Правила деловой переписки в мессенджерах
Пандемия и удаленная работа привели к тому, что деловое общение почти полностью перешло в онлайн. Поначалу ни компании, ни руководители, ни сотрудники не понимали, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернете. Но постепенно сформировался цифровой этикет, регулирующий правила делового общения в онлайн-среде. О том, почему не стоит использовать в деловой переписке капслок, сокращения вроде «пжлст» и «очхор» и разбивать фразы в предложении на отдельные сообщения, в колонке для Forbes рассказывает управляющий консультант рекрутинговой компании Hays Екатерина Котова
Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути.
Закончили чтение тут
В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.
Материал по теме
Как общаться в мессенджерах
В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении.
Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.
- Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь.
Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность. - Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
- Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.
Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.
Материал по теме
- Четвертое — избегайте голосовых сообщений. Если вопрос требует обсуждения голосом, лучше договориться в чате о созвоне в удобное для партнера время. Чаще всего голосовые сообщения слушать неудобно, это требует лишних усилий и вызывает ненужное раздражение.
- Пятое — даже в мессенджерах стоит избегать сленговых выражений или излишних сокращений слов. Безусловно, это средство связи требует краткости, но важно искать баланс. Если сокращения «гендиректор» или «допсоглашение» — это нормально, то «пжлст» или «очхор» могут вызывать недоумение и недовольство.
- И последнее, но очень важное правило, которое на ходу и в спешке многие игнорируют, даже если помнят, как правильно вести деловую переписку, — обязательно перечитайте текст, прежде чем нажать кнопку «отправить». Убедитесь, что не наделали ошибок и успеете устранить нежелательные автозамены Т9. Этот полезный сервис иногда может заставить краснеть и оправдываться перед адресатом. Однажды клиент написал мне «больной потенциал», вместо «большой потенциал», что явно изменило смысл сообщения. В целом было ясно, что скорее всего сработала автозамена. Данная ситуация больше забавная, чем трагичная, но так бывает далеко не всегда.
Этот полезный сервис иногда может заставить краснеть и оправдываться перед адресатом. Однажды клиент написал мне «больной потенциал», вместо «большой потенциал», что явно изменило смысл сообщения. В целом было ясно, что скорее всего сработала автозамена. Данная ситуация больше забавная, чем трагичная, но так бывает далеко не всегда.Как общаться в социальных сетях
Страница в Instagram, Linkedin или на Facebook уже не только личная территория владельца. Это инструмент, с помощью которого специалисты ищут партнеров и демонстрируют экспертизу, а работодатели знакомятся с соискателями. Но в то же время соцсети используются и для общения с друзьями и близкими, поэтому приходится пробовать сочетать личное с деловым и учиться деловому этикету в социальных сетях.
Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт.
Материал по теме
Всю информацию на собственной странице сейчас рекомендуется фильтровать и тщательно взвешивать, прежде чем разместить какой-то пост. Все-таки это не исключительно личный канал. Страницы в соцсетях мониторят и текущие, и возможные будущие работодатели. Лучше избегать любых сообщений, связанных с политикой, религией, сложными или спорными социально-экономическими проблемами. Не рекомендуется размещать любой негатив о работе, клиентах и коллегах.
При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок.
Мне приходилось встречать людей, которые в соцсетях спешат рассказать всему сообществу, что известный бренд стал их клиентом, или что человек теперь работает под руководством известного специалиста. Прежде чем «тегнуть» человека или компанию, лучше спросить разрешения. То же самое лучше сделать, если хотите разместить на своей странице фото соискателя на вакансию, коллеги или тимлида дружественной компании.
На что обращать внимание при общении в электронной почте
Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте.
Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.Переписка в электронной почте по-прежнему более формализованный канал, требующий делового стиля и вежливости. Многие, переписываясь в мессенджерах, уже забыли, что в тело письма нужно добавлять информацию о себе. В подписи поместите свои данные — должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram. Не забудьте заполнить графу с темой — иначе адресат не увидит послание или удалит его как спам. Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами.
Материал по теме
Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым.
Как быть с видеоконференциями
Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне.
Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе.
Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить.
Материал по теме
Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями.
Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций.
Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный.
Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле.
Материал по теме
Но помните про возможность непредвиденных ситуаций.
В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах.
При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике.
Правила деловых телефонных звонков
Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ.
Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила.
Материал по теме
В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить.
Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время.
Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.
Почему мы не умеем переписываться и что с этим делать
Bubble
Коллега прислал вам 20 коротких сообщений вместо одного длинного. Возможно, еще и без конкретики — приходится задавать уточняющие вопросы. А что, если этот коллега — вы? Разбираемся, что вообще бесит айтишников в деловой переписке и как наладить диалог.
— Привет!
