте стратегического планирования модель Кано особенно интересна при постановке целевых значений производительности. К примеру, возможно, пользователи очень хотят сократить дефекты с 1% до 0.01%, однако сокращение дефектов до 0.001% не обязательно создаст заметную ценность (см. стоимость высокого качества, иллюстрирующую эту идею).

Модель Кано подчеркивает важность принятия во внимание всего жизненного цикла идеи. Нам придётся отказаться от некоторых идей, даже если сначала их реализация не будет казаться сложной.

• Учитывайте долгосрочное воздействие «небольшого улучшения», предложенного пользователем. Как это изменение повлияет на сложность системы?

Диаграмма сродства

В стратегическом планировании диаграммы сродства являются хорошим способом начального анализа бизнес-ландшафта. Представьте, что у заинтересованных лиц имеется длинный список идей.

1. Найдите похожие идеи
2. Сгруппируйте идеи в более крупные кластеры
3. Измените формулировку целей соответственно

Пример из нашей практики:

• Пользователь BSC Designer попросил отображения значений на графиках при экспорте панелей графиков
• Другой пользователь предложил отображать на графиках подписи со значениями

В этом случае общей кластерной идеей стало добавление возможности «показать аннотации» на графиках:

Две отдельные идеи не имели достаточного веса для того, чтобы стать приоритетными, однако после того, как они были объединены в кластер, нам стало очевидно, что эта функцию требуется многим пользователям.

Приоритизация при помощи «стратегических» инструментов

Наконец, необходимо упомянуть о существовании моделей, которые традиционно относятся к набору инструментов стратегического планирования. При этом по сути они являются моделями приоритизации:

SWOT-анализ: приоритеты расставляются посредством сопоставления возможностей и сильных сторон.

Анализ «Три горизонта»: приоритеты расставляются в соответствии с ожидаемым сроком внедрения новых идей.

VRIO-анализ: приоритизация идей в соответствии с их конкурентным потенциалом.

Также можно упомянуть анализ Парето и Gap-анализ, которые мы рассмотрим далее.

Инструменты подсчета баллов

Теперь давайте разберёмся, поможет ли подсчет баллов приоритетности сделать стратегический выбор. Фактически все подобные инструменты анализируют имеющиеся идеи посредством определённых параметров.

Основные принципы инструментов подсчета баллов:

• Некоторые факторы, например, создание ценности для конечных пользователей или маркетинговые возможности, позитивно влияют на балл приоритетности
• Некоторые факторы влияют на балл приоритетности негативно, например, стоимость, усилия, риски
• Влияние факторов подсчитывается как балл приоритетности
• Степень влияния фактора определяется его весом
• Для подсчета конечного балла очки факторов
  нормализуются

Рассмотрим некоторые инструменты более подробно.

Gap-анализ

Gap-анализ является базовым инструментом подсчета очков. Вместо того, чтобы оценивать факторы и их возможности, мы пользуемся легкодоступными данными: производительность определенных целей измеряется посредством показателей эффективности.

Наивысшей приоритетностью обладают цели с самым значительным расхождением в производительности и наибольшим абсолютным весом.

Существуют различные производные gap-анализа, например, подсчет очков возможностей, являющийся инновационным процессом, ориентированным на результат.

Модель RICE

Модель RICE была создана разработчиком программного обеспечения Intercom. Акроним модели означает:

• Reach — оценка количества вовлеченных лиц
• Impact — подсчет ожидаемой ценности, созданной для потребителей в результате достижения цели (в случае Intercom значение находилось на уровне от 0.25 до 3)
• Confidence — решение основывается на чистой интуиции или оно подкреплено определенными данными
• Effort — оценка необходимых для достижения цели ресурсов

Модель AARRR

Модель AARRR (также называется пиратскими метриками) популярна среди стартапов. Акроним означает:

• Acquisition — привлечение большего количества клиентов
• Activation — активация пользователями потенциала продукта
• Retention — предоставление клиентам причины пользоваться продуктом на протяжении долгого времени
• Revenue — увеличение дохода, к примеру, посредством увеличения среднего чека
• Referral — рекомендации продукта другим пользователям

Идеи и цели оцениваются по параметрам AARRR. Цель с наибольшим баллом обладает максимальным потенциалом влияния на бизнес.

Ключевая метрика или метрика полярной звезды

И метрика «полярной звезды», и «ключева метрика» описывают одну идею:

Единая метрика подсчитывает ценность, которую организация создаёт для клиентов

Вместо того, чтобы проверять множество параметров, мы рассматриваем лишь один фактор – потенциальное влияние предложенной идеи на ключевую метрику.

К примеру, говоря о показателях безопасности, мы использовали компанию Alcoa как пример ключевой метрики. В их случае она была сфокусирована в виде метрики безопасности.

• Идея использования для приоритизации лишь одного показателя кажется очень привлекательной, однако она не уменьшает сложность выбора, но лишь отодвигает его на задний план.

