Чем поможет матрица Эйзенхауэра — Блог Platrum
Содержание
- Что такое матрица дел Эйзенхауэра?
- Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?
- 1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно
- 2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно
- 3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно
- 4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно
- Что нужно запомнить из этой статьи
Придумать контент-план на неделю, написать 7 постов, подготовить макеты, обновить сайт, проверить конверсию, создать отчёт по ней для руководителя, узнать стоимость большого золотого медведя для промо, договориться с фотографом о съемке, оптимизировать объявления в директе, написать текст для сайта. Как всё это успеть, если дедлайн был ещё вчера? Хочется крикнуть: «Памагити!».
Спокойствие, только спокойствие! Помощи от волшебника в голубом вертолёте, конечно, ждать не нужно. Лучше брать всё в свои руки. Поможет разобраться с ворохом любых дел матрица Эйзенхауэра.
Что такое матрица дел Эйзенхауэра?
Начнем по порядку. Прежде всего, кто такой сам Эйзенхауэр? Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был генералом американской армии и 34-м президентом США с 1953 по 1961 годы. Он отличался особой продуктивностью и хорошо понимал, что такое тайм-менеджмент ещё до того, как появилось это понятие.
Многим захотелось узнать, в чём секрет, поэтому его подход внимательно изучали разные исследователи. Среди них был и Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». В ней он предложил читателям применить новый способ расстановки приоритетов — матрицу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра или, как её ещё называют, матрица приоритетов и матрица дел Эйзенхауэра — инструмент постановки задач в зависимости от двух критериев: их срочности и важности. Она подходит как для личного, так и для корпоративного тайм-менеджмента. Матрица дел Эйзенхауэра помогает правильно расставить приоритеты, отбросить второстепенные задачи и сосредоточиться на достижении ключевых целей.
Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?
Чтобы создать таблицу матрицы Эйзенхауэра, разделите лист бумаги на четыре равных секции. Составьте общий список всех текущих дел, а затем начинайте распределять их по группам, опираясь на два критерия — срочно и важно. Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается как раз в том, чтобы рассортировать все запланированные дела по четырём группам:
- срочные и важные;
- важные и несрочные;
- срочные и неважные;
- несрочные и неважные.
1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно
Сюда попадают дела, которые свалились, как снег на голову и которые точно нужно сделать, т.к. дедлайн сегодня или, если повезло, завтра. Прорвало трубу дома, внештатная ситуация на работе, заболел коллега, а нужно сдавать проект.
Как работать с задачами из первого квадрата?
Задачи из первого квадрата имеют максимально высокий приоритет. Их мы бросаемся делать в первую очередь. Но если весь ваш график состоит из «тушения пожаров», скорее всего, вы долго не протяните.
Привет, хронический стресс и эмоциональное выгорание. Да, появление таких вопросов неизбежно: всегда есть внешние обстоятельства, на которые мы не можем повлиять и которые не в силах предотвратить. Но нужно стремиться к тому, чтобы задач в этом блоке было как можно меньше.
Составьте расписание, укажите сроки и следите за тем, чтобы дела из других квадратов не переходили сюда. Если такие задачи приходят извне, поговорите с руководством, коллегами, заказчиками насчёт сроков и планирования.
2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно
Прохождение курса по таргету, изучение испанского, занятия йогой. Все эти вопросы важны, раз вы внесли их в свой список. Нельзя назвать их срочными, потому что у них нет чёткого дедлайна.
Как работать с задачами из второго квадрата?
С удовольствием! Ведь это те моменты, которые имеют для вас высокий приоритет, и, занимаясь которыми, вы не чувствуете, что все в огне. Это дела, которые являются инвестицией в будущее. Если в вашем списке большинство таких занятий, значит, вы работаете на перспективу.
Продолжайте в том же духе.
3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно
Вынести мусор, помыть машину, ответить на звонок или сообщение в мессенджере. В третий квадрат попадают дела, которые важны в моменте, но в перспективе не имеют для вас никакого значения. Выполняя срочные и неважные дела, вы всегда будете заняты, но они никогда не приблизят вас к большой цели.
Как работать с задачами из третьего квадрата?