(собеседник набирает сообщение)
— Мне срочно нужна помощь.
(собеседник набирает сообщение)
— Ты сможешь мне помочь?
— Давай.
— Мой код не работает, не понимаю, почему. Выдает ошибку.
— Что за ошибка?
— Я пытаюсь подключиться к API.
(собеседник набирает сообщение)
— Но не получается.
(собеседник набирает сообщение)
— Можем созвониться, я покажу экран?
— Хорошо, где?
— В Zoom.
Такой диалог отнимает несколько минут — а ведь сразу можно было дать ссылку на Zoom. Отрывистые фразы без конкретных разъяснений иногда прокатят в личном общении: жесты, мимика, возможность быстро показать что-то на пальцах помогают понимать друг друга.
В переписке в нашем арсенале только слова. Научиться складывать эти слова в понятные предложение — священный долг каждого удаленщика. Мы поговорили с опытными айтишниками о том, как косяки в коммуникации вредят работе, почему понятно изъясняться бывает сложно и как сделать переписку конструктивнее.
Своим мнением поделились:
- Татьяна Буенкова — project-менеджер, IT community enthusiast, консультант, ментор;
- Екатерина Абдрахманова — графический и продуктовый дизайнер-фрилансер;
- Артем Палевич — frontend-разработчик, работающий во фрилансе;
- Алексей Гладких — backend-разработчик на Python и Rust, амбассадор новичков в программировании.
Мы также проанализировали мнения читателей Hacker News и изучили советы программиста и писателя Эрика Стива Реймонда.
Что больше всего не нравится айтишникам в рабочей переписке
Манера письменной речи — это наша милая индивидуальная особенность. Но только тех пор, пока она не мешает окружающим работать. Мы выявили три проблемы, которые возникают из-за слабых навыков деловой переписки.
1. Лишняя трата времени
Онлайн-общение занимает значительную часть дня, даже у людей на самых «интровертных» должностях. А если с собеседником не повезет, количество затраченного времени увеличится в разы. Пялиться в монитор, наблюдая, как коллега печатает десятое бессодержательное сообщение — сомнительное занятие. Но если анонсировали срочную проблему, ничего другого не остается.
Впрочем, нечеткая коммуникация отнимает время у обоих участников: велик риск, что одни и те же вопросы придется обсуждать несколько раз.
Алексей Гладких, backend developer
Когда какой-нибудь стартап выпускает интересную мне программу, я думаю, что становлюсь их любимым пользователем.
Потому что я видел, как работают отделы тестирования, как пишутся фидбеки — и когда у меня возникает проблема, иду в поддержку и пишу им подробный отчет со скриншотами. Это экономит время: если они поймут меня с первого раза, мне не придется писать заново.2. Лишние усилия
Если собеседник не дает полной информации, ее приходится выпытывать. А уточняющие вопросы могут завести переписку в дебри: не заметите, как начнете обсуждать совсем не ту проблему, с которой начали.
Екатерина Абдрахманова, дизайнер-фрилансер
В дизайне клиент всегда говорит не то, что думает. Говорит: «Хочу логотип побольше». Думает: «Не уверен, что клиенты поймут, что это за компания — надо чтобы логотип точно все заметили».
Когда я только начинала, подобные ситуации повторялись почти с каждым. Сделала для одной заказчицы 32 (!) варианта макета в разных цветовых гаммах, потому что ей не нравился цвет. В итоге она присылает референс, говорит: «Хочу вот как здесь, сделайте точно такую же».
А там вообще кардинально другая концепция.3. Противные уведомления
Ваши 20 коротких сообщений за пять минут означают, что у собеседника 20 раз прожужжит телефон — если он, конечно, не отключает уведомления. Это будет мешать человеку сконцентрироваться на работе или может прервать созвон.
Артем Палевич — frontend developer
Синхронная коммуникация мешает мне фокусироваться на текущих задачах. Когда ставлю в мессенджере профиль, что работаю, я оставляю уведомления только на очень важные сообщения. От родителей, например, которые могут написать если что-то случилось. Вообще управление уведомлениями — классная вещь, можно все это настроить минут за 40, и это дает большой профит.
Не все могут позволить себе отключать звук надолго. Поэтому, со стороны пишущего, сокращать количество уведомлений — хороший тон.
Впрочем, научиться понимать самые непонятные сообщения и стойко выслушивать уведомления, не отвлекаясь — тоже скилл, который можно прокачивать.
Он особенно необходим на руководящих должностях.
Татьяна Буенкова — project-менеджер
В работе менеджера разбирать хаотичный поток мыслей во входящих — это производственная необходимость. Всегда есть коллеги, начальники или клиенты, чья коммуникация не структурирована — и не всегда с этим можно что-то сделать. Приходится вырабатывать толерантность, учиться находить общий язык.
