Матрице эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Что такое матрица Эйзенхауэра | Digital Academy

Каждый второй в России сталкивается с ощущением нехватки времени. Знакомая картина: человек постоянно чем-то занят, времени не хватает катастрофически. Работа и домашние дела не заканчиваются, про отдых и личные увлечения можно забыть. Исследования подтверждают, что ощущение постоянного дедлайна приводит к значительному стрессу и связанным с ним нарушениям от потери эффективности до физического нездоровья. Помочь в такой ситуации могут техники тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент или управление временем — это методы организации себя и своих рабочих и личных процессов для планирования и экономии времени и ресурсов.

Матрица Эйзенхауэра — это одна из самых популярных техник управления временем. Простой и рабочий метод позволяет разделить все дела по принципу их важности и перейти от бесконечного действия к результату. Подробнее о матрице Эйзенхауэра и принципе её работы рассказываем в этой статье.

Оглавление

• Что такое матрица Эйзенхауэра
  • Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр
• Зачем нужна матрица Эйзенхауэра
• Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя
  • Квадрант A: важные и срочные дела
  • Квадрант B: важные, но не срочные дела
  • Квадрант C: срочные, но не важные дела
  • Квадрант D: не срочные и не важные дела
• Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая помогает расставить дела по их приоритетности и решать в первую очередь серьёзные вопросы. Метод заключается в том, чтобы определить, насколько предстоящие задачи срочные и важные, и составить расписание таким образом, чтобы большая часть времени уделялась наиболее существенной работе.

Исследование учёных из университета Флориды показало, что большинство людей при выборе, какую задачу выполнить первой, выбирали не важные дела, а срочные. Если исследователи перед выбором просили их обосновать решение, испытуемые отдавали предпочтение более значимым делам. При этом постоянно занятыми себя считали те, кто отдавал предпочтение срочным задачам.

Как и прочие методы управления временем, матрица Эйзенхауэра помогает понять, где мы теряем больше всего времени, и рационализировать его использование.

Как она появилась и кто такой Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра получила своё название в честь 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, которого современники описывали как крайне деятельного и высокопроизводительного человека.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Источник: wikimedia. org

Д. Д. Эйзенхауэр был профессиональным военным, сражался в Первой и Второй мировых войнах, с 1951 по 1953 годы возглавлял военные силы НАТО. В межвоенное время много внимания уделял своему образованию.

Нередко его рабочий день доходил до 15 часов. Ему принадлежит фраза, которая легла в основу метода составления матрицы: «Не все срочные дела важны, не все важные дела срочные».

Окончательно сформулировал и популяризировал метод Эйзенхауэра Стивен Кови, американский консультант по организационному управлению. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» он предложил окончательный формат матрицы и описал принципы его использования.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра

Почти все существующие техники тайм-менеджмента опираются на три компонента.

• Приоритетность. Перед выполнением дел необходимо определить, какие из них требуют внимания в первую очередь.
• Планирование. На каждую задачу нужно выделить определённое время.
• Структура. Для оценки собственной эффективности необходимо контролировать выполнение каждого дела и его результат.

Метод Эйзенхауэра использует те же принципы. Матрица в первую очередь наглядно демонстрирует, какие задачи приоритетные, и помогает отличать их от тех, которые кажутся срочными, но никак не влияют на нашу эффективность. Например, проверка сообщений в чатах мессенджеров или глажка накопившегося белья — не всегда те самые задачи, которые можно считать главными в жизни.

Топ-24 курсов по развитию soft skills

Выбрать курс

24 курса

Из чего состоит матрица Эйзенхауэра и как её составить под себя

Перед составлением матрицы Эйзенхауэра имеет смысл понаблюдать за собой пару дней, определить, какие дела занимают больше всего времени и насколько они приближают к поставленным целям. После этого можно приступать к самой технике.

Принцип матрицы достаточно простой. Она состоит из четырёх квадрантов, в которые распределяются все ваши дела.

1. Важные и срочные.
2. Важные, но не срочные.
3. Не важные, но срочные.
4. Не важные и не срочные.

