Матрицы эйзенхауэра пример: что это, как применять, примеры

как использовать и правильно распределять задачи

У Артема есть несколько задач: отвести ребенка к стоматологу, закончить презентацию нового проекта и ввести в курс дела сотрудников. А еще вышла серия любимого сериала, и он очень хочет ее посмотреть. Разорваться Артем не может, поэтому ему нужно определить, что лучше сделать сразу, а что может подождать. Составить список дел ему помогает матрица Эйзенхауэра — простой метод распределения задач по важности и срочности.

Зачем распределять задачи

Принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Если человеку предложить выбрать одну из нескольких задач, он, вероятнее всего, выберет ту, что быстрее приведет к результату, а значит, к чувству удовлетворения — это доказывает исследование, описанное нейробиологом Антонио Дамасио в книге «Ошибка Декарта».

Но не все импульсивные действия действительно ведут к достижению цели. Например, вы уже долгое время занимаетесь каким-то проектом, который пока не приносит результата, но благодаря ему в перспективе вы сможете выйти на новый рынок. Однажды вам предлагают еще один проект, довольно простой и быстрый, но который не позволит вам развиваться. Возьметесь за него, если придется отложить долгосрочный и важный проект?

Планирование времени помогает отойти от эмоций и распределить задачи так, чтобы всё важное действительно было выполнено, а второстепенное — оставлено на потом. Если не соблюдать порядок дел, можно:

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставлять задачи по степени важности и срочности. 

Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов:

А — важные и срочные дела;

B — важные и несрочные дела;

C — неважные, но срочные дела;

D — неважные и несрочные дела.

Хотя никаких научных доказательств этому нет, считается, что матрицу использовал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — один из самых продуктивных президентов Америки. 

Впервые этот метод планирования описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году. А книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», опубликованная в 1989 году, принесла матрице популярность.

Матрица Эйзенхауэра позволяет правильно расставить приоритеты и не отвлекаться на лишнее.

Что дает матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра позволяет не только планировать время, но также:

• Рационально расходовать ресурсы. Утром, пока вы бодры и полны сил, решать сложные и кризисные задачи проще. А вечером, когда энергии уже не так много, можно сделать и что-то менее значительное: например, полить цветы или помыть посуду.

• Помогает дисциплинировать себя и контролировать свою жизнь. Вы концентрируетесь на приоритетных целях и важных делах, а на второстепенные  — обращаете внимание в последнюю очередь.

Эффективность матрицы Эйзенхауэра доказывает исследование, проведенное американскими учеными в 2018 году: большинство людей бессознательно ставят в приоритет срочные дела, оставляя важные на потом. Наиболее значимые дела часто бывают наиболее сложными, а цель, которую они преследуют, кажется далекой. Поэтому люди начинают с того, что проще и быстрее закончить.

Как построить матрицу Эйзенхауэра

Вернемся к Артему и его задачам. Прежде чем построить матрицу, он составляет общий список дел, которые нужно или хочется выполнить. Затем Артем берет чистый лист бумаги и делит его на четыре части: 

Матрица Эйзенхауэра

Перед тем, как поместить задачу в один из квадрантов, Артем отвечает на два вопроса:

• Это важно? Да/Нет

• Это срочно? Да/Нет

Ответив на эти вопросы, он определяет задачу в одну из групп:

Квадрант A

• дела, которые напрямую влияют на достижение цели;

• задачи, которые помогают избежать трудностей;

• кризисы и форс-мажоры;

• вопросы здоровья.

Невыполнение задач из группы А может привести к серьезным последствиям. Обычно это задачи со строгим дедлайном, который нельзя нарушить. Например, Артему нужно срочно закончить презентацию нового проекта, так как завтра в офис приедет инвестор. Еще ему нужно сдать отчетность в налоговую, так сроки уже поджимают. А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу.

Квадант B

Задачи из этой группы — это то, что вы делаете регулярно, и то, что поддерживает уровень вашей жизни. Большинство дел из категории B связаны с долгосрочными целями. Если выполнять эти задачи хорошо и в срок, то ваша работа, успех и благополучие будут на высоте. Иначе все задачи из квадранта B перейдут в квадрант A: срочных и одновременно важных задач будет слишком много.

Основная обязанность Артема как владельца бизнеса — контролировать работу всех отделов компании. Кроме того, он регулярно ходит в спортзал, чтобы поддерживать себя в форме, и изучает английский язык, чтобы читать бизнес-литературу и однажды выйти на международный рынок. 