К примеру, если мы хотим понять, как новая партнерская программа повлияет на метрику полярной звезды, мы должны проанализировать и подсчитать все связанные задачи, что совсем не упростит процесс приоритизации.

Подсчет баллов ICE

Подсчет ICE является интересной производной метрики полярной звезды. Формула ICE очень проста:

• Балл ICE = Impact * Confidence * Easy

Где:

• Impact является предполагаемым воздействия на ключевую метрику (метрику полярной звезды)
• Confidence — подсчет степени точности оценки воздействия
• Easy — оценка усилий (стоимость, необходимые ресурсы)

Значения компонентов ICE оцениваются по шкале от 1 до 10. Умножив значения, мы получим балл, который можно сравнить с баллами других идей.

Присвоение баллов весьма субъективно. Например, для уверенности шкала может выглядеть так:

• 10 – результат реального внедрения
• 6 – результат тестов, продукт с минимальным функционалом
• 4 – об этом просили наиболее ценные пользователи
• 3 – на основе некоторых пользовательских данных
• 1 – это упоминали некоторые потенциальные клиенты
• 0.1 – идеи от не-пользователей (упоминания в СМИ, высказывания экспертов)

Болевая точка бизнеса

Как и в случае Полярной звезды или модели Кано, этот инструмент концентрируется на ценности для клиентов. Разница в том, что ценность рассматривается через призму болевых точек.

Как найти болевые точки? Как говорилось статье о сложности, необходимо быть пользователем собственного продукта. Также можно узнать о точках у клиентов при помощи простых опросов.

Анализ Парето

Ранее мы говорили об анализе Парето как об инструменте стратегического планирования. С точки зрения приоритизации, этот анализ предлагает очень простую идею:

80% ценности создаётся при помощи 20% деятельности

Хотя исторический анализ подтверждает верность соотношения 80/20, не существует простого способа заранее идентифицировать самые важные 20%.

Шаблон анализа Парето

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон анализа Парето.

Фактически это соотношение:

• оправдывает использование инструментов приоритизации и
• предлагает сфокусироваться на самых многообещающих 20%.

Использование системы показателей для приоритизации целей

Какие инструменты приоритизации должна использовать ваша организация и как подсчитать балл приоритетности?

Фактически большинство организаций создают собственную версию модели приоритизации. В BSC Designer включены шаблон приоритизации и шаблоны, доступные в программе.

Далее мы рассмотрим:

• построение собственной системы показателей приоритизации
• примеры использования этого шаблона

Подготовка шаблона приоритизации и системы показателей

Создайте новую систему показателей, используя шаблон «Модели приоритизации»:

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

В группе «Шаблон приоритизации» вы увидите список параметров оценки по умолчанию. Для этого примера мы использовали параметры модели RICE.

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Рассмотрим предварительную настройку параметров и способы их настройки в соответствии с потребностями вашей модели приоритизации.

Вес параметров

У каждого параметра есть соответствующий вес (в колонке «Вес»). Вес конкретного параметра можно изменить на вкладке «Производительность».

Позитивные и негативные параметры

Некоторые параметры были предварительно настроены как имеющие позитивное воздействие на конечный балл приоритетности (охват, воздействие, уверенность), некоторые – как обладающие негативным воздействием (усилия).

Направление оптимизации параметра можно изменить на вкладке «Производительность».

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Единицы измерения

Все параметры настроены для использования единиц «Экспертная оценка», численно представляющие параметры на нелинейной шкале:

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Таким образом, мы можем определить значение каждого параметра, используя естественный выбор:

Если предложенные единицы «Экспертной оценки» не соответствуют вашей модели приоритизации, вы можете настроить их на вкладке «Общее»:

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Иконка параметра

Чтобы было проще читать систему показателей приоритетов, мы присвоили параметрам иконки. Чтобы изменить её, нажмите на иконку рядом с именем параметра:

Описание параметра

Короткое имя, например, «Воздействие» требует некоторых пояснений. Для этой цели вы можете воспользоваться полем «Описание».

Пример: модель приоритизации на практике

Чтобы продемонстрировать, как работает шаблон приоритизации, я использую две конкурирующие идеи:

• Локализация продукта на латынь
• Локализация продукта на португальский

Создание копии модели приоритизации

Чтобы придать вещам форму, создадим новую группу под названием “Пример: анализ приоритетов”

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Теперь мы можем скопировать и вставить шаблон приоритизации в группу.

Я переименовал первую копию в «Локализацию на латынь», вторую – в «Локализацию на португальский».

Баллы конкурирующих идей

Пришло время подсчитать балл идей в соответствии с предложенными параметрами.