 

Матрица Эйзенхауэра

С каждой ячейкой нужно разбираться последовательно и добавлять новые дела только после того, как вычеркнете уже выполненные. Рассмотрим квадранты по отдельности.

Квадрант A: важные и срочные дела

Квадрант А предназначен для самых важных и срочных дел. Это те задачи, срок выполнения которых уже подошёл, а невыполнение грозит последствиями. Например, рабочий проект, чья несдача сорвёт сделку, или медицинская процедура, которую уже нельзя отложить. Задач в этом квадранте должно быть минимальное количество, иначе вы будете в режиме постоянного дедлайна.

Возьмём для примера проджект-менеджера, который начинает работать над новым заказом — созданием сайта для клиента. В квадрант А пойдут следующие дела:

• обсуждение требований клиента;
• составление ТЗ специалистам;
• подготовка документации.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Квадрант В предназначен для важных, но не срочных дел, которые связаны с личным ростом, долгосрочными перспективами и целями. Они чаще всего остаются невыполненными. Отсутствие чёткого дедлайна создаёт видимость незначительности, и задачи часто заменяются на менее важные, но более срочные. В итоге вся деятельность превращается в рутину решения проблем без какого-то развития.

Если вернуться к нашему примеру с менеджером проектов, в этот квадрант можно добавить следующие пункты:

• прослушать новый курс образовательной школы для повышения квалификации;
• обновить резюме;
• прочитать книги по проектному менеджменту.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В квадранте С обычно больше всего задач. Именно сюда попадает список дел, которые делают нас занятыми и неэффективными. Несмотря на то, что галочек о выполнении в этой ячейке может быть гораздо больше, чем в остальных, удовлетворения от работы они не приносят, так как

не дают ощутимого результата.

Сюда можно отнести:

• проверку электронной почты;
• ответы на сообщения в мессенджерах;
• разбор документов на рабочем столе;
• рассылку поздравлений к празднику клиентам;
• планёрки для участников проекта.

Самый эффективный способ справиться с такими делами — это делегирование. Поручите уборку на столе стажёру, рассылку открыток — почтовой службе, а введение в курс дела нового сотрудника — коллегам, которым предстоит с ним работать. Остальными вопросами можно заняться, когда квадранты А и В будут пусты.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В последний квадрант попадают так называемые «убийцы времени». Это дела занимают часы и не приносят никакой пользы:

• бесцельный скроллинг ленты социальных сетей;
• просмотр сериалов;
• перекладывание документов и вещей с места на место без практической пользы;
• игры на компьютере и в телефонах.

На эти занятия нужно выделять максимально ограниченное время. Несомненно, отдых важен, но заменив полчаса раскладывания пасьянса на прогулку или йогу, вы почувствуете большее удовлетворение.

Исследование 2019 года выявило, что существует прямая связь между тем, как сотрудники проводят свободное время, и их продуктивностью на работе. Работники, которые проводили вечер за телевизором или другим неактивным видом деятельности, чаще теряли мотивацию, чем те, кто занимался спортом или другим полезным делом.

Мы собрали все дела проджект-менеджера в готовую матрицу. Для достижения поставленных задач ему достаточно выполнять последовательно пункты А, В, С и D

.

Матрица Эйзенхауэра для проджект-менеджера

Как подтянуть тайм-менеджмент и освоить другие техники

Помимо матрицы Эйзенхауэра, существует множество других техник управления временем и ни одной универсальной, которая подходила бы каждому. Если вы хотите быть максимально эффективными и найти для этого самый удобный для вас метод, предлагаем вам подборку курсов по тайм-менеджменту.