Это как раз те задачи, которые можно смело делегировать. Передайте их личному помощнику, клининговой службе, подчиненным — любым специально обученным людям, для которых они будут в приоритете. Если делегировать некому, постарайтесь сделать так, чтобы эти дела занимали как можно меньше времени в расписании.
Стремитесь к тому, чтобы этот квадрат как можно чаще был пуст. Ведь если вы будете постоянно заняты мелкими поручениями, то рано или поздно поймаете себя на чувстве, что занимаетесь чем-то не тем. Вы не движетесь вперёд, а топчитесь на месте, утопая в рутине.
Это может привести к недовольству собой и депрессии. А оно нам надо?
4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно
Посмотреть сериал, залипнуть на видосиках в соцсетях, поиграться со шрифтами в презентации — убить время на что-то, что не приближает к цели. Конечно, такие занятия должны быть. Они помогают выдохнуть, взять паузу и отвлечься. Проблемы начинаются тогда, когда занятия из четвёртого квадрата начинают занимать так много времени, что ни на что другое его уже не хватает.
Как работать с задачами из четвёртого квадрта?
Если вы нацелены на результат, вычёркивайте их немедленно. Между «убийцей времени» и делом из списка «Не срочно и важно», выбирайте второе. И пусть полностью избавиться от них невозможно, стоит ограничить время, которое вы отведёте просмотру любимого шоу.
Что нужно запомнить из этой статьи
Матрица дел Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты между задачами и работать над ними более продуктивно.
Она помогает отбросить второстепенные поручения и сосредоточиться на достижении ключевых целей. В основе матрицы Эйзенхауэра два критерия: срочность и важность. Все задачи делятся на четыре группы.
- Срочные и важные.Незапланированные дела с высоким приоритетом. Появляются в списке по независящим от нас обстоятельствам. Следует решить их быстро, чтобы к ним не возвращаться. Плохо, когда они появляются постоянно. Это ведёт к стрессу и эмоциональному выгоранию.
- Важные и несрочные. Занятия, которые в перспективе помогут достичь цели. Это те моменты, над которыми стоит сосредоточиться.
- Срочные и неважные. Задачи, которые стоит делегировать. Большое количество таких дел создаёт ощущение постоянной занятости. Но эти дела не приближают к цели, а отнимают время.
- Несрочные и неважные. Их ещё называют «Убийцами времени». Должны иметь самый низкий приоритет. Нужно ограничить их количество в расписании, чтобы они не отвлекали вас от работы над важными и несрочными задачами.
Также читайте: Как использовать swot анализ
Матрица Эйзенхауэра: подробное руководство — SingularityApp
Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней правильно работать. Рассказываем обо всех тонкостях и нюансах этого метода
Матрица Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, в котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица из четырех квадратов:
Дела из квадрата A («Важно и срочно») считаются самыми приоритетными: их стараются выполнять в первую очередь. Дела из квадрата D выполняют в последнюю очередь или не делают совсем.
Вот пример уже заполненной матрицы:
Кто придумал матрицу — точно не известно. Свое название она получила в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра. Однажды, выступая на ассамблее церквей в штате Иллинойс, он сказал:
— У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными
Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей».
Для чего нужна матрица
Матрица Эйзенхауэра — это простой и в то же время очень мощный инструмент тайм-менеджмента, который помогает решать самые разные задачи. Вот лишь некоторые области ее применения:
1. Расстановка приоритетов
Главное предназначение матрицы Эйзенхауэра — быстрое определение приоритетности задач. Матрица помогает понять, в каком порядке их выполнять и сколько времени на них потратить.
Обычно приоритет задач в матрице выглядит так:
Важный нюанс: квадраты B и C отличаются не порядком выполнения, а бюджетом времени. Мы стараемся потратить как можно больше времени на важные дела из квадрата B, и как можно меньше — на второстепенные дела из квадрата C.
2. Планирование дел
Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как «продвинутый» вариант обычного списка дел. В таком списке сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные.
«Матричный список» подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. Кроме того, с его помощью можно быстро упорядочить задачи для отдельных крупных проектов, вроде ремонта на даче или создания сайта.
3. Делегирование
Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи можно делегировать подчиненным, а какие не стоит. Для этого нужно составить список своих текущих занятий и распределить их по матрице.
