Негосударственное общеобразовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа

Что значит делегировать работу: Как делегировать работу и обязанности подчиненным

Содержание

Как делегировать работу и обязанности подчиненным

Аудиоверсия этой статьи

Поток уведомлений электронной почты и в рабочих чатах изощренно доводят если не до самоубийства, то до нервного истощения. Если мелкие или рутинные дела стали мешать работе над глобальными и стратегически важными, пора вспомнить о делегировании. Рассказываем, какие задачи можно перепоручить

Содержание

Что такое делегирование
Чем полезно делегирование
Когда делегирование необходимо
Когда нельзя делегировать
Какие типы задач стоит перепоручить

Мегаплан

Мегаплан — облачная система управления бизнесом.

Сервис

Собираетесь открыть бизнес? Зарегистрируйте его удаленно и бесплатно

Подать заявку

За внимание и время руководителей ежедневно борются десятки людей и обстоятельств. И различные технические устройства регулярно об этом напоминают. «Давай, ответь — и отправитель этого сообщения будет немедленно удовлетворен, а ты получишь награду в виде выброса дофамина. Не отвлекайся: тебе нужно закончить этот отчет сегодня» — подобный внутренний монолог тоже отнимает драгоценные минуты и силы и существенно снижает продуктивность.

Казалось бы, решение лежит на поверхности. Надо поручить подчиненным сортировку писем, общение с некоторыми клиентами, решение различных организационных вопросов. Однако не все так просто.

Что такое делегирование

Многие руководители хоть и понимают важность делегирования задач, но часто не идут на это из-за собственных страхов. «Что, если команда не успеет выполнить работу к сроку? Похоже, мне быстрее сделать самому, чем поручить и проследить. Вдруг за этот проект никто не захочет браться? Кажется, на этого человека нельзя положиться…» — терзаемый подобными мыслями начальник стремится взять на себя больше дел ради собственного спокойствия. И неизменно получает обратный результат.

📌 Совет
Подробнее о делегировании вы можете узнать из нашего видео.

Чем полезно делегирование

Если делегировать правильно, от этого выигрывают как руководитель, так и подчиненные. Для начальника передать часть задач команде — значит, освободить время для более важных дел. Руководитель может отвечать за стратегию развития команды и целой компании, взаимодействие с партнерами, поиск финансирования. От того, насколько успешна его работа, зависят стабильность и рост бизнеса.

Что касается сотрудников, то им полезно решать новые задачи по ряду причин:

  1. Появляется возможность получить дополнительные знания и навыки, обогатить опыт.

  2. Сотрудники понимают, что руководитель им доверяет, ценят это и работают лучше.

  3. Чувствуют значимость от того, что у них появляются не только новые обязанности и функции, но и полномочия.

  4. Занимаясь нестандартной работой, раскрываются с неожиданной стороны.

Когда делегирование необходимо

Главная задача руководителя — управлять процессами в команде, в компании. Для этого ему необязательно знать обо всех тонкостях, какие связаны с деятельностью предприятия и отдельных его сотрудников. Делегировать точно нужно те задачи, для решения которых нужны специальные знания и навыки и которым руководитель не обладает.

Без делегирования не обойтись и в том случае, если у руководителя накопилось критически много простых дел.

Похожая ситуация — рост числа типовых задач. Обычно проще один раз научить кого-то из подчиненных решать такие задачи, помочь справиться с некоторой их частью. Тогда, делегируя это направление, не придется волноваться.

Делегировать стоит и в ситуации, когда управление процессом может быть работой подчиненного, а руководителю достаточно получить и проанализировать результат.

Статьи

Практическое руководство «Как начать делегировать»

Бизнес-процессы

Когда нельзя делегировать

Передавать подчиненным любые дела не стоит. Определить, какие из них нельзя делегировать, помогут следующие признаки:

  • работа над задачей связана с конфиденциальной информацией, и, делегируя ее, руководитель нарушает договоренности, этику или даже закон;

  • в команде нет квалифицированных специалистов, а обучить нужным навыкам быстро нельзя — в такой ситуации стоит задуматься о том, чтобы перепоручить задачи внешним профильным специалистам; 

  • подчиненные перегружены текущими задачами — возможно, это сигнал, что компании нужен еще один сотрудник;

  • ответственность за результат ляжет на плечи исполнителя, а цена ошибки слишком высока.

Какие типы задач стоит перепоручить

Если руководитель уже понимает, что без делегирования ряда дел эффективно выполнять свою работу у него не получается, ему стоит провести ревизию задач и определить, какие из них можно перепоручить. Все эти задачи относятся к одному из шести типов.

