Матрицей эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Содержание

Матрица Эйзенхауэра: что это такое и при чём здесь тайм-менеджмент | WEEEK | Блог

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США. Прежде чем стать президентом, он прошёл две мировых войны, закончив военную карьеру в звании генерала. Эйзенхауэр кое-что знал об эффективности, ведь не каждый может стать генералом, а тем более президентом США.

Именно ему принадлежит фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные», которая лучше всего описывает принцип работы, названный в его честь — матрицей Эйзенхауэра.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.

В чём суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника позволяет распределить список дел в зависимости от их срочности и важности. Для этого нужно каждому пункту списка дел задать всего два вопроса и ответить на них однозначно «да» или «нет»:

Это важно?
Это срочно?

Раздели лист бумаги на четыре части, чтобы получилось четыре одинаковых квадрата. Вертикальная ось — это важность (чем выше, тем важнее), а горизонтальная — срочность (чем левее, тем срочнее).

Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра:

Квадрант A: важные и срочные дела

Дела, невыполнение которых может привести к неприятностям.

Вопросы, связанные со здоровьем.

Дела, невыполнение которых отрицательно скажется на достижении целей.

При грамотном планировании квадрант А у тебе будет нагружен минимально или вообще окажется пуст. Чтобы делаю сюда не попадали, нужно сосредоточиться на своевременном их выполнении в квадранте В.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Основная деятельность.

В этом квадранте находятся задачи, которые являются для тебя наиболее приоритетными и перспективными. Тот, кто вовремя выполняет эти дела, сможет достичь наибольшего успеха, так как выполняет их спокойно, без спешки, а, значит, и максимально качественно.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Отвлекающие факторы.

В этом квадранте находятся срочные дела, однако они не помогут тебе достичь целей. Например, это может быть встреча или вечеринка, которую ты не можешь пропустить из вежливости. Сюда же относят различные хлопоты, которых нельзя избежать: ремонт автомобиля, сгоревшая лампочка, сломавшийся кран и т. д.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Бесполезные (но самые любимые) дела.

Эту группу дел также относят к пожирателям времени, потому что они не приносят пользы. Пустые разговоры в рабочее время, переписка в соцсетях, просмотр сериалов и т. д. Это не означает, что ты не имеешь права отдыхать. Просто список дела здесь следует сократить, иначе времени на достижение целей, увы, не останется.

Например, вот мой список дел на сегодня:

сделать презентацию по работе,
позаниматься английским
записаться на приём к окулисту

вызвать сантехника
сходить в кино
встретиться с подругой

В квадрант А попадут занятие английским и запись к окулисту. В квадрант В — презентация по работе. В квадрант С — вызов сантехника. А в квадранте D — поход в кино и встреча с подругой. Если я не успею сегодня сделать дела из квадранта D, то перенесу их на другой день недели — не страшно. Все остальные дела надо будет выполнить сегодня, иначе неприятностей на работе не избежать (да могут и просто уволить) и экзамен Toefl по-английскому я не сдам.

Кому подойдёт матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – один из самых простых и эффективных инструментов тайм-менеджмента, который может использовать любой человек: и простой офисный сотрудник, и руководитель крупной корпорации.

Если хочешь быть максимально эффективным и находить время для самого важного, планирование задач по матрице Эйзенхауэра будет очень полезно. Успеть сделать всё и сразу невозможно, зато вполне реально выполнить самое главное.

Матрица Эйзенхауэра в канбане «Мой план» – Блог Соль Битрикс24

Небольшая инструкция о том, как эффективно планировать свою работу в Битрикс24

Ранее мы публиковали, как создавать и работать с канбаном «Мой план» (см. Инструкция по работе с канбаном «Мой план»).
Сегодня предлагаем вам еще один вариант его создания — с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Сначала о том, что это такое.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

А теперь о каждом из квадрантов.

Квадрант 1: срочные и важные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей,
дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей,
дела, которые имеют отношение к здоровью.

Квадрант 2: важные и несрочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

В квадрант B рекомендуется включать все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант 3: срочные и неважные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов.

