Что такое личная эффективность и зачем она директору школы?
Фото: Ирина Боровская / Иллюстрация: Юлия Замжицкая
Исследователи говорят: хроническая нехватка времени и сверхурочная работа — факторы риска. Они влекут за собой эмоциональное выгорание у педагогов. Актуальна эта проблема и для руководителей образовательных учреждений. Решение — не «всё успевать», а грамотно распределять ресурсы. Эксперт канала «Школьная команда» Ирина Боровская — доцент, бизнес-тренер, фасилитатор — рассказала, что такое личная эффективность и как директору школы научиться достигать целей с наименьшими затратами.
Личная эффективность: что это и почему важно для директора
Директор школы управляет большим коллективом. Это разновозрастная команда. Каждый ее участник — со своими бэкграундом, навыками и компетенциями. Приходится балансировать между интересами всех и при этом не забывать про требования образовательных стандартов. Задача непростая, поэтому у руководителей рабочий день часто выходит за рамки восьмичасового.
В ежедневнике появляется бесконечный список дел, накапливается общая усталость, и совсем нет свободного времени.
В этих условиях важно развивать устойчивость, уметь бороться со стрессом, использовать все свои сильные стороны, чтобы выбрать правильный путь для себя и для коллектива.
Правильный путь — не работать без устали в режиме 24/7 и все успевать. Если разобраться, в списке могут оказаться ненужные дела, которыми можно вообще не заниматься, или они не работают на стратегические задачи. Гораздо важнее — быть эффективным.
Личная эффективность — это способность человека быстро добиваться результатов и расходовать минимум ресурсов, не теряя при этом в качестве.
Мы не говорим о личной результативности и том, как сделать больше и достигнуть всех целей, мы говорим именно об эффективности.
Работа над личной эффективностью — это отдельный вид деятельности. Не просто «пилить», а остановиться и заточить инструмент — развить новые компетенции.
Дополнительные знания позволят определять верное направление движения, вовлечь весь коллектив и найти свой стиль управления.
Профессиональные менеджеры постоянно «прокачивают» личную эффективность, двигаясь по карьерной траектории. Но директора образовательных организаций нередко постигают азы через практику, личный опыт и «набивание шишек». Это не самый лучший путь.
Как стать эффективным директором
В работе с личной эффективностью нет универсальных инструментов, подходящих всем. Все индивидуально, каждый ориентируется на свои особенности, свой психотип, навыки, наработанный опыт.
Кто-то — авторитарный руководитель, кто-то — более демократичный, кто-то берет экспертизой, кто-то зажигает людей харизмой — у каждого свой стиль работы, свои подходы к сотрудникам. Потому набор практик, повышающих личную эффективность, тоже будет индивидуальным.
В то же время есть общие направления, которые помогут наладить работу.
Самоменеджмент
Личная эффективность напрямую связана с развитием профессиональных управленческих и личностных компетенций.
Грамотное целеполагание и планирование
Необходимо выбрать и сформулировать цель, установить «планку» на правильной высоте, определить пути ее достижения. Задача — расставить приоритеты и рационально использовать ресурсы. Кроме того, понимать свои индивидуальные особенности, черты характера, сильные и слабые стороны, подходы к решению задач, которые у вас срабатывают наилучшим образом. В этом помогут:
- Целеполагание на основе SMART.
Аббревиатура SMART отражает пять критериев, которые используют для формулировки целей: конкретность, измеримость, достижимость, релевантность, ограниченность во времени.
Источник: HRLand
- Каскадирование целей и декомпозицию задач.
Каскадирование предполагает распределение целей на несколько уровней и по отдельным сотрудникам — построение «дерева целей».
Источник: BsStudy
- Учет типа производительности.
Люди делятся на два типа: с линейной производительностью (разбивают задачу на много мелких шагов и последовательно их выполняют) и с рывковой (долго собираются, осмысляют задачу и выдают готовый результат за час до дедлайна). Понимание своего типа и типа сотрудников позволит лучше организовать процессы.
Тайм-менеджмент
Это тоже источник повышения личной эффективности. Времени в сутках тайм-менеджмент не прибавит, но поможет сосредоточиться и не отвлекаться. Техник существует множество, нужно выбрать ту, что подходит именно вам. Например:
- Матрица Эйзенхауэра.
Распределение дел по четырем папкам: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное.
- Принцип девяти дел.
Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. - 4D.
