Виртуальные встречи: Что такое виртуальная встреча и с чего начать?

Организация виртуальной встречи — Служба поддержки Майкрософт

Если вы хотите быть вместе, но не можете находиться в одном месте, вы можете оставаться на связи с наиболее важными людьми. Виртуальная встреча — это интересный способ поддерживать связь и отмечать такие особые моменты, как дни рождения, праздники и вехи. Вам не нужна причина для подключения из далекого подключения. Иногда удаленные собрания просто для развлечения. Независимо от того, где бы вы ни были, мы покроем вас.

Начните с самого важного

Виртуальная встреча — это как любое собрание, и вам нужно решить несколько моментов.

У упорядока списка гостей

После того как вы решите, кого вы хотите пригласить на виртуальную встречу, используйте Outlook, чтобы хранить контактные данные всех участников в одном месте. Отсюда вы можете всего за несколько щелчков от отправки приглашений на собрания.

Попробуйте создать Outlook контактов. Затем можно создать адресную книгу для у упорядотки контактов. Если вы планируете встретиться на Skype, вы также можете синхронизировать адресную книгу со своим Skype контактов.

Решите, когда нужно встретиться

В разных часовых поясах и расписаниях занятости пользователей иногда бывает непросто найти время, чтобы все могли прикнуть к Интернету. Используйте помощник по планированию в Outlook или создайте опрос Поиск времени, чтобы определить наилучший уровень доступности для группы.

Если вы просто не можете найти время для собрания, у вас всегда может быть вторая встреча для тех, кто не может позвонить на первую.

Совет: Если вам нужно выбрать время для собрания, зарегистрироваться для мероприятия или выбрать тему для собрания, вы можете создать опрос или опрос в Microsoft Forms.

Выбор способа встречи

Skype позволяет легко общаться, совместно работать и оставаться на связи. Отправка сообщений является бесплатной, и вы можете пригласить до 50 человек. Кроме того, вы можете делиться фотографиями, видео и документами прямо в Skype окна.

Если вы не хотите ничего скачать или зарегистрироваться, воспользуйтесь приложением Meet Now. Просто создайте ссылку на собрание, поделитесь им с 50 людьми и присоединитесь к звонка.

Скачать Skype или использовать «Встретиться сейчас»

С идеями о событии

Общий план вечеринки поможет вам легко и легко проходить онлайн-трансляции. Рассмотрите игры, пустую делимию, создание сказок или общий доступ к фотографиям, чтобы все могли принять участие.

Совет: Так как многие собрания меняются между личной и сетевой сетью, вы можете найти идеи для социальной сети, даже если вы находитесь в социальной сети. Ознакомьтесь с этими пятью идеями для удаленных собраний.

Следите за собранием с помощью PowerPoint вечеринки

Люди используют PowerPoint на работе, но это также отличный инструмент для использования в социальных сетях. Вечеринка PowerPoint — это забавный способ убедиться, что у вас не так много вещей, о которые можно обсудить во время собрания по сети. Заранее выберите тему, чтобы каждый мог создать PowerPoint презентации, чтобы поделиться ими друг с другом.

Возможности безграничны: делитесь забавными фактами, обсуждайте свои любимые или секретные таланты, учитесь тому, что вы узнали за последние недели, или нычите в такие темы, как любимые книги или любимые книги. Следите за тем, чтобы занятие не затягивалось, было интересным для всех, и чтобы каждый принял участие!

Попробуйте один из этих шаблонов или просмотрите все PowerPoint шаблоны.

Практика — путь к совершенству

Перед собранием убедитесь, что вы позаботились обо всех сведениях. Отшлифуйте свои навыки работы с презентацией с помощью тренера.

Попробуйте тренер в качестве тренера

Окончательные сведения

Правильное внося в слова

Используйте Редактор (Майкрософт) — службу на компьютере с ИИ, которая помогает свести к лучшему автору. Редактор, доступный в Word или в Интернете, поможет вам с составлением черновика приглашения для виртуальной онлайн-трансляции.

Соберите свои идеи

Если вы проводите исследования событий в Интернете, соберите свои идеи в Microsoft Edge коллекции. Радуга на день рождения с юникорном? Юбилейный юбилей? Все, что угодно.

Приглашение друзей и членов семьи

Когда вы будете готовы распространить новости о виртуальном мероприятии, запланировать собрание в Outlook.

Если вы уже Skype, попробуйте запланировать звонок в Skype.

Хотите, чтобы ребенок был занят во время звонка?

Выберите интересные параметры в меню Домашние действия для удаленных дистанционного занятий.

Выполнить тестовый запуск

Чтобы органично собирать информацию в Интернете, убедитесь, что все ваше оборудование работает правильно, чтобы не было сюрпризов.

Предоссивите встроенной камере доступ к приложениям

Предо Skype разрешение на использование камеры для правильной работы видео.

Выберите Начните > Параметры > конфиденциальности > Камера, а затем выберите приложения, которые могут использовать вашу камеру.

Подключение веб-камеры

На многих компьютерах есть встроенные камеры и динамики. Однако внешние веб-камеры, наушники и другие устройства могут улучшить качество видео. Перед началом встречи рассмотрите возможность их подключения.

Узнайте, как подключить аксессуары

Настройка фона видеочата

Чтобы сосредоточиться на вас, а не на вашем расположении, попробуйте удалить отвлекающие фоны. Можно также настроить забавный фон, связанный с темой собрания.

Узнайте, как настроить фон для Skype видеозвонков

Советы по видеочатам

Узнайте, как настроить видеосвязь с углами камеры до освещения и Bluetooth аксессуаров.

