Квадрат важно но не срочно: Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Почему срочное не важно. О самом сложном квадрате в матрице Эйзенхауэра

Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов:

— А какие в него попадают задачи?
— Почему они не важные, если срочные?
— Что значит «делегируйте их»? Кому?

К сожалению, многие публикации в интернете не отвечают на эти вопросы, а только еще сильнее запутывают читателя. Прочитав в десятый раз про «ненужные телефонные разговоры» и «делегирование», он невольно начинает думать: а имеет ли этот квадрат хоть какое-нибудь отношения к моей жизни?

Сегодня мы попробуем разобраться, что на самом деле представляют собой эти «срочные, но не важные дела», что с ними делать и какую роль они играют в нашей жизни.

Содержание:

Сложность 1. Какие это задачи

Рассказывая о квадрате «срочно — не важно», авторы часто приводят следующие примеры задач:

• Ненужные телефонные звонки;
• Навязанные нам встречи;
• Пустые разговоры с коллегами;
• Разбор корреспонденции;
• Бесполезные совещания и т. д.

Глядя на эти примеры, читатели хмурятся и думают примерно следующее:

— Ну, это ерунда какая-то! Во-первых, лично у меня очень мало подобных задач. Во-вторых, и так понятно, что эти занятия попусту отнимают у нас время. Стоило ли вообще упоминать о таких пустяках?

Нет, эти примеры вовсе не плохие. Проблема в том, что они позаимствованы из популярной бизнес-литературы XX века (например, у Стивена Кови) и описывают лишь некоторые рабочие ситуации, характерные для того времени.

И таких ситуаций у нас, разумеется, может и не быть. Но если мы внимательно посмотрим на свою повседневную жизнь, то обнаружим, что задачи из серии «срочно — не важно» обычно составляют чуть ли не львиную долю дел в нашем расписании.

Вот более актуальные примеры таких задач:

• Приготовить завтрак (обед, ужин)
• Помыть посуду
• Доехать до работы и обратно
• Постирать или погладить одежду
• Заправить машину, пройти техосмотр, продлить ОСАГО
• Оплатить кредит или ипотеку
• Полить цветы
• Передать показания счетчиков
• Оплатить телефон, интернет, штрафы ГИБДД, коммунальные услуги
• Купить продукты (хлеб, чай, туалетную бумагу, стиральный порошок)
• Заплатить налоги
• Купить бумагу или картридж для принтера
• Сходить в парикмахерскую (на маникюр, к визажисту, к косметологу)
• Отвезти в ремонт компьютер (холодильник, телевизор, пылесос)
• Заменить перегоревшую лампочку и т. д.и т. п.

Иными словами, это самые многочисленные и «неистребимые» задачи, на выполнение которых часто и уходит большая часть нашего личного и рабочего времени. И эти задачи действительно срочные: их несвоевременное выполнение может серьезно усложнить нам жизнь.

Сложность 2. Почему они не важные

Увидев такие примеры, многие удивляются:

— Почему эти задачи не важны? Вы хотите сказать, что не нужно заправлять машину? Не нужно платить налоги?!

Нет, все это, безусловно, делать нужно. Если не заправить машину, она никуда не поедет, а если вовремя не заплатить налоги, у нас могут возникнуть неприятности.

Сложность здесь заключается в другом:

Необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Мы можем целыми днями мыть посуду, но это вряд ли сделает нас более счастливыми. Мы можем добросовестно платить налоги, но это ни на копейку не увеличит прибыль нашего магазина.

Задачи из «Квадрата C» не улучшают нашу жизнь, поскольку они навязаны нам извне: окружающим миром, обстоятельствами или другими людьми. Их выполняют лишь для того, чтобы поддерживать текущий уровень жизни и избегать неприятностей.

Да, мы вынуждены реагировать и выполнять эти задачи. Но мы бы вздохнули с облегчением, если бы наш автомобиль вдруг начал сам заправляться какой-нибудь космической энергией, а посуда — самоочищаться после каждого приема пищи. Иными словами, сами по себе эти дела нам не особо и нужны.

