Что значит делегировать работу: Как делегировать работу и обязанности подчиненным

Как делегировать работу и обязанности подчиненным

Аудиоверсия этой статьи

Поток уведомлений электронной почты и в рабочих чатах изощренно доводят если не до самоубийства, то до нервного истощения. Если мелкие или рутинные дела стали мешать работе над глобальными и стратегически важными, пора вспомнить о делегировании. Рассказываем, какие задачи можно перепоручить

Содержание

Что такое делегирование
Чем полезно делегирование
Когда делегирование необходимо
Когда нельзя делегировать
Какие типы задач стоит перепоручить

Мегаплан

Мегаплан — облачная система управления бизнесом.

Сервис

Собираетесь открыть бизнес? Зарегистрируйте его удаленно и бесплатно

Подать заявку

За внимание и время руководителей ежедневно борются десятки людей и обстоятельств. И различные технические устройства регулярно об этом напоминают. «Давай, ответь — и отправитель этого сообщения будет немедленно удовлетворен, а ты получишь награду в виде выброса дофамина. Не отвлекайся: тебе нужно закончить этот отчет сегодня» — подобный внутренний монолог тоже отнимает драгоценные минуты и силы и существенно снижает продуктивность.

Казалось бы, решение лежит на поверхности. Надо поручить подчиненным сортировку писем, общение с некоторыми клиентами, решение различных организационных вопросов. Однако не все так просто.

Что такое делегирование

Многие руководители хоть и понимают важность делегирования задач, но часто не идут на это из-за собственных страхов. «Что, если команда не успеет выполнить работу к сроку? Похоже, мне быстрее сделать самому, чем поручить и проследить. Вдруг за этот проект никто не захочет браться? Кажется, на этого человека нельзя положиться…» — терзаемый подобными мыслями начальник стремится взять на себя больше дел ради собственного спокойствия. И неизменно получает обратный результат.

📌 Совет
Подробнее о делегировании вы можете узнать из нашего видео.

Чем полезно делегирование

Если делегировать правильно, от этого выигрывают как руководитель, так и подчиненные. Для начальника передать часть задач команде — значит, освободить время для более важных дел. Руководитель может отвечать за стратегию развития команды и целой компании, взаимодействие с партнерами, поиск финансирования. От того, насколько успешна его работа, зависят стабильность и рост бизнеса.

Что касается сотрудников, то им полезно решать новые задачи по ряду причин:

1. Появляется возможность получить дополнительные знания и навыки, обогатить опыт.

2. Сотрудники понимают, что руководитель им доверяет, ценят это и работают лучше.

3. Чувствуют значимость от того, что у них появляются не только новые обязанности и функции, но и полномочия.

4. Занимаясь нестандартной работой, раскрываются с неожиданной стороны.

Когда делегирование необходимо

Главная задача руководителя — управлять процессами в команде, в компании. Для этого ему необязательно знать обо всех тонкостях, какие связаны с деятельностью предприятия и отдельных его сотрудников. Делегировать точно нужно те задачи, для решения которых нужны специальные знания и навыки и которым руководитель не обладает.

Без делегирования не обойтись и в том случае, если у руководителя накопилось критически много простых дел.

Похожая ситуация — рост числа типовых задач. Обычно проще один раз научить кого-то из подчиненных решать такие задачи, помочь справиться с некоторой их частью. Тогда, делегируя это направление, не придется волноваться.

Делегировать стоит и в ситуации, когда управление процессом может быть работой подчиненного, а руководителю достаточно получить и проанализировать результат.

Статьи

Практическое руководство «Как начать делегировать»

Бизнес-процессы

Когда нельзя делегировать

Передавать подчиненным любые дела не стоит. Определить, какие из них нельзя делегировать, помогут следующие признаки:

• работа над задачей связана с конфиденциальной информацией, и, делегируя ее, руководитель нарушает договоренности, этику или даже закон;

• в команде нет квалифицированных специалистов, а обучить нужным навыкам быстро нельзя — в такой ситуации стоит задуматься о том, чтобы перепоручить задачи внешним профильным специалистам; 

• подчиненные перегружены текущими задачами — возможно, это сигнал, что компании нужен еще один сотрудник;

• ответственность за результат ляжет на плечи исполнителя, а цена ошибки слишком высока.

Какие типы задач стоит перепоручить

Если руководитель уже понимает, что без делегирования ряда дел эффективно выполнять свою работу у него не получается, ему стоит провести ревизию задач и определить, какие из них можно перепоручить. Все эти задачи относятся к одному из шести типов.