Важная часть моей работы как раз заключается в том, чтобы понять, что именно человек хочет до меня донести: в чем его потребность, какую проблему он пытается решить. Стиль коммуникации может быть препятствием, но быстро учишься преодолевать этот барьер.
В переписках можно столкнуться с большим количеством неудобств, но они все еще остаются желанным способом коммуникации для многих. При всех минусах, в отличие от общения голосом они помогают если не разложить по полочкам информацию, то хотя бы письменно зафиксировать все вводные.
Артем Палевич — frontend developer
Есть люди, которые мыслят, проговаривая вслух.
А если речь о телефонном разговоре, такого не происходит — человек просто накидывает свои мысли, оставляя тебе лишнюю работу.
Мы знаем про аудиалов, визуалов и кинестетиков. Но мне нравится мысль, что если заказчик вместо письменного ТЗ хочет созвониться и обсудить задачу голосом, он просто хочет переложить на вас задачу по структурированию информации. Как правило, если нам нужно описать что-то в куске текста, мы чуть больше задумываемся над сказанным: может, сначали и пишем все, что приходит в голову, но потом редактируем.Неумение вести переписку — вроде бы мелкий недостаток для крутого специалиста. Но владение искусством эпистолярного жанра — огромный бонус.
Почему иногда трудно объяснять даже простые вещи
Когда тебе в десяти коротких сообщениях пишут что-то невнятное, может показаться, что собеседник издевается: несложно ведь быстро и четко описать проблему. Как выяснилось, для многих это сложно.
Описывая проблему, не всегда знаешь, какой информацией уже владеет твой собеседник.
Рассказ с нуля, например, о новой фиче в приложении может растянуться на маленькую книжку. И эту книжку, разумеется, писать не нужно, когда коллеги уже в теме. Но не всегда понятно, что именно они уже знают о проделанной тобой работе, а что нет — от этого может возникнуть недопонимание.
Все эти сложности актуальны не только для программистов. В целом, у людей разный бэкграунд, привычки, разный рабочий процесс. Может получиться, что тебе скинули задачу, ты отвечаешь: «Посмотрю». Но откладываешь ее до вечера — а собеседник ожидал, что все произойдет за 5 минут.
Екатерина Абдрахманова, дизайнер-фрилансер
У меня была отличная тренировочная площадка: мы с мужем росли в разных культурных средах. Иногда даже одно и то же слово для нас значило разные вещи. Я представляю людей как две взаимодействующие между собой системы. И применяю к словам метрики эвристической оценки интерфейса. Нужно сообщать как можно больше информации о процессах у тебя в голове.
Например, мне говорят: «Вот по этому проекту сегодня фидбека не будет».
Я отвечаю: «Тогда я возвращаюсь к задачам второго проекта, по первому буду заниматься правками после фидбека». Возможно, мне очевидно, что при отсутствии фидбека первый проект я отложу. Но никто не обязан читать мои мысли.Проблемы в коммуникации также могут возникать, когда отвечаешь в спешке, между делом — в дороге или на созвоне. Обычно в таких ситуациях люди как раз склонны отправлять короткие сообщения и недоговаривать конкретику. А потом понемногу уточнять.
Иногда стиль ведения переписки обусловлен спецификой работы. Казалось бы, в гуманитарных областях люди больше внимания уделяют прокачке софт-скиллов. Но многие ругают за нечеткую коммуникацию именно эйчаров, менеджеров, лидов, фаундеров.
Алексей Гладких, backend developer
Недавно меня попросили помочь эйчарам. Они пишут эти самые «приветы» по одному слову! Это среди разработчиков хороший тон — быстро доносить суть, а у эйчаров ценится отзывчивость, человечность. Отвечают со всеми ритуалами вежливости и синхронно: наверное, думают, что их ответа сидят и ждут.
А я не жду, я уже забыл, что написал, и через два часа планирую вернуться к диалогу. Но приходится подстраиваться — всех переучивать бесполезно.Сложности в общении могут возникать не только на почве излишней вежливости. Иногда за нечеткими формулировками кроется желание «продавить» свою позицию.
Екатерина Абдрахманова, дизайнер-фрилансер
На моем опыте, как ни странно, неточности в формулировках часто допускают люди, связанные с управлением персоналом. Они будто слишком много думают над словами, и в итоге говорят совсем не то, что хотели. А ещё им, возможно, кажется, что суть их работы — убедить человека сделать так, как им нравится. Хотя если процесс или результат тебе не нравится, это не значит, что он по сути своей плохой. Он плохой только если не справляется со своей задачей. А субъективность часто мешает коммуникации.
Иногда людям, которые, например, много общаются с клиентами или делают питчи, трудно «переключать регистр» речи.