Человек, который искренне считает подобные задачи важными, попадает в опасную ментальную ловушку. Он начинает тратить на них уйму времени и сил, надеясь, что его жизнь от этого однажды улучшится. На самом же деле он просто топчется на месте, а его жизнь остается там же, где и была.

Именно поэтому задачи из «квадрата C» и являются не важными: они по своей природе не способны ничего изменить.

По-настоящему важные дела — это дела, которые напрямую связаны с нашими главными целями и ценностями. Это дела, которые меняют нашу жизнь к лучшему, делают нас счастливее, помогают двигаться к цели и не упускать ее.

У каждого, естественно, будет свой список таких задач. Для одного человека это инвестиции в здоровье и саморазвитие, для второго — работа над своими проектами, а для третьего — просто время, проведенное с близкими. Объединяет все эти задачи то, что они продиктованы нашими личными устремлениями, а не навязаны нам извне.

И вот тут становится понятна главная опасность «квадрата C».

Наше время ограниченно. В сутках всего 24 часа, а ожидаемая продолжительность жизни даже в самых развитых странах редко превышает 80 лет. И чем больше времени человек тратит на «срочное, но не важное», тем меньше времени у него остается на то, что для него по-настоящему важно.

Сложность 3. «Делегируйте!»

Хорошо, пусть срочные дела из «квадрата C» действительно не самые важные и даже в какой-то степени вредные. Но как быть, если эти дела все равно необходимо выполнять?

В большинстве статей о матрице Эйзенхауэра дается один и тот же совет: «делегируйте!».

Понятно, что этот совет пришел из той эпохи, когда тайм-менеджмент был ориентирован исключительно на предпринимателей и топ-менеджеров. Но сегодня, когда «управлять временем» начали представители всех профессий и социальных групп, этот совет часто выглядит неуместно и даже немного издевательски.

Вот молодая мама в декрете читает на женском портале статью о матрице Эйзенхауэра. У нее на сегодня, например, такие «срочные — не важные» дела:

• Приготовить обед и ужин
• Погладить белье
• Полить цветы
• Сходить за продуктами

И вот ей советуют: а ты просто делегируй эти дела! Простите, а кому она их делегирует? Своей кошке?

Некоторые авторы подозревают, что написали что-то не то, и робко добавляют:

— Попробуйте поручить эти дела своему мужу / жене.

Великолепно! А давайте попробуем это представить:

— Дорогой, мне сейчас нужно написать статью в блог. Поскольку у тебя в жизни нет никаких целей, может ты пока приготовишь нам ужин?

Более того: даже предприниматели и руководители порою не могут передать такие дела подчиненным. Увы, но не все задачи можно делегировать и не всегда для этого есть исполнители. Например, владельцы малого бизнеса зачастую сами вынуждены ездить за товаром, оплачивать счета и вести бухгалтерию. Они бы и рады избавиться от этих задач, но у них просто нет такой возможности.

Нет, делегирование — это отличный метод. Другое дело, что он применим далеко не везде и не всегда.

Сложность 4. Что делать с этими задачами

На самом деле все просто:

Любыми способами старайтесь сокращать время на выполнение этих задач.

Ниже перечислены самые популярные варианты решения этой проблемы. Обратите внимание: некоторые из них потребуют финансовых затрат. Здесь нужно просто решить, что в каждом конкретном случае для вас важнее — время или деньги.

Итак, вот небольшой чек-лист по «срочным, но не важным» делам:

1. Делегировать. Если это все-таки можно сделать, то почему бы и нет?

2. «Купить время». Если есть возможность, воспользуйтесь услугами, помогающими экономить время. Например: доставка еды из ресторана, доставка продуктов из магазина, стрижка газонов и уход за клумбами, оформление документов и т. д.

3. Обратиться к специалистам. Передавайте работу соответствующим специалистам, а не делайте ее сами. Если, например, на кухне течет кран, вызовите сантехника.

4. Передать на аутсорсинг. Поручите уборку помещений клининговому агентству, а наполнение сайта — агентству контент-маркетинга. При необходимости на аутсорсинг можно отдать бухгалтерский учет, рекламу, доставку товара и многое другое.

5. Автоматизировать. Подключите автоплатеж для оплаты телефона, интернета и коммунальных услуг. Приобретите посудомоечную машину и робот-пылесос.

