Персональная эффективность это: Что такое личная эффективность и зачем она директору школы?

Что такое личная эффективность и зачем она директору школы?

Фото: Ирина Боровская / Иллюстрация: Юлия Замжицкая

Исследователи говорят: хроническая нехватка времени и сверхурочная работа — факторы риска. Они влекут за собой эмоциональное выгорание у педагогов. Актуальна эта проблема и для руководителей образовательных учреждений. Решение — не «всё успевать», а грамотно распределять ресурсы. Эксперт канала «Школьная команда» Ирина Боровская — доцент, бизнес-тренер, фасилитатор — рассказала, что такое личная эффективность и как директору школы научиться достигать целей с наименьшими затратами.

Личная эффективность: что это и почему важно для директора 

Директор школы управляет большим коллективом. Это разновозрастная команда. Каждый ее участник — со своими бэкграундом, навыками и компетенциями. Приходится балансировать между интересами всех и при этом не забывать про требования образовательных стандартов. Задача непростая, поэтому у руководителей рабочий день часто выходит за рамки восьмичасового. В ежедневнике появляется бесконечный список дел, накапливается общая усталость, и совсем нет свободного времени. 

В этих условиях важно развивать устойчивость, уметь бороться со стрессом, использовать все свои сильные стороны, чтобы выбрать правильный путь для себя и для коллектива.

Правильный путь — не работать без устали в режиме 24/7 и все успевать. Если разобраться, в списке могут оказаться ненужные дела, которыми можно вообще не заниматься, или они не работают на стратегические задачи. Гораздо важнее — быть эффективным. 

Личная эффективность — это способность человека быстро добиваться результатов и расходовать минимум ресурсов, не теряя при этом в качестве. 

Мы не говорим о личной результативности и том, как сделать больше и достигнуть всех целей, мы говорим именно об эффективности. 

Работа над личной эффективностью — это отдельный вид деятельности. Не просто «пилить», а остановиться и заточить инструмент — развить новые компетенции. Дополнительные знания позволят определять верное направление движения, вовлечь весь коллектив и найти свой стиль управления. 

Профессиональные менеджеры постоянно «прокачивают» личную эффективность, двигаясь по карьерной траектории. Но директора образовательных организаций нередко постигают азы через практику, личный опыт и «набивание шишек». Это не самый лучший путь. 

Как стать эффективным директором

В работе с личной эффективностью нет универсальных инструментов, подходящих всем. Все индивидуально, каждый ориентируется на свои особенности, свой психотип, навыки, наработанный опыт. 

Кто-то — авторитарный руководитель, кто-то — более демократичный, кто-то берет экспертизой, кто-то зажигает людей харизмой — у каждого свой стиль работы, свои подходы к сотрудникам. Потому набор практик, повышающих личную эффективность, тоже будет индивидуальным. 

В то же время есть общие направления, которые помогут наладить работу. 

Самоменеджмент 

Личная эффективность напрямую связана с развитием профессиональных управленческих и личностных компетенций.

Грамотное целеполагание и планирование

Необходимо выбрать и сформулировать цель, установить «планку» на правильной высоте, определить пути ее достижения. Задача — расставить приоритеты и рационально использовать ресурсы. Кроме того, понимать свои индивидуальные особенности, черты характера, сильные и слабые стороны, подходы к решению задач, которые у вас срабатывают наилучшим образом. В этом помогут:

• Целеполагание на основе SMART.
  Аббревиатура SMART отражает пять критериев, которые используют для формулировки целей: конкретность, измеримость, достижимость, релевантность, ограниченность во времени.

Источник: HRLand

• Каскадирование целей и декомпозицию задач.
  Каскадирование предполагает распределение целей на несколько уровней и по отдельным сотрудникам — построение «дерева целей».

Источник: BsStudy

• Учет типа производительности.
  Люди делятся на два типа: с линейной производительностью (разбивают задачу на много мелких шагов и последовательно их выполняют) и с рывковой (долго собираются, осмысляют задачу и выдают готовый результат за час до дедлайна). Понимание своего типа и типа сотрудников позволит лучше организовать процессы. 

Тайм-менеджмент

Это тоже источник повышения личной эффективности. Времени в сутках тайм-менеджмент не прибавит, но поможет сосредоточиться и не отвлекаться. Техник существует множество, нужно выбрать ту, что подходит именно вам. Например:

• Матрица Эйзенхауэра.
  Распределение дел по четырем папкам: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное.

• Принцип девяти дел. 
  Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. 
• 4D.
  Все дела распределяют по четырем группам: Do (сделать), Delegate (делегировать), Delete (удалить), Delay (отложить).

Коммуникативные навыки

Умение устанавливать и поддерживать контакты, вести переговоры, представлять и защищать свою позицию и т. д. 

Некоторые специалисты к сфере личной эффективности относят также имидж, эмоциональный интеллект, управление стрессом, умение учиться — то, что может помочь в достижении целей.

Работа с командой

Команда — это ресурс, от управления которым тоже зависит личная эффективность. Если команды нет, а вместо нее — некая группа людей, которые друг с другом не коммуницируют, то ни руководитель, ни учреждение не преуспеют. Просто не будет запаса энергии и сил, чтобы идти к цели, создавать что-то новое и ценное для участников образовательного процесса: педагогов, учеников, родителей.

Личная эффективность будет снижаться, если руководитель не умеет делегировать. В этом случае дел скапливается слишком много, а ресурсов на их выполнение не хватает. Передавать полномочия у руководителей не получается по ряду причин: 

• он уверен, что сделает работу лучше, и не видит способных сотрудников; 
• боится потерять контроль;
• не хочет тратить время на объяснение. 

Бывает и так, что сотрудники сами не готовы к принятию новых задач. Опасения руководителя сталкиваются со страхами подчиненных. В итоге: результата нет и времени свободного — тоже. 

