Матрица Эйзенхауэра — Психологос
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
И. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!
Чем поможет матрица Эйзенхауэра — Блог Platrum
Содержание
- Что такое матрица дел Эйзенхауэра?
- Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?
- 1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно
- 2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно
- 3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно
- 4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно
- Что нужно запомнить из этой статьи
Придумать контент-план на неделю, написать 7 постов, подготовить макеты, обновить сайт, проверить конверсию, создать отчёт по ней для руководителя, узнать стоимость большого золотого медведя для промо, договориться с фотографом о съемке, оптимизировать объявления в директе, написать текст для сайта.
Как всё это успеть, если дедлайн был ещё вчера? Хочется крикнуть: «Памагити!».
Спокойствие, только спокойствие! Помощи от волшебника в голубом вертолёте, конечно, ждать не нужно. Лучше брать всё в свои руки. Поможет разобраться с ворохом любых дел матрица Эйзенхауэра.
Что такое матрица дел Эйзенхауэра?
Начнем по порядку. Прежде всего, кто такой сам Эйзенхауэр? Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был генералом американской армии и 34-м президентом США с 1953 по 1961 годы. Он отличался особой продуктивностью и хорошо понимал, что такое тайм-менеджмент ещё до того, как появилось это понятие.
Многим захотелось узнать, в чём секрет, поэтому его подход внимательно изучали разные исследователи. Среди них был и Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». В ней он предложил читателям применить новый способ расстановки приоритетов — матрицу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра или, как её ещё называют, матрица приоритетов и матрица дел Эйзенхауэра — инструмент постановки задач в зависимости от двух критериев: их срочности и важности.
Она подходит как для личного, так и для корпоративного тайм-менеджмента. Матрица дел Эйзенхауэра помогает правильно расставить приоритеты, отбросить второстепенные задачи и сосредоточиться на достижении ключевых целей.
Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?
Чтобы создать таблицу матрицы Эйзенхауэра, разделите лист бумаги на четыре равных секции. Составьте общий список всех текущих дел, а затем начинайте распределять их по группам, опираясь на два критерия — срочно и важно. Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается как раз в том, чтобы рассортировать все запланированные дела по четырём группам:
- срочные и важные;
- важные и несрочные;
- срочные и неважные;
- несрочные и неважные.
1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно
Сюда попадают дела, которые свалились, как снег на голову и которые точно нужно сделать, т.к. дедлайн сегодня или, если повезло, завтра. Прорвало трубу дома, внештатная ситуация на работе, заболел коллега, а нужно сдавать проект.
Как работать с задачами из первого квадрата?
Задачи из первого квадрата имеют максимально высокий приоритет. Их мы бросаемся делать в первую очередь. Но если весь ваш график состоит из «тушения пожаров», скорее всего, вы долго не протяните. Привет, хронический стресс и эмоциональное выгорание. Да, появление таких вопросов неизбежно: всегда есть внешние обстоятельства, на которые мы не можем повлиять и которые не в силах предотвратить. Но нужно стремиться к тому, чтобы задач в этом блоке было как можно меньше.
Составьте расписание, укажите сроки и следите за тем, чтобы дела из других квадратов не переходили сюда. Если такие задачи приходят извне, поговорите с руководством, коллегами, заказчиками насчёт сроков и планирования.
2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно
Прохождение курса по таргету, изучение испанского, занятия йогой. Все эти вопросы важны, раз вы внесли их в свой список. Нельзя назвать их срочными, потому что у них нет чёткого дедлайна.
Как работать с задачами из второго квадрата?
С удовольствием! Ведь это те моменты, которые имеют для вас высокий приоритет, и, занимаясь которыми, вы не чувствуете, что все в огне. Это дела, которые являются инвестицией в будущее. Если в вашем списке большинство таких занятий, значит, вы работаете на перспективу. Продолжайте в том же духе.
3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно
Вынести мусор, помыть машину, ответить на звонок или сообщение в мессенджере. В третий квадрат попадают дела, которые важны в моменте, но в перспективе не имеют для вас никакого значения. Выполняя срочные и неважные дела, вы всегда будете заняты, но они никогда не приблизят вас к большой цели.
Как работать с задачами из третьего квадрата?
Это как раз те задачи, которые можно смело делегировать. Передайте их личному помощнику, клининговой службе, подчиненным — любым специально обученным людям, для которых они будут в приоритете. Если делегировать некому, постарайтесь сделать так, чтобы эти дела занимали как можно меньше времени в расписании.
Стремитесь к тому, чтобы этот квадрат как можно чаще был пуст. Ведь если вы будете постоянно заняты мелкими поручениями, то рано или поздно поймаете себя на чувстве, что занимаетесь чем-то не тем. Вы не движетесь вперёд, а топчитесь на месте, утопая в рутине. Это может привести к недовольству собой и депрессии. А оно нам надо?
