Матрица эйзенхауэра как пользоваться: что это, как пользоваться в постановке задач

Содержание

что это, как пользоваться в постановке задач

Навык правильно расставлять приоритеты, не отвлекаясь на бесполезные дела и не откладывая важные задачи в долгий ящик, максимально полезен для любого управленца. Такой простой инструмент как матрица Эйзенхауэра поможет не впасть в аналитический ступор, распределяя приоритетность задач для себя и подчиненных. «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» — принцип, заложенный в основу метода распределения приоритетности дел, называемого матрицей Эйзенхауэра.

В этой статье обсуждаем, в чем особенности метода Эйзенхауэра, как составить матрицу и какие современные инструменты для автоматизации процесса постановки задач и экономии времени можно использовать дополнительно.

Что такое матрица Эйзенхауэра и для чего нужна

Матрица Эйзенхауэра — одна из популярных механик тайм-менеджмента, которую успешно используют в современных компаниях для постановки поручений сотрудникам. Эйзенхауэр был уверен, что секрет эффективности и продуктивности — правильное распределение приоритетов. Нужно делать важные дела сразу и не тратить время на то, что не имеет ключевой ценности для достижения, желаемого результат.

Формируют матрицу всего четыре квадрата (ячейки):

Срочно и важно.
Не срочно и важно.
Срочно и не важно.
Не срочно и не важно.

Интересно, что идея матрицы Эйзенхауэра пересекается с правилом Парето, которое гласит, что 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Конечная цель при использовании матрицы — отсеять второстепенные дела, вычленить наиболее важные и сосредоточиться на них.

Как составить матрицу и пользоваться ею

Мы уже упомянули, что матрица состоит из четырех квадратов — в каждую ячейку помещают задачу в зависимости от ее приоритетности.

Посмотрим, как эта технология тайм-менеджмента выглядит на практике:

Квадрат «А» со срочными и важными делами.
Назовем его «Незамедлительно исполнить!»
Сюда мы определяем наиболее приоритетные задачи, которые нужно решать в ближайшее время, а лучше — здесь и сейчас. Таких задач жесткие дедлайны, а полученный результат критично важен для развития бизнеса. Откладывание дел из первой ячейки может стать причиной упущенной выгоды. Для многих работа с первым квадратом самая сложная, так как срочные и важные дела могут появиться извне и помешать текущим планам.

Если при распределении задач их количество всегда преобладает в ячейке «А», скорее всего, есть недочеты в планировании времени. Приоритеты расставляются неправильно, силы расходуются нерационально, а навык делегирования не натренирован.

Что делать с задачами?

Ответ — выполнять как можно быстрее. Если постоянно их откладывать, может пострадать репутация компании. Управленцу бизнеса важно научиться делегировать срочные и важные задачи, подбирая специалистов, обладающей необходимой экспертизой.
Квадрат «В» с важными и не срочными делами. Назовем его «Реши, когда сделаешь это!»
Этот квадрат является стратегической частью матрицы Эйзенхауэра, подходи для долгосрочного планирования и развития. Сюда записываем дела, которые крайне важны, но не требуют незамедлительного реагирования. Пометка «не срочные» не означает, что у задач нет дедлайна — есть, просто не горящий.

Многие предприниматели называют этот квадрат стратегическим или квадратом потенциала — речь идет о делах, которые нужно выполнять обдуманно, планомерно и с большой настойчивостью. Сюда попадают задачи, решение которых напрямую влияет на развитие компании в долгосрочной перспективе.

Что делать с задачами?

Ответ — четко планировать и выделять специальное время для их выполнения. Помните, что нередко дела из ячейки «В» перекочевывают в «А», как раз из-за привычки откладывать на потом.
Квадрат «С» со срочными и не важными делами. Назовем его «Делегируй!»
В эту ячейку матрицы попадают дела, которыми нужно заняться срочно, но на достижения главных целей они особо не влияют. Не зря квадрат «С» называют еще квадратом помех, иллюзий и суеты. К таким делам можно отнести телефонные звонки, планирование мероприятий, отправка электронных писем. Часто это несложные поручения, не требующие личного внимания руководителя и занимающие много времени, поэтому их можно и нужно делегировать.

