Негосударственное общеобразовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа

Таблица важно срочно не важно не срочно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

alexxlab

Содержание

Матрица Эйзенхауэра – что это, как пользоваться, примеры использования

Почти каждый современный человек ощущает нехватку времени. Работа, домашние дела, увлечения, хобби и отдых требуют временного ресурса. А сколько всего вокруг, что хочется ещё попробовать. Статистика утверждает, что каждый человек, который так или иначе сталкивался с дедлайном, пребывал в состоянии стресса. В этом случае могут помочь техники тайм-менеджмента, а именно матрица Эйзенхаура. Подробнее о том, как использовать этот инструмент в работе и в личных делах, читайте в этой статье.

Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает

Кто придумал метод Эйзенхауэра

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Использование в тайм-менеджменте

Где и как собрать матрицу – обзор сервисов

Разберем примеры

Другие похожие полезные методы

Подведем итоги

Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает

Управление своим временем (тайм-менеджмент) – это методика организации рабочих и личных процессов с целью планирования и экономии времени и ресурсов. Матрица Эйзенхауэра – это техника управления временем, которая позволяет разделить все задачи на важные и неважные, на срочные и несрочные. Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени. 

Пример, матрицы Эйзенхаузера


Заполненная таблица Эйзенхауэра


С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.

Также квадрат Эйзенхаузера позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.

Кто придумал метод Эйзенхауэра

Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США. В основу матрицы легла его теория о том, что не все срочные дела важны и не все важные дела требуют срочного исполнения. Несколько позже американский бизнес-тренер Стивен Кови привёл её в удобный вид и расписал правила использования.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Матрица представляет собой поле, разделённое на 4 части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. Пример можно посмотреть на картинке ниже.


1 поле (А) – «Авральный квадрант» или квадрант кризисов. Сюда определяются дела со статусом «важно и срочно». Их нужно выполнять в первую очередь. Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты.

2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический. Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела.  

3 поле (С) – «Квадрант помех». К этому сектору можно отнести все стихийно возникающие события: незапланированное совещание, приезд родителей, срочный ремонт автомобиля и т. п. Такие дела легко можно делегировать, чтобы не тратить на них драгоценное время.

4 поле (D) – «Мусорная корзина». Сюда можно отнести все мелкие рабочие дела, такие как разбор почты, наведение порядка на рабочем столе, отдых и развлечения. Если периодически этим не заниматься, то можно прийти к завалам на рабочем месте или к полному выгоранию. 

Использование в тайм-менеджменте

Практически все действующие техники тайм-менеджмента отражают три качества:

  • Приоритетность (важные дела выполняются в первую очередь).
  • Планирование (каждая задача требует определённого времени).
  • Структура (важно контролировать выполнение каждого дела и его результат).
В методике Эйзенхауэра применяются аналогичные принципы.

С помощью матрицы мы можем определить приоритетные задачи, и в первую очередь выполнять те, которые влияют на личную эффективность. Например, пролистывание ленты соцсетей или уборка квартиры – не всегда являются главными в жизни.

Где и как собрать матрицу – обзор сервисов

Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги. Важно разделить всё поле на 4 части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.


Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах в виде таблицы в формате XLS, например, в сервисе «Р7-Офис». Такой формат подходит для командной работы. В таблицах можно присваивать задачам статусы и контролировать ход их выполнения. Пример распределения дел в матрице Эйзенхауэра может быть таким, как на таблице.


Trello – один из популярнейших сервисов с базой в виде виртуальной доски. На доске можно не только распределить задачи, но и менять их местами, передвигать их в другой квадрант, ранжировать по приоритетности. Бесплатной версии вполне хватит для начала работы, сервис позволяет вести одновременно 10 досок для различных проектов.