Незначительные

Есть задачи, которые кажутся несущественными. И в этом их коварство. Они всегда не важные и не срочные, а их выполнение занимает несколько минут. Правда, когда подобных задач много, эти минуты выливаются в часы. Кроме того, незначительные задачи всегда отвлекают вас от более масштабных дел. Например, недолго зарегистрироваться для участия в мероприятии или внести пометку о нем в календарь, забронировать номер в отеле или билеты на самолет, но в сумме на эти дела вы потратите действительно много ценного времени.

Рутинные

Очень простые задачи точно не должны выполняться руководителем, их спокойно можно перепоручить. Например, не стоит самостоятельно заполнять объемные таблицы или добавлять новые данные в вашу презентацию.

Съедающие время

Задачи, которые могут быть важными, но очень затратными по времени. Присмотритесь — как правило, такие задачи не требуют участия руководителя до определенного этапа. На 80% они могут быть выполнены командой, после чего начальнику стоит вмешаться, чтобы проконтролировать работу, оценить результаты или направить деятельность подчиненных в нужное русло.

Такие, выполнять которые можно научить

Они бывают действительно сложными, иногда включают в себя несколько простых. Но это не означает, что подобные задачи нельзя поручить команде, сохранив за собой право контролировать исполнение и оценивать результаты. Например, можно научить одного из сотрудников готовить черновики презентаций для ваших деловых встреч. А другому поручить вносить в эти черновики актуальные данные.

Те, что вне компетенций руководителя

Есть задачи, с выполнением которых специалисты точно справятся быстрее и лучше. Поэтому не стоит пытаться прыгнуть выше головы, тратя силы и время впустую. Например, вы с трудом делаете дизайн слайдов для презентаций. В такой ситуации проще всего нанять дизайнера, и тогда со своими презентациями вам будет не стыдно выступать на любых встречах.

Срочные

Некоторые задачи должны быть выполнены в строго определенное время, но при этом они могут конкурировать за ваше внимание с делами, более важными с точки зрения перспективы. Например, вы целый день проводите на деловых встречах, а именно сегодня вам нужно связаться с авиакомпанией и поменять место в самолете.

Статья

Зачем вам личный ассистент и где его найти

Читать

Один из ключевых критериев, по которому можно решить, стоит делегировать задачу или нет, — необходимость вашего участия. Если что-то можете сделать только вы, значит, варианта доверить это нет.

Вместо вывода

Чтобы улучшить собственный навык делегирования, попробуйте в течение двух недель любым удобным для себя способом отмечать задачи, которые подпадают под описания, приведенные в шести пунктах выше. Даже если вы еще не разобрались, кому или как делегировать, сосредоточьтесь на том, что вы можете перепоручить. И увидите, как этот первый шаг позволит вам принять все нужные решения.

Помните, все страхи, которые заставляют вас отказываться от делегирования задач, — миф, активно поддерживаемый вашим внутренним перфекционистом. При желании вы всегда найдете, что и кому перепоручить. Конечно, наем помощников отразится на бюджете. Но если все сделать правильно, очень скоро вы заметите, что в состоянии хорошо платить команде, на которую можно положиться.

📌 Совет
Если у компании нет средств, чтобы платить подрядчикам, но есть уверенность, что их услуги помогут серьезно поднять выручку, деньги можно взять в банке.

Кредиты от Сбербанка

Получите кредит для бизнеса на любые цели — с возможностью подать заявку онлайн

Подать заявку на кредит онлайн

Делегирование: что это и как правильно делегировать задачи

Карьера

Если у вас плохо с делегированием, и вы чувствуете что устали все тянуть на себе, эта статья для вас.

Что такое делегирование задач?

Умение делегировать — навык, полезный не только в работе, но и в быту. При этом важно помнить, что между делегированием и поручением есть существенная разница. Поручение — это когда вы дали кому-то (несложное) задание, но сами не намерены участвовать в его выполнении. Делегирование — это намерение перенаправить на кого-то свои заботы, что требует от вас не только четкого указания сроков и результатов, но и контроль за выполнением обозначенных задач.

Фото

Getty Images

Мудрые руководители придерживаются правила нобелевского лауреата Вудро Уилсона: «Я использую не только свой мозг, но и все, что могу позаимствовать». Ориентир на поговорку: «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам» — проклятие амбициозного лидера, и, если вы желаете достичь успеха, вам необходимо выкинуть этот принцип из головы. Многих менеджеров преследует мысль, что никто, кроме них, не способен нормально справиться с работой, но пока они не избавятся от этой навязчивой идеи, доступ к высшим карьерным ступеням будет для них заблокирован.