Незначительные

Есть задачи, которые кажутся несущественными. И в этом их коварство. Они всегда не важные и не срочные, а их выполнение занимает несколько минут. Правда, когда подобных задач много, эти минуты выливаются в часы. Кроме того, незначительные задачи всегда отвлекают вас от более масштабных дел. Например, недолго зарегистрироваться для участия в мероприятии или внести пометку о нем в календарь, забронировать номер в отеле или билеты на самолет, но в сумме на эти дела вы потратите действительно много ценного времени.

Рутинные

Очень простые задачи точно не должны выполняться руководителем, их спокойно можно перепоручить. Например, не стоит самостоятельно заполнять объемные таблицы или добавлять новые данные в вашу презентацию.

Съедающие время

Задачи, которые могут быть важными, но очень затратными по времени. Присмотритесь — как правило, такие задачи не требуют участия руководителя до определенного этапа. На 80% они могут быть выполнены командой, после чего начальнику стоит вмешаться, чтобы проконтролировать работу, оценить результаты или направить деятельность подчиненных в нужное русло.

Такие, выполнять которые можно научить

Они бывают действительно сложными, иногда включают в себя несколько простых. Но это не означает, что подобные задачи нельзя поручить команде, сохранив за собой право контролировать исполнение и оценивать результаты. Например, можно научить одного из сотрудников готовить черновики презентаций для ваших деловых встреч. А другому поручить вносить в эти черновики актуальные данные.

Те, что вне компетенций руководителя

Есть задачи, с выполнением которых специалисты точно справятся быстрее и лучше. Поэтому не стоит пытаться прыгнуть выше головы, тратя силы и время впустую. Например, вы с трудом делаете дизайн слайдов для презентаций. В такой ситуации проще всего нанять дизайнера, и тогда со своими презентациями вам будет не стыдно выступать на любых встречах.

Срочные

Некоторые задачи должны быть выполнены в строго определенное время, но при этом они могут конкурировать за ваше внимание с делами, более важными с точки зрения перспективы. Например, вы целый день проводите на деловых встречах, а именно сегодня вам нужно связаться с авиакомпанией и поменять место в самолете.

Статья

Зачем вам личный ассистент и где его найти

Читать

Один из ключевых критериев, по которому можно решить, стоит делегировать задачу или нет, — необходимость вашего участия. Если что-то можете сделать только вы, значит, варианта доверить это нет.

Вместо вывода

Чтобы улучшить собственный навык делегирования, попробуйте в течение двух недель любым удобным для себя способом отмечать задачи, которые подпадают под описания, приведенные в шести пунктах выше. Даже если вы еще не разобрались, кому или как делегировать, сосредоточьтесь на том, что вы можете перепоручить. И увидите, как этот первый шаг позволит вам принять все нужные решения.

Помните, все страхи, которые заставляют вас отказываться от делегирования задач, — миф, активно поддерживаемый вашим внутренним перфекционистом. При желании вы всегда найдете, что и кому перепоручить. Конечно, наем помощников отразится на бюджете. Но если все сделать правильно, очень скоро вы заметите, что в состоянии хорошо платить команде, на которую можно положиться.

📌 Совет
Если у компании нет средств, чтобы платить подрядчикам, но есть уверенность, что их услуги помогут серьезно поднять выручку, деньги можно взять в банке.

Кредиты от Сбербанка

Получите кредит для бизнеса на любые цели — с возможностью подать заявку онлайн

Подать заявку на кредит онлайн

Как делегировать правильно? — Карьера на vc.ru

Что такое делегирование и зачем оно нужно? Как нужно делегировать, чтобы добиться большей эффективности работы компании? Об этом вы узнаете в нашей статье.

8625 просмотров

Что такое делегирование?

Делегирование от лат. delegare, “передача”, “перекладывание” — это передача руководителем части своих функций подчиненным для достижения конкретных целей.

Хороший руководитель должен быть хорошим организатором: грамотно распределять обязанности между сотрудниками, чтобы и они выполняли работу качественно и в срок, и чтобы сам руководитель успевал решать свои задачи. Если распределение обязанностей не помогло и на решение всех вопросов не хватает времени — руководитель не умеет правильно делегировать. Правильное использование времени и профессиональных навыков сотрудников способно творить чудеса: компании достигают высоких результатов, что приводит к росту доходов.

Делегирование — обычная практика как в крупных, так и в небольших компаниях. Например, начинающие предприниматели всем занимаются самостоятельно и спустя некоторое время сталкиваются с тем, что задач становится больше, времени меньше и, как результат, эффективность компании падает. Предприниматели начинают нанимать сотрудников и передавать им обязанности. Благодаря этому у них появляется больше времени на решение других важных вопросов.

