Матрица Эйзенхауэра – что это, как пользоваться, примеры использования
Почти каждый современный человек ощущает нехватку времени. Работа, домашние дела, увлечения, хобби и отдых требуют временного ресурса. А сколько всего вокруг, что хочется ещё попробовать. Статистика утверждает, что каждый человек, который так или иначе сталкивался с дедлайном, пребывал в состоянии стресса. В этом случае могут помочь техники тайм-менеджмента, а именно матрица Эйзенхаура. Подробнее о том, как использовать этот инструмент в работе и в личных делах, читайте в этой статье.
Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает
Кто придумал метод Эйзенхауэра
Как выглядит матрица Эйзенхауэра
Использование в тайм-менеджменте
Где и как собрать матрицу – обзор сервисов
Разберем примеры
Другие похожие полезные методы
Подведем итоги
Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает
Управление своим временем (тайм-менеджмент) – это методика организации рабочих и личных процессов с целью планирования и экономии времени и ресурсов. Матрица Эйзенхауэра – это техника управления временем, которая позволяет разделить все задачи на важные и неважные, на срочные и несрочные. Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени.
Пример, матрицы Эйзенхаузера
Заполненная таблица Эйзенхауэра
С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.
Также квадрат Эйзенхаузера позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
Кто придумал метод Эйзенхауэра
Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США. В основу матрицы легла его теория о том, что не все срочные дела важны и не все важные дела требуют срочного исполнения. Несколько позже американский бизнес-тренер Стивен Кови привёл её в удобный вид и расписал правила использования.
Как выглядит матрица Эйзенхауэра
Матрица представляет собой поле, разделённое на 4 части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. Пример можно посмотреть на картинке ниже.
1 поле (А) – «Авральный квадрант» или квадрант кризисов. Сюда определяются дела со статусом «важно и срочно». Их нужно выполнять в первую очередь. Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты.
2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический. Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела.
3 поле (С) – «Квадрант помех». К этому сектору можно отнести все стихийно возникающие события: незапланированное совещание, приезд родителей, срочный ремонт автомобиля и т. п. Такие дела легко можно делегировать, чтобы не тратить на них драгоценное время.
4 поле (D) – «Мусорная корзина». Сюда можно отнести все мелкие рабочие дела, такие как разбор почты, наведение порядка на рабочем столе, отдых и развлечения. Если периодически этим не заниматься, то можно прийти к завалам на рабочем месте или к полному выгоранию.
Использование в тайм-менеджменте
Практически все действующие техники тайм-менеджмента отражают три качества:
- Приоритетность (важные дела выполняются в первую очередь).
- Планирование (каждая задача требует определённого времени).
- Структура (важно контролировать выполнение каждого дела и его результат).
В методике Эйзенхауэра применяются аналогичные принципы.
С помощью матрицы мы можем определить приоритетные задачи, и в первую очередь выполнять те, которые влияют на личную эффективность. Например, пролистывание ленты соцсетей или уборка квартиры – не всегда являются главными в жизни.
Где и как собрать матрицу – обзор сервисов
Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги. Важно разделить всё поле на 4 части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.
Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах в виде таблицы в формате XLS, например, в сервисе «Р7-Офис». Такой формат подходит для командной работы. В таблицах можно присваивать задачам статусы и контролировать ход их выполнения. Пример распределения дел в матрице Эйзенхауэра может быть таким, как на таблице.
Trello – один из популярнейших сервисов с базой в виде виртуальной доски. На доске можно не только распределить задачи, но и менять их местами, передвигать их в другой квадрант, ранжировать по приоритетности. Бесплатной версии вполне хватит для начала работы, сервис позволяет вести одновременно 10 досок для различных проектов.
Сервис Cerebro подходит для компаний, работающих с визуальным контентом: дизайн-студий, графических и анимационных сервисов, архитектурных бюро. Программой можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей. Пример:
Yandex Tracker – сервис, который также работает в формате досок. Здесь пользователю предлагается продуманная система аналитики, вся информация по задачам находится в разделе «Статистика». Также в сервисе можно выделить определённое время на выполнение задачи, эту опцию хорошо использовать для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервисом можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей.
Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.
Разберем примеры
В данном случае в матрицу включены, как рабочие, так и личные задачи. Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время.
Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности.
Другие похожие полезные методы
Рассмотрим ещё два метода планирования, которые помогут вам рационально распределить время и сделать все задуманные дела: метод Шваба и метод «Помидор».
Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время. Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное.
Метод «Помидор» подходит абсолютно всем от домохозяйки до директора крупного предприятия. Он позволяет решать задачи, которые требуют методичного подхода. Как работает метод: большую задачу разбиваем на 25-минутные периоды – «помидоры», между ними делаем перерывы по 5 минут. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы. Например, женщина затеяла дома генеральную уборку. Она определяет участки в квартире, на уборку каждого отводит по 25 минут времени. В перерывах она успеет выпить кофе или просто отдохнуть в кресле.
FAQ
В чем суть матрицы Эйзенхауэра?Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и неважно, не срочно и неважно.
Подведем итоги
- Матрица Эйзенхауэра – это техника планирования времени, которая позволяет выполнять задачи в порядке их срочности и важности.
- Методика Эйзенхауэра позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
- Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в специальных сервисах, в офисном редакторе, в ежедневнике или просто нарисовать на листе бумаги.
- Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.
Что такое Матрица Эйзенхауэра? | Lucidspark
Время на чтение: около 4 мин.
Накопился такой список дел, что вы не знаете, с чего начать? Еще бы! Когда перед глазами горы задач, возникает такое чувство, что с ними ни за что не справиться. Но у вашей проблемы есть решение: достаточно заглянуть в прошлое.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент Соединенных Штатов, был известен тем, что эффективно использовал свое время. Управлять страной — непростая работа, поэтому Эйзенхауэр создал эффективную методику приоритизации различных задач, чтобы иметь возможность сосредоточиться на самом важном.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица (или таблица) Эйзенхауэра — это удобная система для принятия решений, с помощью которой разные задачи можно рассортировать по принципу важности и срочности. Матрица состоит из четырех сегментов:
Сектор 1: важно и срочно
Сектор 2: важно, но не срочно
Сектор 3: срочно, но не важно
Сектор 4: не важно и не срочно
Срочные и важные задачи
Ключ к пониманию метода Эйзенхауэра — научиться распознавать разницу между «срочными» и «важными» задачами.
Важно: важные задачи тесно вписываются в ваши ценности и способствуют достижению основных целей. Часто это долгосрочные начинания, от которых не стоит ждать моментального результата. Такие дела можно на время отложить, пока на повестке дня горят более срочные задачи.
Срочно: срочные дела не терпят промедления, ими нужно заниматься я как можно скорее. Если важные дела откладывать в долгий ящик снова и снова, в конце концов они превратятся в срочные, а это — лишняя головная боль.
Для создания матрицы Эйзенхауэра вам потребуется оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Распределите все задачи по сегментам, чтобы грамотно расставить приоритеты для эффективной работы.
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра
Каждому сегменту матрицы Эйзенхауэра соответствует свой уровень приоритетности. Определив, какие задачи являются важными, срочными либо важными и срочными одновременно, вы затем сможете найти оптимальный подход к их решению.
Сектор 1: сделать в первую очередь
В первый сектор — «важно и срочно» — попадают задачи, которые одновременно имеют высокий уровень важности и срочности.
Сосредоточьтесь на выполнении этих задач прежде всего. В этом секторе обычно оказываются два типа задач: те, которые возникли непредвиденно, и те, что появились в результате откладывания на потом менее срочных задач. По мере заполнения данного сектора определите, решение каких задач вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать подобного в будущем. Один из способов избежать стресса в будущем — предусмотреть дополнительное время в своем расписании на непредвиденные задачи, чтобы иметь запас времени на работу в случае отставания от графика.
Сектор 2: выкроить время
Второй сектор предназначен для задач «важных, но не срочных».
Их тоже нужно выполнить, но особенно спешить некуда. Такие задачи важны для достижения крупных целей, но ввиду отсутствия срочности их часто откладывают на потом. Чтобы не тянуть резину изо дня в день, твердо решите, когда вы будете работать над каждой задачей из этого сектора. Задайте четкие сроки и встройте эти дела в свой график.
