Как найти время на важные несрочные дела — Личный опыт на vc.ru
Находим время на спорт, PR и выполнение новогодних обещаний.
9136 просмотров
Все, наверное, слышали про матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который позволяет приоритезировать задачи. Согласно этой матрице, все задачи, которые нам предстоит выполнить, можно отнести в один из четырех квадрантов: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное.
Матрица Эйзенхауэра Розалия Каневская
Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду. Зато подробно остановлюсь на том, как же всё-таки делать те дела, которые попадают в этот проклятый квадрант «важное несрочное».
Зачем делать важные несрочные дела
Как правило, если с этим целенаправленно не работать, дела из этого квадранта в реальную жизнь не выбираются никогда.
Проблема в том, что туда попадают те вещи, которые делают нашу жизнь и наш бизнес лучше, дела, которые позволяют нам расти в качестве, в деньгах, в объемах.
За выполнение задач в этом квадранте вам, как правило, никто не заплатит денег здесь и сейчас (хоть и в долгосрочной перспективе выполнение этих задач увеличит доходы в разы).
В итоге между мелкими делами для клиентов, за которые вам заплатили деньги сейчас (или заплатят завтра), и между делами, которые сулят увеличение дохода в какой-то очень далекой перспективе, мы совершенно логично отдаем предпочтение первым. Но если не научиться работать с этими делами, можно до скончания веков топтаться на том месте, где вы стоите сейчас и не расти вообще никуда.
Именно в этот квадрант попадают задачи по освоению новых навыков и новых рынков, туда попадает планирование и оценка, туда попадает учеба и повышение квалификации, туда попадает спорт, туда попадает проработка идеи с новыми продуктами и проектами, туда попадают даже цветы для жены (несрочный, если речь не идет о дне рождения или годовщине, но, поверьте, очень важный знак внимания).
И причина, по которой я пишу этот текст, — именно в этот проклятый квадрант попадает то, чем я занимаюсь, PR.
В чем проблема? Клиенты приходят к пиарщику или агентству, согласовывают стратегию, отдают деньги и ждут, когда пиарщики как-нибудь сами разберутся и дальше вся магия начнет случаться сама собой.
Как бы ни был хорош пиарщик, которого вы наняли, мэджика без вашего участия не произойдет: PR — это задача, которую вы должны делать с пиарщиком вместе. А если вы всё делаете сами, то тем более.
Публикация в Facebook, ответ на комментарий журналиста, возможность интересно и быстро среагировать на горячую новость или тренд — всё это, к сожалению, попадает в категорию «важное несрочное», если у вас еще миллион дел по управлению и (увы!) операционке. А если вы не сможете найти время на PR, то PR-активность рано или поздно приведет к разочарованию.
Поэтому я и решила рассказать про свои лайфхаки, как не задвигать важные и несрочные дела в долгий ящик до бесконечности. Дисклеймер: всё это сугубо субъективно и, возможно, давно известно, но вдруг эти подходы помогут и вам.
Ответьте на вопрос «чтобы что»
Вы четко должны себе представлять конец пути: что будет по ту сторону реальности, если вы будете систематически заниматься этим важным и несрочным блоком дел.
Это может быть готовый проект, прирост в объемах бизнеса на N% (тут вообще лучше формулировать по SMART), сокращение времени работы с текущей операционкой на N часов в неделю или даже «хочу быть популярным, как вон тот парень» (но тут важно найти критерий, по которому вы сможете четко определить, что к успехам этого парня вы приблизились: упоминание по «Медиалогии», если речь идет о личном бренде).
Короче, вы четко должны видеть цель и понимать, для чего вы к ней движетесь.
Декомпозируйте сложные задачи
Это правило, которое применяют для исполнения новогодних обещаний, и оно отлично работает для этого блока задач. Если у вас есть конечная цель, просто представьте, что вам нужно сделать по отдельным шагам и выполняйте один шаг раз в несколько дней.
Когда мне нужно было сделать личный сайт, только это позволило процессу сдвинуться с мертвой точки.