Ведь общаться с коллегами надо не так, как с покупателями или инвесторами.
Татьяна Буенкова — project-менеджер
Я не думаю, что проблемы коммуникации зависят от конкретной профессии. Но думаю, что в некоторых сферах есть профдеформация. Например, у людей, которые по роду своей деятельности должны активно продвигать свой продукт — продакт менеджеры, фаундеры стартапов, всевозможные IT и бизнес-энтузиасты. Они иногда забывают переключаться в повседневном общении со своей продающей позиции. Они экспрессивны, многословны, энергичны и этим могут раздражать людей, склонных говорить только по делу. Но это скорее склад характера, сочетающийся с особенностями профессии.
Специфика работы неизбежно влияет на наш стиль общения, но нельзя однозначно сказать, что все гуманитарии общаются непонятно, а все технари — четко и по делу.
Алексей Гладких, backend developer
Обычно тестировщики — мастера письменной коммуникации. Умение составить максимально полный фидбек — их профессиональный скилл.
Иногда чуть ли не за тебя пишут, как исправить код. Хотя на прошлой работе мне часто писали что-то вроде «у меня не работает». Тестировщики такое писали!Важно учитывать еще и социокультурный контекст. В западных компаниях, например, излишняя прямота и краткость может восприниматься как грубость.
Татьяна Буенкова — project-менеджер
Помню забавную ситуацию, когда в одной из компаний, где я работала, в нашем отделе РМО появился новый проджект-менеджер — назовем его условно Вася. У Васи не было больших познаний в английском, но его почему-то все равно поставили вести проект с англоязычным заказчиком — назовём его условно Майк. Замешкавшись с ответом в деловой переписке Майк получил от Васи письмо следующего содержания: «Mike, answer me!».
Лаконичное сообщение в форме приказа поразило привыкшего к витиеватой деловой переписке американца до глубины души. Но Вася не намеревался отдавать приказы, а всего лишь хотел напомнить клиенту о том, что важные для проекта вопросы нуждаются в ответе.
Просто он не знал ни языка, ни особенностей деловой переписки с американцами.Слишком много вежливости не всегда хорошо, предельная краткость — тоже не очень, а переписываться эффективно, особенно с иностранцами, бывает непросто. Но помимо реальных сложностей коммуникации, есть еще и прокрастинация. Пользователи Hacker News отмечают, что затягивание переписок часто связано с обычным желанием поболтать вместо работы. А если нужную информацию ты не выяснил, то и решение задачи можно отложить на потом. Звучит, конечно, не очень эффективно, зато очень по-человечески.
Как прокачать навык ведения переписки
Есть довольно простые приемы, которые упрощают коммуникацию — многие о них просто забывают. Собрали основные подсказки — из статьи Эрика Стивена Реймонда и со слов наших спикеров.
1. Сформулируйте суть письма одним сообщением
В email-переписке есть хорошая штука — тема письма. Когда мы резюмируем свой посыл максимально кратко, то упорядочиваем свои мысли.
В Telegram или Slack графы для темы нет, но можно вообразить, что есть.
Татьяна Буенкова — project-менеджер
Я сначала формулирую суть того, что хочу сказать, спросить или предложить. Эта суть, в идеале, должна поместится в одно предложение. Вокруг этой мысли я и буду выстраивать сообщение, обернутое в нужное количество слоев вежливости, контекста и «социального сахара».
Так я избегаю лишней воды и стараюсь сделать написанное максимально понятным для конкретного человека. Ведение соцсетей, вроде Twitter, ведение личного блога в Telegram, написание коротких профессиональных постов в LinkedIn помогает мне практиковаться в этом каждый день.
2. Описывать не шаги, а свою цель
Например, если нужно заменить цвета в документе и не знаете, как это сделать, стоит именно так и спросить: «Как заменить цвета в документе?». Не нужно спрашивать «Где включается color picker?», если вы толком не уверены, существует ли в природе этот инструмент и нужен ли он вам сейчас.
Говорите о своей ситуации, а не о своих догадках.
3. Не требовать от собеседника лишних усилий
Если для ответа на ваш вопрос человеку нужно перейти по каким-то ссылкам или уточнить что-то у соседа, этот ответ скорее всего затянется. Если можете сделать так, чтобы от собеседника не нужно было лишних действий — сделайте это. Соберите полную информацию, приложите скриншоты.
4. Если не знаете, как объяснить — нарисуйте
Иногда показать проще, чем рассказывать.
Екатерина Абдрахманова, дизайнер-фрилансер
С клиентами я стараюсь общаться, используя графики и схемы. Это очень помогает понимать друг друга.
Для дизайна общение с помощью рисунков особенно актуально, но и в других сферах это полезный прием. Любой процесс можно визуализировать квадратиками и стрелочками.