В первую очередь делегируем задачи из квадратов C и D — это второстепенные дела, которые только отнимают у руководителя время. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью. Дела из квадрата, А передавать подчиненным крайне нежелательно.
Это «упражнение» полезно периодически повторять. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи.
4. Диагностика продуктивности
Еще один вариант использования матрицы Эйзенхауэра — анализ уже выполненных задач.
С его помощью можно выявить проблемы в своем тайм-менеджменте, над которыми не мешало бы поработать.
Чтобы провести такой анализ, составляем список завершенных задач за истекший период (например, за неделю) и распределяем их по матрице. После этого подсчитываем, на какой квадрат ушло больше всего времени.
Возможны четыре варианта:
Каждый из этих рисунков указывает на конкретные проблемы с продуктивностью:
1. «Авральная матрица»
. Человек с такой матрицей живет в состоянии перманентного аврала. Обычно это происходит из-за системных ошибок в планировании. Например: переоценка своих возможностей, неправильное распределение усилий, неумение делегировать.2. «Матрица стратега». Такой рисунок в целом считается хорошим, поскольку человек явно сосредоточен на своих целях. Однако у «стратегов» часто накапливаются долги в квадрате «Срочно, но не важно». Нужно убедиться, что этого не происходит.
3.
«Матрица суеты». В планах преобладают рутинные задачи, не связанные с главными целями. Формально человек завален работой, но в его жизни от этого ничего не меняется.
4. «Матрица гедониста». В планах преобладают приятные, но малозначительные задачи, которыми человек занимается в ущерб важным делам. Рисунок указывает на проблемы с самодисциплиной.
Такую диагностику полезно проводить с интервалом в 2−3 месяца. Когда мы хорошо знаем свои слабые места, нам легче их исправить.
Как заполнять матрицу
Чтобы заполнить матрицу Эйзенхауэра, нужно правильно определить важность и срочность каждой задачи.
Люди часто оценивают эти параметры «на глазок», опираясь исключительно на интуицию. Хочется выполнить задачу? Значит, она важная и срочная. В результате в квадрат, А у них попадают задачи «купить сахар», «заправить машину» и «написать комментарий к статье».
Однако давайте посмотрим, что означают понятия «важность» и «срочность» с точки зрения тайм-менеджмента.
Как определить важность задачи
Важными называют задачи, которые направлены на достижение главных целей или имеют отношение к главным жизненным ценностям. Если задача не соответствует этим критериям, она не считается важной.
Предположим, главная цель человека — создать успешный бизнес. Также у него есть две значимых ценности: здоровье и семья. Вот как будет выглядеть оценка задач в его случае:
Иногда требуется составить матрицу Эйзенхауэра для какого-то одного проекта, например, для генеральной уборки. Здесь все задачи будут иметь отношение к главной цели («благополучно завершить проект»). В этом случае важность задач лучше оценивать по степени их влияния на результат. Например:
Алгоритм сортировки следующий: составляем перечень задач по проекту, упорядочиваем их по степени влияния и делим получившийся список примерно пополам.
Как определить срочность задачи
Срочными называют задачи, которые нежелательно откладывать.
Сортировка по срочности выглядит так:
Срочность — понятие относительное. Ее нельзя оценивать механически: всегда нужно учитывать текущий контекст. Например, задача «сходить в магазин» не срочная, если дома большой запас продуктов, и очень срочная, если обед не из чего готовить.
Как сортировать задачи
Перед тем как заполнять матрицу Эйзенхауэра, нужно предварительно составить список дел. Список может быть каким угодно: на день, на неделю, на месяц. Также можно составить список задач для отдельного проекта или для какой-то одной жизненной сферы.
Предположим, мы решили перенести в матрицу задачи из списка на день.
К каждой задаче задаем два вопроса:
- Это важно? Это имеет отношение к моим целям или ценностям?
- Это срочно? Можно ли это отложить?
Вот как распределятся дела из первоначального списка:
Такая сортировка не занимает много времени.
У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.
Значение квадратов
Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Рассмотрим их более подробно.
Квадрат «Важно и срочно»
Его часто называют «квадратом кризисов» и «квадратом авралов». Сюда попадают срочные дела, от которых напрямую зависит наше благополучие. Это различные «судьбоносные» задачи и встречи, а также проблемы, связанные с главными ценностями (здоровьем, семьей, безопасностью).
