Дела срочные и важные схема матрица: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Содержание

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

Была ли задача для меня срочной?
Была ли она для меня важной?
Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Что такое матрица Эйзенхауэра, плюсы и минусы?

Грамотное планирование важно не только на больших предприятиях. Планировать свое собственное время порой важнее.

Иногда кажется, я сегодня столько дел переделал(а), сил к вечеру не осталось. А если проанализировать день, оказывается, что не так много и сделано и на завтра осталось куча незавершенных.

Столкнувшись с необходимостью планировать время, я пересмотрела несколько техник. Попробовала разные и выбрала наиболее простую и понятную, на мой взгляд технику – «Матрицу Эйзенхауэра».

Что такое матрица Эйзенхауэра, какие задачи решает?

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – 34-й президент США – родился 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас), умер 28 марта 1969 года в Вашингтоне, федеральный округ Колумбия. Президент США с 20 января 1953-го по 20 января 1961 года.

Одна только его военная карьера обеспечила бы Эйзенхауэру выдающееся место в американской истории.

Политик разработал схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач.

Основной посыл, данной схемы отражает его известная фраза.

“Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными”.

Проблема не в том, что мы плохо работаем, а в том, что мы неверно ставим цели и выбираем приоритеты. В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания.

По каждой задаче мы отвечаем на два вопроса:

Это важно? – да/нет

Это срочно? – да/нет

Записываем задачи в соответствующие квадраты.

Пример заполнения в google таблице:

Матрица Эйзенхауэра наглядно

Google таблицы, удобны тем, что это просто и можно дать ссылку коллегам, чтобы они видели, что ты делаешь сегодня.

Квадрат A: важные и срочные

Дела, которые нужно выполнить здесь и сейчас. Невыполнение грозит срывом целей.
Задачи, грозящие затруднениями в жизни.
Здоровье.

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым.

Если у вас вышло, что в первом квадрате большая часть дел – это беда.

Но по мере проработки остальных квадратов, картинка станет яснее.

Дальше будет фишка по работе с пожарным квадратом.

Квадрат B: важные, не срочные

Основная деятельность.

Вносим ежедневные задачи, которым нужно уделить внимание в течение дня.

Адекватно распределите время, дабы не торопясь, без паники все успеть.

Не затягивайте, не переносите задачи В в горящий квадрат.

Квадрант C: срочные, не важные

Отвлекающие.

Дела срочные, но не помогающие в достижении целей. Важно не путать и не внести их в квадрант А.

Квадрант D: не срочные и не важные

Не несущие пользы;
Бесполезные приятности.

Тут музычка, друзья и игрушки. Это наш отдых, там где не нужно напрягать мозг.

Что делать, если в пожарном квадрате нарисовалось несколько дел и не знаешь за что хвататься?

Я прогоняю эти задачи через фильтр вопросов повторно:

Это важно? – да/нет

Это срочно? – да/нет

Делаю еще одну таблицу, похожую на основную. Отличие в том, что здесь участвует шкала приоритетности от 1 до 4. Где:

супер важно (сделай сам),
супер важно (сделай сам, позже),
супер важно (делегируй),
супер важно (можно перенести срок).

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

По такому же принципу можно раскидывать задачи и в квадрате В – важные, не срочные.

Плюсы

Простота. Легко понять и внедрить, небольшое количество подкатегорий.
Можно применять не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни.
Легко оптимизировать под свои задачи.
Помогает быстро определиться с приоритетом выполнения задач.

Визуализация процессов. Можно вести статистику.

Минусы

Субъективность: приоритеты задачам выставляются самостоятельно, бывают ошибки.
Ловушки мышления, например, когда важным и приоритетным кажется все подряд.
Не учитывает другие факторы приоритетности, главное «срочность», хотя важным может быть релевантность или степень отдачи.
Громоздкая: принцип интуитивно понятен, заполнять каждый раз всю матрицу нет смысла.

Вот готовый шаблон в google документе применяйте, внедряйте. И пусть у вас никогда не горит.

Для использования, сделайте копию.

Матрица Эйзенхауэра: понимание важного и срочного Схема плана тайм-менеджмента. Диаграмма с организацией сроков и эффективным контролем процесса проекта, расписанием списка дел.

Cartoon People Vector Illustration

Эффективное распределение времени является одним из наиболее важных аспектов успешного ведения бизнеса. Однако при делегировании задач может быть сложно определить, сколько времени необходимо, а также сколько времени должно быть гарантировано для обеспечения высокого уровня производительности команды. Чтобы лучше понять, какие задачи поставить на первое место в списке дел вашей команды, а какие проекты отложить на второй план, рассмотрите возможность использования проверенного и надежного инструмента повышения производительности: матрицы Эйзенхауэра.

