Планы что делают: делать планы | это… Что такое делать планы?

10 необычных способов сделать планы выполнимыми

22 июля 2015 Продуктивность

Лайфхакер уже не в первый раз с удовольствием делится советами о том, как планировать на лету и разбираться с причинами всевозможных рабочих неурядиц. Если выйти за рамки общепринятого понимания вопроса, то можно найти немало свежих идей, которые помогут вам стать успешнее. О десяти способах заставить планы работать на вас вы узнаете из этой статьи.

1. Распределите текущие дела

Дела нужно разделить на три основные категории согласно приоритету их выполнения: обязательные, желательные и второстепенные. Подобная классификация позволит отслеживать «горящие» и долгосрочные задачи, а также найти время для занятий по душе. Делу время, потехе час. Возможности для самореализации — каждому.

2. «Будьте добры, помедленнее! Я записываю…»

Легендарная фраза, произнесённая героем Александра Демьяненко в «Кавказской пленнице», не теряет актуальности и по сей день. Расписываете планы в ежедневнике? Обзаведитесь привычкой пользоваться таск-менеджером. Напротив, если в глазах рябит от мелькающих на экране напоминаний и графиков, чистый лист и карандаш помогут привести мысли и планы в порядок.

3. Следуйте правилу девяти дел

Подписчикам Лайфхакера оно известно как правило 1-3-5. Следуйте ему, чтобы не заблудиться в тёмном лесу планов на каждый день: определите одну главную, три промежуточных и пять вспомогательных задач. Как говорится, разделяй и властвуй! А ещё есть правило 3+2.

4. Перепишите все пункты вашего плана

Нередко случается, что пул задач вырастает до пугающих размеров, вобрав в себя даже те пункты, без которых вы вполне могли бы обойтись. Попробуйте пересмотреть приоритеты в работе и выиграть свободное время, начав всё сначала. Составьте новый список таким образом, чтобы обязательные задачи выполнялись в первую очередь. Не забывайте, что вы планируете рабочее время, а не пишете письмо Деду Морозу.

5. Планируйте творчески!

Если любоваться строгой последовательностью пунктов в перечне ежедневных задач не ваш вариант — откажитесь от него. Используйте инфографику или схемы, сделанные от руки. Наглядное отображение информации поможет закрепить в памяти ключевые моменты и превратит планирование в лёгкий и увлекательный процесс.

6. Составьте «ленивый» список дел

У каждого из нас случаются такие дни, когда решительно не хочется ничего делать, пусть даже утверждённый план действий призывно смотрит на вас со стола. На этот случай храните под рукой и другой, «ленивый» список дел, взяться за выполнение которого всегда будет в удовольствие. Его пункты могут включать в себя как уборку на рабочем месте, так и чтение профильных журналов — будьте в курсе последних тенденций и изменений в вашей профессиональной сфере и помните: порядок прежде всего!

7. Вычеркните один пункт из вашего плана

С детства нам твердят: умей сказать нет. Однажды приобретённый, этот навык станет поистине бесценным не только за барной стойкой, но и в условиях напряжённой рабочей обстановки, нередко исключающей раскрытие творческого потенциала сотрудников. Проще говоря, не бойтесь вычеркнуть два-три, а то и сразу несколько пунктов совсем. Это однозначно повысит вашу производительность.

8. Найдите время для приятных мелочей

Всем иногда хочется побездельничать. Не будем тратить время на попытки опровергнуть этот несомненный факт. Вместо этого мы советуем составить список дел-бонусов, который будет компенсировать ваши усилия, затраченные на выполнение приоритетных задач. Закончить срочные дела и прилечь на 10 минут — хорошее дополнение к тому, чего избежать не удастся.

9. Планируйте как Уоррен Баффет

Если учиться, то только у лучших. Правильно расставить приоритеты поможет система одного из богатейших людей нашего времени — Уоррена Баффета (Warren Edward Buffett). Он охотно делится секретом своего успеха:

Составьте список, включающий в себя 25 целей, которые вам необходимо достигнуть. Из них выделите пять самых важных. Сосредоточьтесь на их выполнении, а остальные выбросьте из головы.

Вне всяких сомнений, Баффету можно верить.

10. Думайте не только о целях, но и о способах их достижения

Согласитесь, во всём полагаться на память не стоит. Продуманный до мелочей план может гарантировать успех как минимум половины задуманного, а ещё вы ничего не упустите из виду. С другой стороны, пункты, на которые не хватило времени, могут омрачить радость побед. По этой причине мы советуем вам планировать как сами задачи, так и пути их возможного решения. Чтобы сделать этот процесс максимально удобным, воспользуйтесь онлайн-планировщиком, например TickTick.

Главное, о чём стоит помнить при постановке задач, — сроки, отведённые на их выполнение, должны быть реальными. Всё хорошо, что вовремя. В противном же случае ваши усилия могут уйти в свисток, а планы навсегда останутся планами.

Сделать это. Как не только построить планы на год, но и реализовать их?

Признаться, списки целей и планов, так называемые to do — листы, вошли в мою жизнь не сразу, а курсе так на третьем университета, когда я пыталась совместить учёбу, работу, тренировки по плаванию и занятия японским языком по вечерам. Мне, как и многим, казалось, что я ничего не успеваю и уже вряд ли когда успею. Пока я не пригляделась к своей соседке по комнате. Каждое утро она писала на маленьких бумажках план на текущий день, нумеруя задачи по приоритетности. Вечером же она вычёркивала из списка то, что удалось сделать, а то, что не удалось, переносила в новый список на утро. И так было каждый день. Девушка эта, к слову сказать, была одной из лучших на курсе, спортсменка, комсомолка, ну и так далее. Тогда-то списки целей и планов вошли в мою жизнь, но ушло немало времени и набитых шишек на то, чтобы начать выполнять всё то, что было в них написано.