Курс

Школа

Рейтинг

Стоимость

Рассрочка

Длительность

Ссылка

Тайм-менеджмент

Eduson Academy

4.9

7 200 ₽

—

0.5 месяцев

Сайт школы

Тайм-менеджмент лучшие техники

4brain

4.6

1 990 ₽

—

1.5 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

Skillbox

4.6

19 228 ₽

Есть

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

Нетология

4.6

5 500 ₽

—

1 месяц

Сайт школы

Тайм-менеджмент

City Business School

4.5

9 900 ₽

—

1 месяц

Сайт школы

Эффективный тайм-менеджмент: практикум по управлению временем

Среда обучения

4.5

6 000 ₽

—

0.5 месяцев

Сайт школы

Тайм-менеджмент

TSQ Online

0. 0

8 000 ₽

—

1 месяц

Сайт школы

Больше курсов

Постоянный стресс от нехватки времени может привести к различным нарушениям здоровья, в том числе серьёзным, вроде воспалительных процессов и аутоиммунных заболеваний. Матрица Эйзенхауэра — простой способ справиться с перегрузками и освободить свою жизнь для новых достижений.

Матрица Эйзенхауэра: что это такое и при чём здесь тайм-менеджмент | WEEEK | Блог

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом США. Прежде чем стать президентом, он прошёл две мировых войны, закончив военную карьеру в звании генерала. Эйзенхауэр кое-что знал об эффективности, ведь не каждый может стать генералом, а тем более президентом США.

Именно ему принадлежит фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные», которая лучше всего описывает принцип работы, названный в его честь — матрицей Эйзенхауэра. В этой статье подробно разберём, что такое матрица Эйзенхауэра и как как пользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.   

Итак, что помогает делать матрица Эйзенхауэра? Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

В чём суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника позволяет распределить список дел в зависимости от их срочности и важности. Для этого нужно каждому пункту списка дел задать всего два вопроса и ответить на них однозначно «да» или «нет»: 

• Это важно?
• Это срочно?

Как выглядит матрица Эйзенхауэра. Раздели лист бумаги на четыре части, чтобы получилось четыре одинаковых квадрата. Вертикальная ось — это важность (чем выше, тем важнее), а горизонтальная — срочность (чем левее, тем срочнее).

Вот как выглядят квадраты матрицы Эйзенхауэра:

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых может привести к неприятностям.

• Вопросы, связанные со здоровьем.

• Дела, невыполнение которых отрицательно скажется на достижении целей.

При грамотном планировании квадрант А у тебе будет нагружен минимально или вообще окажется пуст. Чтобы делаю сюда не попадали, нужно сосредоточиться на своевременном их выполнении в квадранте В.  

Квадрант B: важные, но не срочные дела

• Основная деятельность.

В этом квадранте находятся задачи, которые являются для тебя наиболее приоритетными и перспективными. Тот, кто вовремя выполняет эти дела, сможет достичь наибольшего успеха, так как выполняет их спокойно, без спешки, а, значит, и максимально качественно. 

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

В этом квадранте находятся срочные дела, однако они не помогут тебе достичь целей. Например, это может быть встреча или вечеринка, которую ты не можешь пропустить из вежливости. Сюда же относят различные хлопоты, которых нельзя избежать: ремонт автомобиля, сгоревшая лампочка, сломавшийся кран и т. д.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

• Бесполезные (но самые любимые) дела.

Эту группу дел также относят к пожирателям времени, потому что они не приносят пользы. Пустые разговоры в рабочее время, переписка в соцсетях, просмотр сериалов и т. д. Это не означает, что ты не имеешь права отдыхать. Просто список дела здесь следует сократить, иначе времени на достижение целей, увы, не останется.      

Например, вот мой список дел на сегодня:

• сделать презентацию по работе,
• позаниматься английским
• записаться на приём к окулисту
• вызвать сантехника
• сходить в кино
• встретиться с подругой

В квадрант А попадут занятие английским и запись к окулисту. В квадрант В — презентация по работе. В квадрант С — вызов сантехника. А в квадранте D — поход в кино и встреча с подругой. Если я не успею сегодня сделать дела из квадранта D, то перенесу их на другой день недели — не страшно. Все остальные дела надо будет выполнить сегодня, иначе неприятностей на работе не избежать (да могут и просто уволить) и экзамен Toefl по-английскому я не сдам.

Кому подойдёт матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – один из самых простых и эффективных инструментов тайм-менеджмента, который может использовать любой человек: и простой офисный сотрудник, и руководитель крупной корпорации.