Как правильно делегировать?

Делегирование полномочий — важный инструмент грамотного менеджера, который служит развитию как самого босса, так и подчиненных. Для чего руководителю необходимо вводить делегирование? Посредством делегирования ответственности руководитель освобождает время для решения стратегических вопросов, повышая собственную продуктивность, обучаясь полагаться на сотрудников и предоставляя им возможность наработать опыт в самостоятельном решении деловых задач. В быту делегирование обязанностей разгружает от чрезмерных забот и помогает в воспитании детей. Или супругов, кому что важнее.

Какие задачи управления не делегируются

Главные ошибки делегирования — это непосредственно отказ от такой практики и делегирование не напрямую, а через другого сотрудника. Также существуют задачи, которые нельзя делегировать в процессе управления — к примеру, передавать функции руководителя, срочные и слишком сложные задачи. Также, делегируя свои полномочия, руководитель сначала должен разобраться в задаче самостоятельно и убедиться, что на ее реализацию у подчиненных будет достаточно времени.

Фото

Getty Images

Вот пять основных принципов, которые помогут наладить эффективный процесс делегирования полномочий.

1. Выясните, какие из полномочий могут быть делегированы.
Эффективное делегирование — это планомерный процесс, который начинается с выбора передаваемых обязанностей. Определите, какие задачи подлежат делегированию в первую очередь. Воспроизведите — в уме, а лучше текстом — свой список задач и разделите его на два дополнительных: 1) то, что вам придется делать в одиночку и 2) то, что другие могут сделать за вас. Все, что попадет во второй список, представляет собой возможность делегирования.

2. Выберите подходящего исполнителя.
Эндрю Карнеги среди прочих мудростей однажды выдал такую истину: «Секрет успеха не в том, чтобы делать свою работу, а в том, чтобы найти подходящего человека, который сможет ее выполнять». Ключ к поиску «заместителя» — соответствие навыков и серьезное отношение к поставленной цели. Еще один лайфхак: поручите весь объем забот по конкретной задаче одному человеку. Это повышает его/ее ответственность, мотивацию и также учит делегировать, если нужно.

Фото

Getty Images

3. Определите сроки и результаты.
Не только проговорите их устно, но и направьте информацию в письменном виде — в рабочем мессенджере или электронном письме. Дайте исполнителю четкую информацию о том, что, почему, когда, кто и где. Не решайте за него/нее вопрос «как» — назначайте задачу, а не метод выполнения. Когда цель ясна, сотрудник волен использовать собственные способности и ресурсы для ее достижения, которые, возможно, эффективнее тех, что доступны вам.

 4. Назначьте даты промежуточных отчетов.
Изначально оговорите даты ожидаемого фидбэка о ходе выполнения проекта. Первый этап обратной связи: отчеты о загрузке и результатах ваших подопечных — все, что они сделали на прошлой неделе, план действий на следующую, сопутствующие проблемы. Второй: встреча или созвон в тот же день, чтобы обсудить положение дел. Так вы сможете держать руку на пульсе событий и вовремя определять потребность в помощи.

Фото

Getty Images

5. Избегайте обратного делегирования.
Если вас не устраивает прогресс, не поддавайтесь искушению отменить задачу. Учитывайте особенности человеческой психики — иногда сотрудник намеренно саботирует проект, чтобы вы захотели вернуть делегированное себе. Это и вправду соблазнительно, особенно когда вам очевидно, что он/она мучается и/или не справляется. Запретите себе подобную мягкотелость, усилием воли запустив педагогические способности. Настойчиво и с пониманием (хотя бы в голосе) подтолкните коллегу за пределы зоны комфорта, разъяснив попутно, что все это — необходимая часть профессионального развития. Оценивайте проделанную работу, поощряйте результаты, но не забывайте указывать на недостаточную производительность.

Smirnova Natasha

---

Теги

• Карьера
• Психология

Что такое делегирование на работе и эффективное делегирование задач

Эффективное делегирование задач оставляет вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на стратегической работе.

Успешное делегирование полномочий является важным навыком для развития бизнеса.

Успех в одиночку невозможен — даже самые успешные бизнес-лидеры нуждаются в помощи. Если вы не делегируете, невозможно масштабироваться и расти.