4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно
Посмотреть сериал, залипнуть на видосиках в соцсетях, поиграться со шрифтами в презентации — убить время на что-то, что не приближает к цели. Конечно, такие занятия должны быть. Они помогают выдохнуть, взять паузу и отвлечься. Проблемы начинаются тогда, когда занятия из четвёртого квадрата начинают занимать так много времени, что ни на что другое его уже не хватает.
Как работать с задачами из четвёртого квадрта?
Если вы нацелены на результат, вычёркивайте их немедленно. Между «убийцей времени» и делом из списка «Не срочно и важно», выбирайте второе. И пусть полностью избавиться от них невозможно, стоит ограничить время, которое вы отведёте просмотру любимого шоу.
Что нужно запомнить из этой статьи
Матрица дел Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты между задачами и работать над ними более продуктивно. Она помогает отбросить второстепенные поручения и сосредоточиться на достижении ключевых целей. В основе матрицы Эйзенхауэра два критерия: срочность и важность. Все задачи делятся на четыре группы.
- Срочные и важные.Незапланированные дела с высоким приоритетом. Появляются в списке по независящим от нас обстоятельствам. Следует решить их быстро, чтобы к ним не возвращаться. Плохо, когда они появляются постоянно. Это ведёт к стрессу и эмоциональному выгоранию.
- Важные и несрочные. Занятия, которые в перспективе помогут достичь цели. Это те моменты, над которыми стоит сосредоточиться.
- Срочные и неважные. Задачи, которые стоит делегировать. Большое количество таких дел создаёт ощущение постоянной занятости.
Но эти дела не приближают к цели, а отнимают время.
Но эти дела не приближают к цели, а отнимают время.- Несрочные и неважные. Их ещё называют «Убийцами времени». Должны иметь самый низкий приоритет. Нужно ограничить их количество в расписании, чтобы они не отвлекали вас от работы над важными и несрочными задачами.
Также читайте: Как использовать swot анализ
Навыки управления временем и примеры: 7 эффективных стратегий
Навыки управления временем имеют решающее значение, особенно для владельцев бизнеса. У всех нас есть одинаковое количество часов в день, но некоторые люди могут сделать больше за 24 часа, чем все остальные. Ключ, кажется, в том, чтобы контролировать это время, а не позволять ему контролировать вас.
Другими словами, разница заключается в эффективном управлении временем.
Что такое тайм-менеджмент?
Вы умеете управлять временем?
Распространенные ошибки при управлении временем
Семь навыков управления временем, которыми пользуются успешные люди
Что такое управление временем?
Тайм-менеджмент — это метод более эффективного использования вашего времени.
Организуйте свои профессиональные и личные задачи в зависимости от того, насколько они срочные и важные, и сначала позаботьтесь о самых срочных и важных делах, а затем о делах, которые не являются срочными, но все же важными. Расставив приоритеты в своей рабочей нагрузке, вы можете сосредоточить свое время и энергию на том, что им нужно больше всего.
| Матрица Эйзенхауэра | ||
|---|---|---|
| Срочно | Не срочно | |
| Важно | 1. Сделайте сначала: кризисы и проблемы, причинение вреда ребенку, встреча с вашим руководителем, устранение утечки газа, задание, которое необходимо выполнить сегодня | 2. График: важные текущие проекты, наем нового сотрудника, запись на прием к стоматологу, физические упражнения, отношения |
| Не важно | 3. Делегируйте, если можете: неважные встречи, несколько телефонных звонков, ненужные перерывы, электронная почта с низким приоритетом | 4. Делайте в последнюю очередь или не делайте вообще: читайте ленту Facebook, смотрите телевизор, попусту тратите время, сортируйте нежелательную почту |
Вы умеете управлять временем?
Хорошее времяпрепровождение в управлении предполагает сознательное планирование и обдуманное принятие решений. Это также включает в себя сохранение концентрации и выполнение приоритетных задач вместо того, чтобы отвлекаться на второстепенные дела.
Если вы хотите узнать, хорошо ли вы управляете временем, начните с вопросов:
- Знаю ли я, как эффективно расставлять приоритеты для своих задач в зависимости от их важности и срочности?
- Знаю ли я, сколько времени я трачу на каждую из моих различных задач?
- Должен ли я брать работу домой, чтобы сделать ее?
Оценив свои текущие навыки, составьте план их улучшения.
Примеры тайм-менеджмента
- Планирование
- Списки дел и контрольные списки
- Расстановка приоритетов
- Оценка срочных задач
- Постановка целей
- Аудит и улучшение рабочих процессов
- Фильтрация уведомлений
- Установка продуманных сроков
- Делегация
- Ведение учета
- Планирование персонала
- Документация и управление проектами
- Постановка краткосрочных и долгосрочных целей
- Управление стрессом
- Использование данных
- Автоматика
- Консолидация вашей технологии
Распространенные ловушки тайм-менеджмента
Легко сбиться с пути, когда пытаешься управлять своим временем.
Чтобы стать лучше, постарайтесь избегать следующих распространенных ошибок управления временем:
- Ошибка 1: Не составлять список дел. Если вы не знаете, что нужно сделать, вы не сможете эффективно расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке.
- Ошибка 2: Многозадачность. Вопреки распространенному мнению, многозадачность на самом деле менее продуктивна, чем концентрация на одной задаче и переход к следующей. Это потому, что наш мозг не приспособлен для одновременного выполнения двух задач, требующих высокоуровневых функций мозга. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может снизить ваш IQ, потому что ваше внимание расщепляется, и может даже повредить ваш мозг. (Угу.)
- Ошибка 3: Не знать, сколько времени требуется для выполнения задачи. Сможете ли вы написать отчет за час или это займет три дня? Если вы не знаете, сколько времени занимает задача, вы не сможете эффективно управлять своим временем или расставлять приоритеты в своих действиях.
Семь методов тайм-менеджмента для повышения продуктивности
Было доказано, что продуктивность ведет к прибыльности, а хорошие навыки тайм-менеджмента могут привести к вашей прибыли, поэтому, чтобы помочь вам работать более эффективно, мы собрали некоторые рекомендации. которые вдохновляют успешных людей.
Начинайте свой день рано
Спросите успешных людей, во сколько они встают по утрам, и вы быстро увидите тему: эти люди встают на рассвете, чтобы в полной мере использовать день.
Компания Fleximize, занимающаяся финансированием бизнеса, опросила самых известных людей современности об их утренних привычках. Вот что он нашел.
- Генеральный директор Apple Тим Кук встает в 5 утра
- Редактор Vogue Анна Винтур встает в 5:45 утра, чтобы поиграть в теннис, прежде чем отправиться в офис.
- И Опра просыпается в 6 утра, чтобы помедитировать и побегать на беговой дорожке, прежде чем отправиться в студию.
Обратите внимание на еще одну полезную тему: физические упражнения составляют большую часть жизни успешных людей.
Установите приоритеты и цели при планировании своего дня
Ежедневный рабочий план позволяет людям определять ход своего дня, а затем постепенно продвигаться к своим целям. (Некоторые крупные текущие проекты, такие как составление маркетингового плана для вашего бизнеса, попадают во второй квадрант матрицы Эйзенхауэра. Это важно, но от них лучше отказаться, а не делать их сейчас.)
Успешные бизнесмены учитывают этот совет по тайм-менеджменту. осознавая, что каждый день есть как срочные, так и важные дела. Они подходят к этому дню, зная, как сбалансировать эти два аспекта и отложить более мелкие задачи на потом.
Роб Роусон, генеральный директор TimeManagement.com, первым делом с утра работает над наиболее важными задачами, прежде чем его отвлекают электронные письма и другие тривиальные задачи. Разбивка целей на части упрощает продвижение к их достижению.
Некоторые карьерные коучи предлагают разделить ваше время на «фокусные» дни и «буферные» дни. Первый предназначен для таких масштабных вещей, как развитие бизнеса и управление персоналом. Буферные дни, с другой стороны, предназначены для рутинных дел, таких как оформление документов и бухгалтерский учет.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз
Очень распространено мнение, что многозадачность — это наиболее эффективное использование времени. Но оказывается, что решение нескольких задач одновременно может привести к потере большего количества времени. Нейробиолог Эрл Миллер говорит, что по большей части мы просто не можем сосредоточиться более чем на одной вещи одновременно.
«Люди не могут хорошо работать в режиме многозадачности, и когда люди говорят, что могут, они обманывают себя», — говорит он.
Истинная эффективность означает сосредоточение внимания на одном деле за раз и его завершение, прежде чем переходить к следующему заданию.
Научитесь делегировать полномочия
У вас может быть много шляп, но вы не можете быть везде и всегда.
Найдите время, чтобы проверить и нанять лучших сотрудников, чтобы вы могли доверять своей команде. Тогда вместо того, чтобы пытаться сделать все это самостоятельно, вы можете отказаться от некоторого контроля и поручить задачи тем, кто работает на вас.
Начните работу с Square Team Management
Расширьте возможности своей команды и защитите свой бизнес.
Начало работы
Применение правила 80/20
Согласно принципу Парето (т. е. правилу 80/20), 20 процентов действий приводят к 80 процентам результатов. А на остальные 80 процентов приходится только 20 процентов результатов. В переводе это означает, что успешные люди знают, что главные приоритеты (или 20 процентов лучших) приведут к самым важным результатам. Они делегируют все остальное.
Карандаш через некоторое время, чтобы отвлечься и отвлечься
Если вы планируете каждый день до секунды, у вас никогда не будет времени на неожиданные задачи.
Старайтесь оставлять хотя бы один час каждый день для незапланированных дел. Кроме того, неплохо запланировать часы работы офиса или выделить время для коллег и совместной работы. Если вы переусердствуете, вы почти всегда будете отставать.
Не говорите чаще и овладейте искусством коротких встреч
Генеральный директор NewBrand Analytics Кристин Мюлнер считает, что отказ — это один из ключей к тому, чтобы не перенапрягаться в профессиональном и личном плане.
Это идет рука об руку с согласием на слишком большое количество совещаний, в которых виноваты многие компании. Успешные люди понимают, какие встречи являются критически важными для посещения, а затем либо говорят «нет» другим, либо проводят их в очень короткие сроки.
Расстановка приоритетов в работе: метод четырех квадратов | Маркетинговые работы
На прошлой неделе наш блог о приоритетах был посвящен технике звезды Хосин. Напомним, что этот метод позволяет вам сравнивать каждую из ваших задач друг с другом, чтобы определить, какая задача является наиболее важной.
Чтобы прочитать запись в блоге о технике звезды Хосин, нажмите здесь.
Этот пост в блоге посвящен методу расстановки приоритетов «4 квадрата», который также называют сеткой Эйзенхауэра. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Эта цитата послужила источником вдохновения для сетки Эйзенхауэра, системы, которая помогает вам определять срочность и важность различных задач и соответствующим образом расставлять приоритеты.
Чтобы завершить 4 квадрата, создайте сетку 2 X 2, с вертикальной осью, помеченной «Неважно» и «Важно», и горизонтальной осью, помеченной «Срочно» и «Не срочно», как показано ниже.
Учитывая ваш список задач, разместите каждую из них в сетке в соответствии с срочностью и важностью. Например, предположим, что ваш список включает следующее:
- Закрепить печь
- Звонок телемаркетолога
- Заявки на получение награды
- Проверьте социальные сети
- Создать новый бренд/логотип
- Долгосрочная стратегия
- Заседание по запросу предложений сегодня
- Случайные прерывания
- Сортировка нежелательной почты
- Отвлечения
Разделите список задач на четыре категории.
Как только вы разделите свои задачи, подключите их к сетке. Как показано на первом рисунке, у каждого квадрата есть соответствующий номер, и это порядок, в котором вы должны расставлять приоритеты в своих задачах.
На рисунке ниже показан список задач, разделенных на 4 квадрата. Очевидно, что починка печи или звонок вашему руководителю имеют большую срочность и важность, чем сортировка нежелательной почты или уборка вашего офиса. Как показано в таблице, у каждого квадрата есть соответствующий номер, и это порядок, в котором вы должны расставлять приоритеты в своих задачах. Сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах сначала в Квадрате I, а затем переходите к квадратам II, III и IV. Это не означает, что вы не должны тратить время на несрочные задачи, но в ситуации высокого стресса этот метод может быть важен для определения того, что нужно выполнить в первую очередь.
В некоторых ситуациях римские цифры в квадратах можно заменить следующими действиями: Выполнить, Принять решение, Делегировать и Удалить.
В этом случае ваши задачи по-прежнему разделены на исходные четыре категории. Однако следующий элемент действия изменяется. Важные и срочные задачи: ДЕЛАТЬ. Сделайте их сегодня или как можно скорее. Для важных и несрочных задач: ПРИНИМАЙТЕ РЕШЕНИЕ. Определите конкретное время в будущем, когда эта задача будет завершена, так как в конечном итоге она станет важной и срочной.
Для задач неважных, но срочных: ДЕЛЕГИРОВАНИЕ. Эти задачи часто представляют собой электронные письма или телефонные звонки, на которые нужно ответить, но это не всегда должно быть ВЫ . Наконец, для задач, которые не важны и не срочные: УДАЛИТЬ. Эти задачи не являются важными или центральными для ваших бизнес-целей. Конечно, эти задачи можно выполнять в личное время или когда уровень стресса ниже, но в ситуации высокого стресса эти задачи просто не актуальны.
Этот метод расстановки приоритетов позволяет вам определить, какие из ваших задач являются наиболее важными и наиболее срочными, и действовать соответственно.