Использование QuickВставка для помощи в настройках

Ваши гости могут иметь разные уровни удобства и настроить свои устройства для видеочата. Если вам нужна помощь, вы можете воспользоваться службой QuickОст, чтобы увидеть экран или устранить проблему.

Отличного время

Теперь, когда пора собраться вместе, воспользуйтесь этими советами и советами, чтобы легко собирать информацию. Пусть начнется самое интересное!

Дать всем возможность говорить

Оставайтесь на отключить звук, когда не разговариваете, чтобы не общаться друг с другом. Приостанавлийте на паузе, чтобы у всех была возможность участвовать в беседе, особенно те, кто не произнесет ни слова.

Узнайте, как позвонить в Skype

Узнайте, как поделиться своим экраном в Skype

Создание повестки дня

Несмотря на то, что собрание по сети отлично подходит, если у вас нет официальной повестки дня, у вас есть вопросы или небольшой список интересных действий для вашей группы, которые помогут вам в случае затейки бесед. Например, на день рождения все могут одновременно засвечьть собственный пряник, а другие — по очереди поделиться день рождения на год вперед.

Продолжайте беседу

Конец собрания по сети не должен означать конец интересного! Делитесь изображениями и видео из своего события, чтобы помнить время, затраченное вместе. Upload фотографии и файлы в OneDrive, а затем узнайте, как делиться файлами и папками.

Вам понравилось ваше собрание? Подберите место, на котором вы вышли, с помощью встречи.

Хотите узнать больше?

Безопасная работа в Интернете

Дополнительные наборы

Где проводить виртуальные встречи

Мир виртуальной реальности развивается семимильными шагами. Всего несколько лет назад Facebook приобрела компанию Oculus VR, специализирующуюся на программном и аппаратном обеспечении для виртуальной реальности, а весной 2020 года Facebook уже начинает продавать корпоративные версии Oculus, таким образом делая коммуникацию компаний в виртуальной реальности доступной и простой. 

Говорят, что за виртуальной реальностью будущее. Например, та же Oculus, по словам Марка Цукерберга, имеет шанс стать самой значимой социальной платформой будущего.

Почему реальность не может быть виртуальной

«Виртуальная реальность» звучит как оксюморон. Хотя на самом деле эта технология способна заменить многие сферы, существующие в реальном мире. Например, при помощи VR через приложение уже можно посмотреть футбольный матч со стадиона, находясь дома.

Та же Oculus применима для многих областей. Например, она может связать учителя и учеников или пациента и доктора. Неважно, где вы находитесь: просто наденьте очки и занимайтесь тем, чем не могли заняться ранее, например отправиться на прием к врачу в другую точку земного шара.

VR дает эффект присутствия — и это то, что имеет здесь большую ценность. Можно наслаждаться любыми пространствами, видами, событиями, не выходя из дома. Новый способ коммуникации уже покорил сердца компаний и людей по всему миру. Согласно оптимистичному сценарию развития VR-индустрии, в следующие 4 года ее ждет 11-кратный рост.

Выбираем устройство VR

Что нужно для VR? Как правило, технология реализуется при помощи гаджета и специального программного обеспечения. Гаджет при этом имеет множество форм и размеров: от очков до огромных шлемов. Устройство может быть проводным, беспроводным и мобильным. Все VR-гаджеты обладают несколькими характеристиками: глубина погружения, удобство ношения и тип подачи контента. Также важны такие показатели, как угол обзора, межзрачковое расстояние и возможность фокусировки. На эти показатели редко обращают внимание, однако именно они дарят дополнительный комфорт. Например, с углом обзора в 110º будет намного более комфортно, чем с углом обзора 80–85º. Такой показатель, как межзрачковое расстояние, можно регулировать: это нужно для того, чтобы все члены группы могли пользоваться устройством.

Обращайте внимание на глубину погружения и контроллеры. Первая при помощи позиционного трекинга делает погружение более реальным, а вторые помогают достичь еще большей реальности, адаптируя ваши движения к VR.

Самые прорывные достижения VR-индустрии

Более 40 компаний в России заняты разработками VR-технологий, а объем этого рынка сегодня составляет $150 млн. Самым передовым достижением виртуальной реальности считаются встречи нескольких человек. Например, многие банки уже практикуют виртуальные встречи со своими сотрудниками. Сбербанк проводит удаленные совещания с сотрудниками в VR-режиме, позволяющем отрисовывать базовые движения людей. Также у участников встречи есть возможность создавать и участвовать в опросах и переговариваться между собой.

Альфа-банк пошел еще дальше и предлагает воспользоваться VR своим клиентам. Например, люди, которые хотят взять квартиру в ипотеку, уже сейчас могут при помощи шлема виртуальной реальности осмотреть будущие апартаменты, что достаточно сильно упрощает процесс принятия решения.

Конечно, сегодня у таких гигантов рынка, как Сбербанк и Альфа-банк, нет конкурентов, однако пройдет еще полгода-год, и мы увидим, что появятся новые более мелкие игроки с такими же технологиями. У VR-встреч огромные перспективы, ведь вскоре появится возможность перенести большую часть мира в виртуальное пространство без потери качества.

Также самыми передовыми достижениями VR-рынка можно назвать встроенное отслеживание движений глаз и выражений лица (эта технология позволяет рендерить в высоком разрешении только ту часть экрана, куда направлен взгляд человека) и картирование реального мира, т.е. добавление новых 3D-элементов в реальное пространство.

Обзор VR-платформ для рабочих встреч и конференций

Сегодня важно организовывать рабочий процесс вне зависимости от условий рынка. VR-платформы позволят проводить практически полноценные рабочие встречи и целые конференции.