Какие задачи решает делегирование?

  • освобождает время руководителя для решения более глобальных задач
  • повышает эффективность сотрудников
  • мотивирует сотрудников
  • раскрывает способности сотрудников

Главные ошибки делегирования

  • отсутствие делегирования
  • делегирование не напрямую, а через другого сотрудника
  • делегирование не тех задач (нельзя передавать функции руководителя, срочные и слишком сложные задачи)
  • неправильный выбор исполнителя
  • поспешная передача обязанности (сначала руководитель должен разобраться в ней самостоятельно)
  • постановка задачи с опозданием (если сдавать план через час делегировать не имеет смысла)
  • отсутствие цели делегирования
  • делегирования без конкретных сроков

Составляющие процесса делегирования

  • определение функций, которые будут переданы сотрудникам (нужно выписать все свои задачи и отметить, какие являются рутинными, а какие требуют особого внимания в связи с их важностью)
  • выбор исполнителя (сотрудник должен быть готов к выполнению более важных задач, он должен обладать подходящими навыками и лидерскими качествами.
    Также нужно учитывать степень занятости сотрудника выполнением собственных функций. Если его перегрузить, то пострадает качество выполненной работы)
  • передача задачи (для того, чтобы замотивировать сотрудника и не вызвать у него негатив, нужно пригласить его к себе для обстоятельного разговора. Грамотное составленное тз со сроками, задачами, контрольными точками исполнения; разъяснение всех деталей; предложение помочь — помогут свести к минимуму непонимание и увеличат шанс на выполнение задачи качественно и в срок)
  • контроль выполнения задач (ответственность за исполнение делегированных задач лежит на руководителе. Поэтому ему нужно постоянно следить за тем, как с ней справляется сотрудник. При этом важно соблюдать баланс в контроле: слишком частая отчетность может привести к нервному срыву сотрудника, а редкая — к потере контроля и получении на выходе некачественного результата)

Принципы эффективного делегирования от Брайана Трейси:

Принцип №1

Сопоставляйте сложность работы с навыками, способностями и уровнем мотивации человека, которому вы намерены ее поручить.

Принцип №2

Делегируйте постепенно, развивая в сотруднике достаточную степень уверенности в себе.

Принцип №3

Делегируйте всю задачу целиком, чтобы сотрудник ощущал 100% ответственность за порученное дело — от начала до конца. Ответственность пробуждает уверенность, компетентность и самоуважение.

Принцип №4

Помогите сотрудникам понять, каких результатов вы от них ожидаете, время от времени напоминайте им, ради чего они работают.

Принцип №5

Делегируйте полномочия, подключая подчиненных к обсуждениям. Между обсуждением и заинтересованностью в выполнении работы существует прямая зависимость.

Принцип №6

Делегируйте задачи соразмерно уровню ответственности. При масштабной задаче расскажите сотрудникам, к кому в случае необходимости они могут обратиться за помощью. Ответственные также должны понимать, какими бюджетами и ресурсами они располагают.

Принцип №7

Делегировав задачу, оставьте исполнителя в покое. Не пытайтесь забрать у него ответственность.

Как эффективно делегировать полномочия и быть успешным лидером

Научиться эффективно делегировать полномочия — это ключ к эффективному использованию себя и увеличению вашей ценности для компании. Делегирование позволяет вам перейти от того, что вы можете делать лично, к тому, чем вы можете управлять.

Что означает делегат?

Глагол «делегировать» означает возложить ответственность за выполнение чего-либо, например задачи или проекта, на другого человека. Делегирование общих трудоемких задач сотрудникам более низкого уровня или подрядчикам — обычная практика среди эффективных предпринимателей, владельцев бизнеса и менеджеров, поскольку это позволяет им сосредоточиться на более важных задачах, требующих их полного внимания.

Почему важно делегировать задачи?

Делегирование полномочий — один из самых важных и эффективных управленческих навыков. Без способности эффективно делегировать полномочия вы не сможете продвинуться в управлении на более высокие ответственные должности.

Развивайте свои управленческие навыки

Научиться делегировать полномочия означает не только максимизировать собственную производительность и ценность; это также о максимальной производительности вашего персонала. Ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций компании в людей.

Средний человек сегодня работает на 50 процентов своей мощности. Обладая навыками эффективного управления и делегирования полномочий, вы можете использовать этот неиспользованный 50-процентный потенциал для повышения производительности вашего персонала.

Бесплатный отчет: раскрываем свои таланты!

Ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы развивать людей. Делегирование — это средство, с помощью которого вы выявляете самое лучшее в людях, которые у вас есть.