Квадрант 4: несрочные и неважные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

А теперь мы возвращаемся к нашему канбану «Мой план».
Сначала создаем там столбцы в соответствии с названиями квадрантов матрицы. Рекомендуем также оставить (или создать, если у вас его еще нет) столбец «Неспланированные дела», куда будут попадать все новые задачи, чтобы видеть их и не потерять.

Теперь нужно проанализировать все свои задачи на предмет срочности и важности и перенести их в соответствующие столбцы.

И всё, ваш канбан «Мой план» готов к работе!

Надеемся, наш вариант канбана «Мой план» поможет вам стать более эффективными и принесет положительные результаты в вашей работе!

Матрица Эйзенхауэра: простое управление временем и задачами

Матрица Эйзенхауэра — это ответ на проблемы с управлением временем и задачами, вызванные плохой расстановкой приоритетов.

Изобретатель принципа

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — генерала американской армии и государственного деятеля, занимавшего пост 34-го президента США с 1953 по 1961 год. Во время Второй мировой войны он был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил Верховным главнокомандующим, подготовившим стратегию вторжения союзников в Европу.

Дуайт постоянно принимал трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день.

В конце концов это привело его к изобретению всемирно известного метода Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.
Благодаря принципам Эйзенхауэра планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписаний вы начнете видеть, что нужно делать, чтобы достичь своих целей и быть более продуктивным.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (иногда называемая матрицей Эйзенхауэра или матрицей решений Эйзенхауэра) — это простой, но чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять задачами и своим временем.

Это система, которая в основном заставляет вас разделять все ваши действия на четыре уровня приоритета, один из которых (Неважно/Несрочно) немедленно отбрасывается. Так что на самом деле есть только три категории задач, заслуживающих внимания (см. рисунок ниже).

СКАЧАТЬ бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра сейчас

«Важные» и «Срочные» задачи. Они получают наивысший уровень приоритета, и вам следует сосредоточиться на том, чтобы выполнить их как можно скорее (чаще всего в тот же день).
«Важные», но «Несрочные» задачи. Это долгосрочные цели и задачи, которые важны, но для которых еще нет четкого срока. Вы должны планировать их своевременно, выполняя самые срочные сразу после того, как закончите все из квадранта «Выполнить».
«Не важные», но «срочные» задачи. Эти задачи вы можете поручить другим специалистам или назначить для выполнения самостоятельно, если необходимо, но только после того, как ваши задачи первого и второго квадрантов будут выполнены.
«Неважные» и «Несрочные» задачи. Задачи помещены в квадрант «Удалить», потому что вам следует отказаться от их выполнения. Это может варьироваться в зависимости от восприятия срочности и важности, но в основном эти задачи даже не нужно выполнять, и большинство людей сочтет их пустой тратой времени.

Квадрант «Делать»

Первый квадрант мы называем «Делать » , так как эти задачи очень важны и их просто необходимо выполнить желательно в тот же день и не позднее следующего дня . Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Примерами квадранта «Делать» могут быть кризисы, дедлайны и неотложные проблемы.

Обычно это самые трудоемкие и энергозатратные задачи дня. Вы знаете — те, которые вы действительно не хотите начинать из-за количества энергии, которое вам придется вкладывать в них…

Вы должны использовать первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для такого рода задач. Это работает, потому что вы, скорее всего, получите удовольствие от выполнения следующего пункта в вашем списке после того, как вы завершили первый. Кроме того, это отличный способ дисциплинировать себя и повысить самоуважение, когда вы признаете выполнение самого сложного дела.

Задачи в квадранте «Выполнить» в конце концов важны и срочны, так что начните с них, и вы увидите, насколько легко все остальное будет выполняться после их выполнения.

Отличный способ убедиться, что вы выполняете эти задачи, — использовать технику Помидора , которая поможет вам сосредоточиться на задаче более продуктивно. Подробнее о технике Помидора читайте здесь .

Чтобы мудрое планирование стало привычкой, вы должны выделить одно место, где вы будете регулярно записывать свои задачи «Выполнить». В любом планировщике можно ежедневно и ежемесячно выделять место для определения важных и срочных задач и даже разбивать их на действия.

Квадрант «Решение»

Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра мы называем « Решить » . Эти задачи важны, но менее срочны .
Эффективные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте. Это снижает стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.

Помните: только то, что это не считается срочным, не означает, что вы не должны устанавливать реалистичные сроки. Не забудьте установить себе справедливую оценку времени.