В свое время с подобной проблемой столкнулась руководитель многопрофильного образовательного центра Ольга Белова:

«Долгое время я была убеждена, что никто не организует новогодние праздники в центре так хорошо, как я. Все приготовления были на мне, а преподаватели просто приходили в день праздничного мероприятия и получали свои роли. Это продолжалось до тех пор, пока я не стала искренне ненавидеть всю новогоднюю подготовку. В результате на один год мы вообще отказались от мероприятий. Тогда команда поняла, что нужно что-то менять, и следующий Новый год мы готовили все вместе. Кто-то рисовал картинки для квестов, кто-то шил костюмы, другие работали над сценарием и сбором реквизита, а я только управляла этим процессом. Получился отличный праздник, который сплотил команду и показал, что делегирование — это ключ к успеху и развитию».

Кроме того, личная эффективность снижается, если руководитель тратит время на избыточный контроль и исправление ошибок сотрудников. Это может произойти, если задача сформулирована неверно или она передана сотруднику, который недостаточно компетентен. Поэтому здесь важно выбрать человека, который готов, может и хочет эту задачу выполнить.

Как достичь командной эффективности

Организовать работу в команде помогают фасилитационные сессии.

Фасилитация (от англ. facilitate — «помогать, облегчать, способствовать») — это способ организовать общение в группе. Фасилитационные инструменты применяются для поиска идей, обмена опытом и лучшими практиками, достижения общего видения и консенсуса, разработки стратегии организации. Их используют на креативных или стратегических сессиях и при проведении совещаний. 

Как зачастую проходят рабочие встречи: выступил руководитель, высказался кто-то еще, остальные отмолчались. В результате ни новых идей, ни желания что-то реализовывать. Или наоборот, если тема слишком животрепещущая, то появляется почва для конфликта, где одни эмоции. 

Этого можно избежать, если руководитель применяет фасилитационные инструменты. Тогда он сможет выстроить беседу так, чтобы голос каждого был услышан и группа пришла к задуманному результату. Общение будет комфортным, экологичным и результативным, и время не будет потрачено зря. 

Освоить новейшие инструменты работы в команде и узнать больше о личной эффективности помогают мероприятия Ассоциации Лидеров Образования. 

Это комфортное пространство, где получится пообщаться с экспертами, коллегами, единомышленниками, переосмыслить свою работу и перенять опыт. 

На треке про личную эффективность директора образовательных организаций узнают про индивидуальный подход к сотрудникам: как оценивать степень их зрелости и готовности к работе.

Участники отработают навыки делегирования и постановки задач. Освоив их, руководитель станет меньше прикладывать повторных усилий, не будет делать все сам. Это освободит время и избавит от необходимости постоянно думать: как уместить тысячу дел в восьми- или даже 16-часовой рабочий день.

---

Материалы по теме:

• Чем заняты директора школ в свободное время
• Что нужно знать директору школы о найме сотрудников

---

Партнерский материал

Полезные советы: как добиться высокой личной эффективности

Личная эффективность – умение быстро и эффективно справляться со своей задачей, способность, используя минимальные личные ресурсы, достигать высоких результатов.

Личная эффективность включает умение:

• ставить конкретные цели;
• оптимально распределять время и физиологические ресурсы на достижение поставленных целей;
• взаимодействовать с другими людьми.

Личная эффективность (ЛЭ) подразумевает постановку и выполнение целей, приносящих пользу себе. Под целями и задачами понимается любая деятельность. Это может быть квартальный отчет, повышение спортивного показателя, выполнение домашних дел, изучение иностранного языка и т. д.

В этом ее главное отличие от эффективности профессиональной, нацеленной на быстрое и качественное выполнение задач, приносящих пользу другим людям.

ЛЭ – это также способность к высокой самоорганизации, влияющей на качество и скорость выполнения работы, умение полностью сконцентрироваться на текущем процессе, оптимальное распределение времени между выполнением дел, саморазвитием, отдыхом, хобби и общением с семьей.

В результате исключается пустая трата времени, сохраняется высокая работоспособность, а высокоорганизованные люди более успешны, влиятельны и богаты. Люди с высокой ЛЭ менее подвержены стрессам, апатии, депрессивным состояниям. Они реже болеют, рационально используют свое время, таланты, знания, энергию, деньги.

Кому необходима высокая личная эффективность

ЛЭ требуется всем: от школьника и домохозяйки до руководителя компании. Говорить о личной эффективности можно только тогда, когда человек имеет четко поставленные цели и занимается конкретной деятельностью.

Особенно важна ЛЭ для следующих категорий граждан.

• Руководители компаний, менеджеры высшего звена, бизнесмены. Именно эти люди в условиях жестких временных рамок должны принимать важные решения и выполнять большой объем работы.
• Фрилансеры. Работа вне офиса имеет ряд преимуществ, но и таит больше соблазнов: поспать лишний час, перекусить, продлить прогулку, поболтать с соседкой, «минутку» посидеть в соцсети… Без ЛЭ продуктивность фрилансера, как и его заработок, сводится на нет.
• Учащиеся (школьники, студенты, все, кто проходит профессиональную переподготовку или повышает квалификацию, особенно при заочном и дистанционном обучении). Учебный процесс приносит пользу, когда он хорошо организован, а ученик полностью погружен в изучаемый предмет, сосредоточен и ни на что постороннее не отвлекается.
• Все, кто занимает саморазвитием и самообразованием. Также важно составить определенный график, придерживаться его, фиксировать и анализировать свой прогресс.
• Домохозяйки. Как это ни странно, но женщинам, выбирающим в качестве основой деятельности заботу о семье и доме, просто необходима ЛЭ. Только в этом случае ведение домашнего хозяйства не превратится в «день сурка», а домашние дела – в надоевшую рутину. Только правильно организовав свою деятельность, домохозяйка сможет успевать выполнять все необходимые дела, уделять внимание домочадцам и достаточное количество времени отводить на саморазвитие, хобби и отдых.