2011 год, Тянь-Шань, граница Киргизии и Китая. Я, руководитель группы, стою посреди горных хребтов с огромным рюкзаком, с 6 людьми в команде и маршрутным листком. Его тоже можно назвать своего рода списком, где на каждый день расписано, сколько, когда и как лучше пройти маршрут. У нас 14 дней и 220 километров пути по горам, рекам и снежным перевалам. Отставание от плана часто приводит к плохим последствиям: заканчивается пропитание или газ в баллонах, или растаявший за утро снег не даёт подняться на вершину.

Поэтому план на день и строгое следование ему — это незыблемое правило в горном туризме, если вы руководитель группы. Я стараюсь изо всех сил не отставать от графика, но нас задерживает плохая погода, постоянные дожди, и пару раз я сбиваюсь с курса. Это ведёт к нескольким неправильным решениям, которые стоили команде одного экстремального спуска с вершины ночью и пары бессонных ночей. Когда маршрут уже закончился, мы с моим инструктором, заслуженным путешественником России, разбирали мой маршрут и ошибки.

Я всячески пыталась оправдать свои промахи, напоминая, что следовала плану неукоснительно. На что инструктор, строго посмотрев, сказал: «Юля, эти планы пишутся людьми, сидя в тёплом кабинете на мягком кресле. Ты же мёрзнешь на высоте по уши в снегу. Планы, какие бы они ни были, нужно всегда корректировать под реальные условия и приспосабливать под текущий момент».

Эту фразу я запомнила навсегда. Я по-прежнему планирую и пишу списки, но всегда корректирую их под изменения. И если какая-то цель уже не актуальна для меня, я её просто вычёркиваю из листка без зазрения совести. Я перестала писать список целей на наступающий год: 365 дней — это довольно долгое время, за которое многое может измениться, что-то станет просто неактуальным, что-то — уже невозможным.

Три или четыре месяца — тот срок, для меня лично, когда цели кажутся вполне достижимыми, а их воплощение не растягивается на целый год, а под конец не сливается из-за лени и потери мотивации. Конечно, есть цели, которые не воплотить за 3 месяца, — такие как покупка чего-то очень дорогого или изучение иностранного языка к примеру. С такими задачами я поступаю согласно английской пословице «Ешьте слона по частям». Большую цель лучше дробить на много маленьких и включать в список уже в уменьшенном виде. Нашей психике гораздо легче справиться с задачей, если цель сформулирована как «делать в день три упражнения по грамматике и смотреть одну телепередачу на английском», нежели «выучить английский в 2017 году».

Ещё один урок по осуществлению to do — листа тоже преподал мне спорт. В 2014 году я вознамерилась пробежать марафон. У меня уже был опыт забегов на 5, 10 и 21 км, но марафон — это нечто другое, его вряд ли отнесёшь к лёгкой и приятной пробежке. Начав готовиться месяца за 4 до старта, я вскоре поняла, что если забеги по 5–8 км, которые я делала на начальных этапах, не отнимали много времени, то прохождение дистанций в 15–20 километров уже занимало значительную часть дня.

Нужно было добраться до места тренировок, разогреться, пробежать, вернуться домой, душ, короткий отдых — и вперёд к трудовому дню. Чем ближе был день старта, тем раньше мне приходилось утром просыпаться. Я осознала, что из-за забегов начинаю не успевать делать текущие дела. Я прочитала гору книг по бегу в то время, пытаясь найти ответ, как успешные спортсмены совмещают тренировки и работу/семью.

Ответ был очень прост: они знают, сколько по времени займёт та или иная тренировка, планируют весь свой день ещё с вечера и чётко следуют плану. И да, им приходится от чего-то оказываться. Если бег займёт 2 часа, ведь их откуда-то нужно взять? Значит, от каких-то других вещей придётся отказаться либо сделать их гораздо быстрее.

Я помню, что в то время большинство моих действий было подчинено очень строгому расписанию, без отвлечения на ерунду. Никакого сидения в Интернете, просмотра телевизора или другой не очень полезной деятельности. Зная, сколько займёт то или иное действие, я научилась планировать свой день по часам. Это не сделало меня роботом, как многие могут подумать, но научило ценить время, которого у нас всегда не хватает.

После того как марафонская дистанция была преодолена, привычка рассчитывать действия по времени осталась со мной. К примеру, если я выполняю какой-то образовательный проект, я всегда записываю, во сколько я начала его делать и во сколько закончила. Так, на написание одной главы к проекту может уйти от 40 до 50 минут.

Я знаю, что если глав будет 10, то это около 400 минут чистого времени или около 7 часов. Включаем сюда перерывы по 10 минут каждые 40–45 минут, и цифра приблизится к 9 часам. Прежде чем согласиться на выполнение проекта, я чётко оцениваю, есть ли в моём расписании эти 9 часов и куда я смогу их вставить. Такой подход к работе меня, во-первых, дисциплинирует. Если я написала одну главу за 40 минут, то почему потом это должно затягиваться на 2 часа? Во-вторых, знание точного количества времени не позволяет мне давать невыполнимых обещаний и подводить заказчиков. Поэтому в моих списках, помимо самих целей на день, чаще всего стоит и время, которое я планирую потратить на выполнение планов

.