Хотя латынь не лишена области применения, для этого примера мы решим, что в локализации на латынь заинтересовано не так много людей. Соответственно, оценка «Охвата» (см. поле «Значение») — «Низкий»:

Далее подсчитаем очки для идеи локализации на португальский:

• С одной стороны, португальский используется многими нашими потенциальными клиентами (параметр “Охват” – “Высокий”), а воздействие локализации предположительно “Важно”.
• С другой стороны, мы не знаем, подойдёт ли продукт для португалоязычного рынка, поэтому уровень уверенности является средним:

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Если вы собираетесь использовать результаты приоритизации для стратегического планирования, я рекомендую вам записать обоснование присвоенных параметрам баллов.

Для этой цели в BSC Designer есть инструмент “Инициативы”.

К примеру, для параметра “Уверенность” мы можем создать инициативу “Анализ потребителей местного рынка”, в рамках которой мы проанализируем данные сайта и исторические данные о продажах на местном рынке:

Другой инициативой могут быть “Ресурсы для локализации”, согласованные с параметром “Усилия”. Инициатива может включать бюджет и временные рамки локализации.

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Балл приоритетности может меняться

В BSC Designer балл приоритетности привязан ко времени. Например, если ваша команда проанализировала местный рынок, она приобрела большую уверенность касательно выхода на него продукта.

Для отображения этого изменения в программе, мы можем выбрать во внутреннем календаре другую дату и обновить данные параметра “Уверенность”.

Если вы планируете отразить динамику изменения балла на рабочей панели, вы можете отследить, связано ли увеличение балла с выполнением инициативы:

Нахождение идей с наивысшим приоритетом

Если мы вводим новые данные, программа обновляет подсчет приоритетности идей:

В нашем примере латынь набрала 13.61%, португальский – 46.27%. Как программа получает эти данные? Она нормализует параметры, подсчитывает приоритет каждого из них, а затем использует их вес для подсчета общего балла приоритетности. Нюансы расчета мы рассмотрели в этой статье.

Если нам нужно выбрать одну из двух идей, становится очевидно, какая из них является более приоритетной. Если вы сравниваете большее количество идей, используйте функцию Анализ. Отсортируйте результаты по баллам приоритетности (производительность), а затем сфокусируйтесь на анализе контейнеров (конкурирующие идеи):

Шаблон приоритизации

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон приоритизации.

Теперь список идей отсортирован по приоритетности.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели различные модели приоритизации: простые базовые диаграммы и более сложные инструменты, помогающие рассчитать баллы приоритетности. Мы также обсудили применение шаблона приоритизации на практике.

Приоритизация может показаться полезным инструментом. Таковой она и является, однако некоторые сумасшедшие идеи никогда не набирают достаточно очков. Компания должна быть открыта для подобных идей и их тщательного инновационного анализа.

Другие примеры Сбалансированны Систем Показателей

Цитирование: Aleksey Savkin, «Модели приоритизации для упрощения стратегического выбора», BSC Designer, 3 августа, 2020, https://bscdesigner.com/ru/modeli-prioritizacii.htm.

Руководство для начинающих по матрице расстановки приоритетов в 2022 году

Источник изображения: Getty Images

Расстановка приоритетов проекта имеет решающее значение для успеха проекта. Одним из ключевых инструментов, который менеджеры проектов и команды используют для объективного определения того, какие проекты стоят их времени, является матрица приоритетов.

Обязанности менеджера проекта принимают разные формы: содействие управлению изменениями, обмен обновлениями, картирование процессов, управление заинтересованными сторонами, управление интеграцией проекта — список можно продолжить.

А еще есть приоритизация задач и проектов — важнейший управленческий навык, поскольку организационные приоритеты часто меняются в ответ на изменение ожиданий клиентов, изменения рынка и другие факторы. Кроме того, ресурсов проекта, независимо от его размера или типа, почти всегда не хватает.

К счастью, есть инструмент, который могут использовать как отдельные лица, так и команды, чтобы упростить процесс выбора проектов, на которых следует сосредоточиться, — матрица приоритетов.

Обзор: что такое матрица приоритетов?

Инструменты необходимы для успеха проекта. Программное обеспечение для управления проектами для совместной работы в команде и диаграмма Ганта или диаграмма выгорания для соблюдения графика проектов — вот лишь несколько примеров. Еще одна матрица приоритетов. Иногда называемый критериями или матрицей приоритетов, это инструмент бизнес-анализа, который с использованием определенных критериев позволяет отдельным лицам и проектным группам объективно сравнивать варианты и, таким образом, определять:

• Какие проекты являются срочными и критически важными
• Которые приносят наибольшую пользу организации
• Которые имеют наилучшие шансы на успех

Любой человек, от команды из одного человека до крупных корпораций, может использовать матрицу приоритезации проектов для любой задачи или проекта, простого или сложного. При правильном использовании это надежный метод управления и разрешения конфликтов, который обеспечивает более эффективный способ выбора проектов, на которых должны сосредоточиться команды.