ЛЭ требует знаний, умений, силы воли, самодисциплины и капельки таланта, но главное – вера в себя и собственный успех.

Анализ текущей деятельности

Начинать развивать или повышать ЛЭ стоит с анализа своей ежедневной деятельности. В течение недели или двух через каждые 4 часа честно фиксируйте все, чем вы занимались в этот промежуток времени.

Составьте таблицу в блокноте, электронном органайзере или Excel, в которую честно вносите все ваши действия, включая перекуры, посторонние звонки и разговоры, незапланированные перекусы, поиск рецептов для семейного ужина, который состоится на будущей неделе, и т. д.

В конце недели составьте диаграмму, наглядно показывающую, сколько времени вы потратили впустую, сколько времени провели с пользой для себя, а сколько времени потратили на то, что выполняли чужую работу.

Рациональное планирование

Рациональному планированию необходимо обучаться. Полезно изучить тайм-менеджмент. Можно посетить семинары или прочить специальные книги (Алан Лайкен «Искусство успевать», Л. Дж. Палладино «Максимальная концентрация», Ричард Кох «Принцип 80/20» и др.).

Основные принципы управления временем следующие.

• Составьте список дел на неделю, выберите наиболее важные и срочные. Распределите их на каждый рабочий день из расчета 1-2 дела в день.
• Выпишите менее важные и сложные дела на неделю. Подумайте, что из списка не является ни важным делом, ни вашей обязанностью и не принесет вам никакой пользы. Вычеркните эти дела и забудьте о них.
• Остальные распределите их по 3-5 дел на каждый рабочий день.
• С учетом выписанных дел составьте график работы, отведя самым важным и сложным задачам наиболее продуктивные часы, когда ваша умственная активность на пике. А вот ответить на письма (если это только не ваша прямая обязанность) можно в часы физиологического спада, когда работа почти не продвигается.
• Не планируйте слишком много дел, вы все равно не успеете. 4-7 вполне достаточно.
• Придерживайтесь правила: закончил одно дело – взялся за следующее. Мультизадачность не экономит время, а утомляет и снижает продуктивность. Даже если вам успешно удается делать несколько дел сразу, такой напряженный ритм быстро приводит к переутомлению и состоянию, когда вообще ничего не хочется делать.
• Если вам предстоит выполнить большой проект, разделите его выполнение на этапы – маленькие задачи – и выполняйте их последовательно. Так вам легче будет работать и контролировать себя.
• Учитесь укладываться во временные рамки. Устанавливайте дедлайны для каждой, даже мелкой задачки на день.
• Научитесь правильно взаимодействовать со своим окружением. Отказаться выполнить чужую работу или объяснить человеку, что вы заняты и не можете уделить ему время, – это нормально. Так вы рационально используете свою жизнь.
• Отключите ненужные средства связи: мессенджеры, соцсети и пр. В рабочие часы общения с друзьями и близкими быть не должно. Купите 2 SIM-карты – рабочую и личную. Отключайте личную во время работы.
• Вернитесь в настоящее. Многие пребывают в прошлом и будущем (в мечтах) и почти не живут в настоящем. Воспоминания о прошлом и мечты мешают работе. Сфокусируйтесь на том, чем вы заняты здесь и сейчас.

Поставьте цели и обоснуйте каждую

Чтобы быть эффективным, нужно осознавать, зачем вам это нужно; чтобы качественно что-то делать, надо понимать, какие плоды это принесет. Поэтому вам нужны четко сформулированные и обоснованные цели.

Сперва напишите ваши желания и мечты – все, которые у вас есть. Выделите из списка наиболее значимые, способные качественно повлиять на вашу жизнь (шуба и туфли из новой коллекции не годятся). Например, вы хотите получить ученую степень по биологии. Обоснуйте, для чего вам это нужно, как ваша жизнь измениться после ее получения, что она вам даст.

Так пропишите для каждой цели. Далее установите временные рамки. Пошагово напишите, что вам нужно сделать, чтобы достигнуть цели. Например, вы мечтаете сдать норматив мастера спорта по плаванию, но плаваете на уровне любителя. Пропишите, что вы должны сделать, чтобы подготовиться к сдаче норматива. Сколько времени и средств у вас уйдет. Что вы получите в итоге (повысите самооценку, укрепите здоровье и т. д.).

Обдумайте целесообразность каждого желания. От некоторых вы откажетесь сами, другие скорректируйте, третьи останутся в первоначальном варианте. Далее определите последовательность достижения целей и включите шаги к ближайшей из них в ваш график. Записывайте свои успехи. В этом случае мотивация всегда будет перед глазами.

Заботьтесь о своем здоровье

Достижение любой цели имеет смысл только тогда, когда вы в состоянии наслаждаться результатом, поэтому полноценно отдыхайте.

Регулярно выделяйте часы лично для себя – это время, которое нужно проводить в уединении, восстанавливая свои силы, отдыхая от работы и вашего окружения. Вы можете погулять в парке, принять ванную, помедитировать, заняться йогой или любимым делом. Исключите в эти моменты любые средства связи и личное общение с людьми.

Питайтесь регулярно и полезно. Если у вас есть планы, вам необходима энергия для их осуществления. Избегайте изнуряющих диет, пищевого мусора (чипсы, снеки и пр.) и химии (газировки, энергетики), фастфуда, особенно в напряженные периоды на работе.

Гуляйте на свежем воздухе, спите с приоткрытым окном, выполняйте физические упражнения, но избегайте тяжелых, утомительных тренировок и тех видов физической активности, которые вам не нравятся. Подберите то, что вам по душе.

Обеспечивайте себе полноценный, комфортный, непрерывный сон в прохладном, проветриваемом, затемненном помещении. Никаких сотовых под подушкой, ночников и телевизоров. Ваш мозг должен отдыхать.