6. Оптимизировать. Пользуйтесь специальными приемами, которые помогают ускорить работу.

7. Выполнять реже. Можно ли, к примеру, мыть полы не три, а два раза в неделю? Можно ли закупать какие-нибудь продукты оптом? Можно ли приготовить суп сразу на два дня?

8. Избегать перфекционизма. Многие задачи из «квадрата C» не нуждаются в особо качественном выполнении: их достаточно просто сделать.

Какая разница, как оформлен бутерброд, если через 5 минут он будет съеден?

9. Не делать. Если есть возможность вообще не выполнять эти задачи (скажем, не посещать какое-нибудь бессмысленное мероприятие), то лучше так и поступить.

Перечисленные приемы нельзя использовать «механически»: почти каждая ситуация в нашей жизни требует индивидуального подхода. Если, например, нам очень нравится готовить и поливать цветы, то с этими задачами, возможно, и не стоит ничего делать.

Поделиться:

Матрица Эйзенхауэра | Тайм-блог

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:

Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.

Вот так выглядит уже заполненная матрица:

Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

Содержание:

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

• Она потеряет актуальность;
• Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
• Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

• Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
• Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
• Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

• Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
• Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
• Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
• Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Перечислим самые популярные варианты.

Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.

Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».

Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:

• Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
• Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
• Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.

eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.

Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:

• Android: MyEffectiveness, Ike, Tasks, 4Do
• iPhone: Focus Matrix, Improve My Life, Taskman

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Достоинства и недостатки метода

Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.

3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.

5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.

6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.

Недостатки

1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.

И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.

Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.

2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:

Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д.

4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.

Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с чего-нибудь менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».

Поделиться:

срочно против важного – Thinking Focus

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, есть вероятность, что у вас бывают периоды, когда у вас меньше дел.

Для многих из нас более спокойное время обычно наступает летом и на Рождество. Как правило, это периоды, когда многие предприятия сосредоточены на краткосрочных отпусках сотрудников, а не на достижении более долгосрочных целей, таких как начало новых проектов или установление контактов с потенциальными поставщиками. В результате предприятия во всех секторах переживают затишье.

В этот момент обычно впадает паника: наличие свободного времени — неприятное чувство, когда знаешь, как тесно оно связано с твоей прибылью. Существует искушение гнаться за краткосрочной работой только для того, чтобы быть занятым, независимо от того, соответствует ли она вашим долгосрочным целям.

Но есть гораздо лучший способ оставаться продуктивным в эти спокойные недели.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная как квадрат «Срочное против важного», — это то, на что мы регулярно обращаемся с клиентами, когда говорим о производительности. Выглядит так:

Чаще всего наше время занято работой в левом верхнем углу доски — это важно и определенно срочно. Примеры могут включать в себя реагирование на потребности клиентов или жалобы клиентов, получение новых запросов, предоставление инструкций вашей команде или сортировку сломанного оборудования. Если вы их не выполните, будут быстрые последствия: больше жалоб, потеря бизнеса или непродуктивное время для вашей команды.

Наш естественный инстинкт заключается в том, чтобы сосредоточить большую часть времени на этой стороне площади. Чувство срочности искажает наше восприятие того, что важно, и наш рабочий процесс становится кризисным: мы постоянно тушим пожары, а не работаем стратегически.

Часто, когда все спокойнее, срочная сторона площади отнимает у нас меньше времени. Наш первый инстинкт — обратиться к правому нижнему квадрату: несрочные и неважные задачи. Работа в Интернете, размышления о том, стоит ли вам купить новую сумку для ноутбука или чтение журнала, могут попасть в эту область. Нам не нужно их делать сейчас, они не способствуют нашей продуктивности, но в те редкие периоды затишья так и хочется сделать что-то бездумное и позволить мозгу отключиться.

Сосредоточьтесь на важном, но не срочном

Вместо этого попробуйте обратить внимание на верхнюю правую часть квадрата: важные, но несрочные задачи. Это все вещи, которые имеют значение для производительности, но для которых нет немедленных последствий, если они не завершены.

Например, стратегическое мышление и планирование часто находятся в этом квадрате — наряду с такими вещами, как посещение спортзала. Они важны для бизнеса или для вашей способности хорошо работать, но если вы их не выполняете, прямого воздействия не будет. В результате они часто помещаются в конец списка.

