Окна эйзенхауэра: Тайм-менеджмент для срочных и важных задач

Тайм-менеджмент для срочных и важных задач

Как тасовать задачи по категориям срочности и важности на любой манер и куда нажимать в SingularityApp, чтобы стать президентом США или генералом армии

— Генерал Эйзенхауэр, я наделал в штаны и мне нужно их поменять.
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
— Боюсь, что да, сэр.
— Тогда меняй, сынок. Это важная задача.
— Как срочно, сэр?
— Это может подождать до конца сражения?
— Никак нет, сэр.
— Тогда это срочная задача, сынок, — меняй сейчас же!
— Есть, сэр! А где взять штаны?
— А предусмотреть это — была важная несрочная задача, сынок! Как и купить противодиарейное!

Мораль: если просрать важные несрочные задачи, можно просрать штаны и бой

Проводим ось абсцисс срочности. Проводим ось ординат важности. Все, что выше точки пересечения — важно.

Все, что ниже — неважно. Все, что правее точки пересечения — срочно. Все, что левее — несрочно. Вот она, матрица Эйзенхауэра. Бессмертное творение генерала Айка. Подарок миру от тридцать четвертого президента США.

Этот парень, как черное от белого, отделял важное от неважного, срочное от несрочного и тасовал категории важности и срочности на любой манер. Чтобы развить такой скилл, простым ребятам нужно от 3 до 20 дней.

Быть, как Айк

Чтобы понять, что задача — важная, представь перед собой лысого улыбчивого Эйзенхауэра и спроси себя его голосом:
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
Если хоть на один из этих вопросов ответ «да» — задача важная.

Чтобы понять, что задача — срочная, попробуй отложить ее и посмотри, получится ли:
— Это может подождать до конца месяца?
— Это может подождать до конца недели?
— Это может подождать до завтра?
Если не выходит — похоже, это и правда срочная задача.

Важно и срочно (задачи типа А)

Важные и срочные задачи — это весь дестрой-набор: проблемы, критические ситуации, горящие сроки, «А-а-а-а! Это надо сегодня, сейчас, вчера!»

Что делать с такими задачами

• Первый вариант: сразу же завершить,
• Второй вариант: сразу же делегировать.

Важно и несрочно (задачи типа B)

Важные и несрочные задачи — это состояние дзен: наблюдение, планирование, профилактика, развитие.

Что делать с такими задачами

1. Назначить задаче дату.
2. В назначенную дату принять позу лотоса и завершить задачу.

И не забывай про мораль в начале статьи!

Срочно и неважно (задачи типа C)

Срочные и неважные задачи — это ежедневные рутины, чужие требования, действия на автомате.

Что делать с такими задачами

• Первый вариант: делегировать.
• Второй вариант:
  • Создать для этих задач специальный тег.
  • Когда в течение дня появится окно, нажать на тег, просмотреть задачи и выполнить то, что возможно.

Неважно и несрочно (задачи типа D)

Неважные и несрочные задачи — это то, что не превращает нас окончательно в мега эффективных роботов: наши слабости-радости, удовольствия и желания.

Что делать с такими задачами

1. Создать для этих задач отдельный проект.
2. Раз в неделю в режиме Проверки просматривать эти задачи.
3. Добавлять 1−7 из них в недельный план, установив даты.

расставьте приоритеты и управляйте временем

Лада Андреева — 6.5.19

Сутки для Вас делятся на две половины — по 12 часов работы и отдыха? Каждое утро добавляет новые задачи, которые постоянно накапливаются? Изменить ситуацию поможет тест на интуитивное использование метода управления временем Эйзенхауэра: «Умеете ли вы расставлять приоритеты».

Пожиратели времени — статистика

Проведенное исследование в европейских и американских компаниях показало, что у подавляющего большинства руководителей и специалистов, мягко говоря, ненормированный рабочий день. Так, служащие каждую неделю проводят в офисах:

• немецкие — 70 часов;
• английские — 60;
• американские — 58;
• французские — 56;
• шведские — 54 часа.