Здесь же обитают просроченные задачи из других квадратов. Например, если человек забыл оплатить хостинг (типичная задача C), ему придется восстанавливать сайт в авральном режиме.
Квадрат, А имеет самый высокий приоритет, но считается скорее плохим. Да, сюда попадают и благоприятные возможности, которые нельзя упускать.
Но чаще здесь «живут» неприятности, вроде горящих дедлайнов и срочных визитов к стоматологу.
Как поступать:
Задачи из квадрата «Важно и срочно» выполняют в первую очередь и как можно скорее. Их нельзя ни откладывать, ни делегировать — это рискованно.
В идеале в группу, А должны попадать только благоприятные возможности. Желательно держать этот квадрат пустым, а все важные дела выполнять в рамках следующего квадрата.
Квадрат «Важно, но не срочно»
Этот квадрат называют «стратегическим», поскольку он напрямую связан с постановкой и достижением целей. Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами.
Квадрат B оказывает наибольшее влияние на нашу жизнь. Обычно мы достигаем целей не за счет авралов из квадрата А, а за счет планомерной и регулярной работы.
Как поступать:
Дела из квадрата «Важно, но не срочно» планируют и встраивают в свой ежедневный распорядок.
Откладывать их нежелательно: без этих задач жизнь превращается в бесконечное топтание на одном месте. В идеале на этот квадрат должно уходить больше всего времени.
Квадрат «Срочно, но не важно»
Его называют «квадратом суеты, помех и иллюзий». Сюда попадают срочные дела, которые не имеют отношения к главным целям человека. Увы, но это обычно самая многочисленная группа задач в нашем списке дел.
Квадрат считается самым сложным и вредным. Эти задачи отнимают много времени, но фактически ни на что не влияют. Можно сколько угодно мыть посуду и менять перегоревшие лампочки, но жизнь от этого не улучшится.
Как поступать:
Любой ценой сокращать время на выполнение этих задач. Дела из квадрата «Срочно, но не важно» следует делегировать, автоматизировать, выполнять реже, а в некоторых случаях не выполнять совсем.
Квадрат «Не важно и не срочно»
Некоторые называют этот квадрат «мусорной корзиной».
В него попадают малозначительные дела, которые «не горят» и никак не влияют на нашу жизнь. Обычно это различные спонтанные желания и задачи, которые планируют без особой цели.
Задачи в квадрате D самые легкие и приятные, поэтому люди охотно их выполняют во время «приступов прокрастинации». Преобладание таких задач в рабочее время обычно свидетельствует о проблемах с самодисциплиной.
Как поступать:
Задачи из квадрата «Не важно и не срочно» выполняют по остаточному принципу (после завершения основной работы) или не делают совсем.
Правило 4D
Чтобы быстро запомнить стратегию для каждого квадрата, Стивен Кови предлагает использовать мнемоническое правило 4D:
Здесь каждому квадрату матрицы Эйзенхауэра соответствует английское слово, которое начинается на букву D:
- Do — делай. Выполняем сразу.
- Decide — решай. Обдумываем и планируем.
- Delegate — делегируй. Передаем эти задачи подчиненным или сокращаем время на их выполнение.
- Delete — удаляй. Вычеркиваем эти дела из списка.
Для запоминания можно использовать и русский аналог — правило 4С (Сразу, Систематически, Сотрудникам и Стереть).
Как пользоваться матрицей: четыре способа
Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик. Как воспользоваться его советами, мы решаем сами исходя из своих потребностей.
Рассмотрим четыре основных способа работы с уже заполненной матрицей.
1. По срочности
Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи. Он полезен в тех случаях, когда мы испытываем панику из-за большого количества дел и не знаем, за что хвататься.
Недостаток: на важные задачи из квадрата B часто не остается ни времени, ни сил.
2. По важности
Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD). Такой подход часто пропагандируют в популярной литературе по тайм-менеджменту. И это логично: мы не тратим энергию на мелочи, а сразу занимаемся главными делами.
Недостаток: под удар попадают задачи из квадрата C. Мы не успеваем оплачивать счета, поддерживать порядок, делать покупки. Если нет возможности делегировать эти задачи, могут возникнуть проблемы.