Но как делегирование может стать вашей второй натурой, чтобы вы построили самоуправляемый бизнес, которым вы управляете несколько часов в неделю?

Посмотрите видео, чтобы узнать больше о делегировании работы:

Что такое делегирование на работе?

Делегирование работы — это процесс распределения и поручения задач члену команды, в то время как Лидер, Владелец процесса или Менеджер проекта сохраняет за собой часть полномочий вести, обучать, направлять и мотивировать.

• Распределение задач — это разделение огромной рабочей нагрузки на более мелкие части.
• Поручение задач демонстрирует твердую веру или убежденность в том, что кто-то другой может взять на себя часть работы и сделать ее не хуже, если не лучше, чем вы.

Почему лидеры терпят неудачу при делегировании полномочий?

Большинство людей не могут определить делегирование из-за отсутствия надлежащих границ того, что они допускают в роли лидера и в командных ролях.

Еще одна причина, по которой не удается установить четкое определение делегирования в бизнесе, заключается в отсутствии (обычно цифровых) инструментов, систем и рабочих процессов для практической реализации теоретического определения делегирования на работе.

И, наконец, страдание комплексом бога или желание иметь контроль над каждой сферой бизнеса — еще одно распространенное препятствие для эффективного делегирования задач.

Когда вы делегируете полномочия, вы отказываетесь от части своих полномочий, ответственности, подотчетности и автономии в пользу другого человека, но на благо всей организации.

Делегирование в бизнесе — это использование силы других людей, чтобы помочь вам справиться с двумя наиболее распространенными проблемами лидера: сокращение ресурсов и увеличение требований к работе.

Преимущества делегирования для сотрудников заключаются в приобретении новых навыков, большей самостоятельности в работе, а также в признании ценности работы и ее вклада.

Как эффективно делегировать полномочия

Удержание электроэнергии отключает обе стороны.

Вместо того, чтобы использовать свои лидерские качества, делая себя незаменимым, вы слишком вовлечены. Ваша способность к росту снижается при выполнении второстепенных задач.

Напротив, ваши возможности увеличиваются по мере того, как вы становитесь могущественным делегатом, потому что вы увеличиваете верхний предел того, что возможно с имеющимися у вас ресурсами.

Простым тестом того, насколько эффективно вы применяете принципы делегирования, является ваш ответ на следующий вопрос: 

«Если бы мне пришлось взять недельный отпуск по какой-то неожиданной причине, есть ли у меня непоколебимая уверенность в том, что моя команда будет работать «обычное дело»?

Принципы эффективного делегирования

Для эффективного делегирования сосредоточьтесь на следующих пяти принципах:

• Результат

• Доверие

• Опора

• Прогресс

• Признание

Давайте узнаем больше о каждом из них.

1. Результат

Делегируйте полномочия, сосредоточившись на результатах, а не на процедурах. Укажите четкий результат и позвольте своим сотрудникам выбрать метод. Когда вы четко объясняете результаты, ваши сотрудники понимают, какой стандарт работы от них ожидается.

Результат работы не совпадает с результатом работы или бизнес-целью. Чтобы узнать больше о различиях между этими тремя и почему они важны для эффективного делегирования задач, посмотрите следующее видео:

2. Доверие

Доверие основано на прозрачном и четком процессе найма, который включает следующие этапы :

• Выбирайте людей с нужным уровнем знаний и трудовой этикой 
• Установите стандарты качества, чтобы согласовать рабочие ожидания с командами и клиентами
• Разработка цифровой системы лидерства для эффективного сотрудничества
•  Будьте открыты для общения и доступны в качестве тренера и наставника

Когда у вас есть четкие границы в отношении должностных ролей и структуры команды, вы можете снять часть ответственности и позволить работе позаботиться о себе.

3. Поддержка

Делегативное руководство, также называемое невмешательством, представляет собой стиль руководства, который дает сотрудникам возможность принимать решения и допускает ошибки.

Предоставляйте поддержку там, где это необходимо, но сопротивляйтесь делегированию вышестоящих задач или перекладыванию их на вас.

Для эффективного делегирования иногда необходимо повторное делегирование — изменение вектора власти, направленного не на вас, а на ваших сотрудников.

Например, эффективный способ избежать делегирования вверх — минимизировать время, затрачиваемое на совещания. Когда сотрудник просит о встрече, чтобы узнать ваше мнение, совет или решение, попросите его вернуться к вам с четкой повесткой дня встречи и вопросами. Часто таким образом можно решить проблему и избежать встречи без участия лидера.