Вы должны систематизировать и планировать подобные задачи в своих ежедневных/еженедельных списках дел . Постарайтесь следовать советам , приведенным в этой статье , чтобы составить наиболее эффективные списки дел для такого рода задач.

Квадрант «Делегат»

Мы называем третий квадрант так, потому что задачи менее важны для вас, чем для других, но все же довольно срочные . Именно здесь наличие командного духа имеет решающее значение в культуре любой компании.

Это задачи, которые технически вы могли бы выполнить самостоятельно, но предложение лучшего человека для этой работы означает улучшение командной работы. А также больше времени для выполнения задач из первых двух квадрантов.

Вы должны отслеживать делегированные задачи по телефону, электронной почте или во время встречи, чтобы проверить их прогресс позже. Делегировать без возможности отслеживания так же бесполезно, как и вообще не выполнять задачу, потому что в итоге никто не может быть привлечен к ответственности. И ни один бизнес не нуждается в накоплении задач, о которых никто не позаботится.

В настоящее время существует множество инструментов управления задачами и временем , которые могут помочь вам отслеживать прогресс. Мы уверены, что вы сможете найти тот, который подходит конкретно для вашей работы, из нашего руководства по инструментам для максимальной производительности.

Квадрант «Удалить»

Последний квадрант называется «Удалить», потому что он заставляет вас подумать о вещах, которые вы вообще не должны делать, и «удалить» их из вашей повседневной/еженедельной рутины.

Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, которые по сути являются пустой тратой времени и не делают вас продуктивнее. Это пожиратели времени, такие как беспричинный серфинг в Интернете или трата времени на неважные и не относящиеся к делу электронные письма.

Используйте планировщик , чтобы записать задачи «Удалить» в выделенную ежемесячную область «Не-дел».

Укажите конкретное время в течение дня, когда вы будете проверять электронную почту , отвечать на телефонные звонки или любую другую входящую корреспонденцию (если вы не работаете в службе поддержки клиентов, где эти задачи относятся к категории «Выполнение») . И не выполняйте ни одну из этих задач вне установленного времени.

Используйте один из инструментов блокировки социальных сетей , доступный в нашем Руководстве по совершенным инструментам повышения производительности, чтобы позволить им ограничить ваш доступ к таким отвлекающим факторам в рабочее время.

Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ шаблон матрицы Эйзенхауэра для печати!

СКАЧАТЬ шаблон сейчас

Ищете работу менеджера? Нажмите здесь

Эффективная работа с матрицей Эйзенхауэра | Evernote

Дуайт Д. Эйзенхауэр, пятизвездный генерал и 34-й президент Соединенных Штатов, прославился своей способностью руководить и принимать решения во времена конфликтов и принуждения. Он поставил людей и ресурсы выше всего остального. Тем не менее, даже в самые мрачные часы и самые поворотные моменты Второй мировой войны Эйзенхауэр был чрезвычайно амбициозен и неизменно позитивен.

И, как и у многих других выдающихся светил, за тем, как легендарный лидер заработал свой собственный мощный инструмент для повышения производительности, остается определенная, почти апокрифическая мистика. Согласно легенде, приведенная ниже матрица была приписана Эйзенхауэру, который сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Даже если мы не уверены, что эта матрица была создана самим Эйзенхауэром, несложно обсудить эффективность Эйзенхауэра в управлении временем. Вот почему сегодня существует матрица решений Эйзенхауэра. Его способность управлять своим временем и задачами была, по сути, матрицей решений — основой для принятия решений о том, что важно, а что нет.

Сегодня эту систему популяризировал Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», и чаще всего ее приписывают ей.

Решения по тайм-менеджменту являются полезным противоядием от дней, наполненных все более размытыми сроками, непрекращающимся шумом и чрезмерными сбоями. Сегодня одна из самых больших проблем бизнеса (и личных проблем тоже) заключается в том, как мы можем решить, что является срочным, а что нет. Как только мы преодолеваем это препятствие, прокрастинация исчезает, и дела начинают выполняться.