5. Не указывайте на чужие на ошибки, не разобравшись
Если вам что-то не понравилось в чужой работе, не надо сразу писать «Я нашел баг» или «Вот тут у тебя косяк».
Лучше задавайте вопросы, почему это работает так, а не иначе.
Еще одна опция: говорить не про «неправильное» поведение, а про свои впечатления и ощущения. Тогда вместо субъективного суждения получается объективное.
Артем Палевич — frontend developer
Я стараюсь говорить в первую очередь о себе. Если мне что-то не нравится (например, когда звонят без спросу), бессмысленно говорить: «Какой ты навязчивый человек!» Я скажу: «Я не хочу говорить по телефону». Это помогает не только донести свою мысль максимально четко, но и дает другим людям относиться к вам с уважением.
6. Ведите важные для всех обсуждения в общих чатах
Если информация нужна всем, лучше написать ее в чате, вместо того чтобы дублировать в личке каждому. К тому же, общий чат мотивирует более подробно описывать проблемы и задачи: ведь в нем сидят разные члены команды, которые владеют разной информацией. Уже не будет иллюзии что «Петя все сам знает и поймет без слов».
7. Искренне интересуйтесь искусством общения
Кажется, что коммуникация не требует какого-то специального обучения. Но это не так: если углубиться в вопрос, можно выяснить много тонкостей.
Татьяна Буенкова — project-менеджер
Важно не только грамотно формулировать мысли, но и быть эмпатичным, понимать, слышать и слушать других людей. Некоторым везет вырасти в таком окружении, которое дает много практики качественной коммуникации. Остальным нужно специально этот навык прокачивать.
А некоторым, для кого общение — ключевой инструмент успешной работы (как в моем случае), нужно углубляться в более узкие сферы. В поведенческую экономику, социологию, психологию… Не каждый готов, а главное — не каждый осознает потребность в глубокой прокачке такой будничной вещи, как общение. Потому мы всегда будем сталкиваться с сообщениями типа «ну короче я там сделал это самое, если что надо будет еще, вы того этого, а я пока все».
8. Не вступайте в открытую конфронтацию по поводу чужого стиля общения
Особенности общения зависят от наших привычек, а их менять трудно.
Если вы будете сердиться и указывать коллегам на недостатки, толку будет мало. Во многом мы учимся общаться имплицитно: бессознательно перенимая опыт окружающих. Проявляйте терпение.
Алексей Гладких, backend developer
Если напрямую указываешь людям, что их стиль общения тебе не нравится, с этого очень бесятся. Даже если не устроят скандала, по-тихому будут называть тебя душнилой. Да и кричать собеседнику: «Давай быстрее к сути!» — плохая стратегия.
Думаю, людей надо постепенно подводить к мысли, что так эффективнее. Где-то в кулуарах рассказывать: «Вот, смотри, я ему написал, а он одним сообщением ответил, как удобно». Многие это понимают и учатся.
Еще один путь: упомянуть проблему на ретроспективе в конце спринта. Только аккуратно — обмолвиться, например, что и сам иногда нечетко формулируешь, но будешь исправляться. Из десяти человек хоть один задумается — уже будет комфортнее работать.
По сути, все эти советы заточены на оптимизацию рабочего процесса.
Не писать лишнего, не заставлять коллег делать лишнюю работу, доносить информацию до всех причастных разом и не обвинять собеседников, не разобравшись — простые принципы, которые точно пойдут на пользу общению.
В неидеальном мире нельзя требовать от всех идеальных формулировок: да и самому бывает трудно придерживаться собственных стандартов. Но стремиться прокачивать навык письменной речи точно стоит.
Кроме того, как заметил один из пользователей Hacker News, если правильно сформулируешь вопрос, иногда отпадает необходимость ответа. Разложив по полочкам, что случилось, что попробовали, почему не сработало — решение можно увидеть на поверхности.
«Главная ошибка собеса — подгонять ответы». Рекрутеры рассказали о найме в IT
Откуда берутся IT-рекрутеры, с какими трудностями они сталкиваются в попытках закрыть позиции и какие ошибки сами совершают на интервью — полезно знать перед тем, как искать работу.
Путеводитель по встрече с интернет-друзьями в реальной жизни
Никола Эндерсби из Перта была лучшей подругой женщины по имени Холли в течение 15 лет.
Но впервые они встретились совсем недавно — на свадьбе Холли в Лондоне.
У пары была исключительно онлайн-дружба, потому что они живут на расстоянии 15 000 километров друг от друга.
«Было очень приятно иметь возможность обнять ее. Все остальные в нашей жизни говорили: «А что, если вы не поладите?» Мы знали, что у нас все будет хорошо», — говорит 27-летний мужчина из Перта.
