Деловая коммуникация виды: Деловая коммуникация: виды, формы, функции

Содержание

понятие, виды и особенности :: BusinessMan.ru

Что это такое?

Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус – начальник, подчиненный, коллеги, партнеры.

Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения.

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях.

Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

От того, насколько собеседник знаком с правилами, формами и методами подобных коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнеры должны говорить на одном языке (как в прямом, так и в переносном смысле), понимать друг друга, иметь общий социальный опыт.

Условия деловой коммуникации

Чтобы деловая коммуникация была результативной, следует соблюдать ряд условий:

У общения должна быть понятная цель, в достижении которой заинтересованы все вовлеченные в процесс лица. Например, налаживание связей, заключение договора, согласование мероприятия, разработка условий сотрудничества и т. д.
Участникам следует контактировать друг с другом вне зависимости от симпатий и антипатий.
Обязательно соблюдение делового этикета, субординации, должностных ролей, формальных ограничений.

Под формальными ограничениями понимаются как различные регламенты, распорядки и протоколы, так и банальная необходимость контролировать силу собственных эмоций и уважать собеседника.

Также руководитель или другой максимально заинтересованный участник должен позаботиться о том, чтобы деловая коммуникация была управляемой. Нужно мотивировать участников на поиск решения, иначе они будут просто пассивными наблюдателями встречи, которые не предлагают никаких идей.

Формы деловой коммуникации

Две основные формы коммуникации – это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).

В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи – телефона, писем и т. д.

Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:

Совещание.
Презентация.
Деловая беседа.
Переговоры.
Телефонные переговоры.
Обмен официально-деловыми документами (заявление, договор, доверенность, служебная записка).
Консультация.
Интервью.
Публичное выступление, конференции.

В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников.

Этапы

Несмотря на то что виды деловых коммуникаций бывают разными, для них почти всегда характерны несколько этапов:

Подготовка. Это постановка задач, целей, сбор и анализ информации, определение стратегии поведения. Ведь деловая встреча или переговоры не организуются для того, чтобы поболтать «ни о чем» и узнать, как обстоят дела в личной жизни у собеседников.
Планирование. Встречу можно провести спонтанно, но все же считается, что профессионал должен иметь четкий план: что он будет говорить, как аргументировать, что конкретно он хочет получить от второй стороны.
Дискуссия – обсуждение идей, предложений, нахождение общих точек интереса, принятие совместного решения.

Эта схема наиболее актуальна для переговоров. Другие виды коммуникаций могут включать не все этапы. «Холодный» телефонный звонок или выдача инструкций, например, могут и не предполагать какого-либо обсуждения.

Стили делового общения

Выделяют не только виды деловых коммуникаций, но и стили. Когда речь идет о профессиональном взаимодействии, чаще всего используются следующие:

Официально-деловой. В свою очередь, имеет административно-канцелярский, законодательный и дипломатический подстили. Для деловой беседы характерны речевые клише и определенные коммуникативные формы.
Научный. Используется при подготовке докладов, выступлений на семинарах и лекциях.
Публицистический. Сюда относится любое выступление на публике, в том числе через средства массовой информации.
Разговорно-бытовой. Неформальные отношения имеют место и в профессиональной среде, а в отдельных компаниях даже поощряются. Не всегда же коллеги общаются исключительно с помощью докладных записок. Однако необходимо понимать, где такой стиль уместен, а где нет.

Особенности делового общения

Почему же деловая коммуникация требует предварительной подготовки к общению заранее? Во-первых, люди не просто так тратят личное и рабочее время на официальные встречи, и никто не захочет ждать, пока инициатор соберется с мыслями. Во-вторых, не всегда вторая сторона заинтересована в каком-либо взаимодействии либо же настроена на сотрудничество, но видит его совершенно иначе.

Как известно, второго шанса на первое впечатление не будет. Необходимо уметь наладить контакт, чтобы все участники получили настрой для обсуждения. Если вторая сторона изначально не планировала совместную работу, то следует хотя бы заинтересовать собеседника и договориться с ним о встрече в более удобное время.

На международном уровне имеются свои особенности деловой коммуникации, ведь разные культурные особенности могут сильно мешать ходу переговоров. Например, американцы привыкли приходить на встречу вовремя и после короткого приветствия переходить к делу. Арабы тоже пунктуальны, но деловой разговор начинают издалека, сначала обсуждая природу-погоду-еду. Итальянец не видит ничего ужасного в опоздании на встречу и тоже приступает к деловой дискуссии не сразу. А японец станет избегать прямого взгляда во время разговора.