Из-за срочности дел этот квадрат легко перепутать с квадратом «А», где находятся тоже срочные, но очень важные дела. Наш мозг часто воспринимает срочные дела, как важные по умолчанию.

Что делать с задачами?

Ответ — время, которое тратится на обработку задач из этого квадрата, нужно свести к минимуму. Делать это можно двумя способами: делегировать другим исполнителям или автоматизировать, используя специальное программное обеспечение. Например, в КСК Технологии есть продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер, который помогает автоматизировать постановку поручений, их контроль и много других бизнес-процессов.
Квадрат «D» с не важными и не срочными делами. Назовем его «Сделай это позже или никогда!»
Многим нравится называть этот квадрат мусорной корзиной, что неплохо отражает его суть. Все дела, попадающие в этот список, не приносят никакой особой ценности для бизнеса. Их можно отложить или забыть про них и никогда не делать. Иногда сюда попадают даже вредные дела, которые пожирают время и не дают абсолютно никакого результата.

Что делать с задачами?

Ответ — выполнять в последнюю очередь (используем остаточный принцип) или вспомнить, почему этот квадрат называют мусорной корзиной. Если что-то оказалось в мусоре, важность этого можно поставить под сомнение. Эйзенхауэр был уверен, что дела из мусорной корзины можно навсегда удалить из своего списка и не распыляться.

Совет! Для визуализации матрицы Эйзенхауэра каждый квадрат выделяйте определенным цветом, который будет связан с уровнем приоритетности. К примеру:

серый — не важно, не срочно;
красный — срочно;
желтый — не срочно, но важно;
зеленый — срочно, но не важно.

Составляя матрицу Эйзенхауэра для бизнес-целей, вы заметите, что большинство дел попадают в квадрат «А» и «С», а самые ощутимые результаты для бизнеса приносят дела, оказавшиеся в ячейке «В», которые редко определяют, как срочные, но всегда важные.

Выше мы рассмотрели, как распределяют дела в четырех ячейках таблицы Эйзенхауэра. Дальше обсудим, как работать с этой информацией.

Стратегии работы с матрицей Эйзенхауэра и решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Расскажем про самые распространенные стратегии использования матрицы в контексте тайм-менеджмента на предприятии или в организации:

«Сначала плати себе». Приверженцы такого подхода планируют самые продуктивные часы на решение задач из ячейки «В», остальные дела распределяются в течение дня. Прелесть этого подхода в том, что максимально продуктивно мы работаем над достижением долгосрочных целей.
«Тушение пожаров». Суть в выполнении заданий по их срочности. То есть, всегда начинаем с ячейки «А», где у нас очень важные и очень срочные задачи, потому переходим к не важным, но срочным (квадрат «С») и дальше к остальным.
Эта стратегия подойдет, если назрела ситуация, когда не знаешь, за что хвататься. Но если использовать ее постоянно, можно так и не добраться до дел из ячейки «В», который, как мы помним, отвечает за стратегическое развитие и долгосрочные перспективы.
«Гибкий подход». Суть в том, чтобы принимать решение от текущего контекста. То есть, каждый раз смотрим в матрицу и решаем, какую задачу уместно выполнить прямо сейчас. Из минусов — постоянно необходимо анализировать обстановку и обновлять свои решения.

Единственно правильного способа, как работать с матрицей Эйзенхауэра, не существует. Можно попробовать разные подходы и выбрать тот метод, что удобнее и эффективнее для вас.

Чтобы еще больше упростить работу с задачами компания «КСК ТЕХНОЛОГИЯМ» предлагает использовать инструменты автоматизации бизнес-процессов, например, продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер. Программа позволяет автоматизировать делегирование и постановку задачи, отслеживание их эффективность, контроль просрочки, отправку исполнителям напоминаний и подготовку отчетов для аналитики.