Все дела распределяют по четырем группам: Do (сделать), Delegate (делегировать), Delete (удалить), Delay (отложить).
Коммуникативные навыки
Умение устанавливать и поддерживать контакты, вести переговоры, представлять и защищать свою позицию и т. д.
Некоторые специалисты к сфере личной эффективности относят также имидж, эмоциональный интеллект, управление стрессом, умение учиться — то, что может помочь в достижении целей.
Работа с командой
Команда — это ресурс, от управления которым тоже зависит личная эффективность. Если команды нет, а вместо нее — некая группа людей, которые друг с другом не коммуницируют, то ни руководитель, ни учреждение не преуспеют. Просто не будет запаса энергии и сил, чтобы идти к цели, создавать что-то новое и ценное для участников образовательного процесса: педагогов, учеников, родителей.
Личная эффективность будет снижаться, если руководитель не умеет делегировать. В этом случае дел скапливается слишком много, а ресурсов на их выполнение не хватает.
Передавать полномочия у руководителей не получается по ряду причин:
- он уверен, что сделает работу лучше, и не видит способных сотрудников;
- боится потерять контроль;
- не хочет тратить время на объяснение.
Бывает и так, что сотрудники сами не готовы к принятию новых задач. Опасения руководителя сталкиваются со страхами подчиненных. В итоге: результата нет и времени свободного — тоже.
В свое время с подобной проблемой столкнулась руководитель многопрофильного образовательного центра Ольга Белова:
«Долгое время я была убеждена, что никто не организует новогодние праздники в центре так хорошо, как я. Все приготовления были на мне, а преподаватели просто приходили в день праздничного мероприятия и получали свои роли. Это продолжалось до тех пор, пока я не стала искренне ненавидеть всю новогоднюю подготовку. В результате на один год мы вообще отказались от мероприятий.
Тогда команда поняла, что нужно что-то менять, и следующий Новый год мы готовили все вместе. Кто-то рисовал картинки для квестов, кто-то шил костюмы, другие работали над сценарием и сбором реквизита, а я только управляла этим процессом. Получился отличный праздник, который сплотил команду и показал, что делегирование — это ключ к успеху и развитию».Кроме того, личная эффективность снижается, если руководитель тратит время на избыточный контроль и исправление ошибок сотрудников. Это может произойти, если задача сформулирована неверно или она передана сотруднику, который недостаточно компетентен. Поэтому здесь важно выбрать человека, который готов, может и хочет эту задачу выполнить.
Как достичь командной эффективности
Организовать работу в команде помогают фасилитационные сессии.
Фасилитация (от англ. facilitate — «помогать, облегчать, способствовать») — это способ организовать общение в группе. Фасилитационные инструменты применяются для поиска идей, обмена опытом и лучшими практиками, достижения общего видения и консенсуса, разработки стратегии организации.
Как зачастую проходят рабочие встречи: выступил руководитель, высказался кто-то еще, остальные отмолчались. В результате ни новых идей, ни желания что-то реализовывать. Или наоборот, если тема слишком животрепещущая, то появляется почва для конфликта, где одни эмоции.
Этого можно избежать, если руководитель применяет фасилитационные инструменты. Тогда он сможет выстроить беседу так, чтобы голос каждого был услышан и группа пришла к задуманному результату. Общение будет комфортным, экологичным и результативным, и время не будет потрачено зря.
Освоить новейшие инструменты работы в команде и узнать больше о личной эффективности помогают мероприятия Ассоциации Лидеров Образования.
Это комфортное пространство, где получится пообщаться с экспертами, коллегами, единомышленниками, переосмыслить свою работу и перенять опыт.
На треке про личную эффективность директора образовательных организаций узнают про индивидуальный подход к сотрудникам: как оценивать степень их зрелости и готовности к работе.
Участники отработают навыки делегирования и постановки задач. Освоив их, руководитель станет меньше прикладывать повторных усилий, не будет делать все сам. Это освободит время и избавит от необходимости постоянно думать: как уместить тысячу дел в восьми- или даже 16-часовой рабочий день.
Материалы по теме:
- Чем заняты директора школ в свободное время
- Что нужно знать директору школы о найме сотрудников
Партнерский материал
что это такое и 7 способов ее развить
Мы часто слышим об эффективности сотрудника, управленца или политика. Это связано с их работой, достижением значимых результатов в выбранной профессии. Но стоит ли применять этот же подход к повседневным вопросам? Что такое личная эффективность? Можно ли ее измерить? Как понять, что один человек более эффективен, чем другой? Как развивать личную эффективность? Что для этого нужно? Помогает ли в этом лайф-менеджмент? Поищем ответы вместе.