Какая у вас матрица?

Когда наступают тихие времена, вашей первой задачей должно стать создание собственной матрицы «срочно-важно». Сосредоточьтесь на важной стороне квадрата и используйте ее для продуктивной работы в областях, которые вы часто упускаете из виду, потому что срочность отвлекает ваше внимание в другом месте.

Если вы ловите себя на мысли: «Я бы с удовольствием это сделал, но у меня никогда нет времени» — сейчас самое время. Расставляйте приоритеты для задач, которые вы никогда не выполняете, но которые могут существенно повлиять на вашу производительность в более загруженное время. Использование заклинаний тишины, чтобы заложить основу для более эффективного рабочего процесса, или сфокусированная стратегия помогут вам пожинать плоды, когда вернутся более загруженные месяцы.

Tweet

Коробка Эйзенхауэра в маркетинге: простая приоритизация задач

Если вы работаете в сфере маркетинга, скорее всего, вам приходится выполнять гораздо больше одной задачи одновременно. Некоторые из ваших обязанностей требуют стратегического подхода и не могут быть выполнены в одно мгновение. Другие могут занять несколько секунд, но лишат вас продуктивности и концентрации на целый день. Поэтому найти золотую середину между ними и не быть перегруженным задачами кажется сложной задачей.

Как стать продуктивнее? Вы можете найти ответ в ящике Эйзенхауэра . Сегодня мы поговорим об этой срочно-важной матрице и о том, как она может помочь вам повысить вашу продуктивность.

Содержание

Что такое ящик Эйзенхауэра? В чем разница между важным и срочным? Как пользоваться блоком Эйзенхауэра?Q1: Важно + Срочно = DOQ2: Важно + Несрочно = РЕШИТЬQ3: Не важно + Срочно = ДЕЛЕГИРОВАНОQ4: Не важно + Несрочно = ИСКЛЮЧИТЬКак классифицировать задачи для квадратов Эйзенхауэра?Разобьем процесс на четыре этапа .Как стать продуктивнее? Несколько небольших тактик Как матрица «срочно-важно» помогает менеджерам социальных сетей? Приоритизация задач стала проще. Повышение эффективности, повышение производительности. Процессы в факторы.0003

Что такое ящик Эйзенхауэра?

Коробка Эйзенхауэра, разновидность схемы расстановки приоритетов, которую часто называют матрицей срочности и важности, является одним из самых популярных методов организации задач. Считается, что его использовал и популяризировал Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Он основан на четырех квадрантах, так называемых «квадратах» в рамке, которые помогают сгруппировать ваши задачи в соответствии с их важностью и срочностью, которые заранее определены вами. Чтобы сделать это наиболее эффективным способом, вам нужно попрактиковаться и научиться расставлять задачи так, чтобы они попадали в правильные Площадь Эйзенхауэра .

В чем разница между важным и срочным?

Прежде чем мы более подробно рассмотрим ящик Эйзенхауэра , давайте ответим на один важный вопрос, который поможет вам правильно разделить задачи.

Термины «важный» и «срочный» часто ошибочны, поскольку оба они относятся к чему-то «критическому». Важно понимать разницу.

Срочно относится к задаче, которая требует от вас действовать сейчас, немедленно.
Эти задачи могут не обязательно быть чрезвычайно важными для общей стратегии, но их необходимо выполнить как можно скорее. Срочные задачи — это те, которые нужно выполнить в ближайшее время, если они еще не просрочены, поэтому они требуют быстрой реакции и приносят быстрые результаты (или последствия, если они не выполнены вовремя).

Важно относится к задаче, которая имеет решающее значение для долгосрочной стратегии и для достижения конкретной цели. Важные задачи обычно не нужно выполнять сразу.

Сам человек, пожалуй, лучше всего различает два типа задач:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Эйзенхауэр

Задача может быть одновременно важной и срочной, но обычно это не так.

Чтобы освоить метод Эйзенхауэра, вам нужно научиться распознавать и квалифицировать свои задачи. Мы расскажем об этом позже.

Как пользоваться ящиком Эйзенхауэра?

