Матрица управления временем по Стивену Кови, методика тайм-менеджмента
Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.
Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.
Эффективное управление временем с помощью ЛидерТаск
Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.
Скачать ЛидерТаск бесплатноСтивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей». В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.
Коротко о каждой из привычек:
- Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
- Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
- Составьте матрицу управления временем
- Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл). В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех
- Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
- Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей.
Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде - Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)
Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в командеСамый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».
Что такое матрица управления временем и как с ней работать
Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач.
Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность, а по вертикали — важность.
Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.
Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.
Если дело срочное и важное, его нужно сделать прямо сейчас.
Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.
Если дело несрочное и важное, то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.
Если дело срочное и неважное, нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.
Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».
Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу
Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками. Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.
Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временемСтивена Кови.
Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:
Начинайте наполнять их задачами:
Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.
Скачать ЛидерТаск
Матрица управления временем Стивена Кови: плюсы и минусы
Учение дядюшки Кови
Одним из важных моментов достижения успеха является рациональное распределение времени. Первые попытки в этом направлении состояли в его систематизации посредством памяток, календарей и ведения дневников.
Общие сведения
Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.
Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.
Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей.
Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.
Суть матрицы времени
Визуальный образ матрицы времени Стивена Кови можно посмотреть здесь. Далее рассмотрим каждую составляющую в отдельности.
Квадрат 1
Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.
Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.
Квадрат 2
Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей.
Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.
Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.
Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.
Квадрат 3
К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.
Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.
Квадрат 4
Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела.
Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).
Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.
Достоинства метода
Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:
- Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
- В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.
- Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.
- Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.
Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.
Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.
Похожие статьи
Матрица управления временем. Определения и примеры
Все мы выполняем определенные задачи в нашей профессиональной и личной жизни. В личной жизни мы ни перед кем не отвечаем, но в профессиональной жизни мы должны отвечать перед своей организацией или начальником. Нам нужно мыслить практично и быть готовым к выполнению наших задач.
Когда мы обсуждаем проекты, мы следуем графику, в течение которого мы должны выполнить определенную задачу или работу. Менеджер проекта должен знать матрицу тайм-менеджмента. Приняв матрицу тайм-менеджмента, он может не только вовремя выполнять свою работу, но и выработать привычку быть организованным.
Матрица тайм-менеджмента: способ плавного управления задачами
Многие успешные компании следуют семи привычкам Стивена Кови и принимают матрицу тайм-менеджмента, чтобы добиться успеха. Тайм-менеджмент заключается не только в том, чтобы отмечать время начала и окончания. Речь идет о том, чтобы определить время, а затем продуктивно использовать его для выполнения задач в свое время.
Матрица управления временем помогает организовать задачи, классифицировать их, а затем выполнять в соответствии с их важностью и срочностью. Если вы начинаете проект, вы не разбиваете его на маленькие кусочки и не начинаете работать с исходным материалом. Вы не сможете завершить его должным образом.
Мы наблюдаем за природой, которая показывает, что все организовано и расписано, и ничто не мешает. Вам не кажется, что нам тоже нужны какие-то хитрости, чтобы организовывать и активно действовать в любой ситуации, если у нас появится срочная работа?
Нам нужно классифицировать дела и продолжать работать над ними, которые постоянно требуют вашего внимания, и вовремя делать только то, что срочно. Следующие четыре квадранта помогут вам организовать задачи, особенно в вашей профессиональной жизни, и дадут вам понять, какой из них выбрать в первую очередь.
Квадрант 1: Поставьте сначала
Первый квадрант посвящен срочным и важным задачам. У нас есть разные категории задач, которые нам нужно делать вовремя, что тоже важно. Эти задачи требуют нашего быстрого внимания. В противном случае мы можем наблюдать серьезные потери.
Например, если вы спокойно проводили важное совещание в своем офисе и вдруг услышали тревожный звук огня. Что бы вы предпочли делать? Продолжишь встречу или попросишь поискать огнетушители для борьбы с огнем? Пришло время решить, что является важным и срочным.