Таким образом, мы узнали, что такое деловая коммуникация, в чем ее особенности, какие формы, виды и стили для нее характерны.

17.09.2015
Валентина Воробьева
1
Бизнес статьи

Понятие и сущность деловых коммуникаций, формы и особенности

В ходе прочтения данной статьи формируются следующие компетенции:

знание

понятия деловой коммуникации;
общих теоретических основ коммуникативного процесса;
видов и форм деловой коммуникации;
видов коммуникативных преград;
невербальной стороны коммуникативного процесса;

умение

самостоятельного выявления видов и форм деловой коммуникации;
определения видов коммуникативных преград;

владение

теорией касательно видов и форм деловой коммуникации, видов барьеров в коммуникациях.

Сущность деловой коммуникации

На сегодняшний день в социо-гуманитарных науках имеет место большое количество число определений понятия «коммуникация». В контексте данной статьи нами будет предложено нижеследующее определение:

Определение 1

Коммуникация (от латинского слова «сommunicatio» -«сообщение») – специфический процесс обмена информацией, акт передачи эмоционально-интеллектуального содержания.

Со стороны социальной психологии, коммуникацией называют процесс передачи данных любого вида от отправителя к получателю. Целью отправителя является оказание на получателя того или иного воздействия при передаче определенного сообщения. Получатель для того, чтобы понять информацию, должен расшифровать (декодировать) сообщение. Получается, что полный единичный цикл коммуникации включает в себя поочередные ходы партнеров.

Определение 2

Под деловой коммуникацией понимается акт взаимного действия, который направлен на то, чтобы оптимизировать тот или иной вид предметной деятельности: производственной, научной и т.

п. В рамках делового общения партнер по коммуникации всегда выступает в качестве личности, значимой для другого.

Основные задачи деловой коммуникации описываются в качестве продуктивного сотрудничества, стремления к сближению целей, улучшения партнерских взаимоотношений.

Деловая коммуникация подразумевает осуществление таких условий:

обязательность контактов всех участвующих в коммуникации вне зависимости от их симпатий либо антипатий;
предметно-целевое содержание коммуникации;
выдерживание регламента формально-ролевых принципов взаимного действия;
взаимная зависимость всех участвующих в деловой коммуникации для достижения конечного итога;
коммуникативный контроль участвующих во взаимодействии, в том числе высокий (игра, манипулирование, камуфляж).

Формы деловой коммуникации

Деловая коммуникация осуществляется в трех ключевых коммуникативных формах: монологической, диалогической и полилогической. Более подробно о каждой из них будет рассказано в данном пункте.

В монологической форме коммуникации превалируют коммуникативные действия: высказывания личности в качестве субъекта – организатора акта слушания у иных субъектов – участвующих в общении.
В диалогической форме коммуникации субъекты участвуют одинаково и, зачастую, являются взаимно активными;
Для полилогической формы коммуникации характерно многостороннее общение, которое, как правило, имеет характер своего рода соперничества за то, чтобы овладеть коммуникативной инициативой, и обусловлено стремлением к максимально эффективному ее осуществлению.

Таким образом, де-факто, коммуникация может обладать внутриличностным характером («внутренний диалог») и межличностным характером («личность – личность»; «личность – группа»; межгрупповая коммуникация; все перечисленное выше в пределах разнообразных культурных групп).

Вербальные и невербальные параметры

Общеизвестен факт, что деловая коммуникация является сложным и многогранным процессом, который имеет объективные и субъективные стороны и характеризуется рядом вербальных и невербальных параметров.

Главное отличие деловой коммуникации от обычной, первоочередно, это детерминированность и регламентация, так как деловое общение ориентировано на разрешение конкретных проблем и решение каких-то определенных задач.

Данная регламентация реализуется посредством деловой этики, деловой риторики, ряда стандартов корпоративной культуры и прочего. Данные элементы, а также некоторые другие сферы деловой коммуникации будут изучены далее.

Замечание 1

Бытует точка зрения, что в межличностных коммуникациях невербальное общение транслирует около 65% всей информации. При выражении отношения телодвижения способны передать 55% информации, голос – 38%, а слова – всего 7%. Это обусловлено тем, что кинемы (жестовые движения рук) зачастую используются неосознанно и поэтому оказывают более сильное воздействие, передают самые тонкие эмоциональные ноты.