Существует несколько типов матриц приоритизации, в том числе:

Матрица 2×2

Этот простой шаблон матрицы приоритетов, также известный как матрица Эйзенхауэра, содержит две оси и четыре квадранта, как показано ниже. Ось X (горизонтальная ось) представляет срочность, а ось Y (вертикальная ось) представляет важность.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра содержит четыре квадранта по двум осям. Это помогает отдельным лицам и менеджерам определить, какие задачи являются важными, срочными и необходимыми. Источник изображения: Автор

Когда вы размещаете задачи в соответствующих квадрантах, у вас практически уже есть представление о том, что следует расставить по приоритетам:

• Квадрант 1 (важные и срочные) : Это обязательные задачи, и их нужно решать прямо сейчас. В идеале, вы ничего не хотите в этой области. Примеры включают кризисные ситуации, чрезвычайные ситуации и проекты с жесткими сроками.
• Квадрант 2 (важно, но не срочно) : Это задачи, не требующие сжатых сроков, но имеющие решающее значение для вашего успеха. Помните, однако, что если вы не будете осторожны, задачи из квадранта 2 могут легко попасть в квадрант 1. Примеры включают исследования, планирование проектов, разработку процессов и т. д.
• Квадрант 3 (срочные, но не важные) : Эти задачи не влияют на ваши конечные результаты, но все равно должны выполняться в срочном порядке. Если и когда это возможно, отклоняйте или делегируйте их. Примеры: помощь кому-то в выполнении задачи, определенные электронные письма и телефонные звонки, а также другие формы прерывания или отвлечения внимания.
• Квадрант 4 (не срочный и не важный) : Это ваши типичные траты времени, такие как длительные перерывы, просмотр социальных сетей или поиск в Интернете информации, не связанной с текущей задачей — по сути, все формы прокрастинационной деятельности.

Матрица приоритетов «Шесть сигм»

Подход «Шесть сигм» основан на постоянном совершенствовании процессов, анализе пробелов и устранении потерь. Таким образом, матрица расстановки приоритетов «Шесть сигм» является незаменимым инструментом для выявления критических проблем, требующих немедленного внимания.

Матрицы приоритетов Six Sigma сравнивают несколько (не менее двух) наборов данных с использованием взвешенных критериев. Они более сложны, чем матрица сетки 2×2, и следуют более тщательному процессу разработки и применения.

В этом примере матрицы причинно-следственных связей сравниваются несколько наборов данных. Источник изображения: Author

Когда следует использовать матрицу приоритетов?

Матрица приоритетов используется, когда вы хотите сравнить варианты с целью ранжирования вариантов на основе предопределенных критериев выбора.

1. Для определения приоритетности проектов

Не все проекты одинаковы. Менеджеры проектов и команды сталкиваются с множеством ограничений, чтобы обеспечить согласованные результаты после завершения проекта. Чтобы не тратить драгоценное время и ресурсы, организации должны отдавать приоритет проектам, которые приносят наибольшую пользу организации и имеют наилучшие шансы на успех реализации.

2.

Чтобы лучше управлять временем

Если вы чувствуете, что стандартный список дел больше не способствует вашей производительности, матрица приоритетов является альтернативным инструментом для управления временем. Используя простую диаграмму приоритетов (см. рисунок матрицы 2×2 выше), вы можете определить:

• Какие задачи являются критическими и срочными, например, проекты, которые нужно выполнить сегодня, и которые должны быть выполнены немедленно
• Каким задачам следует избегать или уделять меньше внимания более 5% вашего времени, например длительные игры или бездумный просмотр веб-страниц

3. Для достижения консенсуса

Если вы менеджер по маркетингу и в вашем отделе есть семь разных проектов, конкурирующих за финансирование и внимание, вам нужен логический процесс, основанный на фактах, чтобы определить, каким проектам отдать приоритет. В зависимости от того, кого вы спрашиваете, приоритеты различаются. Понятно, что руководитель отдела брендинга может захотеть, чтобы стратегия брендинга организации была приоритетной, в то время как супервайзер по продукту может желать, чтобы исследования и разработки стояли на первом месте в списке приоритетов отдела.

Даже простая таблица приоритетов может помочь в разрешении конфликтов. Если все сделано правильно, это позволяет командам сгладить разногласия и в конечном итоге прийти к консенсусу.

Как использовать матрицу приоритезации

Так как же начать использовать матрицы приоритезации? Вот некоторые общие рекомендации.

Шаг 1: Установите критерии

Каждый проект начинается с цели. Каждый продукт, услуга или решение начинается с проблемы, которую они призваны решить. И каждая матрица приоритетов начинается с набора критериев, по которым оцениваются ваши решения или элементы.

Советы по установлению критериев

• Ваши критерии должны совпадать с общими целями проекта : В зависимости от целей развития вашего бизнеса или характера вариантов, которые вы оцениваете, критерии могут включать влияние, распространенность проблемы и вероятность улучшения результатов опроса. В приведенной ниже таблице показан пример того, решали ли вы, какие проблемы мотивации сотрудников исследовать.