Сектор 3: делегировать
Третий сектор — место, где многие начинают буксовать. Сюда отправляются «срочные, но не важные» задачи.
Именно эти задачи мешают нам двигаться к главным целям, причем часто они падают на нас от кого-то другого. Например, коллега просит проверить презентацию, которую нужно сдать через пару часов, однако это совершенно не входит в ваши обязанности. Старайтесь свести подобную работу к минимуму и по возможности либо вежливо отклоните просьбу, либо делегируйте задачу.
Сектор 4: сделать позже или удалить
Четвертый сектор содержит наименее приоритетные задачи. Они «не важные и не срочные».
По сути, эти задачи только и делают что отвлекают вас от важной работы. Самое мудрое решение — полностью исключить их из своих приоритетов или отложить до лучших времен, например, когда заметно сократится список важных задач.
Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра
Преимущество матрицы Эйзенхауэра — в том, что с ней просто работать. А чтобы она принесла вам еще больше пользы, предлагаем несколько рекомендаций.
1. Цветовое кодирование
Цветовое кодирование каждого сектора помогает быстро оценить, что идет далее в вашем списке задач. Вы можете сами выбрать цвета для матрицы или использовать предложенную нами простую методику:
Красный: срочные и важные задачи (выполнить немедленно)
Желтый: важные, но не срочные (выкроить время)
Зеленый: срочные, но не важные (делегировать)
Серый: не важные и не срочные (сделать позже или удалить)
2. Не более 10 задач в каждом секторе
Избыточное количество задач может превысить ваши возможности и сделать невозможным выполнение работы в срок. Чтобы успевать следить за соблюдением сроков выполнения, добавляйте в каждый сектор не более 10 задач. В идеале постарайтесь сосредоточиться на 5–7 задачах в каждом секторе.
3. Сначала удалить, потом — оптимизировать
Время легче оптимизировать, когда у вас меньше дел. По мере заполнения матрицы старайтесь избавиться от всего лишнего. Найдите задачи, которые можно делегировать или полностью удалить. Устраните весь «мусор», и остальные дела пойдут как по маслу.
Шаблон матрица Эйзенхауэра
Тайм-менеджмент не всегда дается легко. Но онлайн-шаблон матрицы Эйзенхауэра от Lucidspark поможет вам повысить продуктивность, не упуская из виду самого главного.
Lucidspark — виртуальная интерактивная доска, где можно работать всей командой и воплощать лучшие идеи в жизнь. Наш бескрайний холст — самое подходящее место для активного мозгового штурма. Просто соберите наблюдения и превращ
Матрица срочных важных дел, Шаблон матрицы срочных важных дел
Что такое Матрица срочных важных дел?
Матрица «срочно-важно» — это простой, но эффективный инструмент для расстановки приоритетов в списке дел на основе уровня срочности и важности каждой задачи. Ее иногда называют «матрицей Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра», и она является одной из самых простых в реализации стратегий тайм-менеджмента.
Последние два имени относятся к одному из самых «эффективных» президентов США в истории, Дуайту Эйзенхауэру, который, как известно, язвительно заметил «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (узнать больше)
Когда вы работаете с ограниченными ресурсами, вы не можете просто сосредоточиться на выполнении большого объема работы; вам нужно сосредоточиться на том, чтобы делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.
Советы по проведению эффективного срочного важного анализа
- Тщательно отбирайте участников, чтобы предоставить экспертные знания, а также свежий взгляд.
- Используйте технологии, чтобы привлечь критически важных людей из разных мест, чтобы не упустить их вклад.
- Сведите к минимуму групповое мышление, обсуждая задачи по отдельности, а затем объединяя их для получения общей картины.
- Описывая задачи, будьте конкретны, а не широки.
- Сообщайте о результатах заинтересованным сторонам и регулярно обновляйте информацию о ходе выполнения действий.
Зачем использовать матрицу «срочно-важно»?
Срочный важный анализ поможет вам быстро определить действия, на которых вы должны сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать. Он бросает вызов привычной деятельности и позволяет вам восстановить контроль над своим окружением и внешними требованиями, а не позволить им контролировать вас. Отфильтровывая «занятые» действия, которые приносят минимальную пользу для долгосрочных целей, вы освобождаете время для важных дел.
