Что такое делегирование полномочий: Делегирование полномочий: суть, цели, методы

Содержание

Делегирование полномочий: суть, цели, методы

Быть хорошим руководителем непросто: кажется, что надо быть лучшим в своём деле, отвечать за всё и сразу. Но едва ли не самое сложное — это умение делегировать полномочия сотрудникам. Поначалу может казаться, будто контроль над ситуацией потерян, результат не оправдывает ожидания и лучше всё сделать самому. Но на самом деле это не так.

Разбираемся, какие способы делегирования полномочий существуют и как избежать ошибок.

Понятие делегирования полномочий
Что и как можно делегировать
В чём преимущества делегирования для руководителя и подчинённых
Цели и задачи делегирования полномочий
Принципы и правила эффективного делегирования полномочий
Какие ошибки совершают при делегировании
Как научиться делегировать?

Понятие делегирования полномочий

Делегирование — это передача каких-либо задач или полномочий от руководителя к подчинённому.

От обычного распределения задач это отличается тем, что руководитель передаёт часть своих обязанностей, чтобы сфокусироваться на чём-то более сложном и важном. Например, задача: устроить тренинг для команды. Есть цели и бюджет. Руководитель выбирает, кто может с этим справиться, и поручает ему:

● найти тренера;

● заключить договор и провести оплату;

● выбрать время и забронировать помещение;

● рассказать коллегам и проследить, чтобы они пришли вовремя;

● по итогам провести опрос участников и предоставить в виде презентации.

В повседневной жизни этот навык тоже полезен. Например, если бытовые дела отнимают много времени и сил, можно поручить их кому-то ещё — няне, уборщице или личному ассистенту, — а освободившееся время посвятить семье или отдыху.

Материал по теме:

Всё фиксировать и не звонить по телефону: что ещё нужно знать о деловой коммуникации

Что и как можно делегировать

Вот как выглядит процедура делегирования полномочий:

Определить задачу или функцию, которую нужно передать.

Есть разные уровни и виды делегирования полномочий:

● мелкие поручения и рутина, на которую нет времени: например, бронирование билетов или заполнение Excel-таблицы;

● задачи, которые будут прямыми обязанностями сотрудника и позволят ему расти: например, сбор аналитики по рынку или организация мероприятий;

● узкоспециализированные задачи, для которых у руководителя недостаточно экспертных знаний: такие, как веб-аналитика или SMM от лица компании;

● представительские функции: когда руководитель передаёт свои функции одному или нескольким сотрудникам на время своего отсутствия.

Выбрать исполнителя.

Как понять, что человеку можно делегировать какую-то часть полномочий:

● он уже имел дело с подобными задачами;

● он напрямую заинтересован в задаче и болеет за результат;

● адекватно оценивает свои силы: если вы знаете, что задача займёт не меньше месяца, не стоит поручать её тому, кто готов сделать всё за неделю;

● задача настолько сложная или монотонная, что с ней справится только он (потому что самый въедливый, ответственный и аккуратный).

Если все три пункта вызывают сомнения, то лучше поручить задачу кому-то ещё или делегировать её нескольким сотрудникам.

Например, вы руководите отделом, который проводит тренинги внутри компании. Сначала вы делегировали сотрудникам какие-то локальные задачи — собрать аналитику или отзывы у тех, кто прошёл тренинг. А теперь решили доверить разработку тренинга целиком. Это большая и сложная задача, с которой справится не каждый. Но можно разбить её на несколько мелких этапов, установить сроки и каждую неделю обсуждать, как идёт процесс. Если нужно — привлекать к работе кого-то ещё.

Передать задачу.

Если сотрудник опытный и уже имел дело с такими задачами, можно обозначить её максимально кратко. Если нет — лучше составить подробное ТЗ, со сроками, промежуточными и финальными результатами, а потом убедиться, что исполнитель всё понял правильно.

Проконтролировать выполнение.

Это можно сделать при помощи регулярных встреч, на которых обсуждать, как идёт процесс, или только советоваться в спорных случаях.