Матрица

Подумайте о задаче, которую вам нужно сделать сегодня. Как вы решаете, когда вы это сделаете, учитывая всю конкуренцию со стороны других пунктов в вашем списке дел? Здесь вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы понять это. Вы решаете, в какой квадрант попадают ваши задачи, основываясь как на срочности, так и на важности вашей задачи. Это определяет, где, когда и как долго вы должны сосредоточиться на этой задаче.

Квадрант 1 – Сделайте это немедленно

Тип: Срочные и важные

Это задачи и дела, требующие немедленного внимания. Это очень важные сроки с высочайшим уровнем срочности.

Квадрант 2. Решите, когда вы это сделаете

Тип: Важно, но не срочно

Этот раздел считается стратегическим и идеально подходит для долгосрочного развития. Предметы, которые относятся сюда, важны, но они не требуют вашего немедленного внимания.

Квадрант 3 – делегировать полномочия кому-то еще

Тип: Срочно, но не важно

Телефонные звонки, электронные письма и приглашения на встречу в последнюю минуту относятся к этому квадранту. Эти типы задач обычно не требуют вашего внимания, потому что они не дают измеримых результатов. Цель этих задач — попытаться устранить и уменьшить количество вещей, которые не помогают вам достичь ваших целей.

Для некоторых делегирование может быть привлекательным вариантом, перекладывая работу на других, чтобы по-прежнему можно было обрабатывать звонки, электронные письма и запросы, освобождая вас, чтобы сосредоточиться на более важных вещах в других секторах.

Квадрант 4 — Сделайте это позже

Тип: Неважно, не срочно

Действия, относящиеся к этому квадранту, — это отнимающие время задачи, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это прокрастинация — пустая трата времени, которая мешает нам выполнить более срочные и важные задачи в первых двух квадрантах. Для вас лучше всего видеть их в этом квадранте, чтобы вы могли усердно работать над тем, чтобы полностью исключить их из своего рабочего дня.

Выберите свой собственный цвет

Чтобы добавить новое измерение в вашу матрицу, назначьте каждому разделу в вашей системе цвет и назначьте каждому цвету уровень приоритета.

Например:

Красный = срочно: выполнить это задание немедленно

Желтый = важное, не срочное: запланировать это задание для себя

Зеленый = срочное, не важное: делегировать это задание

Серый = не срочно, не важно: дамп этой задачи

Если вы работаете с матрицей для достижения своих профессиональных целей, вы можете начать замечать, что многие из ваших дел оказываются в первом и третьем квадрантах. Самая большая отдача исходит от действий во втором квадранте. Это постановка целей и оценка бизнес-целей, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, но они редко классифицируются как срочные.

Будьте распорядителем своего самого ценного ресурса: времени.

Составьте список того, что вам нужно сделать.
Пометьте каждую вещь номером от одного до четырех (в соответствии с матрицей).

Теперь, когда вы составили свой список, у вас есть точное представление о том, над чем вам нужно поработать и что является наиболее неотложным.

Срочно или важно?

Очень сложно понять, что уводит вас от намеченного курса, по сравнению с тем, что сдвинет стрелку. Но если мы не справимся с этой фундаментальной проблемой тайм-менеджмента, многие из нас могут желать, чтобы мы могли что-то сделать, вместо того, чтобы делать это на самом деле.

Вместо того, чтобы сосредотачиваться исключительно на «срочном и важном» квадранте матрицы Эйзенхауэра, задайте себе эти вопросы, чтобы определить будущее для своих долгосрочных стратегий принятия решений.

Когда вы займетесь важными, но не срочными делами?
Когда вы займетесь важными делами, прежде чем они вдруг станут срочными?

Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, если вы владеете небольшим бизнесом, а клиент звонит и просит поговорить с менеджером о несостоявшихся ожиданиях, это внезапно становится приоритетнее других действий в вашей матрице.

Добейтесь большего с помощью матрицы Эйзенхауэра
Вот еще несколько советов о том, как использовать матрицу с пользой для себя, чтобы добиться большего.
Списки дел помогут вам расслабиться. Как вы будете использовать список, зависит от вас, но убедитесь, что вы сначала задались вопросом, что вам нужно сделать. Приоритет имеет ключевое значение!
Смысл каждого квадранта состоит в том, чтобы добавить множество действий и задач, но это будет слишком сложно, если у вас больше семи или восьми действий. Цель состоит в том, чтобы сделать больше дел.