Что такое личная эффективность?
Личная эффективность — это скорость выполнения человеком конкретных жизненных задач.
Чем быстрее и качественнее кто-то справляется с этими заданиями, тем его личная эффективность выше. Данное понятие не распространяется сугубо на бытовую сферу. Карьерный рост, уровень заработной платы, положение в социуме и многое другое в совокупности формируют качество человеческой жизни.
Каждый из нас сам выбирает те направления, в которых он хочет добиться успеха. Для одних – это семейный уют и благополучие. Для других – профессиональные победы. Для третьих – познание себя и окружающего мира. Поэтому личная эффективность первых, абсолютно не поможет вторым или третьим. От выбранного пути зависят методы, помогающие добиться успеха.
Основной параметр, определяющий личную эффективность в любой сфере жизни – время, потраченное на работу. Чем рациональнее человек использует свое время, тем большей результативностью он отличается. На что еще необходимо обратить внимание, чтобы улучшить свою эффективность, поговорим в следующем разделе.
Пройти тест на темперамент
Как повысить личную эффективность?
Любой навык можно развивать и совершенствовать. Не исключение и результативность человека. Что же помогает ее повысить:
- Грамотная постановка цели;
- Рациональное применение ресурсов;
- Правильная расстановка приоритетов;
- Четкое и поэтапное планирование;
- Сосредоточенность и концентрация внимания;
- Умение делегировать обязанности;
- Навык социализации.
Работоспособность человека, его высокая мотивация и энтузиазм во многом зависит от соблюдения этих семи правил личной эффективности.
1. Грамотная постановка цели.
Целеполагание – важное условие успешного старта. Насколько бы продуктивно не трудился человек, он никогда не добьется успеха при неверно выбранном ориентире движения. Реализация своего призвания и предназначения тесно связаны с правильной постановкой жизненных целей. В этом помогает самоанализ, отказ от навязанных идеалов.
Человек должен сам понять чего он хочет, трудиться именно в этом направлении.
2. Рациональное использование ресурсов.
Личная эффективность зависит от качества выполнения заданий. Чтобы они успешно реализовывались, следует научиться беречь ресурсы, применять только те, которые необходимы. Например, у кого-то есть 50 грн. Надо попасть в учреждение, расположенное в одном километре от него. Такси «съест» всю сумму. На автобусе уйдет 4 грн., а пешком – вообще бесплатно. Если время не поджимает, лучше пройтись на свежем воздухе и сохранить 50 грн, чем непонятно куда поспешить и потерять деньги.
3. Правильная расстановка приоритетов.
Огромная ошибка большинства людей – неумение выбирать верный маршрут среди нескольких. Допустим, какой-то человек, увлекающийся спортом, практически одинаково хорош в беге и плаванье. При этом он посредственный игрок в футбол. Поддавшись идеалам окружающих, он концентрирует свои усилия на игре в мяч, так и не добиваясь в этом успеха. Будучи пловцом или бегуном, он бы уже давно выполнил норматив мастера спорта и, возможно, попал бы в сборную страны.
Пройти тест на тип личности
4. Четкое и поэтапное планирование.
Системность важна в любом виде деятельности, от игры на музыкальном инструменте до политических «гонок». Мало поставить цель и выбрать приоритеты. Не менее важно – четко спланировать, что и когда необходимо сделать. Тут же стоит отметить регулярный контроль, который помогает скорректировать движение в случае, если обстоятельства уводят с выбранного пути.
5. Сосредоточенность и концентрация внимания.
Одна из основных проблем человека. Насколько бы он ни был мотивирован, все равно долго удержать внимание на одном объекте, либо задаче, человек не в силах. Ребенок концентрируется не дольше 7 минут, взрослый человек – до 40 минут. Дальше работоспособность снижается. Если не научиться отдыхать и «перезаряжаться», время работы увеличивается в геометрической прогрессии.
6. Умение делегировать обязанности.
Как ни парадоксально звучит, личная эффективность человека зависит от его умения грамотно перекладывать часть обязанностей на других.