Первый шаг в обучении делегированию полномочий — тщательно продумать работу. Решите, что именно нужно сделать. Какой результат вы хотите?

Второй шаг делегирования — установление стандартов производительности. Как вы будете измерять, чтобы определить, была ли работа выполнена должным образом или нет?

Третий шаг — определить график и крайний срок выполнения работы .

Эффективное управление за счет зрелости, соответствующей задаче

Зрелость ваших сотрудников в отношении задачи — как долго они работают и насколько они компетентны — определяет ваш метод делегирования.

Низкая зрелость в отношении задачи означает, что они новички и неопытны в работе. В этом случае используйте директивный стиль делегирования. Скажите людям, что именно вы хотите, чтобы они сделали.

Средняя зрелость в отношении задачи означает, что персонал имеет опыт работы; Они знают, что делают. В этом случае используйте эффективный метод делегирования управления по целям . Расскажите людям о конечном результате, которого вы хотите, а затем уйдите с их пути и позвольте им сделать это.

Высокий уровень зрелости, связанный с задачей, — это когда сотрудник полностью опытен и компетентен. Ваш метод делегирования в этом случае — простое, легкое взаимодействие.

Как делегировать нужные задачи нужным людям

Для эффективного управления и делегирования необходимо соблюдать семь условий:

1. Выберите нужного человека . Выбор не того человека для ключевой задачи — основная причина неудачи.

2. Соотнесите требования работы со способностями человека. Убедитесь, что человек, которому вы делегируете задачу, способен ее выполнить.

3. Эффективно делегируйте полномочия нужному человеку. Это освобождает вас для более важных дел. Чем большему количеству ваших основных задач вы можете научить и делегировать других, тем больше времени у вас будет на то, что можете сделать только вы.

4. Делегируйте небольшие задачи новым сотрудникам, чтобы повысить их уверенность и компетентность.

5. Делегируйте всю работу. Стопроцентная ответственность за задачу — главный мотиватор производительности. Чем чаще вы возлагаете обязанности на нужных людей, тем более компетентными они становятся.

6. Делегируйте четкие результаты. Сделайте их измеримыми. Если вы не можете это измерить, вы не можете этим управлять. Объясните, что должно быть сделано, как, по вашему мнению, это должно быть сделано, и причины для выполнения этой работы в первую очередь.

7. Делегат с участием и обсуждением. Задавайте вопросы и будьте открыты для предложений. Существует прямая связь между тем, сколько людей приглашают поговорить о работе, и тем, насколько они ее понимают, принимают и проявляют к ней приверженность. Вы должны делегировать полномочия таким образом, чтобы люди уходили с чувством: «Это моя работа; Я владею им».

Делегировать полномочия по ресурсам, которые потребуются персоналу для выполнения обязанностей. Четко определите время, которое у них есть, деньги, которые они могут потратить, и людей, к которым они могут обратиться за помощью в выполнении работы.

Практика управления по исключению при делегировании полномочий. Установите четкие цели, стандарты и сроки для делегированной задачи. Работа без дедлайна — это просто обсуждение. Затем скажите людям, чтобы они возвращались к вам, только если у них есть проблема. Если они идут по графику и в рамках бюджета, им не нужно отчитываться. Вы можете предположить, что у них есть работа под контролем.

Ключом к развитию ваших сотрудников является умение делегировать полномочия и развивать свои навыки эффективного лидерства. Когда вы научитесь эффективно делегировать полномочия нескольким сотрудникам, вскоре у вас будет больше людей, которым можно делегировать полномочия, а также более широкие обязанности в результате вашего делегирования и эффективных управленческих навыков.

Все менеджеры с выдающимися управленческими навыками являются отличными делегатами. Способность делегировать полномочия — одно из главных лидерских качеств великих лидеров. В духе старой школы люди обычно говорили: «Если вы хотите, чтобы работа была сделана хорошо, вы должны сделать ее сами» 9. 0003

Однако с точки зрения новой школы правильным утверждением будет »Если вы хотите, чтобы работа выполнялась правильно, вы должны научиться делегировать ее должным образом, чтобы ее можно было выполнять в соответствии с надлежащими стандартами»   @ BrianTracy Tweet This

Спасибо, что прочитали этот пост о том, как делегировать правильные задачи нужным людям. Если у вас есть какие-либо другие советы о том, как развить эффективные управленческие навыки, чтобы привести вашу команду к успеху, пожалуйста, не стесняйтесь комментировать и делиться ими ниже!

Если вы хотите узнать, как эффективно привести свой бизнес и команду к успеху, нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить мою бесплатную анкету лидерства. Откройте для себя свои сильные стороны и узнайте, как использовать их, чтобы повысить успех своей команды.

