Негосударственное общеобразовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа

Организационные барьеры коммуникации: 4. Барьеры коммуникаций и пути их преодоления

alexxlab

4. Барьеры коммуникаций и пути их преодоления

При изучении данного вопроса студенту следует усвоить, что эффективному коммуникационному процессу препятствуют межличностные и организационные барьеры.

Межличностные барьеры – обусловлены восприятием, семантикой, невербальной информацией, некачественной обратной связью, неумением слушать.

  1. Преграды, обусловленные восприятием – конфликт между сферами компетенции, основами суждения отправителя к получателю. Возникает практически всегда при передаче информации, особенно при коммуникациях между индивидом и группой. Это обусловлено тем, что из всего потока информации люди отбирает лишь данные, привлекающие их внимание. Поэтому эффективными считают те коммуникации, в которых не менее 30% информации уже известно получателям, находится в сфере их компетенции и сформировало у них определенные стереотипы восприятия.

Кроме того, люди по-разному интерпретируют ту именно информацию в зависимости от

накопленного опыта. В частности, опытный работник знает, как решать проблемы, возникающие в производственном процессе, понимает своего руководителя с полуслова. Новичку же придется приложить значительно больше усилий и времени для осмысления ситуации и принятия правильного решения.

Избирательность восприятия в значительной степени зависит от социального статуса собеседников. Как правило, к словам начальника прислушиваются больше, чем к словам подчиненного.

Фактором, обусловливающим выборочное восприятие, является и эмоциональное состояние получателя информации. Эмоциональное возбуждение препятствует нормальному восприятию информации: человек слышит лишь себя, находится в плену собственных чувств и переживаний.

  1. Семантические барьеры. Семантика изучает способы использования слов и их значение. Известно, что слова (символы) различные люди понимают неодинаково, поэтому то, что сообщает кто-то, необязательно также понимает получатель информации.

    Например, руководитель дает задание подчиненному выполнить определенную работу, когда тот освободиться, т.е. он имеет ввиду, что работа не очень срочная, а подчиненный может понять по-другому и отложить действительно важную и срочную работу. Это также касается профессиональных высказываний или слов иностранного происхождения.

  2. Социокультурные отличия отправителя и получателя информации. Проявляются в общении людей различных социальных слоев, наций и вероисповеданий, когда разное значение могут иметь не только слова (в случае несовершенного перевода или использования жаргона), но и жесты, тон, ритуалы, т.е. невербальные символы.

  3. Невербальные преграды. Невербальная информация – это использование любых символов вместо слов (взгляд, выражение лица, жесты, интонация).

  4. Некачественная обратная связь. Как уже говорилось, обратная связь состоит в том, что она дает возможность определить, действительно ли принятое получателем сообщение понимается так, как этого желает отправитель. Некачественная обратная связь не дает возможность это определить. Этим усложняются коммуникации, у отправителя нет уверенности в том, что его сведения правильно поняли.

  5. Неумение слушать. Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить, однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Часто коммуникации неэффективны из-за того, что получатель не может точно воспринять передаваемое сообщение.

Профессор Кит Дэвис приводит 10 правил эффективного слушания.

  1. Перестаньте говорить.

  2. Помогите говорящему раскрепоститься.

  3. Покажите говорящему, что Вы готовы его слушать.

  4. Устраните раздражающие моменты.

  5. Сопереживайте говорящему.

  6. Будьте терпеливы.

  7. Сдерживайте свой характер.

  8. Не допускайте споров или критики.

  9. Задавайте вопросы.

  10. Перестаньте говорить.

Организационные барьеры коммуникаций:

  1. Искажение сообщений. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднения межличностных контактов и сознательно, когда какой-либо работник не согласен с сообщением, тогда он трактует сообщение в своих интересах. Например, имеет место тенденция оповещать руководителей высших уровней только о хорошем. Т.е. подчиненные не информируют руководителя о потенциальной или существующей проблеме, а наоборот сообщают только хорошие новости, так как хотят добиться от него хорошего отношения.

