Как согласно матрице эйзенхауэра следует поступать с делами важными но несрочными сдо: Как, согласно матрице Эйзенхауэра, следует поступать с делами важными, но несрочными? — Ответ СДО

Как использовать матрицу Эйзенхауэра — Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности.  Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь ваш незаменимый помощник — матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить.

• Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам в нужный момент реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон рабочего графика. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам команды, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом управления задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их реализации. С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Матрица Эйзенхауэра: как выбирать между срочными и важными приоритетами

Матрица Эйзенхауэра показывает, как выбирать между срочными и важными приоритетами. Другими словами, эта концепция помогает вам бороться со стрессом и прокрастинацией, чтобы вы могли работать над тем, что важно.

Начну с того, что расскажу, что такое матрица Эйзенхауэра. После этого я поделюсь, как это будет полезно в нашей изменяющейся рабочей среде прямо сейчас. Многие предприятия и частные лица правильно приспосабливаются к пандемии коронавируса, работая дома.

И люди понимают, что не всегда легко сохранять мотивацию и сосредоточенность в одиночной рабочей среде. Многие поделились со мной, что они чувствуют постоянный поток притяжения их внимания. Точно так же все отвлекающие факторы от легкого доступа к новостям и социальным сетям.

Однако важно иметь метод, чтобы определить что нужно сделать и как расставить приоритеты, чтобы защитить ваше здравомыслие.

КАК ВЫГЛЯДИТ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Вот изображение того, как выглядит Матрица Эйзенхауэра.

 

 

ПРИНЦИП СРОЧНОСТИ/ВАЖНОСТИ Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно» или матрица Эйзенхауэра помогают определить, что является важным и что отвлекает, а что отвлекает.

Дуайт Эйзенхауэр сказал:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Эта вера заставила его создать Матрицу Эйзенхауэра или Принцип Эйзенхауэра, инструмент тайм-менеджмента, который Стивен Кови популяризировал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Например, столкнувшись с чем-то, что нужно было сделать, он задал бы два вопроса. Во-первых, важна ли задача? Во-вторых, это срочно?

Срочное и важное

Во-первых, давайте поймем разницу между срочным и важным.

Срочные задачи и действия требуют немедленного внимания и в результате переводят вас в реактивный режим. Это может создать потенциально негативное мышление. Срочные задачи обычно связаны с достижением чужих целей. Поэтому мы часто концентрируемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия бездействия с ними немедленны.

Важные задачи или действия способствуют реализации нашей долгосрочной миссии и целей. Важные задачи также могут быть срочными, но обычно это не так, и вместо этого переводите нас в режим реагирования, спокойный и рациональный. Точно так же важные задачи помогают нам достичь наших целей, а срочные помогают достичь чужих целей.

Когда мы знаем, какие задачи срочные, а какие важные, мы можем преодолеть естественную склонность сосредотачиваться на неважных срочных делах. Это освободит время для того, чтобы сделать то, что необходимо для вашего успеха.

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ МАТРИЦУ ЭЙЗЕНХАУЭРА

Во-первых, есть приложение Эйзенхауэра, которое позволяет вам организовывать свои задачи. Но если вы предпочитаете использовать ручку и бумагу, вы можете скачать рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра.

Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, начните с перечисления всех задач, проектов и действий, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить. Затем отнесите их в одну из этих четырех категорий.

Важные и срочные — Эта категория охватывает действия, которые требуют нашего немедленного внимания, но которые, вероятно, были непредвиденными или вы отложили до последней минуты. Обычно они состоят из кризисов, сроков или проблем, но также работают для достижения долгосрочных целей. Стратегия минимизации стресса и при этом решения этих задач состоит в том, чтобы не забивать свой календарь каждый день, а вместо этого выделять время для таких сценариев.

Важно, но не срочно . Эти мероприятия помогут вам достичь своих целей и выполнить важную работу. У них может не быть немедленных крайних сроков, но вы захотите запланировать время, чтобы выполнить их хорошо и избежать того, чтобы они стали срочными.

Неважно, но срочно . Эти задачи требуют немедленного внимания и чаще всего прерываются другими людьми. Следовательно, эти действия помогают им достичь своих целей и мешают вам достичь своих. Чтобы эти неважные, но срочные дела не отвлекали вас от работы, нужно установить границы, вежливо сказать «нет» или делегировать полномочия.

Неважно и не срочно . Эти ситуации в первую очередь отвлекают внимание, и их следует избегать. Социальные сети и Интернет часто попадают в этот диапазон. Игнорируйте или говорите нет, если это возможно.