Квадрант C

Дела, попадающие в эту группу, можно легко перепутать с задачами из категории А. Но они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают личную эффективность. Ничего страшного не случится, если вы помоете посуду не сразу после завтрака или просмотрите электронные письма вечером.

Часто задачи из группы С связаны с целями и желаниями других людей. Кроме того, большинство дел из этой категории можно делегировать: нанять клининговую службу для уборки дома, отправить документы курьерской службой, поручить написание отчета ответственному сотруднику и т.д.

Утром жена попросила Артема купить продукты домой. А недавно Артем нанял несколько новых сотрудников — ему хочется как можно быстрее ввести их в курс дела и помочь разобраться в основных задачах. Кажется, что это очень важное дело, ведь от него зависит работа других людей. Но Артем — руководитель компании и у него есть более важные задачи. Уделять много сил и времени обучению новых сотрудников он не может.

Квадрант D

• то, что не несет практической пользы;

• то, что приносит удовольствие.

Проверить обновления в социальных сетях, прочитать главу захватывающего детектива, посмотреть серию любимого сериала, собрать монеты в игровом приложении — все эти действия приносят нам удовольствие и помогают отдохнуть от сложных и важных задач. 

Отвлекаться естестественно — тот же Эйзенхауэр в рабочее время играл в гольф. Но, когда такие действия занимают большую часть времени, добиваться успеха становится некогда.

Исследование, опубликованное в американском журнале Journal of Applied Psychology в 2019 году, доказывает, что «убийцы времени» негативно влияют на продуктивность и психологическое состояние людей. Люди, которые проводят много времени за просмотром телепередач и страниц в соцсетях, теряют мотивацию и позитивный настрой к концу недели. А те, кто вместо этого занимаются йогой, медитацией, слушают музыку и помогают другим, чувствуют себя более спокойными и мотивированными.

Задачи из квадранта D не стоит выбрасывать из жизни — их можно и даже нужно выполнять. Если вы все время будете делать только важное и срочное и не будете уделять время отдыху, в конце концов вас ждет выгорание.

Артем расставляет все задачи в порядке приоритета — в итоге его матрица выглядит так:

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Артем выполняет все дела в порядке приоритета — сначала задачи из квадранта A, затем — из B, C и D. Таким образом, он справляется с основными задачами в начале дня и постепенно переходит к более простым и малозначительным. Вечером, когда он выполнил все важное, Артем может спокойно посмотреть сериал и «залипнуть» в соцсетях.

В заключение

Матрица Эйзенхауэра помогает распределять задачи по степени важности и срочности и расставлять их по четырем квадрантам. Если пользоваться этим методом тайм-менеджмента, получится выполнять все приоритетные задачи — в результате чувствовать себя лучше и не тревожиться из-за того, что не успел что-то важное.

15 ноября 2022

Менеджмент Личная эффективность

как все успевать ⋆ MAXIMUM Блог

Сдать домашку в срок, подготовиться к контрольной заранее или сделать проект не за день до дедлайна — звучит как сказка. Осуществить ее можно не прибегая к магии. Матрица Эйзенхауэра — вот волшебная палочка в мире тайм-менеджмента. Рассказываем подробнее о важном инструменте распределения задач.

В этой статье:

Что такое матрица ЭйзенхауэраДля чего нужна матрица приоритетовКак распределять задачиБлоки матрицы ЭйзенхауэраПреимущества и недостатки методаЛайфхаки для заполнения матрицы

Что такое матрица Эйзенхауэра

Автором матрицы считается Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Он делил свои задачи на четыре блока — это помогало ему эффективно распределять время и решать проблемы вовремя. Эйзенхауэр считал так:

У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной. 

Матрица Эйзенхауэра — это приём приоритизации, который помогает не тратить время на ненужные задачи и уделять внимание важным. Матрица состоит из четырех блоков:

Нужно распределять задачи по блокам A, B, C и D, исходя из их важности и срочности. Задачи следует решать последовательно: сначала А, затем — B, C и D. О том, как это делать и зачем, сейчас расскажем.