Эта чрезвычайная ситуация требует большего внимания, и вам нужно поработать над ней по сравнению с совещанием. Вы можете отложить вашу встречу на другую, но вы не можете, как огонь для вас, прежде чем распространяться.
Квадрант 2: Планирование больших камней
Во второй квадрант вы поместите те важные задачи и действия, которые обычно являются частью долгосрочных целей. Эти задачи требуют вашего долгосрочного планирования, чтобы вы могли достичь своей цели в конце определенного периода.
Например, если вы работаете над проектом, а в длительном проекте обычно нет определенной даты и дня, вы можете выбрать время, например, один год или шесть месяцев. Вы будете планировать этот проект соответствующим образом, используя ежемесячные диаграммы Ганта и другой ежедневный список дел. Вам не нужно следовать точному сроку, но есть определенное время. Я могу включать в себя поддержание вашего здоровья, ходьбу, физические упражнения, поддержание отношений и т. д.
Квадрант 3: Отвлечение внимания
В третий квадрант поместите срочные, но не важные задачи.
Нам нужно сделать неважные, но срочные дела, поэтому мы помещаем их в квадрант 3. Например, оплачивая счета за коммунальные услуги, нам нужно выкроить время, чтобы посетить офисный звонок, когда мы с семьей после работы. Вам нужно определить свои срочные, но не важные задачи.
Квадрант 4: Устранение потерь
Если мы говорим о квадранте 4, то это все о вещах, которые обычно являются пустой тратой времени, но мы все еще делаем их. Такие вещи являются частью нашей жизни, например использование социальных сетей по телефону, просмотр телевизора или игра в игры. Мы не можем вычесть их полностью, но помещаем их в четвертый квадрант и пытаемся проводить в этом квадранте как можно меньше времени. Итак, вы можете назвать этот квадрант свалкой ваших задач.
Способы управления матрицей тайм-менеджмента
Когда вы знаете матрицу тайм-менеджмента, вы должны знать, как ее эффективно использовать. Итак, вот несколько советов по использованию или управлению матрицей тайм-менеджмента, приведенных ниже.
· Зарегистрируйте задачи с указанием сроков
Прежде чем играть с матрицей управления временем, вы должны очень четко определить крайний срок назначенных задач. Во-первых, вы должны разработать список задач, которые вы будете выполнять в течение месяца, каждый день или после перерыва. Не забывайте писать крайний срок напротив каждой задачи. Это позволит вам узнать, какая задача имеет крайний срок, а также важна. Это также улучшит ваши навыки планирования.
· Определите свои большие камни.
Следующим шагом в использовании матрицы управления временем является организация вещей, чтобы вы могли извлечь важные вещи или задачи. Предположим, мы случайным образом положили в банку камни всех размеров. Можем ли мы сделать для них максимальное пространство?
Никогда, места им будет мало. Если мы разделим камни на большие и маленькие, мы положим их в банку, начиная с больших камней. Вы увидите, что в банке больше места, и все камни правильно расположены без каких-либо хлопот.
Точно так же, если мы поместим наши задачи в правильную категорию, рассортировав их по большим и маленьким камням, мы сможем легко их выполнить.
· Будьте внимательны
Работая над проектом, вы должны быть внимательными и ответственными. Если вы внимательно наблюдаете за вещами и мудро сортируете их, вы сделаете их в идеальном порядке, не допуская ошибок.
· Научитесь говорить «нет» менее важным вещам
У нас есть много дел вокруг нас, которые могут быть профессиональными, личными или связанными с отношениями. Иногда мы забиты лихорадочной рутиной и по-прежнему тратим свою энергию на вещи, которые менее важны или не являются частью нашей работы. Да, хорошо делать одолжение другим, но когда вы недоступны, вы должны сказать «нет», вместо того, чтобы работать над тем, что вы не можете сделать или что не в вашей власти. Не было бы большой проблемой отказаться от менее важных вещей. Это сэкономит вашу энергию и время.