В этом примере элементы для ранжирования «проблемы мотивации» перечислены в виде элементов строки в столбце 1, а каждый последующий столбец заголовком каждого критерия приоритизации. Источник изображения: Автор

• Установите балльные значения : Ваши балльные значения послужат основой для сравнения или ранжирования. Единого способа выставления оценок не существует, поэтому выберите лучшую модель или шкалу для своей цели.

Вот еще один пример матрицы приоритетов из Учебного центра общественного здравоохранения Западного региона. Обратите внимание на рейтинговую шкалу, используемую с правой стороны. Источник изображения: Автор

• Присвоение веса каждому критерию : Уровень важности каждого критерия приоритета представлен весом критерия. Большинство моделей распределяют между критериями определенное количество баллов — 100, как в приведенном выше примере «мотивационных проблем», — или присваивают числовое значение, как в приведенном ниже примере.

Определите вес критериев и значения баллов для вашей матрицы. Источник изображения: Автор

Шаг 2. Оцените свои элементы/решения

На этом этапе вы готовы начать оценивать свои варианты.

Советы по оценке решений

• Оценивайте варианты вместе, всей командой, а не в одиночку : Вы хотите, чтобы оценка была релевантной и объективной. Вы не хотите, чтобы кто-то предвзято относился к любимому проекту. Если возможно, попросите две разные команды оценить каждый вариант, а затем рассчитайте среднее значение.
• Соберите вместе людей, понимающих проблему. : Пригласите экспертов в данной области или людей, хорошо понимающих ситуацию. Кроме того, не забудьте сориентировать их в отношении цели оценки, предоставив такие материалы, как политика компании и стратегические планы, если это применимо.

Шаг 3. Подсчитайте взвешенные баллы

После того, как вы оценили варианты, вы можете приступить к подсчету взвешенных баллов каждого из них. Способ расчета взвешенного балла будет зависеть от типа матрицы приоритетов, который вы решили использовать.

Советы по подсчету взвешенных баллов

• Умножьте балл каждого варианта на вес критерия, чтобы получить взвешенный балл : Когда закончите, сложите все взвешенные баллы, чтобы получить совокупный балл каждого варианта. Вариант с наибольшим совокупным значением имеет наивысший приоритет.

В этом примере, исходя из совокупных баллов (см. строку «общий балл»), вариант B имеет приоритет над вариантом A. Источник изображения: Автор

• Получить необработанный итог, затем относительное десятичное значение : Чтобы получить необработанный итог, сложите десятичные значения каждой строки. Сделав это, подсчитайте общую сумму. Затем разделите сумму каждой строки на общую сумму, чтобы получить относительное десятичное значение. Чем выше относительное десятичное значение, тем выше приоритет.

Исходя из относительных десятичных значений вариантов, в этом примере занятия по питанию и физическим упражнениям имеют наивысший приоритет в этом проекте по профилактике диабета. Источник изображения: Автор

Шаг 4: Сравните результаты

Опять же, вы хотите, чтобы оценка была объективной и свободной от предвзятости, поэтому имеет смысл сравнить результаты с остальными членами команды. Таким образом, любые разногласия можно обсуждать до тех пор, пока не будет найдено решение, с которым все согласны.

Советы по сравнению результатов

• Сравните и объедините результаты : Теперь, когда все оценили варианты, пришло время объединить результаты для создания основного списка приоритетов.
• Обсуждайте и договаривайтесь : Разногласия — обычное дело для команд, поэтому будьте готовы вносить коррективы. Кроме того, хорошей практикой является открытое обсуждение результатов расстановки приоритетов, чтобы отсеять любые скрытые планы.

Сосредоточьтесь на правильных проектах и ​​лучше управляйте своим временем с помощью правильных инструментов

Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или в команде, время, деньги и энергия являются ограниченными ресурсами. В случае с проектными командами очень важно, чтобы руководитель проекта четко контролировал различные задействованные группы процессов управления проектом — по сути, жизненный цикл проекта — для достижения завершения проекта. Таким образом, имеет смысл расставить приоритеты задач и проектов в соответствии с тем, какой из них приносит наибольшую пользу. Матрица расстановки приоритетов определенно может помочь в этом отношении.

Предупреждение: самая большая карта с кэшбэком, которую мы когда-либо видели, теперь имеет 0% годовых до 2024 года

Если вы используете неправильную кредитную или дебетовую карту, это может стоить вам серьезных денег. Нашему эксперту нравится этот лучший выбор, в котором есть 0% годовых до 2024 года, безумная ставка возврата денег до 5%, и все это каким-то образом без годовой платы.

На самом деле, эта карта настолько хороша, что наш эксперт даже использует ее лично. Нажмите здесь, чтобы бесплатно прочитать наш полный обзор и подать заявку всего за 2 минуты.