6 шагов к эффективному делегированию полномочий

Чтобы достичь всего, на что вы способны, и иметь возможность сосредоточиться на тех немногих задачах, которые могут внести наибольший вклад в вашу жизнь и работу, вы должны научиться делегировать полномочия. Будь вы начальником или сотрудником, это универсальный ключ к успеху .  Вы должны постоянно искать способы аутсорсинга, делегирования и привлечения других людей к выполнению задач, за которые вам платят меньше, чем вы хотите.

Существует несколько способов повысить эффективность делегирования полномочий и аутсорсинга или найма других людей для выполнения части вашей работы, чтобы вы могли выполнять ту часть своей работы, которая приносит наибольшую оплату.

Когда следует делегировать задачи?

Для того чтобы делегированные задачи были эффективными, сначала следует рассмотреть следующие вопросы:

1. Вместо тебя?

Задайте вопрос: «Кто может выполнять эту работу вместо вас?» Помните, что вы должны делегировать все возможное, чтобы иметь достаточно времени для выполнения тех немногих дел, которые наиболее важны.

2. Лучше, чем ты?

Вы должны спросить: «Кто может сделать эту работу лучше меня?» Одной из характеристик эффективных менеджеров и успешных лидеров является то, что они умеют находить людей, превосходящих их в решении конкретных задач. Вы должны постоянно искать людей, которые могут выполнять определенные части вашей работы лучше, чем вы.

3. По более низкой цене?

Оцените работу и спросите: «Кто может выполнить эту работу по более низкой цене, чем я?» Многие компании и частные лица обнаруживают, что они могут передать основные части своих операций компаниям, которые специализируются в этой области. Компании, специализирующиеся на определенной функции, обычно могут выполнять эту работу дешевле и быстрее, чем компании, выполняющие эту работу в рамках других видов своей деятельности.

4. Можно ли его устранить?

Спросите себя и других: «Можно ли полностью исключить эту деятельность?» Что произойдет, если работа не будет выполнена вообще? Многие из рутинных задач и действий в компании или бизнесе могут быть легко устранены без потери производительности и значительного увеличения неэффективности.

Удивительно, как много дел происходит в бизнесе и в личной жизни, которые можно было бы довольно легко полностью прекратить без каких-либо потерь или неудобств для кого-либо. Искоренение этих возможностей для повышения эффективности может значительно увеличить продажи  и прибыльность организации или отдела.

Следуйте этим шести шагам, чтобы эффективно делегировать задачи

Чтобы эффективно делегировать полномочия в своей работе с другими, вы можете предпринять шесть шагов. Если вы пренебрегаете любым из этих шагов, вы рискуете недопониманием, недопониманием, деморализацией и плохой работой.

1. Сопоставьте человека с работой

Сопоставьте человека с работой. Одна из самых больших трат времени в мире работы — это делегирование задачи не тому человеку. Часто задача делегируется человеку, который не может выполнить ее должным образом или выполнить ее в срок.

Единственным точным предсказателем будущих результатов являются прошлые результаты. Правило состоит в том, что вы никогда не делегируете важную задачу человеку, который не выполнял ее удовлетворительно в прошлом. Несправедливо ожидать, что человек, который раньше не выполнял работу, будет выполнять ее на достаточном уровне качества, когда ему дается работа впервые.

2. Согласуйте, что нужно сделать

После того, как вы выбрали подходящего человека для работы, найдите время, чтобы обсудить работу с этим человеком и договориться о том, что должно быть сделано. Чем больше времени вы потратите на обсуждение и согласование конечного результата или цели, а также на достижение абсолютной ясности, тем быстрее будет выполнена работа, как только человек приступит к ней.

3. Объясните, как должна выполняться работа

Объясните человеку предпочитаемый вами подход или метод работы. Объясните, как вы хотели бы видеть работу, и как вы или кто-то еще успешно справлялся с ней в прошлом.

4. Попросите его повторить

Попросите человека передать вам ваши инструкции своими словами. Попросите его или ее объяснить вам то, что вы только что объяснили и согласовали. Только так вы можете быть уверены, что другой человек действительно понимает работу или поручение, которое ему было поручено выполнить.

5. Установите крайний срок

Установите крайний срок и график выполнения задачи. В то же время организуйте регулярную отчетность и периодическую проверку. Приглашайте отзывы и вопросы, если есть какие-либо задержки или проблемы.

6. Управление по исключениям

По возможности управление по исключениям. Управление по исключениям — это мощный инструмент тайм-менеджмента, который можно использовать для более эффективной работы с другими людьми.