3. Фиксация целей
Жестко планируем время на квадрат B, а остальные задачи выполняем «в окнах» между этими блоками. Этот способ помогает непрерывно двигаться к цели, не отвлекаясь на помехи.
Недостаток: такой план легко срывается из-за особо срочных задач из квадратов, А и C.
4. По обстоятельствам
Выполняем задачи исходя из обстоятельств и текущего контекста.
Например, если ситуация требует немедленного реагирования, выполняем задачи в порядке их срочности. Если спешить некуда, спокойно занимаемся делами из квадрата B. Это отличный вариант, если мы способны рационально оценить каждую ситуацию.
Недостаток: человек подвержен эмоциям и когнитивным искажениям. Может получиться так, что важные дела будут постоянно откладываться ради более срочных или приятных занятий.
Где создать матрицу. Обзор инструментов
Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. Рассмотрим некоторые популярные варианты.
Бумага
Самый простой вариант — это взять лист бумаги и разделить его на четыре части. Подписывать квадраты не обязательно.
Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел. Ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере выполнения.
Специальный бланк
Скачиваем и распечатываем готовый шаблон матрицы Эйзенхауэра.
Пользоваться такой матрицей зачастую приятнее, чем самодельной таблицей.
Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра формата А4 в альбомной или книжной ориентации
Excel
Матрицу Эйзенхауэра можно создать с помощью Excel или любых других электронных таблиц. Для этого размечаем таблицу так, как показано на иллюстрации ниже.
Воспользоваться google-таблицей
Этот вариант подойдет скорее тем, кто проводит большую часть времени за компьютером. Впрочем, такую матрицу при желании тоже можно распечатать и носить с собой.
Приложения для планирования
В современных таск-менеджерах матрицу Эйзенхауэра можно реализовать сразу двумя способами.
Первый способ — это теги. Для каждого квадрата создаем отдельный тег и прикрепляем его к задачам из списка. Вот как это будет выглядеть в программе SingularityApp:
Чтобы в списке остались задачи только из одного квадрата, выбираем его на панели тегов
Второй способ — это настроить приоритетность задач.
Идея в том, чтобы каждому квадрату матрицы соответствовал свой приоритет. Например, в Сингулярити можно сделать так:
- Квадрат А: закрепляем эти задачи, чтобы они находились в начале списка (горячие клавиши Ctrl + 0).
- Квадрат B: устанавливаем высокий приоритет (Ctrl + 1).
- Квадрат C: устанавливаем средний приоритет (Ctrl + 2).
- Квадрат D: устанавливаем низкий приоритет (Ctrl + 3).
В результате получится следующий список:
Чтобы упорядочить список, включаем сортировку задач «По приоритету»
Ведение матрицы в планировщиках — это, наверное, самый актуальный в наши дни вариант. Такие программы можно установить на смартфон, и матрица всегда будет под рукой.
Преимущества и недостатки метода
Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки.
Достоинства:
Универсальность
Матрица подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. С ее помощью можно упорядочить дела для отдельного проекта или жизненной сферы. Пользоваться матрицей в равной степени могут и бизнесмены, и школьники.
Простота
В матрице Эйзенхауэра нет ничего принципиально сложного. Ее можно быстро освоить, а на ее заполнение обычно уходит не больше пары минут.
Недостатки:
Субъективность
Люди часто сортируют задачи интуитивно, не опираясь на объективные критерии. Это, в свою очередь, приводит к серьезным просчетам в планировании. Например, срочными у них становятся задачи, которые можно без проблем отложить, а важными — задачи, которые никак не влияют на их жизнь.
Приоритизация без учета контекста
Важность и срочность не являются универсальными критериями приоритетности. Зачастую полезнее ориентироваться на другие критерии: ожидаемые затраты, ожидаемую эффективность или время выполнения задач.
Важно помнить об этих проблемах и не использовать матрицу механически. Кроме того, в тайм-менеджменте есть и другие способы расстановки приоритетов: метод АБВГД, АБВ-анализ, принцип Парето и т. д. В некоторых ситуациях эти техники могут оказаться более удобными, чем матрица Эйзенхауэра.