Невербальная часть коммуникации частичным образом делится на кинесику (науку о жестах рук), проксемику (науку о пространстве коммуникации) и окулесику (науку о движениях глаз в ходе коммуникативного процесса). Язык, другими словами, является знаковой системой сознательного, а знаковая система невербальной коммуникации претворяет в жизнь те мотивы, которые расположены в бессознательном.

Достаточно частым явлением считается тот случай, когда невербальная сфера начинает входить в диссонанс с вербальной сферой и создает противоречие реальной речи. Роль вербального общения в деловой коммуникации основывается на фундаменте деловой риторики, и культуре речи в деловой коммуникации отводится доминирующая роль. Важно понимать, что культура дискуссии является показателем профессионализма в ходе делового общения.

Главную роль вербальные и невербальные факторы играют в формировании индивидуального и корпоративного имиджей. Имидж делового человека — это совокупность некоторых вербальных и невербальных составляющих элементов. Его можно изучать и в качестве отдельного социокультурного явления, и в качестве феномена. Происхождение имиджа представляет собой- это непростое сложноструктурное сочетание, которое является феноменом индивидуального, группового и массового сознаний.

Замечание 2

Имидж работает в качестве образа-представления, в котором в довольно запутанном взаимном действии комбинируются внутренние и внешние характеристики объекта. В деловом общении главная роль отводится как индивидуальному, так и корпоративному видам имиджа. На последний накладывает отпечаток корпоративная культура, которая выражена в деловом поведении субъекта.

Вербальные и невербальные коммуникативные элементы отражаются в этике и риторике деловой коммуникации и существенным образом детерминируют модели поведения, которые приняты в данной отрасли. Одним из наиболее важных ключевых понятий, которые включают в себя и вербальные, и невербальные компоненты, принято считать этику корпоративного общения.

Суть корпоративной этики заключается в том, что в ее основе, в первую очередь, лежит взаимное доверие. Этические принципы и нормы ведения дел обладают своей спецификой в каждой отрасли и в то же время считаются унифицированными категориями. Корпоративные и профессиональные кодексы разделены в пределах разных культур и во многом обусловлены системами ценностей, которые характерны для каждой из культур. Модели поведения в межличностном общении в деловой сфере обычно конкретно объяснимы принципами корпоративной этики и морали.

Замечание 3

Несмотря на это, важно отметить, что на эти модели во многом оказывают влияние восприятие и адекватная интерпретация коммуникативных параметров, завися от того, реализуются они в пределах одной культуры либо в различных. В свою очередь, принципы их формирования и механизмы работы детерминируемы доминантой культуры и ее происхождением. Конечно, одним из видов вербализации делового этикета можно считать деловое общение.

Для каждой отдельной культуры характерна своя лексико-грамматическая специфика делового дискурса. Во многом данный факт можно объяснить национальной когнитивной спецификой. Это находит свое выражение, как правило, в том, что в деловое общение довольно редко вхожи явления художественного стиля и простой речи, но официально-деловой стиль общения в этой сфере коммуникативного процесса представлен самым ярким и очевидным образом.

Устная деловая речь обычно имеет отличия от письменной речи, которые проявляются в большей внешней детерминированности и наличии клишированных рамок. В устной речи, невзирая на ее четкость, детерминированность, краткость, аргументацию и логику, тем не менее существует место для различных вариаций. В письменной же коммуникации дифференцированных культур стоит принимать во внимание их когнитивную специфику.

Замечание 4

Риторика корпоративного общения имеет тесную связь с этикой, являясь ее вербальным сегментом. Если этику можно изучать в качестве «плана содержания», то риторику нужно классифицировать в качестве «плана выражения». В то же время, деловое общение в межкультурном контексте — это процесс сложный и зачастую не всегда хорошо подвергающийся изучению.

Становится очевидным, что в ходе межкультурного взаимодействия можно отметить влияние такого количества разнообразных факторов, принять во внимание которое часто не всегда возможно. Безусловно, влиянию этнических и религиозных особенностей на корпоративную культуру будет отведена одна из главных ролей. Тем не менее, можно определить некоторые обобщенные параметры, которые характерны для делового общения каждой конкретно взятой культуры.