Если работа выполняется по плану и по расписанию, управление в порядке исключения означает, что человек не должен отчитываться перед вами. Если вы не получите от него известий, то можете считать, что все идет хорошо. Сотрудник должен сообщить вам только тогда, когда возникает исключение и возникает проблема с выполнением работы вовремя и с согласованным уровнем качества.

 


Цитата, которой можно поделиться

« Предыдущая запись
Тайм-менеджмент и организационные навыки для повышения производительности Следующая запись »
Навыки решения проблем для успеха в бизнесе

О Брайане Трейси — Сегодня Брайан признан лучшим в мире авторитетом в области обучения продажам и личного успеха. Он является автором более 60 книг и подготовил более 500 аудио- и видеопрограмм обучения по продажам, менеджменту, успеху в бизнесе и личному развитию, включая мировой бестселлер «Психология достижений». Цель Брайана — помочь вам достичь личных и деловых целей быстрее и проще, чем вы могли себе представить. Вы можете следить за ним в Twitter, Facebook, Pinterest, Linkedin и Youtube.

10 советов для менеджеров [2023] • Asana

Резюме

Делегирование — это когда вы передаете работу другим членам команды, потому что она больше соответствует их рабочим процессам и приоритетам. Если вы только начинаете управлять командой или проектом, делегирование работы может быть пугающим. Ничего страшного, если вы точно не знаете, что и как делегировать. В этой статье мы расскажем, когда следует делегировать полномочия, и дадим 10 советов, которые помогут вам эффективно делегировать работу.

Иногда самое ценное, что вы можете сделать как менеджер, — это делегировать работу. Делегирование работы не только дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на важных задачах, но и дает членам вашей команды возможность участвовать в интересных проектах.

Но знание того, что и как делегировать, может быть пугающим для новых менеджеров. Делегирование — это лидерский навык, который вы можете развить со временем. В этой статье мы дадим вам 10 советов, которые помогут вам стать лучшим делегатом.

Что такое делегирование?

Делегирование — это акт перенаправления задач и инициатив другим членам команды. Вы можете делегировать работу, чтобы распределить ответственность более равномерно или потому, что задача или инициатива больше соответствуют приоритетам, навыкам или интересам другого члена команды.

Зная, когда и как делегировать полномочия, вы станете лучшим менеджером. Делегирование не только помогает вам выполнять важную работу, но и дает членам команды возможность участвовать в интересных проектах. Эффективное делегирование развивает командные навыки и позволяет членам команды развивать новые сильные стороны.

Создание шаблона матрицы приоритетов

Почему делегирование важно?

Делегирование работы важно по двум основным причинам: максимизация личной продуктивности и демонстрация вашей команде того, что вы доверяете им важную работу. Целое сильнее, чем индивидуальность — с эффективным делегированием вы можете сделать больше вместе, как команда, чем в одиночку.

Успешное делегирование также помогает предотвратить выгорание и переутомление. Это не ваша работа, чтобы сделать всю работу. Вместо этого, как менеджер, вы должны видеть общую картину, чтобы делегировать правильные задачи нужным людям. Развитие ваших навыков делегирования — это понимание желаемых результатов данной инициативы и распределение работы между различными членами вашей команды на основе их различных наборов навыков.

Знание того, когда делегировать ответственность другим членам команды, — отличный способ стать более эффективным лидером. Этот важный управленческий навык предлагает ключевые возможности развития для членов вашей команды. В зависимости от типа задач, которые вы делегируете, делегирование может помочь вам создать новые наборы командных навыков и отслеживать прогресс в плане профессионального развития.

Читайте: Лидерство и менеджмент: в чем разница?

Что мешает людям делегировать задачи 

Может быть сложно понять, что делегировать, особенно если вы впервые руководите. Некоторым людям трудно делегировать полномочия, потому что они:

  • Беспокоятся о том, что на объяснение того, как выполнять работу, уйдет больше времени, чем на то, чтобы сделать ее самому

  • Не понимают приоритет работы самим работать над интересными проектами

  • Чувство вины из-за того, что поручает больше работы другим людям

  • Не уверен, кто еще может сделать эту работу

  • Хотите чувствовать себя важным для своей команды

  • 4

    Это не просто один простой сценарий, когда вы должны делегировать работу.

    Но в целом задайте себе несколько вопросов, чтобы определить, выгодно ли делегировать эту работу.

    Вопросы, которые следует задать перед делегированием задач:

    • Соответствует ли эта работа приоритетам другого члена команды?

    • Есть ли кто-то еще, у кого есть информация и контекст для выполнения этой работы?

    • Является ли эта работа возможностью для кого-то еще расти и развивать свои навыки?