Сила воли и самодисциплина

Заставьте себя делать то, что нужно, а не то, что легко, но бесполезно. Составив режим труда и отдыха, вы должны его соблюдать. Никаких «5 минут» на соцсети или «только досмотрю ролик»! Если по графику сейчас положено работать – садитесь и работайте. Если по графику тренировка – собирайте и идите тренируйтесь. Кстати, на каждую тренировку также пишется план и ведется отдельный тренировочный дневник, куда заносят свои результаты достижения. Так что прийти в спортзал и обсуждать с приятельницей последнюю серию мелодрамы – не вариант.

Со временем у вас на физическом уровне выработается привычка выполнять те или иные действия в заданное время.

Найдите себя

Большинство людей ненавидят свою работу, бездельничают на рабочем месте, делают дела как «из-под палки» потому, что они не нашли себя и занимаются не свои делом. Если вы из числа этих несчастных, обратитесь к методикам поиска своей профессии, цели в жизни, талантов и наклонностей. Это возможно сделать самостоятельно и/или с помощью специалистов.

Разделяйте и властвуйте

Каким бы трудолюбивым и эффективным вы ни были, вы не в силах объять необъятное. Переложите часть второстепенных или менее сложных дел на подчиненных или помощников. Так у вас будет время на решение важных вопросов, и вы будете меньше уставать, следовательно, повысите свою эффективность.

Читайте также:

Пять правил личной эффективности для владельцев и менеджеров бизнеса

Генеральный директор и основатель  QA Madness , контролирующий технологические стартапы и бизнес-процессы опытных игроков и обеспечение качества программного обеспечения по всему миру.

getty

Я ненавижу тратить время на то, что в долгосрочной перспективе кажется малоценным. Я считаю, что каждое деловое действие должно иметь предысторию (зачем я этим занимаюсь?) и быть частью более широкой картины (какую пользу это принесет компании?). Другими словами, когда дело доходит до деловых дел, каждое ваше действие должно иметь цель. Поэтому, когда я вижу, как люди вкладывают свое время и ресурсы в процессы и действия, не понимая их ценности, я прихожу в замешательство.

Иногда менеджеры механически выполняют рутинные задачи, даже если пришло время делегировать эти обязанности и вместо этого сосредоточиться на стратегических областях. Наверное, поэтому истории о владельцах бизнеса и топ-менеджерах, застрявших в повседневных делах и борющихся с личной эффективностью, довольно распространены. Хорошая новость в том, что выход есть. Как только человек проанализирует свой пул задач и правильно расставит приоритеты, он сможет повысить эффективность. Соблюдение приведенных ниже правил поможет запустить этот процесс.

1. Не ищите лишнего времени. Вместо этого решите, какие действия не учитывать.

Если вам кажется, что вам постоянно не хватает времени, не желайте волшебного способа продлить день. Вместо этого решите, какие из ваших задач больше не стоят того, чтобы их делать. Работа ради процесса не приносит пользы бизнесу. Наоборот, подход, ориентированный на результат, поможет вам лучше понять, как организовать процесс с наименьшими усилиями.

Для этого необходимо четко видеть пункт назначения и понимать, куда движется компания и чего она должна достичь. Имея это в виду, вы сможете ставить реалистичные и измеримые цели и определять необходимые средства для их достижения.

БОЛЬШЕ ДЛЯ ВАС

2. Нанимайте надежных людей и научитесь делегировать полномочия.

Вместо того, чтобы пытаться выяснить, как найти время для того или иного дела, спросите себя, кто еще может выполнить эту задачу. Тем не менее, людям часто бывает сложно делегировать свои обязанности. Некоторые менеджеры считают, что они единственные, кто может справиться с конкретным заданием. В таких случаях решение простое: если ни один специалист не может вам помочь, пора нанять нового человека. В противном случае вы имеете дело с ненужным переосмыслением.

Другим может просто не хватить уверенности, чтобы поручить важные задачи кому-то еще, потому что они не знают, как проверить результат. Чтобы справиться с этим, поставьте перед собой четкую цель, убедитесь, что человек понимает, чего вы от него ожидаете, и установите измеримые показатели его выполнения.

3. Ориентируйтесь на результат, а не на количество выполненных задач.

Эффективность измеряется не количеством выполненных дел; она измеряется результатами, которые приносят действия. Иначе говоря, менеджер не должен регулярно заниматься повседневными делами. Они не должны быть экспертами во всем, пытаясь одновременно участвовать и контролировать маркетинг, продажи, подбор персонала и так далее. Вместо того, чтобы становиться мастером на все руки, менеджер должен собрать команду, в которой каждый член специализируется в определенной нише и отвечает за ту часть, которую он делает лучше всего.

При этом менеджеры могут участвовать в повседневных операциях в исключительных случаях, таких как:

• Если есть необходимость пересмотреть работу определенного человека, команды или отдела, обновить или уточнить их цели, и скорректировать круг задач.

• Группа занимается сложным или противоречивым делом, и ключевое лицо, принимающее решения, утверждает окончательное решение.

В остальное время ответственное лицо должно ставить четкие задачи и предоставлять необходимые ресурсы для бесперебойной работы процессов.

4. На некоторое время нажмите паузу.

Сначала эта идея может показаться непоследовательной. Однако, если вы отказываетесь от перерыва, эффективность снижается. Не пытайтесь придумывать идеи и улучшения, пока вы заняты другими процессами. Мы уже знаем, что многозадачность на практике не работает. Поэтому я считаю крайне важным выделять время именно на размышления. Находите время для анализа и размышлений, даже когда вы завалены работой (точнее, , особенно , когда вы перегружены работой). Не торопитесь, чтобы ответить на следующие вопросы:

• Куда движется ваша компания? Каковы ваши бизнес-цели?