Разработка матрицы важного и срочного не требует специальной подготовки и требует минимальных затрат, за исключением времени участников.
Кто может использовать матрицу срочной важности?
Поскольку этот метод настолько прост и универсален, он применим ко всем уровням задач от ежедневных списков дел до стратегических планов действий. Составление таблицы «срочно-важно» полезно для:
- всех отраслей
- всех отделов
- Существующие и новые предприятия
- Команды и отдельные лица
Шаблон матрицы срочной важности
Шаблон матрицы срочной важности представляет собой простой квадрат 2 x 2. Полученные четыре квадранта отражают степень срочности и важности отдельных задач. По вертикальной оси отложена «Важность», по горизонтальной оси — «Срочно».
Затем каждая задача размещается в матрице приоритетов, таким образом обеспечивая визуальное представление о том, на каких критических действиях вы должны сосредоточить свои ресурсы и усилия, а какие по существу отвлекают.
Важные, но не срочные планы
Это мероприятия, которые помогут вам достичь ваших долгосрочных и среднесрочных целей и задач. Поскольку они не обязательно требуют внимания, мы часто откладываем их для решения «срочных» вопросов.
Важные, но не срочные действия могут включать:
- Долгосрочное планирование
- Работа, непосредственно способствующая достижению целей и задач
- Анализ рисков
- Отношения и построение команды
- Обучение и обучение a19 Упреждающее обслуживание
- и план сбережений
Потратьте больше времени на этот квадрант, чтобы помочь предотвратить и устранить многие срочные действия в Q2 и сбалансировать требования в Q4.
Несрочные и неважные – отвлекающие факторы
Эти действия не являются ни важными для достижения ваших долгосрочных целей, ни срочными. По сути, они отвлекают вас от важных дел.
Несрочные и неважные задачи могут включать:
- Излишнюю или не относящуюся к делу электронную почту
- Личные телефонные звонки
- Использование социальных сетей
- Неважные или непродуктивные встречи0019
По возможности сократите или полностью избегайте затрат времени, усилий и ресурсов на деятельность в этом квадранте.
Срочные и важные – Кризисы
Важные и срочные действия – это либо чрезвычайные ситуации, которые вы не могли предсказать, либо те, которые вы отложили до последней минуты и достигли критической точки.
Этими вещами мы должны управлять прямо сейчас и сосредоточить внимание на относительно краткосрочной перспективе.
Важные и срочные задачи могут включать:
- Противопожарные и неотложные проблемы
- сроки
- Поломки оборудования
- Жалобы клиентов
- Нерешенные вопросы из первого квартала
Потратив больше времени на первый квартал, разрабатывая системы и планы, вы из этих задач более эффективным или даже полностью исключить их.
Срочные, но не важные – перерывы
Срочные, но не важные действия – это действия, которые отнимают ваше время и энергию, но не приносят пользы в долгосрочной перспективе. Они занимают вас, но не имеют реальной ценности.
Срочные, но не важные задачи могут включать:
- Регулярные встречи и отчеты
- Телефонные звонки и текстовые сообщения
- Большинство электронных писем (хотя некоторые электронные письма могут быть срочными и важными) ваши цели
- Неэффективные задачи, которые «Мы всегда делали так»
Пересмотреть сроки, делегировать, где это возможно, и изменить статус-кво «обычных» действий, которые не обязательно добавляют ценность, например, отчеты о том, что никто не читает и не действует.
Как провести эффективный анализ срочных и важных дел
Понимание четкой разницы между срочным и важным является ключом к получению ценных результатов.
Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это вещи, которые нельзя откладывать, и они часто предназначены для других. Негативные последствия их невыполнения наступают немедленно. Срочные задачи являются реактивными, оборонительными, поспешными, краткосрочными и имеют узкую направленность.
Важные задачи способствуют реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Иногда они срочные, но обычно нет. Важные действия являются упреждающими и приводят к долгосрочным выгодам. Негативные последствия их невыполнения, как правило, накапливаются в течение более длительного периода и затем могут перерасти в кризис.