Для чего нужна матрица приоритетов

1. Тайм-менеджмент. Отложенные дела часто становятся причиной стресса. Если правильно распределить время, сформировать и оптимизировать расписание, получится не только сделать задачи в срок, но и снизить уровень тревоги.
2. Приоритезация. Расположить задачи по важности — главный этап в любом проекте, будь то научная работа или подготовка к экзаменам. Если перед глазами список задач, ранжированный по важности и срочности, нагрузку получится распределить. Решение дел в таком случае становится задачей, где ранжирование — это формула.
3. Эффективность. Выполнение в первую очередь важных и срочных задач помогает не отвлекаться от цели и быстрее достигать результатов.

Эти навыки не единственные, которые нужны для эффективной и результативной учебы. На нашем курсе вы освоите навыки, которые помогут школьнику, а затем и студенту. Как управлять временем и планировать свой день, работать с информацией и тренировать память, готовиться к занятиям и повышать успеваемость — все это вы узнаете на курсе «+5 навыков для учебы». Приходите на занятия, чтобы освоить ключевые навыки XXI века.

Как распределять задачи

Чтобы разница между типами задач была отчетливее, возьмем пример:

Для одиннадцатиклассника Андрея ключевая задача — получить аттестат без троек. Начался новый год, и дел невпроворот. К 13 января нужно распределить роли в школьном спектакле. 15 января будет контрольная работа по математике, а 30-го — срез по русскому языку. Параллельно классный руководитель требует заполнить дневник к концу месяца. Конечно, на каникулах хочется еще и отдохнуть, например на коньках покататься.

Задачи в матрице ранжируются по важности и срочности. Выполнение важных задач прямо влияет на поставленную цель. В нашем примере для подготовки к контрольной работе по математике нужно повторить изученную перед каникулами тему — без этого работа будет провалена.

Также сюда также могут относиться хобби. Ведь для кого-то занятие спортом, поход в кино или чтение влияют на ментальное здоровье и помогают двигаться к цели.

В срочных задачах главный фактор — время. К контрольной по математике готовиться после 15 января будет уже бессмысленно. Когда задача срочная, чем раньше начать ее выполнение, тем быстрее можно будет перейти к следующим — например, подготовке к срезу по русскому. 

Чтобы разобраться с важностью и срочностью, задайте себе два вопроса:

• Как задача повлияет на реализацию поставленных целей?
• Зависит ли достижение цели от срока выполнения задачи?

Ответы на них помогут вам ранжировать задачи и распределить по четырем блокам.

Блоки матрицы Эйзенхауэра

Блок А. Важно и срочно

Если задачи этого блока не выполнить в срок, будут последствия, препятствующие достижению цели. Из-за важности и срочности такие задания нужно выполнять в первую очередь. Если в блоке А находится много задач, это говорит о проблемах с тайм-менеджментом и приоритезацией. Попробуйте разделять большие задачи на маленькие шаги: так вам будет легче приступать к их выполнению, и дела не будут скапливаться и психологически давить. 

Если Андрей не подготовится к контрольной до 15 января, то результат контрольной будет неудовлетворительный. Это повлияет на итоговую отметку в четверти, а она — на аттестат. Всего одна пропущенная задача, а столько последствий. Подготовку к тесту однозначно записываем в блок А.

Блок B. Важно и несрочно

Дела в этой категории можно выполнять в комфортном темпе. Чаще всего важные и несрочные задачи позволяют двигаться к долгосрочным результатам. Но негативные последствия из-за их невыполнения могут так же наступить через продолжительное время: месяц, полгода, год. Если совсем забыть о срочности и не заниматься этими делами, то они рискуют оказаться в блоке А — важно не допустить этого. 

В нашем примере к важным и несрочным задачам относится подготовка к срезу по русскому языку.

Блок C. Неважно и срочно

Задачи этого блока не помогают в достижении поставленных целей. Сюда относятся рутинные дела и дополнительные проекты. У задач в этом блоке спорное значение. С одной стороны, приятно ставить галочки в списке дел, можно отвлечься от масштабных и сложных задач на более легкие. С другой, эти дела отнимают время, которое можно было потратить на более важные занятия. 

Распределение ролей спектакля в классе — это пример неважного и срочного дела. На оценки в аттестате оно никак не повлияет, поэтому по возможности его лучше делегировать другому человеку.

Блок Г. Неважно и несрочно

Такие задачи ни помогают в достижении целей, ни ведут к серьезным последствиям в случае их невыполнения. Здесь можно попасть в ловушку: из-за простоты такие задачи хочется решать первыми. Если пойти по такому сценарию, до важных дел руки могут не дойти. Тем не менее не стоит вычеркивать из жизни все задачи этого блока — они помогают отвлечься и отдохнуть. Переписка с друзьями или видео на YouTube поднимут настроение и помогут набраться сил, чтобы двигаться к цели.