«Она точно такая же, а лично мы поладили еще лучше.»
Превращение онлайн-дружбы в оффлайн может быть похоже на успешную историю Николы и Холли, которые познакомились после того, как Никола начала следить за блогом Холли.
Но это тоже может быть непросто.
«Это может быть замечательная идея, но вы должны стратегически подходить к тому, с кем вы это делаете», — говорит психолог Линн Холл.
«Вы должны убедиться, что они так же заинтересованы, как и вы… и что они действительно те, за кого себя выдают.»
Мы поговорили с несколькими людьми, которые встречались со своими интернет-друзьями в реальной жизни, чтобы получить их совет.
Встреча с Холли заставила Николь больше ценить их дружбу, и вскоре они планируют еще одну встречу лицом к лицу.
31-летний Джоно Печ говорит, что встречи с онлайн-друзьями помогли ему найти своих людей. Житель Джилонга начал погружаться в онлайн-сообщества около пяти лет назад.
Он искал людей, у которых были общие интересы в области поп-культуры и видеоигр.
«Я присоединялся к группам Facebook или сообществам Twitter и со временем начинал знакомиться с людьми», — говорит он.
Когда появилась возможность посетить межштатную игровую конференцию, Джоно лично встретился с некоторыми из своих онлайн-знакомств.
Двое мужчин, с которыми он познакомился, перешли от онлайн-знакомств к «чему-то очень реальному», объясняет Джоно.
«Мой друг Джек из Мельбурна и Том, который живет в Новой Зеландии, были двумя людьми, которых я встретил в Сиднее, и мы быстро нашли общий язык и начали подкаст с некоторыми другими друзьями.
»
Позже в том же году они отправились в Сан-Франциско на живое игровое мероприятие, где встретили людей со всего мира, с которыми они также общались в социальных сетях.
«Любой, кто прошел путь от лицом к лицу до большого расстояния, знает, что это не то же самое, что сесть, вместе преломить хлеб и получить общий опыт», — говорит Джоно.
У Зиллы Гордон из Хобарта есть несколько друзей, которых она завела благодаря 12-недельному онлайн-тренингу по фитнесу.
Тот, с кем она особенно сблизилась.
Поначалу их дружба заключалась в том, чтобы лайкать посты друг друга или поздравлять друг друга с завершением тренировки.
«Это переросло в настоящую привязанность друг к другу, и мы заинтересовались не только приготовлением еды», — говорит она.
Они встретились всего один раз, что, по словам Зиллы, только укрепило их связь.
«Было здорово увидеть, с кем я разговаривала после всех этих лет. Я посмотрела видео с их собаками, их двором и их жизнью, и это был сюрреалистический опыт, когда я действительно увидела все своими глазами», — говорит она.
«Теперь, когда я вижу фотографию, которую они выложили, я понимаю, что действительно нахожусь там.»
Загрузка
1. Выясните, что у вас общего
Итак, мы знаем, что встречи с вашими друзьями в сети могут быть полезными, но как мы это делаем?
«Определить, что у вас общего, — хорошее начало», — говорит г-жа Холл.
«Скажем, у вас есть определенная группа, которую вы оба любите, и они гастролируют, это прекрасно, предлагаю вам пойти вместе.
«Если вы оба любите китайскую еду и открывается новый ресторан, пойдем туда. Если вы любите футбол, сходите на игру».
Встреча с онлайн-другом в общественном месте, например в кафе, полезна для безопасности. (Pexels: The Coach Space)2. Встреча в группе
Для Джоно это был органичный процесс, потому что он проводил мероприятия и встречи в качестве «ведущего».
«Групповая тусовка снимает напряжение с любого вида общения один на один, которое может стать неловким», — говорит он.
3. Выберите общественное место
Независимо от того, насколько хорошо вы знаете человека, быть в безопасности разумно.
«Вы бы никогда не пошли встречаться с кем-то у себя дома или куда-нибудь в довольно изолированное место, если бы вы никогда не встречали этого человека», — говорит г-жа Холл.
«Всегда будьте осторожны, не будьте слишком доверчивы и всегда относитесь ко всему с недоверием.»
Зилла сообщила другим людям, с кем она встречается и где, и провела базовую проверку биографических данных.
«Обратный поиск по картинкам, их профиль выглядит фальшивым, есть ли у вас общие друзья или вы просто испытываете жуткую атмосферу?» вещи, которые она предлагает рассмотреть.
4. Дайте друг другу возможность дышать
Не навязывайтесь слишком сильно и не позволяйте другому человеку делать то же самое с вами. Например, Зилла забронировала для своего визита номер в отеле.
«Я подумал, что это хорошая идея, потому что все могло быть ужасно, и мне пришлось бы провести три дня в чьем-то доме, когда все, чего я хотел, это уйти.
