Негосударственное общеобразовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа

Организационные барьеры коммуникации: 4. Барьеры коммуникаций и пути их преодоления

alexxlab

Содержание

4. Барьеры коммуникаций и пути их преодоления

При изучении данного вопроса студенту следует усвоить, что эффективному коммуникационному процессу препятствуют межличностные и организационные барьеры.

Межличностные барьеры – обусловлены восприятием, семантикой, невербальной информацией, некачественной обратной связью, неумением слушать.

  1. Преграды, обусловленные восприятием – конфликт между сферами компетенции, основами суждения отправителя к получателю. Возникает практически всегда при передаче информации, особенно при коммуникациях между индивидом и группой. Это обусловлено тем, что из всего потока информации люди отбирает лишь данные, привлекающие их внимание. Поэтому эффективными считают те коммуникации, в которых не менее 30% информации уже известно получателям, находится в сфере их компетенции и сформировало у них определенные стереотипы восприятия.

Кроме того, люди по-разному интерпретируют ту именно информацию в зависимости от

накопленного опыта. В частности, опытный работник знает, как решать проблемы, возникающие в производственном процессе, понимает своего руководителя с полуслова. Новичку же придется приложить значительно больше усилий и времени для осмысления ситуации и принятия правильного решения.

Избирательность восприятия в значительной степени зависит от социального статуса собеседников. Как правило, к словам начальника прислушиваются больше, чем к словам подчиненного.

Фактором, обусловливающим выборочное восприятие, является и эмоциональное состояние получателя информации. Эмоциональное возбуждение препятствует нормальному восприятию информации: человек слышит лишь себя, находится в плену собственных чувств и переживаний.

  1. Семантические барьеры. Семантика изучает способы использования слов и их значение. Известно, что слова (символы) различные люди понимают неодинаково, поэтому то, что сообщает кто-то, необязательно также понимает получатель информации.

    Например, руководитель дает задание подчиненному выполнить определенную работу, когда тот освободиться, т.е. он имеет ввиду, что работа не очень срочная, а подчиненный может понять по-другому и отложить действительно важную и срочную работу. Это также касается профессиональных высказываний или слов иностранного происхождения.

  2. Социокультурные отличия отправителя и получателя информации. Проявляются в общении людей различных социальных слоев, наций и вероисповеданий, когда разное значение могут иметь не только слова (в случае несовершенного перевода или использования жаргона), но и жесты, тон, ритуалы, т.е. невербальные символы.

  3. Невербальные преграды. Невербальная информация – это использование любых символов вместо слов (взгляд, выражение лица, жесты, интонация).

  4. Некачественная обратная связь. Как уже говорилось, обратная связь состоит в том, что она дает возможность определить, действительно ли принятое получателем сообщение понимается так, как этого желает отправитель. Некачественная обратная связь не дает возможность это определить. Этим усложняются коммуникации, у отправителя нет уверенности в том, что его сведения правильно поняли.

  5. Неумение слушать. Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить, однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Часто коммуникации неэффективны из-за того, что получатель не может точно воспринять передаваемое сообщение.

Профессор Кит Дэвис приводит 10 правил эффективного слушания.

  1. Перестаньте говорить.

  2. Помогите говорящему раскрепоститься.

  3. Покажите говорящему, что Вы готовы его слушать.

  4. Устраните раздражающие моменты.

  5. Сопереживайте говорящему.

  6. Будьте терпеливы.

  7. Сдерживайте свой характер.

  8. Не допускайте споров или критики.

  9. Задавайте вопросы.

  10. Перестаньте говорить.

Организационные барьеры коммуникаций:

  1. Искажение сообщений. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднения межличностных контактов и сознательно, когда какой-либо работник не согласен с сообщением, тогда он трактует сообщение в своих интересах. Например, имеет место тенденция оповещать руководителей высших уровней только о хорошем. Т.е. подчиненные не информируют руководителя о потенциальной или существующей проблеме, а наоборот сообщают только хорошие новости, так как хотят добиться от него хорошего отношения.

  2. Информационные перегрузки, возникающие вследствие огромных потоков информации.