Чтобы делегировать задачи и контролировать их, удобно пользоваться CRM или таск-менеджерами вроде Trello, Jira или Notion. Так сразу видно, кто насколько загружен, у кого проблемы со сроками, а кто, наоборот, свободен и может помочь. Если это небольшая команда, такой подход позволит легко распределять большие задачи: подключать сразу несколько человек к одной или разбивать на этапы и раздавать каждому свой.

Методы делегирования полномочий тоже могут быть разными:

● Сверху: когда в компании есть чёткие правила, кто и какие функции выполняет. Тогда руководителю остаётся лишь распределить входящие задачи между сотрудниками.

● Снизу: когда есть общие планы и цели — на год, квартал или месяц — а команда сама решает, кто и за какую часть работ будет отвечать. Руководитель может подключиться, если какая-то задача осталась без исполнителя или слишком сложная для одного.

На курсе по управлению командой для руководителя можно научиться основам делегирования полномочий и тому, как применять их в работе.

Управляйте командой без лишнего стресса

Научитесь делегировать задачи и контролировать их выполнение, не вмешиваясь в работу сотрудников.
Начните с бесплатной вводной части курса «Инструменты начинающего руководителя».

В чём преимущества делегирования для руководителя и подчинённых

● Руководитель может освободить себя от рутины и заняться тем, что действительно требует его внимания.

● Подчинённые легко могут заменить руководителя, если тот заболеет или уйдёт в отпуск. Не придётся останавливать все бизнес-процессы или контролировать их вручную.

● Когда все загружены равномерно, общий объём и качество выполненной работы растут. Согласно исследованию Gallup, компании из списка Inc. 500, руководители которых хорошо справляются с делегированием обязанностей, зарабатывают в среднем на 33% больше, чем конкуренты.

● Чем более сложные и интересные задачи вы поручаете сотрудникам, тем больше они мотивированы и тем быстрее растут внутри компании.

● Команда работает сплочённее и не зависит от одного-единственного человека.

Цели и задачи делегирования полномочий

● Сделать работу команды более эффективной, равномерно распределяя задачи в соответствии с компетенциями каждого.

● Приносить компании больше прибыли за счёт оптимизации ресурсов.

● Повышать мотивацию сотрудников, доверяя им сложные и интересные задачи.

● Выращивать новые таланты внутри компании.

● Разгрузить руководителя, не позволяя ему выгореть и переутомиться.

● Сделать так, чтобы каждый занимался своим делом, особенно если у него для этого больше знаний и навыков.

● Избежать текучки кадров из-за неэффективной организации процессов.

Принципы и правила эффективного делегирования полномочий

Порядок делегирования полномочий у каждого свой, равно как и типы задач, их сложность и объём.

Но есть и общие правила:

● распределять задачи так, чтобы исполнителям точно хватило ресурсов на их выполнение;

● чётко обозначать сроки и результаты работы, которые вы ожидаете;

● делегировать полномочия, постепенно увеличивая сложность и объём задач, чтобы сотруднику хватило опыта и компетенций;

● не перегружать одного сотрудника в ущерб остальным, даже если он успевает в три раза больше;

● не давить и не перегибать с контролем: если сотрудник «буксует», можно предложить помощь, но не критиковать и не отбирать задачу при первой же ошибке;

● слишком сложные и рутинные задачи лучше распределять между несколькими сотрудниками;

● обсуждать задачи на каждом этапе и прислушиваться, если подчинённые сообщают о проблемах в работе.

Какие ошибки совершают при делегировании

Делегирование полномочий руководителя не всегда идёт гладко. Тогда нужно разобраться в причинах. Вот самые распространённые из них:

● нереалистичные сроки и результаты;

● задача досталась сотруднику, у которого недостаточно опыта и навыков;

● недостаточно ресурсов;

● подчинённому делегировали функции, которые может выполнять только руководитель;

● слишком жёсткий контроль или критика;

● сотрудник не уяснил до конца суть задачи и её цели;

● руководитель неверно оценил загрузку исполнителя;

● руководитель делегировал задачу группе, не объяснив, кто и за что отвечает;

● новому сотруднику никто толком не объяснил, как устроены процессы в компании;

● исполнитель сообщал о проблемах, но к нему не прислушались;

● в тайминг не заложили время на доработку и исправление ошибок.