»
5. Будь собой
Вполне вероятно, что если ты зашел так далеко, тебе удалось быть уязвимым в онлайн-пространстве с этим человеком. Это хорошо, чтобы продолжать в том же духе и в реальной жизни.
«Главное, если вы можете, дойти до точки, когда вы можете быть немного уязвимым и честным, а не рисовать идеальную картину, потому что это только строит поверхностные отношения», — говорит г-жа Холл.
6. Не форсируйте
Джоно советует сохранять непредвзятость и помнить, что люди «часто немного отличаются друг от друга».
«Не пытайтесь ничего навязывать — настоящая дружба развивается органично», — говорит он.
ABC Everyday в вашем почтовом ящике
Получайте наш информационный бюллетень о лучшем ABC Everyday каждую неделю
В конечном счете, важно уметь управлять своими ожиданиями при переходе от онлайн-дружбы к оффлайн.
«Есть риск того, что ваша дружба не перейдет в офлайн, но я подумал, что если бы в реальной жизни все не срослось, я все равно был бы совершенно счастлив, продолжая просто общаться онлайн», — говорит Зилла.
«Но все было хорошо, сначала был немного неловкий разговор… но это прошло довольно быстро, и вскоре у нас были такие же ровные, не осуждающие разговоры, как и в сети.»
Тем не менее, Зилле это не всегда удавалось, как иногда бывает.
«Я уже встречалась с кем-то, с кем познакомилась в Интернете, только чтобы понять, что нам особо не о чем говорить. Это был напряженный часовой разговор», — говорит она.
«Вы должны помнить, что только то, что вы можете отправить друг другу сотню Snapchat без фильтров в день, не означает, что вы сможете поддерживать разговор весь день.»
Опубликовано , обновлен 
000Z»> 16 декабря 2020 г.
Веса — как убедительные значения. не нужны в обычном неформальном текстовом чате?
спросил
Изменено 4 года, 10 месяцев назад
Просмотрено 13 тысяч раз
У меня есть друг, который категорически отказывается начинать разговор в Интернете, просто спрашивая меня, чего он хочет, и вместо этого настаивает на формальностях, которые сводят меня с ума. Мы друзья по онлайн-играм, так что у нас не профессиональные отношения. Например, этот разговор происходил через текст через Discord.
Человек: Здравствуйте.
Я: Привет.
Человек: Как дела?
Я: Я в порядке, а ты?
Человек: Отлично.
Пять минут спустя…
Человек: Что ты задумал?
Я: Работаю над классной работой.
Человек: Тебе нравится?
Я: Конечно. Это что-то новое.
Человек: Рад слышать.
Пять минут спустя…
Человек: ОК. Итак, причина, по которой я пишу вам…
Я понимаю, что они просто пытаются быть милыми, но это происходит за каждый разговор с ними постоянно. Иногда даже несколько раз в день. Эти ответы также не мгновенны, поэтому несколько раз им требовалось 15-20 минут, чтобы даже добраться до того момента, когда они сказали мне, что они хотят сказать или спросить меня. Я считаю, что это очень расстраивает, и это заставляет меня бояться сообщения от них. Это означает, что мои следующие 20 минут будут потрачены на то, чтобы каждые несколько минут меня прерывали, чтобы ответить на светскую беседу.
Когда я на чем-то сосредотачиваюсь, это очень раздражает.
Никто из моих знакомых так не делает. Любой второй человек скажет что-то вроде: «Эй, , имя , можешь сделать , что-то ?» или, если они настаивают на том, чтобы быть «милым», будет что-то вроде «Привет, , имя , я надеюсь, что день складывается для тебя хорошо. Просто проверяю, не хочешь ли ты сделать вещь позже». Это гораздо более естественно и быстро для нас обоих. Они передают сообщение, они по-прежнему остаются «хорошими», и я получаю только одно уведомление, поэтому я могу ответить на него и вернуться к сосредоточению внимания.
Я не хочу показаться грубым или властным, но такое поведение меня невероятно раздражает. Как я могу поднять это?
- общение
- друзья
- вежливость
- онлайн-общение
1
Похоже, ваш друг пытается косвенно вступить в разговор, надеясь, что вы дадите ему изящную отправную точку для достижения цели, и только после нескольких обменов мнениями без такой отправной точки они могут заставить себя прийти прямо с этим.
Для некоторых людей это естественный способ взаимодействия, и его очень трудно разучить, особенно если есть положительное подкрепление поведения в других сферах жизни (например, родители вашего друга, начальник или другие важные связи предпочитают этот способ). метод связи). Вы можете попытаться обсудить, как вы предпочли бы более прямой стиль текстовых сообщений, но я предлагаю вам сначала попытаться изменить характер разговоров самостоятельно.