Одной из самых простых является платформа Virbela. Отличная графика и возможность стилизации аватара быстро пришлись по вкусу пользователям платформы. Virbela работает как на ПК, так и на устройствах VR, и позволяет посещать различные локации сразу большому количеству людей.

Altspace — еще одна простая и удобная платформа. Вы можете сами создать себе персонажа. Платформа позволяет проводить полноценные встречи, на которых можно перемещаться по местности, говорить, использовать жесты.

А на платформе Mozilla Hubs упрощенные персонажи, однако зато сама графика на высоком уровне. Но будьте внимательны: платформа начинает лагать, если на встрече присутствует более 25–30 человек.

Платформы с возможностью включать видеоконференции

Такие платформы немного более сложные, однако справиться с ними получится и у новичков. Например, платформа Spaces предлагает высокое качество трансляции, зато сильно упрощает графику. Для тех, кто не обращает внимание на графические особенности платформы и ценит качество связи, Spaces станет идеальным решением. Работает платформа как на VR-гаджетах, так и на ПК. Spaces можно интегрировать с такими сервисами, как Zoom.

Mootup — платформа для небольшого количества пользователей. Простая графика, высокая скорость реакции и загрузки, а также работа на самых простых мобильных гаджетах: очень удобно и просто. Запустить Mootup можно из браузера.

Если вы готовы пожертвовать связью в угоду высокому качеству графики, рассмотрите такое решение, как VR-чат. Эта платформа идеальна для тех, кто желает не только пообщаться, но и что-то показать. Вы можете настраивать внутренний контент, по уровню не уступающий фотореалистичной графике. Работает VR-chat на базе Windows либо при помощи последних версий VR-гаджетов. Хотя разработчики и допускают использование платформы сразу большим количеством пользователей, но все же предупреждают, что качество картинки и связи может ухудшиться, если одновременно будут задействованы более 50 человек.

Автор: Кристина Фирсова

Загрузка…

Новости СМИ2

Все, что вам нужно знать

Содержание

Что такое виртуальная встреча?

Что такое виртуальная встреча?

Определение: Виртуальная встреча — это форма общения, которая позволяет людям, находящимся в разных физических местах, использовать свои мобильные устройства или устройства, подключенные к Интернету, для встречи в одной виртуальной комнате. Люди используют виртуальные встречи по-разному, в том числе для связи с семьей и друзьями, телетерапии и совместной работы со своей распределенной рабочей силой.

В деловом мире виртуальные встречи обычно проводятся, когда сотрудники находятся в разных местах, но иногда работники в одном офисе выбирают одну из них просто потому, что им не нужно покидать свои рабочие места. В то время как виртуальные встречи стали более популярными для работы, они также стали обычным явлением для друзей и семьи. Виртуальные встречи можно проводить с кем угодно и где угодно.

Виртуальная встреча явно отличается от традиционной личной конференции, когда все собираются вместе в одной физической комнате, но она похожа тем, что люди по-прежнему собираются вместе в специальной комнате для совещаний.

Примечание: некоторые используют термины «виртуальные встречи» и «онлайн-встречи» как синонимы, хотя можно утверждать, что между ними есть небольшая разница. Виртуальное совещание можно рассматривать как более широкий термин, охватывающий все типы цифровых совещаний, от видеоконференций до совещаний, к которым участники могут присоединиться через мобильные данные, а не через Wi-Fi.

С переходом рабочих сред на гибридные модели работы и увеличением числа сотрудников, работающих удаленно, распространенность виртуальных совещаний будет продолжать расти. Взгляните на эти статистические данные из отчета Gartner® Magic Quadrant™ для решений для совещаний за 2021 год (полный отчет можно найти здесь):

1. К 2022 году 75% предприятий среднего размера будут использовать гибридную модель, в которой сотрудники будут работать как в определенном корпоративном офисе, так и в удаленных местах.
2. К 2025 году 50 % всех корпоративных виртуальных мероприятий будут проводиться на платформе видеоконференций, которая обычно используется их организацией каждый день.

По мере того, как технологии и платформы видеосовещаний становятся все более совершенными, администраторы совещаний часто могут предоставлять виртуальные возможности, которые являются более привлекательными, инклюзивными и продуктивными, чем личные встречи.

Зачем нужны виртуальные встречи?

Отношения важны для формирования и поддержания членов команды. Поскольку внедрение гибридных моделей работы быстро растет, в удаленных местах работает больше сотрудников, чем когда-либо прежде. Многие из этих сотрудников никогда не посещали корпоративный домашний офис своего работодателя и не встречались со своими товарищами по команде лично.

Во многих случаях выезды на места и другие формы поездок стали ненужными, поскольку собеседования, адаптация, инструктаж и обучение можно проводить с помощью виртуальных встреч. Хотя эти цифровые возможности могут сэкономить время и деньги, ценные элементы личного взаимодействия могут быть потеряны.

Инструменты совместной работы прошли долгий путь, и лучшие поставщики ежедневно работают над цифровым восстановлением некоторых аспектов, которые могут быть потеряны из-за отсутствия личного общения.

Пандемия COVID преподала миру много уроков, один из которых заключается в том, что виртуальные встречи могут иметь большое значение для преодоления разрыва физического расстояния. Многие коллеги, которые раньше работали вместе только лично, все же смогли укрепить связь и во многих случаях даже повысить свою продуктивность. Включение видео во время виртуальных встреч может привести к более эффективному командному сотрудничеству, поскольку коллеги могут общаться, сотрудничать и обсуждать идеи, не теряя важных элементов языка тела и реакции лица, которые могут быть неоценимы при оценке чувств и мнений других.