Что такое матрица Эйзенхауэра | Digital Academy

Каждый второй в России сталкивается с ощущением нехватки времени. Знакомая картина: человек постоянно чем-то занят, времени не хватает катастрофически. Работа и домашние дела не заканчиваются, про отдых и личные увлечения можно забыть. Исследования подтверждают, что ощущение постоянного дедлайна приводит к значительному стрессу и связанным с ним нарушениям от потери эффективности до физического нездоровья. Помочь в такой ситуации могут техники тайм-менеджмента.

Источник: unsplash.com

Тайм-менеджмент или управление временем — это методы организации себя и своих рабочих и личных процессов для планирования и экономии времени и ресурсов.

Матрица Эйзенхауэра — это одна из самых популярных техник управления временем. Простой и рабочий метод позволяет разделить все дела по принципу их важности и перейти от бесконечного действия к результату. Подробнее о матрице Эйзенхауэра и принципе её работы рассказываем в этой статье.

Оглавление

Что такое матрица Эйзенхауэра
- Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр
Зачем нужна матрица Эйзенхауэра
Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя
- Квадрант A: важные и срочные дела
- Квадрант B: важные, но не срочные дела
- Квадрант C: срочные, но не важные дела
- Квадрант D: не срочные и не важные дела
Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая помогает расставить дела по их приоритетности и решать в первую очередь серьёзные вопросы. Метод заключается в том, чтобы определить, насколько предстоящие задачи срочные и важные, и составить расписание таким образом, чтобы большая часть времени уделялась наиболее существенной работе.

Исследование учёных из университета Флориды показало, что большинство людей при выборе, какую задачу выполнить первой, выбирали не важные дела, а срочные. Если исследователи перед выбором просили их обосновать решение, испытуемые отдавали предпочтение более значимым делам. При этом постоянно занятыми себя считали те, кто отдавал предпочтение срочным задачам.

Как и прочие методы управления временем, матрица Эйзенхауэра помогает понять, где мы теряем больше всего времени, и рационализировать его использование.

Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра получила своё название в честь 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, которого современники описывали как крайне деятельного и высокопроизводительного человека.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Источник: wikimedia.org

Д. Д. Эйзенхауэр был профессиональным военным, сражался в Первой и Второй мировых войнах, с 1951 по 1953 годы возглавлял военные силы НАТО. В межвоенное время много внимания уделял своему образованию.

Нередко его рабочий день доходил до 15 часов. Ему принадлежит фраза, которая легла в основу метода составления матрицы: «Не все срочные дела важны, не все важные дела срочные».

Окончательно сформулировал и популяризировал метод Эйзенхауэра Стивен Кови, американский консультант по организационному управлению. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» он предложил окончательный формат матрицы и описал принципы его использования.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра

Почти все существующие техники тайм-менеджмента опираются на три компонента.

Приоритетность. Перед выполнением дел необходимо определить, какие из них требуют внимания в первую очередь.
Планирование. На каждую задачу нужно выделить определённое время.
Структура. Для оценки собственной эффективности необходимо контролировать выполнение каждого дела и его результат.

Метод Эйзенхауэра использует те же принципы. Матрица в первую очередь наглядно демонстрирует, какие задачи приоритетные, и помогает отличать их от тех, которые кажутся срочными, но никак не влияют на нашу эффективность. Например, проверка сообщений в чатах мессенджеров или глажка накопившегося белья — не всегда те самые задачи, которые можно считать главными в жизни.

Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя

Перед составлением матрицы Эйзенхауэра имеет смысл понаблюдать за собой пару дней, определить, какие дела занимают больше всего времени и насколько они приближают к поставленным целям. После этого можно приступать к самой технике.

Принцип матрицы достаточно простой. Она состоит из четырёх квадрантов, в которые распределяются все ваши дела.