Например, цена рабочего времени дизайнера – $10/ час. Супруга просит отвезти ее в торговый центр за покупками. Вызвать такси туда и обратно обойдется примерно в $5 с простоем. Если он делегирует эту обязанность таксисту, то сэкономит минимум половину своего дохода. Если же повезет сам – потеряет $10 грн или даже больше. Простое правило делегирования – «Если поручив свои обязанности другому, сможешь добиться большего – сделай это».
7. Навык социализации.
Поскольку люди живут не на необитаемом острове, то личная эффективность каждого зависит от умения выстраивать социальные связи. Это направление углубленно разрабатывается в рамках нетворкинга – учения о построении долгосрочных деловых связей. Люди, которые научились рационально применять навык социализации, способны намного быстрее выполнять поставленные задачи, подыскивая необходимых исполнителей или консультантов.
Важность личной эффективности способствовала развитию целого направления под названием лайф-менеджмент.
Что это такое узнаем дальше.
Что такое лайф-менеджмент?
Лайф-менеджмент — это комплекс рекомендаций по увеличению личной результативности человека. Данное направление граничит с психологией, коучингом, бизнес-тренингами и т.п. В первую очередь, лайф-менеджмент полезен отдельным людям, поскольку помогает им найти свое призвание и предназначение. Многие работодатели побаиваются подобных тренингов, поскольку есть вероятность, что сотрудники пересмотрят свои жизненные цели и сменят место работы. В этом заключается главный минус индивидуального лайф-менеджмента – угроза для целостности коллектива.
С другой стороны, названный подход позволяет заранее вывести из числа сотрудников случайных людей, которым все равно не по пути. Кроме этого, лайф-менеджмент повышает личную эффективность сотрудников, помогая им занять то место в коллективе, которое им подходит, что значительно повышает их работоспособность, укрепляет преданность идеалам фирмы.
Эффективность применения лайф-менеджмента в бизнес-структурах подтверждена японским учением Кайдзен, которое стимулирует личное и профессиональное совершенствование человека.
Эта методика, зародившись в послевоенной Японии, помогла многим предприятиям быстро восстановить свои силы после международного катаклизма.
Помимо целеполагания, планирования и расстановки приоритетов, лайф-менеджмент больше внимания уделяет саморазвитию, мотивации, умению отдыхать и восстанавливать силы, гармоничному развитию. Все вместе позволяет повысить личную эффективность, помочь человеку в понимании его истинной природы.
Личная эффективность – не абстрактное понятие, а конкретные факторы, позволяющие человеку добиваться успеха. Помогает разобраться в себе технология, под названием лайф-менеджмент. Она использует приемы, оптимизирующие деятельность человека. Этот подход дает возможность добиваться поставленных целей с незначительными затратами ресурсов.
Пройти тест на психологический возраст
Личная эффективность | Навыки личной эффективности и продуктивности
Главная / Модули повышения квалификации / Бизнес / Навыки, необходимые для личной эффективности и продуктивности
Навыки, необходимые для личной эффективности и продуктивности
Обзор
Повышение продуктивности и эффективности на работе — это не операция на головном мозге, а это требует более осознанного управления временем.
Личная эффективность означает справляться с задачами в соответствии с системой, не испытывая стресса и не имея рабочего баланса, и никогда не быть перегруженным работой из-за того, что она откладывается или может достигать долгосрочных целей, а не сосредотачиваться только на одном дне. дневные цели. Фактически это скорость человека, которая помогает достигать цели при определенных условиях, с определенным качеством и оптимальной стоимостью.
Личная продуктивность — это выполнение различных задач, которые приближают вас к достижению ваших целей, привносят баланс и легкость в вашу жизнь.
В центре внимания этого блока изучение личной эффективности и развитие правильного отношения, включая взгляд на различия между тайм-менеджментом и личной продуктивностью.
В нем также описываются методы создания заявления о личном видении, как определять мечты и как ставить цели.
.
Цели
После завершения этого курса слушатели смогут:
- Определить, что такое личная эффективность, какие наборы навыков могут улучшить личную
- производительность, и какие отношения мы должны развивать
- Объясните, почему многозадачность — это миф
- Опишите, какую роль долгосрочные цели играют в краткосрочной эффективности
- Поделитесь личным видением и разработайте на его основе мечты и цели
Содержание программы
Темы:
- Понимание личной эффективности
- Тайм-менеджмент и личная продуктивность
- Развитие правильного отношения
- Создание заявления о личном видении
- Определение мечты и постановка целей
Целевая аудитория
Предварительные требования
Это отдельный курс, не требующий предварительных знаний.