Подарочные карты
SingularityApp
MacAppStore
Windows x64Скачать
AndroidGooglePlayRuStore
iOSAppStore
LinuxSnapcraft
Web-версияОткрыть
Скачать приложение
Больше интересных статей
Ставим цели на 2022 год Карта компетенций руководителя проектов Ставим цели на 2022 год
Профессия: электрикДа будет план
Профессия: электрик Делегирование задач: краткое руководство от SingularityAppПочему полезно делегировать задачи, а не выполнять все самому? Какие дела можно передавать сотрудникам, а какие не стоит? Расскажем о главных принципах делегирования в этой статье
Делегирование задач: краткое руководство от SingularityAppПриоритизация вашей работы: метод 4-х квадратов | Маркетинговые работы
На прошлой неделе наш блог о приоритетах был посвящен технике звезды Хосин.
Напомним, что этот метод позволяет вам сравнивать каждую из ваших задач друг с другом, чтобы определить, какая задача является наиболее важной. Чтобы прочитать запись в блоге о технике звезды Хосин, нажмите здесь.
Этот пост в блоге посвящен методу расстановки приоритетов «4 квадрата», который также называют сеткой Эйзенхауэра. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Эта цитата послужила источником вдохновения для сетки Эйзенхауэра, системы, которая помогает вам определять срочность и важность различных задач и соответствующим образом расставлять приоритеты.
Чтобы заполнить 4 квадрата, создайте сетку 2 X 2, с вертикальной осью, помеченной «Неважно» и «Важно», и горизонтальной осью, помеченной «Срочно» и «Не срочно», как показано ниже.
Имея список задач, разместите каждую из них в сетке в соответствии со срочностью и важностью. Например, предположим, что ваш список включает следующее:
- Закрепить печь
- Звонок телемаркетолога
- Заявки на получение награды
- Проверьте социальные сети
- Создать новый бренд/логотип
- Долгосрочная стратегия
- Заседание по запросу предложений сегодня
- Случайные прерывания
- Сортировка нежелательной почты
- Чистый офис
- Отвлечения
Разделите список задач на четыре категории.
Как только вы разделите свои задачи, подключите их к сетке. Как показано на первом рисунке, у каждого квадрата есть соответствующий номер, и это порядок, в котором вы должны расставлять приоритеты в своих задачах.
На рисунке ниже показан список задач, разделенных на 4 квадрата. Очевидно, что починка печи или звонок вашему руководителю имеют большую срочность и важность, чем сортировка нежелательной почты или уборка вашего офиса. Как показано в таблице, у каждого квадрата есть соответствующий номер, и это порядок, в котором вы должны расставлять приоритеты в своих задачах. Сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах сначала в Квадрате I, а затем переходите к квадратам II, III и IV. Это не означает, что вы не должны тратить время на несрочные задачи, но в ситуации высокого стресса этот метод может быть важен для определения того, что нужно выполнить в первую очередь.
В некоторых ситуациях римские цифры в квадратах можно заменить следующими действиями: Выполнить, Принять решение, Делегировать и Удалить.
В этом случае ваши задачи по-прежнему разделены на исходные четыре категории. Однако следующий элемент действия изменяется. Важные и срочные задачи: ДЕЛАТЬ. Сделайте их сегодня или как можно скорее. Для важных и несрочных задач: ПРИНИМАЙТЕ РЕШЕНИЕ. Определите конкретное время в будущем, когда эта задача будет завершена, так как в конечном итоге она станет важной и срочной.
Для задач неважных, но срочных: ДЕЛЕГИРОВАНИЕ. Эти задачи часто представляют собой электронные письма или телефонные звонки, на которые должен кто-то ответить, но это не всегда должен быть ВЫ . Наконец, для задач, которые не важны и не срочные: УДАЛИТЬ. Эти задачи не являются важными или центральными для ваших бизнес-целей. Конечно, эти задачи можно выполнять в личное время или когда уровень стресса ниже, но в ситуации высокого стресса эти задачи просто не актуальны.
Этот метод расстановки приоритетов позволяет вам определить, какие из ваших задач являются наиболее важными и наиболее срочными, и действовать соответственно.
Как упоминалось в нашем предыдущем блоге, это всего лишь один пример из множества различных методов расстановки приоритетов. Вы должны найти систему, которая лучше всего работает для вас, и это позволит вам расставить приоритеты, создать план действий и выполнить его.