Кстати, с новогодними обещаниями отлично помогает любая канбан-доска. Я пользуюсь Trello. Каждая задача — отдельная карточка.
Пока задача не в работе, она покоится в своем тематическом блоке (например, «Здоровье») и помечена специальной тематической цветовой меткой. Когда я готова взять задачу в работу, я перетаскиваю карточку с задачей в столбик с текущим кварталом.
Если задача большая и требует нескольких действий, я составляю чек-лист и сама пишу себе в комментариях пометки по этой задаче. Например, я поставила себе в прошлом году задачу съездить минимум на два концерта: в комментариях к карточке я собирала ссылки на интересные мне концерты и локации.
Составьте календарь
Перефразируя знаменитое изречение «better sometimes than never». Неважно, идет ли речь о регулярных занятиях спортом или, например, регулярном мониторинге и подготовке ответов на запросы журналистов, важна регулярность и предсказуемость — тогда это проще контролировать.
Если вы точно знаете, что во вторник в 9:00 вы час посвящаете разбору запросов на комментарии, это время вы у себя «забили» и с большей вероятностью будете это делать.
Кстати, задачу тыкать в пиарщика палочкой и спрашивать «ну чего, как там дела» лучше тоже занести в календарь, потому что пиарщик может утонуть в процессе (поверьте, PR-процессы очень энергоёмкие и требуют большой фокусировки) и забыть вам отрапортовать что-то важное или дать промежуточный отчет.
Делать это, конечно, лучше чаще, чем раз в неделю, хотя это во многом зависит от объема работ и задач, которые вы поставили пиарщику.
Делегируйте кому-нибудь всё, что срочно и неважно
Временной ресурс (как и любой другой) ограничен, а это значит, что чтобы выделить время на важное и несрочное, нужно найти время где-то ещё.
Нет ничего постыдного в том, чтобы тратить своё время на то, что важно и срочно — большая часть менеджеров и предпринимателей так проводит большую часть дня (ну, может быть, за исключением пары тренеров по тайм-менеджменту, но и то я в этом сильно сомневаюсь).
Залезать в этот квадрант пока не будем.
Хотя я бы всё-таки провела аудит того, где чаще всего случаются «пожары», и подумала над их профилактикой, но об этом в другой раз. Но, сюрприз-сюрприз, аудит и профилактика — тоже задача второго квадранта.
А вот откуда точно стоит отщипнуть время на важные несрочные дела — это у неважных срочных дел, которые, как правило, довольно просты и не требуют вашего непосредственного участия.
Например, я в самом начале своего бизнеса сама занималась выставлением актов и счетов клиентам — сейчас с этим отлично справляется мой ассистент. С одной стороны, если ты вовремя не выставишь «закрывашки» и не проследишь за оплатой счетов, в следующем месяце рискуешь остаться без штанов, с другой — правда ли этим должен заниматься именно ты?
Поэтому подобные задачи лучше делегировать, и вот у вас уже нашлось около часа в день на стратегически важные вещи. Например, поработать с райтером над визионерской колонкой о перспективах вашего рынка.
Поработайте над тем, что заставляет лично вас прокрастинировать
Мы все прокрастинируем, давайте в этом признаемся. Возможно, когда мы смотрим на некоторых людей, это не сильно заметно: они ведь в постоянном поту, разгребают какие-то авгиевы конюшни дел. Да, вопрос только в том, что это за дела.
Прокрастинация — это не всегда лень и безделье, чаще всего мы заменяем важные вещи, которые надо сделать на неважные вещи. Конечно, нет лучше времени, чтобы расхламить гардероб и почистить компьютер, чем в день перед экзаменом, это многим из нас знакомо.
Чаще всего мы прокрастинируем как раз с задачами из важного несрочного квадранта. Потому что они кажутся большими и пугающими. И мы их заменяем на дела из всех остальных квадрантов, даже из неважного и несрочного, просто понаблюдайте за собой.
У каждого прокрастинатора свои причины прокрастинировать, свои страхи и свои проблемы с выполнением задач. Если от вашей прокрастинации страдают важные и несрочные дела, то лучше лицом к лицу встретиться с ними и понять, в чем же там проблема.