Определите объем делегирования, прежде чем предлагать поддержку. Сбалансируйте уровень ответственности с уровнем полномочий и автономии, чтобы обеспечить надлежащий уровень поддержки.

4. Прогресс 

Успешное делегирование зависит от своевременного отслеживания прогресса путем отслеживания результатов. Система отслеживания с четкими ролями, ожидаемыми задачами и границами полномочий сделает вас методичным делегатом, у которого хватит смелости разделить ответственность с командой.

5. Поощрение

За хорошо выполненную работу следует отдать должное. Ваши сотрудники должны знать, когда они выполнили работу в соответствии со стандартом. Заслуженное признание способствует более быстрому принятию решений, личностному росту и инновациям.
Делегирование является признанием работы, только если есть обязательство по задаче. Сотрудники, приверженные задаче, выражают и направляют мотивацию для поиска и реализации творческих решений для успешного выполнения задачи. Поэтому недостаточно просто перекинуть любую работу на сотрудников. Найдите сложные и вдохновляющие задачи, чтобы позволить сотрудникам проявить себя с лучшей стороны, что может быть даже лучше, чем вы ожидали.

Делегирование задач: распространенные ошибки и как их избежать

Делегирование — это не простая замена роли. Менеджеры совершают простую ошибку, думая, что делегирование задач — это просто передача работы от старших к младшим . Но это не правда; если вы думаете, что вас заменят, вы избежите делегирования полномочий.

Делегирование власти — это возможность для вашей команды учиться у вас под вашим руководством и поддержкой, чтобы вы могли расти и расширяться как индивидуально, так и на уровне организации.

Если вы начинаете сами, как обычно большинство руководителей), вы склонны оценивать свою работу с большей выгодой, чем работу кого-то другого . Эта частая когнитивная предвзятость бизнес-лидеров является препятствием на пути к успешному делегированию полномочий.

Как только вы осознаете, что крайняя уверенность в качестве своей работы мешает вам максимально использовать таланты других людей, вы сможете более эффективно делегировать полномочия без эффекта самоутверждения, который убьет вас в ногу.

Еще одна ошибка заключается в ошибочном мышлении о том, что делегируя полномочия, вы продлеваете сроки . Хотя первое делегирование и может занять некоторое время (например, один час), вы освобождаете место для чего-то нового. По мере того, как человек, получивший задание, учится и становится лучше в том, что он делает, он будет сокращать время выполнения и получать один час каждую неделю.
Проще говоря, при эффективном делегировании вы жертвуете текущим временем в пользу будущего роста.

Задачи, требующие делегирования

Если вы не уверены, какой тип работы подходит для делегирования, проверьте, соответствует ли задание следующим критериям:

• Маленький . Задачи, которые не занимают много времени одна за другой, но накапливаются со временем. Одним из примеров является виртуальная помощь для различных административных задач.
• Повторяющийся . Скучные задания, которые не приносят значительных результатов в обучении, но их необходимо выполнять, чтобы обеспечить структуру и прочную основу. Одним из примеров является отслеживание и измерение KPI.
• Отнимает много времени . Задачи, которые требуют больших усилий, следует делегировать. Например, написание может занять много часов, если у вас нет проверенного шаблона того, как это сделать в короткие сроки. Делегируйте написание с помощью планов, видео и контрольных списков.
• Обучаемый. Каждая задача, которой можно легко обучить, является кандидатом на делегирование. Например, простые рабочие процессы управления проектами — отличные кандидаты на делегирование.
• Эксперт. Если у вас нет навыков для конкретной работы, лучше всего делегировать ее эксперту. Вы не можете стать лицензированным бухгалтером или дизайнером за один день. Позвольте опытному человеку взять на себя ответственность.

Делегирование полномочий — это важный лидерский навык, позволяющий определять границы работы, которую вы делаете и можете выполнять, и находить баланс между контролем и вдохновением людей.