Как научиться делегировать?

Принцип делегирования полномочий в управлении: чем раньше, тем лучше. Когда человек становится руководителем, то, помимо своих основных задач — то есть того, в чём он эксперт, — он решает ещё и задачи управления, организуя работу своих сотрудников. Многие делают так: продолжают работать как раньше, 40 часов в неделю, а в дополнение ещё и руководят. Это прямой путь к хронической усталости и выгоранию.

Вот так делают многие начинающие руководители. И это ошибка.

А вот как правильно: вы работаете те же 40 часов, но экспертные и правленческие задачи распределены 50 на 50

При делегировании полномочий подчинённым важно постепенно ослаблять контроль, воспитывая в них самостоятельность. Нет никакой пользы от того, что руководитель передал задачи, если он продолжает следить за их выполнением и быть на связи 24/7, даже во время отпуска.
Потренироваться на бытовых задачах: например, нанять уборщицу и посмотреть, какую реакцию это вызовет. Кто-то с радостью скинет всю уборку и наведение порядка, не объяснив, чего ждёт на выходе. Кто-то, наоборот, будет переживать из-за каждой передвинутой чашки. А кто-то просто не сможет доверить чужому человеку свой дом. Примерно так же человек будет вести себя со своей командой, делегируя ей рабочие задачи.

Если руководитель испытывает тревогу, когда пытается делегировать, это повод разобраться, в чём причина, и обратиться за помощью. Если дело в непонимании механики процессов, то поможет наставник (ментор). Если причины глубже — неуверенность в себе или даже паника, — то психотерапевт.

СЕО, которые вырастили свою компанию с нуля, бывает очень сложно отдавать хотя бы часть функций, даже когда их ресурсы на пределе. Чтобы с этим справиться, можно нанять личного ассистента и передать ему мелкие и рутинные поручения. Более сложные задачи можно поручить тем, кто вызывает больше доверия: например, партнёру по бизнесу или коллеге, который был в компании с самого начала. Наконец, хороший способ немного разгрузить себя от рабочих задач — найти увлечение, которое требует регулярных занятий. Тогда придётся освободить хотя бы пару вечеров в неделю, а значит — найти того, кто будет выполнять рабочие задачи в это время.

Статью подготовили:

Читать далее:

Деньги не главное: чем ещё можно мотивировать сотрудников

Критическое мышление руководителя: почему мир не такой определенный, как кажется

Делегирование как инструмент руководителя: разбираемся в преимуществах и ошибках

Быть хорошим управленцем нелегко: кажется, что нужно доводить любые задачи до совершенства и отвечать за всё и сразу. По этой причине руководителям сложно делегировать полномочия своим сотрудникам, ведь контроль будет потерян, а результат вряд ли оправдает ожидания, — проще всё сделать самому. Но на самом деле это не так, подробнее разбираемся в статье.

Для начала предлагаем рассмотреть, что же такое делегирование

Делегирование — это передача части обязанностей или некоторых задач от руководителя к специалисту. От стандартного распределения работы этот процесс отличается тем, что управленец отдает часть своих полномочий, чтобы сосредоточиться на каком-то сложном и важном задании.

Например: необходимо организовать тренинг для сотрудников. Руководитель решает, кто сможет справиться с этим, и делегирует ему следующие задачи:

найти эксперта;
договориться о времени и забронировать переговорную;
пригласить коллег и проконтролировать, чтобы все пришли на тренинг;
после окончания обучения провести опрос сотрудников и предоставить результаты.

Давайте рассмотрим преимущества делегирования

Управленец может передать рутинные задачи и освободить больше времени для того, чему действительно стоит уделить внимание.
Команда сможет заменить руководителя во время отпуска или болезни. Не нужно будет останавливать рабочий процесс или проверять задачи в нерабочее время.
Когда весь отдел загружен одинаково, качество выполняемой работы улучшается.
Чем сложнее задачи поручают специалистам, тем быстрее они профессионально растут.