Сервис Cerebro подходит для компаний, работающих с визуальным контентом: дизайн-студий, графических и анимационных сервисов, архитектурных бюро. Программой можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей. Пример:


Yandex Tracker – сервис, который также работает в формате досок. Здесь пользователю предлагается продуманная система аналитики, вся информация по задачам находится в разделе «Статистика». Также в сервисе можно выделить определённое время на выполнение задачи, эту опцию хорошо использовать для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервисом можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей.


Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.  

Разберем примеры


В данном случае в матрицу включены, как рабочие, так и личные задачи. Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время.

Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности.


Другие похожие полезные методы

Рассмотрим ещё два метода планирования, которые помогут вам рационально распределить время и сделать все задуманные дела: метод Шваба и метод «Помидор».

Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время. Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное.

Метод «Помидор» подходит абсолютно всем от домохозяйки до директора крупного предприятия. Он позволяет решать задачи, которые требуют методичного подхода. Как работает метод: большую задачу разбиваем на 25-минутные периоды – «помидоры», между ними делаем перерывы по 5 минут. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы. Например, женщина затеяла дома генеральную уборку. Она определяет участки в квартире, на уборку каждого отводит по 25 минут времени. В перерывах она успеет выпить кофе или просто отдохнуть в кресле.


FAQ

В чем суть матрицы Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и неважно, не срочно и неважно.

Подведем итоги

  • Матрица Эйзенхауэра – это техника планирования времени, которая позволяет выполнять задачи в порядке их срочности и важности.
  • Методика Эйзенхауэра позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
  • Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в специальных сервисах, в офисном редакторе, в ежедневнике или просто нарисовать на листе бумаги.
  • Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.

Что такое Матрица Эйзенхауэра? | Lucidspark

Время на чтение: около 4 мин.

Накопился такой список дел, что вы не знаете, с чего начать? Еще бы! Когда перед глазами горы задач, возникает такое чувство, что с ними ни за что не справиться. Но у вашей проблемы есть решение: достаточно заглянуть в прошлое.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент Соединенных Штатов, был известен тем, что эффективно использовал свое время. Управлять страной — непростая работа, поэтому Эйзенхауэр создал эффективную методику приоритизации различных задач, чтобы иметь возможность сосредоточиться на самом важном.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица (или таблица) Эйзенхауэра — это удобная система для принятия решений, с помощью которой разные задачи можно рассортировать по принципу важности и срочности. Матрица состоит из четырех сегментов: 

Сектор 1: важно и срочно

Сектор 2: важно, но не срочно

Сектор 3: срочно, но не важно

Сектор 4: не важно и не срочно

 

Срочные и важные задачи

Ключ к пониманию метода Эйзенхауэра — научиться распознавать разницу между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: важные задачи тесно вписываются в ваши ценности и способствуют достижению основных целей. Часто это долгосрочные начинания, от которых не стоит ждать моментального результата. Такие дела можно на время отложить, пока на повестке дня горят более срочные задачи. 

Срочно: срочные дела не терпят промедления, ими нужно заниматься я как можно скорее. Если важные дела откладывать в долгий ящик снова и снова, в конце концов они превратятся в срочные, а это — лишняя головная боль.

Для создания матрицы Эйзенхауэра вам потребуется оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Распределите все задачи по сегментам, чтобы грамотно расставить приоритеты для эффективной работы.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Каждому сегменту матрицы Эйзенхауэра соответствует свой уровень приоритетности. Определив, какие задачи являются важными, срочными либо важными и срочными одновременно, вы затем сможете найти оптимальный подход к их решению.

Сектор 1: сделать в первую очередь

В первый сектор — «важно и срочно» — попадают задачи, которые одновременно имеют высокий уровень важности и срочности.

Сосредоточьтесь на выполнении этих задач прежде всего. В этом секторе обычно оказываются два типа задач: те, которые возникли непредвиденно, и те, что появились в результате откладывания на потом менее срочных задач. По мере заполнения данного сектора определите, решение каких задач вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать подобного в будущем. Один из способов избежать стресса в будущем — предусмотреть дополнительное время в своем расписании на непредвиденные задачи, чтобы иметь запас времени на работу в случае отставания от графика.