Важные и срочные.
Важные, но не срочные.
Не важные, но срочные.
Не важные и не срочные.

Матрица Эйзенхауэра

С каждой ячейкой нужно разбираться последовательно и добавлять новые дела только после того, как вычеркнете уже выполненные. Рассмотрим квадранты по отдельности.

Квадрант A: важные и срочные дела

Квадрант А предназначен для самых важных и срочных дел. Это те задачи, срок выполнения которых уже подошёл, а невыполнение грозит последствиями. Например, рабочий проект, чья несдача сорвёт сделку, или медицинская процедура, которую уже нельзя отложить. Задач в этом квадранте должно быть минимальное количество, иначе вы будете в режиме постоянного дедлайна.

Возьмём для примера проджект-менеджера, который начинает работать над новым заказом — созданием сайта для клиента. В квадрант А пойдут следующие дела:

обсуждение требований клиента;
составление ТЗ специалистам;
подготовка документации.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Квадрант В предназначен для важных, но не срочных дел, которые связаны с личным ростом, долгосрочными перспективами и целями. Они чаще всего остаются невыполненными. Отсутствие чёткого дедлайна создаёт видимость незначительности, и задачи часто заменяются на менее важные, но более срочные. В итоге вся деятельность превращается в рутину решения проблем без какого-то развития.

Если вернуться к нашему примеру с менеджером проектов, в этот квадрант можно добавить следующие пункты:

прослушать новый курс образовательной школы для повышения квалификации;
обновить резюме;
прочитать книги по проектному менеджменту.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В квадранте С обычно больше всего задач. Именно сюда попадает список дел, которые делают нас занятыми и неэффективными. Несмотря на то, что галочек о выполнении в этой ячейке может быть гораздо больше, чем в остальных, удовлетворения от работы они не приносят, так как не дают ощутимого результата.

Сюда можно отнести:

проверку электронной почты;
ответы на сообщения в мессенджерах;
разбор документов на рабочем столе;
рассылку поздравлений к празднику клиентам;
планёрки для участников проекта.

Самый эффективный способ справиться с такими делами — это делегирование. Поручите уборку на столе стажёру, рассылку открыток — почтовой службе, а введение в курс дела нового сотрудника — коллегам, которым предстоит с ним работать. Остальными вопросами можно заняться, когда квадранты А и В будут пусты.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В последний квадрант попадают так называемые «убийцы времени». Это дела занимают часы и не приносят никакой пользы:

бесцельный скроллинг ленты социальных сетей;
просмотр сериалов;
перекладывание документов и вещей с места на место без практической пользы;
игры на компьютере и в телефонах.

На эти занятия нужно выделять максимально ограниченное время. Несомненно, отдых важен, но заменив полчаса раскладывания пасьянса на прогулку или йогу, вы почувствуете большее удовлетворение.

Исследование 2019 года выявило, что существует прямая связь между тем, как сотрудники проводят свободное время, и их продуктивностью на работе. Работники, которые проводили вечер за телевизором или другим неактивным видом деятельности, чаще теряли мотивацию, чем те, кто занимался спортом или другим полезным делом.

Мы собрали все дела проджект-менеджера в готовую матрицу. Для достижения поставленных задач ему достаточно выполнять последовательно пункты А, В, С и D.

Матрица Эйзенхауэра для проджект-менеджера

Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники

Помимо матрицы Эйзенхауэра, существует множество других техник управления временем и ни одной универсальной, которая подходила бы каждому. Если вы хотите быть максимально эффективными и найти для этого самый удобный для вас метод, предлагаем вам подборку курсов по тайм-менеджменту.