Замечание 5

Интересен тот факт, что на сегодняшний день целесообразным будет дифференцировать процесс общения на офлайн-коммуникацию и онлайн-коммуникацию. Пространство онлайн-коммуникации частичным образом подражает коммуникации непосредственной, частично развивается согласно своим собственным законам.

В деловой коммуникации между партнерами могут появляться совсем специфические коммуникативные преграды (барьеры). Барьеры в широком смысле слова можно определить в качестве проблемных точек процесса коммуникации, которые возникают в ходе взаимного действия и снижают степень его эффективности. Одна из социологических трактовок коммуникативных барьеров может быть сведена к их определению через категории условий или факторов, которые затрудняют интеракцию и препятствуют информационному обмену.

Причины их возникновения совершенно различные: разное знание предмета разговора, неодинаковый тезаурус, а также дифференцированные общественные, политические, профессиональные, религиозные, образовательные, культурные и национальные отличия.

4 типа делового общения и их преимущества для вашего бизнеса

Каждый слышал фразу «коммуникация — это ключ», и она особенно актуальна в бизнесе. Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, сообщающим о внутренних целях своей команде, или виртуальным администратором, работающим с клиентами, четкое и продуктивное деловое общение может создать или разрушить успех компании.

Эффективная коммуникация необходима в бизнесе, но фокус в том, чтобы ваша команда постоянно успешно общалась. Мы понимаем, что добиться этого нелегко, но мы были названы лучшими специалистами по обслуживанию бизнес-клиентов/клиентов в США, поэтому мы разбили различные типы делового общения, чтобы помочь вашей компании взаимодействовать более эффективно.

Мы расскажем вам о четырех типах делового общения, их сильных и слабых сторонах, чтобы ваша команда могла лучше адаптировать свое общение к любой ситуации.

‍

4 типа делового общения

Деловое общение включает обмен информацией внутри организации и между организацией и внешними сторонами. Четыре основных типа включают восходящую связь , нисходящую связь , боковая связь и внешняя связь .

Типы восходящей, нисходящей и боковой связи относятся к внутреннему деловому общению или информации, которой обмениваются внутри организации. Это отличается от внешнего делового общения , которое относится к взаимодействиям, происходящим между организацией и внешней стороной.

Мы выделили сильные и слабые стороны для каждого типа делового общения и советы по успешному общению в каждом сценарии.

1. Восходящая коммуникация

Как следует из названия, восходящая коммуникация касается любого взаимодействия, которое проходит вверх по иерархии вашего бизнеса. Самый распространенный пример — когда непосредственный подчиненный общается с руководителем или менеджером. Другой пример — когда менеджер обращается к директорам или руководителям высокого уровня.

Этот тип делового общения позволяет высшему руководству быть в курсе того, что происходит в компании. Он также предоставляет сотрудникам возможность задавать вопросы, высказывать опасения или вносить предложения.

Примеры восходящей связи:

Прямой отчет руководителю
Менеджер высшему руководству

Сильные стороны восходящей связи:

Обмен информацией с вышестоящим руководством

Помогает руководству реагировать на потребности сотрудников и выявлять проблемы до того, как они обострятся

Способствует взаимодействию между различными уровнями компании

Развивает открытую и дружелюбную корпоративную культуру

Слабые стороны коммуникации сверху:

Коммуникации мешает существующая динамика власти, потому что сотрудники могут чувствовать себя неловко делиться информацией или быть полностью открытыми и честными с начальством
Работники часто ограничены своим уровнем доступа к руководству, и им нужен четкий канал связи, чтобы успешно общаться вверх по организационной иерархии

Советы для достижения успеха:

Руководству следует поощрять и моделировать открытое общение, запрашивая обратную связь и регулярно проверяя сотрудников
Руководству следует практиковать активное слушание , особенно при общении лицом к лицу, и проявлять сочувствие, когда непосредственные подчиненные сообщают обратную связь
Рычаг множественный каналы связи , предоставляя внутренние опросы или формы обратной связи, прием в рабочее время, сеансы вопросов и ответов, а также электронную почту или чаты
Стимулируйте корпоративную культуру на основе открытость, инклюзивность, честность и рост

2. Нисходящая коммуникация

Нисходящая коммуникация относится к обмену информацией с вершины организации на нижние уровни организационной иерархии. Хотя направление противоположно восходящему общению, эти два типа часто работают рука об руку.