  2. Информационные перегрузки, возникающие вследствие огромных потоков информации.

  3. Неудовлетворительная организационная структура (наличие лишних функциональных подразделений, большое количество уровней управления). Доказано, что чем больше уровней управления имеет предприятие, тем более высока вероятность информационных перегрузок, поскольку каждый следующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Пути совершенствования коммуникационного процесса:

  1. Регулирование информационных потоков. Оптимальным считается такой информационный обмен, при котором передают только ту информацию и в таком объеме, который необходим для обеспечения процесса управления.

  2. Взаимодействие руководителя и подчиненных: короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения проблем, сокращение сроков проведения совещаний, поощрять инициативу работников, стремящихся к контакту с руководителем.

  3. Организация эффективной системы обратной связи: направление руководящих работников в структурные подразделения для обсуждения различных вопросов, анкетирование и опросы работников.

  4. Система сбора предложений:

  • чаще всего такая система реализуется в виде ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Однако этот вариант не слишком эффективен, поскольку работник не знает, рассмотрены его предложения или нет, также отсутствует вознаграждение работников за рационализаторские предложения;

  • частная телефонная сеть по которой работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы;

  • создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес;

  • кружки качества.

  1. Создание и распространение информационных бюллетеней о работе предприятия, финансовых показателях.

  2. Компьютеризация информационного процесса.

Таким образом, коммуникации, как составной элемент технологии менеджмента, должны быть эффективными. Для этого необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать влияние коммуникативных барьеров.

Содержательный модуль 6.

Социальные аспекты и эффективность менеджмента

Барьеры на пути эффективных коммуникаций — rggusf.ru

Эффективные коммуникации предполагают, что получатель понимает и принимает все, что собирался передать ему отправитель.

Потери при вербальном сообщении показаны на схеме, разработанной П. Мицичем (4.1 ).

Коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения, называются барьерами.

Источники помех могут быть самыми различными (4.2).

Личностные барьеры – коммуникативные помехи, обусловленные личностными характеристиками отправителя или получателя.

Физические барьеры – коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций.

Семантические барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях. К символам общения относят, в частности, слова, действия.

Языковые барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие, языковых различий отправителя и получателя. Обе стороны не только должны знать буквальные значения слов используемого языка, но и интерпретировать их в контексте использования. Так, в большом словаре английского языка приводится более 100 значений слова «round», многие из них существенно различаются.

Одним из проявлений этого барьера выступает внутригрупповой язык. Трудовые, профессиональные и социальные группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп. Он облегчает внутри-групповое общение. Однако при взаимодействии с другими людьми, не входящими в данную группу, и с другими группами его использование может привести к серьезным помехам в общении.

Организационные барьеры – коммуникационные помехи, обусловленные характеристиками любой организации: числом звеньев и ступеней управления, типом взаимосвязей между ними, распределением прав, обязанностей и ответственности в системе управления.

Различие в статусе также может стать барьером на пути коммуникации. Лицо более низкого уровня иерархии может воспринимать различия в статусе как угрозы, что мешает общению и даже прерывает его.

Культурные барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие культурных различий отправителя и получателя, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей. Культурные различия проявляются как при вербальном, так и при невербальном общении.


4.1. Потери информации в процессе передачи сообщения


4.2. Барьеры на пути эффективных коммуникаций

Временные барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации.

Коммуникативные перегрузки препятствуют эффективному общению. Они возникают, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности.

Нежелание делиться информацией. Обладание информацией – один из источников власти. Те, кто располагают эксклюзивной информацией, получают возможность использовать ее для влияния на других людей. Часто такие владельцы не хотят ею делиться, хранят с тем, чтобы использовать в подходящий момент. Владеющие полной информацией могут передать лишь незначительную ее часть, использование которой не дает возможности принять оптимальное решение.