Делегирование задач с помощью Virtual Teams-as-a-Service

Делегирование задач не должно быть повседневным трудом. Вот простой план, которому вы можете следовать, чтобы успешно делегировать: 

1. Подумайте о том, как ваше мышление побеждает ваши навыки делегирования полномочий . Что пугает вас, когда вы делегируете работу? Вы саботируете себя, пытаясь сохранить контроль над каждой мелочью? Вы уверены в своей бизнес-стратегии? Вы знаете, как нанять нужных специалистов?
2. Определите задачи, которые подходят для делегирования. Разработали ли вы систему владения задачами? Вы систематизировали задачи, чтобы помочь с адаптацией новых людей, даже если кто-то внезапно решит уйти? Знаете ли вы, какие задачи можно автоматизировать? Какие задачи должен выполнять эксперт и где его найти? Когда коллега спрашивает вас о ваших системах, можете ли вы уверенно объяснить: «Вот как мы работаем!»
3. Определите роли, найдите людей и назначьте четкие рабочие процессы задач . Как только вы узнаете, какие действия по каждой задаче приведут вас к вашей бизнес-цели, четкие роли помогут вам управлять командой с цифровой системой лидерства, которая требует минимальных затрат вашего времени. У фриланс-платформ есть инструменты, которые помогут вам найти нужных людей с правильным описанием работы. Итак, чтобы успешно нанять, напишите безупречные должностные инструкции.
4.  Настроить системы отслеживания для управления делегированием. Точно так же, как вам нужна система отслеживания для любых KPI, вы можете иметь ее для делегирования работы. Если вы управляете сотнями людей в крупной организации, плохое делегирование бизнеса может подорвать всю систему. Убедитесь, что у вас есть система для наблюдения за тем, что происходит без лишения сна.
5. Обеспечить средства связи для предотвращения делегирования и повторного делегирования вверх. Этот шаг заключается в том, чтобы просто попросить любого, кто присоединяется к вашей команде, попытаться решить проблему с наименьшими затратами времени и ресурсов из возможных для вас. Например, ограничить время для встреч и свою доступность для общения. Но убедитесь, что вы выполняете, когда вы говорите, что вы доступны.
6. Создайте цифровую систему лидерства, поддерживающую делегирование полномочий.
   Делегирование задач повышает уверенность вашей команды, поскольку они знают, что могут взять на себя ответственность и владеть задачами на основе надежной и прозрачной цифровой системы.

Делегирование задач не должно быть ежедневной борьбой, когда вы становитесь бесстрашным делегирующим.

Приобретите мастер-пакет делегирования и узнайте, как делегировать полномочия ⇓

Как эффективно делегировать полномочия и быть успешным лидером

Научиться эффективно делегировать полномочия — это ключ к эффективному использованию себя и увеличению вашей ценности для компании. Делегирование позволяет вам перейти от того, что вы можете делать лично, к тому, чем вы можете управлять.

Что означает делегат?

Глагол «делегировать» означает возложить ответственность за выполнение чего-либо, например задачи или проекта, на другого человека. Делегирование общих трудоемких задач сотрудникам более низкого уровня или подрядчикам — обычная практика среди эффективных предпринимателей, владельцев бизнеса и менеджеров, поскольку это позволяет им сосредоточиться на более важных задачах, требующих их полного внимания.

Почему важно делегировать задачи?

Делегирование полномочий — один из самых важных и эффективных управленческих навыков. Без способности эффективно делегировать полномочия вы не сможете продвинуться в управлении на более высокие ответственные должности.

Развивайте свои управленческие навыки

Научиться делегировать полномочия означает не только максимизировать собственную производительность и ценность; это также о максимальной производительности вашего персонала. Ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций компании в людей.

Средний человек сегодня работает на 50 процентов своей мощности. Обладая навыками эффективного управления и делегирования полномочий, вы можете использовать этот неиспользованный 50-процентный потенциал для повышения производительности вашего персонала.

Бесплатный отчет: раскрываем свои таланты!

Ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы развивать людей. Делегирование — это средство, с помощью которого вы выявляете самое лучшее в людях, которые у вас есть.

Первый шаг в обучении делегированию полномочий — тщательно продумать работу. Решите, что именно нужно сделать. Какой результат вы хотите?

Второй шаг делегирования — установление стандартов производительности. Как вы будете измерять, чтобы определить, была ли работа выполнена должным образом или нет?

Третий шаг — определить график и крайний срок выполнения работы .

Эффективное управление за счет зрелости, соответствующей задаче

Зрелость ваших сотрудников в отношении задачи — как долго они работают и насколько они компетентны — определяет ваш метод делегирования.

Низкая зрелость в отношении задачи означает, что они новички и неопытны в работе. В этом случае используйте директивный стиль делегирования. Скажите людям, что именно вы хотите, чтобы они сделали.

Средняя зрелость в отношении задачи означает, что персонал имеет опыт работы; Они знают, что делают. В этом случае используйте эффективный метод делегирования управления по целям . Расскажите людям о конечном результате, которого вы хотите, а затем уйдите с их пути и позвольте им сделать это.