Курс

Школа

Рейтинг

Стоимость

Рассрочка

Длительность

Ссылка

Тайм-менеджмент

Eduson Academy

4. 9

6 600 ₽

0.5 месяцев

Сайт школы

Тайм-менеджмент

Skillbox

4.6

18 602 ₽

3 100 ₽/мес

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

Нетология

4.6

5 500 ₽

1 месяц

Сайт школы

Эффективный тайм-менеджмент: практикум по управлению временем

Среда обучения

4.5

6 000 ₽

0.5 месяцев

Сайт школы

Тайм-менеджмент лучшие техники

4brain

0. 0

1 990 ₽

1.5 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

City Business School

0.0

9 900 ₽

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

TSQ Online

0.0

8 000 ₽

1 месяц

Сайт школы

Больше курсов

Постоянный стресс от нехватки времени может привести к различным нарушениям здоровья, в том числе серьёзным, вроде воспалительных процессов и аутоиммунных заболеваний. Матрица Эйзенхауэра — простой способ справиться с перегрузками и освободить свою жизнь для новых достижений.

Матрица Эйзенхауэра: уделяйте время тому, что важнее всего

Работайте умнее

Большинство людей тратят время на задачи, которые не приближают их к цели. Матрица Эйзенхауэра вырывает вас из этого круга.

от RC Victorino — 23 сентября 2020 г.

Быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожары и в конце дня не приблизиться к достижению своих долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в неправильной расстановке приоритетов. Люди отдают приоритет срочным задачам над любыми другими задачами, независимо от долгосрочной выгоды.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Различая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самом важном.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам провести это различие и улучшить управление временем.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи. Он разбивает задачи на четыре поля, в которых определяется приоритет, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.

Также известная как Матрица Срочно-Важно, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр организовал свои обязанности так, чтобы на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

Весь день бегаете тушить пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на задачах, которые хотите выполнить
Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало на что влияет
Не продвигаются к долгосрочным целям
Страдают прокрастинацией
Пытаться сказать «нет», когда вас просят что-то сделать
Трудно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и срочными задачами.

Срочные задачи срочные и требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы чувствуете себя обязанными решать. Сосредоточение внимания на срочных задачах приводит вас к реактивному мышлению , которое может заставить вас чувствовать себя защищенным, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Сосредоточение внимания на важных задачах ставит вас на отзывчивое мышление , которое может заставить вас чувствовать себя спокойно, рационально и открыто для новых идей.

Примечание. Если откладывать важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны считать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы концентрируемся на долгосрочной перспективе.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

Квадрант 1: Важные и срочные / Сделайте
Квадрант 2: Важно, но не срочно / Расписание
Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
Квадрант 4: Неважно, не срочно / Удалить

1.

Срочные и важные задачи
Срочные и важные задачи — это кризисы со сроками выполнения, например исправление критической ошибки в вашем инструменте SaaS.
Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.
2. Несрочные, но важные задачи
Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь цели — и не имеют срочные сроки.
Запланируйте эти задачи на потом.
Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это квадрантом качества .
Однако большинство людей не проводят здесь достаточно времени, потому что они не знают, что для них важно, или потому что они зациклены на самых неотложных задачах.
3. Срочные и неважные задачи
Задачи, попавшие в этот квадрант, почти всегда отбивают ваш любимый курс. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.
Делегируйте эти задачи другим.
Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над срочными задачами, которые важны для них, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к их долгосрочным целям.
4. Несрочные и неважные задачи
Эти задачи не являются неотложными и не помогают достичь долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.
Удалите эти задачи из своего расписания.
Приоритизация задач
Сначала оцените, на какой части матрицы вы тратите свое время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент управления задачами или просто отслеживать свое время с шагом 30 минут в электронной таблице.
Через неделю разместите выполненные задачи в соответствующем квадранте, используя следующие вопросы в качестве критериев:
Было ли это срочно для меня?
Было ли это важно для меня?
«Я» здесь ключевое слово — вы организуете эти задачи на основе ваших целей, а не чьих-то еще.
Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.
Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете сбалансировать свою матрицу.
Квадрант 1
Чтобы сократить количество задач Квадранта 1, уделяйте время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.
Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать возникновения непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.
Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач Квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстраниться от работы с этим человеком.
Квадрант 3
Чтобы сократить количество задач Квадранта 3, создайте стратегию делегирования, устранения или ограничения времени, затрачиваемого на эти задачи.
Например, сгруппируйте эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или сообщите своему руководителю, сколько времени вы тратите на рутинную работу. Если вы менеджер, сообщите своей команде, что вы делегируете им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.
Квадрант 4
Если большую часть времени вы проводите в Квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность. Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.
Инвестиции в создание времени
Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приведут ли ваши усилия к увеличению времени, проведенного в квадранте качества .
Даже если ваши приоритеты сместятся в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня. Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.
«Суть не в том, чтобы расставить приоритеты в расписании, а в том, чтобы расставить приоритеты”. — Стивен Кови
Большинство людей изо всех сил пытаются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но несрочных задач. Интеграция матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам расставить приоритеты на основе того, что для вас важнее всего.
Выполнение наиболее важных задач с помощью матрицы Эйзенхауэра