Какие инструменты мне нужны для виртуальной встречи?

Как правило, чтобы запланировать виртуальную встречу и пригласить других, пользователю потребуется ПК, ноутбук или мобильное устройство с микрофоном или камерой, программное обеспечение для онлайн-совещаний и подключение к Интернету/данным. Затем этот человек может пригласить других, которые могут присоединиться всего лишь со стационарным телефоном. Виртуальные собрания являются гибкими и способны вместить участников, которые могут присоединиться только с помощью своего голоса через телефонное соединение (и, конечно же, других, у которых на мобильных телефонах или компьютерах включены возможности видео).

Программное обеспечение для совещаний можно запускать через мобильные или настольные приложения, а также в интернет-браузерах. Есть много поставщиков на выбор, и, как и все формы программного обеспечения, качество и функции будут различаться.

Какие существуют типы виртуальных встреч?

Как упоминалось ранее, существуют различные типы виртуальных собраний, которые могут поддерживать платформы для собраний. Организатор выбирает стиль встречи для достижения любых целей, которые могут быть для конкретной встречи. Они могут решить, что основной докладчик должен полностью сосредоточить внимание участников, или, может быть, это видео не нужно. Решение для виртуальных совещаний должно иметь широкий спектр параметров для настройки организации и посещения совещаний. Существует несколько широких типов встреч, которые можно настроить для конкретных нужд и желаний.

1. Видеоконференции

Видеоконференции являются очень популярным типом встреч, поскольку они предполагают максимальное личное общение. Эти виртуальные собрания обеспечивают высококачественное видео и аудио, чтобы участники могли видеть и слышать друг друга, как если бы они находились в одной комнате.

Этот тип встречи лучше всего подходит для изучения языка тела, выражения лица и других физических сигналов. В результате видеоконференция — лучшая форма виртуальной встречи, если вы хотите способствовать построению команды и отношений.

2. Веб-конференции

Веб-конференции могут быть очень похожи на видеоконференции и могут включать встречи лицом к лицу, но основная цель — совместная работа над проектами с использованием таких возможностей, как совместное использование и интерактивная доска.

Мозговой штурм — очень популярный тип веб-конференций, который может быть более эффективным, чем личные встречи. Благодаря облачным решениям для совместной работы, начиная от простых документов Word и заканчивая многофункциональными цифровыми досками, товарищи по команде могут встречаться, одновременно работая внутри одного и того же общего ресурса — и все это в режиме реального времени, не выходя из собственного рабочего места.

3. Веб-семинары

Хотя веб-семинары представляют собой разновидность веб-конференций, в основном они представляют собой односторонний семинар, на котором организаторы или участники дискуссии проводят презентации для участников. Настройки для веб-семинаров можно настроить таким образом, чтобы участников не было видно или слышно, что позволяет организаторам не отвлекаться от посетителей. Организаторы или администраторы имеют полный контроль над вебинарами и могут в любое время принять решение о предоставлении доступа к аудио или видео для других. Обычно это делается, если в конце презентации проводятся сеансы вопросов и ответов.

Веб-семинары становятся все более популярными среди организаций, чтобы стимулировать спрос на свою продукцию с помощью семинаров или технических демонстраций, проводимых экспертами в данной области. Эти сеансы могут быть очень интерактивными и очень ценными для посетителей, которые хотели бы получить прямые ответы на вопросы об интересующих их продуктах. как опрос, распознавание жестов, перевод в реальном времени более чем на 100 языков и возможность размещения тысяч участников.

4. Телеконференция

Самый простой и простой тип виртуальной встречи — это телеконференция. Это встречи только для аудио, которые представляют собой более современные версии «конференц-связи». Поскольку видео не используется, для телеконференций требуется меньше технологий, и они лучше подходят для быстрых и неформальных звонков, не требующих совместного использования экрана или других визуализаций.

Телеконференции по-прежнему используют преимущества виртуальных платформ для совещаний, предлагая пользователям простоту использования и простое безопасное подключение.

Каковы преимущества виртуальных встреч?

Наиболее очевидным преимуществом виртуальных собраний является то, что люди могут организовывать их и посещать из любой точки мира. Рабочие могут собираться вместе, не выходя из дома, не беспокоясь о том, чтобы собраться в одном физическом месте. Наличие этой возможности может помочь решить проблемы, которые могут возникнуть из-за конфликтов в расписании, проблем с поездками, закрытия офиса и других возможных сбоев в работе.

Виртуальные собрания также могут улучшить сотрудничество между товарищами по команде. Благодаря совместному использованию экрана, чату, опросу и другим компонентам участники могут проводить собрания более интерактивными, чем когда-либо прежде. Расширенные функции на базе искусственного интеллекта, такие как скрытые субтитры и живая транскрипция, также могут помочь каждому запечатлеть все детали того, что говорится. Вот две статистические данные о том, как наши клиенты используют эти типы функций:

Одной из самых популярных и полезных возможностей виртуальных совещаний является запись. Благодаря записи участники могут возвращаться назад и смотреть или слушать ранее посещенное собрание столько раз, сколько захотят. Прошли те дни, когда я отчаянно пытался не отставать от выступающих на собрании или позже пытался вспомнить, что было сказано на собрании.

Помимо описанных преимуществ конференц-связи, предприятия могут значительно сократить расходы. Благодаря гибридной рабочей модели и возможностям виртуальных собраний у организации будет меньше накладных расходов в таких областях, как поездки и аренда офисных помещений.

Каковы недостатки виртуальных встреч?

В то время как виртуальные встречи могут определенно оказать положительное влияние на производительность, они также могут иметь некоторые недостатки, что может подтвердить любой, кто участвовал в виртуальных встречах.