Надо добавить: 23 % менеджеров Германии трудятся по 80 часов в неделю, а 24 % — по 100. Таким образом, 75 % людей сами себе установили семидневку. Главными же пожирателями времени являются различного формата деловые совещания, на которые приходится порядка 65 % рабочих часов.

Собранные статистические данные также показывают, что 36 % служебного времени (78 дней в году) используются не результативно. Причины — некачественные организация и планирование. Другими словами, не используются принципы тайм-менеджмента. Поэтому научитесь ценить каждую минуту, и организовывайте свой день продуктивно. Решить проблему поможет диагностика по методу Эйзенхауэра.

Тест «Умеете ли вы расставлять приоритеты и управлять временем»?

Заполните четыре окна Эйзенхауэра (мини-тест займет максимум 10 минут). Выпишите из личного еженедельника полный список дел, над которыми работали в любой из дней, а также не забудьте внести деловые встречи и совещания. Конечно, желательно это сделать с приблизительным хронометражем по всем пунктам. Затем просуммируйте общие результаты по каждому из четырех квадратов.

Квадрат A: срочные и важные дела

Если в нем оказалось наибольшее количество задач, то Вы откладываете принятие решений до последнего момента и/или есть проблемы с планированием. В результате стрессы становятся неотъемлемой частью жизни. Плюс не остается времени и сил: на аналитическую работу; составление перспективных планов; продуцирование новых идей (по предложению, например, современных услуг или продуктов). Соответственно, достижение намеченных целей задерживается.

Причины: не расставлены приоритеты; Вы не решаетесь делегировать часть полномочий заместителю; сомневаетесь в работоспособности, умениях и навыках своих подчиненных… Словом, перетягиваете «одеяло» на себя. При подобных установках будет сложно подняться на очередную карьерную ступень, ведь нет глобального видения перспектив структурного подразделения, надлежащего планирования, новых предложений. Источник проблем: Вы занимаетесь решением лишь текущих вопросов.

Что делать: поработайте над личной эффективностью — своей и подчиненных. Если есть необходимость, то направьте сотрудников на семинары по повышению квалификации, а затем делегируйте им часть своих полномочий. Подготовьте для каждого специалиста чек-лист его обязанностей и требующихся навыков. Пересмотрите приоритеты расстановки задач — это даст возможность скорректировать ошибки и управлять временем, то есть заняться перспективным планированием.

Квадрат B: не срочные, но важные дела

Вы управляете временем таким образом, что заполняется второе «окно» — можете гордиться собой! Вам отлично удается организовать работу (свою и вверенного личного состава)!

Причины: Ваша система расстановки приоритетов как нельзя лучше подходит для конкретной деятельности. Вы умеете делегировать полномочия и не тратите время на решение чужих проблем.

Что делать: так держать и не предоставлять возможностей пожирателям времени вмешиваться в ваши планы!

Квадрат C: срочные, но не важные дела

Большая часть тезисов оказалась именно в этом разделе? Есть над чем задуматься…

Причины: Вы бросаетесь на амбразуру и решаете текущие оперативные проблемы, причем делаете это как по необходимости, так по собственной инициативе. Ответьте честно сами себе: зачем, ведь это не входит в Ваши должностные обязанности? А кто тогда занимается стратегическим планированием? Расставленные таким образом приоритеты со временем обязательно приведут к недовольству высшего руководства. В лучшем случае вы долго засидитесь на своей должности, а в худшем — Вам найдут замену.

Что делать: приведите в порядок дела, чтобы у босса и мыслей не было Вас уволить. Сфокусируйте внимание на планировании, пересмотрите приоритеты, графики выполнения работ, разберитесь в методиках тайм-менеджмента и применяйте их. Научитесь делегировать полномочия. Вам отступать некуда, поэтому срочно избавьтесь от пожирателей времени.