• Какие действия необходимо предпринять для достижения этих целей?

• Какие процессы соответствуют бизнес-целям?

• Что мешает работе и требует корректировок?

• Какие ресурсы вам нужны, чтобы инициировать изменения?

Задачи накапливаются. Если вы решите проанализировать ситуацию и внести изменения после того, как закончите с текущим кругом обязанностей, список дел будет расти. Вы рискуете отложить оптимизацию до тех пор, пока ситуация не выйдет из-под контроля.

5. Признайте, что эффективность заключается не в том, чтобы делать больше.

Эффективность — это способ достижения поставленных целей за счет минимально возможного объема работы. Ощущение, что в сутках не хватает часов для выполнения всех ваших задач, — это первый признак того, что вам нужны перемены. В этом случае имеет смысл пересмотреть бизнес-процессы компании в отношении эффективности и найти слабые места. Это может быть устаревшее программное обеспечение, отсутствие автоматизации рутинных процессов, необходимость перегруппировки команды или что-то еще, что вызывает проблемы. Обнаружить уязвимости и найти исправления. В конечном итоге такая оптимизация позволит делать меньше, повышая эффективность компании.

Подводя итоги

Владелец бизнеса, руководитель группы и любой другой человек, отвечающий за бизнес-процессы, должен взглянуть на то, как развивается компания, с высоты птичьего полета. Даже если вам нравится заниматься повседневными операциями, на данном этапе это не ваши обязанности. Продолжайте поддерживать свою команду, но не погружайтесь в микроменеджмент. Теперь ваша задача состоит в том, чтобы убедиться, что команда укомплектована и имеет необходимые ресурсы, чтобы компания двигалась в правильном направлении.

---

Деловой совет Forbes — передовая организация по развитию и созданию сетей для владельцев и лидеров бизнеса. forbes.com/qualify?utm_source=forbes.com&utm_medium=referral&utm_campaign=forbes-links&utm_term=fbc&utm_content=in-article-ad-links»> Имею ли я право?

---

Личная эффективность и результативность

Откройте любой базовый учебник по менеджменту, и всегда будет обсуждение важности для организации быть как эффективной, так и достигать результатов, которые кто-то хочет произвести. и эффективное получение желаемых результатов с минимальными затратами энергии, времени, денег, персонала или материалов. Это фундаментальные понятия. Организация демонстрирует эффективность, когда достигает желаемых результатов. Амитай Эциони, 9 лет.0003 Modern Organizations (Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1964), 17. Эффективность — это «способность организации, учреждения или бизнеса достигать желаемых результатов с минимальными затратами энергии, времени, денег, персонала, материалов, и т. д.». «Эффективность, организационная», Mondofacto , 12 декабря 1998 г. , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.mondofacto.com/facts/dictionary?efficiency%2C+organizational. Обсуждая разницу между этими двумя понятиями, Питер Друкер однажды сказал: «Эффективность — это делать все правильно; Эффективность заключается в том, чтобы делать правильные вещи». «Цитаты Питера Друкера», стр. 9.0003 Brainy Quote , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.brainyquote.com/quotes/authors/p/peter_drucker.html. Независимо от точного определения этих понятий, должно быть ясно, что любой бизнес должен стремиться быть как эффективным, так и результативным.

Важно осознавать, что в любом начинании можно быть эффективным и неэффективным, и наоборот. Это можно проиллюстрировать следующим примером. Два студента работают в почтовом отделении своего колледжа. Каждому дается стопка из пятисот индивидуальных расписаний занятий, которые нужно рассортировать и поместить в почтовые ящики студентов бакалавриата. Им говорят, что когда они закончат, им дадут другую работу. Первый ученик дотошен и тщательно проверяет, чтобы каждое расписание занятий дошло до нужного получателя. Она выполняет работу за 4,5 часа. Второй учащийся меньше заботится о точности и делает несколько ошибок, помещая не то расписание не в ту ячейку. Однако он завершает свою работу за 3 часа. Первый студент был эффективен, потому что задача заключалась в том, чтобы дать правильное расписание нужному студенту. Второй студент был более эффективным, если измерять эффективность количеством расписаний, выдаваемых в час.

В конце 1950-х и начале 1960-х годов две важные работы о природе фирмы представили расширенную концепцию, известную как «организационный резерв». Сыновья, 1958), 46; Richard M. Cyert and James G. March, A Behavioral Theory of the Firm (Oxford, UK: Blackwell, 1963), 121. Слабость рассматривалась как избыточная мощность, поддерживаемая организацией. По определению, слабина означает, что организация не является идеально эффективной. Некоторые утверждают, что слабина предоставляет ресурсы для инноваций и изменений. Другие рассматривают его как буфер для фирмы. Джозеф Л. К. Ченг и Идалин Ф. Кеснер, «Организационная слабина и реакция на экологические сдвиги: влияние моделей распределения ресурсов», Журнал управления 23, вып. 1 (1997): 1–18. Хотя эти дебаты могли бы стать интересными академическими дискуссиями, следует признать, что большинство малых предприятий не могут позволить себе роскошь поддерживать какой-либо заметный люфт. Их выживание зависит от того, насколько они одновременно высокоэффективны и высокоэффективны. Следовательно, любая техника, программа или методология, улучшающие эти цели, жизненно важны для благополучия малого бизнеса.

Стратегия — это искусство использования времени и пространства. Последнее меня волнует меньше, чем первое. Пространство мы можем вернуть, время никогда не потеряно. «Наполеон говорит об увеличении доли рынка», стр. 9.0003 Stealing Share, Inc. , по состоянию на 1 июня 2012 г., http://www.stealingshare.com/pages/Napoleon%20Strategy%20works.htm.