Первая и, возможно, наиболее частая проблема с виртуальными собраниями возникает, когда у пользователей возникают технические проблемы с входом в собрания и участием в них. Хотя платформы могут быть очень удобными и интуитивно понятными, у новых участников могут возникнуть проблемы с обучением, а также с реальными техническими препятствиями, такими как сбои сервера или интернет-соединения.

Кнопка отключения звука также может раздражать посетителей. Человек может забыть включить звук, когда наступает его очередь говорить. Или они могут забыть выключить звук, когда с их стороны доносится отвлекающий фоновый шум.

Все эти неприятности хорошо знакомы ветеранам видеоконференций. Эти проблемы могут вызвать разочарование, что может привести к потере концентрации во время совещаний, что в конечном итоге может привести к снижению производительности.

Другая распространенная жалоба заключается в том, что виртуальные встречи менее представительны. Многие люди предпочитают личное общение лицом к лицу. Отношения и даже дружба между членами команды часто лучше развиваются, когда все находятся вместе в одном пространстве.

Все это серьезные недостатки, но инструменты для совместной работы постоянно развиваются благодаря технологиям с поддержкой искусственного интеллекта, таким как шумоподавление, для улучшения виртуальных совещаний.

Какими функциями должна обладать платформа для виртуальных собраний?

Рынок виртуальных платформ для встреч за последние несколько лет стал очень конкурентным. Поскольку предприятия, малые предприятия и даже отдельные пользователи видят преимущества, поставщики пытаются удовлетворить многие из их конкретных потребностей и желаний. Этот широкий круг разнообразных пользователей подтолкнул инженерные группы к внедрению некоторых очень впечатляющих наборов функций.

Как и все формы программного обеспечения, решения для виртуальных собраний не созданы равными. Покупатели должны изучить и посетить различные демонстрации, прежде чем переходить на платформу. Покупателям важно помнить, что они выбирают не только платформу поставщика, но и партнера, который, по их мнению, сможет удовлетворить их потребности сейчас и в будущем. Тем не менее, лучшие платформы для виртуальных совещаний должны включать следующие функции:

• Надежное HD-аудио и видео. Совещания должны оставаться на связи без технических сбоев, а аудио и видео должны поддерживать постоянное качество высокой четкости, чтобы участники могли видеть и слышать все четко. .
• Интуитивно понятное управление и вход в систему с помощью одной кнопки. Присоединение к собранию должно быть достаточно простым, чтобы разобраться в нем мог любой. Новые и не обладающие техническими знаниями пользователи виртуальных платформ для собраний должны иметь возможность разобраться в них с помощью простого интерфейса. Возможность быстрого присоединения помогает убедиться, что все приходят на собрание вовремя и без технических задержек.
• Совместное использование экрана. Возможность совместного использования рабочего стола является абсолютной необходимостью при совместной работе или удаленной презентации. Возможности совместного использования экрана также должны обеспечивать редактирование в реальном времени и использование интерактивной доски, с которыми может работать каждый.
• Прямой и групповой обмен сообщениями. Возможность обмениваться сообщениями с другими людьми один на один или в группе во время совещаний позволяет проводить собрание без перерыва, поскольку информация передается в сторонних беседах. Обмен сообщениями должен быть доступен 24/7, а не только во время встреч.
• Мощные средства управления администратором. Организаторы собраний должны иметь широкий спектр функций и настроек, которые можно настроить в соответствии с конкретными потребностями и целями, установленными для каждого отдельного собрания.
• Записи и транскрипции. Полные записи совещаний и автоматические транскрипции позволяют максимально повысить продуктивность каждой конференции. Традиционное ведение заметок все еще может быть полезным, но члены команды должны иметь возможность возвращаться и просматривать материалы встречи столько раз, сколько им нужно, чтобы убедиться, что они ничего не упустили. И если кто-то не смог присутствовать, они могут легко вернуться к скорости.
• Интеграция с календарем. Синхронизация с календарями совещаний обеспечит полный обзор предстоящих совещаний без необходимости переключаться между приложениями.
• Мобильное приложение. Предоставление пользователям мобильного приложения позволит проводить виртуальные собрания и присоединяться к ним, где бы люди ни находились, используя только смартфон.

В дополнение к этим базовым функциям платформы для виртуальных совещаний премиум-класса предлагают еще более продвинутые возможности на основе искусственного интеллекта. Вот некоторые из них:

• Переводы в реальном времени. Связь со всеми товарищами по команде по всему миру возможна с помощью переводов в реальном времени, независимо от того, на каких языках они говорят. Эта функция мгновенно предоставит переведенные субтитры речи живого оратора.

• Удаление фонового шума. Эта технология может автоматически удалять отвлекающие и нежелательные звуки, улучшая речь и делая звук еще более четким.

• Распознавание жестов. Благодаря этим возможностям распознавания участники могут отправлять живые реакции во время совещаний, используя только руки.

• Пользовательские макеты — пользователи могут упорядочивать представления докладчиков, других участников и презентаций по своему усмотрению.
• Умные фоны. Отвлекающие и непривлекательные фоны позади участников собрания можно заменить более приятными и подходящими пейзажами.
• Помощник по совещанию — участники и организаторы собрания могут использовать голосовые команды для получения помощи в режиме реального времени для настройки параметров или включения функций.

Благодаря этим инновационным функциям совещания могут быть более эффективными и продуктивными, чем когда-либо.

Что можно посоветовать для успешного проведения виртуальных совещаний?