Прочитайте наш бесплатный обзор

Матрица расстановки приоритетов 101: что, как и почему? (бесплатный шаблон) | Process Street

Как люди, мы склонны больше сосредотачиваться на вещах, которые нам нужно сделать, чем на вещах, которые мы уже сделали. Этот так называемый «эффект Зейгарник», названный в честь русского психолога Блюмы Зейгарник, означает, что наши мысли часто перегружены всеми задачами, обязанностями и мыслями, на которых, как мы думаем, мы должны сосредоточиться.

Все эти задачи и проекты, которые необходимо выполнить, этот мысленный список дел без четкой иерархии важности может помешать нам оставаться сосредоточенными и действительно выполнять дела.

Один из способов борьбы со всем этим зейгарникским шумом — все записывать. Составьте реальный список дел. Были проведены исследования, и было показано, что сам процесс записи задач может просто «сделать вас более эффективным».

Но даже со списком дел, прежде чем что-то делать, необходимо четко определить свои приоритеты.

Звучит достаточно просто, правда? К сожалению, определить, чему отдать предпочтение, может быть сложно. Это сложный процесс, который включает в себя сопоставление затрат и ценности, усилий и времени, и для многих предприятий, вероятно, будет включать множество различных заинтересованных сторон.

Решение состоит в том, чтобы разработать процесс определения приоритетов.

Наличие четкого процесса выстраивания ваших задач или проектов и решение того, какие из них вы должны сделать приоритетными прямо сейчас, может избавить вас от траты времени на обдумывание менее важных вещей.

В этой статье мы рассмотрим один из многих методов расстановки приоритетов — матрицу приоритетов. Я разберу основную идею и рассмотрю несколько различных подходов к построению вашей собственной матрицы приоритетов. Существует даже бесплатный готовый шаблон контрольного списка, который вы можете использовать, чтобы провести вас через весь процесс.

Концепция матрицы приоритетов была популяризирована авторами Майклом Брассардом ( Бег с памятью 2 ) и Дэвидом Алленом ( Как привести дела в порядок, ).

Я уверен, что вам интересно увидеть фактический шаблон, поэтому вот быстрая ссылка:

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон матрицы приоритетов.

Теперь давайте начнем с основ.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритизации — это инструмент анализа бизнес-процессов, который часто используется вместе с другим программным обеспечением bpm или методами «Шесть сигм» для сравнения вариантов выбора с использованием определенных критериев и определения приоритетов.

Его можно применять к чему угодно, от простых задач до сложных проектов, кем угодно, от отдельных лиц до крупных организаций.

Матрица приоритетов предоставляет заинтересованным сторонам надежный процесс для разрешения разногласий и принятия решения о том, на каких предложениях следует сосредоточиться. Они также помогают отсеять неискренние стимулы и скрытые планы, в случае определения приоритетности проекта, способствуя достижению консенсуса.

Существует несколько форм, которые может принимать матрица приоритетов, в зависимости от сложности критериев для оценки приоритетов, а также от того, как определяются эти конкретные критерии.

Например, некоторые матрицы представляют собой простые сетки 2×2, в которых «затраты» отображаются в зависимости от «стоимости», например:

Другие, подобные используемым в методологии «Шесть сигм», более сложны и требуют более тщательного подхода. к дизайну и применению.

Матрица приоритизации для «Шести сигм»

Матрица приоритезации может также относиться к определенной методике «Шесть сигм» для непрерывного улучшения. Это один из семи инструментов управления, используемых в методологии «Шесть сигм».

В этом контексте матрица приоритизации представляет собой визуальную диаграмму, используемую для сравнения нескольких (по крайней мере, двух) наборов данных с использованием взвешенных критериев.

Приоритизация проектов имеет решающее значение для общего процесса улучшения качества в Six Sigma. Здесь матрицы приоритезации — это практические инструменты, используемые на этапах планирования и анализа различных методологий непрерывного улучшения, таких как DMAIC и PDSA.

Эти матрицы часто более сложны, как эта причинно-следственная матрица для расчета приоритетов ввода (X) и вывода (Y) по методу «Шесть сигм»:

3 типа матрицы приоритетов

В рамках «Шести сигм» существует как минимум три различных типа матриц приоритетов, как определено Линн Хэмблтон в «Сундук с сокровищами шести сигм. Методы роста, инструменты и лучшие практики: настольный справочник». Книга инноваций и роста :

• Полные аналитические критерии
• Критерии консенсуса
• Комбинированная матрица

Полные аналитические критерии
Этот метод, безусловно, является наиболее сложным типом матрицы приоритизации, так как он включает использование нескольких матриц для сравнения различных пар вариантов перед созданием окончательной матрицы.

Его лучше всего зарезервировать для самых важных решений, и он лучше всего работает с небольшими группами (от трех до восьми человек) из-за более широкого охвата, что затрудняет достижение консенсуса с участием большего числа людей.