Судя по расшифрованному вами разговору, похоже, что вы принимаете сообщения своего друга за чистую монету. Если ваш друг действительно ищет изящный способ рассказать о своей цели, вы, вероятно, можете заставить его перейти к делу, изменив свои ответы.
В частности, вы хотите дать им открытые ответы, которые предполагают, что вы восприимчивы ко всему, что они хотят спросить/рассказать вам . Так например:
Человек: Здравствуйте.
Ты: Эй, как дела?
Надеюсь, теперь ваш друг расскажет вам, почему он обменивается сообщениями.
Однако, если они не исчезнут, вам следует поступить так же:
Человек: Немного. Как дела?
Ты: Я молодец, что я могу для тебя сделать?
Если ваш друг просто стесняется беспокоить вас или просить об одолжении, это должно помочь ему успокоиться и перейти к делу. Однако, если вы повторяете этот путь более двух раз, а ваш друг не переходит к сути, то, возможно, происходит что-то еще, и вам, возможно, придется обсудить этот вопрос.
9
Вместо того, чтобы прямо пытаться убедить их отказаться от обычных способов общения или выражать, насколько вас раздражает такое поведение, я бы порекомендовал вам взять под контроль направление разговора, неформально спросив их, чего они хотят в самом начале. конво.
Пример:
Человек: «Привет»
Вы: «Эй, что я могу для тебя сделать?»/»Эй! Что тебе нужно?»
Если вы произносите эти фразы в дружелюбной или непринужденной манере (тон голоса при использовании голосового чата или дружественные текстовые сигналы, такие как «привет» или восклицательный знак при использовании текстового чата), вы можете научиться использовать их в качестве приветствия это предлагает им просто перейти к делу, не исключая их в будущем.
Например, если им что-то нужно, они могут ответить:
Человек: «Ну, я хотел узнать, собираетесь ли вы быть онлайн, чтобы играть в X сегодня вечером? Мне нужен кто-то, кто поможет мне с A, B и C».
и на всякий случай им ничего не нужно, наверное просто скажут:
Человек: «Ничего, просто посмотрел, что ты собираешься делать сегодня вечером. Мы давно не разговаривали».
Я из тех людей, которые часто не разговаривают со своими друзьями и не получают известий от них, если только они не хотят что-то спланировать или собраться вместе (это результат нашего рабочего графика и образа жизни). Я почти всегда использую это приветствие, когда кто-то пишет мне ни с того ни с сего, потому что я знаю, что, вероятно, они хотят чего-то добиться.
Часто люди сначала пытаются завязать непринужденную беседу, потому что не хотят быть грубыми и звучать так, будто разговаривают с вами только тогда, когда им что-то нужно.
Они просто пытаются показать ценность вашей дружбы. Если вы даете им возможность выразить свою цель на раннем этапе, вы, по сути, говорите: «Чем я могу вам помочь?» и они, как правило, выбирают легкий путь, чтобы перейти к тому, что они хотят обсудить с вами.
Если ничего другого, ваш друг может начать понимать, что вы изменили то, как вы общаетесь с ним, и что вы просто хотите перейти к сути. В любом случае, ваши разговоры будут менее напряженными и затянутыми для вас!
0
Как геймер, я сталкивался с такими людьми раньше, и я обычно использую прошлый игровой опыт с другим человеком, чтобы дать ответ, который быстро приводит к тому, что он хочет сделать.
Например,
Человек: Привет!
Я: Привет, как дела! Хочешь сыграть в раунд X?
Это дает им возможность выполнить некоторые формальности (в ответ на ваш вопрос, как дела), а также подвести их к любому игровому вопросу или деятельности, о которой они хотели поговорить с вами.
Если я знаю этого человека по игре X, он обычно отвечает: «Да, давай поиграем». В случае, если бы они не писали об игре X, они бы сказали, что это не об этом, а о другой игре или о какой-то другой проблеме, и начали бы вникать в то, что это такое. Однако в обоих случаях разговор имеет некоторые легкие (но не расширенные) формальности и переходит прямо к делу.
Да у меня постоянно такая проблема. Хотя придурки правы, говоря, что это нормально, им нужно понимать, что в таких приложениях, как Discord, вы можете одновременно разговаривать с сотнями людей. Мое простое решение состоит в том, чтобы ВСЕГДА отвечать вопросом и не бояться копировать и вставлять исходный ответ, чтобы сэкономить время. В какой-то момент им нужно понять, что у вас просто может не быть времени, чтобы фальшиво поболтать с ними в такой фальшиво-дружелюбной манере.
2
У меня довольно много друзей в Интернете, и я уже несколько раз сталкивался с этой проблемой.