1. Подготовьте повестку дня. Повестка дня встречи поможет вам охватить все необходимые темы и предотвратит непродуктивное течение встречи. Заранее поделитесь этой информацией с участниками, чтобы они были готовы задать вопросы или ответить на них.
2. Найдите подходящее место. Как организатор собрания вы должны находиться в тихом месте с хорошим подключением к Интернету. Кроме того, в зависимости от типа собрания, подумайте, как ваш фон может привлечь или отвлечь других.
3. Начать вовремя — проведите собрание так, как если бы вы проводили личную конференцию. Уважайте время каждого и начинайте сразу, чтобы избежать перерасхода времени в конце встречи.
4. Ознакомьте участников. Если ваши участники еще не встречались, быстро познакомьте их друг с другом, чтобы создать более комфортную и психологически безопасную среду, в которой поощряется открытая дискуссия.
5. Вовлекайте всех. Даже если участники вашей встречи предпочитают не много говорить, они все равно могут использовать другие инструменты вашей виртуальной платформы для встреч, чтобы внести свой вклад в конференцию. Поощряйте использование таких возможностей, как обмен сообщениями и цифровая доска, чтобы привлечь всех.
6. Устранение помех. Если вы заметили громкие фоновые шумы или другие отвлекающие факторы, немедленно устраните их и попросите участников либо отключить звук, либо решить проблему самостоятельно.
7. Не отклоняйтесь от темы. Когда обсуждение переходит на непродуктивные темы, сосредоточьте команду на повестке дня и вежливо сообщите всем, что вы сохраните список других вопросов, которые необходимо обсудить в конце собрания или позже. время.
8. Предоставьте подведение итогов. Обязательно зарезервируйте время в конце для надлежащего подведения итогов вашей встречи. Обсудите, какие действия были приняты, кто является владельцами результатов и когда они должны быть выполнены. И обязательно сообщите всем, когда будет следующая встреча (если она будет).
9. Завершить вовремя — закройте совещание в первоначально указанное время окончания и дайте участникам возможность вернуться к своим другим обязанностям. Покажите, что вы уважаете время людей и проводите организованные встречи. Это, скорее всего, даст другим положительное отношение к конференциям, которые вы проводите. Свяжитесь с отдельными лицами в автономном режиме, если возникли проблемы, которые не были решены.

Как мне подготовиться к виртуальной встрече?

Если вы не являетесь организатором виртуальной встречи, а присоединяетесь к ней в качестве участника, необходимо предпринять некоторые важные шаги для надлежащей подготовки, особенно если вы проходите виртуальное собеседование.

1. Просмотрите повестку дня. Убедитесь, что вы приходите на собрание с завершенными назначенными действиями перед собранием или с информацией, которая была запрошена у вас.
2. Сообщите другим. Сообщите другим людям, которые могут быть рядом с вами, о том, что вы собираетесь участвовать в виртуальной встрече, и что вы не хотели бы, чтобы вас отвлекали.
3. Проверьте подключение к Интернету. Убедитесь, что у вас есть быстрое и надежное подключение к Интернету, чтобы другие могли видеть и слышать вас без помех.
4. Расположитесь идеально. Приходите на встречу из места с ограниченным фоновым шумом и там, где позади вас ничего не отвлекает. Реализуйте виртуальный фон, если вам нужно.
5. Проверьте настройки. Проверьте настройки конференции и отключите все непрофессиональные функции, которые вы могли включить. Это включает в себя любую модификацию голоса, забавные или неуместные виртуальные фоны и видеофильтры.
6. Кадрируйте себя правильно — перед встречей сделайте быстрый предварительный просмотр видеопотока и отрегулируйте свое положение, чтобы вы были в центре видеокадра.

Какие есть ледоколы для виртуальных встреч?

С появлением гибридных моделей работы и зависимостью от виртуальных встреч участники часто впервые встречаются друг с другом по видеосвязи.

Ледоколы виртуальных встреч — это быстрый и простой способ для людей обсудить темы, не связанные с работой, и познакомиться друг с другом. А для товарищей по команде, которые уже знают друг друга, ледоколы могут помочь поднять настроение и начать встречу с легким тоном.

Использование таких возможностей, как опрос в реальном времени и интерактивная доска, может сделать ледоколы геймплеем и повысить интерактивность, сделав их еще более увлекательными. Вот несколько идей для вашей следующей виртуальной встречи:

• Спросите, откуда все присоединяются. Этот вопрос отлично подходит для больших собраний, и результаты могут быть интересными, когда результаты показывают широкое и глобальное представительство.
• Попросите каждого участника кратко представить кого-то еще, кто работает вместе с ними. Это может быть ребенок, вторая половинка или даже домашнее животное.
• Начните с того, что попросите членов команды отправить смайлик или даже использовать доску, чтобы проиллюстрировать их текущее настроение.
• Сыграйте в викторину. Обязательно спросите своих товарищей по команде, какие у них любимые темы викторин, чтобы мотивировать их на участие.
• Создайте опрос с несколькими беззаботными вопросами и покажите результаты, чтобы начать разговор.
• Начните с неформального перерыва на кофе или чай или даже запланируйте его на более позднее время встречи. Беззаботная беседа за выпивкой всегда может успокоить людей.
• Заранее разошлите всем потенциальным участникам конференции свой любимый тест на определение личности и попросите всех поделиться своими результатами во время конференции. Они могут дать представление о личностях и личной жизни участников, о которых другие не знали.
• Используйте функции цифровой доски для увлекательной игры в Pictionary. Открытие с быстрой игрой в Pictionary может создать незабываемую виртуальную встречу.

Какие виды фонов виртуальных встреч доступны?