Высокий уровень зрелости, связанный с задачей, — это когда сотрудник полностью опытен и компетентен. Ваш метод делегирования в этом случае — простое, легкое взаимодействие.

Как делегировать нужные задачи нужным людям

Для эффективного управления и делегирования необходимо семь условий:

1. Выберите нужного человека . Выбор не того человека для ключевой задачи — основная причина неудачи.

2. Соотнесите требования работы со способностями человека. Убедитесь, что человек, которому вы делегируете задачу, способен ее выполнить.

3. Эффективно делегируйте полномочия нужному человеку. Это освобождает вас для более важных дел. Чем большему количеству ваших основных задач вы можете научить и делегировать других, тем больше времени у вас будет на то, что можете сделать только вы.

4. Делегируйте небольшие задачи новым сотрудникам, чтобы повысить их уверенность и компетентность.

5. Делегируйте всю работу. Стопроцентная ответственность за задачу — главный мотиватор производительности. Чем чаще вы возлагаете обязанности на нужных людей, тем более компетентными они становятся.

6. Делегируйте четкие результаты. Сделайте их измеримыми. Если вы не можете это измерить, вы не можете этим управлять. Объясните, что должно быть сделано, как, по вашему мнению, это должно быть сделано, и причины для выполнения этой работы в первую очередь.

7. Делегат с участием и обсуждением. Задавайте вопросы и будьте открыты для предложений. Существует прямая связь между тем, сколько людей приглашают поговорить о работе, и тем, насколько они ее понимают, принимают и проявляют к ней приверженность. Вы должны делегировать полномочия таким образом, чтобы люди уходили с чувством: «Это моя работа; Я владею им».

Делегировать полномочия по ресурсам, которые потребуются персоналу для выполнения обязанностей. Четко определите время, которое у них есть, деньги, которые они могут потратить, и людей, к которым они могут обратиться за помощью в выполнении работы.

Практика управления по исключению при делегировании полномочий. Установите четкие цели, стандарты и сроки для делегированной задачи. Работа без дедлайна — это просто обсуждение. Затем скажите людям, чтобы они возвращались к вам, только если у них есть проблема. Если они идут по графику и в рамках бюджета, им не нужно отчитываться. Вы можете предположить, что у них есть работа под контролем.

Ключом к развитию ваших сотрудников является умение делегировать полномочия и развивать свои навыки эффективного лидерства. Когда вы научитесь эффективно делегировать полномочия нескольким сотрудникам, вскоре у вас будет больше людей, которым можно делегировать полномочия, а также более широкие обязанности в результате вашего делегирования и эффективных управленческих навыков.

Все менеджеры с выдающимися управленческими навыками являются отличными делегатами. Способность делегировать полномочия — одно из главных лидерских качеств великих лидеров. В духе старой школы люди обычно говорили: «Если вы хотите, чтобы работа была сделана хорошо, вы должны сделать ее сами» 9.0003

Однако с точки зрения новой школы правильным утверждением будет »Если вы хотите, чтобы работа выполнялась правильно, вы должны научиться делегировать ее должным образом, чтобы ее можно было выполнять в соответствии с надлежащими стандартами»   @ BrianTracy Tweet This

Спасибо, что прочитали этот пост о том, как делегировать правильные задачи нужным людям. Если у вас есть какие-либо другие советы о том, как развить эффективные управленческие навыки, чтобы привести вашу команду к успеху, пожалуйста, не стесняйтесь комментировать и делиться ими ниже!

Если вы хотите узнать, как эффективно привести свой бизнес и команду к успеху, нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить мою бесплатную анкету лидерства. Откройте для себя свои сильные стороны и узнайте, как использовать их, чтобы повысить успех своей команды.

6 шагов к эффективному делегированию полномочий

Чтобы достичь всего, на что вы способны, и иметь возможность сконцентрироваться на тех немногих задачах, которые могут внести наибольший вклад в вашу жизнь и работу, вы должны научиться делегировать полномочия. Будь вы начальником или сотрудником, это универсальный ключ к успеху .  Вы должны постоянно искать способы аутсорсинга, делегирования и привлечения других людей к выполнению задач, за которые вам платят меньше, чем вы хотите.

Существует несколько способов повысить эффективность делегирования полномочий и аутсорсинга или найма других людей для выполнения части вашей работы, чтобы вы могли выполнять ту часть своей работы, которая приносит наибольшую оплату.

Когда следует делегировать задачи?