Квадрат D: не срочные и не важные дела

Большинство пунктов оказались именно в этом «окне»… Интересно, а за какие заслуги Вам платя зарплату? Признайтесь: не жалко «убивать» дни, недели, месяцы и годы на ерунду? В подобном случае анализировать источник проблем, и давать советы бесперспективно. Можно только порекомендовать найти занятие, которое будет по душе.

Nota Bene. В следующей статье вы сможете прочитать как: на практике использовать систему Эйзенхауэра, правильно расставлять приоритеты и управлять временем? А также найти примеры грамотного распределения дел в зависимости от должности и продолжительности нахождения на данном посту.

Читайте также: «Матрица Эйзенхауэра: планируем свою успешность».

Как составлять списки дел с помощью матрицы Эйзенхауэра

Вы можете повысить свою продуктивность, правильно планируя задачи и сводя к минимуму отвлекающие факторы. Но как расставить приоритеты задач? Включение всего в свой список дел гарантирует, что вы выполняете самые важные задачи в первую очередь, а затем второстепенные.

Когда у вас будет список всех ваших задач, потратьте некоторое время на их организацию и расстановку приоритетов, чтобы убедиться, что вы делаете правильные вещи в нужное время. В этой статье вы узнаете, как расставлять приоритеты в задачах в зависимости от того, сколько внимания они требуют, и как использовать принцип Эйзенхауэра для их правильного выполнения.

Различные типы внимания

Прежде чем приоритизировать задачи, давайте разберемся, какие типы внимания необходимы каждой задаче.

1. Проактивное внимание: Это вид внимания, который необходимо сосредоточить и удерживать для выполнения самых сложных задач. Написание диссертации, отправка электронных писем с проектными предложениями, решение академической проблемы, создание видео на YouTube — задачи, требующие наибольшего внимания. Чтобы выполнить эти задачи, вам нужно уделять проактивное внимание.

2. Активное внимание: Активное внимание относится к тщательному вниманию, необходимому для выполнения ежедневно повторяющихся задач среднего уровня. Большинство более мелких повседневных действий, таких как планирование ваших встреч в календаре Google, отправка ожидающих сообщений электронной почты, отправка важных документов коллегам, требуют активного внимания. Хотя вы не создаете что-то активно, вам все равно нужно некоторое внимание, чтобы добиться цели.

3. Неактивно Внимание: Для относительно простых задач, которые можно автоматизировать, требуется минимальное внимание. Очистка почты от спама, отмена черновиков писем, отправка приглашений на мероприятия в список ваших коллег — все эти действия требуют от вас одного клика. Для такой задачи не нужно должное активное внимание.

Приоритизация задач в соответствии с уровнем внимания

Приоритизация задач в соответствии с уровнем внимания, которого они требуют, — это отличный способ составить список своих повседневных дел.

Все задачи, требующие упреждающего внимания, безусловно, имеют для вас большое значение. На эти задачи стоит потратить больше времени, поэтому они должны быть теми, с которых вы начинаете свой день. Кроме того, старайтесь выделять на эти занятия наиболее сосредоточенные и свежие часы своего дня. Выпейте чашку кофе и наденьте наушники, чтобы оставаться активным.

Задачи, требующие неактивного внимания, занимают промежуточное положение между активными и неактивными действиями. Вы можете распределить эти часы в течение дня, когда вы не активны и не пассивны. Если вам нужно позвонить другу, утро может быть неподходящим временем для этого. Так что не тратьте свои активные часы на такие действия.

Вы можете запланировать задачи, которые требуют только вашего неактивного внимания, на те часы в день, когда вы попадаете в зону лени. Это идеальное время, чтобы быстро вычеркнуть их из списка дел. Таким образом, вы будете использовать свои ленивые часы, делая что-то продуктивное в течение дня.