Будучи преподавателем, я знаю, что успех в изучении чего-либо тесно связан с мотивацией и вознаграждением. Можно сколько угодно писать в планах «похудеть на 5 кг» или «получить права» и не делать ничего для их исполнения. Эти планы так и будут переноситься из списка к списку и так и останутся планами. Непонимание до конца, зачем нужна та или иная цель, ведёт к потере мотивации, и, как следствие, человек просто бросает начатое. Когда ко мне приходит новый студент изучать язык, мой первый вопрос к нему — «зачем?». И если человек не знает, зачем он готов тратить несколько следующих месяцев, а то и лет, на изучение, практику, тренировку и домашние задания, я могу сказать, что запал его исчезнет быстро. Моя собственная учёба научила меня ещё одному важному аспекту планирования — важности мотивации

.

В 2015 году я сидела за столиком в Стамбульском кафе и с ужасом смотрела на список исследовательских работ, которые мне нужно написать в ближайшие 2 месяца. В голове мелькнула мысль, что я вряд ли успею посмотреть дворец Топкапы и увидеть гаремы Сулеймана Великолепного.

В то время я училась на курсе Delta для преподавателей от Кембриджского университета. Когда я только поступила на курс, мне ясно дали понять, что у меня не будет времени ни на что, кроме учёбы. И если онлайн-часть курса ещё в России я как-то смогла вынести, когда я приехала на очную часть в Стамбульский филиал, я поняла, что тьюторы не шутили. Количество работ, которые должны были быть написаны за 2 месяца, как и количество уроков, которые мы должны были дать за это время, просто зашкаливало. Только потом я узнала, что почти годовой курс впихнули в 8 недель.

После трёхдневного ступора я в который раз нашла спасение в планировании. Я разбила всего этого огромного «слона» на много маленьких частей и делала этот список дел ежедневно и неукоснительно. Никаких оправданий, никакой лени я даже не допускала. Деньги, потраченные на учёбу, были моими накоплениями за несколько лет, мне стоило огромных трудов вообще попасть в эту программу, приехать в другую страну, терпеть жару и отсутствие родных и близких. Я знала, что в случае провала у меня не будет шансов восстановиться — это слишком дорого как в моральном, так и в финансовом смысле.

Так ко мне пришёл новый опыт: записывая новую цель, я думаю о том, что будет, если я её не выполню. Я разочаруюсь в себе? Я подведу людей? Или я не потеряю, по сути, ничего? Представление ситуации с разных сторон даёт мне мотивацию к действию. Чем более кардинальны изменения после выполнения цели, тем больше мотивации у вас будет к её осуществлению. Так, я знала, что, не выполнив учебный план, я потеряю очень многое, но ещё больше будет разочарование в самой себе. Поэтому такого варианта, как «не сделать», просто не было в моей голове. Я думаю, что сжигание всех мостов в том случае помогло мне выполнить все задачи по учёбе очень хорошо, хотя дворец Топкапы я так и не увидела. Его посещение внесено уже в другой список.

Из всего моего удачного или неудачного опыта планирования я вывела лично для себя несколько принципов, которым стараюсь следовать:

1. Количество целей на день обычно не превышает 7–8. Я где-то вычитала, что большее количество пунктов будет вас скорее демотивировать, нежели давать силы к действию. Приоритетные дела всегда стоят в начале списка;
2. Если какой-то пункт в списке кочует от одного листочка к другому изо дня в день, это говорит скорее о том, что пункт этот особо-то мне и не нужен и смысла в его исполнении я не вижу. Либо действие это так неприятно мне, что, осознав это, я стараюсь сделать его с утра и как можно быстрее;
3. Любая цель должна быть сформулирована как можно чётче. Не «прочитать 80 книг за год», а «на этой неделе дочитать Докинза и первый том Стивена Пинкера» и так далее. Чем яснее прописана цель, тем легче мозгу искать пути решения поставленной задачи;
4. Проверять актуальность списка. Задачи могут терять свою значимость, поэтому всегда важно перечитывать время от времени ваш список и без зазрения совести что-то из него вычёркивать или переформулировать;
5. Регулярность. Как в учёбе или спорте, регулярные действия протаптывают нейронную дорожку в нашем мозгу, а значит действие становится привычным и приятным. Так же и регулярное планирование становится неотъемлемой частью дня;
6. Не устраивать нападки на самого себя, если что-то в исполнении плана пошло не так. Лучше потратить эту энергию на обдумывание, как изменить ситуацию к лучшему.

Таков был мой личный опыт исполнения to do — листа, но он, конечно же, не идеален. Я уверена, что с течением времени его принципы и критерии могут измениться.

Типы планов и общие инструменты планирования

Результаты обучения

• Различают использование долгосрочных планов, краткосрочных планов и оперативных планов.
• Различайте постоянные планы и одноразовые планы.
• Объясните, как политики, процедуры и правила влияют на операционные планы.
• Объясните роль бюджетов в процессе планирования.
• Различайте прогнозирование, планирование сценариев и планирование на случай непредвиденных обстоятельств.
• Объясните использование «управления по целям» (MBO), целей SMART и сравнительного анализа при планировании.

Вы можете просмотреть стенограмму «Долгосрочное и краткосрочное планирование в анимации» здесь (откроется в новом окне).

Посмотрите короткое анимационное видео с кратким обзором важности долгосрочного и краткосрочного планирования.