· Проверяйте свой результат каждую неделю.
Мы устанавливаем цели с определенными сроками. Как вы думаете, вы достигнете их, если вы не будете следить за ними? Нет, это невозможно, поскольку вы не знаете, следуете ли вы правильному направлению или нет. Вам нужно держать чек и сбалансировать счет, который вы установили в течение недели или месяца.
Предположим, вы хотите похудеть примерно на 5 кг за два месяца. Вы разработаете план действий относительно того, сколько стаканов воды вы будете выпивать ежедневно, сколько времени будете проводить на прогулке и избегать употребления нездоровой пищи.
Каждый день вам нужно отслеживать свою работу, просматривая свой план действий, независимо от того, следовали ли вы ему сегодня или нет.
· Определите недостающие области.
Теперь перейдите к следующему продуктивному шагу: определите, чего не хватает вашей цели. Вы можете определить их, взглянув на табло вашей цели и проявив твердость. Он покажет вам, как часто вы избегали своего плана и насколько больше концентрации вам нужно.
Каковы преимущества использования матрицы тайм-менеджмента?
Матрица тайм-менеджмента подобна волшебной палочке, поскольку она может изменить ваши дни и производительность, если вы будете стойкими. Вы должны изучить и сосредоточиться на матрице управления временем в соответствии со своими задачами и найти лучшие решения. Ниже приведены некоторые преимущества матрицы управления временем.
· Помогает вам быть организованным
Когда вы пользуетесь этим прекрасным инструментом, вы становитесь организованным. Вы глубоко вглядываетесь в то, что должны сделать, и имеете разум рассортировать их соответствующим образом. Таким образом, вы не будете путать правильное расположение вещей.
· Расскажите, что для вас важнее всего.
Когда мы узнаем о четырех квадрантах для категоризации задач, мы можем лучше расположить их в соответствующем квадранте, зная их важность и срочность.
· Развитие навыков планирования
Теперь вы знаете свои обязанности и ответственность и то, как вы будете их выполнять.
Вы будете планировать свои недели для работы в офисе, семьи и друзей, а также для себя. Вскоре вы разовьете навыки планирования, и это повысит ваши шансы на продуктивность.
Заключительные замечания:
Матрица тайм-менеджмента — это метод планирования ваших задач в соответствии с их важностью и крайним сроком, чтобы вы могли выполнять их в нужное время. Четыре квадранта помогут вам классифицировать задачи и развить навыки планирования для счастливой и приносящей удовлетворение профессиональной и личной жизни.
Матрица тайм-менеджмента 4 квадрантов: полное руководство, которое вам нужно
Вы устали от того, что постоянно чувствуете себя подавленным и изо всех сил пытаетесь выполнить задачи вовремя? Не ищите ничего, кроме Матрицы тайм-менеджмента, мощного инструмента, разработанного Стивеном Кови, который поможет вам расставить приоритеты в задачах и максимально повысить производительность. В этой статье мы покажем вам, как создать собственную матрицу приоритетов, используя матрицу срочных важных дел и четырехквадрантную диаграмму, чтобы вы могли контролировать свое время и с легкостью достигать своих целей.
Попрощайтесь со стрессом и поприветствуйте успех с Четыре квадранта тайм-менеджмента Стивена Кови .
Что такое Матрица тайм-менеджмента?
Матрица тайм-менеджмента — это инструмент управления собой , «созданный» Стивеном Кови. В настоящее время он широко используется предприятиями и частными лицами для приоритизации задач и выявления пожирателей времени .
Матрица управления временем была первоначально создана самим президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Он использовал его, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные проблемы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве Верховного главнокомандующего союзными силами НАТО, а затем в качестве президента Соединенных Штатов.
Однако спустя десятилетия Стивен Кови популяризировал Матрицу управления временем Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», одной из лучших книг о продуктивности, которую вы можете прочитать.