Когда сотрудника повышают до руководителя, то, кроме базовых профессиональных задач, ему необходимо еще и организовать работу своей команды. Часто неопытные управленцы делают так: продолжают выполнять старые задачи в том же режиме, а в дополнение еще начинают руководить. Это верный путь к усталости и выгоранию.

Какие еще ошибки обычно делают при делегировании в менеджменте:

ставят нереалистичные сроки или требования;
задачу передают специалисту, у которого мало опыта и недостаточно компетенций;
делегируют обязанности, которые может качественно выполнить только сам руководитель;
чрезмерный контроль каждого шага команды;
неправильно оценивают загрузку специалиста, из-за чего он не успевает выполнить новое поручение;
передают задачу команде, не объяснив, кто будет ответственным и за что отвечает;
не выделяют дополнительное время на доработку и исправление ошибок.

Если вы начинающий руководитель и у вас нет опыта в управлении командой, то рекомендуем посмотреть наш бесплатный онлайн-курс «Мотивация сотрудников». Вы узнаете самые необычные и эффективные методы, а также сможете оказаться в роли руководителя организации и попрактиковаться в использовании новых подходов.

Знакомство с делегированными полномочиями — Cygnetise

Что такое делегирование полномочий? Какие бывают виды делегированных полномочий? И каковы некоторые из лучших практик удаленного управления делегированными полномочиями? Найдите ответы на эти и другие вопросы в обсуждении ниже.

Что такое делегирование полномочий?

Делегирование полномочий просто означает возложение задач или обязанностей на другого человека и предоставление ему права выполнять эти задачи автономно.

В бизнесе делегирование полномочий относится к формальному организационному процессу, позволяющему сотрудникам, занимающим руководящие должности, передавать свои обязанности своим подчиненным и служащим более низкого уровня. Таким образом, основной целью делегирования полномочий является обеспечение бесперебойной и эффективной работы бизнеса.

Как правило, процесс включает в себя следующие 3 ключевых элемента:

Ответственность — Назначение задач или разделение обязанностей с отдельным лицом. Руководители делегируют обязанности своим подчиненным. Однако, несмотря на то, что ответственность разделена, ее нельзя полностью передать — менеджеры остаются ответственными за выполнение задачи и несут ответственность в случае неэффективности перед своими старшими.
Полномочия — Обязанности обычно связаны с определенным уровнем полномочий. Проще говоря, авторитет – это право принимать решения. Чтобы выполнять свои обязанности, сотрудники должны иметь надлежащий уровень полномочий, чтобы они могли работать независимо и эффективно. За исключением небольших компаний, директор совета директоров не может делать все это сам, и для обеспечения надлежащего управления вы хотели бы, чтобы каждый директор был уполномочен делать все.
Подотчетность — Как упоминалось ранее, ответственность не подлежит передаче, поэтому в случае невыполнения задачи ответственность остается за менеджерами. Таким образом, подотчетность включает в себя процесс обеспечения надлежащего распределения делегированных полномочий.

Подводя итог, можно сказать, что делегирование полномочий — это процесс делегирования обязанностей наряду с необходимым уровнем полномочий для выполнения этих обязанностей и обеспечения подотчетности. И каждый в организации действует в рамках своего уровня делегированных полномочий.

Типы делегированных полномочий

Определение и уровень делегированных полномочий различаются в разных типах организаций и отраслей. Ниже мы рассмотрим некоторые из наиболее распространенных.

Делегированные полномочия в банковской сфере или банковские мандаты

В банковской сфере вы можете разрешить другой стороне (в случае бизнеса, определенному персоналу) доступ к вашему банковскому счету. Делегированные полномочия позволяют устанавливать разные уровни доступа для каждого человека в зависимости от его роли и разрешений.

Обычно делегированные полномочия предоставляют следующие права:

просматривать выписки, балансы и транзакции,
осуществлять переводы и платежи или вносить изменения в будущие платежи,
создавать или вносить изменения в постоянные поручения и отменить прямое дебет и
подать заявку на бизнес-кредит, подать заявку и получить овердрафт и подать заявку на сберегательный счет.