Долгосрочные и краткосрочные планы

Когда вы решили поступить в колледж, у вас был долгосрочный план. Вы проведете следующие четыре или пять лет, готовясь стать учителем, бизнесменом или, возможно, экологом. Или, возможно, вы посвятили два или три года тому, чтобы стать медсестрой, медицинским техником или электриком. Ваша долгосрочная цель была необходима, чтобы убедиться, что ваша повседневная деятельность поможет вам достичь желаемого результата. Вы могли бы просто поступить в школу и посещать интересные занятия, но где бы вы были через четыре года? Скорее всего, вы не прошли бы курсы, необходимые для того, чтобы получить квалификацию для работы, которую вы хотите. Организация, особенно бизнес, не так уж отличается. Ему также нужен долгосрочный план, чтобы убедиться, что повседневная деятельность его сотрудников способствует реализации миссии и ценностей организации.

Долгосрочный план имеет решающее значение для окончательного успеха организации. Долгосрочный план для многих предприятий, таких как строительство, гостиничный бизнес или производство, обычно рассчитан на четыре-пять лет вперед. Для других быстро меняющихся отраслей, особенно технологических компаний, долгосрочный план может быть рассчитан только на два-три года вперед. После этого становится слишком сложно предсказывать будущее с какой-либо степенью уверенности.

Высшее руководство отвечает за разработку долгосрочного плана. Генеральный директор должен убедиться, что меняющиеся условия (как внешние, так и внутренние) отражены в долгосрочном плане организации. Чем больше и сложнее организация, тем больше и сложнее будет долгосрочный план, включающий все отдельные отделы и функции.

Краткосрочные планы обычно предусматривают выделение ресурсов на год или меньше. Их также можно назвать операционными планами, поскольку они связаны с повседневной деятельностью и стандартными деловыми операциями. Как и долгосрочные планы, краткосрочные планы должны отслеживаться и обновляться, и в этом заключается роль руководства среднего и первого уровня. Различные уровни управления несут ответственность за реализацию различных типов краткосрочных планов. Например, руководителю отдела может быть удобно реализовывать оперативный план на весь год для своего отдела. Менеджер по маркетингу может разработать трех-четырехмесячный план, предусматривающий внедрение новой линейки продуктов. Руководителю команды может быть удобно планировать и осуществлять очень конкретные действия только в течение месяца.

Рисунок 1. Иерархия организационного плана: На приведенном выше рисунке показана взаимосвязь между этими типами планирования управления и вехи, установленные организацией в течение определенного периода. (Цели — это конкретные задачи, выполняемые для достижения более широких целей. Целью может быть увеличение продаж продукта на 3 процента; целью может быть наем двух дополнительных торговых агентов.) Он распределяет материальные ресурсы (труд, оборудование, площадь) и санкционировать финансирование, необходимое для достижения целей плана. Существует два типа оперативных планов: постоянные планы и одноразовые планы.

• Постоянные планы предназначены для повторного использования. Примеры включают политики, процедуры и правила. Преимущество постоянных планов заключается в том, что они способствуют единству и справедливости внутри организации и помогают поддерживать заявленные организационные ценности. Менеджерам не нужно принимать уникальные решения, уже учтенные в различных организационных политиках. Постоянные планы также экономят время, поскольку менеджеры заранее знают, как действовать в типичных ситуациях. Наконец, постоянные планы помогают делегировать работу, потому что сотрудники уже знакомы с процедурами и правилами, которых придерживается организация.
• Одноразовые планы относятся к планам, касающимся одноразового проекта или мероприятия. Длина планов варьируется, но наиболее распространенными типами являются бюджеты и графики проектов. Очевидным преимуществом одноразового плана является то, что он может быть очень конкретным в том, как он отвечает потребностям конкретной ситуации.

Практический вопрос

Политики, процедуры и правила

Как указано выше, наиболее распространенными примерами постоянных планов использования являются политики, процедуры и правила. Эти планы обычно публикуются и раздаются новым сотрудникам или размещаются на веб-сайте сотрудников организации для удобства ознакомления.

• Политики содержат общие рекомендации для бесперебойной работы организации. Они охватывают такие вещи, как прием на работу и увольнение, служебная аттестация, продвижение по службе и дисциплина. Например, у компании может быть политика, поощряющая переработку на рабочем месте, или политика, запрещающая использование личных мобильных телефонов в производственных помещениях.
• Процедуры — это шаги, которые необходимо выполнять в установленных и повторяющихся операциях. Процедуры должны отражать политику компании и поддерживать долгосрочные цели организации. В процедурах также могут быть подробно описаны шаги, которые необходимо выполнить для обеспечения справедливого и беспристрастного наказания сотрудников. Например, если сотрудники считают, что другие сотрудники взаимодействуют с ними неподобающим образом, они должны выполнить процедуру, чтобы довести это до сведения руководства. Или организация может установить порядок действий в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожар или разлив токсичных веществ.
• Правила относятся к тому, что разрешено и что строго запрещено в организации. Другими словами, регламент – это своего рода правило, которое касается общих ситуаций. Например, во многих больницах и лабораториях существуют правила техники безопасности, запрещающие ношение обуви с открытым носком или обуви со скользкой подошвой. Правительства штатов и федеральные правительства часто издают правила для отраслей, влияющих на общественную безопасность.