Если хочешь быть максимально эффективным и находить время для самого важного, планирование задач по матрице Эйзенхауэра будет очень полезно. Успеть сделать всё и сразу невозможно, зато вполне реально выполнить самое главное.

Матрица Эйзенхауэра: простое управление временем и задачами

Матрица Эйзенхауэра — это ответ на проблемы с управлением временем и задачами, вызванные плохой расстановкой приоритетов.

Изобретатель принципа

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — генерала американской армии и государственного деятеля, занимавшего пост 34-го президента США с 1953 по 1961 год. Во время Второй мировой войны он был пятизвездным генералом в армии Соединенных Штатов и служил Верховным главнокомандующим, подготовившим стратегию вторжения союзников в Европу.

Дуайт постоянно принимал трудные решения о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. В конце концов это привело его к изобретению всемирно известного метода Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.
Благодаря принципам Эйзенхауэра планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписаний вы начнете видеть, что нужно делать, чтобы достичь своих целей и быть более продуктивным.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (иногда называемая матрицей Эйзенхауэра или матрицей решений Эйзенхауэра) — это простой, но чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять задачами и своим временем.

Это система, которая в основном заставляет вас разделять все ваши действия на четыре уровня приоритета, один из которых (Неважно/Несрочно) немедленно отбрасывается. Так что на самом деле есть только три категории задач, заслуживающих внимания (см. рисунок ниже).

СКАЧАТЬ бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра сейчас

1. «Важные» и «Срочные» задачи.  Они получают наивысший уровень приоритета, и вам следует сосредоточиться на том, чтобы выполнить их как можно скорее (чаще всего в тот же день).
2. «Важные», но «Несрочные» задачи.  Это долгосрочные цели и задачи, которые важны, но для которых еще нет четкого срока. Вы должны планировать их своевременно, выполняя самые срочные сразу после того, как закончите все из квадранта «Выполнить».
3. «Не важные», но «срочные» задачи.  Эти задачи вы можете поручить другим специалистам или назначить для выполнения самостоятельно, если необходимо, но только после того, как ваши задачи первого и второго квадрантов будут выполнены.
4. «Неважные» и «Несрочные» задачи.  Задачи помещены в квадрант «Удалить», потому что вам следует отказаться от их выполнения. Это может варьироваться в зависимости от восприятия срочности и важности, но в основном эти задачи даже не нужно выполнять, и большинство людей сочтет их пустой тратой времени.

Квадрант «Делать»

Первый квадрант мы называем «Делать »  , так как эти задачи очень важны и их просто необходимо выполнить желательно в тот же день и не позднее следующего дня . Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Примерами квадранта «Делать» могут быть кризисы, дедлайны и неотложные проблемы.

Обычно это самые трудоемкие и энергозатратные задачи дня. Вы знаете — те, которые вы действительно не хотите начинать из-за количества энергии, которое вам придется вкладывать в них…

• Вы должны использовать первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для такого рода задач. Это работает, потому что вы, скорее всего, получите удовольствие от выполнения следующего пункта в вашем списке после того, как вы завершили первый. Кроме того, это отличный способ дисциплинировать себя и повысить самоуважение, когда вы признаете выполнение самого сложного дела.

Задачи в квадранте «Выполнить» в конце концов важны и срочны, так что начните с них, и вы увидите, насколько легко все остальное будет выполняться после их выполнения.

• Отличный способ убедиться, что вы выполняете эти задачи, — использовать технику Помидора , которая поможет вам сосредоточиться на задаче более продуктивно. Подробнее о технике Помидора читайте здесь .

 

• Чтобы мудрое планирование стало привычкой, вы должны выделить одно место, где вы будете регулярно записывать свои задачи «Выполнить». В любом планировщике можно ежедневно и ежемесячно выделять место для определения важных и срочных задач и даже разбивать их на действия.

