Матрица тайм менеджмента: тайм-блокинг, матрица Эйзенхауэра, «1-3-5» и помидоры / Хабр

Содержание

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примеры

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Книга «Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра»

Книги
- Художественная литература
- Нехудожественная литература
- Детская литература
- Литература на иностранных языках
- Путешествия. Хобби. Досуг
- Книги по искусству
- Биографии. Мемуары. Публицистика
- Комиксы. Манга. Графические романы
- Журналы
- Печать по требованию
- Книги с автографом
- Книги в подарок
- «Москва» рекомендует
- Авторы • Серии • Издательства • Жанр
Электронные книги
- Русская классика
- Детективы
- Экономика
- Журналы
- Пособия
- История
- Политика
- Биографии и мемуары
- Публицистика
Aудиокниги
- Электронные аудиокниги
- CD – диски
Коллекционные издания
- Зарубежная проза и поэзия
- Русская проза и поэзия
- Детская литература
- История
- Искусство
- Энциклопедии
- Кулинария. Виноделие
- Религия, теология
- Все тематики
Антикварные книги
- Детская литература
- Собрания сочинений
- Искусство
- История России до 1917 года
- Художественная литература. Зарубежная
- Художественная литература. Русская
- Все тематики
- Предварительный заказ
- Прием книг на комиссию
Подарки
- Книги в подарок
- Авторские работы
- Бизнес-подарки
- Литературные подарки
- Миниатюрные издания
- Подарки детям
- Подарочные ручки
- Открытки
- Календари
- Все тематики подарков
- Подарочные сертификаты
- Подарочные наборы
- Идеи подарков
Канцтовары
- Аксессуары делового человека
- Необычная канцелярия
- Бумажно-беловые принадлежности
- Письменные принадлежности
- Мелкоофисный товар
- Для художников
Услуги
- Бонусная программа
- Подарочные сертификаты
- Доставка по всему миру
- Корпоративное обслуживание
- Vip-обслуживание
- Услуги антикварно-букинистического отдела
- Подбор и оформление подарков
- Изготовление эксклюзивных изданий
- Формирование семейной библиотеки

Расширенный поиск

что это такое, как это работает

Вероятно, вы тратите гораздо больше времени, чем думаете, — почти все мы. Что общего у большинства людей, независимо от их профессии, так это то, что они обычно отдают предпочтение задачам, которые громче всего кричат, а не тем, которые на самом деле являются самыми важными. Согласно шестилетнему глобальному исследованию, в котором приняли участие 351 000 человек, более 40% рабочего времени тратится на выполнение задач, которые в конечном счете не имеют значения. Иными словами, почти половина всего нашего времени тратится не по назначению, и у нас есть прекрасная возможность перенаправить его на что-то более ценное. Помимо других стратегий, матрица тайм-менеджмента может помочь нам лучше использовать свое время.

Что такое матрица управления временем?

Когда вы очень заняты на работе, завалены задачами, легко упустить из виду разницу между «важным» и «срочным». Эти два слова часто кажутся взаимозаменяемыми, но между ними есть большая разница, и эта разница составляет суть матрицы тайм-менеджмента, которую обычно называют матрицей Эйзенхауэра. Эта матрица, по сути, является способом выяснить, что вы должны делать, и научиться более осознанно подходить к своим обязательствам, что, как известно, президент Эйзенхауэр делал очень хорошо.

В нашей природе отдавать приоритет срочным задачам. Когда мы знаем, что приближается крайний срок, включается наш реактивный мозг; мы вкладываем всю свою энергию в завершение чего-то просто потому, что это «срочно», а затем получаем кратковременную дозу дофамина за наши усилия. Но когда это проходит, мы понимаем, что провели весь день, занимаясь вещами, которые на самом деле не имеют значения. Американский педагог и бизнесмен Стивен Кови понял эту «зависимость от безотлагательности» и, чтобы помочь определить, что действительно важно, а что срочно, он создал свою матрицу тайм-менеджмента.

Согласно матрице, все, что мы делаем в жизни, можно рассортировать как по срочности, так и по важности. Это создает следующую матрицу:

Как управлять матрицей управления временем

Как видите, два верхних квадранта — это то, на чем мы должны сосредоточиться — они «важны». Но мы также должны стараться минимизировать Q1 (важный и срочный), насколько это возможно. Этот квадрант имеет дело с непредвиденными проблемами — неожиданными, но неотложными проблемами, — но если мы потратим достаточно времени на Q2, мы должны свести к минимуму количество срочных задач, с которыми нам приходится иметь дело.