Практический вопрос

Роль бюджетов в процессе планирования

Вернитесь к Рисунку 1 и найдите поле с надписью «Бюджеты». Обратите внимание, что бюджеты — это примеры одноразовых краткосрочных планов. Бюджет организации — это документ, в котором подробно описаны финансовые и материальные ресурсы, выделенные для проекта или отдела. Это одноразовые планы, поскольку они относятся к определенному периоду или событию. Например, отделы могут иметь бюджет найма, который выделяет определенное количество должностей и общую сумму заработной платы за календарный год. В следующем году этот бюджет может остаться прежним или измениться в зависимости от условий в организации. Но нельзя предполагать, что бюджет останется прежним. Бюджеты с нулевой базой рассматривают каждый бюджет так, как если бы он был совершенно новым, и требуют от менеджеров обоснования каждой статьи бюджета. Этот процесс гарантирует, что бюджеты тесно связаны с последними организационными целями.

Менеджеры имеют дело с различными типами бюджетов:

• Финансовые бюджеты включают балансы, отчеты о доходах/расходах и отчеты о движении денежных средств.
• Операционные бюджеты прогнозируют доходы по сравнению с расходами.
• Неденежные бюджеты распределяют ресурсы, такие как рабочая сила, рабочее пространство и использование оборудования.
• Фиксированные бюджеты — это бюджеты, которые не меняются при увеличении или уменьшении деятельности, например доходов от продаж. Их также называют статическими бюджетами.
• Гибкие бюджеты зависят от уровня активности (растут или сокращаются в зависимости от меняющихся условий).

Бюджеты являются очень важным инструментом планирования, и организации очень серьезно относятся к процессу составления бюджета. Некоторые менеджеры тратят большую часть своего времени на то, чтобы убедиться, что расходы и проекты, которые они контролируют, не превышают установленные лимиты расходов. Постоянное «превышение бюджета» — признак плохого планирования, а планирование — одна из основных функций управления. В некоторых случаях регулярное выполнение бюджета в рамках бюджета также рассматривается негативно, потому что при более точном составлении бюджета эти выделенные ресурсы можно было бы выделить на другие проекты. Часто проекты конкурируют за ограниченные ресурсы, поэтому лучшим бюджетом является тот, который наиболее точно отражает фактические расходы и доходы.

Практический вопрос

Прогнозирование, планирование сценариев и планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Прогнозирование — это просто предсказание будущего. Любой может сделать прогноз — хитрость в том, чтобы быть правильным или достаточно точным, чтобы важные решения по планированию могли быть основаны на прогнозе. Далее следуют некоторые «неудачные» прогнозы бизнес-лидеров:

«У этого телефона слишком много недостатков, чтобы его можно было серьезно рассматривать как средство связи». – Президент Western Union, 1876 г.

«Существует мировой рынок примерно пяти компьютеров». – Председатель IBM, 1943

«Телевидение не сможет удержать ни один рынок, который оно захватило, после первых шести месяцев. Люди скоро устанут каждую ночь смотреть на фанерный ящик». – Дэррил Занук, президент 20th Century Fox, 1946

«Нет никаких шансов, что iPhone получит какую-либо значительную долю рынка». – Генеральный директор Microsoft Стив Балмер, 2012 г.

На самом деле есть гораздо лучшие способы предсказывать будущее, чем обращаться к гадалкам.

Научное прогнозирование использует математические модели, исторические данные и статистический анализ для прогнозирования того, что произойдет в будущем. Предприятия постоянно используют краткосрочное прогнозирование при составлении бюджетов и прогнозировании расходов. В основном эти прогнозы основаны на том, что они продали и сколько заплатили провайдерам в недавнем прошлом. Долгосрочное прогнозирование требует как количественных числовых данных, так и качественных данных, основанных на мнениях и выводах экспертов. Часто организации создают ряд долгосрочных прогнозов на основе «наилучшего» и «наихудшего» сценариев. Затем они будут составлять планы того, как они будут реагировать на каждую ситуацию, и со временем они будут обновлять и адаптировать долгосрочный план.

Сценарное планирование учитывает альтернативные варианты будущего. Менеджеры рассматривают возможность использования различных стратегий в различных экономических условиях. Этот тип планирования обычно предполагает постепенные изменения. Например, некоммерческая организация, которая полагается на пожертвования, будет иметь разные планы на периоды, когда экономика находится на подъеме, а доноры имеют больше дискреционного дохода, по сравнению с периодами рецессии, когда люди склонны сокращать расходы.

Напротив,  планирование на случай непредвиденных обстоятельств касается внезапных изменений на рынке или сбоев в работе. Обычно планы на случай непредвиденных обстоятельств разрабатываются для действий в чрезвычайных ситуациях. Например, в аэропортах есть планы на случай авиакатастроф при взлете или посадке, а популярные туристические достопримечательности начали разрабатывать планы на случай террористических угроз.

Примером чрезвычайной важности планирования на случай непредвиденных обстоятельств является разлив нефти на платформе Deepwater Horizon в Мексиканском заливе в 2010 году. Мексиканский залив. Это был крупнейший морской разлив нефти в истории, и его последствия были еще более разрушительными, потому что у BP Oil не было планов на случай непредвиденных обстоятельств на случай такого рода катастрофы. Разлив продолжался несколько месяцев, пока BP и ее партнеры пытались выяснить, как перекрыть источник нефти. Несмотря на то, что BP потратила 62 миллиарда долларов на мероприятия по реагированию и очистке, морской среде и среде обитания диких животных, а также рыболовству и туризму был нанесен значительный ущерб. Вовлечение сотрудников в планирование может помочь предотвратить трагедии, подобные этой.