Одной из наиболее часто используемых функций является виртуальный фон. В недалеком прошлом виртуальные фоны выглядели не так уж и хорошо. Они часто мешали посетителям и имели изменчивый, непоследовательный вид.

Но в последние годы, благодаря распознаванию движений с помощью искусственного интеллекта, качество виртуальных фонов значительно улучшилось.

Виртуальные фоны позволяют участникам встречи заменить свой реальный фон чем-то более подходящим для бизнеса или даже чем-то веселым и неформальным.

Виртуальные платформы для совещаний теперь предоставляют широкий спектр возможностей для разных аудиторий, но посетители и организаторы всегда должны учитывать свою аудиторию, прежде чем внедрять конкретный виртуальный фон. Некоторые примеры параметров виртуального фона:

• Размытая версия существующего реального фона
• Сплошной цвет
• Предварительно загруженные офисные среды
• Предварительно загруженные устройства для дома и улицы
• Любое изображение, которое вы загружаете

Как моя компания может работать эффективнее с помощью Webex?

С помощью Webex от Cisco ваша организация может воспользоваться всеми преимуществами и функциями ведущей платформы для совместной работы корпоративного уровня. Благодаря нашему комплексному решению для виртуальных собраний ваши команды смогут работать вместе из любой точки мира.

Организаторы и посетители смогут взаимодействовать друг с другом, как никогда раньше, создавая еще более продуктивную и совместную рабочую среду. Вы также можете предоставить потенциальным клиентам и клиентам новый канал для получения информации о продуктах и ​​услугах и позволить им напрямую взаимодействовать с вашими экспертами.

Благодаря постоянным инновациям и обновлениям Webex обеспечивает значительные постоянные улучшения и отличительные преимущества по сравнению с другими пакетами для совместной работы. Благодаря этому в октябре 2021 года компания Gartner в пятнадцатый раз признала Cisco лидером рынка решений для проведения совещаний (скачать полный отчет). В нем авторы заявляют:

«Учитывая высокие баллы Cisco по всем пяти вариантам использования, ее предложение Webex следует рассматривать как средним, так и крупнейшим многонациональным корпорациям для вариантов использования, описанных в этом отчете».

5 лучших приложений для виртуальных встреч в 2022 году

В разгар пандемии предприятия и частные лица по всему миру были вынуждены приспосабливаться к разрушительным реалиям глобального карантина. А поскольку социальное дистанцирование и удаленная работа стали новой нормой, популярность приложений для виртуальных встреч резко возросла.

По данным TrustRadius, в индустрии виртуальных встреч активность покупателей увеличилась на 500%, при этом 67% организаций увеличили свои инвестиции в программное обеспечение для веб-конференций.

Источник: TrustRadius

Прошло три года, а муки пандемии постепенно проходят. Но в сфере виртуальных встреч мало что изменилось. Фактически, отчет Gartner прогнозирует, что к 2024 году только 25% корпоративных совещаний будут проводиться физически.

Однако ваша способность получать наилучшие результаты от виртуальных совещаний и удаленного сотрудничества во многом зависит от качества программного обеспечения для виртуальных совещаний, которое вы используете.

В этом руководстве рассматриваются лучшие приложения для виртуальных совещаний, которые вы можете использовать для повышения эффективности совместной работы и проведения продуктивных совещаний с удаленными командами.

Почему качественное приложение для виртуальных собраний имеет решающее значение для вашей организации

Виртуальные собрания удобны, экономичны и продуктивны. И если вы полностью удаленный стартап, они просто необходимы. Однако без правильного инструмента ваши усилия с виртуальными встречами могут быть контрпродуктивными.

Давайте рассмотрим, почему качественное приложение для виртуальных собраний является обязательным.

Повышение вовлеченности сотрудников

Качественное приложение для виртуальных совещаний повышает вовлеченность сотрудников, обеспечивая высококачественную потоковую передачу видео и аудио, безотказный обмен файлами, суперинтерактивную интеграцию и настраиваемые возможности.

Это улучшает удержание сотрудников и снижает затраты на найм.

Более сильная корпоративная культура

Лучшие приложения для виртуальных собраний предлагают расширенные возможности для организаторов и участников. Позволяя своим пользователям общаться как можно более естественно, он помогает руководителям групп укреплять корпоративную культуру.

Это приводит к лучшим идеям, более эффективному сотрудничеству и росту.

На что обращать внимание в приложении для виртуальных собраний

Прежде чем выбрать какое-либо приложение для виртуальных собраний, необходимо убедиться, что оно соответствует критериям, описанным ниже.

Функции видео

Ваше приложение для виртуальных собраний должно обеспечивать высокое качество видео. Вы не хотите использовать приложение, которое постоянно останавливает кадры, потому что это ухудшает весь опыт для участников и делает виртуальные встречи более напряженными, чем продуктивными.

Звуковые функции

Звук — важнейший компонент приложений для виртуальных собраний. Выбранное вами приложение должно иметь функции, обеспечивающие неизменно чистый звук на протяжении всей виртуальной встречи. Это гарантирует, что каждый может поделиться своими мыслями и внести свой вклад в успех каждой сессии.

Функции чата

Окно чата в виртуальном приложении — удобная функция, особенно при встрече с несколькими участниками. Функция чата позволяет вам записывать свои мысли, пока кто-то еще говорит. Таким образом, спикер сможет увидеть и обсудить то, что вы имели в виду, и никто не будет нарушать ход встречи. Кроме того, если вы хотите поделиться ссылкой на внешний ресурс, окно чата — это одно из мест, где это можно сделать.