Наполеон

На протяжении всей этой главы основное внимание будет уделяться тому простому факту, что одним из главных врагов в жизни, особенно в жизни бизнесмена, является существование и принятие расточительства. Одним из ресурсов, который мы меньше всего можем позволить себе тратить впустую, является время. Во многих отношениях время является самым ценным из всех ресурсов. Другие ресурсы часто можно купить или приобрести, но время нельзя купить. Однажды потерянное время уже никогда не вернуть. Время, как ресурс, должно иметь особое значение для владельца малого бизнеса.

Если кто-то серьезно относится к максимально эффективному использованию времени, ему следует рассмотреть два места: использовать систему тайм-менеджмента и избегать так называемых «пожирателей времени». Термин система тайм-менеджмента является широкой концепцией и охватывает множество различных подходов. Независимо от используемого подхода, его принятие дает множество преимуществ. Как выразился один автор: «Управление временем. Работа над правильными вещами (эффективность) и выполнение их наилучшим образом (эффективность) включает в себя работу над правильными вещами [эффективность] и выполнение их наилучшим образом [эффективность]». Пегги Дункан. , The Time Management Memory Jogger (Salem, NH: Goal/QPC Publishers, 2008), xi. Стивен Кови, автор книги First Things First , Steven Covey, A. Roger Merrill и Rebecca R. Merrill, First Things First (Нью-Йорк: Саймон и Шустер, 1994), 35. «библия» по тайм-менеджменту , определяет четыре поколения систем тайм-менеджмента. Он определяет систему тайм-менеджмента первого поколения — систему, состоящую по существу из списка задач, которые необходимо выполнить. как составленный из списка задач, которые должны быть выполнены. Система тайм-менеджмента второго поколения. Система, которая связывает сроки с теми задачами, которые должны быть выполнены. привязывает сроки к этим задачам. Система тайм-менеджмента третьего поколения. Система, которая включает в себя систему определения приоритетов задач, которые необходимо выполнить. включает в себя приоритизацию задач. Многие бизнесмены знакомы с бумажно-карандашными или компьютеризированными системами для составления списков задач, отмечая сроки их выполнения и расставляя приоритеты с точки зрения относительной важности. Кови выступает за систему тайм-менеджмента четвертого поколения. Система, предназначенная для обеспечения баланса в личной и профессиональной жизни человека. Эта система предназначена для обеспечения баланса в личной и профессиональной жизни людей. Лучше всего это иллюстрирует матрица Кови 2 × 2, где одна ось состоит из задач, которые можно разделить на 9 категорий.0003 срочно или не срочно . Другая ось состоит из задач, которые можно охарактеризовать как важных или неважных (см. рис. 13.1 «Матрица тайм-менеджмента»). Он подчеркивает, что те задачи, которые могут быть найдены в квадранте важные/несрочные (квадрант 2), могут иметь решающее значение для благополучия человека. К сожалению, поскольку они указаны как , а не как срочные , они могут оказаться на втором плане. Его цель — подготовить «уравновешенного менеджера». Этот баланс относится к тому, что, как он утверждает, является четырьмя основными человеческими потребностями: физическими потребностями, социальными потребностями, умственными потребностями и духовными потребностями. Его подход к тайм-менеджменту основан на оценке отношений и признании того, что правильное управление отношениями сократит количество времени, затрачиваемого на действия. 913.1 Матрица управления временем Джеймс Купер, «3 жизненно важных принципа управления временем для владельцев малого бизнеса и предпринимателей», mimosaPLANET , 2 декабря 2010 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., http://mimosaplanet.com/Small-Business-Blog/bid/55824/ 3-Vital-Time-Management-Principles-for-Small-Business-Owners-Entrepreneurs.html.

Кови выступает за то, чтобы человек глубоко понимал, что важно в его жизни, и осознавал, что в любой день он будет брать на себя разные роли. Оба элемента должны быть включены в систему тайм-менеджмента. Кови считает, что всем нам приходится играть разные роли в личной и профессиональной жизни. Цель состоит в том, чтобы определить, что эти роли требуют с точки зрения времени и как их можно успешно интегрировать. Чтобы достичь интеграции, нам нужно лучше понять самих себя. Кови предполагает, что разработка заявления о личной миссии жизненно важна для достижения баланса. Некоторые характеристики такого заявления могут включать следующее:

• Что представляет собой самое глубокое и лучшее в человеке?
• В чем выражается уникальная способность человека вносить вклад в свою семью, организацию и мир в целом?
• Что представляет собой занятия, которые выше личных интересов?
• Что объединяет все четыре основные потребности человека?
• Какие принципы влияют на качество жизни?
• Что вдохновляет человека?

Ниже приведен пример заявления о личной миссии, в котором используется подход Кови:

Я лучше всего проявляю себя, когда передо мной стоит задача, которая имеет какое-то значение.

Я постараюсь предотвратить случаи, когда мне придется работать с людьми, которые думают только о своем собственном развитии.

Я буду получать удовольствие от своей работы, когда моя компания приносит пользу клиентам и приносит прибыль.

Я получу удовольствие в личной жизни, когда почувствую, что сделал что-то, что принесет пользу всем членам моей семьи.

Я найду возможности, которые позволят моей фирме удваивать продажи каждые три года.

Я могу делать все, что захочу; Я буду развивать свой бизнес до такой степени, что смогу выйти на пенсию, когда мне будет 55 лет.

Мой жизненный путь заключается в построении моего бизнеса и обеспечении комфортной жизни для моей семьи.

Я буду человеком, который создал бизнес, приносящий пользу своим клиентам, и я буду человеком, который заставил свою семью понять, как сильно он их любит.

Мой самый важный вклад в будущее будет состоять в том, что я расширил деятельность своего бизнеса, чтобы я мог предоставить возможности и оплачиваемую работу для дополнительных работников.