Критерии консенсуса

Когда все ваши варианты кажутся примерно одинаковыми, этот метод представляет собой упрощенную версию полных аналитических критериев.

Также используется взвешенное голосование, при котором каждому варианту присваивается числовое значение для ранжирования приоритета.

Лучше всего работает с меньшим количеством (менее 10) элементов и критериев, чтобы упростить задачу.

Комбинированная матрица

Для определения приоритетов вариантов на основе причинно-следственной связи используйте комбинированную матрицу.

В отличие от других методов, основанных на критериях, комбинированная матрица основана на причинно-следственных связях, а это означает, что вам понадобится опытная команда с глубоким знанием процесса, для которого вы оптимизируете свои приоритеты.

В этом методе используются L-образные диаграммы для отображения критических отношений между двумя или более группами в сочетании с древовидной диаграммой для отображения иерархии задач.

Я более подробно рассмотрю матрицу консенсуса позже в этом посте, после того, как рассмотрю более упрощенный метод.

Простые или сложные, матрицы формируются в соответствии с критериями, которые они используют для определения приоритетов, и то, как будет выглядеть ваша матрица, во многом зависит от того, что вы пытаетесь расставить по приоритетам.

Дело в том, что матрица приоритетов имеет одну цель: отсортировать варианты по степени важности. Какой бы тип матрицы вы ни использовали, используемый процесс практически одинаков.

Преимущества использования матрицы расстановки приоритетов

В принципе, преимущества матрицы расстановки приоритетов достаточно очевидны. В поддержку структурированного принятия решений они упрощают:

• Разбивку и определение приоритетности сложных вопросов, когда на решение влияет множество факторов
• Объективно и однозначно расставляйте приоритеты
• Определить наиболее важные направления деятельности
• Создать основу для обсуждения того, что важно
• Поддержка команды/заинтересованных сторон Garner для важных покупок

В следующем разделе я рассмотрю шаги для простой матрицы-сетки 2×2, а затем перейду к изучению того, как использовать более сложную матрицу со взвешенными критериями.

Простая матрица приоритезации (5 шагов)

В простейшем виде это сетка 2×2, которая отображает простые, прямые понятия, такие как «срочность» и «важность».

Этот тип матрицы отлично подходит для определения приоритетов задач малого бизнеса и представляет собой простой, но надежный процесс, позволяющий максимально эффективно работать со своим списком дел.

Шаг 0: Перечислите свои задачи

Возможно, вы уже сделали это или нет, но первым шагом для любой матрицы приоритизации является составление списка всех ваших задач или того, что вы пытаетесь расставить по приоритетам.

Шаг 1: Каковы последствия?

Спросите себя, каковы могут быть последствия невыполнения каждой из ваших задач или, в более общем плане, неустановления приоритета для определенного варианта.

Шаг 2. Что важно?

Разделите список на две категории: высокая и низкая важность. Затем, принимая во внимание все последствия, которые вы перечислили на предыдущем шаге, поместите каждый из ваших вариантов в категорию, которую вы считаете наиболее подходящей.

Шаг 3. Что срочно?

Теперь все варианты «высокой важности» и «низкой важности» разделите на дополнительные подкатегории «высокая срочность» и «низкая срочность». Всего у вас должно получиться четыре группы.

Шаг 4: Присвойте числовые значения

Теперь присвойте числовые значения от 1 до 4 каждому из ваших вариантов, где меньшее число означает более высокий приоритет.

Вот так:

• Высокая важность и высокая срочность: 1
• Высокая важность и низкая срочность: 2
• Низкая важность и высокая срочность: 3
• Низкая важность и низкая срочность: 4

Этот быстрый и простой метод поможет вам избавиться от ментального шума и начать выполнять задачи практически без времени на настройку.

Если вы хотите узнать, как применить более сложную матрицу приоритетов, читайте дальше.

Как пользоваться матрицей приоритетов

Какой бы ни была матрица, процедура начинается с составления списка всех ваших (несортированных) приоритетов и заканчивается тем же списком, упорядоченным по некоторому количественному показателю.

Здесь мы рассмотрим процесс использования матрицы критериев консенсуса, одной из трех основных матриц, используемых в Six Sigma.

Этот процесс лучше всего выполнять в небольшой группе (менее 10 человек).

Этот процесс можно разбить на пять простых шагов.

0. Сориентируйте свою команду

Прежде чем делать что-либо еще, вы должны четко объяснить цель построения матрицы приоритетов.

Это будет включать рассмотрение контекста целей компании, а также текущих сильных и слабых сторон, с которыми сталкивается бизнес.

Сейчас также нужно убедиться, что все участники процесса согласны с вариантами (решениями, проектами и т. д.), которые должны быть приоритетными.

Для облегчения такого обмена информацией о контексте организации вы можете рассмотреть возможность проведения анализа SWOT или FMEA и представления результатов вашей команде.

1. Определите свои критерии

После того, как ваша команда будет готова и у вас будет четкое представление о том, какие варианты вы будете расставлять по приоритетам, пришло время установить критерии для оценки важности.