  3. Неудовлетворительная организационная структура (наличие лишних функциональных подразделений, большое количество уровней управления). Доказано, что чем больше уровней управления имеет предприятие, тем более высока вероятность информационных перегрузок, поскольку каждый следующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Пути совершенствования коммуникационного процесса:

  1. Регулирование информационных потоков. Оптимальным считается такой информационный обмен, при котором передают только ту информацию и в таком объеме, который необходим для обеспечения процесса управления.

  2. Взаимодействие руководителя и подчиненных: короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения проблем, сокращение сроков проведения совещаний, поощрять инициативу работников, стремящихся к контакту с руководителем.

  3. Организация эффективной системы обратной связи: направление руководящих работников в структурные подразделения для обсуждения различных вопросов, анкетирование и опросы работников.

  4. Система сбора предложений:

  • чаще всего такая система реализуется в виде ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Однако этот вариант не слишком эффективен, поскольку работник не знает, рассмотрены его предложения или нет, также отсутствует вознаграждение работников за рационализаторские предложения;

  • частная телефонная сеть по которой работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы;

  • создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес;

  • кружки качества.

  1. Создание и распространение информационных бюллетеней о работе предприятия, финансовых показателях.

  2. Компьютеризация информационного процесса.

Таким образом, коммуникации, как составной элемент технологии менеджмента, должны быть эффективными. Для этого необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать влияние коммуникативных барьеров.

Содержательный модуль 6.

Социальные аспекты и эффективность менеджмента

4. Формы организационных коммуникаций, их барьеры. Менеджмент: конспект лекций

4. Формы организационных коммуникаций, их барьеры

Формы организационных коммуникаций:

1) коммуникация с внешней средой;

2) вертикальные коммуникации в рамках организации;

3) горизонтальные коммуникации внутри организации;

4) неформальные коммуникации;

5) коммуникационные сети.

Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.

Вертикальные коммуникации осуществляются по нисходящей или восходящей формальным линиям между руководителями и подчиненными и могут вовлекать в процесс обмена информацией несколько уровней в организации. По нисходящим коммуникациям передаются сообщения о целях и стратегиях, текущих задачах, новых процедурах и правилах, должностных инструкциях и предстоящих изменениях в организации, обратная связь по результатам деятельности и др. По восходящим коммуникациям поступают сообщения о возникающих проблемах, идеях и предложениях, отчеты о результатах деятельности и другая контрольная информация, жалобы и просьбы и т. д.

Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между разными отделами, подразделениями, находящимися на одном уровне в организации, и между коллегами по работе внутри этих подразделений. Цель этих коммуникаций – координация и кооперация работы взаимосвязанных подразделений, решение проблем внутри отделов, консультирование друг друга. Для согласования работы разных подразделений иногда создаются специальные группы, комитеты, комиссии, назначаются консультанты, создаются матричные структуры, в которых большую роль играют горизонтальные связи.

Неформальные коммуникации не связаны ни с формальными каналами, ни с иерархией в организации. Они возникают спонтанно, не по предписанию руководства, являются случайным обменом информацией между людьми при встрече и соединяют всех сотрудников организации. Существует два типа неформальных каналов: слухи («виноградная лоза») и «выходы в народ». Слухи представляют собой непроверенные сведения, обычно циркулирующие внутри организации (внутренние толки) или во внешней среде организации (внешние толки). Слухи позволяют сотрудникам восполнить информационный вакуум, уточнить решения руководства. Они активизируются, когда в организации происходят перемены, ощущается возбуждение, беспокойство или когда ухудшается экономическая ситуация.

Исследования показывают, что эффективность «виноградной лозы» зависит всего лишь от нескольких человек. В простой цепочке слухов один человек сообщает какие-либо новости многим другим. В кластерной цепочке информацию передают несколько человек. Чем меньше число «передаточных звеньев», тем точнее информация. По меньшей мере, на 75 % слухи являются точными. Поэтому по каналам слухов менеджер может распространить информацию о предстоящих сокращениях персонала, о перемещениях и назначениях, новых ставках заработной платы, предстоящих изменениях в организации. Слухи можно разделить на четыре категории.