Делегированные полномочия в сфере страхования

Согласно Руководству IUA по надлежащей практике делегирования полномочий, делегированные полномочия «относятся к соглашению, в соответствии с которым страховщик делегирует свои полномочия компании или товариществу для заключения договоров страхования от имени страховщика… как работает часть общего страхового рынка. Термин. «делегирование» часто используется фирмами, в которых используется аутсорсинг».

В случае с делегированными полномочиями по андеррайтингу они широко определяются как «гаранты». Страхователи играют важную роль в современной страховой отрасли, поскольку они помогают страховщикам расширять свою деятельность, выходить на новые рынки и регионы и, следовательно, приносить большую часть своего дохода от премий.

Что касается уровня полномочий, страхователь может иметь полные или ограниченные полномочия на страхование от имени страховщика, которые известны как обязательные полномочия. Держатель покрытия также может урегулировать претензии, это называется органом по претензиям.

Делегированные полномочия в трастах

Попечители неправительственных, академических и благотворительных организаций несут юридическую ответственность за управление и управление своей организацией. Однако попечители не всегда могут принимать все решения, поэтому они часто делегируют свои полномочия подкомитетам, отдельным попечителям или сотрудникам организации.

Даже в случае делегированных полномочий окончательная ответственность за осуществление этих полномочий остается за советом попечителей. Таким образом, для попечителей важно внимательно следить за любыми делегациями и иметь надлежащий процесс отчетности с эффективной системой контроля и управления.

Как Cygnetise может помочь вам улучшить управление вашими делегированными полномочиями

Cygnetise предлагает цифровое решение в качестве альтернативы бумажному управлению и распространению списков подписей уполномоченных лиц (ASL). Он позволяет вам управлять всеми вашими данными об уполномоченных подписавших и делегированных полномочиях безопасным, экономичным и устойчивым способом из любой точки мира.

Если у вас нет четкого представления о том, кто является вашими уполномоченными лицами / делегированными полномочиями и кто имеет доступ к вашим данным о подписях, ваши списки подписавшихся могут быть неверными, устаревшими или попасть в чужие руки и, таким образом, подвергнуть вас риску повышенный риск нарушения безопасности и мошенничества.

Благодаря Cygnetise летающие бумажные страницы с конфиденциальными данными подписи и трудоемкие ручные процессы уйдут в прошлое. Операционная устойчивость, повышенная эффективность и вклад в достижение целей ESG могут стать новой нормой.

Хотите узнать больше о Cygnetise? Запросите бесплатную демоверсию ниже, и один из наших сотрудников сразу же свяжется с вами!

Источники:

https://www.charitylegalupdate.co.uk/2016/12/how-much-responsibility-can-charity-trustees-delegate.html

https://www.fmdprostarter.org/ делегирование полномочий/

Elements of Delegation of Authority

Стивен Помфрет 25 марта 2021 г.

0 лайков

Делегирование полномочий

Министерство здравоохранения и социальных служб США Национальные институты здравоохранения

Делегирование полномочий — Программа делегирования полномочий предоставляет помощь и рекомендации по политике функциональным руководителям и руководителям программ NIH в исследованиях, разработке, обзоре и выпуске всех новых и пересмотренных делегаций полномочий NIH.

Главная > Отдел управления соответствием (DCM) > Делегирование полномочий

Программа делегирования полномочий NIH управляет официальным делегированием полномочий (DoA) от директора NIH и других высокопоставленных должностных лиц NIH. Эти делегирования поддерживаются сотрудником делегаций NIH в Отделе управления соблюдением требований (DCM).

Система предоставляет персоналу NIH возможность просматривать DoA NIH. Кроме того, институты и центры (IC) сохраняют свои соответствующие переделегированные полномочия в системе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое делегирование полномочий?

Официальное наделение юридическими полномочиями принимать решения и совершать действия
Документальное оформление ответственности за принятие решений и расходование средств
Управление повседневными операциями (персонал, имущество, командировки, обучение и т.