Давайте реализуем описанные выше концепции, чтобы расставить приоритеты в ваших списках дел в todoist. Для этого посмотрите на список из 6 задач, которые вы должны сделать в течение дня.

Приведенный выше список задач, написание сценария и съемка видео на YouTube требуют большей части вашего внимания. Итак, нажмите на обе эти задачи и установите приоритет на единицу.

1. Нажмите на три точки перед каждой задачей.

2. Установите для приоритет красный флажок.

Вы увидите, что все задачи с приоритетом один переместятся выше всех остальных задач.

Встречаясь с боссом и звоня другу, вам не нужно проявлять инициативу. Тем не менее, вы не можете делать и то, и другое, когда вы ленивы и вялы. Итак, установите эти задачи в качестве второго приоритета, выбрав оранжевый флажок в настройках приоритета.

Отправка приглашений по электронной почте коллегам и передача данных в MS-Excel — это две задачи, требующие вашего неактивного внимания. Итак, установите их в свое дерево приоритетов, выбрав синий флаг в настройках приоритета.

Таким образом вы можете расставить приоритеты задач в вашем списке дел, решив, что будет активным, неактивным и активным. Только уделение надлежащего внимания, которое соответствует каждой задаче, требует от вас достижения ваших целей эффективности.

После определения приоритетов ваших ежедневных задач и понимания того, какое внимание требуется каждому из них, пришло время вписать их в реальный рабочий день. Метод Эйзенхауэра — известный метод, который учит, как справляться с различными типами рутинных задач.

Связано: Лучшие приложения To-Do, чтобы сосредоточиться на задачах

Включение задач в свой ежедневный график с помощью матрицы Эйзенхауэра

Согласно Эйзенхауэру, все задачи можно разделить на четыре категории в зависимости от их важности и срочности. Затем вы либо делаете это немедленно, делегируете это, откладываете или вообще сбрасываете.

Давайте кратко обсудим каждую из этих категорий:

1. Сделай это: Это относится к выполнению задачи, которую вы не можете избежать. Зная его важность и чувствительность ко времени, вы сразу же выполняете его.
2. Делегируйте это: Вы передаете задачу кому-то другому, и он позаботится об этом.
3. Отложить: Вы хотите сделать это самостоятельно, но позже в тот же день. Это задачи, которые вы можете отложить и запланировать соответственно.
4. Dump It: Относится к сбросу тех задач, которые не стоят вашего времени, и эти задачи не более чем отвлечение.

Вот как метод Эйзенхауэра применяется к задачам в todoist.

Съемка видео на YouTube является первой задачей, поэтому вам следует сделать это в первую очередь, так как это ваш приоритет. Следующим вашим приоритетом является написание сценария, то, что вы можете делегировать своему автору. Точно так же вы можете делегировать задачу переноса данных в Excel.

Встреча с боссом и звонок друзьям могут быть отложены, поэтому отложите эти две задачи. Наконец, если у вас мало времени, вы можете сбросить отправку приглашений по электронной почте и сделать это позже.

Это самый простой и эффективный способ правильно организовать свою работу. В противном случае вы можете быть очень заняты выполнением задач в неподходящее время неэффективно, кроме как быть продуктивным.

Связано: Шпаргалка Todoist Shortcuts по управлению задачами

Получите больше от своих списков дел

Независимо от того, являетесь ли вы жаворонком или совой, отфильтруйте свои самые эффективные часы и распределите их для выполнения задач, требующих активного внимания . Ваш приоритет должен состоять в том, чтобы не позволять неактивным и активным задачам отвлекать вас от активных.

Начните использовать приложения для повышения производительности, которые помогут вам лучше работать в стрессовых ситуациях и сохранять дисциплину.