Функции виртуального офиса

Если вы управляете удаленной командой, это самый важный набор функций, на который следует обратить внимание в приложении для виртуальных собраний. Это связано с тем, что базовых функций видео, аудио и чата уже недостаточно, так как все больше сотрудников сообщают об усталости от встреч и потере социальных связей, что затрудняет их участие в долгосрочной перспективе.

‍Виртуальный офис выводит сотрудничество между удаленными командами на новый уровень, отражая опыт реального рабочего места. Ваше мобильное приложение должно предлагать такие функции, как выделенные настраиваемые столы для сотрудников, зоны для встреч, функции совместного использования ресурсов и многое другое. Таким образом, команда может чувствовать себя более присутствующей и связанной в течение рабочего дня.

5 лучших приложений для виртуальных совещаний, которые вам стоит попробовать приложения для виртуальных встреч в Интернете.

Давайте приступим.

Zoom Источник: Zoom

Zoom считается одним из самых популярных решений для виртуальных встреч для компаний за последнее десятилетие. Он наиболее известен надежной обработкой большого количества участников и бесплатным предоставлением основных функций, таких как совместное использование экрана, чат и локальная запись.

Платформа существует в виде загружаемого программного обеспечения для всех устройств, а также доступна через веб-браузер. Важно отметить, что Zoom предлагает только 40 минут виртуального собрания в своем бесплатном плане и три редактируемые доски с ограничением 25 МБ облачного хранилища в плане Pro.

В 2020 году, когда его использование резко возросло, Zoom столкнулся с несколькими нарушениями безопасности, поскольку злоумышленники постоянно прерывали виртуальные встречи, проводимые в приложении. Однако он устранил свои утечки, внедрив расширенные меры безопасности, такие как E2EE, для всех на платформе, включая бесплатных пользователей.

Teams Источник: Teams

Teams, принадлежащий Microsoft, зарекомендовал себя как фаворит среди компаний в сфере образования благодаря своим щедрым ценам и функциям.

Для организаций с удаленными сотрудниками Teams способствует совместной работе, предлагая надежные функции видеоконференций, аудиоконференций и виртуальных мероприятий. Одной из самых впечатляющих функций виртуальных встреч является «режим совместной работы», в котором используется искусственный интеллект для размещения участников в виртуальном общем пространстве, таком как конференц-зал, кафе или гостиная.

Teams предлагает до 60 минут виртуального собрания и 5 ГБ облачного хранилища в рамках бесплатного плана.

Google Meet Источник: Google Meet

Google Meet популярен благодаря своей простоте и обширным бесплатным функциям, которые позволяют командам проводить виртуальные встречи в течение длительного времени, делиться экранами, использовать 15 ГБ облачного хранилища и получать доступ к живым субтитрам. во время сеансов.

Его премиум-версия предлагает более продвинутые функции, такие как интеллектуальное шумоподавление, поднятие рук, комнаты отдыха и прямые трансляции на YouTube. Он также обеспечивает до 24 часов для групповых встреч с максимальным количеством участников 100.

Что касается безопасности и шифрования, Google Meet лидирует благодаря функциям защиты от злоупотреблений, шифрованию при передаче и хранении, панелям безопасности и многому другому.

Google Meet можно загрузить на мобильные устройства и использовать как веб-приложение на настольных компьютерах.

Around Источник: For Creators

Around — один из последних участников отрасли. Приложение поставляется с целью сделать видеозвонки менее обременительными и более продуктивными, позволяя сотрудникам выполнять свои повседневные задачи, одновременно подключаясь и сотрудничая с товарищами по команде по видеозвонку.

Это достигается путем обрезки участников в маленькие круги, плавающие на экране, что позволяет им выполнять свои задачи, не отвлекаясь на видеовызов. Его инструмент шумоподавления позволяет участникам сотрудничать в одном рабочем пространстве без эха.

Веб-версия Around имеет ограниченные возможности по сравнению с родными приложениями. Кроме того, его плавающий режим может стать контрпродуктивным, когда на экране плавает слишком много людей.

В настоящее время платформа находится в стадии бета-тестирования и доступна бесплатно. Тем не менее, команда подтверждает, что фактические цены будут опубликованы в этом году.

Самое интересное: Gather Источник: Gather

Gather отличается от традиционных приложений тем, что помогает удаленным командам общаться и сотрудничать на виртуальных собраниях и вне их.

Другие популярные платформы для виртуальных собраний предоставляют все основные функции, которые обычно помогают в работе. Но несколько исследований показали, что работники устали от затянутых, скучных видеозвонков и постоянных совещаний, из-за которых они чувствуют себя еще более утомленными и социально изолированными, чем когда-либо.

Gather решает эту проблему, предоставляя вашей команде виртуальное пространство для совместной работы. Это двухмерное виртуальное рабочее пространство заполнено объектами и структурами, имитирующими реальный офис.

По своей сути участники общаются и сотрудничают посредством видеозвонков. Тем не менее, платформа продвигает виртуальные встречи на шаг вперед, позволяя пользователям создавать и использовать анимированные аватары в офисе Gather. По сути, это создает ощущение связи и работы в одном пространстве с вашими товарищами по команде.

Gather достаточно гибок, чтобы подойти каждому, будь то команда из 50 или 500 человек. Так же, как и в реальных офисах, платформа позволяет аватарам (сотрудникам компании) общаться в отдельных комнатах, украшать свои рабочие места, проводить мозговые штурмы по доску, обмениваться файлами и даже играть в игры.

Это делает виртуальные встречи и совместную работу более увлекательными, чем когда-либо, позволяя руководителям создавать более эффективные культуры удаленных команд.

У Gather есть бесплатная версия для небольших групп (до 25 человек), предлагающая защищенный паролем доступ, настраиваемые карты и неограниченное количество интерактивных объектов.