Практический вопрос

Управление по целям (MBO) и цели SMART

Управление по целям или сокращенно MBO — это инструмент, который можно использовать для повышения эффективности организации путем постановки четко определенных целей, согласованных между руководством и со стороны сотрудников. Питер Друкер, плодовитый автор и лидер в области теории управления, в 1954 году придумал фразу «управление по целям». Целью MBO является улучшение мотивации сотрудников и организационных коммуникаций путем сосредоточения внимания на согласовании индивидуальных целей с корпоративными целями. В MBO менеджер и сотрудник делают следующее:

• совместно поставленные цели и задачи на период.
• совместно планируют задачи, которые сотрудник выполняет при поддержке руководства.
• согласовать стандарты оценки выполнения задания.
• регулярно встречаются для обзора прогресса.

MBO должен быть инструментом управления сверху вниз, поскольку организационные цели каскадируются вниз для создания различных операционных уровней. Друкер показал, что до тех пор, пока цели сотрудников поддерживают краткосрочные и долгосрочные организационные цели, MBO будет способствовать продвижению компании вперед. Критики, однако, утверждают, что менеджеры, использующие этот подход, больше концентрируются на постановке целей, чем на помощи сотруднику в их достижении.

SMART-цели — это метод, который часто сочетается с MBO. SMART означает конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и ограниченный по времени. Цель SMART хорошо сочетается с теорией MBO от

1. Предоставление стимулов для сотрудников путем вознаграждения их, когда они достигают ключевых целей.
2. Расширение прав и возможностей сотрудников, позволяя им ставить собственные задачи для достижения своей индивидуальной цели.
3. Честное общение о том, что прошло хорошо, а что нет, и сосредоточение внимания на развитии недостающих навыков.

В следующей таблице приведены наиболее важные характеристики каждой части SMART-цели.

Целевые критерии SMART

КОНКРЕТНЫЙ	Цели должны быть достаточно конкретными, чтобы избежать путаницы. Они должны определить цель с точки зрения действий, которые необходимо выполнить.
ИЗМЕРИМОЕ	Цель должна быть числовой и количественной. Избегайте таких терминов, как некоторые, большинство, многие и достаточно.
ДОСТИЖИМОЕ	Цель должна быть достигнута с разумными усилиями. Они не должны быть источником чрезмерного физического или эмоционального стресса.
СООТВЕТСТВУЮЩИЙ	Цель должна каким-то образом способствовать успеху организации, а также развитию сотрудника.
СВЯЗАННЫЙ ПО ВРЕМЕНИ	Цели должны ставиться с конкретными датами, а не «скоро» или «своевременно».

Например, допустим, вы поставили перед собой цель стать признанным экспертом отдела в области, имеющей отношение к продвижению в организации. Как вы можете превратить это в SMART-цель?

• Конкретно: Я узнаю об обязательствах шести крупных некоммерческих организаций.
• Измеримый: Я буду выступать с презентациями в комитетах по рекламе, написанию грантов и комитетах доноров/клиентов.
• Достижимо: Я буду брать интервью у одной некоммерческой организации каждую неделю в течение шести недель.
• Релевантный: Этот опыт заполнит текущий пробел в знаниях в новом отделе по работе с клиентами.
• Ограничение по времени: Я выполню эту цель до следующей запланированной ежегодной оценки эффективности.

Практический вопрос

Бенчмаркинг

Последний инструмент планирования, который мы обсудим в этом разделе, — бенчмаркинг. Вы можете подумать, что у вашей организации есть отличный долгосрочный план и эффективные краткосрочные планы, но откуда вы знаете об этом на самом деле? Даже если ваша компания демонстрирует рост, растет ли она так же быстро, как ваш конкурент? Эталон — это стандарт, используемый для целей сравнения. Бенчмаркинг рассматривает уровни производительности за пределами вашей организации, а иногда и между отделами или подразделениями внутри вашей организации, чтобы оценить вашу собственную производительность. Сравнительный анализ можно проводить по нескольким критериям:

• Отрасль: Допустим, вы производите технологические изделия. Сравнительный анализ может ответить на вопросы о том, как ваша компания работает по сравнению с другими производителями технических виджетов. Этот подход является разновидностью конкурентного бенчмаркинга.
• География: В вашем штате наблюдается значительный экономический рост. Вы можете использовать бенчмаркинг, чтобы определить, разделяет ли ваша компания это богатство или отстает от региональной экономики.
• Организация: Вы владелец малого бизнеса. Сравнительный анализ может помочь ответить на вопросы о том, является ли экономический климат более благоприятным для крупного бизнеса, чем для малого бизнеса, или же некоммерческие организации терпят неудачу, а коммерческие преуспевают.
• Процессы: Вы можете использовать бенчмаркинг, чтобы определить, какие процессы, используемые другими фирмами, помогают или вредят им. Можно ли извлечь из них уроки? Это также называется стратегическим бенчмаркингом или бенчмаркингом процессов.
• Инновация: Сравнительный анализ может помочь вам узнать, какие партнеры или методы, используемые вашими конкурентами, отсутствуют в вашей организации. Есть ли в ваших продуктах или программах функции, которые следует исключить, и есть ли другие, которые можно было бы добавить? Функциональный бенчмаркинг играет ключевую роль в организациях, связанных с технологиями.

Внутренний бенчмаркинг означает сравнение показателей работы одного отдела с показателями другого отдела вашей компании или филиала в той же более крупной организации. Важным моментом в бенчмаркинге является то, что он дает вам стандарт, с которым можно сравнивать ваш прогресс.

Ключевые моменты

Инструменты планирования предназначены для того, чтобы помочь вам определить цели, определить поведение внутри организации и помочь вам оценить свою производительность по сравнению с внешними ориентирами. Планы необходимы, но хорошие менеджеры умеют проявлять гибкость, когда того требуют обстоятельства.