Сектор 2: выкроить время

Второй сектор предназначен для задач «важных, но не срочных».

Их тоже нужно выполнить, но особенно спешить некуда. Такие задачи важны для достижения крупных целей, но ввиду отсутствия срочности их часто откладывают на потом. Чтобы не тянуть резину изо дня в день, твердо решите, когда вы будете работать над каждой задачей из этого сектора. Задайте четкие сроки и встройте эти дела в свой график.

Сектор 3: делегировать

Третий сектор — место, где многие начинают буксовать. Сюда отправляются «срочные, но не важные» задачи.

Именно эти задачи мешают нам двигаться к главным целям, причем часто они падают на нас от кого-то другого. Например, коллега просит проверить презентацию, которую нужно сдать через пару часов, однако это совершенно не входит в ваши обязанности. Старайтесь свести подобную работу к минимуму и по возможности либо вежливо отклоните просьбу, либо делегируйте задачу.

Сектор 4: сделать позже или удалить

Четвертый сектор содержит наименее приоритетные задачи. Они «не важные и не срочные».

По сути, эти задачи только и делают что отвлекают вас от важной работы. Самое мудрое решение — полностью исключить их из своих приоритетов или отложить до лучших времен, например, когда заметно сократится список важных задач.

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра

Преимущество матрицы Эйзенхауэра — в том, что с ней просто работать. А чтобы она принесла вам еще больше пользы, предлагаем несколько рекомендаций. 

1. Цветовое кодирование

Цветовое кодирование каждого сектора помогает быстро оценить, что идет далее в вашем списке задач. Вы можете сами выбрать цвета для матрицы или использовать предложенную нами простую методику:

Красный: срочные и важные задачи (выполнить немедленно)

Желтый: важные, но не срочные (выкроить время)

Зеленый: срочные, но не важные (делегировать)

Серый: не важные и не срочные (сделать позже или удалить)

2. Не более 10 задач в каждом секторе

Избыточное количество задач может превысить ваши возможности и сделать невозможным выполнение работы в срок. Чтобы успевать следить за соблюдением сроков выполнения, добавляйте в каждый сектор не более 10 задач. В идеале постарайтесь сосредоточиться на 5–7 задачах в каждом секторе.

3. Сначала удалить, потом — оптимизировать

Время легче оптимизировать, когда у вас меньше дел. По мере заполнения матрицы старайтесь избавиться от всего лишнего. Найдите задачи, которые можно делегировать или полностью удалить. Устраните весь «мусор», и остальные дела пойдут как по маслу.

Шаблон матрица Эйзенхауэра

Тайм-менеджмент не всегда дается легко. Но онлайн-шаблон матрицы Эйзенхауэра от Lucidspark поможет вам повысить продуктивность, не упуская из виду самого главного.

Lucidspark — виртуальная интерактивная доска, где можно работать всей командой и воплощать лучшие идеи в жизнь. Наш бескрайний холст — самое подходящее место для активного мозгового штурма. Просто соберите наблюдения и превращ

Матрица срочных важных дел, Шаблон матрицы срочных важных дел

Что такое Матрица срочных важных дел?

Матрица «срочно-важно» — это простой, но эффективный инструмент для расстановки приоритетов в списке дел на основе уровня срочности и важности каждой задачи. Ее иногда называют «матрицей Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра», и она является одной из самых простых в реализации стратегий тайм-менеджмента.

Последние два имени относятся к одному из самых «эффективных» президентов США в истории, Дуайту Эйзенхауэру, который, как известно, язвительно заметил  «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (узнать больше)

Когда вы работаете с ограниченными ресурсами, вы не можете просто сосредоточиться на выполнении большого объема работы; вам нужно сосредоточиться на том, чтобы делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.

Советы по проведению эффективного срочного важного анализа