В случае Андрея это заполнение дневника и посещение катка. Они не влияют на достижение цели одиннадцатиклассника, но и особых последствий за собой не несут. 

Таким образом, матрица Эйзенхауэра для Андрея будет выглядеть так:

Преимущества и недостатки метода

Преимущества

1. Систематизация процессов. Четкое распределение задач поможет не забыть о цели и двигаться к ней последовательно.
2. Простота. Всего четыре блока, и больше никаких правил.
3. Доступность. Не надо скачивать приложения и сервисы, достаточно взять блокнот и ручку.
4. Сохранение баланса. Хобби, учеба и работа — все это важные составляющие жизни, которые должны дополнять друг друга. Когда они находятся в одной матрице, найти баланс гораздо легче.

Недостатки

1. Ограниченность. В матрицу трудно вписать ежедневные задачи, а при долгосрочном планировании она превращается в полотно, в котором трудно разобраться.
2. Сложность распределения. Ранжирование задач происходит интуитивно. Можно допустить ошибку, и это приведет к неэффективному распределению времени.
3. Примитивность. Разделение на четыре блока не позволяет глубоко погрузиться в задачи.

Лайфхаки для заполнения матрицы

1. Поставьте глобальную цель — именно она поможет определить, в каком направлении двигаться и к какому блоку будут относиться задачи.
2. Не забывайте вносить в матрицу интересы и хобби. Жизнь состоит не только из контрольных и экзаменов, важно выделять время на общение и развлечения. Это такие же важные составляющие жизни, как и высокие результаты в учебе.
3. Поставьте лимит задач для каждого блока, чтобы матрица легко читалась. Например, заполняйте ее каждую неделю, а не раз в месяц.

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты задач (примеры, шаблон)

В этом руководстве мы познакомим вас с матрицей решений Эйзенхауэра и покажем, как использовать ее для определения приоритетов времени и задач вашей команды.

Мы покажем вам несколько примеров матрицы Эйзенхауэра и предоставим бесплатный настраиваемый шаблон, который вы можете использовать при внедрении подхода в своей команде.

---

Содержание

• Что такое матрица Эйзенхауэра?
• Кто использует матрицу Эйзенхауэра?
• Пример матрицы Эйзенхауэра
• Шаблон матрицы Эйзенхауэра
• Как классифицировать задачи
• Как заставить вашу команду использовать матрицу Эйзенхауэра
• Ограничения
• Альтернативные системы приоритизации и управления задачами

---

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица решений Эйзенхауэра, Коробка Эйзенхауэра и Матрица срочности-важности, представляет собой инструмент управления временем и задачами, который помогает людям расставлять приоритеты в своих задачах, учитывая два фактора: срочность и важность.

Он назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, который был известен своими эффективными стратегиями тайм-менеджмента.

Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, сначала определите все задачи, которые необходимо выполнить. Затем, исходя из срочности и важности каждого из них, поместите его в один из четырех квадрантов матрицы:

.

Вот что представляет каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочные и важные — Задания, которые нужно выполнить как можно быстрее. Это ваш главный приоритет
2. Несрочные, но важные — Задачи, которые являются критическими, но не имеют срочного срока. Вы должны запланировать для них время, иначе они могут стать срочными
3. Срочные, но не важные — Срочные, но не важные дела. Если возможно, вы должны делегировать их
4. Несрочные и неважные — Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Вы должны устранить их, если это возможно

Кто использует матрицу Эйзенхауэра?

Любой, кому нужно управлять своей работой, может использовать этот подход.

Это особенно полезно для менеджеров проектов, поскольку помогает им сосредоточиться на наиболее важных задачах и не перегружаться срочными, но неважными задачами.

Если вы менеджер по продукту или руководитель проекта, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра для выполнения следующих действий:

• Определите задачи проекта и приоритезируйте их. — Определите, какие задачи необходимо выполнить для a, и поместите их в соответствующий квадрант в зависимости от уровня срочности и важности. Это поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах в первую очередь
• Делегирование задач — Определите срочные, но не важные задачи и по возможности делегируйте их членам команды или другим ресурсам. Это освободит ваше время, чтобы сосредоточиться на более важных задачах
• Управление ресурсами проекта — Определите задачи, которые являются важными, но не срочными, и запланируйте их заранее, чтобы обеспечить их своевременное выполнение.
  Это поможет вам эффективно управлять своими ресурсами и избежать спешки с выполнением задач в последнюю минуту
• Мониторинг прогресса — Отслеживайте прогресс выполнения задач и выявляйте узкие места и препятствия. Это поможет вам не сбиться с пути и обеспечить соответствие проекта графику
.

Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете эффективно управлять своим временем и ресурсами и обеспечивать выполнение проектов вовремя и в рамках бюджета.

Пример матрицы Эйзенхауэра

Давайте посмотрим на примере, как работает матрица Эйзенхауэра на практике.

В этом примере руководитель проекта определил следующие задачи:

• Написать проектное предложение (квадрант 1)
• Разработка плана проекта (квадрант 1)
• Проведение маркетинговых исследований (квадрант 2)
• Посетить собрание группы (квадрант 3)
• Написать отчет об анализе конкурентов (квадрант 4)

В зависимости от степени срочности и важности каждой задачи руководитель проекта поместил их в соответствующий квадрант матрицы:

Вот как вы можете прочитать приведенный выше пример матрицы Эйзенхауэра:

• Руководитель проекта должен в первую очередь сосредоточиться на задачах в квадранте 1, потому что они одновременно срочные и важные
• Задача в квадранте 2 также требует внимания, потому что она важная, но не срочная
• Задача в квадранте 3 может быть делегирована или отложена, поскольку она срочная, но не важная
• Задачу в квадранте 4 можно исключить, так как она не является ни срочной, ни важной

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Если вы хотите попробовать Матрицу решений Эйзенхауэра, вы можете использовать для начала наш бесплатный настраиваемый шаблон.

Чтобы использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра, щелкните здесь, а затем выберите Файл > Создать копию в меню над электронной таблицей.

Как классифицировать задачи

Классификация задач с помощью матрицы Эйзенхауэра может быть полезным способом расставить приоритеты задач и эффективно управлять своим временем. Чтобы реалистично классифицировать свои задачи, важно быть честным с самим собой в отношении уровня важности и срочности каждой задачи.

Прежде чем вы начнете классифицировать свои задачи, найдите время, чтобы подумать о том, что важно для вас и ваших целей. Это поможет вам расставить приоритеты в задачах, которые соответствуют вашим ценностям и целям.

Подумайте о возможных последствиях невыполнения задания. Если задача важна, ее невыполнение может привести к негативным последствиям. С другой стороны, если задача не важна, последствия ее невыполнения могут быть минимальными.

Установите крайние сроки для каждой задачи, чтобы определить уровень ее срочности. Задача с неизбежным крайним сроком, вероятно, будет более срочной, чем задача с более длительным сроком.

Важно быть последовательным в классификации задач. Если вы последовательно классифицируете задачи в зависимости от их уровня важности и срочности, вы сможете лучше расставить приоритеты своего времени и усилий.

Время от времени пересматривайте и обновляйте свою классификацию задач, так как приоритеты могут меняться со временем. Обязательно регулярно переоценивайте уровень важности и срочности своих задач, чтобы убедиться, что вы сосредоточены на самых важных задачах.

---

Более 200 000 разработчиков и менеджеров по продуктам используют LogRocket для создания лучших цифровых приложений

Подробнее →

---

Как заставить вашу команду использовать матрицу Эйзенхауэра

Если вы планируете использовать матрицу Эйзенхауэра, вам сначала нужно объяснить концепцию матрицы Эйзенхауэра своей команде и то, как ее можно использовать для определения приоритетов в работе и эффективного управления временем.

Пусть каждый член команды определит все задачи, которые ему необходимо выполнить, включая как рабочие, так и личные задачи.

Затем попросите членов команды классифицировать свои задачи с помощью матрицы, помещая каждую задачу в соответствующий квадрант в зависимости от уровня ее важности и срочности.

Поощряйте членов команды в первую очередь сосредоточиться на задачах в квадранте 1, потому что они срочные и важные. Им также следует уделить внимание задачам из квадранта 2, которые важны, но не являются срочными. Задачи в квадранте 3 можно делегировать или отложить, а задачи в квадранте 4 следует по возможности исключить.

Поощряйте членов команды регулярно пересматривать и обновлять приоритеты своих задач. Это поможет им не сбиться с пути и сосредоточится на самых важных задачах.

Ограничения

Как и любая другая структура или инструмент, матрица Эйзенхауэра не является универсальным решением и имеет некоторые ограничения.