Планы действий должны быть сосредоточены на Q1 и Q2. Q3 рассматривается как менее приоритетный, и многие задачи из Q4 должны быть полностью исключены.
Как и в случае с большинством мозговых штурмов, время, необходимое для проведения эффективного анализа «срочно-важно», зависит от организации, размера группы и направленности сеанса. Однако нет никаких причин, по которым вы не можете провести мозговой штурм, сгруппировать позицию, спланировать действия и написать сводный план действий менее чем за час или два.
Цели
Определите четкую цель для срочного важного анализа.
Мозговой штурм
Определите все текущие задачи, связанные с деятельностью.
Группа
Групповые задачи, которые по сути одинаковы.
Позиция
Оцените их срочность и важность каждой задачи и поместите в соответствующий квадрант.
План действий
Создайте действие для каждой задачи и назначьте ответственных и временные рамки. Сначала сосредоточьтесь на Q1 и Q2.
Делитесь и общайтесь
Создайте отчет, а затем поделитесь результатами сессии, включая план действий, с соответствующими заинтересованными сторонами.
Цели
Brainstorm
Группа
Позиция
План действий
Акция и общение
Цели
Brainstorm
Группа
Положение
План действий
Акции и коммуникация
Экономьте усилия, время и деньги с помощью GroupMap
Независимо от того, собрались ли ваши лучшие умы вместе в одной комнате или разбросаны по всему миру , уникальная технология GroupMap позволяет группам численностью до 2000 человек независимо представлять идеи в разное время, из разных мест и в разных часовых поясах.
Создайте свою первую карту и пригласите людей поделиться своими мыслями прямо СЕЙЧАС. Испытайте мощь GroupMap с нашей 14-дневной БЕСПЛАТНОЙ пробной версией без риска. Вам даже не нужно предоставлять данные своей кредитной карты, чтобы получить доступ ко всем нашим функциям, включая весь набор шаблонов, в течение полных 14 дней.
Срочно Важно: чего не хватает в шаблоне матрицы Эйзенхауэра?
Шаблон матрицы Эйзенхауэра всегда представлен как окончательный квадрант тайм-менеджмента. Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент и Верховный главнокомандующий Соединенных Штатов, якобы превратил ее в реальную матрицу решений. Он полагался на него по утрам, чтобы согласовать свои непосредственные приоритеты со своими краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными целями, тем самым отфильтровывая важные задачи и действия от всего остального.
В результате мы видим это повсюду, и это стало типичным средством повышения производительности для предпринимателей. На самом деле вопрос, который нам часто задают, звучит так: говоря о матрице Эйзенхауэра, как быстро выделить несрочные неважные задачи, чтобы исключить их из списка дел?
Отличный вопрос, потому что системы картирования решений очень эффективны, когда речь идет о том, чтобы помочь людям изменить или улучшить их методы работы, но это гораздо больше, чем просто сетка управления временем.
Проблематично, хотя существует множество статей, объясняющих, как использовать матрицу решений, вывод обычно один и тот же: сосредоточьте свое внимание и усилия на том, что срочно и важно.
Вот только эти рассуждения ни к чему не приведут.
Обычное рассуждение о срочности и важности неверно.
Обычное рассуждение о срочном и важном неверно! Это поможет вам справиться немного лучше в краткосрочной перспективе, да. Но это все.
Интересно, почему? Ну… типичный анализ графика основан на идее, что вы хотите достичь производительности. И для большинства людей продуктивность зависит от того, сколько вы можете сделать за минимально возможное время.
Но вот в чем дело. Что, если бы ключом было заменить идею продуктивности идеей того, что вы должны оказывать влияние? Что, если реальная ценность принципа Эйзенхауэра заключается в способности мыслить нестандартно?
В этой статье мы расскажем вам все, что вам нужно знать о матрице решений Эйзенхауэра (кстати, также известной как коробка Эйзенхауэра). И мы покажем вам, как использовать его максимально эффективно.
Осторожно, наши предложения поначалу могут показаться немного нелогичными. Однако, как только вы поймете нашу точку зрения, вы больше никогда не будете смотреть на вещи так, как раньше.