Можно разделить на две части:

• Фактические критерии
• Рейтинговая шкала для оценки важности

Вы и ваша команда должны сосредоточиться на критериях, которые четко отличают важные параметры от неважных. Стремитесь к пяти-десяти различным критериям.

Вы хотите иметь достаточное количество критериев, чтобы разумно определить свои приоритеты, но не слишком много, чтобы консенсус был затруднен.

Например, вы можете включить такие критерии, как:

• Какую ценность определенный вариант предлагает покупателю
• Независимо от того, имеет ли это нормативное значение
• Долгосрочное и краткосрочное воздействие

При выборе рейтинговой шкалы важно основывать шкалу на какой-то конкретной точке отсчета, понятной каждому. Таблица ниже хорошо иллюстрирует это в правом столбце:

2. Дайте каждому из ваших критериев взвешенное значение

Затем расположите ваши критерии в порядке убывания важности, с самым важным параметром вверху, и дайте каждый из ваших критериев взвешенное значение.

Убедитесь, что это взвешивание согласовано всеми участниками.

Чтобы расширить приведенный выше пример, вы можете задать следующие взвешенные значения:

Требуемая услуга или продукт: Вес = 5
Стратегическое согласование: Вес = 4
Ценность для клиента: Вес = 4

Это взвешенное значение представляет относительную важность каждого критерия и будет использоваться для расчета окончательного балла.

3. Подготовьте матрицу

Составьте список критериев слева, указав вес, балльные значения и параметры вверху, например:

Заполните все оставшиеся данные, и вы будете готовы оценить свой стол.

4. Оцените каждый вариант

Просмотрите каждый вариант по всем критериям и решите, какой балл вы считаете адекватным. Пока не записывайте это значение в правый столбец, потому что вам еще нужно рассчитать веса.

Если возможно, полезно определять баллы вместе в командах, а не в одиночку. Это облегчит достижение консенсуса и поможет устранить предвзятость. В идеале вы хотите оценить каждый вариант двумя разными командами и усреднить результаты.

Работая в команде, вы получаете:

• Более объективные и надежные результаты
• Если у вас есть большое количество вариантов для проверки, разделение рабочей нагрузки на группу людей может повысить эффективность и ускорить работу
• Если несколько команд набрали один и тот же вариант, это означает, что вы можете получить представление о том, насколько хорошо определены ваши критерии и действительно ли все в вашей организации понимают цель упражнения на одном уровне
• Согласованность и эффективность рейтинговой шкалы можно определить более точно

Во время процесса подсчета очков (но в идеале до, на этапе ориентации) предоставление вашей команде ресурсов, таких как стратегические планы и политики компании, поможет убедиться, что члены вашей команды могут провести должным образом обоснованную оценку.

5. Подсчитайте взвешенные баллы для каждого варианта

После того, как вы определились с баллами, умножьте соответствующий балл на значение веса каждого критерия и запишите значение в правом столбце.

Наконец, сложите все значения для каждой опции и запишите общую оценку в нижней строке.

Затем варианты ранжируются в порядке приоритета на основе их общего количества баллов.

6. Сравните свои результаты с результатами вашей команды

Каждый должен оценить свои варианты и иметь предварительный список упорядоченных приоритетов.

Теперь пришло время провести открытую дискуссию с вашей командой, где вы можете сравнить и объединить заметки, чтобы создать общий список, с которым все согласны.

Если в вашей группе есть разногласия, численные оценки позволяют быстро и легко внести коррективы. Следует ожидать корректировок, а тонкую настройку рейтинговой системы или взвешенных значений следует рассматривать как этапы в цикле постоянного улучшения.

Несмотря на самые лучшие намерения, вы должны помнить, что матрица приоритетов — это инструмент для создания действенной иерархии важности. Это не окончательный вариант, а приоритетность каждого варианта может (и должна) быть оспорена, независимо от полученного балла.

И последнее замечание: отличная идея — просмотреть результаты анализа как можно большему количеству релевантных заинтересованных глаз. Заинтересованные стороны, клиенты и другие сотрудники смогут предоставить вам ценные отзывы о результатах анализа матрицы приоритетов.

Бесплатный шаблон матрицы расстановки приоритетов

Этот простой (и бесплатный!) шаблон матрицы расстановки приоритетов поможет упростить весь процесс подготовки и использования матрицы расстановки приоритетов для себя или своего бизнеса:

Нажмите здесь, чтобы получить шаблон матрицы приоритетов

Вы можете использовать его для оптимизации каждого шага, от принятия решения о том, каким вариантам расставить приоритеты, до обмена вашими результатами с соответствующими заинтересованными сторонами, и он даже автоматически создает для вас простую матрицу! Функции Process Street, такие как условная логика и динамические сроки выполнения, облегчают выполнение утомительных повторяющихся задач.