НА ЧЕМ СОБЛЮДАТЬ ВАШЕ ВНИМАНИЕ

Согласно Кови, чтобы эффективно управлять своим временем, мы должны проводить большую его часть во второй категории – важные, но не срочные . Матрица Эйзенхауэра покажет вам, как выбирать между срочными и важными приоритетами.

По общему признанию, это может быть непросто, поскольку важные задачи не требуют нашего внимания, как срочные. Однако, сосредотачиваясь на важных, а не срочных делах, мы минимизируем «кризисный режим» первой категории, уравновешиваем запросы третьей категории с нашими собственными целями и избавляемся от пожирателей времени четвертой категории.

РАБОТАТЬ ДО РЕЗУЛЬТАТА

Еще одна интересная концепция — «работать до результата». В подкасте «Перед завтраком» Лауры Вандеркам она поделилась стратегией для тех, чей начальник может делегировать несколько проектов или задач, не зная, что важнее. Однако это определенно сработает и для предпринимателей. И вот оно – если есть что-то, что влияет на итоговый результат, как правило, это имеет приоритет.

Например, если вам нужно написать раздел ежемесячного информационного бюллетеня для клиентов или сделать важный звонок, чтобы завершить сделку, обеспечивающую доход, сначала сделайте звонок.

Если вам нужно очистить свой почтовый ящик вместо того, чтобы пересмотреть свои расходы, чтобы сократить расходы, последнее будет иметь прецедент. В конце концов, сокращение расходов повлияет на итоговую прибыль.

 

Конечно, есть серые зоны. Если вам нужно проверить рекомендации в качестве последнего шага, чтобы нанять кого-то, вы можете поместить это в начало списка, так как вы не хотите потерять этого сотрудника, и, в конечном счете, этот человек может помочь облегчить вашу чрезмерную рабочую нагрузку.

 

Подводя итог, давайте закончим цитатой Дуайта Д. Эйзенхауэра из его обращения к Century Association в 1961 году:

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочной и краткосрочной перспективой. В особенности, когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять основное внимание неотложному настоящему, а не важному будущему».

Я РАД, ЧТОБЫ ПОДЕЛИТЬСЯ С ВАМИ: Когда вы сталкиваетесь с рядом задач, как вы решаете, какую из них решить в первую очередь? Какие-нибудь советы по минимизации отвлекающих факторов при работе из дома?

Я Кэти Годдард. В Lighthouse Visionary Strategies я предлагаю индивидуальное индивидуальное обучение, отмеченную наградами программу наставничества и инновационные онлайн-программы. Вы можете узнать больше обо мне прямо здесь. Если вы ищете передовые стратегии и подотчетность, чтобы построить жизнь и бизнес, которые вы хотите (и научиться расставлять приоритеты и повышать свою производительность), давайте работать вместе. Узнайте, как это выглядит в ваших уникальных обстоятельствах.

Матрица решений Эйзенхауэра — срочное или важное · Блог · ActiveCollab

Предположим, ваш начальник попросил вас представить очень важный отчет к следующему собранию совета, и у вас осталось всего несколько дней, чтобы собрать все воедино. Ваша рабочая нагрузка уже высока, поэтому добавление еще одного дела в список дел может вызвать стресс и беспокойство на рабочем месте.

Из-за этого вы с трудом можете сосредоточиться, работать над своими повседневными задачами и достигать ощутимых результатов. Но как победить стресс и вовремя доставить все необходимое? Матрица принятия решений Эйзенхауэра может помочь вам, отделяя основную деятельность от отвлекающих факторов.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — удобный инструмент, позволяющий различать срочные и не очень срочные задачи. Он классифицирует задания на основе срочности и важности, разбивая их на четыре поля: срочные, несрочные, делегировать и удалить.

Этот инструмент также может называться «Матрица срочности-важности» или «Коробка Эйзенхауэра». Президент Дуайт Эйзенхауэр разработал эту концепцию, которую он использовал для определения приоритетности многочисленных важных вопросов, когда он был генералом армии США, а затем президентом Соединенных Штатов.

Несколько десятилетий спустя писатель Стивен Кови использовал слова Эйзенхауэра в своей книге и превратил их в Матрицу Эйзенхауэра. В результате этот инструмент стал широко популярным и используется в управлении проектами.

Метод Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра поможет вам организовать список задач в зависимости от их срочности и важности. Применение этого макета позволяет отделить срочность от важности, избегая при этом конфликтов.

Чтобы быть в курсе дел, метод Эйзенхауэра помогает быстро определить, что нужно сделать в первую очередь, и сосредоточиться на неотложных делах. У бывшего президента была поговорка: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным».

Это основная идея метода Эйзенхауэра, и ниже мы объясним, как вы можете применить его к своим задачам.

Матрица важных и срочных задач

Основной принцип матрицы Эйзенхауэра — различать важные и срочные задачи.