Матрица «срочно-важные» состоит из четырех квадрантов задач, каждый из которых называется блоком Эйзенхауэра или квадратом Эйзенхауэра .

Q1: Важно + Срочно = DO

В эту группу входят задачи, которые необходимо выполнить сейчас и лично.

Они часто включают в себя задачи, связанные с управлением кризисными ситуациями, чрезвычайными ситуациями, сроками или внезапными непредсказуемыми ситуациями, которые необходимо решать немедленно.

Примеры: 

1. Вы получаете предложение о сотрудничестве от потенциального нового клиента в социальных сетях. Это и важно, и срочно: если вы не будете действовать сейчас, они могут выбрать другое агентство. (Брифы можно решать более эффективно, если у вас есть готовый шаблон предложений о сотрудничестве — часто это важно, но не срочно.)
   
2. Ресторан, которым вы управляли в Facebook и Instagram, оказался неплатежеспособным своим сотрудникам, которые сейчас начался пожар в социальных сетях. Наличие процедур антикризисного управления на случай обострения ситуации поможет вам справиться с ней быстрее и точнее.
   
3. План социальных сетей, который вам прислал младший специалист по социальным сетям, нуждается в серьезной доработке, и вы должны отправить его своим клиентам менее чем за два часа. Создание набора правил, которым необходимо следовать, и наличие процесса внутреннего утверждения может повысить качество работы и сэкономить ваше время на исправления в последнюю минуту.

Хотя полностью исключить такие задачи невозможно, некоторые из них можно было бы предотвратить или заранее подготовить к ним с помощью правильного Площадь Эйзенхауэра .

Q2: Важно + Несрочно = РЕШИТЬ

Вторая группа состоит из задач, которые вам нужно решить следует ли продолжить или оставить их пока в конвейере. Многие маркетологи, работающие с коробкой Эйзенхауэра , проводят большую часть своего времени в этом квадрате Эйзенхауэра .

В эту группу входят задачи, которые можно запланировать на будущее. Хотя они еще не являются срочными, они могут стать срочными в любое время. Лучше регулярно отслеживать, что находится в этой группе, и не откладывать задачи, когда в этом нет необходимости или когда у вас есть свободный слот в вашем пайплайне.

Они часто относятся к планированию, улучшениям или построению отношений. Хотя здесь не требуется устанавливать крайние сроки, это может помочь вам сохранять мотивацию.

Примеры:

1. Структурирование процесса утверждения контента вашими клиентами. Если вам трудно получать отзывы о своих планах контента, вы можете внедрить решения (например, Kontentino), чтобы упростить рабочий процесс. Важно, чтобы это было отсортировано, но его срочность зависит от нескольких факторов.
2. Короткое видео о стратегии в социальных сетях, чтобы вы могли продвигать свою компанию. Это важно для брендинга, но его актуальность может быть спорной.
3. Комплексный аудит каналов социальных сетей для вашего клиента электронной коммерции. Это не всегда срочно (и требует этапа подготовки), но важно для повышения производительности и выявления узких мест.

Выполнение задач из этого квадрата Эйзенхауэра может привести к меньшему количеству стрессовых ситуаций, дать вам больше контроля над вашими проектами и способствовать постоянному совершенствованию.

Потратив больше времени на задачи Q2, вы сможете устранить непредсказуемые или неприятные ситуации в Q1, сбалансировать задачи Q3 и даже насладиться некоторыми «пожирателями времени» Q4, которые теперь у вас есть.

Q3: Неважно + Срочно = ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Третья группа состоит из задач, которые можно делегировать или исключить. Наличие бесконечного списка задач в этой категории — катастрофа для производительности, поэтому вам следует постараться избежать нагромождения здесь обязанностей.

Как мы уже упоминали, «Срочно» не обязательно означает «Важно». Если вы потратите слишком много времени на задачи этой категории, это может привести к краткосрочному видению и пренебрежению тем, что действительно важно для вашего бизнеса. Всякий раз, когда вы можете, старайтесь делегировать, сокращать и избавляться от задач на этом квадрате Эйзенхауэра .