    • Будет ли эта работа повторяться в будущем?

    • Есть ли у меня время, чтобы эффективно делегировать эту работу, включая обучение другого человека, ответы на его вопросы и проверку его работы?

    • Должен ли я лично поработать над этим (потому что это важно или важно для бизнеса)?

    • Повлияет ли неудача на успех проекта?

    • Есть ли у нас время переделать работу в случае необходимости?

    Вам не нужно отвечать «да» на все эти вопросы, чтобы делегировать работу. Но задав себе эти вопросы перед тем, как делегировать работу, вы сможете определить, какую работу лучше всего делегировать.

    10 советов по делегированию полномочий

    Научившись делегировать работу, вы станете лучшим менеджером и позволите членам вашей команды участвовать в увлекательных проектах. Попробуйте эти 10 советов, чтобы начать процесс делегирования:

    1. Определите работу, которую нужно делегировать

    Не все можно делегировать. Некоторая работа является стратегической или критической для бизнеса и требует вашего личного внимания. Прежде чем приступить к делегированию работы, оцените важность работы и последствия ее делегирования.

    Это не значит, что нельзя делегировать важные задачи. Если в команде есть другой член команды, обладающий контекстом, опытом или навыками для эффективного выполнения этой работы, делегирование может быть хорошим вариантом. Но имейте в виду, что достижение хорошего конечного результата по-прежнему является вашей ответственностью.

    Хорошая работа для делегирования включает в себя:

    • Работа, которая будет повторяться в будущем: Если у вас есть повторяющаяся задача, часто стоит делегировать ее кому-то другому, у кого есть время и энергия, чтобы сделать работу хорошо.

    • Работа, которая соответствует интересам члена команды: Если член команды выразил заинтересованность в развитии нового навыка или оттачивании существующего, посмотрите, есть ли какая-либо работа, которую вы можете делегировать ему, чтобы помочь ему развить эти навыки.

    • Работа, связанная с целями члена команды: Один из лучших способов делегирования — поручить работу, которая связана с профессиональными целями члена команды.

    2. Учитесь отпускать

    Начинающим руководителям и руководителям делегировать полномочия может быть сложно, потому что вы отдаете важную работу в чужие руки. Вероятно, вы чувствуете связь со своей работой и ответственность за то, чтобы она была выполнена хорошо.

    Умение делегировать полномочия является важным навыком, но вы также не должны чувствовать себя некомфортно каждый раз, когда делегируете полномочия. Поэтому вместо этого потренируйтесь сначала передавать небольшие виды работы, прежде чем переходить к более крупным проектам. Будьте терпеливы — как с собой, так и с членами вашей команды. Потребуется время, чтобы развить ваши навыки делегирования. Точно так же членам команды может потребоваться больше времени, чтобы выполнить эту работу, чем вам. Но, делегируя работу, вы даете членам команды возможность со временем развивать свои навыки, а также снимаете с себя еще одну задачу.

    3. Уточните приоритеты

    Понимание приоритетности и сложности задач облегчает делегирование. Если что-то имеет высокий приоритет, это должно быть сделано в ближайшее время — либо вами, либо кем-то другим. В зависимости от типа работы вы можете принять решение о том, чтобы сделать это самостоятельно или делегировать.

    Лучший способ прояснить приоритеты — связать работу с целями команды и компании. Когда вы и ваша команда понимаете, почему ваша работа важна, становится легче эффективно расставлять приоритеты и выполнять высокоэффективную работу. Если вы еще этого не сделали, сделайте это, поместив всю работу вашей команды в общий источник правды, такой как инструмент управления проектами. Таким образом, у всех будет прямая видимость того, кто что делает, когда и почему.

    Создайте шаблон матрицы приоритетов

    4. Понимание сильных сторон каждого члена команды

    Частью делегирования является уверенность в том, что человек, которому вы передаете работу, настроен на успех. Эффективное делегирование включает два элемента: делегирование работы членам команды, обладающим навыками в этой области, и предоставление членам команды возможности развивать новые навыки.

    Для этого убедитесь, что вы четко понимаете сильные стороны каждого члена команды, а также их интересы. Уделите немного времени во время следующей встречи один на один, чтобы спросить их, какие у них есть навыки, которые они хотят развивать в дальнейшем, а также какие навыки они хотят развить, которых у них в настоящее время нет.