Не знаю, как у вас, а у меня почти всегда в списке дел больше, чем я могу сделать. Я пишу свой ежедневный список дел в ежедневнике. У меня также есть текущий список дел в Asana, который еще не попал в мой календарь. И позвольте мне сказать вам, что мне всегда было чертовски трудно понять, какие из этих задач должны быть в верхней части списка.
Должен признаться, что во многих случаях эта нерешительность приводила к прокрастинации. Дело не в том, что я не хочу работать. Я просто не знаю с чего начать!
Матрица Эйзенхауэра стала моим любимым способом сузить список дел и выяснить, какие задачи действительно требуют моего внимания.
В этом посте я расскажу, как вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра (также известную как коробка Эйзенхауэра) для выполнения самых важных и неотложных задач каждый день.

Как выполнять самую важную задачу каждый день с помощью матрицы Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра была прославлена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Он был известен своей невероятной продуктивностью, а Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, который он использовал для решения своих задач.
Матрица Эйзенхауэра имеет четыре квадранта, которые разбивают ваши задачи на четыре категории:
Важные и срочные
Важные, но не срочные
Срочные, но не важные
Ни важные, ни срочные
Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра:
Разница между срочным и важным
Прежде чем мы углубимся в то, как работает матрица Эйзенхауэра, давайте сначала поговорим о разнице между срочными и важными задачами.
Слишком часто люди путают эти два понятия. Мы исходим из того, что все срочное должно быть важным. И что еще хуже, мы предполагаем, что задачи, которые не являются срочными, просто не важны.
Есть цитата президента Эйзенхауэра: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.
В большинстве случаев это правда!
Важные задачи — это те, которые позволяют нам проявлять инициативу в достижении наших целей, как личных, так и профессиональных.
Срочные задачи, напротив, являются реактивными. Мы реагируем на что-то в нашей жизни, что требует немедленного внимания, даже если оно может быть недостаточно важным, чтобы требовать этого внимания.
Знать разницу между этими двумя — истинная цель Матрицы Эйзенхауэра.

Как работает матрица Эйзенхауэра
Важные и срочные
Первая ячейка матрицы предназначена для задач, которые являются одновременно важными и срочными. Они не только чувствительны ко времени, но и, вероятно, окажут значительное влияние в долгосрочной перспективе.
Вот задачи, которые нужно переместить в начало списка дел! В вашем бизнесе это, вероятно, будут крупные задачи по зарабатыванию денег, такие как закрытие продажи.
Неотложные личные дела также могут быть важными и срочными, и они сразу же станут вашим главным приоритетом.
Задачи, относящиеся к этому квадранту, вероятно, также требуют больших затрат энергии и времени. Это те, которые вы откладываете, потому что знаете, сколько работы они потребуют, но они совершенно необходимы, потому что именно они двигают иглу в вашем бизнесе.
Когда я каждый день составляю свое расписание, я всегда стараюсь, чтобы это были задачи, над которыми я работаю в первую очередь с утра. В это время дня у меня больше всего энергии и мотивации, поэтому я знаю, что тогда они получат мою лучшую работу.
Я бы никогда не рекомендовал откладывать эти задачи на конец дня, потому что если что-то сбивает вас с курса, вы их не выполните.