Примеры: 

1. Коллега просит вас об одолжении во время работы над стратегией в социальных сетях для важного клиента. Должны ли вы пожертвовать своим вниманием и помочь им на минуту? Для многих людей это не проблема, однако вы можете потерять контроль над своей производительностью, если будете слишком часто соглашаться на такие просьбы.
2. Бывший клиент просит вас собрать все файлы, относящиеся к конкретной рекламной кампании, в одну папку. Эта задача может быть для них важной, но, скорее всего, она не срочная и может быть делегирована другому человеку в вашей команде.
3. Во время деловой встречи вас прерывает телефонный звонок от коллеги. Вы извиняетесь перед участниками, выходите из комнаты и берете трубку — только для того, чтобы узнать, что это могло подождать, пока вы закончите встречу или ее решит кто-то еще в команде.
4. Любая ситуация «встреча, которая могла быть по электронной почте».

Не перепутайте Q3 с Q1 в ящике Эйзенхауэра : вы можете быть чрезмерно довольны выполнением множества задач ежедневно. Но задачи Q3 (не важные, но срочные) не способствуют достижению ваших долгосрочных целей в такой степени, как задачи Q1 (важные и срочные).

Как стать более продуктивным , чтобы вернуть контроль и репутацию? Работайте над тем, чтобы свести к минимуму такие задачи в своем пайплайне и научитесь говорить «нет» на некоторые просьбы, которые помогают другим, но отвлекают вас. Это для твоего же блага.

Q4: Неважно + Несрочно = ИСКЛЮЧИТЬ

Четвертая группа включает в себя невыполненные задачи, ресурсы или идеи, которые необходимо отложить на будущее, а также отвлекающие действия, которые были ошибочно названы « задачи». Многие из них следует отбросить на этом этапе, прежде чем они создадут беспорядок в других квадрантах, или завершить их только тогда, когда они будут иметь смысл с точки зрения бизнеса.

Примеры:

1. Бессмысленная прокрутка Facebook (извините, это «поиск вдохновения», но это не совсем то же самое, не так ли?)
2. Бесцельно бродить по сети.
3. Идея создания тестового профиля в социальных сетях. Это не срочно или важно, это просто свободная идея, которая может когда-нибудь пригодиться — если вообще пригодится.
   

Отслеживание идей и перемещение их в определенный квадрат Эйзенхауэра при необходимости имеет решающее значение для полного контроля над этим квадрантом.

Фото You X Ventures на Unsplash

Как классифицировать задачи для квадратов Эйзенхауэра?

Разделение задач на разделы может быть сложным. Мы живем в эпоху, когда из-за информационного беспорядка все кажется срочным и важным.

Отличить срочное от важного — это самый первый шаг, который вы должны сделать.

Использование матрицы срочно-важно вместо линейных списков дел поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно для вашей стратегии и работы. Списки дел, как правило, длинные и неструктурированные, тогда как ящик Эйзенхауэра предоставляет четыре четкие группы задач, чтобы вы знали, как выглядит ваш конвейер.

Разобьем процесс на четыре этапа.

1. Распознайте те задачи, которые должны попасть в Q2 с наивысшим приоритетом, записав задачи для Q1 и Q3. Возьмите из Q1 и Q3 те задачи, повторение которых можно было бы предотвратить, или которые предсказуемы, а не беспрецедентный кризис. Поприветствуйте свои новые задачи Q2.
2. Задачи Q2 могут потребовать много времени. Очистите свои задачи Q4 LIFO (последний пришел, первый ушел) и делегируйте или сократите свои задачи Q3, чтобы вы могли посвятить больше времени группе Q2.
3. Планируйте свои задачи Q2 заранее. Мы упоминали, что это не является строго обязательным, но это поможет вам не сбиться с пути и решить выполнить их до того, как они станут нежелательными задачами Q1.
4. Вы не сосредотачиваетесь на задачах Q2 без причины. Потратив больше времени на эти задачи, вы сможете уменьшить количество задач в Q1.

Нужно ли выполнять все задания? Да, в конце концов. Даже если вы делегируете полномочия, вам, возможно, придется контролировать их позже. Однако благодаря умной приоритизации задач в матрице «срочно-важно» вы можете выполнять их быстрее и сосредоточиться на основной деятельности.