Срочно важный шаблон матрицы – в теории.
Если вы читаете эту страницу, вы уже знаете о дилемме между важным и срочным и, вероятно, уже знаете общую картину, стоящую за ящиком Эйзенхауэра. Проще говоря, все это представляет собой квадрант приоритетов, где одна переменная представляет собой важное, а другая — срочное.
В сочетании эти два фактора определяют наши способы организации дел, которые мы делаем, в зависимости от степени их срочности, важности или того и другого.
Конечно, матрица Эйзенхауэра — это не просто задача. Он действительно направлен на то, чтобы помочь вам в принятии решений в целом, и его следует использовать как таковой, будь то в вашей профессиональной или личной жизни.
Общая картина.
А теперь напоминание об общей картине. Если вы посмотрите на график ниже, то все станет ясно довольно быстро.
Некоторые задачи как несрочные и не важные.
Некоторые задачи срочные, но не важные.
Некоторые задачи важны, но не срочные.
А остальные важные и срочные.
Вопрос в том, как лучше интерпретировать и использовать шаблон матрицы срочной важности? Ну, как упоминалось ранее, здесь все становится интереснее.
Типичный анализ квадранта «срочно-важно» – отбрасывание или делегирование неважного.
Обычно шаблон матрицы Эйзенхауэра интерпретируется путем рассмотрения четырех квадрантов.
В левой части диаграммы вы найдете все задачи, о которых вам следует забыть, потому что какую бы ценность они ни создавали, она не считается «важной». Сказано иначе? Метод Эйзенхауэра основан на важной стороне вещей — и мы вернемся к этому через мгновение.
Внизу те, что не важны и не срочные, можно выкинуть не раздумывая. Например, ответы на нежелательные и не относящиеся к делу электронные письма или звонки и встречи, которые не будут иметь никакого значения, обычно заканчиваются в этом ящике.
Второй квадрант вверху включает срочные, но не важные документы, которые также можно оставить в стороне. Тем не менее, они приходят с определенной степенью крайней необходимости, поэтому их, вероятно, следует делегировать кому-то другому. Например, обратный звонок от вашего бухгалтера может быть срочным (поскольку нужно закрыть файл), но может не иметь принципиального значения для вашего бизнеса.
В общем, вывод прост: откажитесь от неважного или делегируйте его.
Обычный подход: Оставьте важные несрочные дела на потом.
В правой части диаграммы находится колонна ящика Эйзенхауэра.
Вот где действительно важна матрица срочных дел, и именно здесь занятые люди обычно превращаются в высокоэффективных людей.
Внизу идут важные вещи, которые не особенно срочные. Например, создание аналитической панели для веб-сайта или создание процесса для облегчения и автоматизации управления любыми счетами, которые вы постоянно забываете на своем рабочем столе. Что еще более важно, работа над стратегией или процессом контроля качества также подходит туда, если это не вопрос жизни или смерти.
Сверху важное и срочное. Например, это оплата счетов за Интернет, чтобы вас не отключили, или решение проблемы контроля качества, которая ставит под угрозу ваш бизнес, если ее не решить немедленно.
Типичный совет, который вы найдете повсюду, звучит так: сосредоточьте свое внимание на том, что является одновременно срочным и важным. Без этого ваш бизнес может развалиться, а все остальное вы все равно сможете сделать позже.
Проблема: разница между срочным и важным заключается в… важном.
Однако с этим подходом связана существенная проблема. Сосредотачивая свое внимание и усилия на срочных и важных вещах, вы стреляете себе в ногу. Вы отдаете приоритет мыслям и действиям в последнюю минуту, в конце дня, и это ставит вас в очень негативную петлю.
Вы избавились от неважного, это верно, но вы не берете управление!
Наоборот, вы остаетесь в рамках логики, основанной на списках дел, и продолжаете выполнять те задачи по управлению огнем, от которых пытались избавиться в первую очередь.
Вы хотели сэкономить время и стать более продуктивным, но продолжаете реагировать на любые обстоятельства вместо того, чтобы взять их под свой контроль. Это не имеет большого смысла, не так ли?