Вопрос 2 посвящен правильному планированию — необходимо уделить необходимое время до того, как что-то станет срочным. Это квартал, которому мы должны уделять приоритетное внимание, так как это поможет нам быть более эффективными в нашей работе и свести к минимуму плохой рабочий стресс. Так как же нам найти время, чтобы сделать это?

1. Определите свои приоритеты

Если мы хотим, чтобы наша работа в основном относилась к категории «важные и несрочные», нам сначала нужно определить наши самые приоритетные задачи. Вся цель матрицы управления временем Кови состоит в том, чтобы побудить нас задаться вопросом, помогает ли определенная задача нам достичь наших целей или нет. Реорганизуйте свой список дел на основе сетки выше, что позволит вам мгновенно определить, какие задачи требуют вашего немедленного внимания, а какие наиболее важны.

2. Запланируйте время для глубокой работы

После того, как вы определили, какие задачи действительно важны, следующим шагом будет создание более спокойного пространства для работы над ними, чтобы освободить время для спокойной, продолжительной работы и тщательно организовать свое расписание. чтобы убедиться, что вы уделяете им большую часть своего времени. Рассмотрите возможность использования временной блокировки для создания регулярных сеансов для погружения в глубокую работу, а также ограничьте количество времени, которое вы позволяете себе тратить на малоценные, несущественные задачи, такие как ежедневное управление электронной почтой.

3. Отдавайте на аутсорсинг или автоматизируйте, где это возможно

Чтобы высвободить больше времени для работы Q2, вам также необходимо сократить время, которое вы тратите на Q3 и Q4. Неважная, но срочная работа может включать в себя такие задачи, как планирование встреч, отслеживание времени и ответы на электронные письма. Хотя большая часть этой работы неизбежна, большую ее часть можно частично автоматизировать или полностью передать на аутсорсинг. Используйте интеллектуальные технологии, чтобы ограничить влияние этой работы на ваш день, в частности, проверьте приложения, которые могут расставлять приоритеты в папке «Входящие», автоматически отслеживать ваше время и разумно планировать встречи.

4. Используйте приложения, не отвлекающие внимание, чтобы блокировать пожиратели времени.

Вопрос 4 — неважные и несрочные дела — в конечном итоге следует полностью исключить или, по крайней мере, оставить для тех случаев, когда вам нужен быстрый глубокий перерыв от работы, требующей умственных усилий. Приложения, не отвлекающие внимание, отлично помогают гарантировать, что эти типы задач не колонизируют ваше время и не отвлекают вас, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Они даже могут помочь вам справляться с вашим самым отвлекающим поведением, блокируя определенные веб-сайты или ограничивая ваш ежедневный просмотр, не связанный с работой.

По мере того, как ваше расписание становится более целенаправленным и сбалансированным, вы обнаружите, что время, которое вы тратите на выполнение задач Q1, Q3 и Q4, должно постепенно уменьшаться, высвобождая больше времени для того, чтобы заниматься действительно важными делами.

Что такое Матрица управления временем и как она может предотвратить техническое обслуживание?

SAGE Automation, опубликовано: 4 мая 2018 г. — Обновлено: 25 февраля 2020 г. (6 мин чтения)

Промышленные операторы широко признают, что профилактическое техническое обслуживание продлевает срок службы активов, повышает производительность, повышает общую эффективность и снижает затраты на техническое обслуживание со значительным запасом по сравнению с обслуживанием до отказа. .

Но надлежащего профилактического обслуживания добиться трудно, потому что оно включает в себя решение кажущихся несрочными дел перед пожарами, которые необходимо тушить в повседневном производстве.

Сегодня мы рассмотрим проверенный временем инструмент в мире бизнеса, Матрицу управления временем, чтобы показать, как она может помочь промышленным операторам перейти к модели профилактического обслуживания. Хорошая новость в том, что это удивительно просто.

Что такое Матрица управления временем?

Матрица тайм-менеджмента — это инструмент управления собой, разработанный Стивеном Кови в его печально известной книге «7 навыков высокоэффективных людей».

В настоящее время он широко используется бизнесом и частными лицами для определения приоритетов важных задач и выявления попусту времени. Он классифицирует задачи по четырем квадрантам:

Q1. Срочно и важно.
Рождение ребенка, жалоба клиента.

Q2. Не срочно, но важно.
Ваши налоги, ремонт вашей машины, звонок вашей матери.

Q3. Срочно, но не важно.
Отвечаем на электронные письма в течение 10 минут после их получения.

Q4. Ни срочного, ни важного.