Реализация метода управления временем Эйзенхауэра в Microsoft 365 — Maureen Data Systems

Автор: Келли Кроссли, Maureen Data Systems (MDS), руководитель практики Microsoft Azure

До того, как стать 34-м президентом США, Дуайт Эйзенхауэр занимал пост Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Эйзенхауэр столкнулся со многими трудными решениями, касающимися задач, на которых он должен был сосредоточиться каждый день. Это побудило его изобрести принцип, который помогает нам расставлять приоритеты в наших задачах по срочности и важности.

«Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным».

– Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр

Что такое метод Эйзенхауэра?

Метод Эйзенхауэра управления временем разбит на простой процесс.

Вы либо:

• Сделайте это.
• Отложите это на потом.
• Делегировать.
• Или удалите его.

Сделай это.

Если задачу можно выполнить тут же за несколько минут, то просто сделайте это. При условии, конечно, что это не задача удалить, делегировать или отложить. Другими словами, если для вас важно что-то сделать и у вас есть на это время, сделайте это немедленно. Люди часто начинают с одной задачи, отвлекаются и начинают другую, затем возвращаются к первой, и в конце дня они заняты, но не продуктивны.

Если ваша задача занимает больше 120 секунд, а вам все еще нужно ее выполнить, работайте над этой задачей в одиночку в течение 30 минут или до тех пор, пока не выполните ее. Помните, что многозадачность — враг эффективного тайм-менеджмента.

Отложить.

Возможно, у вас есть задача, которую невозможно выполнить быстро и которая не имеет высокого приоритета в данный момент — просто отложите ее. Вы даже можете обнаружить, что некоторые задачи, которые вы откладываете, могут устареть и быть удалены.

Кроме того, на вашем столе могут оказаться задачи, с которыми вы просто не сможете справиться сразу. Вы можете отложить его и просмотреть письмо позже в свободное время. Это может быть очень важная задача, но она может отложиться до предстоящей встречи через несколько дней. Вы можете потратить оставшееся до этого время на планирование встречи и выполнение более важных на данный момент дел.

Делегировать.

Вам важно или необходимо выполнить задание? Это ваша обязанность? Если ответ отрицательный, то делегируйте это. Вы все еще можете нести полную ответственность за выполнение задачи, но спросите себя, подходите ли вы лучше всего для этой работы. Существует тонкая грань между делегированием полномочий и отречением от престола. Убедитесь, что есть какие-то меры для проверки того, что задача была выполнена человеком, которому вы делегировали. Обратите внимание, что делегировать полномочия нужно не только людям, которые могут отчитываться перед вами. Вы можете делегировать полномочия по горизонтали, выше и другим отделам.

Удалить.

Проверьте, требует ли вещь вашего внимания и стоит ли она вашего времени. Если это не так, то просто удалите его. Если вы не уверены, то, например, в Outlook вы можете предварительно просмотреть электронные письма.

Если есть какие-то электронные письма, которые не важны сейчас, но вы хотели бы просмотреть их позже, вы можете отложить их и двигаться дальше. Всегда спрашивайте себя «стоит ли это моего времени» . Нужно ли тратить на это свое время?

Помните о правиле 80/20 и о том, что часто люди тратят 80% своего времени на действия, которые являются пустой тратой времени.

Как реализовать метод Эйзенхауэра?

Процесс настройки метода в M365 прост, хотя есть несколько важных «порядок приоритета» , которым вам необходимо следовать. как включает в себя 3 основных инструмента.

• Перспективы. Мы все живем в электронной почте, это основа нашего общества. Считайте свою электронную почту источником всех ваших задач.
Планировщик
• — интуитивно понятный и простой в использовании, но немногие знают, что он есть. Рассматривайте Planner как пункт назначения и место, где вы будете просматривать 4D Board.
• Power Automate — ранее известный как «Поток». Поток, который вы реализуете, будет таким же, как ваша электронная почта настроена как задача в Планировщике.