Возможно, цель выглядит очень большой (тогда нужно дробить на понятные мозгу задания), или цель неясна и вы не конкретизировали результат (тогда прописать результат), или у цели нет дедлайна (тогда определить срок «сдачи» задания себе), или, что хуже всего, цель навязанная, из разряда «все побежали, и я побежал». От такой цели волевым решением лучше отказаться.
В случае с привычками — часто бывает важно просто освободить пространство от препятствий. Например, я начала систематически пить витамины, когда поставила их на видное место на кухне. В итоге сейчас первое, что я вижу, заходя утром на кухню и наливая стакан воды, — витамины. Так гораздо лучше, чем когда витамины стоят в закрытом шкафу и утром нужно сделать какие-то усилия, чтобы их оттуда достать.
В любом случае именно в важных несрочных делах заложен потенциал роста, но он так и останется лишь потенциалом, если вы не засучите рукава и не начнете работать над задачами этого блока.
Матрица Эйзенхауера: как пользоваться в повседневной жизни
Содержание статьи
- 1 Квадрант A: важное и срочное
- 2 Квадрант B: важное, но не срочное
- 3 Квадрант С: не важное, но срочное
- 4 Квадрант D: не важное и не срочное
Основная цель матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться отличать срочные дела от важных, а также ликвидировать задачи, выполнение которых не приносит в последствие никакой пользы.
Матрица Эйзенхауэра состоит из 4-х квадрантов, имеющих разную приоритетность.
Матрица приоритетов ЭйзенхауэраКвадрант A: важное и срочное
Самые главные задачи, требующие мгновенного выполнения:
- дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей;
- дела, невыполнение которых может стать причиной неприятностей;
- дела, которые имеют отношение к здоровью.
Квадрант B: важное, но не срочное
Важные задачи:
- все текущие дела, связанные с основной деятельностью;
- планирование и анализ работы;
- учебные и спортивные занятия;
- соблюдение оптимального графика и режима питания.
Квадрант С: не важное, но срочное
Маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрее:
- навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры;
- празднования дней рождения не очень близких людей;
- внезапно возникшие хлопоты по дому.
Квадрант D: не важное и не срочное
Задачи, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи:
- разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном;
- ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях;
- просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач;
- компьютерные игры.
Для отдыха лучше использовать развивающие ресурсы:
- чтение хороших книг
- интеллектуальные игры
- посещение спортзалов и бассейнов
- поездки на природу.
Инвестируй свое время правильно! Запишись на программу «Финансовая академия» и устройся на работу мечты всего за 5 месяцев!
lifestyle, Soft Skills, time management
Блог SF Education
Soft Skills
Soft Skills
Мотивация и стимулирование персонала
Содержание статьи1 Классификация сотрудников1.
1 Капиталист, трудоголик1.2 Честолюбец 1.3 Работник «от звонка до звонка 1.4 Человек дела1.5 Стартапер2 Стили руководства и корпоративная культура2.1 Авторитарный стиль руководства2.2…
Карьера
Как решать тестовые задания на позиции в финансах
Содержание статьи1 Разница в тестовых заданиях в зависимости от уровня позиции2 Рекомендации по части финансового моделирования3 Рекомендации по работе над заданием в целом4 Что нужно…
Ключ к приоритизации задач
Это извечная проблема: ваша рабочая нагрузка кажется бесконечной, а ваше время в течение дня ограничено. Следовательно, те, кто может овладеть искусством расстановки приоритетов задач , готовы существенно повысить свою производительность. Одним из самых простых, но наиболее эффективных инструментов является матрица Эйзенхауэра .
Возможно, вы слышали об этом раньше.
По сути, Эйзенхауэр, который был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны, а затем два срока президентом США, разделил свои задачи на 4 категории — 4 квадранта матрицы — в зависимости от их важности и срочности.
Итак, 4 категории: важные и срочные задачи, неважные, но срочные задачи, важные, но несрочные задачи и неважные и несрочные задачи.