•  

Квадрант «Решение»

Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра мы называем « Решить » . Эти задачи важны, но менее срочны .
Эффективные тайм-менеджеры оставляют меньше дел незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте. Это снижает стресс, прерывая срочные и важные дела до разумной даты в ближайшем будущем всякий раз, когда появляется новая задача.

Помните: только то, что это не считается срочным, не означает, что вы не должны устанавливать реалистичные сроки. Не забудьте установить себе справедливую оценку времени.

• Вы должны систематизировать и планировать подобные задачи в своих ежедневных/еженедельных списках дел .  Постарайтесь следовать советам , приведенным в этой статье , чтобы составить наиболее эффективные списки дел для такого рода задач.

•  

Квадрант «Делегат»

Мы называем третий квадрант так, потому что задачи менее важны для вас, чем для других, но все же довольно срочные . Именно здесь наличие командного духа имеет решающее значение в культуре любой компании.

Это задачи, которые технически вы могли бы выполнить самостоятельно, но предложение лучшего человека для этой работы означает улучшение командной работы. А также больше времени для выполнения задач из первых двух квадрантов.

• Вы должны отслеживать делегированные задачи по телефону, электронной почте или во время встречи, чтобы проверить их прогресс позже. Делегировать без возможности отслеживания так же бесполезно, как и вообще не выполнять задачу, потому что в итоге никто не может быть привлечен к ответственности. И ни один бизнес не нуждается в накоплении задач, о которых никто не позаботится.

 

• В настоящее время существует множество инструментов управления задачами и временем , которые могут помочь вам отслеживать прогресс. Мы уверены, что вы сможете найти тот, который подходит конкретно для вашей работы, из нашего руководства по инструментам для максимальной производительности.

Квадрант «Удалить»

Последний квадрант называется «Удалить», потому что он заставляет вас подумать о вещах, которые вы вообще не должны делать, и «удалить» их из вашей повседневной/еженедельной рутины.

Откройте для себя и избавьтесь от вредных привычек, которые по сути являются пустой тратой времени и не делают вас продуктивнее. Это пожиратели времени, такие как беспричинный серфинг в Интернете или трата времени на неважные и не относящиеся к делу электронные письма.

• Используйте планировщик , чтобы записать задачи «Удалить» в выделенную ежемесячную область «Не-дел».

 

• Укажите конкретное время в течение дня, когда вы будете проверять электронную почту , отвечать на телефонные звонки или любую другую входящую корреспонденцию (если вы не работаете в службе поддержки клиентов, где эти задачи относятся к категории «Выполнение») . И не выполняйте ни одну из этих задач вне установленного времени.

 

• Используйте один из инструментов блокировки социальных сетей , доступный в нашем Руководстве по совершенным инструментам повышения производительности, чтобы позволить им ограничить ваш доступ к таким отвлекающим факторам в рабочее время.

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

• Составление списков дел . Это освобождает ваш разум от постоянного запоминания. Кроме того, таким образом вы будете нести ответственность за задачи, которые вы расставили по приоритетам.

 

• Установите лимит задач, которые вы можете включить в один квадрант . Мы любим работать с формулой не более 8 задач на квадрант.

 

• Всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь. Используйте первый принцип Марка Твена «Съешь лягушку» для задач из квадрантов «Выполнить» и «Решить». Если вы сначала съедите лягушку, это даст вам огромную энергию и импульс.

 

•  Используйте технику Помидора , чтобы максимально использовать свой рабочий день. Сосредоточьтесь на одной задаче только в течение одного сеанса Pomodoro.

 

• Планируйте заранее вечером и анализируйте рано утром, затем работайте над своими делами.

 

• Устраните отвлекающие факторы. Не позволяйте другим определять ваши приоритеты.   Хорошие наушники могут блокировать окружающий шум. Если ваши коллеги игнорируют индикаторы состояния границ, поскольку Luxafor может помешать им беспокоить вас в часы пиковой производительности.

 

• Используйте инструменты, которые помогут вам избавиться от вредных привычек , например инструменты блокировки социальных сетей, чтобы вы не могли просматривать их в рабочее время.

 

• Следите за задачами, которые вы делегируете другим , чтобы видеть прогресс с помощью инструментов управления задачами и временем.