Обзор
- Участники:8 — 400
- Продолжительность: 2-3 часа
- Участие:Только совместное
Основные преимущества
| Курс в QLS | |
|---|---|
| Метод исследования | |
| Продолжительность курса | |
| Дата начала | |
| Награждающий орган |
Полная стоимость: 120 фунтов стерлингов
Скидка: 96 фунтов стерлингов
Заплатите сегодня: £ 24
Подать заявку сейчас
Полная оплата
Получите скидку 96 фунтов стерлингов Заплатите сегодня 24 фунта стерлингов
Личная эффективность на работе у вас под рукой
Нет никаких сомнений в том, что развитие навыков тайм-менеджмента и эффективности имеет решающее значение для карьерного роста.
Люди, которые продвигаются вперед и в конечном итоге занимают руководящие должности , а также возможности с более высоким доходом, — это те, кто неоднократно демонстрировал способность работать с более высокой производительностью без дополнительных ресурсов. Короче говоря, они работают умнее, а не усерднее.
Однако эффективность в работе не является врожденным навыком. Она может развиваться быстрее у тех, кто от природы более организован, но даже жесткие конструкционисты-трудоголики могут отстать или застрять в карьерной колеи. Так в чем именно разница? Во многом проблема связана с тем, как человек управляет временем, сроками, доступными ресурсами и творчеством. В идеале человек хочет получить репутацию человека, готового решать проблемы, а не человека, который работает дольше всех в течение дня. Итак, вот несколько важнейших советов, которым может следовать каждый, и, вероятно, очень быстро увидите большие положительные изменения:
1. Используйте технологии в своих интересах.
Доступно множество технических инструментов, и многие другие только для мобильных устройств. Тем не менее, не новейший дизайн программного обеспечения или самый большой программный пакет, который у вас есть, имеет значение в эффективности; это то, как используется инструмент. Один из самых простых в использовании инструментов, который дает наибольшую отдачу от затраченных средств, — это базовая многоуровневая система календаря, которая синхронизируется со всеми устройствами. Цель здесь состоит в том, чтобы как можно лучше наметить каждую задачу, крайний срок, обязанность и желание сделать. Раскрасьте их, чтобы они также были разделены. Размещая всю эту информацию в календаре, вы освобождаете свой разум, чтобы думать о текущих задачах. Затем, быстро взглянув на текущий календарь на день, неделю и месяц, вы точно знаете, где вы находитесь, что нужно сделать дальше и что скоро появится в процессе. Половина успеха в соблюдении сроков просто организована так, чтобы справиться со всем быстро, в достаточном количестве и вовремя.
2. Делегируйте все, что можете.
Это сложный вариант для тех, кто любит все контролировать или чувствовать ответственность за все. Дело в том, что один человек не может выполнять всю работу и каждую деталь. Умные менеджеры и самые успешные работники делегируют все, что могут, кому-то другому, в идеале — ответственному человеку, который сделает это. Это снимает с вас работу, но все равно выполняется к сроку, и вы получаете за это признание.
3. Не попадитесь в ад электронной почты/текстовых сообщений.
Электронная почта не существовала, когда Данте написал литературное произведение «Божественная комедия », подробно описывающее разные уровни ада с уникальными наказаниями для разных типов грешников. Тем не менее, электронная почта явно была задумана как ад для менеджера и офисного работника. Если вы застрянете в положении, в котором много общения, вы легко увидите 50 электронных писем в день, а текстовые сообщения еще хуже.
Не позволяйте этому коммуникативному монстру завладеть вашим днем. Назначьте определенное время, может быть, полчаса или час, чтобы отвечать на все электронные письма и текстовые сообщения. После этого следите только за критически важными заметками и игнорируйте остальные до следующего запланированного времени проверки. Вы выполняете свою работу и перестаете тратить время на чужие проблемы.
4. Старайтесь не втягиваться в пустую трату времени.
Это никогда не подведет: как только вы начинаете браться за проект, коллега появляется в вашем подъезде и хочет поговорить о своем проекте или проблеме. Не попадайтесь на удочку. Подобные разговоры и встречи без четкой повестки дня отнимают много времени, и на них вы теряете драгоценные часы. Некоторые из них неизбежны, поэтому возьмите свою работу с собой, выполняя свои важные задачи, как можете, не грубя. Никто не обвинит вас в многозадачности, но просто обратите внимание на встречу и не отключайтесь. Что касается остальных, избегайте их, как чумы.