Матрица Эйзенхауэра — Успевай с детьми! — LiveJournal
Э… Ну это даже несерьезно. Все это знают. Все про это читали. Когда рассказываю кому-то, что веду тренинги по тайм-менеджменту, те, кто хоть немного в теме говорят: «А, это ты про матрицу рассказываешь». Ну да, рассказываю. И вам сейчас еще раз расскажу. Тем более что про матрицу знают все (ну, почти все), а вот выводы из нее делают разные.
Начнем с названия. Половина авторов называют эту модель «Матрицей Эйзенхауэра» в честь Дуайта Эйзенхауэра (1890-1969), который ввел ее в обиход и даже стал с ее помощью 34-м президентом США – в аккурат до Кеннеди. Другие авторы (например, Стивен Кови), называют ее «тайм-менеджмент матрицей» (или «ТМ-матрицей»). Идея проста до безобразия: все наши дела можно разделить на важные и не важные, а также на срочные и не срочные. Используем «важность» и «срочность» как «оси координат» и – вот она!
Самая распространенная нумерация «квадратов» именно такая, как на картинке, именно поэтому:
— «Первый квадрат» (важное-срочное) стал синонимом «лесных пожаров» — срочных и важных дел, когда надо все бросить, и делать эти самые «горящие дела».
«Второй Квадрат» (важное-несрочное) олицетворяет радость заблаговременного планирования, подготовки, жизненного баланса и прочих радостей жизни.
— «Третий квадрат» (неважное – срочное) называют «квадратом обмана» — дела из него только «притворяются» важными, хотя на самом деле это не так.
— с «Четвертым квадратом» тоже не все просто. Формально «ходить туда» незачем – неважное и несрочное, что может быть хуже – но порой люди втайне мечтают «понежиться» там, отдыхая от остальных дел.
Вспомнили? Чудесно. Что дальше? Дальше человеку говорят: «Возьми все свои дела, распиши их «по квадратам», и всё станет понятно». На практике всё не так просто.
Например, люди довольно легко разделяют дела на «срочные» и «не срочные», потому что мерило этому критерию – крайний срок (он же «дедлайн»). А как разделить важные и неважные? «Для меня всё важно», «А если это не важно мне, но важно начальнику (мужу, теще, и т.д.)?», «Я не хочу испортить отношения с людьми, сказав им, что их дело мне не важно» — вот самые частые комментарии, которые делают участники тренингов.
Доходит до того, что само существование «третьего квадрата» ставится под сомнение, потому что за что ни возьмись, найдется кто-то значимый для вас, для кого это дело (отчет, покупка, проект) окажутся важными. На тренинге в этот момент мы с участниками входим в интересную плодотворную дискуссию, для целей же «информационного поста» скажу лишь, что разделить дела на «важные» и «не важные» вам поможет осознание ваших жизненных целей и ценностей, причем в самом широком смысле. Да, нужно учитывать интересы значимых для вас людей (вашей «половинки», начальника, родственников, близких друзей). Да, нужно осознать, что отвечая «Да, я сделаю это» на любой их запрос вы в итоге сделаете хуже и им, и себе (всем наобещаете, а потом этих самых значимых людей и подведете под грузом невыполненных обещаний). Да, нужно стараться «жить к северу от линии» (в квадратах 1 и 2). Как это сделать – вопрос сложный, интересный и глубокий. Для того и общаемся в сообществе.
Тем, кто говорит, что «сначала я быстренько сделаю дела из квадратов 1 и 3, а потом примусь за квадрат 2» я рисую такую картинку (см.
справа).
Это так называемый «Бермудский треугольник». Если вы весь день «бегаете» в квадрате 1 и 3 (а это занимает весь день, так как чем больше вы проводите в них времени, тем больше они магическим образом «растут»), то под вечер, когда вы уложили ребенка спать (пришли с работы) у вас сил хватает разве что упасть на диван под телевизор, или загрузить «френд-ленту», короче, прямиком в «4-й квадрат». Немудрено, ведь 2-й квадрат требует реальных усилий и высокой нагрузки. «Отдохнув» в 4-м квадрате, наутро вы снова «кидаетесь в бой», т.е. бегаете по 1-му и 3-му квадратам… Ну, вы поняли. Замкнутый круг, точнее, треугольник. А что в это время происходит со 2-м квадратом? Правильно, его у вас вообще нет. А все потому, что мы путаем «срочность» с «важностью». Если вы считаете, что перво-наперво надо делать дела из 1-го и 3-го квадратов, то, по Кови, вы живете в «парадигме срочности», которая действует на людей, как наркотик. К срочности легко привыкаешь, и уже непонятно, как жить иначе.
Жизнь в 1-м и 2-м квадрате, напротив, называется «парадигмой важности», при этом чем больше времени вы проводите во 2-м квадрате, не торопясь планируя, подготавливая и созидая, тем 1-й квадрат становится… правильно, меньше. Хотя до нуля не сожмется никогда, ведь «жить на свете без сюрпризов невозможно никому».
«Позвольте», говорят мне на это, «но это что значит, не отдыхать вообще?» Нет, я этого не говорил. Отдых (которым, кстати, часто является простая смена деятельности), вполне может и должен быть 2-м квадратом. Но не надо путать получение важной для вас информации в сети с многочасовым бесцельным «брожением» по Интернету, просмотр интересного фильма вместе с вашей «половинкой» с просмотром мыльной оперы или «одноразового» ток-шоу, чтение полезной книги с «чтивом». Так что отдыхайте на здоровье. А про бесцельный интернет мы уже писали.
Так что – определите ваши цели, «отнимайте» время для 1-го и 2-го квадрата у 3-го и 4-го, и живите «к северу от линии» всей семьей. Там и встретимся.
(с) dmitrythewind, uspevai_s_detmi
Tags: инструменты, тайм-менеджмент
Квадрат Эйзенхауэра — «Семья и Школа»
Содержание
Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать
Матрица Эйзенхауэра — это классический метод тайм-менеджмента. Он помогает правильно организовывать свои задачи и распределять время, чтобы укладываться в сроки и всё успевать.
Матрицу приоритетов Эйзенхауэра, как её называют американцы, придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы справляться со своими обязанностями и служить стране. Однако широкую известность метод получил после того, как о нём рассказал американский консультант Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
В этой статье мы разберём, как матрица Эйзенхауэра помогает планировать время, зачем её приверженцы делят тетрадный лист на четыре квадрата и как применять матрицу в работе.
Чем полезна матрица Эйзенхауэра и как ей пользоваться
Иногда задач становится слишком много, и вы уже не знаете, как с ними справиться.
Собаку нужно отвести к ветеринару, заболел зуб, на работе «горит» проект, нужно забрать из садика ребёнка. Матрица Эйзенхауэра позволяет не растеряться, правильно распределить дела и сделать всё вовремя.
В основе матрицы лежит простой принцип: важно расставить приоритеты и не делать лишнего.
Составьте список дел. Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
Рассортируйте задачи. Чтобы составить план по Эйзенхауэру, достаточно поделить лист бумаги на четыре части и распределить дела по срочности: сделать сразу, запланировать, поручить другим и не тратить время.
Это матрица Эйзенхауэра. Её можно начертить на простом листе. По сути, вы распределяете все дела на день на 4 квадрата: что сделать важно, что несрочно, что можно поручить коллегам и на что не стоит тратить время
Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, понять, что действительно важно и не тратить время на ерунду.
Ведь хороший тайм-менеджмент — это не «успевать всё», а «регулярно успевать делать то, что тебе важно». Если вы целый день носились с чужими задачами и ничего не успели из своего, это плохой тайм-менеджмент.
Квадрат 1: горящие задачи сделать первыми
Квадрат пожаров. Это место для срочных и важных дел, которые внезапно возникли из-за форс-мажора или кризиса. Их отличительная черта — серьёзные последствия из-за срыва. Например, начальник лишил премии из-за вовремя не сданного отчёта.
На что обратить внимание. В этом квадрате всегда будут появляться дела — это неизбежно. Постоянная работа в авральном режиме приводит к хроническому стрессу и выгоранию.
Если количество «срочняков» не уменьшается, попробуйте устранить их источник. Например, договориться с руководством ставить задачи вовремя, а не в последний момент.
Квадрат 2: несрочные дела отложить на потом
Стратегический квадрат. Сюда попадают важные дела, за которые необязательно хвататься сразу — их можно сделать в течение дня.
Главное — не забыть, чтобы не разгорелся новый «пожар».
На что обратить внимание. В идеале проводить в этом квадрате большую часть своего времени. Так вы будете чувствовать удовлетворение от своей работы и жизни в целом, не будете выгорать. Задачи из этого квадрата — то, что делает ваш будущий успех.
Квадрат 3: делегировать или отказаться от неважных дел
Квадрат рутины. Сюда попадают срочные задачи, которые вместо вас может сделать кто-нибудь другой. Например, коллеги, друзья или родственники.
Сюда попадает рутина, которая отнимает время, выматывает и мешает делать «настоящую работу». Принцип простой — если можете нагрузить других, сделайте это.
На что обратить внимание. Третий квадрат очень коварный, его легко перепутать с первым квадратом. Вы можете наслаждаться галочками напротив закрытых пустяковых дел и попасть в иллюзию продуктивности, но при этом чувствовать, что просто суетитесь и занимаетесь совершенно не тем.
Результат — хроническая неудовлетворённость и выгорание.
Такие дела лучше максимально автоматизировать или делегировать. Например, попросите купить продукты жену или сына вынести мусор.
Квадрат 4: ограничить время на ерунду
«Квадрат — чёрная дыра». Сюда попадают задачи, которые не имеют ни ценности, ни дедлайнов и не стоят внимания. Например, полистать соцсети.
Чем больше вы заняты делами из четвёртого квадрата, тем глубже погружаетесь в «чёрную дыру». И уже не остаётся времени на важное.
На что обратить внимание. Переходите к делам из четвёртого квадрата в последнюю очередь, когда остальное сделано. Хорошая идея — наблюдать за тем, сколько времени вы находитесь в «чёрной дыре», и немного себя ограничивать. Например, смотреть только по серии «Игры престолов» в день или тратить по часу на соцсети.
Где составлять матрицу Эйзенхауэра
Эйзенхауэр планировал дела в ежедневнике. Сейчас не забыть о важном также помогают специальные программы и приложения.
Блокнот. Начертите четыре отдельных квадрата и разлинуйте их для записи задач. Для наглядности можно использовать разные цвета.
Матрицу Эйзенхауэра можно начертить в простом блокноте
Компьютер. Для планирования задача подойдёт Word или Excel. Чтобы сделать таблицу нагляднее, можно выделить ячейки цветом по степени важности.
Матрица Эйзенхауэра в Excel
Приложения формата to-do list. Они созданы под смартфоны, поэтому список дел всегда будет под рукой. Здесь есть готовые шаблоны и напоминания о задачах, чтобы ничего не забыть.
Матрица Эйзенхауэра в Evernote. Приложение для смартфонов и компьютеров с возможностью бесплатной подписки. Есть готовый шаблон для планирования задач
Матрица Эйзенхауэра в 4.Do. Бесплатное мобильное приложение на Android с матрицей на русском языке. Главный плюс — можно добавлять напоминания о задачах
Матрица Эйзенхауэра в Focus Matrix. Бесплатное мобильное приложение для iOS на английском языке.
Можно создать напоминания и отчёты по выполненным задачам
Как планировать дела: метод Эйзенхауэра
- Чтобы понять фронт работы на день, выпишите все дела на листок. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.
- Суть метода — сортировать задачи в зависимости от важности на четыре категории: сделать сразу, приступить позже, делегировать и не тратить время.
- Посвящайте день только срочным делам и проектам, в которых без вас не обойтись. Остальное подождёт.
- Если задачу может сделать кто-нибудь другой, делегируйте. Останется больше времени на по-настоящему важное.
Как успевать вдвое больше за то же время — онлайн-курсы от Академии iSpring
Матрица Эйзенхауэра — лишь один из инструментов тайм-менеджмента, который помогает не жить в огне.
Другие способы управлять временем, людьми и собой — в библиотеке онлайн-курсов Академии iSpring. Курсы для руководителей и личной эффективности помогут научиться правильно планировать проекты, управлять командой, проводить совещания и давать обратную связь подчинённым, чтобы зарядить их на результат и принести пользу бизнесу.
Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах
Прочитано: 30 205
Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.
Важно и срочное: термины и уточнения
Чтобы понять, о чем именно пойдет речь дальше, нужно дать расшифровку двум понятиям.
Важность и Срочность.
Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.
Важные дела подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей.
Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.
К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.
Как это исправить?
Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.
Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?
Собственно, ничем.
Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.
Два великих человека. Два названия. Один метод.
Квадранты Кови: матрица структуры дел
Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:
- важное/срочное;
- важное/несрочное;
- неважное/срочное;
- неважное/несрочное.
Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.
Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?
- Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
- Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.
- Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.
- Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.
То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра
Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:
- Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
- Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
- Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
- Квадрат D – прокрастинация.
То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.
Что делать с этими знаниями?
Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.
Использовать можно:
- Метод АБВГД.
- Стратегическую картонку.
- Дерево целей.
- Пирамиду Франклина.
- Метод «поедания лягушки».
Практически все из них в той или иной степени позволят грамотно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.
Матрица Эйзенхауэра для домохозяек
Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.
Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:
- Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
- А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
- С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
- D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.
Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.
Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.
Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.
Интересные статьи:
Введение и 3-минутный видеоурок
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Откуда такое название?
Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайту приходилось постоянно принимать трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день.
Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?
Приоритизация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с различными стратегиями работы:
➀ Сделай первым Сначала сосредоточьтесь | ➁ Расписание Важные, но |
➂ Делегат Что срочно, | ➃ Не делай Что ни срочно |
Мы называем первый квадрант Выполняйте сначала , поскольку его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены сегодня или самое позднее завтра.
Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сосредоточиться, пытаясь выполнить как можно больше дел.
Примером такой задачи может быть просмотр важного документа для вашего руководителя.
Второй квадрант мы называем Расписание . Его задачи важны, но менее срочные. Вы должны перечислить задачи, которые вам нужно поместить в свой календарь здесь.
Примером этого может быть давно запланированное возобновление занятий в тренажерном зале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, уменьшая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочные. Вы должны отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверить их ход.
Примером делегированной задачи может быть звонок от кого-то, чтобы попросить о срочной услуге или попросить вас прийти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив лучшего человека для этой работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не Делай , потому что он предназначен для того, чтобы помочь тебе разобраться в вещах, которые ты вообще не должен делать.
Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, таких как серфинг в Интернете без причины или слишком долгие игры, которые дают вам оправдание для того, чтобы не справляться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.
5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра
Рекомендуется
Чтение
7 навыков
высокоэффективных людей
Стивена Кови
- Внесение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит делать в первую очередь.
- Попробуйте ограничить себя не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще один, сначала заполните самый важный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении задач.
- Вы всегда должны вести только один список для деловых и личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете пожаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или себя в конце дня.
- Не позволяйте себе или другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты. Планируйте утром, а затем работайте над своими делами. И в конце наслаждайтесь чувством завершенности.
- Наконец, постарайтесь не откладывать слишком много. Даже не за счет чрезмерного управления вашими делами.
Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит делать в первую очередь.Дополнительные советы см. в нашем подробном введении в тайм-менеджмент.
Чего ты ждешь?
Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст Матрицы Эйзенхауэра прямо сейчас!
Матрица Эйзенхауэра: уделяйте время тому, что важнее всего
Работайте умнее
Большинство людей тратят время на задачи, которые не приближают их к цели.
Матрица Эйзенхауэра вырывает вас из этого круга.
от RC Victorino — 23 сентября 2020 г.
Быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным.
Вы можете часами тушить пожары и в конце дня не приблизиться к достижению своих долгосрочных целей.
Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.
Проблема в неправильной расстановке приоритетов. Люди отдают приоритет срочным задачам над любыми другими задачами, независимо от долгосрочной выгоды.
Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.
Различая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самом важном.
Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить управление своим временем.
Что такое матрица Эйзенхауэра
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные.
Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Дуайт Д. Эйзенхауэр
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи. Он разбивает задачи на четыре поля, в которых определяется приоритет, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.
Также известная как Матрица Срочно-Важно, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр организовал свои обязанности так, чтобы на его стол попадали только важные и срочные дела.
Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.
Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:
- Бегаете весь день по тушению пожаров, вместо того чтобы сосредоточиться на задачах, которые вы хотите выполнить
- Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало на что влияет
- Не продвигаются к долгосрочным целям
- Страдают прокрастинацией
- Пытаться сказать «нет», когда вас просят что-то сделать
- Трудно делегировать задачи
Разница между срочными и важными задачами
Основным принципом матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и срочными задачами.
Срочные задачи срочные и требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы чувствуете себя обязанными решить. Сосредоточение внимания на срочных задачах приводит вас в состояние реактивного мышления , из-за чего вы можете чувствовать себя защищенным, торопливым и узконаправленным.
Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей.
Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так. Сосредоточение внимания на важных задачах ставит вас на отзывчивое мышление , которое может заставить вас чувствовать себя спокойно, рационально и открыто для новых идей.
Примечание. Если откладывать важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.
Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.
Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы концентрируемся на долгосрочной перспективе.
Квадранты матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:
- Квадрант 1: Важное и срочное / Сделать
- Квадрант 2: Важно, но не срочно / Расписание
- Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
- Квадрант 4: Неважно, не срочно / Удалить
1.
Срочные и важные задачи
Срочные и важные задачи — это кризисы со сроками выполнения, например исправление критической ошибки в вашем инструменте SaaS.
Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.
2. Несрочные, но важные задачи
Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь цели — и не имеют срочные сроки.
Запланируйте эти задачи на потом.
Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть своего времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это квадрантом качества .
Большинство людей, однако, не проводят достаточно времени здесь, потому что они не знают, что для них важно, или потому что они зациклены на самых неотложных задачах.
3. Срочные и неважные задачи
Задачи, которые попадают в этот квадрант, почти всегда отбивают ваш любимый курс. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.
Делегируйте эти задачи другим.
Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над срочными задачами, которые важны для них, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к их долгосрочным целям.
4. Несрочные и неважные задачи
Эти задачи не требуют срочности и не помогают достичь долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.
Удалите эти задачи из своего расписания.
Приоритизация задач
Сначала оцените, на какой части матрицы вы тратите свое время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент управления задачами или просто отслеживать свое время с шагом 30 минут в электронной таблице.
Через неделю разместите выполненные задачи в соответствующем квадранте, используя следующие вопросы в качестве критериев:
- Было ли это срочно для меня?
- Было ли это важно для меня?
«Я» здесь ключевое слово — вы организуете эти задачи на основе ваших целей, а не чьих-то еще.
Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что важнее всего в вашей жизни.
Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете сбалансировать свою матрицу.
Квадрант 1
Чтобы сократить количество задач Квадранта 1, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.
Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать возникновения непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.
Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач Квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстраниться от работы с этим человеком.
Квадрант 3
Чтобы сократить количество задач Квадранта 3, создайте стратегию делегирования, устранения или ограничения времени, затрачиваемого на эти задачи.
Например, сгруппируйте эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или сообщите своему руководителю, сколько времени вы тратите на работу. Если вы менеджер, сообщите своей команде, что вы делегируете им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.
Квадрант 4
Если большую часть времени вы проводите в Квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность. Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.
Инвестиции в создание времени
Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравнивайте результаты каждой недели, чтобы увидеть, приведут ли ваши усилия к увеличению времени, проведенного в квадранте качества .
Даже если ваши приоритеты сместятся в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.
Матрица Эйзенхауэра (срочное и важное)
Менеджеры по продукту обычно очень занятые люди. Есть та или иная задача, которой нужно заниматься в определенный момент времени. Однако, если вы не позаботитесь об этом, вы можете обнаружить, что много работали, и мало что можно было показать за ваши усилия.
Эффективная расстановка приоритетов — отличительная черта успешных продакт-менеджеров. Если вы хотите добиться большего, вам нужно уметь четко различать «срочное» и «важное». Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов, который может помочь вам сделать это эффективно.
О матрице Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра представляет собой основу для определения приоритетов задач на основе их срочности и важности. Это помогает исправить проблемы, связанные с плохим управлением временем и задачами. Люди также называют это матрицей «срочно-важно», «коробкой Эйзенхауэра» и «матрицей решений Эйзенхауэра».
Структура расстановки приоритетов названа в честь Дуайта Эйзенхауэра.
Идею, лежащую в его основе, представил 34-й президент США. Эйзенхауэр был известен своей впечатляющей сосредоточенностью и продуктивностью на работе, но при этом имел достаточно времени для своих увлечений.
Стивен Кови популяризировал эту матрицу много лет спустя в своей книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей». В настоящее время эта структура широко используется в деловом мире для продвижения эффективного управления временем и повышения эффективности.
Как выглядит матрица?
Матрица Срочно-Важно состоит из четырех квадрантов или квадратов. Они создаются путем рисования пересекающихся вертикальных и горизонтальных линий. Ось X (горизонтальная) описывает срочность, а ось Y (вертикальная) отображает важность. Элементы или задачи в левой колонке являются срочными, а в правой — нет. Кроме того, элементы в верхней половине важны, а ниже — нет.
После того, как вы начертили матрицу, вам нужно расположить дела в квадрантах в соответствии с их срочностью и важностью.
Вот что включить в каждый квадрат:
Квадрант 1 (вверху слева) — Срочные и важные дела
Квадрант 2 (вверху справа) — Несрочные, но важные дела
Квадрант 3 (внизу слева) – Срочные, но не важные дела
Квадрант 4 (внизу справа) – Несрочные и неважные дела
Матрица Эйзенхауэра выглядит очень просто. Но доказано, что самые полезные инструменты не всегда состоят из сложных частей.
Как добиться большего с помощью матрицы Эйзенхауэра
Эйзенхауэра часто цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Это так называемый принцип Эйзенхауэра.
Если вы взглянете на матрицу «срочно-важно», то наверняка согласитесь, что важное не всегда является срочным. Менеджеры по продукту, однако, могут легко упустить этот момент из-за длинного и постоянно растущего списка дел.
Давайте подумаем, как можно использовать эту схему с пользой и повысить продуктивность, сосредоточив внимание на самом важном.
Верхний левый квадрант
Элементы этого раздела должны привлечь ваше внимание. Когда вы смотрите на все задачи, стоящие перед вами, это должны быть те, на которых вы сразу же сосредоточитесь.
Здесь обычно находятся критически важные задачи или задачи, сроки выполнения которых нельзя пропустить. Они также могут быть теми, которые требуют вашего опыта для выполнения.
Верхний правый квадрант
Элементы или задачи здесь важны, но не являются срочными. Так что вы можете позволить себе отложить их на более позднее время, и вы должны это сделать.
Они являются частью того, что вам нужно сделать, но они пока не так важны. Пример — это то, что может продвинуть вас в профессиональном плане или способствовать достижению долгосрочной цели.
Кови использовал упражнение в качестве примера важной, но не срочной задачи. Преимущества являются долгосрочными. Если вы не тренируетесь сегодня, вы можете найти время, чтобы сделать это позже.
Однако, когда вы приближаетесь к крайнему сроку или критической стадии, задача здесь перемещается в первый квадрант.
Нижний левый квадрант
В этом разделе есть срочные, но не важные задачи. Это одни из тех, которые потенциально могут занять большую часть времени продакт-менеджера, практически ничего не показывая. Они прекрасно оправдывают заявление Эйзенхауэра о том, что срочные задачи редко бывают важными.
Поэтому вы не хотите посвящать свое драгоценное время задачам в этом квадранте. Вместо этого вы должны делегировать их другим. Как правило, это те типы, к которым может прислушаться кто-то еще, кроме вас. Примером является ответ на определенные срочные электронные письма.
Если возможно, вы можете использовать программное обеспечение для выполнения этих задач. Нелишним будет и ответ «Нет», скажем, когда коллега просит о помощи, чтобы не прерывать.
Нижний правый квадрант
Вам не станет хуже, если вы решите игнорировать элементы в этом квадрате или оставить их до тех пор, пока у вас не появится свободное время.
Они не важны и не срочные, просто тратят время.
Задачи, попадающие в эту категорию, обычно не связаны с вашей работой. К ним относятся использование социальных сетей, просмотр онлайн-предложений или игра в игры в рабочее время.
Однако следует отметить, что некоторые задачи, которые кажутся связанными с работой, могут относиться к этому квадранту. Например, когда вы тратите дополнительное время на то, чтобы вещи выглядели «профессионально», даже если это не нужно для понимания.
С матрицей Эйзенхауэра становится яснее, на что обращать внимание в первую очередь. Структура обеспечивает эффективную расстановку приоритетов.
расстановка приоритетов
Использование матрицы приоритетов для управления вашими проектами и задачами
Этот пост также доступен в: немецкий
Содержание
- 1 Начало работы с шаблоном матрицы приоритетов
- 2 Что такое матрица приоритетов?
- 2.0.1 Квадрант 1: Срочно и важно = Выполнить сначала
- 2. 0.2 Квадрант 2: Важно, но не срочно = Выполнить позже .4 Квадрант 4: Ни срочные, ни важные = Исключить
- 3 Как применить матрицу приоритетов на практике?
- 4 Шаблон приоритизации идей
- 5 Руководство по использованию шаблона приоритизации идей
- 6 Сила визуального сотрудничества
0.2 Квадрант 2: Важно, но не срочно = Выполнить позже .4 Квадрант 4: Ни срочные, ни важные = ИсключитьМатрица приоритетов — это инструмент принятия решений, который помогает вам сортировать свои задачи и гарантировать, что самое важное не не отталкивайтесь внезапным, неожиданным и срочным. Это поможет вам сосредоточиться на ваших долгосрочных общих целях, предоставляя основу для определения приоритетов того, что важно.
Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр придумал первый образец матрицы приоритетов действий. Всемирно известная матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица приоритетов или матрица срочности-важности, представляет собой простой, но мощный инструмент стратегического управления.
Мы создали 2 версии шаблона матрицы приоритетов, которые можно использовать в различных случаях.
Начните работу с шаблоном Priority Matrix
Мы в Conceptboard любим продуктивность. Мы всегда стремимся работать продуктивнее и делимся с вами своими советами. Вот почему мы очень рады поделиться с вами нашим бесплатным шаблоном матрицы приоритетов, так как уверены, что он поможет вам лучше управлять своим временем и сосредоточиться на своих больших целях.
Просто нажмите на изображение ниже, и вы сразу перейдете к шаблону, и вы сможете сразу же приступить к его заполнению.
Если вы хотите узнать больше о производительности, вам может быть интересно прочитать о 4 типах продуктивных рабочих процессов или о том, как эффективно донести свои идеи.
Что такое матрица приоритетов?
Основная идея заключается в том, что анализ и разделение задач на четыре основных квадранта по степени важности и срочности позволит вам лучше планировать свое время и снизить уровень стресса.
Квадрант 1: Срочные и важные = Делайте первыми
Первый квадрат предназначен для задач и проектов, которые важны для вашей работы или личной жизни.
Это вещи, которые нужно сделать сегодня или, самое позднее, завтра, и их нельзя отодвигать.
Это может быть ответ на важное электронное письмо, завершение презентации или отчета. Или в личной жизни, оплачивая счета или уплачивая налоги. Это вещи, которые часто будут иметь негативные последствия, если они не будут завершены вовремя.
Квадрант 2: Важно, но не срочно = Сделать позже
Второй квадрант предназначен для задач, которые также важны, но их не нужно выполнять немедленно. Поэтому вы должны запланировать специальное время для них.
Эти задачи могут включать обновление вашего веб-сайта, встречу с новым поставщиком или изучение важной темы. Обычно это важные вещи для ваших долгосрочных целей, но их отбрасывают, когда возникает что-то срочное.
Квадрант 3: Срочно, но не важно = Делегат
В третьем квадрате вы должны перечислить срочные, но не важные дела, которые можно делегировать. Эти занятия могут быть важнее для кого-то другого, чем для вас.
Поэтому обязательно спросите себя, важна ли задача для вас или для кого-то еще?
Эти задачи можно делегировать кому-то другому или разрешить запрашивающему выполнить задачу самостоятельно.
Квадрант 4: Ни срочно, ни важно = Устранить
Последний квадрант предназначен для вещей, которые можно устранить! Это вещи, которые вы не должны делать, возможно, потому, что они не входят в вашу сферу деятельности, или потому что они тратят время впустую. Избавившись от задач, которые тратят много времени, управление временем станет намного проще.
Как применить Матрицу приоритетов на практике?
Используйте это пошаговое руководство для заполнения матрицы приоритетов:
- Для начала запишите все задачи и проекты, которые вы хотите или должны выполнить.
- Оцените действия по их важности и срочности. Вы можете оценить их по шкале от 1 до 4 или использовать шкалу по вашему выбору, например. школьные оценки или шкала от 1 до 10.
- Теперь пришло время добавить элементы в матрицу. Постарайтесь ограничить каждый квадрант восемью элементами, чтобы это было достижимо. Помните, что цель здесь — достижение!
Постарайтесь ограничить каждый квадрант восемью элементами, чтобы это было достижимо. Помните, что цель здесь — достижение!Когда вы добавляете задачи в квадрант 2, обязательно запланируйте для них время и включите это время в задачу в своей матрице. Это будет держать вас подотчетным, и поможет вам с вашим тайм-менеджментом.
Шаблон определения приоритетов идей
Еще одна матрица определения приоритетов, которая поможет вам сэкономить время и силы, — это шаблон определения приоритетов идей. Это отличный инструмент для определения того, какие идеи или проекты наиболее достойны внимания, исходя из их общей осуществимости и важности.
Использование простой матрицы, в которой осуществимость идеи откладывается по оси x, а уровень важности — по оси y, позволяет визуализировать, какие идеи имеют наибольшие шансы на успех, а каких следует избегать.
Помимо управления конвейером проектов, шаблон определения приоритетов идей также можно использовать для определения приоритетов элементов списка пожеланий в рамках более крупного проекта.
Например, при разработке нового веб-сайта вы могли собрать длинный список пунктов списка пожеланий от многочисленных заинтересованных сторон и отделов.
Избавьтесь от догадок, нанеся их все на матрицу приоритизации идей, чтобы вы могли четко видеть, на каких идеях следует сосредоточиться на этапе 1, а какие можно рассмотреть позже.
Руководство по использованию шаблона определения приоритетов идей
- Соберите свою команду удаленно или лично для мозгового штурма, чтобы генерировать новые идеи. Запишите каждое действие на отдельной заметке в шаблоне определения приоритетов идей. (Пропустите этот шаг, если у вас уже есть длинный список идей или список желаемого проекта).
- Отсортируйте идеи и отфильтруйте те, которые полностью выходят за рамки возможного или не подходят.
Объедините похожие идеи в один стикер или сгруппируйте идеи, которые можно объединить в одну общую идею. (Дополнительная информация о том, как использовать цифровые стикеры.) - Попросите разъяснений у тех, кто представил оставшиеся идеи, о том, что нужно сделать, чтобы каждая идея состоялась/осуществилась.