Поддержите!

У вас есть идеи по улучшению этого контента? Мы будем признательны за ваш вклад.

Улучшить эту страницуПодробнее

13 типов планов, которые должны быть в вашем бизнесе!

Если бы вы хотели построить здание, вы бы не просто подошли к пустому участку и начали сбивать доски. Вам понадобится чертеж или план!

То же самое относится и к бизнесу — вы не можете просто войти в отрасль и ожидать, что будете править всеми остальными, просто желая продать продукт.

Без эффективных планов никуда!

Но в отличие от здания, ландшафт бизнеса постоянно меняется и растет. Это означает, что один план не может помочь вам на протяжении всего жизненного цикла вашего бизнеса.

И именно поэтому существует так много эффективных и действенных планов, которые вы можете создать для своего бизнеса в каждой сфере деятельности. Будь то маркетинг, финансы, человеческие ресурсы или что-то еще, для каждого из них есть план!

Не волнуйтесь, если вы еще не знаете об этих планах — мы здесь именно для этого!

Мы составили список из 13 лучших планов , которые определенно могут понадобиться вашему бизнесу, поэтому без лишних слов давайте сразу перейдем к…

 

1. План маркетинга

описывает и достаточен для вашей маркетинговой стратегии, инструментов и тактик, чтобы охватить вашу целевую аудиторию в течение определенного периода времени. Маркетинговый план – это комплексный документ, включающий множество деталей, таких как маркетинговые цели, маркетинговая стратегия, рекламный бюджет и этапы действий.

Наша команда Bit.ai создала несколько шаблонов маркетинговых планов, которые помогут вашей команде достичь поставленных целей. Обязательно ознакомьтесь с нашими шаблонами маркетинговых планов, которые могут вас заинтересовать:

Шаблон партнерского маркетингового плана

Шаблон опроса клиентов

Шаблон стартовой панели маркетинга

Маркетинговые планы имеют несколько подтипов, например:

• Платный маркетинговый план
• План контент-маркетинга
• План маркетинга в социальных сетях
• План маркетинга взаимоотношений

Этот план послужит руководством для всех ваших кампаний, обеспечит ясность, когда это необходимо, и поможет вам добиться успеха во всех ваших маркетинговых усилиях.

 

2. План продаж

Продажи неизбежны, это неотъемлемая часть любого бизнеса. И продажи развивались вместе с меняющимися тенденциями и стали больше, чем просто продажей, но и налаживанием связей.

Вот почему вам нужен четкий план продаж!

План продаж — это документ, в котором описывается вклад отдела продаж в достижение общих целей компании. Имея надежный план продаж, вы можете заранее определить потенциальные риски и приложить усилия для их устранения.

Несколько шаблонов продаж, которые могут вас заинтересовать:

Шаблон плана продаж

Шаблон отслеживания продаж

Шаблон процесса продаж

 

3. План продукта

Внедрение продукта — это не прогулка в парке, поэтому вам определенно нужен план, который поможет вам избежать любых препятствий и препятствий.

План продукта, также известный как дорожная карта продукта, представляет собой общий обзор предстоящего продукта, его сроков, бюджета, ресурсов, задач и многого другого. все в цикле с целями тоже.

Имея под рукой план продукта, вы можете быть уверены в запуске всех новых продуктов!

Проверьте шаблоны плана продукта, которые были курированы нашей командой по адресу bit. ai:

Требования к требованиям продукта. дело доходит до соблюдения бюджета и сбережений, все мы терпят неудачу — 34% всех американцев имеют 0 долларов сбережений.

Итак, само собой разумеется, что вам нужен финансовый план!

Финансовый план описывает текущую финансовую ситуацию человека и долгосрочные финансовые цели. Документ также состоит из стратегий и тактик для достижения этих денежных целей.

Финансовые планы могут быть как для отдельного лица, так и для всего бизнеса. Основная цель финансового плана — держать вас в курсе ваших финансов.

Подробнее: 9 самых успешных бизнес-моделей, о которых вам следует знать! (с примерами)

 

4. План реализации

«Знание не сила; реализация — сила!»

Только когда вы начнете воплощать свои идеи в жизнь, вы сможете определить, насколько они успешны, и в этом ключевую роль, помогая вам в этом, играет план реализации.

План реализации облегчает выполнение плана, идеи, модели, проекта, спецификации, стандарта, алгоритма или политики, представляя четкие этапы реализации, которые необходимо выполнить.

Проще говоря, план внедрения разделит все ваши задачи на простые задачи, распределит роли и обязанности и установит четкий график для всех, которому нужно следовать.

Это еще один отличный план для компаний, позволяющий эффективно претворить в жизнь все свои стратегические инициативы!

 

5. Оперативный план

Каждый бизнес выполняет несколько проектов, одновременно выполняя повседневные задачи, и чтобы удержать все это на плаву, вам нужно либо многозадачность, либо просто создать оперативный план!

Операционный план — это стратегический документ, который определяет, как различные команды или отделы, такие как подбор персонала, маркетинг и финансы, способствуют достижению различных целей и задач компании. Он суммирует ежедневные действия, необходимые для ведения успешного бизнеса.

Операционные планы — отличный способ оценить эффективность и производительность команды!

Вот шаблон оперативного плана, созданный нашей командой Bit.ai!

Шаблон оперативного плана

 

6. План действий

 

«Цель без плана действий – это мечта».

Чтобы ваши цели были успешными, ваш бизнес должен ковать железо, когда оно горячо!