Мечты и чаяния. Они отражают желания и надежды тех, кто инициирует возникновение слухов. Это наиболее позитивные слухи, так как они способствуют творчеству со стороны других лиц. Производственные проблемы часто решаются в результате того, что сотрудники выразили пожелание перемен. Такие улучшения иногда повышают эффективность работы некоторых подразделений организации. Хотя тон слухов позитивен, они тем не менее, свидетельствуют об озабоченности работников.

Слухи-«пугала». Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, например в период урезания сметы. В таких случаях работники делятся своими страхами с коллегами. Эти слухи иногда наносят ущерб (например, слух о возможности сокращения штатов) и требуют официального опровержения со стороны руководства.

«Вбивание клиньев». Наиболее агрессивный тип слухов. Они разделяют группы и подрывают лояльность. Такие слухи продиктованы агрессивностью и даже ненавистью. Это негативные слухи, вносящие раскол. Как правило, унизительны для компании или индивида и способны нанести урон репутации других лиц. Примеры таких слухов: кто-то в компании Х сказал, будто эмблема компании У представляет собой знак дьявола; сотрудник рассказал коллегам, что у одного из работников обнаружен СПИД, или о том, что «Луизу, нового менеджера конторы, видели на днях с новым бухгалтером. Они вместе в автомобиле покидали „Motel Six“; „Мэри получила повышение, так как она любовница босса“.

Финальный слух. Это слух о предвидении каких-то действий. Он возникает, когда сотрудники длительное время ожидали наступления событий. Возможно, до этого остался всего один шаг, что усиливает двусмысленность ситуации.

«Выходы в народ» – это такая форма коммуникаций, при которой руководитель даже высшего звена не довольствуется только письменными отчетами своих непосредственных подчиненных, а предпочитает получать информацию о жизнедеятельности компании из «первых рук», из разговоров с рядовыми сотрудниками. Это создает благоприятный климат в коллективе, способствует укреплению восходящих и нисходящих коммуникаций. У менеджера появляется возможность донести до работников свои идеи и ценности и услышать о проблемах, идеях и жалобах, волнующих сотрудников.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Тема 9. Барьеры в общении

Тема 9. Барьеры в общении Единственный способ настраивать людей на энергичную деятельность – это общаться с ними. Ли Якокка Осуждают то, чего не понимают. Квинтилиан Типичная ошибка в оценке процесса общения формулируется так: «Я сказал то, что хотел сказать, он понял

Вопрос 123 Что такое коммуникационные барьеры?

Вопрос 123 Что такое коммуникационные барьеры? Ответ Коммуникационные барьеры представляют собой препятствия в получении информации, передаваемой по каналам коммуникации, и в ее понимании. Существуют барьеры на макро– и микроуровне.К макробарьерам можно отнести

3. Формы межличностных коммуникаций и их барьеры

3. Формы межличностных коммуникаций и их барьеры Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и

4. Формы организационных коммуникаций, их барьеры

4. Формы организационных коммуникаций, их барьеры Формы организационных коммуникаций:1) коммуникация с внешней средой;2) вертикальные коммуникации в рамках организации;3) горизонтальные коммуникации внутри организации;4) неформальные коммуникации;5) коммуникационные

Глава 4 Лимитирующий фактор: реальные и воображаемые барьеры на пути роста

Глава 4 Лимитирующий фактор: реальные и воображаемые барьеры на пути роста …одна из болезней нашего общества – стремление к принятию посредственных решений путем коллективных размышлений, и я не намерен потворствовать развитию этой болезни своим курсом. Из правил

Проникновение/барьеры

Проникновение/барьеры

27. Формы межличностных коммуникаций и их барьеры

27. Формы межличностных коммуникаций и их барьеры Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и

6.10. Практическое упражнение «Коммуникационные барьеры»

6.10. Практическое упражнение «Коммуникационные барьеры» Цель.Овладеть навыками анализа коммуникационных барьеров.Задание.Проанализируйте приведенные в табл. 6.7 помехи при общении. Определите, проявлением какого барьера является каждая из них, и заполните

37.

 ВОСПРИЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ. БАРЬЕРЫ КОММУНИКАЦИИ

37. ВОСПРИЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ. БАРЬЕРЫ КОММУНИКАЦИИ Восприятие информации зависит от: 1. Доверия к информатору, от его компетентности. Один из способов вызвать доверие у аудитории – начать высказывать суждения, с которыми аудитория согласна. Другой способ – быть

Барьеры в организационной коммуникации – исследования и методология

Существует ряд факторов, которые могут иметь негативные последствия для облегчения организационной коммуникации. Эти барьеры включают в себя выбор неправильного средства коммуникации, неправильное использование языка, неправильный тип сообщения, неподходящее оформление сообщения, использование жаргона, эмоциональные барьеры и физические недостатки.

 

 

Неправильный выбор средства связи является одним из наиболее распространенных коммуникативных барьеров. Выбор средства связи должен соответствовать характеру сообщения. Например, давать отрицательный отзыв о каком-либо аспекте работы сотрудника лучше через конструктивное устное общение, а не через письмо или электронное письмо.

 

Неправильное использование языка также может быть указано как одно из основных препятствий для эффективного общения, и это может быть связано с грамматикой, пунктуацией, орфографией и рядом других проблем.

 

Еще одним существенным препятствием для общения может быть неправильный выбор типа сообщения. Сложные поручения сотрудникам необходимо передавать в письменной форме, тогда как межличностные и другие конфликты лучше всего разрешать при устном общении.

 

Неэффективный внешний вид сообщения также может стать коммуникативным барьером в организационных настройках. Неуместный внешний вид сообщения обычно вызван плохой его выразительностью, связанной с читабельностью, светлым шрифтом, пропусками, неэффективной структурой предложения и другими.

В качестве дополнительных причин появления неуместного сообщения можно указать неэффективную организацию мыслей и неправильный выбор слов в речевой коммуникации.

 

Целый ряд случаев и причин использования жаргона может быть связан с общением с людьми из той же отрасли, необдуманным использованием жаргона, попытками произвести впечатление на получателя (получателей) сообщения, отвлечением внимания получателя от определенных фактов и истин и другие.

Попытки отвлечь получателя от незнания отправителем содержания сообщения и готовности «вписаться» в определенную группу могут быть причинами использования жаргонизмов в коммуникациях.

 

Руководители организаций часто недооценивают роль эмоциональных барьеров в общении. Эмоциональные барьеры могут быть связаны с конкретной эмоциональной привязанностью к теме общения, выбором средства коммуникации, отправителем или получателем сообщения.

Эмоциональные барьеры могут вступать в игру независимо от содержания сообщения, так что получатель может по-разному интерпретировать сообщение в зависимости от своего психологического состояния.

Эмоциональные барьеры в общении между руководством и сотрудниками трудно устранить по двум основным причинам. Во-первых, возникновение эмоциональных барьеров тесно связано с темпераментом и личностными чертами и особенностями личности. Поэтому эффективное устранение эмоциональных барьеров требует глубокого изучения личности.

Во-вторых, случаи возникновения эмоциональных барьеров в общении руководства и сотрудников часто остаются незамеченными другими лицами и руководителями более высокого уровня в организации, поэтому сотрудник может молча страдать в течение значительного периода времени со значительными пагубными последствиями как в личном, так и в профессиональном плане.

 

Проблемы со слухом и речью как наиболее распространенные проблемы, связанные с инвалидностью, которые, как правило, создают коммуникативные барьеры.

Масштаб проблемы, связанной с физическими недостатками как коммуникативным барьером в организационных условиях, может увеличиться в будущем в глобальном масштабе в связи с усилением внимания к обеспечению равных возможностей для людей с ограниченными возможностями в качестве важной организационной политики.

Доля этого конкретного типа барьера по сравнению с другими незначительна, однако тема физической инвалидности продолжает оставаться актуальной из-за давления со стороны различных государственных и неправительственных организаций.

 

Организационные барьеры для общения на рабочем месте

Организационные барьеры для эффективной коммуникации

Организация Открывается в новом окне