Само собой разумеется, что задачи, относящиеся к 1-й категории – важные и срочные – имеют наивысший приоритет, а неважные и несрочные должны быть последними в вашем списке дел. На самом деле, вы можете вообще избегать этих задач, делегируя их другим, если можете.
Но самое сложное — определить приоритет между оставшимися двумя категориями. Какие из них вы должны сделать в первую очередь? Неважные, но срочные задачи или важные, но не срочные задачи?
Многие выбирают неважные, но срочные задачи, потому что видят слово «срочно» и тут же решают, что им нужно сделать это в первую очередь.
Это не только неправильно, но и свидетельствует о непонимании истинной природы матрицы Эйзенхауэра.
Как определить тривиальные задачи
Почему Эйзенхауэр вообще создал этот метод? Конечная цель этого инструмента состоит в том, чтобы отсеять тривиальных задачи , отделив их от критических задач, имеющих долгосрочные последствия. По правде говоря, тривиальные задачи — это те, на которые вам действительно нужно обратить внимание при тайм-менеджменте.
Нас постоянно бомбардируют заданиями или запросами, которые, кажется, появляются из воздуха. И большинство из них приходят с безошибочным чувством срочности. Вы все были там.
Тим работает дизайнером в рекламном агентстве. Он работает над важным проектом для крупного заказчика, который должен быть сдан завтра. Сьюзи, менеджер по работе с клиентами, подходит и просит его «быстро исправить» ее набор слайдов, потому что сегодня у нее будет презентация. «Это должно занять всего 30 минут. Не могли бы вы сделать это для меня до обеда?
Проект заказчика менее срочный, чем запрос коллеги.
Так что, конечно же, Тим мог бы уделить 30 минут своего времени, чтобы помочь ей?
Тем не менее, по сравнению с проектом заказчика, что, несомненно, очень важно, сделать ее слайд-деку более «профессиональной» — задача тривиальная. Она все еще должна быть в состоянии провести убийственную презентацию со своей текущей колодой слайдов. Добавление графики тут и там в любом случае не будет иметь большого значения. Во всяком случае, слишком много графики может быть плохой вещью. Любой великий докладчик знает о правиле «больше или меньше» при создании презентации.
Время, потраченное на помощь Сьюзи, может показаться не таким уж большим, но это все же нежелательное отвлечение Тима от более важной задачи, которую он выполняет. Такое отвлечение может повлиять на качество его работы и продлить запланированный график. К тому же, что, если он согласится помочь Сьюзи, а потом придет другой человек и попросит его об очередной услуге?
Что еще более важно, если Сюзи действительно нужно обновить свою презентацию, она должна спланировать и провести это заранее, а не ждать до последней минуты.
Отсутствие плана с чьей-либо стороны не является чрезвычайной ситуацией с вашей стороны.
Я не говорю, что вы вообще не должны помогать своему коллеге. Но если вы не можете научиться говорить «Нет» постоянному шквалу тривиальных задач, сваленных в последнюю минуту, у вас не хватает времени для выполнения важных, ценных задач, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей. и успехи.
Тривиальные задачи и ложное чувство выполненного долга
Еще один аспект срочных, но тривиальных задач, который делает их столь пагубными для вашей продуктивности, заключается в том, что они создают ложное чувство выполненного долга . Это потому, что неважные, но срочные задачи часто бывают простыми и не требуют столько времени для выполнения, как важные, но не срочные.
В результате вы, как правило, откладываете работу, на выполнение которой требуется много дней, и вместо этого тратите время на простые вещи, которые можно сделать за один день.
Вы можете считать рабочий день «очень продуктивным», потому что выполнили так много задач. «Посмотрите, на сколько писем я ответил!» Тем не менее, они очень мало способствуют вашей карьере в долгосрочной перспективе. Эти срочные, но неважные задачи не что иное, как повод откладывать!