Нет, это не так. Итак, вот в чем дело. Разница между срочным и важным — супер-пупер-мегаважно.
Давайте снова вернемся к нашим предыдущим примерам.
Должны ли вы принимать срочные звонки от вашего бухгалтера и тратить несколько часов каждую неделю в течение следующих шести месяцев на обработку счетов, когда они больше не могут ждать? Или вам следует потратить некоторое время и усилия на создание процесса управления счетами, чтобы ваш бухгалтер мог получать счета напрямую и эффективно с ними работать, пока вы сосредоточитесь на чем-то более важном?
Очевидно, что построение процесса может подождать. Тем не менее, стоит ли ждать?
Подумай об этом.
Сколько вы берете за два-три часа своего времени? В качестве альтернативы, сколько клиентов вы могли бы найти с дополнительными тремя часами в неделю?
Если второй вариант кажется более эффективным, не будет ли эффективнее потратить несколько часов на создание процесса, чтобы вы могли пропустить бумажную работу и вместо этого сосредоточиться на зарабатывании денег?
Управление расписанием: для кого это актуально?
При работе над управлением временем и расписанием важно определить срочность и важность. Для этого вы можете задать себе один простой вопрос. Для кого эта задача актуальна и важна?
Если задание для вас важное и срочное, то беритесь за него. Однако в большинстве случаев важность и срочность на чьей-то стороне. Бухгалтеру нужен документ сейчас, и он оказывает давление, чтобы он мог сделать свои дела. Верно?
Вывод матрицы решений: ваше время стоит намного больше, чем вы думаете.
Вывод здесь прост. Ваше время стоит намного больше, чем вы думаете, и ваша способность расставлять приоритеты задач и действий — лучший способ перейти от логики гонки производительности к логике эффективных решений.
Пример из жизни: когда экстренные «реакции» создают негативную петлю.
По правде говоря, мы видим это предубеждение каждый день в нашей деятельности по бизнес-коучингу. Наши клиенты — предприниматели, и они обычно бегут от времени. И люди. И деньги.
Однако в большинстве случаев причина, по которой они продолжают работать, заключается в том, что они делают все возможное, чтобы продолжать реагировать на обстоятельства, вместо того, чтобы создавать важные, но не срочные процессы и системы, чтобы сэкономить время позже.
В одном конкретном случае нас нанял клиент, у которого были проблемы с розничным бизнесом. Когда клиент связался с нами, большая проблема была связана с контролем качества. За исключением того, что мы знали, что проблема была связана с тем, как они ежедневно принимали бизнес-решения.
Счета-фактуры были перепутаны, а заказы не следовали, поэтому клиент клиента не был доволен качеством продукта и обслуживания.
В то же время клиент был так занят сортировкой писем и счетов, что не оставалось времени следить за производством и информировать конечного клиента о незначительных задержках. Они знали, что что-то не так в отношении срочности и важности, но они никогда не думали о том, чтобы помещать вещи в шаблон матрицы приоритетов. Неудивительно, почему кто-то был сварливым!
Как повысить производительность в бизнесе: подумайте дважды.
Итак, к нам обратился клиент с вопросом, как повысить производительность в бизнесе. Когда мы спросили их: «Не лучше ли помечать каждую задачу как срочную?», они дали нам четкое «нет».
Тем не менее, они понятия не имели о том, как они могут структурировать свои методы работы, поэтому мы настаивали на несрочных важных вещах. Мы заставили их работать над настройкой процессов, чтобы счета поступали автоматически на один адрес электронной почты, а затем автоматически сортировались в определенный файл, управляемый одним конкретным человеком через определенные промежутки времени.
Да, разработка процесса заняла время. Тем не менее, методом проб и ошибок они поняли, что многих манипуляций можно избежать. Через несколько месяцев наш клиент понял, что разница представляет собой большую часть работы, сэкономленную каждую неделю.
Затем это время было реинвестировано. Можно создать больше процессов, чтобы сэкономить больше времени на другие вопросы. И больше свободного времени уделялось стратегическому мышлению и мозговому штурму (не говоря уже о парусном спорте, пеших прогулках и игре в гольф).