Существуют и другие барьеры на пути эффективных коммуникаций.

Примеры различных коммуникативных барьеров представлены в таблице 7.4.1.

Таблица 7.4.1

Примеры коммуникативных барьеров


Барьеры в организационной коммуникации – исследования и методология

Существует ряд факторов, которые могут иметь негативные последствия для облегчения организационной коммуникации. Эти барьеры включают в себя выбор неправильного средства коммуникации, неправильное использование языка, неправильный тип сообщения, неподходящее оформление сообщения, использование жаргона, эмоциональные барьеры и физические недостатки.

 

 

Неправильный выбор средства связи является одним из наиболее распространенных коммуникативных барьеров. Выбор средства связи должен соответствовать характеру сообщения. Например, давать отрицательный отзыв о каком-либо аспекте работы сотрудника лучше через конструктивное устное общение, а не через письмо или электронное письмо.

 

Неправильное использование языка также может быть указано как одно из основных препятствий для эффективного общения, и это может быть связано с грамматикой, пунктуацией, орфографией и рядом других проблем.

 

Еще одним существенным препятствием для общения может быть неправильный выбор типа сообщения. Сложные поручения сотрудникам необходимо передавать в письменной форме, тогда как межличностные и другие конфликты лучше всего разрешать при устном общении.

 

Неэффективный внешний вид сообщения также может стать коммуникативным барьером в организационных настройках. Неуместный внешний вид сообщения обычно вызван плохой его выразительностью, связанной с читабельностью, светлым шрифтом, пропусками, неэффективной структурой предложения и другими.

В качестве дополнительных причин появления неуместного сообщения можно указать неэффективную организацию мыслей и неправильный выбор слов в речевой коммуникации.

 

Целый ряд случаев и причин использования жаргона может быть связан с общением с людьми из той же отрасли, необдуманным использованием жаргона, попытками произвести впечатление на получателя (получателей) сообщения, отвлечением внимания получателя от определенных фактов и истин и другие.

Попытки отвлечь получателя от незнания отправителем содержания сообщения и готовности «вписаться» в определенную группу могут быть причинами использования жаргонизмов в коммуникациях.

 

Руководители организаций часто недооценивают роль эмоциональных барьеров в общении. Эмоциональные барьеры могут быть связаны с конкретной эмоциональной привязанностью к теме общения, выбором средства коммуникации, отправителем или получателем сообщения.

Эмоциональные барьеры могут вступать в игру независимо от содержания сообщения, так что получатель может по-разному интерпретировать сообщение в зависимости от своего психологического состояния.

Эмоциональные барьеры в общении между руководством и сотрудниками трудно устранить по двум основным причинам. Во-первых, возникновение эмоциональных барьеров тесно связано с темпераментом и личностными чертами и особенностями личности. Поэтому эффективное устранение эмоциональных барьеров требует глубокого изучения личности.

Во-вторых, случаи возникновения эмоциональных барьеров в общении руководства и сотрудников часто остаются незамеченными другими лицами и руководителями более высокого уровня в организации, поэтому сотрудник может молча страдать в течение значительного периода времени со значительными пагубными последствиями как в личном, так и в профессиональном плане.

 

Проблемы со слухом и речью как наиболее распространенные проблемы, связанные с инвалидностью, которые, как правило, создают коммуникативные барьеры.

Масштаб проблемы, связанной с физическими недостатками как коммуникативным барьером в организационных условиях, может увеличиться в будущем в глобальном масштабе в связи с усилением внимания к обеспечению равных возможностей для людей с ограниченными возможностями в качестве важной организационной политики.

Доля этого конкретного типа барьера по сравнению с другими незначительна, однако тема инвалидности продолжает оставаться актуальной из-за давления со стороны различных государственных и неправительственных организаций.

 

Организационные барьеры для общения на рабочем месте

Организация Открывается в новом окне