Крайне важно, чтобы вы знали, как разделить и расставить по приоритетам важные задачи, которые имеют долгосрочное влияние на вашу жизнь и вашу карьеру – завершение учебного курса, подготовка отчета на конец месяца, наставничество ваших подчиненных и т.д. поместите их позади тривиальных вещей в вашем списке дел!
Как сделать больше, не работая больше (объяснение матрицы Эйзенхауэра!)
Техника тайм-менеджмента Матрица Эйзенхауэра учит делать больше, не тратя больше рабочего времени. Этот метод позволяет вам лучше расставлять приоритеты, узнавая, какие задачи стоят вашего времени, а какие нет. Вы можете планировать свою работу с этой информацией, сосредоточив внимание только на самых важных действиях.
Таким образом, вы станете более продуктивными на работе и дома. Используя матрицу Эйзенхауэра, вы будете лучше управлять своим временем и быстрее достигать своих целей.
В этом посте подробно рассказывается о матрице тайм-менеджмента.
Читайте дальше, чтобы узнать, что это такое и как его использовать для повышения производительности.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица срочности-важности, представляет собой инструмент управления временем, который помогает расставлять приоритеты задач по срочности и важности. Это позволяет вам отсортировать менее важные действия и либо делегировать их, либо не выполнять.
Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США, изобрел всемирно известный принцип Эйзенхауэра. Ему приходилось постоянно решать, какие задачи расставлять приоритеты каждый день. Этот принцип расставляет приоритеты задач по срочности и важности.
Матрица Эйзенхауэра включает четыре квадранта с различными стратегиями работы:
Квадрант 1: Срочные и важные
Каждая задача в квадранте 1 является срочной и требует быстрых действий.
Все пункты здесь имеют видимые сроки, и есть последствия, если не заняться ими немедленно. Срочные и важные задачи обычно исходят из внешнего источника.
Иногда они являются результатом прокрастинации. Такие задачи имеют приближающийся крайний срок и требуют реагирования в кризисном режиме. Действия в квадранте 1 неизбежны.
Даже если вы не медлите, всегда будет что-то вне вашего контроля. Сосредоточение внимания на этих неожиданных задачах переводит вас в состояние реактивного мышления. Вы будете в стрессе, и у вас не будет времени на важные задачи, которые приближают вас к вашим долгосрочным целям.
Задачи квадранта 1 важны, но не позволяйте им помешать вам достичь долгосрочных целей. Планируйте лучше, чтобы выделить время для более важных дел, которые окупятся в долгосрочной перспективе.
Квадрант 2: Несрочные и важные
Важные задачи, которые не являются срочными, помогут вам достичь долгосрочных целей. В большинстве случаев эти задачи не имеют крайних сроков, из-за чего люди игнорируют их для более неотложных задач.
Но эти задачи могут значительно повлиять на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.
Хотя у этих важных задач нет сроков, лучше планировать и выполнять их в удобное для вас время. Если вы занимаетесь многими делами из второго квадранта, вы сосредотачиваетесь не на своих проблемах, а на возможностях и росте. Если большая часть вашей деятельности приходится на этот квадрант, это настраивает вас на активный образ мыслей.
Это означает, что вы отдаете приоритет задачам, которые развивают ваши навыки и способствуют достижению значимых целей. В квадранте 2 нет насущных отвлекающих факторов, а это значит, что у вас будет больше времени для глубокой работы.
Квадрант 3: Срочные и неважные
Срочные, но не важные задачи также известны как занятые. В большинстве случаев люди берутся за срочные, но неважные задачи, чтобы оправдать ожидания других. Такие задачи не помогут вам достичь ваших долгосрочных целей, поэтому лучше всего делегировать их.
Если большинство ваших задач находится в квадранте 3, вы тратите слишком много времени на чужие приоритеты.
Вы, скорее всего, делаете работу, потому что чувствуете себя обязанной, а не потому, что хотите это сделать. Сосредоточение внимания на задачах третьего квадранта может заставить вас почувствовать, что вы не контролируете свою жизнь.
Квадрант 4: Несрочные и неважные
Неважные задачи без сроков — пустая трата времени. Будет лучше, если вы их вырежете. Такие действия не влияют и не приближают вас к вашим целям.