Во-первых, классификация задач по квадрантам матрицы может быть субъективной, поскольку уровень важности и срочности задач может варьироваться в зависимости от человека и контекста. Это может затруднить определение соответствующей классификации определенных задач.

---

Подпишитесь на нашу рассылку по управлению продуктами
Получайте подобные статьи на свой почтовый ящик

Примечание: для этого контента требуется JavaScript.

Примеры матрицы Эйзенхауэра — AnalytixMinds

Иногда, когда сроки срываются, мы думаем, что нам нужна работающая система управления временем. Но опять же, сколько раз вы пытались начать свой день со списка дел, только чтобы отбросить поток срочных запросов?

Может показаться, что все сделать невозможно, и иногда вам кажется, что вы просто буксуете. Мы все знаем, что должны расставлять приоритеты в наших задачах, но трудно понять, с чего начать.

В этом сообщении блога мы рассмотрим несколько примеров матрицы Эйзенхауэра, чтобы понять, как мы можем использовать этот инструмент с любым цифровым приложением для управления задачами. Надеюсь, это даст вам еще один способ разработать тактику и стратегию, чтобы справиться со всеми вещами, с которыми вы сталкиваетесь каждый день.

Содержание

1. Что такое матрица Эйзенхауэра?
2. Это все еще хороший инструмент?
3. Что нужно знать о матрице Эйзенхауэра
4. Разница между срочными и важными задачами
5. 4 квадранта матрицы Эйзенхауэра
6. Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений
7. Примеры матрицы Эйзенхауэра
8. Вопросы по матрице Эйзенхауэра
9. Заключительные мысли

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам быстро и эффективно расставить приоритеты задач в зависимости от срочности и важности.

В результате вы сможете сделать больше за меньшее время, не чувствуя себя перегруженными. Кроме того, это помогает вам классифицировать, какие задачи следует решать немедленно, позже, делегировать или игнорировать.

Устраняет попусту время, борется с эффектом «простой срочности» и создает больше мысленного пространства для достижения ваших целей. Его также можно использовать на рабочем месте для управления повседневными задачами при сохранении долгосрочных целей. По сути, это способ классифицировать свой список задач, учитывая, что у вас много дел, но не хватает времени каждый день.

Как лучше всего избежать эмоционального выгорания?

Это все еще хороший инструмент?

Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США, разработал Матрицу Эйзенхауэра. Он был одной из самых знаковых фигур на посту президента Белого дома. В результате многие гуру продуктивности с тех пор изучали продуктивность Эйзенхауэра.

Стивен Кови развил идею этой матрицы в книге «7 навыков высокоэффективных людей», назвав ее простым способом расстановки приоритетов задач.

Ну, этот инструмент действительно звучит как 1950-е годы! Как и во всем остальном, мы добились больших успехов в том, как мы определяем наши приоритеты и инструменты, которые мы используем для этого.

Кроме того, в настоящее время в нашем распоряжении множество передовых приложений для управления задачами. Я чувствую, что даже в этой культуре, ориентированной на сверхпроизводительность, основная идея этого инструмента по-прежнему актуальна.

Мы можем не захотеть использовать матрицу 2 x 2 для записи наших задач на бумаге. Однако мы можем использовать этот принцип приоритизации в любом цифровом инструменте, который мы используем в настоящее время для управления нашими списками дел. Давайте посмотрим, как мы можем добиться этого с помощью нескольких примеров матрицы Эйзенхауэра.

Что нужно знать о матрице Эйзенхауэра

Матрица имеет четыре квадранта: срочное и важное, важное, но не срочное, срочное, но не важное и не срочное или важное. В этом сообщении в блоге будет объяснен каждый квадрант и приведены примеры того, как вы можете использовать матрицу для эффективного управления своим временем, начиная прямо сейчас. Давайте обсудим, как повысить продуктивность и как применить стратегию Эйзенхауэра на работе и дома.

Разница между срочными и важными задачами

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Дуайт Эйзенхауэр

 Как отличить срочных и важных задач? Часто путают срочность и важность. В то время как срочность обусловлена ​​внешними факторами, обычно сроками, важность является скорее личной оценкой того, что для вас важно.

Часто то, что другие считают важным, не обязательно совпадает с тем, что вы считаете важным. Поэтому очень важно понимать разницу между срочностью и важностью для эффективного управления своим временем.

Игнорирование срочных задач на свой страх и риск!