План действий — это, по сути, документ или контрольный список, в котором излагаются шаги или задачи, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей. Когда вы тратите время на составление плана действий, вы явно взвешиваете все за и против, а не настраиваете себя на огромные убытки.

Это отличный план, который поможет вашим командам сосредоточиться и повысить свою продуктивность!

 

7. Тактический план

Независимо от размера и типа вашего бизнеса, вы, вероятно, мечтаете о большем и уже поставили долгосрочные цели на годы вперед!

Но как ты собираешься туда попасть? Да, вы угадали, с тактическим планом!

Тактический план определяется как четкий план действий, которые вы собираетесь предпринять для достижения краткосрочной цели. Эти краткосрочные цели вовремя приведут вас к глобальным целям. С тактическими планами ваши команды будут иметь определенный набор правил о том, что от них ожидается и как этого достичь.

 

8. План действий в чрезвычайных ситуациях

Вокруг нас возникают беспрецедентные ситуации, просто возьмите в качестве примера продолжающуюся пандемию. А учитывая такие радикальные, судьбоносные изменения, лицо вашего бизнеса может совершенно измениться!

Но у хороших предпринимателей всегда есть «План Б» — тот, который обеспечивает их безопасность и не позволяет их бизнесу пойти насмарку, и этот план называется планом на случай непредвиденных обстоятельств.

План на случай непредвиденных обстоятельств — это руководство, созданное руководителями или руководством, чтобы помочь бизнесу справиться с неблагоприятным событием, которое может произойти или не произойти в будущем. Этот план является обязательным, так как он обеспечивает бесперебойное функционирование бизнеса от таких рисков!

 

9. План управления изменениями

Принятие изменений жизненно важно для роста, но для большинства компаний это не так просто.

Harvard Business Review предполагает, что 60-70% всех инициатив по изменению, предпринятых в организациях, терпят неудачу!

План управления изменениями поможет вам избежать этого! Это просто набросок, который определяет использование инструментов и процессов управления людьми для изменения окружающей среды.

Планы управления изменениями принимаются организациями для принятия и учета изменений в рабочем процессе. И это творит чудеса — 81% участников исследования, внедривших методы управления изменениями, выполнили свои проекты в срок.

 

10. План управления качеством

«Качество никогда не бывает случайным, оно всегда является результатом разумных усилий».

Качество продукции и обслуживания клиентов имеет первостепенное значение для любого бизнеса, и план управления качеством будет очень полезен для достижения этого!

Планирование управления качеством включает в себя определение и систематизацию менеджером проекта стандартов, которым должен соответствовать конкретный проект, чтобы быть успешным, и того, как эти стандарты будут достигнуты. Таким образом, вы можете обеспечить согласованность своих предложений.

 

11. План обеспечения непрерывности бизнеса

Нам всегда говорят ожидать непредвиденных обстоятельств, потому что готовность означает, что ваш бизнес может продолжать свою деятельность.

Почти 75% малых предприятий не имеют плана аварийного восстановления. В такие моменты вам на помощь приходит план обеспечения непрерывности бизнеса!

План обеспечения непрерывности бизнеса содержит непредвиденные обстоятельства для бизнес-процессов, активов, обязательств, человеческих ресурсов и деловых партнеров. Короче говоря, он охватывает все аспекты бизнеса, которые могут быть затронуты.

Наличие плана обеспечения непрерывности бизнеса будет означать всю разницу между восстановлением после бедствия или полным выходом из бизнеса.

 

12. План развития сотрудников

Ваши сотрудники являются ценным ресурсом для вашего бизнеса. И за всю работу, которую они делают, они ожидают, что их работодатель сделает больше, чем просто заплатит, они хотят, чтобы вы помогли им расти!

• 68% сотрудников считают обучение и развитие одним из важнейших направлений политики компании.
• 40% сотрудников, прошедших плохое обучение, скорее всего, покинут компанию в течение первого года.

План развития сотрудников — это метод, помогающий сотрудникам улучшить свои навыки для их текущей работы и позволяющий им приобретать знания и навыки для новых функций и обязанностей в организации.

Одна из многих причин, по которой вам нужен план развития сотрудников, заключается в том, что он не поможет вам удовлетворить ваших нынешних сотрудников, но также поможет вашей организации в долгосрочной перспективе. Поверьте нам, преимущества этого плана безграничны!

Make sure check out these amazing employee development templates for more efficient employees:  

Employee Handbook Template

Training Manual Template

SMART Goals Template

Employee Contract Template

 

13. План развития бизнеса

И последнее, но не менее важное: очевидно, что конечной целью любого бизнеса является рост и расширение до новых горизонтов. И чтобы перевести свой бизнес в фазу роста, вам обязательно нужен бизнес-план развития!

План развития бизнеса — это долгосрочный план, в котором излагаются тактики и стратегии устойчивого и устойчивого роста бизнеса в ближайшие годы.

Планы развития бизнеса являются ключом к расширению, созданию репутации, увеличению продаж и многому другому!

И не просто поверьте нам на слово, ознакомьтесь с этой статистикой — план развития бизнеса увеличивает шансы на рост на 30%!

 

Наша команда bit.ai создала несколько потрясающих бизнес-шаблонов, чтобы сделать ваши бизнес-процессы более эффективными. Обязательно ознакомьтесь с ними перед поездкой, y они могут понадобиться нашей команде!

• Шаблон предложений бизнеса
• Шаблон бизнес -плана
• Шаблон исследований конкурентов
• Шаблон предложений проекта
• Компания по факту

Все эти бизнес-планы суперэффективны и, несомненно, оптимизируют ваш бизнес-процесс.