Важные, несрочные
Задачи во втором квадранте матрицы важны, но не обязательно срочные. Эти задачи, безусловно, окажут большое влияние в долгосрочной перспективе, но их не нужно выполнять немедленно.
В вашей карьере это будет включать время, которое вы потратили на получение степени. В вашем бизнесе это будет ваша долгосрочная бизнес-стратегия и запуск будущих продуктов.
В личной жизни важно поддерживать отношения. Время, проведенное с теми, кого вы любите, может быть не срочным, но, безусловно, имеет большое влияние в долгосрочной перспективе.
Этот квадрант также включает в себя то, что вы делаете для поддержания своего здоровья. Упражнения и здоровое питание могут быть не столь актуальными, и часто они перемещаются в конец наших списков дел, но в долгосрочной перспективе они невероятно важны.
Задачи, попадающие в эту категорию, часто откладываются в пользу срочных задач. Но в долгосрочной перспективе именно эти задачи помогут вам достичь ваших целей — так что уделяйте им время! Если их нет в вашем календаре, добавьте их.
Я всегда заранее планирую эти задачи в своем календаре, чтобы не откладывать их в пользу чего-то другого.
Например, я планирую тренировки в календаре по неделям. Когда придет время потренироваться, я вряд ли отговорю себя от этого, потому что мне больше не над чем работать в это время. Я взял на себя обязательство и буду его выполнять!

Срочно, не важно
Задачи в третьем квадранте срочные, но не важные. Однако слишком часто их ошибочно принимают за важные задачи! Этот квадрант включает в себя такие задачи, как ответы на телефонные звонки и электронные письма.
Люди слишком часто думают, что, поскольку эти задачи «срочные», они должны выполнить их немедленно. Что ж, у меня есть хорошие новости – вам не нужно делать их прямо сейчас!
Подумайте о телефонных звонках. Когда звонит телефон, это срочно. У вас есть только ограниченное количество времени, чтобы ответить на него, прежде чем вызов будет отправлен на голосовую почту.
Но как часто вы получаете телефонный звонок, который вы считаете важным ? Для меня ответ почти никогда. И поэтому я не беру трубку, когда работаю над чем-то другим.
Исключением будет случай, когда мой жених или член семьи звонит в то время, когда я знаю, что они будут звонить только в случае крайней необходимости – тогда это важно и срочно!
Эти задачи можно запланировать на потом. Но еще лучше, их можно делегировать.
В примере с телефонными звонками вы «делегируете» эту задачу своей голосовой почте. В других случаях это может быть реальный человек, которому вы делегируете полномочия.

Ни важно, ни срочно
Давайте будем честными, большинство из нас заполняет свои календари множеством ненужных дел. Некоторые из них мы делаем из-за лени или прокрастинации, а некоторые делаем потому, что искренне думаем, что они важны, но на самом деле это не так.
Такие вещи, как просмотр телевизора и пролистывание социальных сетей, — это действия, которые, как мы знаем, не являются важными или срочными, но мы все равно тратим на них много времени. Я не говорю, что вы никогда не должны делать эти вещи! Баланс в жизни важен, и это нормально, если вы хотите получать удовольствие от этих занятий в свободное время (я, конечно, хочу!), но не используйте их в качестве костыля для лени или продуктивности в рабочее время.
В этот квадрант также попадают некоторые дела, которые, как вам может показаться, вам необходимо выполнить, но если подумать, они на самом деле не являются важными или срочными.
Когда я начал вести блог, у меня было много дел, которым я уделял время, потому что я читал, что это то, чем я «должен» заниматься. Но они не принесли никакой пользы моему бизнесу и не приблизили меня к моим целям. Определив задачи, которые не оказали влияния, я смог исключить их из своего списка дел.
Хорошая новость: избавившись от этих задач, вы сэкономите себе много времени!