Используете ли вы какие-либо другие методы для определения приоритетности ваших задач? Дайте нам знать в комментариях ниже!
Мелисса Х. • 14 апреля 2015 г.
Размещено в этих категориях:
Советы по маркетингуС этими тегами:
b2b-маркетинг, контент-маркетинг, советы по маркетингу, Marketing WorksПродолжайте читать…
Навыки управления временем и примеры: 7 эффективных стратегий
Навыки управления временем имеют решающее значение, особенно для владельцев бизнеса. У всех нас есть одинаковое количество часов в день, но некоторые люди могут сделать больше за 24 часа, чем все остальные. Ключ, кажется, в том, чтобы контролировать это время, а не позволять ему контролировать вас.
Другими словами, разница заключается в эффективном управлении временем.
Что такое управление временем?
Вы умеете управлять временем?
Распространенные ошибки при управлении временем
Семь навыков тайм-менеджмента, которыми пользуются успешные люди
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это метод более эффективного использования вашего времени. Организуйте свои профессиональные и личные задачи в зависимости от того, насколько они срочные и важные, и сначала позаботьтесь о самых срочных и важных делах, а затем о делах, которые не являются срочными, но все же важными. Расставив приоритеты в своей рабочей нагрузке, вы можете сосредоточить свое время и энергию на том, что им нужно больше всего.
В таблице ниже показана матрица Эйзенхауэра, популярная стратегия управления временем для оценки и определения приоритетов задач. В каждом квадранте есть примеры типов действий и порядок их выполнения.
| Матрица Эйзенхауэра | ||
|---|---|---|
| Срочно | Не срочно | |
| Важно | 1. Сделайте сначала: кризисы и проблемы, причинение вреда ребенку, встреча с вашим руководителем, устранение утечки газа, задание, которое необходимо выполнить сегодня | 2. График: важные текущие проекты, наем нового сотрудника, запись на прием к стоматологу, физические упражнения, отношения |
| Не важно | 3. Делегируйте, если можете: неважные встречи, несколько телефонных звонков, ненужные перерывы, электронная почта с низким приоритетом | 4. Делайте в последнюю очередь или не делайте вообще: читайте ленту Facebook, смотрите телевизор, попусту тратите время, сортируйте спам |
Вы умеете управлять временем?
Чтобы хорошо проводить время в управлении, необходимо сознательное планирование и обдуманное принятие решений. Это также включает в себя сохранение концентрации и выполнение приоритетных задач вместо того, чтобы отвлекаться на второстепенные дела.
Если вы хотите узнать, хорошо ли вы управляете временем, начните с вопросов:
- Знаю ли я, как эффективно расставлять приоритеты для своих задач в зависимости от их важности и срочности?
- Знаю ли я, сколько времени я трачу на каждую из моих различных задач?
- Должен ли я брать работу домой, чтобы сделать ее?
Оценив свои текущие навыки, составьте план их улучшения.
Это непросто, но, как и любые навыки, над которыми вы работаете, вы можете улучшить управление временем. Успешные предприниматели используют различные навыки тайм-менеджмента для повышения продуктивности и эффективности в личной и профессиональной жизни.
Примеры тайм-менеджмента
- Планирование
- Списки дел и контрольные списки
- Расстановка приоритетов
- Оценка срочных задач
- Постановка целей
- Аудит и улучшение рабочих процессов
- Фильтрация уведомлений
- Установка продуманных сроков
- Делегация
- Ведение учета
- Планирование персонала
- Документация и управление проектами
- Постановка краткосрочных и долгосрочных целей
- Управление стрессом
- Использование данных
- Автоматика
- Консолидация вашей технологии
Распространенные ловушки тайм-менеджмента
Легко сбиться с пути, когда пытаешься управлять своим временем.
Чтобы стать лучше, вы должны стараться избегать следующих распространенных ошибок управления временем:
- Ошибка 1: Не составлять список дел. Если вы не знаете, что нужно сделать, вы не сможете эффективно расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке.
- Ошибка 2: Многозадачность. Вопреки распространенному мнению, многозадачность на самом деле менее продуктивна, чем концентрация на одной задаче и переход к следующей. Это потому, что наш мозг не приспособлен для одновременного выполнения двух задач, требующих высокоуровневых функций мозга. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может снизить ваш IQ, потому что ваше внимание расщепляется, и может даже повредить ваш мозг. (Ага.)