Прежде чем стать 34-м президентом США, генерал Дуайт Д. Эйзенхауэр был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Как лидеру на фронте, ему было поручено определить, на каких конкретных задачах он должен сосредоточиться каждый день. Айк однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Эта философская головоломка привела его к разработке матрицы решений Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Этот инструмент тайм-менеджмента позволяет вам сортировать ваши задачи, чтобы определить лучший способ вычеркнуть их из своего списка. Разбивая каждый элемент на отдельные категории, вы можете работать продуктивно и эффективно. По осям X и Y расположены два слова: «Важно» и «Срочно». Срочные задачи — это то, что нужно выполнить сегодня, а важные — те, которые способствуют реализации ваших ценностей и долгосрочных целей. Загрузите этот бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра , чтобы начать расписывать свои задачи по четырем отдельным квадрантам.

Первый квадрант: Выполнить в первую очередь (важно, срочно)

В первом квадранте перечислите срочные и важные дела, которые необходимо выполнить как можно скорее. Это может быть завершение отчета совета директоров для встречи, звонок клиенту для обсуждения проблемы или любая задача, которую вам необходимо выполнить сегодня.

Сосредоточьтесь на этих вещах в начале дня, чтобы убедиться, что они не ускользнут.

Совет для профессионалов. Эти элементы обычно включают сроки, чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы и т. д.

Второй квадрант: Расписание (важное, менее срочное)

Во втором квадранте находятся задачи, которые по-прежнему важны; однако они не обязательно должны быть выполнены в первую очередь. Лучше всего запланировать эти задачи и отложить их на второй план или внести в свой календарь, чтобы сосредоточиться на них позже.

Совет для профессионалов: это планирование, постановка целей, реляционные задачи и т. д.0016

Хотя некоторые задачи являются срочными, они не обязательно важны для вас или ваших целей. Их лучше всего поместить в третий квадрант, чтобы делегировать другим. Например, если к вам приходит запрос, который мог бы лучше подходить для коллеги, у которого больше маржа в рабочем дне или кто лучше квалифицирован, делегируйте задачу, чтобы она была выполнена своевременно. Другой способ обработки запросов такого типа — предоставить запрашивающему информацию и инструменты, необходимые для того, чтобы они могли взяться за проект или решить проблему.

Совет для профессионалов: это могут быть прерывания, встречи, просьбы и т. д.

Четвертый квадрант: удалить (менее важные, менее срочные) склонны пожирать время. Это задачи, которые могут привести к прокрастинации или помешать вам выполнить пункты, перечисленные в первом и втором квадрантах. Хотя может показаться, что все в вашем еженедельном списке дел важно, правда в том, что есть несколько вещей, которые мы делаем в течение рабочей недели, которые просто не влияют положительно на миссию или организацию. Проведите инвентаризацию всех пожирателей времени в течение дня, а также задач в вашем списке, которые кажутся вам рутинными, и избавьтесь от них навсегда.

Совет для профессионалов: эти элементы заняты работой, тратой времени, развлечениями, играми и т. д.

Полезная информация при использовании матрицы Эйзенхауэра

Как и любой инструмент, матрица Эйзенхауэра работает только при правильном использовании. Ознакомьтесь с этими пятью советами от Eisenhower.me.

Составление списка освобождает ваш разум, но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
Ограничьте каждый квадрант не более чем восемью задачами. Вычеркивая одно, добавляйте другое.
Включите в свою матрицу как деловые, так и личные задачи, чтобы в конце дня вы выполнили задачи для работы и личной жизни.
Не позволяйте другим отвлекать вас или определять ваши приоритеты. Планируйте утром, а затем сосредоточьтесь на выполнении своих задач.
Помните, чрезмерное управление списками может быть формой прокрастинации. Постарайтесь избежать этого.

Распечатать статью

Как расставить приоритеты с помощью матрицы «срочно-важно» | Лиз Хубер | Стартап

Устранить. Делегат. Оптимизировать.