Для того чтобы делегированные задачи были эффективными, прежде всего следует рассмотреть следующие вопросы:

1. Вместо тебя?

Задайте вопрос: «Кто может выполнять эту работу вместо вас?» Помните, что вы должны делегировать все возможное, чтобы иметь достаточно времени для выполнения тех немногих дел, которые наиболее важны.

2. Лучше, чем ты?

Вы должны спросить: «Кто может сделать эту работу лучше меня?» Одной из характеристик эффективных менеджеров и успешных лидеров является то, что они умеют находить людей, превосходящих их в решении конкретных задач. Вы должны постоянно искать людей, которые могут выполнять определенные части вашей работы лучше, чем вы.

3. По более низкой цене?

Оцените работу и спросите: «Кто может выполнить эту работу по более низкой цене, чем я?» Многие компании и частные лица обнаруживают, что они могут передать основные части своих операций компаниям, которые специализируются в этой области. Компании, специализирующиеся на определенной функции, обычно могут выполнять эту работу дешевле и быстрее, чем компании, выполняющие эту работу в рамках других видов своей деятельности.

4. Можно ли его устранить?

Спросите себя и других: «Можно ли полностью исключить эту деятельность?» Что произойдет, если работа не будет выполнена вообще? Многие из рутинных задач и действий в компании или бизнесе могут быть легко устранены без потери производительности и значительного увеличения неэффективности.

Удивительно, как много дел происходит в бизнесе и в личной жизни, которые можно было бы довольно легко полностью прекратить без каких-либо потерь или неудобств для кого-либо. Искоренение этих возможностей для повышения эффективности может значительно увеличить продажи  и прибыльность организации или отдела.

Следуйте этим шести шагам, чтобы эффективно делегировать задачи

Чтобы эффективно делегировать свою работу с другими, вы можете предпринять шесть шагов. Если вы пренебрегаете любым из этих шагов, вы рискуете недопониманием, недопониманием, деморализацией и плохой работой.

1. Сопоставьте человека с работой

Сопоставьте человека с работой. Одна из самых больших трат времени в мире работы — это делегирование задачи не тому человеку. Часто задача делегируется человеку, который не может выполнить ее должным образом или выполнить ее в срок.

Единственным точным предсказателем будущих результатов являются прошлые результаты. Правило состоит в том, что вы никогда не делегируете важную задачу человеку, который не выполнял ее удовлетворительно в прошлом. Несправедливо ожидать, что человек, который раньше не выполнял работу, будет выполнять ее на достаточном уровне качества, когда ему дается работа впервые.

2. Согласуйте, что нужно сделать

После того, как вы выбрали подходящего человека для работы, найдите время, чтобы обсудить работу с этим человеком и договориться о том, что должно быть сделано. Чем больше времени вы потратите на обсуждение и согласование конечного результата или цели, а также на достижение абсолютной ясности, тем быстрее будет выполнена работа, как только человек приступит к ней.

3. Объясните, как должна выполняться работа

Объясните человеку предпочитаемый вами подход или метод работы. Объясните, как вы хотели бы видеть работу, и как вы или кто-то еще успешно справлялся с ней в прошлом.

4. Попросите его повторить

Попросите человека передать вам ваши инструкции своими словами. Попросите его или ее объяснить вам то, что вы только что объяснили и согласовали. Это единственный способ, которым вы можете быть уверены, что другой человек действительно понимает работу или поручение, которое ему было поручено выполнить.

5. Установите крайний срок

Установите крайний срок и график выполнения задачи. В то же время организуйте регулярную отчетность и периодическую проверку. Приглашайте отзывы и вопросы, если есть какие-либо задержки или проблемы.

6. Управление по исключениям

По возможности управление по исключениям. Управление по исключениям — это мощный инструмент тайм-менеджмента, который можно использовать для более эффективной работы с другими людьми.

Если работа выполняется по плану и по расписанию, управление в порядке исключения означает, что человек не должен отчитываться перед вами. Если вы не получите от него известий, то можете считать, что все идет хорошо. Сотрудник должен сообщить вам только тогда, когда возникает исключение и возникает проблема с выполнением работы вовремя и с согласованным уровнем качества.

 

---

Цитата, которой можно поделиться

« Предыдущий пост
Тайм-менеджмент и организационные навыки для повышения производительности Следующий пост »
Навыки решения проблем для успеха в бизнесе

О Брайане Трейси — Сегодня Брайан признан лучшим в мире авторитетом в области обучения продажам и личного успеха.