В конце концов, они поняли, что могут либо продолжать реагировать на любую деловую карму, которую им навязывает, либо начать действовать, чтобы остановить неприятную рутину управления огнем, в которую они погрузились.
Очень важно правильно расставлять приоритеты. И срочно.
В целом, если вы заинтересованы в более эффективном планировании и управлении временем, важно понять, что вам, вероятно, следует пересмотреть то, как вы интерпретируете матрицу решений Эйзенхауэра.
Да, важная и срочная матрица — известная система квадрантов тайм-менеджмента. Но его эффективность зависит от вашей собственной способности сосредоточиться, выбрать важные факторы, которые необходимо принять во внимание, и установить приоритеты, которые имеют смысл.
Будучи предпринимателем, вам придется решать важные и срочные задачи. Никаких сомнений насчет этого.
Тем не менее, ваша работа состоит в том, чтобы строить системы, гарантирующие, что срочных дел будет все меньше и меньше. На самом деле, самое важное и срочное дело в вашей деловой жизни сейчас, вероятно, состоит в том, чтобы выяснить, как полностью избавиться от срочности.
Превращение шаблона матрицы Эйзенхауэра в практические изменения.
Не останавливайтесь здесь. Какими могут быть ваши собственные типичные примеры матрицы Эйзенхауэра?
Возьмите бумагу и нарисуйте на ней коробку Эйзенхауэра. Затем попытайтесь выяснить, что вы делаете каждый день, и как вы могли бы поместить это в матрицу решений.
- Сколько срочных звонков вы принимаете еженедельно, в конце концов, с ограниченной важностью?
- Сколько важных сообщений вы могли бы прочитать позже?
- Найдите минутку и подумайте об этом: как вы можете определить срочно?
- Какие важные, но не срочные задачи есть в вашем списке дел?
- На самом деле, как лучше всего расставить приоритеты в списке дел?
- Каковы ваши 5 лучших принципов борьбы с пустой тратой времени?
- Эффективно ли ваше планирование?
- В свете вышеизложенного, не следует ли вам уделить некоторое время несрочным, но важным процессам, меняющим жизнь?
- Какие альтернативные варианты и выбор у вас есть?
- Что это может быть за процессы?
В конце концов, дело в том, что нет смысла пытаться справиться с любой чушью, с которой вы боретесь. Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы запихать в дневник как можно больше вещей, а в том, чтобы сделать ваше время и усилия эффективными. Итак, как вы планируете это сделать?
Ищете эффективные инструменты планирования и управления временем?
Прежде чем мы закончим, мы хотели бы дать вам пару дополнительных лайфхаков для предпринимателей.
Без шуток, ваша способность расставлять приоритеты в действиях и задачах является ключом к тому, чтобы стать более эффективным. Установка правильных приоритетов поможет спланировать свое время (и время других). Возможно, что еще более важно, это избавит вас от необходимости адаптироваться к инструментам управления, которые не будут иметь никакого эффекта, если вы не подойдете к ним с правильным мышлением.
Что касается того, какие инструменты планирования и управления временем вы можете использовать, вот несколько советов.
Во-первых, попробуйте наш экономящий время модуль самообучения. В нем мы рассмотрим множество концепций, и это сэкономит вам много усилий.
Во-вторых, подумайте о создании дорожной карты. Дорожные карты требуют в первую очередь расстановки приоритетов, чтобы они могли привести вас в правильном направлении с минимальными усилиями. Они действительно могут помочь вам установить цели, которые вы можете измерить, и вехи, на которые вы можете опираться.
В конечном счете, наличие среднесрочного и долгосрочного направления поможет вам установить приоритеты, которые вы сможете использовать для определения того, что важно и что срочно в данный момент. Они являются основой, когда дело доходит до построения вашей собственной матрицы приоритетов, было бы глупо не использовать их!
Хорошей новостью является то, что наш модуль тайм-менеджмента включает в себя инструменты и шаблоны, чтобы сделать именно это, так что у вас действительно нет оправданий!
И последнее…
И последнее, прежде чем мы уйдем. Эту взвешенную матрицу решений не стоит рассматривать только потому, что она названа именем президента или потому, что ведущие авторы, такие как Стивен Кови, говорят о ней в своих книгах.