Photo by STIL on Unsplash
Вы весь день прыгаете между встречами и срочными электронными письмами только для того, чтобы в 18:00 понять, что вы даже не начали тот важный проект, над которым должны были работать? Или готовы к завтрашней презентации? Или, наконец, подумать об эффективной стратегии снижения стоимости привлечения клиентов? Вам кажется, что время летит незаметно, а иногда вы даже не знаете, куда оно ушло? Или вы чувствуете, что постоянно работаете над чужими приоритетами вместо того, чтобы продвигать свои собственные цели?
Я был там. Это называется дилеммой «Срочное против важного» , и годами она полностью мешала мне выполнять какую-либо эффективную работу. Пока не нашел Матрицу которая поменяла все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочное против важного» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.
Матрица «Срочное и важное» — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз увеличить вашу эффективность. Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют ваши ежедневные действия по двум параметрам: уровень срочности и уровень важности.
Вот вид работы, типичный для каждого квадранта:
Квадрант I:
Насущные проблемы и кризисы, такие как поспешное сбор денег для вашего стартапа, чтобы заплатить вашим сотрудникам в конце месяца, иметь дело с крупным трахом в операционном отделе или пиар-шторм. Проекты с приближающимся крайним сроком, такие как своевременная подача магистерской диссертации, отправка заявки Y Combinator или отправка годовой отчетности.
Квадрант II:
Планирование вашей маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой для нового проекта и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Выстраивание отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.
Квадрант III:
Коллеги перебивают вас неуместными вопросами или светской беседой. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны конкретно для вас.
Квадрант IV:
Напряженная работа без явного влияния на цели компании и/или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не своевременны и не актуальны конкретно для вас и/или необходимы для достижения ваших целей. Пожиратели времени, такие как социальные сети.
Чтобы повысить свою производительность, вам нужно не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы находитесь в данный момент. Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние лично на вас.
Чтобы оценить себя, взгляните на свою обычную неделю и оцените процент времени, который вы проводите в каждом квадранте:
Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, задокументируйте все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и виды деятельности в таблицу, подобную следующей, и в конце подсчитайте проценты, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов. В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько индикаторов для каждого квадранта:
Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
Квадрант II: Вы чувствуете, что находитесь на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и предотвращению. Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на высокодоходных проектах, новых возможностях, обучении и построении отношений.
Квадрант III: Большая часть вашего времени уходит на действия, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и разбираются с некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вам кажется, что вы постоянно имеете дело с проблемами, важными для других, но не связанными с вашими собственными приоритетами.
Квадрант IV: Вам часто кажется, что вы зря тратите время. Вы тратите много времени на занятую работу, не имеющую прямого отношения к вашим целям, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.
Самые эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «срочное-важное-важное». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и высокодоходными проектами вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать кризисы и вести более уравновешенную, спокойную и целенаправленную жизнь.
Вот что нужно делать с заданиями Квадрата I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий Квадрата II:
Действия в Квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их вообще не следует выполнять. Вот как их устранить:
Устранение пожирателей времени:
Документирование того, как вы тратите свое время в течение всей недели (см. шаг 2), и отслеживание времени, проводимого на вашем мобильном устройстве, с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в выявление ваших личных пожирателей времени. Как только вы узнаете, какие у вас слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. д.), используйте следующие эффективные стратегии, чтобы справиться с ними:
Ограничьте использование социальных сетей определенным временем в день (например, время в пути, обеденный перерыв или 5-минутные перерывы)
Отключите уведомления на телефоне и компьютере
Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений телефон дома, когда проводишь время с близкими
Избавься от занятой работы:
Говоря словами Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, что делать вообще не следует. Независимо от того, работаете ли вы над проектом для своего босса или устанавливаете свой собственный график в качестве Предпринимателя — всегда спрашивайте ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, было напрямую связано с их главными целями. Или, что еще лучше, это задача с наибольшим влиянием на достижение их главных целей. Вот как избавиться от рутинной работы:
Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены
Прежде чем начать новый проект, спросите себя «Неужели это действительно то, что я должен делать сейчас? Имеет ли это смысл?»
Научитесь говорить НЕТ на бессмысленные просьбы коллег
Бросьте вызов своему боссу, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи для ваших приоритетных целей, но они срочные и обычно важны для кого-то другого. Таким образом, они должны быть выполнены максимально эффективно. Вот как это сделать:
Оптимизация:
Составьте список вещей, которые не имеют прямого отношения к вашим главным приоритетам, но все же должны быть выполнены, например, ответы на электронные письма, посещение совещаний и административные вопросы, такие как бронирование авиабилетов, планирование встреч, уборка и покупка продуктов. Затем найдите наиболее эффективный способ их выполнения. Вот несколько советов:
Объединяйте похожие задачи в пакеты и назначайте для них определенное время. Например, отвечать на электронные письма каждый день в 14:00 и 17:00
Используйте технологии, чтобы сделать процесс более эффективным. Например, заказ продуктов через Интернет или использование интеллектуального почтового ящика и инструмента планирования.
Убедитесь, что эти задачи не мешают вам наиболее продуктивно проводить время в течение дня. Например: оставьте утренние собрания бесплатными и отключите уведомления по электронной почте, пока вы занимаетесь серьезной работой. Вместо этого выполняйте эти задачи в середине рабочего дня, по дороге на работу или в очереди.
Чтобы полностью оптимизировать то, как вы проводите свое время, я рекомендую настроить еженедельное расписание по умолчанию с временными блоками для всех ваших приоритетов, а также для административных задач, таких как ответы на электронную почту. Вы можете скачать мой собственный шаблон еженедельного расписания здесь , чтобы дать вам представление о том, как это могло бы выглядеть.
Делегирование или аутсорсинг:
После оптимизации процесса делегирование или аутсорсинг этих задач поможет вам сэкономить еще больше времени. Чтобы определить, подходит ли вам эта стратегия, выполните следующее быстрое упражнение: узнайте, сколько денег вам будет стоить передать конкретную задачу на аутсорсинг — например, наем уборщицы будет стоить вам от 10 до 20 долларов в час. Затем определите стоимость своего времени в долларах — это может быть основано на зарплате, которую вы получаете в час, сколько вы берете со своих клиентов или денежном потенциале высокоприоритетных проектов, над которыми вы работаете. В некоторых случаях имеет смысл даже добавить «эмоциональные» затраты — например, если вы так ненавидите уборку, что это влияет не только на час, в который вы убираете, но и на ваше настроение и продуктивность в оставшуюся часть дня. Наконец, сравните затраты, чтобы определить, имеет ли смысл передать конкретную задачу виртуальному помощнику, помощнику по проекту или уборщику.
Проблема с действиями в квадранте I заключается в том, что вы не можете их обойти. Они являются срочными и важными и, следовательно, будут иметь серьезные последствия, если вы их не сделаете. Но есть две вещи, которые вы можете сделать, чтобы сократить время, которое вы проводите в аварийном режиме:
Выполняйте задачу как можно эффективнее:
Делегируйте ее тому, кому вы доверяете, чтобы сделать работу хорошо
Принимайте быстрые решения и эффективно общайтесь со всеми участниками
Блокируйте все отвлекающие факторы и выполняйте задачу
Первым делом утром уберите это с дороги, чтобы вы могли сосредоточиться на других вещах до конца дня
Выполняйте больше действий в квадранте II:
будьте на своей тарелке, поскольку вы активно предотвращаете их появление в первую очередь. Вот как включить в свою неделю больше дел из квадранта II:
Запланируйте их в своем календаре: Активно выделяйте время для важных задач, таких как планирование недели, разработка маркетинговой стратегии, изучение новых навыков, построение отношений и выявление новых возможности. Выбор одних и тех же временных интервалов каждую неделю может быть чрезвычайно полезным для того, чтобы оставаться в соответствии с вашими действиями в квадранте II. Например: выделите первый час утра понедельника, чтобы спланировать свою неделю, назначьте повторяющиеся ежемесячные стратегические встречи, посещайте мероприятия или ужин каждый вечер четверга и посвятите вторую половину дня пятницы изучению новых навыков и проведению исследований для предстоящих проектов. Опять же, я рекомендую настроить еженедельное расписание по умолчанию с временными блоками для всех ваших приоритетов, а также для административных задач. Вы можете скачать мой собственный шаблон еженедельного расписания здесь , чтобы дать вам представление о том, как это могло бы выглядеть.
Выполняйте их в периоды своего умственного пика: Занятия в Квадранте II обычно очень нагружены мышлением и, таким образом, требуют от вас сосредоточенного и энергичного состояния ума. Обязательно зарезервируйте время, когда вы работаете лучше всего, для квадранта II — будь то раннее утро, вечер или сразу после тренировки.
Подпишитесь на мой список адресов электронной почты, чтобы получить доступ к моим бесплатным ресурсам и еженедельному дайджесту моего лучшего контента, смешанного с другими великими писателями. Я бы хотел, чтобы ты был в моем племени!
👉🏼 Запись в мой список электронной почты
http://bit.ly/signup-lizhuber
👉🏼 Зарегистрироваться в мой список электронного питания 9003
Еще от Лиз Хубер:
8 способов улучшить свою жизнь в 10 раз в этом году
Это не бессмысленный набор случайных привычек.