В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой и одной из лучших техник тайм-менеджмента и схем принятия решений в бизнесе .
Теперь давайте перейдем непосредственно к четырем квадрантам тайм-менеджмента, их значению и тому, как все это работает.
Каковы четыре квадранта матрицы тайм-менеджмента?
Каждый квадрант поможет вам расставить приоритеты в задачах и обязанностях. Квадранты следующие:
- Квадрант 1: Срочно и важно
- Квадрант 2: Несрочно, но важно
- Квадрант 3: Срочно, но не важно
- Квадрант 4: Несрочно и не важно
Модель четырех квадрантов классифицирует каждую задачу или ответственность в зависимости от их срочности и важности. Цель использования этой матрицы — улучшить вашу личную и профессиональную жизнь и способствовать росту и достижениям.
Знаете ли вы, что в среднем рабочий тратит 51% рабочего дня на малоценные или бесполезные задачи?
Сконцентрируйте свою команду на нужных вещах с помощью удобного отслеживания времени.
Квадрант 1: Важные и срочные
Первый Квадрант Срочности, где вы рассказываете о непредвиденных событиях, отбрасываете свои обязанности и сосредотачиваетесь на решении срочных дел.
Несмотря на то, что это очень напряжно, многие люди могут провести всю свою жизнь в этом квадранте, позволяя жизненным проблемам взять верх. Проводя слишком много времени в этом квадранте, вы не сможете сильно вырасти.
Квадрант 2: Несрочные, но важные
Этот Квадрант не такой срочный, как первый, но задачи не менее важны. По сути, они важные, но не срочные. Они не требуют немедленных действий и не мешают вашим срокам и другим задачам.
В этом квадранте у вас есть свобода немного передохнуть, не торопиться и выполнять свою работу более эффективно и продуктивно.
Квадрант 3: Срочные, но не важные
В этом квадранте вы найдете менее важные задачи. Все эти срочные мелкие дела, которые приходят к вам только для того, чтобы отнять у вас качественное рабочее время.
Это могут быть встречи, телефонные звонки, электронные письма или отвлекающие факторы, которые мешают вам работать продуктивно.
В конце концов, вы хотите проводить в этом квадранте как можно меньше времени. Он полон контрпродуктивных задач, которые мало способствуют вашей работе, целям и продуктивности.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
Квадрант 4 не срочно, не важно, а это значит, что это просто пустая трата времени. По мере того, как вы проводите здесь все больше и больше времени, вся ваша энергия высасывается, и вы можете в конечном итоге заниматься прокрастинацией, такой как проверка социальных сетей и случайная прокрутка в Интернете.
Нашему мозгу легко провести здесь больше времени, потому что это не требует никаких умственных способностей и просто заставит вас избегать более важных задач в течение дня.
Четыре квадранта тайм-менеджмента Стивена Кови, шаблон
Но как вы можете использовать это для повышения своей продуктивности?
Эта матрица позволяет вам стать более продуктивным и эффективным просто потому, что она позволит вам организовать свой день и быть в курсе дел.
Если вы распределите его по этим четырем квадрантам, вы будете точнее составлять список дел, управлять своими задачами и знать, на что вам нужно потратить больше времени.
Это также позволяет вам организовать свое время на то, что важно, и расставить приоритеты на каждый день, как профессиональные, так и личные.
Правильное управление временем является ключом к повышению вашей личной продуктивности и достижению ваших целей, и эта стратегия эффективна.
И почему тайм-менеджмент так важен?
Правильный тайм-менеджмент позволяет повысить производительность, организовать задачи, запланированные на день, и расставить приоритеты, тратить меньше времени на бесполезные дела и сосредоточиться на главном.
Это поможет вам сосредоточиться на том, что важно в течение дня. И именно поэтому матрица управления временем 4 квадрантов является отличным методом, который настоятельно рекомендуется для нескольких целей, в том числе для управления несколькими проектами.