Примеры нисходящей связи включают, когда менеджер передает инструкции непосредственному подчиненному по электронной почте, или руководитель сообщает бизнес-цели менеджеру. Этот тип связи позволяет руководству распространять информацию, делегировать обязанности и обеспечивать соблюдение стандартов.

Примеры нисходящего коммуникации:

Руководитель менеджера
Менеджер «Прямой отчет

Сильные стороны понижающего общения»:

Shares и Disminates Information между командой Wider
70047. приоритеты
Сообщает об общей картине (например, о бизнес-целях, миссии и т. д.)
Приводит в исполнение правила, которые необходимо соблюдать
Применяет меры дисциплинарного взыскания или продвижения по службе

Слабые стороны нисходящей коммуникации:

Организационная иерархия может препятствовать эффективному общению, поскольку передача сообщений сверху вниз происходит медленно
Сообщения могут искажаться при передаче вниз по организационной иерархии без обратной связи сотрудники могут чувствовать себя разочарованными или недооцененными

Советы для достижения успеха:

Используйте запланированные письменные сообщения , такие как бюллетени, заметки или объявления, для быстрого и четкого распространения информации
Руководство должно предоставить открытый канал связи для вопросов, разъяснений или отзывов
Руководство должно найти баланс между нисходящей и восходящей коммуникацией
Менеджмент должен оставаться представительным, но профессиональным при общении

3. Боковая коммуникация

Когда сотрудники общаются между отделами или с коллегами того же ранга в организации, это считается латеральной или горизонтальной коммуникацией. Примеры боковой коммуникации включают в себя звонок коллеги другому коллеге или группу менеджеров, обсуждающих потенциального нового сотрудника.

Цель боковой коммуникации — способствовать сотрудничеству и координации в организации. Без продуктивной боковой коммуникации организация может не достичь своих бизнес-целей.

Примеры боковой связи:

Коволкера для коллеги
Менеджер по менеджеру

Сильные стороны боковой связи:

позволяет разделить знания и решать
- .
- Происходит быстро и без необходимости одобрения на высшем уровне
- Поддерживает продуктивность и моральный дух сотрудников
- Помогает избежать конфликтов внутри и между командами
- Предотвращает разрозненность команд и способствует сотрудничеству
- Недостаток формальностей и позволяет работникам говорить открыто
Слабые стороны коммуникации:
- Существует потенциал для формирования мышления «мы против них» между отдельными командами
- Конкуренция может помешать сплоченность команды и сотрудничество
- Отсутствие горизонтального общения может привести к барьерам, снижающим производительность
- Меньше формальности в общении может привести к недопониманию
Советы для достижения успеха:
- Руководство должно подчеркивать цели команды или более крупной организации, чтобы сдерживать конкуренцию например, виртуальные «счастливые часы» или кофе-брейки)
- Внедрить программное обеспечение для управления проектами или инструменты для развития совместной работы и устранения узких мест
- Использовать личное или электронное общение , такое как видеоконференции или телефонные звонки, для прояснения недоразумений и решения проблем
4. Внешнее общение
Внешнее общение связано с обменом информацией внутри организации с внешними сторонами организации. Например, команда вашей компании может отправить клиенту предложение по проведению информационной кампании, или ваша организация может выпустить пресс-релиз для продвижения нового продукта или услуги.
Это также включает в себя любое электронное общение, которое происходит через веб-сайт, электронную почту или социальные сети от вашей организации к потребителям, клиентам или другим сторонам. Внешняя коммуникация вашей организации должна быть главным приоритетом, потому что она управляет репутацией вашего бизнеса и внешними связями.
Примеры внешней коммуникации:
Организация A – организация B
Веб-сайт – потребитель
Сильные стороны внешней коммуникации:
Создает положительную репутацию для вашей организации
Способствует развитию полезных отношений между клиентами
Способствует росту и успеху компании общение
При внешнем общении меньше места для ошибок
Если внутреннее общение требует доработки, внешнее общение может стать проблемой
Советы для достижения успеха:
Адаптируйте коммуникативный этикет (например, тон, уровень формальности, язык) к тому, что лучше всего подходит для вашей аудитории и методу общения с внешними организациями
Убедитесь, что сообщения для внешних организаций ясный и целеустремленный
Стремиться устанавливать личные связи с клиентами или заказчиками
Стремиться к обеспечивать поддержку и ценность во взаимодействии
Аутсорсинг внешние службы связи доверенным профессионалам, таким как виртуальные секретари Smith. ai или круглосуточный чат-бот с искусственным интеллектом
‍
‍
различные каналы делового общения, которые нужно знать
делового общения полезно знать общие каналы связи, которые используют предприятия. На рабочем месте существует три основных способа общения: личное, электронное и письменное общение.
Общение лицом к лицу
Этот метод синхронного общения возникает, когда два или более человека взаимодействуют, но могут видеть лица друг друга. Традиционно это относилось к общению лицом к лицу, когда обе стороны делили физическое пространство (например, личная встреча). Однако с появлением виртуального рабочего места это также может относиться к личному онлайн-взаимодействию (например, к видеоконференции).
Электронная связь
Любая форма обмена сообщениями с использованием электронных средств (например, телефона или компьютера) относится к категории электронных сообщений. Электронное общение может происходить в режиме реального времени или асинхронно.
Типичными примерами электронного делового общения являются электронная почта, онлайн-чат на веб-сайте, чат в Facebook или других социальных сетях, а также общение на платформах управления проектами.
Письменное общение
Информация, которой обмениваются в одном направлении с использованием исключительно письменных слов, классифицируется как письменное общение. Этот канал широко используется в бизнесе и представлен в форме отчетов, служебных записок, контрактов, предложений, руководств, стандартных операционных процедур (СОП) и пресс-релизов.
Электронная почта, веб-сайты и сообщения в блогах также считаются электронными формами письменного общения из-за их однонаправленного характера.
Примечание:
Между этими каналами существует некоторое совпадение, и важно понимать, что некоторые методы связи не попадают в одну категорию. Например, электронная почта является формой как электронного, так и письменного общения. Вы можете использовать эти категории в качестве руководств, которые помогут вам в общении на рабочем месте.
Кроме того, общение может различаться по каналам в зависимости от различных факторов, таких как формальность, будь то вербальное или невербальное, синхронное или асинхронное. Эти факторы могут повлиять на деловые взаимодействия, поэтому важно помнить о них и при необходимости адаптироваться.
‍
‍
Как деловое общение влияет на успех вашей компании
Участие в эффективном деловом общении способствует успеху и росту вашей организации. Мы обрисовываем некоторые из основных преимуществ практики хорошего делового общения как внутри, так и за пределами вашей организации.
Создает позитивную корпоративную культуру
Открытое и доступное внутреннее общение помогает формировать позитивную культуру в вашей компании. Нисходящая коммуникация от руководства влияет на то, насколько вовлечены сотрудники, и помогает поддерживать моральный дух, в то время как открытая восходящая коммуникация помогает сотрудникам чувствовать себя услышанными.
Кроме того, совместная боковая коммуникация снижает конкуренцию между отделами и способствует сплоченности внутри команд. Это также полезно, когда дело доходит до решения проблем и уменьшения конфликтов.
Поощряет инновации
Говорят, что инновации происходят только через общение, и компании могут двигаться к инновациям, поощряя взаимодействие в команде. Боковое общение в форме мозговых штурмов и совещаний побуждает товарищей по команде обмениваться идеями и выплескивать свои творческие соки.