- Ошибка 3: Не знать, сколько времени требуется для выполнения задачи. Сможете ли вы написать отчет за час или это займет три дня? Если вы не знаете, сколько времени занимает задача, вы не сможете эффективно управлять своим временем или расставлять приоритеты в своих действиях.
Семь методов тайм-менеджмента для повышения продуктивности
Было доказано, что продуктивность ведет к прибыльности, а хорошие навыки тайм-менеджмента могут привести к вашей прибыли, поэтому, чтобы помочь вам работать более эффективно, мы собрали некоторые рекомендации. которые вдохновляют успешных людей.
Начинайте свой день рано
Спросите успешных людей, во сколько они встают по утрам, и вы быстро увидите тему: эти люди встают на рассвете, чтобы в полной мере использовать день.
Компания по финансированию бизнеса Fleximize опросила самых известных людей современности об их утренних привычках. Вот что он нашел.
- Генеральный директор Apple Тим Кук встает в 5 утра
- Редактор Vogue Анна Винтур встает в 5:45 утра, чтобы поиграть в теннис, прежде чем отправиться в офис.
- И Опра просыпается в 6 утра, чтобы помедитировать и побегать на беговой дорожке, прежде чем отправиться в студию.
Обратите внимание на еще одну полезную тему: физические упражнения составляют большую часть жизни успешных людей.
Установите приоритеты и цели при планировании своего дня
Ежедневный рабочий план позволяет людям определять ход своего дня, а затем постепенно продвигаться к своим целям. (Некоторые крупные текущие проекты, такие как составление маркетингового плана для вашего бизнеса, попадают во второй квадрант матрицы Эйзенхауэра. Это важно, но от них лучше отказаться, а не делать их сейчас.)
Успешные бизнесмены учитывают этот совет по управлению временем. осознавая, что каждый день есть как срочные, так и важные дела. Они подходят к этому дню, зная, как сбалансировать эти два аспекта и отложить более мелкие задачи на потом.
Роб Роусон, генеральный директор TimeManagement.com, первым делом с утра работает над наиболее важными задачами, прежде чем его отвлекают электронные письма и другие тривиальные задачи. Разбивка целей на части упрощает продвижение к их достижению.
Некоторые карьерные коучи предлагают разделить ваше время на «фокусные» дни и «буферные» дни.
Первый предназначен для таких масштабных вещей, как развитие бизнеса и управление персоналом. Буферные дни, с другой стороны, предназначены для рутинных дел, таких как оформление документов и бухгалтерский учет.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз
Очень распространено мнение, что многозадачность — это наиболее эффективное использование времени. Но оказывается, что решение нескольких задач одновременно может привести к потере большего количества времени. Нейробиолог Эрл Миллер говорит, что по большей части мы просто не можем сосредоточиться более чем на одной вещи одновременно.
«Люди не могут хорошо работать в режиме многозадачности, и когда люди говорят, что могут, они обманывают себя», — говорит он.
Истинная эффективность означает сосредоточение внимания на одном деле за раз и его завершение, прежде чем переходить к следующему заданию.
Научитесь делегировать полномочия
У вас может быть много шляп, но вы не можете быть везде и всегда.
Найдите время, чтобы проверить и нанять лучших сотрудников, чтобы вы могли доверять своей команде. Тогда вместо того, чтобы пытаться сделать все это самостоятельно, вы можете отказаться от некоторого контроля и поручить задачи тем, кто работает на вас.
Начните работу с Square Team Management
Расширьте возможности своей команды и защитите свой бизнес.
Начало работы
Применение правила 80/20
Согласно принципу Парето (т. е. правилу 80/20), 20 процентов действий приводят к 80 процентам результатов. А на остальные 80 процентов приходится только 20 процентов результатов. В переводе это означает, что успешные люди знают, что главные приоритеты (или 20 процентов лучших) приведут к самым важным результатам. Они делегируют все остальное.
Через какое-то время карандаш для отвлечений и перерывов
Если вы планируете каждый день до секунды, у вас никогда не будет времени на неожиданные задачи. Старайтесь оставлять хотя бы один час каждый день для незапланированных дел.