Шаг 1 — Outlook : Убедитесь, что Outlook установлен локально, или просто войдите в M365 и получите доступ к электронной почте через веб-браузер. К настоящему времени все используют свою электронную почту на регулярной основе, поэтому объяснения не требуются.

Шаг 2. Планировщик: Планировщик — это легкое мобильное веб-приложение, которое входит в состав большинства подписок на Office 365 для бизнеса. С помощью Planner вы и ваша команда можете создавать планы, назначать задачи, обсуждать задачи в чате и просматривать графики прогресса вашей команды. Создавайте доски Канбан, используя карточки задач с богатым содержанием.

Шаг 3. Power Automate: Power Automate — это служба, которая помогает создавать автоматизированные рабочие процессы между вашими любимыми приложениями и службами для синхронизации файлов, получения уведомлений, сбора данных и многого другого.

Как настроить:

Начните с Планировщика

1. Введите http://office. com/signin или https://admin.microsoft.com в адресную строку и войдите с помощью нужной учетной записи. .
2. На домашней странице Microsoft 365 выберите средство запуска приложений в верхней части окна браузера.
3. Выберите плитку Планировщика в панели запуска приложений или на главной странице.
   
   Примечание. Если вы не видите параметр «Планировщик», вам может потребоваться выбрать «Все приложения» или «Исследовать все ваши приложения», чтобы найти его.
4. Создайте план и 5 сегментов. Инструкции см. по полезной ссылке ниже. Вам нужно будет создать эти ведра
   • Входящий
   • Сделать
   • Отложить
   • Делегат
   • Удалить — вам может не понадобиться это ведро, так как вы можете просто «завершать» задачи в планировщике.
   • https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-plan-in-planner-cbbf3772-4fdd-4f49-aa92-dc2203c062d7
5. Скопируйте URL-адрес в браузере, когда план открыт, в блокнот. Это будет выглядеть так: https://tasks. office.com/YourCompany.com/en-US/Home/Planner/#/plantaskboard? groupId=dba5ae63-5ae6-43fa-e63d-a2aa5ae63d37&planId=JTz3WQADU7d9bvzIE20W9JEHFS9i
6. Ключевым элементом того, что вам нужно, будет значение для planId. Сохраните это значение…
   • планИд=JTz3WQADU7d9bvzIE20W9JEHFS9i
   • Это шаг « в случае опасности разбить стекло». Вам это может не понадобиться.

Now Power Automate

1. После входа в Microsoft 365 на главной странице выберите средство запуска приложений в верхней части окна браузера.
2. Выберите плитку Power Automate в средстве запуска приложений или на домашней странице. Примечание. Если вы не видите параметр Power Automate, вам может потребоваться выбрать «Все приложения» или «Исследовать все ваши приложения», чтобы найти его.
3. Теперь мы создадим поток из шаблона. В поле поиска с надписью » » вставьте  Создать задачи планировщика для помеченных сообщений электронной почты в Office 365 Outlook  и нажмите Enter.
4. Выберите тот, который имеет более 1400 пользователей и содержит 5 значков, показанных на рисунке.
5. Вы увидите информацию ниже, выберите «Продолжить»
6. Для вашего потока появится набор задач. Выберите папку электронной почты «Входящие»
7. Прокрутите вниз до компонента «Создать задачу» и там, где находится идентификатор плана, выберите план, который вы создали в пункте 4 «Начать с планировщика» выше. Если ваш план не отображается, в области «Введите пользовательское значение» введите идентификатор плана, сохраненный в пункте 6 «Начать с планировщика» выше.
8. В третьем элементе с надписью «Идентификатор корзины» выберите «Входящие».
9. Нажмите кнопку «Сохранить».
10. В левом верхнем углу вы увидите первое изображение ниже.
11. В правом верхнем углу выберите значок Тест

Поздравляем!! Вы вошли в новый, более продуктивный мир. Просто отправка электронных писем планировщику — это часть вашей системы 4D-тайм-менеджмента.