Квадрант 4 Действия приносят избыточное и немедленное удовлетворение, но оставляют чувство разочарования. Важно поехать в отпуск и весело провести время. Но это становится проблемой, когда ваше свободное время имеет приоритет над важными делами, которые приближают вас к вашим целям.
Тщательно выбирайте, как вы проводите свободное время. Вы хотите чувствовать себя отдохнувшим и не опустошенным после перерыва в работе.
Кому будет полезно использовать матрицу Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра будет полезна студентам, фрилансерам, сотрудникам, деловым людям и всем, кто хочет сделать больше за короткий период времени.
Это отличная техника для повышения уровня вашей производительности . Вы можете применить этот принцип во многих различных областях, кроме профессиональных.
По сути, Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который может принести пользу:
- Людям, которые одновременно работают над несколькими проектами
- Люди, у которых есть проблемы с определением приоритетов задач
- Людей, которые считают, что часов в сутках недостаточно, чтобы что-то сделать.
- Люди, которые сталкиваются с крайними сроками в течение недели
- Занятые учащиеся ищут преимущества за счет повышения производительности
- Любой, кому трудно сосредоточиться на конкретной задаче
- Занятые специалисты, которые хотят делать больше, не затрачивая больше времени на работу
- Люди, не привыкшие к распорядку дня
- Люди, которые хотят повысить личную продуктивность и быстрее достичь своих целей.
Как работает матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра позволяет вам управлять своими проектами, организуя и расставляя приоритеты задач по срочности и важности. С помощью этого инструмента управления задачами вы можете разделить свои задачи на четыре поля следующим образом:
- Поле 1 — задачи, которые вы выполните в первую очередь
- Поле 2. Задачи, которые вы запланируете на потом
- Поле 3. Задачи, которые вы делегируете
- Поле 4. Задачи, которые вы удалите
Было бы полезно, если бы вы оценили, где вы проводите свое время. Используйте специальный инструмент управления задачами, чтобы отслеживать свое время, потраченное на одну неделю. Кроме того, вы можете отслеживать свое время с шагом в 30 минут, используя электронную таблицу.
После того, как вы закончите, сгруппируйте выполненные вами задачи в соответствующий квадрант. Имейте в виду, что вы организуете эти задачи на основе ваших целей.
Итак, разбирая их, спросите себя, является ли каждая задача важной или срочной для вас.
Ответ поможет вам распределить каждую задачу по правильному квадранту. Как только ваши задачи будут решены, выясните, где живет большинство из них. Если у вас много занятий в квадранте 2, вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.
Какие элементы матрицы Эйзенхауэра?
Элементы матрицы Эйзенхауэра — это четырехкратные квадранты, в которых вы сортируете задачи из своего списка дел. К ним относятся:
- 1-й квадрант – важные и срочные задачи
- 2-й квадрант – важные и несрочные задачи
- 3-й квадрант – неважные и срочные дела
- 4-й квадрант – неважные и несрочные задачи
Сортировка задач может быть легкой для некоторых людей, но другие могут перепутать эти четыре квадранта. Вам может быть трудно понять, куда должна быть поставлена задача, и приоритеты у разных людей разные.
Вот почему вы должны рассмотреть вопросы; — Это срочно для меня? и «важно ли это для меня?» при сортировке задач. Вы хотите быстрее достичь своих целей, а не чужих.
Различия между срочными и важными задачами
Срочные задачи дают немедленные результаты или последствия, если вы не предпринимаете никаких действий. Они чувствительны ко времени и требуют внимания. Люди часто чувствуют себя обязанными заняться неотложными делами, настраивая их на реактивное мышление.
Срочные задачи не всегда важны. Многие ошибочно принимают срочные задачи за важные задачи, потому что предпочитают сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях. Когда вы так долго откладываете важные дела, они могут стать срочными.
Важные задачи — это те задачи, которые могут не дать немедленных результатов, но способствовать достижению ваших долгосрочных целей. Лучше сосредоточиться на важных задачах, потому что это настраивает вас на отзывчивое мышление. Вы почувствуете себя рациональным, спокойным и открытым для новых идей.