Игнорирование срочных задач может иметь серьезные последствия, если их оставить без внимания. Это задачи, которые требуют немедленного внимания и действий. Сосредоточение внимания на срочных задачах может зарядить вас энергией.

Выполнение этих задач имеет решающее значение, но не тушите пожары слишком долго. Вы потеряете из виду более широкую картину, если потратите слишком много времени на тушение пожаров. Это также приведет к большому стрессу и беспокойству.

Важные задачи никуда не денутся!

С другой стороны, важными задачами являются те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют вдумчивого планирования и действий. Сосредоточение внимания на важных делах позволяет вам управлять своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратить свои ресурсы.

Как упоминалось ранее, то, что важно, для всех разное и зависит от того, что вы цените. Никто другой не может сказать вам, что для вас важно. Вместо этого вам нужно оценить свою жизнь и определить, что для вас важнее всего.

Эти задачи могут не дать немедленных результатов. Поэтому ими часто пренебрегают, когда ваше время уходит на срочные задачи. С другой стороны, концентрация на важных задачах позволяет сосредоточиться.

4 квадранта матрицы Эйзенхауэра

Первый квадрант: срочные и важные

Здесь вы найдете срочные задачи, требующие вашего немедленного внимания. Крайне важно, чтобы вы действовали быстро. В большинстве случаев эти пункты имеют видимый крайний срок или возможность последствий, если меры не будут приняты вовремя.

Как правило, вы имеете дело с ситуацией, когда крайний срок был установлен извне или вы что-то отложили до определенного времени. Часто требуется экстренное реагирование.

Квадрант 1 неизбежен.

Примером из вашей профессиональной жизни может быть проект, который необходимо выполнить завтра, или серьезная жалоба клиента. Личные примеры — помощь больному члену семьи или починка протекающей раковины. Все задачи, которые не могут ждать и требуют вашего полного внимания, относятся к этому квадранту.

Второй квадрант: важные, но не срочные

Вам необходимо выполнить эти задачи в долгосрочной перспективе, но они не требуют немедленных действий. Кроме того, у них обычно нет дедлайнов (или дат окончания), поэтому мы можем легко отодвинуть их, чтобы освободить место для более срочных задач.

Однако эти занятия могут оказаться очень полезными для вашего долгосрочного успеха. Кроме того, если вы не будете заниматься этими задачами, они могут перейти в квадрант 1, создавая ненужный стресс и выгорание.

Квадрант 2 — ключ к долгосрочному успеху.

Следить за отраслевыми исследованиями, приобретать новые навыки и создавать свои профессиональные связи — вот примеры из профессиональной жизни. В эту категорию могут попадать такие виды деятельности, как физические упражнения, здоровое питание и времяпрепровождение с близкими.

Все, что важно для вашего карьерного роста, общего благополучия и счастья, но не нужно делать немедленно, попадет в этот квадрант.

Третий квадрант: срочно, но не важно

Эти задачи могут быть срочными, но в целом не имеют большого значения. Во многих случаях они соответствуют ожиданиям других и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Из-за чрезмерного акцента на срочности вы можете иногда браться за одну из этих задач, не считая ее неважной.

Некоторыми примерами из профессионального мира могут быть неудобные перерывы со стороны коллег или приглашение на общекорпоративную телефонную конференцию, которая не относится к вашей области знаний.

Квадрант 3 — это ваш шанс высвободить время.

Личными примерами могут быть ответ на звонок телемаркетолога или использование предложения. По сути, все, что вы чувствуете, что должны сделать сейчас, но на самом деле не так важно в долгосрочной перспективе, попадет в этот квадрант.

Четвертый квадрант: ни срочные, ни важные

Это задачи, которые не требуют вашего немедленного внимания или не имеют решающего значения для ваших долгосрочных целей. Вы должны стараться избегать их. Четвертая четверть посвящена мгновенному удовлетворению, которое, оглядываясь назад, оставляет чувство неудовлетворенности.

Хорошим примером может быть отклонение от темы при исследовании проекта. Вы можете запоем посмотреть сериал Netflix дома, просто чтобы покончить с этим. Все, что не поможет вам, если делать это чрезмерно, идет сюда. Их можно откладывать на неопределенный срок, чтобы мы могли отдать приоритет приоритетам.

Квадрант 4 тратит ваше время.

Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

Теперь, когда вы знаете, что влечет за собой каждый квадрант, давайте поговорим о том, как использовать матрицу решений Эйзенхауэра для эффективного управления своим временем. Первый шаг — классифицировать задачи по важности и срочности. Как только вы это сделаете, вы можете начать работать над задачами в зависимости от их приоритета.

Принятие решений с помощью матрицы Эйзенхауэра

Квадрант 1 – Выполнить

Задачи в первом квадранте – это те, которые вы должны выполнить как можно скорее. Они чувствительны ко времени. Это важные и неотложные задачи.

Здесь вы начнете. Первый квадрант включает в себя задачи, которые вы не могли предвидеть, или задачи, которые вы откладывали в прошлом. Вот почему он называется квадрантом стресса.

Эти задачи должны быть выполнены в течение короткого периода времени.

Квадрант 2 — Расписание

Второй квадрант — это список важных, но несрочных дел. Эти задачи следует запланировать на потом, поскольку они влияют на ваши долгосрочные цели, но не требуют немедленных действий. Ключ к тому, чтобы оставаться в курсе этих задач, — убедиться, что они есть в вашем календаре, чтобы вы их не пропустили.

По словам Кови, именно здесь происходит большая часть вашего личностного роста. Занимаясь этими видами деятельности в течение длительного времени, вы повысите свою эффективность и результативность. Вы должны тщательно планировать их и уделять им как можно больше времени.

Принцип Парето — отличный способ расставить приоритеты задач в квадранте 2. Всегда найдутся 20 % вещей, которые принесут 80 % вознаграждения.

Направьте свою энергию на задачи, которые окажут наибольшее влияние на вашу карьеру или благополучие.

Помните, что задачи во втором квадранте могут переместиться в первый квадрант, если эти задачи останутся незапланированными.

Планирование — ключ к достижению ваших долгосрочных целей.

Квадрант 3 – Делегат

Задачи здесь срочные, как и в квадранте 1, но они не очень важны. Часто это задачи, которые мешают вам выполнить задачи квадранта 1. Рассмотрите возможность делегирования этих задач кому-то другому, когда это возможно.

Иногда делегирование задач может занять дополнительное время. Может потребоваться обучение и контроль. Однако в конечном итоге это окупится.

Назначение и обучение подчиненного еженедельной рассылке электронных сообщений с обновлением статуса отнимет ваше время сейчас, но сэкономит вам время в будущем.

Большинство из нас не любит делегировать полномочия. Ведь проще все сделать самому, правда?

Квадрант 4 – Исключить

Некоторые действия в четвертом квадранте не являются абсолютно необходимыми. Его называют квадрантом побега. Это оставшиеся задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Устраните их полностью.

Постарайтесь не отвлекаться на ненужные задачи в этом квадранте. Вы поймете, что эти задачи в основном ответственны за ваши срывы сроков и неудовлетворенность качеством вашей работы.

Примеры матрицы Эйзенхауэра

Так может выглядеть матрица Эйзенхауэра для руководителя проекта.

Вопросы по матрице Эйзенхауэра

Каково происхождение матрицы Эйзенхауэра?

34-й президент Соединенных Штатов Дуайт Д. Эйзенхауэр занимал два срока с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он был пятизвездным генералом в армии. Во время Второй мировой войны он служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе. После войны он исполнял обязанности первого Верховного главнокомандующего НАТО.

Эйзенхауэр был известен своими многочисленными достижениями во время своего президентства. Двумя его наиболее заметными достижениями были строительство автомагистралей между штатами и создание НАСА.

На протяжении всей своей карьеры ему приходилось принимать множество трудных решений о том, какие задачи ему следует отдавать приоритетным. Это привело его к его хорошо известной стратегии производительности, называемой матрицей Эйзенхауэра (также известной как матрица управления временем, метод Эйзенхауэра и матрица срочных и важных дел, принцип Эйзенхауэра или коробка Эйзенхауэра).

Как объясняется в этом сообщении в блоге, это простой инструмент для принятия решений, который помогает нам расставлять приоритеты в задачах по срочности и важности.

Как побороть прокрастинацию с помощью матрицы Эйзенхауэра?

Если вы обнаружите, что откладываете дела или изо всех сил пытаетесь приступить к наиболее важным задачам, матрица Эйзенхауэра может оказаться полезным инструментом. Этот метод может помочь вам преодолеть прокрастинацию, расставив правильные приоритеты для ваших задач.

Срочные задачи — это те, которые необходимо выполнить немедленно, а важные — те, которые способствуют достижению долгосрочных целей.