Запойный сеанс Netflix, чтение комментариев в новостной статье.

Воссоздание матрицы управления временем Стивена Кови

Я уверен, что вы можете определить, где вы теряете время в Q3 и Q4 в своей жизни, а также на работе.

Лучшее практическое правило состоит в том, чтобы проводить большую часть своего времени в Q2, а затем осторожно проводить время в Q1. Держитесь подальше от квадрантов 3 и 4!

Матрица управления временем для обслуживания производства

В контексте производства квадранты могут выглядеть следующим образом:

Следование матрице управления временем должно привести вас к подходу, основанному на профилактическом обслуживании.

Q1 – Срочно и важно. Реагирование на поломки, производственные проблемы или неотложные вопросы безопасности.

Хотя минимизация времени простоя занимает центральное место в любой производственной цели, постоянное посвящение всего вашего времени действиям Q1 приведет к выгоранию, стрессу и снижению прибыли из-за общих потерь времени в производстве.

Предотвратите эти «пожары», сосредоточившись на деятельности Q2.

Q2 – Не срочно, но важно. Обучение персонала, планирование и оценка технического обслуживания или обновление документации.

Они принесут наибольшую отдачу в долгосрочной перспективе, но часто будут исключены из списка ежедневных задач из-за отсутствия срочности.

Стремитесь проводить большую часть времени во втором квартале.

Q3 — Срочно, но не важно (для вас или ваших целей). Прерывание работы и выполнение срочных запросов других людей, ремонт не того оборудования (ошибочная диагностика неисправностей). Вы удивитесь, как часто это происходит! Другой случай — когда несколько человек ищут одну и ту же неисправность или проблему вместо того, чтобы относить ее к одному человеку.

Установите четкие ожидания в отношении временных рамок, в течение которых вы будете отвечать на срочные запросы и делегировать задачи, чтобы очистить Q3.

Q4 – Ни срочно, ни важно. Анализ неправильных показателей, беспокойство о вещах, находящихся вне вашего контроля, или выполнение устаревших процедур профилактического обслуживания (PM). PM, выполняемые группой обслуживания, должны находиться под постоянным контролем , чтобы убедиться, что ресурсы распределяются эффективно.

напр.

Серия отказов оборудования X. Руководство принимает решение удвоить частоту проверок с 6 месяцев до 3 месяцев. Перенесемся на 5 лет вперед, и объем производства оборудования X сократился вдвое из-за производственных потребностей. Поэтому износ оборудования сократился вдвое. Эффективно ли использовать ресурсы, чтобы по-прежнему проверять это оборудование каждые 3 месяца?

Если вы проводите время в Q4, постарайтесь найти способы отвлечь свое внимание на Q2. Часто это так же просто, как самодисциплина!

Что входит в вашу матрицу обслуживания?

Спросите себя, насколько вы справедливы, когда речь идет о действиях, связанных с техническим обслуживанием. Начните с ответов на следующие вопросы:

Подумайте, где вы проводите большую часть своего рабочего дня: Q1, Q2, Q3 или Q4?

Теперь нарисуйте Матрицу управления временем и запишите свое время на следующие 3 дня с шагом в 30 минут. Ты был прав? Где вы проводите больше всего времени?
Подумайте об одном действии или реакции, которую вы могли бы изменить, чтобы перенести большую часть своей повседневной жизни на Q2.

Какое общение, помощь или инструменты вам нужны, чтобы сделать это изменение постоянным?

Если вы все еще не можете перейти на Q2, рассмотрите возможности делегирования или аутсорсинга. Например, такой поставщик, как SAGE Automation, может помочь в выполнении задач Q2, таких как управление важными запасными частями, обновление документации и чертежей САПР или резервное копирование системы управления. Тем временем вы можете сосредоточиться на планировании и оценке работ по техническому обслуживанию.

Переход на Q2 в условиях промышленного обслуживания будет означать, что вы приблизитесь к проведению профилактического обслуживания и сокращению времени простоя. Если вы серьезно относитесь к профилактическому обслуживанию, прочтите 7 практических шагов, чтобы перейти к профилактическому обслуживанию.

Наконец, когда произойдет сбой, а это произойдет, вооружите свою команду инструментами для надлежащего реагирования. Наш контрольный список простоев был разработан, чтобы помочь производственному персоналу устранять неполадки и подготовиться к вопросам, которые будут задавать специалисты по техническому обслуживанию. Это освободит ваше время и даст возможность сотрудникам принимать правильные решения, чтобы вы могли быстро вернуться к работе.