С другой стороны, срочные задачи заставляют вас торопиться, защищаться и концентрироваться. Сосредоточьтесь на долгосрочной перспективе, если вы хотите быть счастливым и удовлетворенным в жизни.
Как расставить приоритеты задач в матрице решений
Вы отлично справляетесь, если большинство ваших задач находится в квадранте 2. Если нет, то пришло время сбалансировать вашу матрицу. Вот как расставить приоритеты задач в матрице решений:
Квадрант 1Если большинство ваших задач находится в квадранте 1, вы часто чувствуете спешку и тревогу. Это нехорошее чувство, и вам следует избегать его. Вы можете уменьшить количество задач в квадранте 1 при лучшем планировании.
Планируйте предвидеть и предотвращать проблемы. Подумайте об изменениях, которые вы можете внести, чтобы предотвратить непредвиденные проблемы. Если вам нужно сотрудничать с коллегой, клиентом или руководителем, чтобы улучшить рабочий процесс, сделайте это.
Узнайте, почему у вас постоянно надвигаются сроки.
Ответ кроется в вашем планировании. Лучше планируйте и сокращайте количество задач из квадранта 1, насколько это возможно.
Квадрант 3 не поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, но это срочные задачи. Вы не хотите тратить слишком много времени на их выполнение. Итак, вы должны уменьшить количество действий в этом квадранте.
Чтобы сократить количество задач в квадранте 3, вы должны разработать стратегию делегирования этих задач. Устраните их, если это возможно. В противном случае ограничьте количество времени, которое вы тратите на выполнение этих задач.
Вы управляете задачами квадранта 3 таким образом, чтобы выполнять их за один присест. Таким образом, вы значительно сократите время, которое тратите на такие задачи. Если вы менеджер, делегируйте задачи из квадранта 3 своей команде и сосредоточьтесь на более важных задачах.
Квадрант 4 Вы не достигнете своих целей, если будете тратить большую часть своего времени на выполнение несрочных и неважных задач.
Занятия в квадранте 4 могут вызвать у вас стресс и неудовлетворенность. После отслеживания своего времени, если вы понимаете, что большинство ваших задач живут здесь, разработайте план их удаления.
Проконсультируйтесь со своим руководителем или коллегой. Они могут помочь вам определить, какие задачи вы должны делегировать или удалить.
Сократите или исключите задачи в квадрантах 1, 3 и 4. Ваша цель должна состоять в том, чтобы большая часть вашей деятельности находилась в квадранте 2. Когда вы тратите большую часть своего времени на выполнение важных задач, вы достигнете своей долгосрочной цели. эффективно.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра имеет ряд преимуществ:
Простота использования
Этот принцип не требует каких-либо предварительных знаний или подготовки. Это легко понять и использовать.
Упрощает ваши проекты
Разделив задачи на четыре группы, вы облегчите их выполнение. Матрица Эйзенхауэра также помогает быстро определять несрочные и неважные задачи.
Помогает сосредоточиться на главном
Принцип позволяет держать в поле зрения важные и срочные задачи.
Вы станете лучше принимать решения
Матрица Эйзенхауэра поможет вам лучше принимать решения на месте. Этот принцип позволяет вам практиковать самоанализ и учит лучшему самосознанию. Вы увидите разницу в важности действий и станете лучше принимать решения.
Улучшает ваши навыки управления временем
Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент для улучшения ваших навыков управления временем. Это поможет вам расставить приоритеты в повседневной жизни. Вы будете знать, что делать немедленно, что запланировать, что делегировать, а что не делать.
Повышает вашу личную и профессиональную продуктивность
Этот принцип может помочь вам добиться большего в личной и профессиональной жизни. Вы станете лучше управлять своим временем, расставляя приоритеты в своих повседневных делах.
Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра для лучшего управления временем
Вы можете лучше управлять своим временем, используя матрицу Эйзенхауэра.