Открытое восходящее общение также помогает сотрудникам делиться идеями с высшим руководством и идти на риск, чтобы внедрять инновации внутри компании, в то время как нисходящее общение сообщает, каковы цели руководства в отношении инноваций. Как боковая, так и восходящая коммуникация также способствует обмену знаниями, а внешняя коммуникация используется для обмена инновационными идеями с общественностью.
Улучшает ваши деловые операции
Еще одним преимуществом хорошего делового общения является то, что оно может улучшить ваши деловые операции. Эффективная нисходящая коммуникация необходима для донесения целей компании до сотрудников и помогает вашей организации добиться большего успеха.
Деловое общение также способствует повышению производительности труда сотрудников. Отчет показал, что 60% бизнес-профессионалов каждый месяц сталкиваются с коммуникативным кризисом. Восходящая коммуникация помогает сотрудникам, когда им нужно руководство, а боковая коммуникация способствует синергии и сотрудничеству, поэтому команды могут решать проблемы и добиваться большего вместе.
Наконец, внешнее общение помогает наладить хорошие рабочие отношения с другими организациями, чтобы другие не мешали рабочему процессу вашей компании.
Делает сотрудников счастливыми
Внутренняя коммуникация также является инструментом для поддержания удовлетворенности сотрудников, выполнения работы и снижения вероятности ухода с работы. Исследование показало, что удовлетворенность сотрудников внутренней коммуникацией предсказывала лучшую вовлеченность сотрудников и повышение привлекательности работодателя.
Поддержание открытых каналов связи между сотрудниками и руководством необходимо для развития хороших рабочих отношений и помогает руководителям быть в курсе того, что чувствуют работники.
В частности, доступное восходящее общение позволяет сотрудникам оставлять отзывы о болевых точках в их рабочем процессе или опыте сотрудников. Основываясь на любой обратной связи, руководство может улучшить процессы и увеличить удержание сотрудников.
Способствует удовлетворенности клиентов
Внешняя коммуникация важна для создания привлекательного и ценного клиентского опыта. Когда предприятия отзывчивы, они зарабатывают больше клиентов и завоевывают клиентов.
Предоставление полезного и информативного обслуживания клиентов через службы чата, такие как онлайн-чат Smith.ai, имеет важное значение для повышения удовлетворенности клиентов. Это также помогает в решении проблем и удержании клиентов, потому что ваше внешнее общение может помочь сгладить проблемы, которые могут возникнуть у клиентов.
Закрытие:
Любой тип делового общения жизненно важен для успеха и роста вашей компании. Потратьте время, чтобы понять нюансы восходящей, нисходящей, боковой и внешней коммуникации, чтобы ваша организация могла лучше адаптироваться к любой ситуации.
Используйте наши советы для достижения успеха, чтобы помочь вашей команде ориентироваться в любом взаимодействии, будь то внутреннее или внешнее, и не забывайте использовать важные ресурсы, такие как Smith.ai, когда дело доходит до делового общения.
‍
‍ Источник: Вставай и учись
Виды делового общения | Малый бизнес
Кимберли Леонард Обновлено 31 января 2019 г.
Как бизнес-лидер вы знаете, что общение является ключевой частью успеха вашей компании. Методы, которые вы используете для общения, включают личное общение, телефонные разговоры, обмен текстовыми сообщениями и другие более традиционные формы письменной корреспонденции. Существуют различные типы делового общения, которые могут изменить ваш тон или содержание.
Совет
Четыре основных типа делового общения: внутреннее (восходящее), внутреннее (нисходящее), внутреннее (боковое) и внешнее.
Внутреннее, восходящее общение
Этот тип делового общения представляет собой все, что исходит от подчиненного к руководителю или отдельному лицу вверх по организационной иерархии. Руководителям нужна информация, которая течет вверх, чтобы иметь истинный пульс в деятельности компании. Большая часть коммуникации, которая идет вверх, основана на систематизированных формах, отчетах, опросах, шаблонах и других ресурсах, которые помогают сотрудникам предоставлять необходимую и полную информацию.
Например, отчет о продажах может включать общее количество презентаций наряду с фактическими продажами. Он также может запрашивать отзывы, такие как краткое изложение проблем или успехов, которые руководство хотело бы отслеживать.
Внутренняя, нисходящая связь
Это любой тип связи, которая исходит от вышестоящего к одному или нескольким подчиненным . Общение может быть в форме письма, меморандума или устной директивы. Руководители должны вести профессиональную и четкую коммуникацию с подчиненными. Например, служебная записка о новой процедуре эксплуатации может содержать требования безопасности и новые правила. Не должно быть места для интерпретации требований безопасности; язык должен кратко объяснять, что именно должно произойти.
Внутренняя, боковая коммуникация
Латеральная коммуникация — это общение, обмен сообщениями и электронная почта между коллегами в офисе . Это может быть общение между отделами или только внутренние дела отдела. Примером сценария, включающего взаимодействие между отделами, является случай, когда у менеджера по выполнению заказов есть вопрос о специальном заказе, и он запрашивает разъяснения у торгового представителя по электронной почте или через систему обмена сообщениями в офисе. Те, кто находится в одном и том же отделе, могут связываться, чтобы предоставлять обновленные отчеты о состоянии и координировать графики. Сотрудников всегда следует поощрять к общению в уважительном и профессиональном тоне на работе.
Внешнее общение
Внешнее общение — это любое общение , которое выходит из офиса и имеет дело с клиентами, потенциальными клиентами, поставщиками или партнерами. В нем также могут участвовать регулирующие органы или городские управления. Презентации продаж или маркетинговые письма должны быть захватывающими, чтобы вызвать интерес у клиента, но они также должны быть основаны на фактах.