    Прочтите: Разница между жесткими и социальными навыками: примеры от 14 членов команды Asana

    5. Предоставьте контекст и рекомендации

    Когда вы передаете работу, убедитесь, что человек, берущий на себя задачу, настроен на успех. Сюда входят:

    • Руководство по выполнению работы

    • Срок выполнения делегированной задачи

    • Контекст, документы и сведения о работе

    • Инструменты, необходимые для выполнения работы

    • Приоритет, цели и ожидания от работы

    • Желаемый результат

    • Любая связанная работа

    Помните, что эта работа может быть легкой для вас, но она совершенно новое для человека, которому вы делегируете работу. Потратьте некоторое время, чтобы провести их через задание и ответить на любые вопросы, которые у них есть, прежде чем они начнут, чтобы убедиться, что они настроены на успех.

    6. Инвестируйте в обучение

    Может быть работа, которую никто в вашей команде не сможет выполнить, кроме вас. Некоторые менеджеры думают, что это означает, что они не могут делегировать работу. Но в зависимости от ваших приоритетов часто лучше обучить членов команды тому, как выполнять работу, чтобы они могли решать эти задачи в будущем.

    Обучение требует времени, так что заманчиво просто сделать это самостоятельно. Но думайте об обучении как об инвестициях в членов вашей команды и в вашу собственную рабочую нагрузку. Со временем вы окупите потраченное на обучение время, так как человек сможет выполнять работу. Делегирование трудоемких задач — отличный способ развить свои собственные навыки тайм-менеджмента, а также предоставить членам команды новые возможности.

    Частью обучения кого-либо тому, как выполнять работу, является предоставление им пространства для решения проблем, а не немедленное предоставление решения. Если член команды, выполняющий работу, сталкивается с препятствием, задайте вопросы, чтобы подсказать, как, по его мнению, он может преодолеть препятствие. Вместо того, чтобы предлагать решения, попробуйте спросить у другого человека предложения, чтобы помочь ему развить свои собственные навыки принятия решений и направить его к правильному ответу.

    7. Приоритет коммуникации и обратной связи

    Делегирование работы — это действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения. Убедитесь, что у человека, которому вы делегировали работу, есть возможность связаться с вами по любым вопросам, и назначьте регулярную проверку, например встречу один на один, на которой вы сможете более подробно обсудить ситуацию.

    Предоставляйте отзывы об их работе для любых будущих задач, которые вы отправляете им. Кроме того, попросите их оставить отзыв — достаточно ли вы им дали информации, чтобы добиться успеха? Были ли открытые вопросы, которые облегчили бы выполнение работы? Имейте в виду, что делегирование — это долгосрочный навык, который вы только начинаете развивать, поэтому получение обратной связи поможет вам добиться долгосрочного успеха.

    Читайте: Как давать и принимать конструктивную критику

    8. Сосредоточьтесь на результатах

    Когда вы делегируете работу, цель состоит не в том, чтобы член команды выполнял работу точно так же, как это сделали бы вы. Это нормально, если кто-то делает что-то не так, как вы, если он достигает желаемых результатов.

    Когда вы делегируете полномочия и обучаете членов команды в процессе работы, не тратьте слишком много времени на объяснение того, как что-то должно быть сделано. Вместо этого сосредоточьтесь на конечной цели и дайте члену команды возможность придумать собственный процесс выполнения работы. Это дает им возможность развивать свои собственные навыки, а также демонстрирует, что вы доверяете им ответственность за выяснение того, как выполнять работу.

    9. Доверяй, но проверяй

    После того, как вы делегировали работу, попробуйте сделать шаг назад и дать члену команды пространство, необходимое для выполнения работы. Периодически связывайтесь с ними, чтобы убедиться, что им не нужна дополнительная поддержка, а также будьте достаточно невмешательны, чтобы показать своей команде, что вы им доверяете.

    В конечном счете, вы несете ответственность за успех работы. Если вы впервые делегируете работу такого типа, внедрите цикл проверки или контрольный период, чтобы проанализировать проделанную работу и при необходимости подтолкнуть ее в правильном направлении.

    10. Отмечайте заслуги после завершения работы

    Эффективное делегирование работы дает другим членам команды возможность развивать новые навыки и участвовать в важных проектах. После того, как работа будет завершена, убедитесь, что член команды, который выполнил работу, получил признание за выполнение задачи.

    Другие члены кросс-функциональной команды могут отдать вам должное за работу, особенно если это то, что вы делали в прошлом. Убедитесь, что вы не берете на себя ответственность за чужую работу, и найдите время, чтобы поблагодарить члена вашей команды за хорошо выполненную работу.

    Делегировано и готово

    Делегирование работы — отличный способ не только развить свои личные управленческие навыки, но и поддержать профессиональное развитие всей вашей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, убедитесь, что у них есть вся информация, необходимая для правильного выполнения делегированной задачи.

    Если вы еще этого не сделали, сделайте это с помощью инструмента управления проектами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *