Матрица Эйзенхауэра в канбане «Мой план» – Блог Соль Битрикс24
Небольшая инструкция о том, как эффективно планировать свою работу в Битрикс24
Ранее мы публиковали, как создавать и работать с канбаном «Мой план» (см. Инструкция по работе с канбаном «Мой план»).
Сегодня предлагаем вам еще один вариант его создания — с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Сначала о том, что это такое.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
А теперь о каждом из квадрантов.
Квадрант 1: срочные и важные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
- дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей,
- дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей,
- дела, которые имеют отношение к здоровью.
Квадрант 2: важные и несрочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
В квадрант B рекомендуется включать все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.
Квадрант 3: срочные и неважные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам.
Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов.
Квадрант 4: несрочные и неважные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».
А теперь мы возвращаемся к нашему канбану «Мой план».
Сначала создаем там столбцы в соответствии с названиями квадрантов матрицы. Рекомендуем также оставить (или создать, если у вас его еще нет) столбец «Неспланированные дела», куда будут попадать все новые задачи, чтобы видеть их и не потерять.
Теперь нужно проанализировать все свои задачи на предмет срочности и важности и перенести их в соответствующие столбцы.
И всё, ваш канбан «Мой план» готов к работе!
Надеемся, наш вариант канбана «Мой план» поможет вам стать более эффективными и принесет положительные результаты в вашей работе!
Матрица приоритетов Эйзенхауэра в онлайн-органайзере. Или что для Вас важно или срочно…
У вас накопилась целая гора дел и вы устали ее бесконечно разгребать?
У вас непрерывно появляются новые задачи и вы не знаете, в каком порядке их лучше выполнять?
Вы не знаете точно, какие дела нужно сделать в кратчайшие сроки, а что можно отложить в «долгий ящик»?
Вам сложно определять приоритет дел, чтобы эффективнее достигать поставленных целей?
Чтобы решить подобные проблемы, разработано множество методов организации и приоритизации дел.
Все они отличаются сложностью, точностью и наглядностью. Для более удобного их использования разработано множество разных инструментов: специальные ежедневники, компьютерные программы, онлайн-органайзеры, мобильные приложения и т.п.
Одним из самых популярных методов является матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Его разработал президент США Дуайт Эйзенхауэр для организации своих дел и их более эффективного выполнения, когда его начали мучать проблемы, описанные в начале статьи.
Для применения этого метода нужно каждое дело оценить по двум критериям: является ли оно важным или нет и срочным или нет. Для визуализации используется прямоугольная таблица (матрица) с 4-мя клетками:
Важно-Срочно: это самые важные дела, которые нужно выполнить в ближайшее время. Кто-то таким делам, так сказать, рад, они мобилизуют человека и он выполняет их быстрее. А для кого-то даже небольшое количество таких дел может создавать эмоциональную напряженность, стресс.
Не важно-Срочно: это дела, которые по каким-то причинам стали срочными, но их выполнение не особо влияет на достижение целей. Обычно в этой области находятся «чужие» дела, которые обязаны выполнять, а не которые хочется. Такие дела лучше делегировать или отказаться от них, конечно если это не приведет к негативным последствиям (штрафам, наказаниям и т.
Важно-Не срочно: это самые важные дела, которые не имеют срока или он пока достаточно большой. Эти дела нужно выполнять сразу после того, как выполнены все срочные дела. Наличие большинства дел в этой области говорит об эффективном планировании, приоритизации и управлении своей жизнью. Такие дела выполняются равномерно, в комфортном режиме (но не медленном), а качество результатов обычно превосходит ожидания. Следовательно, эти дела лучше всего влияют на достижение целей, поэтому нужно стараться, чтобы большинство дел находилось именно в этой области.
Не важно-Не срочно: это самые бесполезные дела, которые не стоит выполнять или можно выполнять в свободное время, например, для отдыха, развлечений. Такие дела, как правило, появляются вследствие недостаточного планирования или некорректной постановки целей. Если нельзя от таких дел отказаться, то лучше заменить их аналогичными, но более важными делами, которые окажутся в области «Важно-Не срочно». Например, вместо дела «поиграть в игру» можно выполнить «потренировать какой-то навык» или «позаниматься спортом». Также старайтесь, чтобы эта область оставалась пустой.
Таким образом, согласно этому методу, самой полезной областью является « Важно-Не срочно». Поэтому нужно планировать дела так, чтобы большинство из них оказывались именно в этой области (но делать это нужно адекватно, а не так, что поместили сюда дело, а на самом деле его нужно было выполнить еще вчера). Тогда достижение целей будет наиболее успешным, эффективным и комфортным.
При определении порядка выполнения дел пользуйтесь следующим правилом: сначала выполняйте самые важные и срочные дела, затем – срочные неважные, затем важные несрочные. А несрочные неважные дела, возможно, и вовсе не стоит выполнять.
Чтобы метод был еще более точным, можно использовать не 4 области, а шкалы «Важность» и «Срочность» со значениями от 0 до 10. Тогда каждое дело нужно субъективно оценить: насколько оно важно по шкале от 0 до 10, и насколько срочным оно является также по шкале от 0 до 10. Затем дело располагается в клетке матрицы на пересечении поставленных значений. Аналогично изначальному варианту метода, наилучшей считается область важных и не срочных дел, т.е. с важностью 5-10 и срочностью 0-5.
Для удобного использования этого метода в онлайн-органайзере «Личные цели» создан специальный раздел — Важно-Срочно.
В нем автоматически располагаются дела на основе их параметров Срочность и Важность, которые задаются в панели деталей дела на вкладке Мотивация.
Сервис поддерживает оба варианта метода: и в виде 4х областей (режим 2х2), и в виде 2х шкал (режим 10х10). Дела можно просматривать в соответствующих клетках, перемещать их в другие клетки для более точного планирования и принимать решения, в каком порядке их выполнять.
После распределения всех дел по такой матрице приоритетов, появится общая, наглядная картина, какие дела наиболее важные и срочные. На основе этой матрицы можно легко определить, какие дела самые приоритетные и их лучше реализовать в первую очередь.
В итоге, с помощью матрицы Эйзенхауэра и онлайн-органайзера вы навсегда избавитесь от «горы» дел, сможете быстро приоритизировать новые дела (помещать их в нужную область), будете легко определять порядок выполнения дел, что в целом поможет вам эффективнее и успешнее достигать любых поставленных целей.
Надеемся данный метод придется Вам по вкусу, поможет быстрее реализовать Ваши заветные мечты и сделать Вашу жизнь еще более счастливой.
ОРГАНИЗУЙТЕ СВОИ ДЕЛА ПРЯМО СЕЙЧАС…
Напишите своё мнение об этом внизу, оно очень важно для нас!
И расскажите о статье вашим друзьям.
Возможно она будет им полезна.
С уважением, Команда проекта «Личное развитие и самореализация»
Руководитель: Сергей Марченко. Создатель «СиРиОС» и ManProgress.com, практический психолог, тренер по самореализации, лайф-коуч, консультант, системотехник
Создавая вдохновляющую картину будущего
«Мечты — пробный камень наших характеров», — написал однажды Торо, человек, восхищавшийся своим воображением. Ваше видение — это ваш самый важный сон или ментальная картина. Это также может быть набор мечтаний и долгосрочных целей. Видение определяет оптимальное желаемое будущее состояние; он говорит о том, чего вы хотели бы достичь в течение более длительного времени. Видение может быть вашим личным «почему» или внутренней целью существования организации.
Часто можно видеть, что видение и миссия изображаются вместе. Это не одно и то же, хотя иногда мы можем их спутать. Однако есть принципиальное отличие: вопреки видению, ваша миссия описывает статус-кво, то, что вы делаете прямо сейчас.
Это соответствует вашим текущим возможностям. Ваша миссия определяет нынешнее состояние и работу вашей организации.
Возьмем, к примеру, SpaceX; их миссия такова: «SpaceX проектирует, производит и запускает современные ракеты и космические корабли». Где миссия описывает теперь , вместо этого видение предсказывает желаемое будущее. SpaceX считает, что человечество должно быть многопланетным видом, чтобы выжить еще много поколений. Соответственно, их видение — «предоставить людям возможность жить на других планетах». Таким образом, снижая стоимость запуска ракет, ежедневно работая над своей миссией по созданию многоразовых ракет, они в конечном итоге позволяют транспортировать и расселять многих людей на Марсе и за его пределами, что пока является их единственной мечтой о будущем.
Что видение может сделать для вас
Описание того, чем вы сейчас занимаетесь, кажется выгодным по своей сути. Люди хотят знать, чем вы занимаетесь. Но почему у вас должно быть видение? У каждого человека или организации должно быть видение по двум причинам:
- Во-первых, видение вдохновляет вас и дает вам энергию. Он направляет и в конечном итоге дает цель всем вашим усилиям. Согласие со своим «почему» связывает вас с вашими основными ценностями и укрепляет вас. Ваше видение открывает ваши самые глубокие мотивы. Установление связи между вашими глубочайшими сердечными ценностями и вашей повседневной работой сделает вас неудержимым.
- Во-вторых, он предоставляет руководство в мире выбора. Это позволяет вам сосредоточиться на том, что нужно делать (и чего не делать) для достижения этих целей через пять, десять или более лет в будущем. Когда вы ясно представляете свое видение и цели, вам легче сказать «да» от всего сердца или сказать «нет» с приемлемой причиной и без страха быть отвергнутым.
Он направляет и в конечном итоге дает цель всем вашим усилиям. Согласие со своим «почему» связывает вас с вашими основными ценностями и укрепляет вас. Ваше видение открывает ваши самые глубокие мотивы. Установление связи между вашими глубочайшими сердечными ценностями и вашей повседневной работой сделает вас неудержимым.Как найти и развить свое собственное видение
При поиске своего видения лучше всего делать это вне офиса, где вы вдохновляетесь и не отвлекаетесь. Вместо своего офиса подумайте о каком-нибудь более вдохновляющем месте, например, о маленькой уединенной хижине в горах или на берегу моря.
Центральным вопросом при построении вашего видения будет: «Каково мое «почему?» Когда вы думаете об этом, что это за мечты, над которыми вы только что начали работать или над которыми вы, наконец, должны начать? Саймон Синек в своей книге «Начните с того, почему» писал, что каждый человек или компания должны знать свое «почему», чтобы правильно разобраться в остатке (что и как). Это означает, что если вы знаете «Почему», вы легко поймете «Что» и «Как» позже. Уменьшите масштаб и сконцентрируйтесь на самой большой, долгосрочной версии вашего изображения.
При формулировании своего видения соблюдайте следующие критерии:
- Уникальность : Убедитесь, что оно уникально для вас и соответствует вашей страсти и ценностям. Это также включает в себя представление себя в этой роли. Как вы будете выглядеть в этой роли через три года? Как ты видишь себя?
- Простой : Напишите это прямо и кратко, чтобы это было быстро понятно и могло быть легко повторено любым сотрудником в любое время.
- Сфокусированный : Узкий, чтобы он не был слишком широким.
- Жирный : Достаточно ли он смелый и большой? Напрягайтесь, а не оставайтесь в статус-кво.
- Благотворное : У хорошего видения есть причина, и оно стремится принести пользу не только вам, но и другим одновременно. Например, организация должна в первую очередь обслуживать своих клиентов, но в то же время приносить пользу вам или вашей ассоциации. Прибыль является результатом отличного обслуживания, а не самоцелью.
- Согласовано : Ваше видение и путь к нему должны быть согласованы, но самое главное не должны противоречить друг другу, по соображениям достоверности. Например, компания, которая пытается изменить мир к лучшему, также должна иметь процессы и правила, позитивные внутри.
- Вдохновляющий : Напишите свое видение вдохновляющим образом. Подумайте о трейлере научно-фантастического фильма, который привлекает миллионы людей в кино; ваше видение должно обладать таким же магнетическим притяжением.
- Вовлечение : Создание своего видения похоже на строительство дома: вы можете не знать, как построить дом самостоятельно, но у вас в голове есть идеи и образы, которые вы передаете архитектору, который помогает вам создавать эскизы и планы, из которых создавать и достигать конечного продукта вместе.
В общем, хорошее зрение — это то, что один раз услышишь и никогда не забудешь. Соблюдение этих критериев поможет вам достичь этой цели.
Применение вашего видения на практике
Иметь визуальное напоминание о вашем видении очень важно, поэтому яркость является ключевым моментом. Лучше всего иметь эту визуализацию где-то поблизости, например, ваше личное видение может храниться рядом с вашей кроватью, а ваше профессиональное видение — где-то у входа в ваш офис или высоко над вашим столом. Таким образом, вы можете регулярно искать и ссылаться на него.
Держите это на виду, это поможет вам не сбиться с пути, предоставив руководство, когда представятся возможности или отвлекающие факторы.
Более того, когда вы можете постоянно видеть свое видение, вы всегда можете задаться вопросом, способствуют ли ваши текущие действия достижению этой конечной цели.
С каждым новым днем спрашивайте себя: если бы это был мой последний день работы над моей конечной целью, моим видением, провел бы я его так?
Личное видение
Ваше личное видение помогает вам в жизни, когда вы ставите цели и должны принимать решения каждый день. Создавая свое личное видение, размышляйте с разных точек зрения и думайте о том, что вы хотите иметь, кем быть, давать и делать. Как вы могли бы внести свой вклад в этот мир, повлиять и помочь своему ближайшему окружению, своему сообществу или даже людям на этой планете? Размышление об этом часто раскрывает вашу истинную цель в жизни.
Ваше личное видение жизни лучше всего представить на доске визуализации.
Организационное видение
Организационное видение является центральным элементом и основой всей корпоративной стратегии, в первую очередь ее целей.
Видение действует как «путеводная звезда» — оно указывает на повседневную работу сотрудников как на вклад в достижение конечных долгосрочных результатов.
В компаниях или некоммерческих организациях видение обычно выражается в видении.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра | Шаблон коробки Эйзенхауэра | Примеры и советы
Creately уже используют более 8 миллионов человек и тысячи команд.
ПЛАНИРОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ
Оптимизация командных усилий
Несколько настраиваемых шаблонов матрицы Эйзенхауэра для быстрого старта при оценке и приоритизации выделенной рабочей нагрузки.
Простые в использовании инструменты перетаскивания для быстрого ввода задач, которые необходимо выполнить, и размещения их в матрице.
Формы с поддержкой данных для добавления контекста к задачам, чтобы помочь определить их важность.
АНАЛИЗИРОВАТЬ
Обеспечение операционной эффективности
Интеграция нескольких приложений с двусторонней синхронизацией, которая поможет вам импортировать и экспортировать данные с разных платформ, включая инструменты управления проектами и отслеживания времени.
Визуализируйте задачи различными способами с помощью сеток, канбан-досок, временных шкал, древовидных структур и т. д. для оптимального распределения времени и ресурсов.
Бесконечный холст для визуализации нескольких структур приоритизации и понимания общей картины.
СОТРУДНИЧАТЬ
Синхронизируйте всех и все
Курсоры в реальном времени для любого количества участников.
Сотрудничайте с командами и коллективно решайте о важности и срочности каждой задачи.
Комментарий с контекстом, вести обсуждения и последующие действия на одном холсте. Ссылайтесь на что-либо с упоминанием @, чтобы делегировать или получить немедленную обратную связь от соавторов.
Видеоконференции встроены в платформу, чтобы вы чувствовали себя в одной комнате.
Руководство и передовой опыт
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, который используется для определения приоритетов задач в зависимости от их срочности и важности. Это также поможет вам определить задачи, которые можно делегировать или оставить невыполненными.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра?
- Перечислите все действия или проекты, которые вам нужно выполнить. Даже если вы считаете, что это неважное занятие, если оно требует времени, добавьте его в список.
- Выберите шаблон матрицы Эйзенхауэра в Creately. Если вы хотите создать его с нуля, вы также можете быстро сделать это с помощью Creately.