 

• Наконец, постарайтесь не откладывать так много . Даже не за счет чрезмерного управления вашими делами.

Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ шаблон матрицы Эйзенхауэра для печати!

СКАЧАТЬ шаблон сейчас

Ищете работу менеджера? Нажмите здесь

шаблонов матрицы Эйзенхауэра | Smartsheet

Автор Smartsheet Кейт Эби

24 октября 2022 г.

Мы собрали самую большую коллекцию бесплатных шаблонов матрицы Эйзенхауэра, которые уникальны, доступны в нескольких форматах и ​​не требуют контактных данных для использования.

На этой странице вы найдете шаблон матрицы Эйзенхауэра для Microsoft Word, шаблон матрицы Эйзенхауэра для Excel и Google Sheets, заполняемый шаблон матрицы решений Эйзенхауэра для PDF и инструкции по использованию матрицы Эйзенхауэра.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра для Microsoft Word и Google Docs

Загрузить шаблон матрицы Эйзенхауэра

Microsoft Word | Документы Google

Используйте этот распечатываемый шаблон матрицы Эйзенхауэра, чтобы расставить приоритеты задач в зависимости от их важности и срочности. Внесите задачи в матрицу, чтобы решить, что нужно сделать сейчас, что нужно запланировать, а что можно делегировать или удалить. После того, как вы заполните матрицу, распечатайте ее и покажите в качестве быстрого и простого визуального справочника для вас и вашей команды.

Для получения дополнительных ресурсов, которые помогут вам использовать любую матрицу приоритетов, ознакомьтесь с этим руководством по пониманию и использованию матриц приоритетов.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра для Excel и Google Таблиц

Загрузить шаблон матрицы Эйзенхауэра для
Excel | Google Sheets

Этот бесплатный и простой в использовании шаблон матрицы Эйзенхауэра доступен в двух форматах электронных таблиц и является отличной основой для принятия стратегических решений. Редактируемые квадранты позволяют настраивать задачи в зависимости от их срочности и важности. Используйте ключевые фразы квадранта, чтобы определить, где разместить каждую задачу.

Дополнительные ресурсы см. в этой обширной коллекции бесплатных шаблонов матриц приоритетов и приоритизации проектов.

Шаблон матрицы решений Эйзенхауэра для Adobe PDF

Загрузить шаблон матрицы решений Эйзенхауэра для Adobe PDF

Этот шаблон матрицы решений Эйзенхауэра, отформатированный для редактирования и печати, поможет вам настроить приоритеты вашей рабочей нагрузки. Используйте образец текста в качестве руководства, чтобы определить, какие задачи относятся к какому квадранту. Большинство задач, скорее всего, попадут во второй квадрант, Запланируйте это , потому что они требуют планирования. Четвертый квадрант, Удалить , должен содержать только задачи, которые контрпродуктивны и не поддерживают ваши цели.

Для получения дополнительных сведений об определении приоритета и важности ваших задач ознакомьтесь с этим набором шаблонов индивидуального концентратора производительности.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра для PowerPoint и Google Slides

Загрузить шаблон матрицы Эйзенхауэра

PowerPoint | Google Slides

Если вам нужен инструмент управления задачами, чтобы показать вашей команде или другим заинтересованным сторонам, как организованы текущие задачи проекта, этот шаблон матрицы Эйзенхауэра для PowerPoint и Google Slides — идеальный инструмент. Шаблон обеспечивает презентабельное визуальное представление того, какие задачи нужно выполнить сейчас, какие нужно запланировать, а какие нужно делегировать или удалить. Поделитесь этой информацией со своей командой, чтобы гарантировать, что они продуктивно и эффективно используют свое время.

Для получения дополнительной информации о приоритизации проектов ознакомьтесь с этим подробным руководством по приоритизации проектов.

Шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра для Microsoft Word и Google Docs

Загрузить шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра

Microsoft Word | Google Docs 

Используйте этот пустой шаблон матрицы Эйзенхауэра для Microsoft Word и Google Docs, чтобы настроить свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные списки задач. Это отличный способ показать вашему руководителю, как вы расставляете приоритеты в своей рабочей нагрузке. Если вы руководитель проекта, поделитесь этим документом с заинтересованными сторонами, чтобы они поняли, как вы классифицируете задачи проекта.

Что такое шаблон матрицы Эйзенхауэра?

Шаблон матрицы Эйзенхауэра представляет собой четырехквадрантную матрицу, которая сортирует задачи по срочности и важности. Менеджеры проектов и другие члены команды могут использовать этот инструмент управления задачами, чтобы определить, какие задачи следует решать немедленно, запланировать, делегировать или удалить.

Матрица Эйзенхауэра была названа в честь бывшего президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Это была методология расстановки приоритетов, которую он использовал при принятии решений с высокими ставками в качестве генерала с пятью звездами. Стивен Кови популяризировал использование матриц Эйзенхауэра в своей книге 9.0048 7 навыков высокоэффективных людей .

Если вы когда-нибудь чувствовали, что постоянно заняты каждый день, но не добиваетесь прогресса в своих проектах или целях, это идеальный инструмент для вас. Это проверенный метод, используемый для повышения производительности и снижения стресса от чрезмерной рабочей нагрузки.

Вот четыре квадранта, составляющие матрицу Эйзенхауэра:

• Срочно и важно: Этот квадрант представляет ваш текущий список дел. Этот квадрант предназначен для задач, требующих немедленного внимания. Часто это задачи, которые мы откладывали до последней минуты или которые возникали из-за неожиданных обстоятельств. Несвоевременное решение этих задач приведет к пагубным последствиям.
• Важное и не срочное: Этот квадрант, иногда называемый квадрантом решения или квадрантом расписания , должен включать большинство ваших задач. Именно эти задачи требуют планирования, чтобы они в конечном итоге не оказались в квадранте срочных и важных дел.
• Срочно и не важно: Этот квадрант, известный как квадрант делегирования , предназначен для задач, которые не требуют ваших особых навыков и могут быть делегированы кому-то другому.
• Несрочные и неважные: Этот квадрант, иногда называемый квадрантом удаления , включает задачи, которые не способствуют достижению целей и трате времени. В идеале в этом квадранте должно оказаться несколько задач.

Советы по использованию шаблона матрицы Эйзенхауэра 

Эффективное применение шаблона матрицы Эйзенхауэра занимает всего несколько минут в начале каждого дня. Следуйте рекомендациям, перечисленным ниже, чтобы организовать свою матрицу. Это гарантирует, что вы оптимизируете свое время.

Вот некоторые рекомендации по использованию шаблона матрицы Эйзенхауэра:

• Перечислите все свои задачи: Разбейте свою рабочую нагрузку на задачи, в том числе те, которые необходимо выполнить сегодня, и те, которые вам нужно решить в ближайшее время. недели и месяцы.
• Поймите разницу между срочностью и важностью: Тот факт, что вам не хватает времени, чтобы закончить что-то, не обязательно означает, что это приоритет. Отдайте предпочтение задачам, которые приносят большую отдачу. Задачи в квадранте «важные, но не срочные» часто приносят наибольшую отдачу, потому что, хотя они и требуют больше времени, они приближают вас к вашим целям.
• Выявление пожирателей времени: Задачи, отнимающие время, — это те, которые выполняются для того, чтобы избежать срочных и важных задач, таких как сортировка папки с нежелательной почтой. Может показаться, что вы делаете много, но то, что вы делаете, непродуктивно. Спросите себя: «Помогает ли это мне достичь моих целей?» Если нет, то он принадлежит к квадранту удаления. Помните, что много работы не обязательно означает продуктивность.

Полное руководство по матрицам Эйзенхауэра см. в этом полезном посте о методе матрицы Эйзенхауэра.

Оптимизируйте свое время с помощью матрицы Эйзенхауэра и управления работой в режиме реального времени в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность делать все возможное с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды, и адаптируйтесь по мере изменения этих потребностей.