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в своей жизни
Надеюсь, вы читаете это и думаете, что матрица Эйзенхауэра — это именно то, что вам нужно, чтобы, наконец, организовать свой чертов список дел. Но как вы собираетесь использовать это в своей жизни? Вот несколько практических советов по применению матрицы Эйзенхауэра к вашим задачам.
1. Составьте список всех проектов и действий, которые вам предстоит выполнить. Старайтесь быть максимально исчерпывающим, даже для задач, которые кажутся неуместными. Здесь уместно все, что отнимает ваше время! Включите задачи как для вашей профессиональной, так и для личной жизни.
2. Распределите каждую задачу по квадранту матрицы Эйзенхауэра. Вы можете просто использовать бумагу и карандаш, чтобы отсортировать их. Будьте честны с собой, чтобы не преувеличивать важность любой задачи. Хороший способ сделать это — честно спросить себя: «Каков непосредственный результат этой задачи?» Если непосредственным результатом является кормление вашего ребенка, когда ему это нужно, или закрытие продажи в вашем бизнесе, эта задача чертовски актуальна и важна!
3. Вычеркните все задачи в квадранте 4. Эти задачи не являются ни срочными, ни важными, и вы должны отдавать им свою энергию только во время простоя.
4. Составьте план задач в квадранте 3. Есть ли человек, приложение, служба и т. д., которые могут выполнить эту задачу за вас?
5. Достаньте календарь и запланируйте свои задачи на неделю. Задачи, которые вы поместили в Квадранты 1 и 2, должны быть добавлены прямо в ваш календарь. Планирование их на определенное время гарантирует, что они действительно будут выполнены!
6. Устраните отвлекающие факторы. Когда вы работаете над задачами в своем календаре, отложите все остальное. Сосредоточенность — ключ к успешному завершению всего!
7. Повторить с новыми задачами. Каждый раз, когда новая задача оказывается на вашем столе или в почтовом ящике, выясните, к какому месту в матрице Эйзенхауэра она относится, и действуйте соответственно. Вы можете серьезно использовать эту матрицу для всего !
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ: Планируйте свой день, используя блокировку времени, чтобы быть еще более продуктивным. В сочетании с матрицей Эйзенхауэра блокировка времени является самым эффективным советом по продуктивности для планирования всей вашей жизни. Я использую это каждый день! Обязательно ознакомьтесь с этой записью в блоге, где я делюсь некоторыми примерами прямо из своего календаря о том, как я распределяю время по неделям.

Почему работает матрица Эйзенхауэра
Лучший способ достичь своих целей — убедиться, что вы сосредоточили свое время на задачах, которые действительно помогут вам двигаться вперед и окажут влияние .
Матрица Эйзенхауэра работает так хорошо, потому что она заставляет вас определить, на каких задачах вы должны сосредоточиться, а какие являются пустой тратой времени.
Я всегда ловил себя на том, что откладываю, трачу слишком много времени на задачи, которые либо срочные, но не важные, либо даже те, которые не являются срочными или важными. Использование этого метода действительно заставило меня быть честным с самим собой и переместить эти задачи в конец списка в пользу более важных задач.
Довольно часто я обнаруживаю, что причиной того, что я не сосредотачиваюсь на важных задачах, является страх . Я боюсь пойти на что-то большое и потерпеть неудачу. Я боюсь что-то опубликовать, будь то новый пост в блоге или цифровой продукт, и быть осужденным.
Использование матрицы Эйзенхауэра действительно заставило меня серьезно взглянуть на эти важные задачи и убрать все другие оправдания для того, чтобы наконец их выполнить.

Заключительные мысли
Если вы не так продуктивны, как хотелось бы, матрица Эйзенхауэра — идеальный инструмент, который поможет вам честно взглянуть на свой список дел и сосредоточиться на самых важных задачах.