Просто убедитесь, что практикуете эффективное планирование, проводите еженедельный обзор, чтобы отслеживать свои успехи, и проходите курс повышения продуктивности. Оценка ваших задач поможет вам выявить и устранить пожиратели времени.
Практикуйте эффективное планирование
Если вы тратите слишком много времени на выполнение задач Квадранта 1, планируйте более эффективно, чтобы избежать проблем. Делайте обзор в конце каждой недели и оценивайте свою продуктивность. Таким образом, вы будете знать, насколько хорошо сработал ваш план, и как скорректировать его на следующей неделе, если он не сработает.
Если ваши срочные задачи исходят из внешних источников, планируйте и предугадывайте их. Организуйте активный рабочий процесс с вашими клиентами. Если вы сотрудник, поговорите со своим начальником и узнайте, может ли он уменьшить вашу нагрузку.
Иногда клиент может создавать для вас множество срочных задач. Поговорите об этом с клиентом, чтобы не тратить слишком много времени на выполнение срочных, но неважных задач.
Определите срочные задачи, которые не являются важными, и делегируйте их
Перестаньте сосредотачиваться на задачах, которые вы можете делегировать. Попросите кого-нибудь сделать их, если эти задачи не приближают вас к вашей долгосрочной цели. Таким образом, вы сосредоточитесь на более важных задачах и быстрее достигнете своих целей.
Запишите необходимые шаги для делегирования или ограничения этих задач. Вы можете быть единственным, кто может выполнять определенные задачи. В этом случае планируйте свою работу так, чтобы выполнять такие задачи за один присест.
Вы сократите время, затрачиваемое на задачи, когда сделаете это. Если вы постоянно выполняете повторяющиеся действия, поговорите со своим начальником об автоматизации процессов.
Научитесь выявлять и устранять узкие места, пройдя курс продуктивности
Выполнение несрочных и неважных задач — пустая трата времени. Отслеживайте, как вы тратите свое время, чтобы выявить пожирателей времени.
Как только вы узнаете, что съедает ваше время, вы сможете этого избежать.
Iris Курс продуктивного чтения призван помочь вам получить максимальную отдачу от вашего дня. Вы научитесь выделять больше времени в течение дня, повышая свою продуктивность. Курс включает в себя 33 обучающих видеоролика и лучшие приложения для повышения производительности.
Тщательно планируйте и не откладывайте на потом. Задачи в квадранте 4 не подходят для достижения ваших краткосрочных или долгосрочных целей. Они будут отвлекать вас от достижения ваших целей.
Можно играть в видеоигры и общаться с семьей и друзьями, но не в рабочее время. Время от времени оценивайте свою матрицу. Имейте рутину для принятия решения и организации того, что относится к каждому квадранту.
Это займет всего несколько минут, и вы можете делать это каждый день или еженедельно. Добавляйте элементы и удаляйте элементы, чтобы сбалансировать матрицу.
Составьте список задач и правильно распределите их по категориям.
Вы можете вводить свои задачи прямо в матрицу. Желательно не иметь слишком много задач в квадранте, так как планирование может быть затруднено.
Достаточно от пяти до восьми элементов на квадрант. Вы хотите, чтобы ваше внимание было сосредоточено на исполнении, а не на планировании.
Оставайтесь организованными
Не теряйте матрицу Эйзенхауэра. Всегда держите его в легкодоступном месте. Вы можете прикрепить его к своему столу или положить в блокнот.
Цель состоит в том, чтобы не тратить слишком много времени на его поиски. В общем, убедитесь, что вы не переусердствуете.
Заключение
Чтобы лучше управлять своим временем, вам нужно сосредоточиться на управлении своими приоритетами и ресурсами. Это умная техника, которая работает, потому что вы не можете выделить больше времени. Вы можете только улучшить то, как вы его используете.
Матрица Эйзенхауэра поможет вам расставить приоритеты для самых важных задач в течение дня. Используя его каждый день, вы выработаете привычку сосредотачиваться на важных задачах, планировать несрочные, но важные задачи, делегировать срочные задачи, с которыми может справиться кто-то другой, и избавляться от пожирателей времени.