Как повысить продуктивность? Несколько небольших тактик для применения

Если вы хотите узнать как стать более продуктивным , мы также перечислили несколько полезных тактик, которые могут помочь вам выполнить ваши задачи.

• Съешь лягушку — начни свой день с «худшего» задания. Как только вы это сделаете, остальное будет казаться проще.
• Быстрые победы — затем перейдите к нескольким небольшим задачам, выполнение которых может занять всего несколько минут. Это может поощрить вас работать изо всех сил до конца дня.

• Top3 — распознавайте три важные задачи в день, которые вам абсолютно необходимо выполнить. Остальное необязательно: если вы начнете работать над ними, это здорово, но дальнейшее их развитие — это не все и не конец.

• Правило 2 минут — это стоит проверить, если вы уже получили некоторый контроль над управлением задачами и производительностью. Если какое-то конкретное задание появляется из ниоткуда, но его выполнение занимает менее двух минут, не помещайте его ни в какой квадрат Эйзенхауэра — просто выполните его сразу после получения. Так вы не перегрузите свой бэклог и потратите больше времени на различение простой задачи, чем на ее выполнение. Это может быть опасно для производительности, если это происходит слишком часто, поэтому будьте осторожны с его использованием.

Фото Келли Сиккема на Unsplash

Приоритизация задач стала проще

Менеджерам социальных сетей необходимо быстро адаптироваться к новым тенденциям, изменениям и обновлениям. Когда появляется много новых задач, заблудиться несложно. При правильной расстановке приоритетов задач с помощью ящика Эйзенхауэра новые обязанности будут рассматриваться как вызовы и часть процесса, а не борьба.

Приоритизация задач помогает специалистам по маркетингу определить наиболее важные задачи и сосредоточиться на них, когда другие терпеливо ждут в очереди. Много на одной тарелке может идти рука об руку с негодованием и разочарованием, но расстановка приоритетов может решить эту проблему и помочь вам получать удовольствие от работы.

Более высокая эффективность, более высокая производительность

Освоение приоритизации задач не происходит в одночасье, но вы можете очень быстро увидеть разницу, как только приступите к ней. Классифицируя свои задачи и разделяя их на квадранты, вы можете быть более продуктивными, тратить больше времени на планирование или просто меньше паниковать и обеспечивать еще более высокое качество своей работы.

Процессы в факторы

Приоритизация задач помогает взглянуть на задачи с другой точки зрения. Вместо того, чтобы вводить такие процессы, как «работа над улучшением нашей стратегии в социальных сетях», вы можете разбить процесс на части.

• «Найти инструмент автоматизации социальных сетей» можно поместить в Q3 и делегировать,
• «Конкурентный анализ» можно поместить во Q2 или, если в вашей команде есть кто-то еще с возможностями и навыками для этого вы можете делегировать его,
• «Rocking TikTok» должен попасть в список незавершенных идей в Q4, если нет четкой концепции его использования и если это скорее слабая тенденция (или нет),
• «Создание кризисных процедур» — это ваша задача Q2, и вам следует начать готовиться к ней сейчас, если вы не хотите, чтобы вместо этого она стала задачей Q1.

Снижение рабочей нагрузки благодаря блоку Эйзенхауэра

Использование блока Эйзенхауэра облегчает боль от бесконечной рабочей нагрузки. Это четкое разделение задач точно показывает, что нужно сделать, запланировать, делегировать или исключить. Один длинный список дел можно заменить матрицей срочно-важно , из которой вы вскоре заметите, что некоторые задачи могут ждать в очереди.

Мир все равно будет вращаться вокруг своей оси, если вы не завершите их все сегодня.

Забота об удовлетворенности команды 

Чем раньше вы обнаружите потенциальные источники разногласий и разочарований, тем быстрее вы сможете их устранить.

Иногда даже такие тривиальные вещи, как бесконечные цепочки писем, могут вызвать разочарование и, следовательно, помешать созданию прочной командной культуры.

Вы также можете использовать такие инструменты, как TeamMood, для быстрой оценки «настроения» вашей команды и определения проблем или ситуаций, которые необходимо решить, или проводить опросы сотрудников для измерения удовлетворенности команды.

Устранение отвлекающих факторов

Работа в социальных сетях может сильно отвлекать.