Срочные задачи — срочные задачи, требующие немедленного внимания. Обычно вы чувствуете острую потребность обратиться к ним. Каждый раз, когда вы сосредотачиваетесь на срочных задачах, вы входите в состояние реактивного мышления, которое делает вас узконаправленным, торопливым и занимает оборонительную позицию. Примером срочной задачи может быть обработка срочного запроса клиента.

Важные задачи — они способствуют достижению долгосрочных целей, ценностей и миссии. Они могут не дать немедленных результатов, поэтому имеет смысл пренебречь ими. Иногда важные задачи также являются срочными.

Когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, вы переходите к гибкому мышлению, которое заставляет вас чувствовать себя рациональным, спокойным и открытым для новых идей. Регулярные хоры и проекты обслуживания могут быть примером важных задач.

Помните, что если вы слишком долго откладываете важные дела, со временем они станут срочными. Люди также ошибочно полагают, что все срочные задачи также важны, но это не так. Это может быть связано с тем, что людям нравится иметь дело с краткосрочными проблемами и решениями.

Как справиться с прокрастинацией?

Вы можете справиться с прокрастинацией несколькими способами.

Обычно есть два типа задач: те, которые нельзя предвидеть, и те, которые можно отложить. Планируя свой список, подумайте о заданиях, которые вы оставили на последний момент, и спланируйте, как не откладывать их в будущем.

Также важно определить, когда вы будете заниматься каждой задачей. Установите четкие сроки и включите эти действия в свое расписание. Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить их в соответствии с самыми высокими стандартами.

Чтобы решить эту проблему, воспользуйтесь ActiveCollab для создания пользовательских решений, которые вы будете использовать для определения приоритетов задач.

Матрица тайм-менеджмента Эйзенхауэра

Наличие длинного списка дел может быть утомительным и стрессовым. Однако матрица управления временем Эйзенхауэра помогает решать эти задачи одну за другой и разделять их по квадрантам.

• Квадрант 1 – Делать. Здесь вы будете размещать все срочные и важные задачи. Поместите задачу в этот квадрант, когда ее нужно выполнить сейчас, что повлияет на ваши долгосрочные цели и приведет к очевидным последствиям.
• Квадрант 2: Расписание. В квадрант 2 поместите все задачи, которые не являются срочными, но все же важны. Учитывая, что они влияют на ваши долгосрочные цели, их не нужно решать немедленно, и вы можете запланировать их на потом.
• Квадрант 3: Делегат. Срочные, но не важные задачи попадают в квадрант 3. Хотя они должны быть выполнены сейчас, эти задачи не влияют на ваши долгосрочные цели. Вы можете делегировать их другим членам команды, так как они не требуют вашего определенного набора навыков для выполнения.
• Квадрант 4: Удалить. Пройдя предыдущие квадранты, вы заметите, что осталось много задач. Они не являются срочными или важными, и они просто мешают вам достичь ваших целей. Следовательно, вы должны поместить их в четвертый квадрант «удалить».

Уровни важности

Матрица Эйзенхауэра помогает определить действия, на которых следует сосредоточиться; Другими словами, установите уровень важности и знайте, какие задачи следует игнорировать. Вы должны использовать этот инструмент, когда хотите расставить приоритеты в своем времени.

Вы можете заниматься срочными делами, но в то же время работать над достижением долгосрочных целей. Мы уже упоминали четыре квадранта, и вы используете их для планирования действий и задач в соответствии с их срочностью и важностью.

Box Planning

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования своей деятельности. Вы должны уже знать, какая деятельность входит в какой квадрант, но мы постараемся дать вам несколько примеров, чтобы упростить планирование этой коробки.

• Квадрант 1: ответ на письмо клиента
• квадрант 2: посещение сетевого мероприятия
• квадрант 3: расшифровка заметок о собрании чтобы что-то сделать, нужно полностью исключить задачу. Если вы применяете этот принцип, вы заставляете себя принимать трудные решения и отбрасываете любые задачи, которые не ведут вас к вашим целям, ценностям или миссии.

  Мы часто используем оптимизацию, тайм-менеджмент и производительность как предлог, чтобы избежать сложных вопросов. Мы склонны оставаться занятыми и убеждать себя, что нам нужно быть немного более эффективными или работать сверхурочно, вместо того, чтобы терпеть боль от исключения задачи, которая нам действительно нравится, даже если эта задача не является лучшим использованием нашего времени.

  Здесь на помощь приходит матрица Эйзенхауэра. Она заставляет вас сомневаться в актуальности определенных задач. Таким образом, вместо того, чтобы повторять их, эти назначения должны попасть в квадрант «удалить».