Я перестану откладывать на потом и начну работать над следующим:

• Расширение продуктов, предлагаемых моим бизнесом
• Быть более терпимым к тем, кто придерживается противоречивых мнений
• Разработка планов выхода на пенсию

Я буду стремиться внедрить в свою жизнь следующие качества:

• Способность заставить всех, кто работает в моем бизнесе, почувствовать, что их мнение ценят и учитывают.
• Покажите другим, что не нужно ограничивать себя узкой сферой интересов.
• Никогда не сдавайтесь, несмотря на сложность ситуации.

Я буду постоянно обновлять себя, сосредоточившись на четырех аспектах своей жизни:

• Упражнение
• Большая терпимость к другим
• Найдите больше времени для чтения
• Контролируй свой темперамент

Полная система тайм-менеджмента Covey является всеобъемлющей и поддерживается бумажными и карандашными материалами, а также вспомогательными материалами для программного обеспечения.

Если комплексный подход Кови поначалу кажется ошеломляющим, с чего еще человек может начать совершенствовать свои навыки тайм-менеджмента? Отличным — фактически критическим — исходным пунктом было бы задать следующий вопрос: «Куда ушло время?» Как часто мы задаем себе или слышим, как другие задают этот вопрос, и как часто мы не можем на него ответить? Пока у человека нет четкого представления о том, как расходуется время, невозможно эффективно управлять временем. Это сравнимо с началом путешествия в какое-либо место, не зная точной отправной точки. Отличный способ узнать, как тратится время, — использовать журнал активности.

Журнал активностиТехника, которая включает в себя запись каждой задачи и действия, которыми человек занимается в течение дня. включает в себя запись каждой задачи и деятельности, которыми человек занимается в течение дня. Также необходимо отметить, когда эти действия происходили в течение дня и как долго они продолжались. Было бы очень полезно также прокомментировать свое эмоциональное состояние и уровень энергии при выполнении этих задач и действий. Журнал следует вести в течение определенного периода времени — обычно одну или две недели. По окончании этого периода проанализируйте, как было потрачено время. Этот анализ должен искать некоторые общие темы:

• Сколько времени в день или неделю тратится на определенные виды деятельности?
• Когда в течение дня вы чувствовали себя наиболее продуктивно?
• Когда в течение дня вы чувствовали себя наименее продуктивно или больше всего прерывали рабочий процесс?
• Какие действия были людьми, которые вызвали эти сбои в рабочем процессе?
• Какие виды деятельности, по-видимому, не приносят никакой пользы?

Целью этого анализа является определение того, какую задачу или действие следует исключить и когда, если существует закономерность в повышении производительности, следует запланировать выполнение важной сложной задачи. Журнал активности должен давать полезную информацию о том, как человек должен структурировать поток времени. «Журналы активности: выяснение того, как вы действительно тратите свое время», Mind Tools , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.mindtools.com/pages/article/newHTE_03.htm. Как выразился один автор: «Найдите свой ритм и расписание». «5 приемов тайм-менеджмента», Shifting Careers , 12 декабря 2007 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12. /12/5-тайм-менеджмента-трюков.

После определения шаблонов рабочего процесса серьезно приступайте к планированию тайм-менеджмента. Первый этап этого процесса включает в себя определение необходимых задач, которые необходимо выполнить в различных временных горизонтах, таких как предстоящий год, месяц, неделя или день. Используйте Кови и других, чтобы включить широкий спектр жизненных действий, а не только деятельность, ориентированную на работу. Рахна Д. Джайн, «10 способов для предпринимателей найти больше времени», PowerHomeBiz. com , 9 сентября 2003 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm.

Помимо определения этих задач, важно, чтобы человек расставил приоритеты для этих задач. Некоторые задачи явно важнее других. Например, обеспечение крупной продажи будет иметь гораздо более высокий приоритет, чем выбор подходящих канцелярских товаров для бизнеса. Следующий шаг — определить — или, что более вероятно, оценить — сколько времени и какие ресурсы потребуются для выполнения задач. Используйте эти оценки времени для создания списка дел с указанием даты завершения задач и действий. Планируйте работу в пределах реалистичных промежутков времени. Сьюзен Джурлео, «11 советов по тайм-менеджменту для успеха малого бизнеса», стр. 9.0003 DrSusanGiurleo.com , 11 апреля 2011 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., drsusangiurleo.com/11-time-management-tips-for-small-business-success. Работая над большим сложным проектом, научитесь разбивать его на управляемые сегменты и компоненты.

Одно дело составить расписание с приоритетами; совершенно другое дело — успешно следовать такому графику. Тайм-менеджмент включает в себя обучение тому, как последовательно выполнять эти задачи, избегая при этом множества ловушек, отнимающих время, которые существуют на протяжении всей нашей жизни. Дональд Ветмор, «Some Time Savers», стр. 9.0003 PowerHomeBiz.com , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.powerhomebiz.com/vol70/timesavers.htm.

Ниже перечислены некоторые правила тайм-менеджмента:

• Научитесь «фрагментировать». Разделение на фрагменты — это процесс, посредством которого сходные действия группируются в общие блоки времени. Например, можно запланировать несколько действий, связанных с финансовыми операциями предприятия, таких как оплата счетов, подсчет квитанций и т. д., вместе в течение определенного периода времени. Рахна Д. Джейн, «10 способов для предпринимателей найти больше». Время», PowerHomeBiz.com , 9 сентября 2003 г. , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm.
• Научитесь делегировать. Распространенной жалобой на предпринимателей и владельцев малого бизнеса является их склонность участвовать во всех аспектах бизнеса. Эффективное использование своего времени будет включать в себя признание того, что один человек не может делать все. Важно научиться делегировать ту или иную задачу подчиненным. Задача состоит в том, чтобы должным образом контролировать подчиненных, чтобы задача выполнялась в соответствии с пожеланиями. Сьюзан Джурлео, «11 советов по тайм-менеджменту для успеха в малом бизнесе», стр. 9.0003 DrSusanGiurleo.com , 11 апреля 2011 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., drsusangiurleo.com/11-time-management-tips-for-small-business-success.
• Научитесь говорить «нет». Часто говорят, что самое важное слово, которое должен выучить менеджер, — это слово , но не . Тайм-менеджмент предполагает дисциплину. Это означает, что время от времени мы должны прекращать деятельность, которая может похитить время. Кэрол Хэлси, «Величайшая техника тайм-менеджмента», PowerHomeBiz.com , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.powerhomebiz.com/vol94/time.htm. А как насчет коллеги, которая входит в ваше рабочее место и спрашивает: «У вас есть несколько минут?» Когда мы знаем, что этот коллега будет говорить больше о своей личной жизни, а не о работе, мы должны иметь смелость сказать: «Извините, но у меня нет времени». В периоды нехватки времени мы должны даже найти в себе силы отказаться от некоторых занятий, например, от похода на обед. «5 приемов тайм-менеджмента», Shifting Careers , 12 декабря 2007 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks.
• Научитесь не откладывать дела на потом. Для многих из нас это большой вызов. Лучше всего с этим бороться, сохраняя четкий фокус на требуемых задачах. Вот почему так важен список задач, связанных с расстановкой приоритетов. Один из способов справиться с прокрастинацией — сконцентрироваться на одной задаче и оставаться с ней до тех пор, пока она не будет завершена. «5 приемов тайм-менеджмента», стр. 9.0003 Shifting Careers , 12 декабря 2007 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks. Другая форма прокрастинации — это добровольное принятие траты времени. Ожидание — это форма пустой траты времени, если человек не занимается какой-либо полезной деятельностью, ожидая какого-то другого результата, например, работая в режиме ожидания во время телефонного звонка. .com , 11 апреля 2011 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., drsusangiurleo.com/11-time-management-tips-for-small-business-success.
• Научитесь управлять электронной почтой. Неправильное управление электронной почтой является одним из самых больших источников пустой траты времени. Пинг, объявляющий о новом сообщении электронной почты, часто отвлекает от продуктивной работы, чтобы прочитать сообщение. Следует запланировать определенные блоки времени в течение дня для обработки электронной почты. Вне этих блоков не следует открывать никакую электронную почту. К электронной почте следует подходить так, чтобы каждый пункт можно было решить один раз, а затем исключить. «5 приемов тайм-менеджмента», Shifting Careers 9.0004 , 12 декабря 2007 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks. Также следует быть готовым «в крайние дни… поставить эквивалент знака «не беспокоить»». .blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-тайм-менеджмент-трюки.
• Научитесь находить личное время. Жизненно важно, чтобы человек находил время, чтобы побыть наедине со своими мыслями и работать в одиночестве без перерывов. Время на размышления позволяет владельцу малого бизнеса обдумать «общую картину». Рахна Д. Джейн, «10 способов для предпринимателей найти больше времени», стр. 9.0003 PowerHomeBiz.com , 9 сентября 2003 г., по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm. Этот тип перерыва действительно может повысить эффективность и результативность. «10 ошибок тайм-менеджмента: как избежать распространенных ловушек», Mind Tools , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes. хтм. Как и в случае с электронной почтой, нужно быть готовым к тому, что вас не будут прерывать.

В дополнение к этим предложениям следует научиться использовать какую-либо форму системы управления временем: бумажно-карандашную систему, такую ​​как ежедневник; компьютеризированная система; или система, которая работает на смартфоне или iPad. Выберите одну систему и оставайтесь с ней. Дональд Ветмор, «Some Time Savers», стр. 9.0003 PowerHomeBiz.com , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.powerhomebiz. com/vol70/timesavers.htm.

Не увлекайтесь постоянной занятостью . Для некоторых людей существует путаница между «на ходу» и реальным выполнением того, что нужно сделать. Многие из этих людей считают себя успешными многозадачниками. Это способность к многозадачности Способность выполнять несколько задач одновременно. часто называют современным необходимым навыком. Однако реальность такова, что многозадачность снижает продуктивность. Некоторые исследования показывают, что многозадачность продлевает выполнение списка задач на целых 20–40 %.0003 Mind Tools , по состоянию на 4 февраля 2012 г., www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes.htm. Лучше использовать свое время, чтобы сосредоточиться на одной задаче за раз». «20 быстрых советов по лучшему управлению временем», Stepcase Lifehack , по состоянию на 12 марта 2012 г., www.lifehack.org/articles/lifehack/20-quick -советы по лучшему управлению временем .html#. В заключение важно признать, что не следует ожидать идеального распределения своего времени, особенно когда возникают неожиданные события. Лучшее, на что можно надеяться, это то, что «мы действительно можем управлять собой». Сьюзан Уорд, «11 советов по тайм-менеджменту: часть 1: как справиться с мифом об управлении временем», стр. 9.0003 About.com , по состоянию на 4 февраля 2012 г., sbinfocanada.about.com/cs/timemanagement/a/timemgttips.htm.

Видеоклип 13.1

Советы по тайм-менеджменту — это на самом деле советы по самоменеджменту!

(нажмите, чтобы посмотреть видео)

Издательство Harvard Business Publishing освещает тайм-менеджмент.

Видеоролик 13.2

Секреты эффективного тайм-менеджмента

(нажмите, чтобы посмотреть видео)

Обсуждаются несколько методов тайм-менеджмента.

Веб-ресурсы

Одиннадцать советов по тайм-менеджменту, часть 1. Разбираемся с мифом об тайм-менеджменте

На этом сайте можно найти полезные советы по эффективному тайм-менеджменту.

sbinfocanada. about.com/cs/timemanagement/a/timemgttips.htm

Три жизненно важных принципа тайм-менеджмента для владельцев малого бизнеса и предпринимателей

Какие принципы являются ключевыми для владельцев малого бизнеса и предпринимателей?

mimosaplanet.com/Small-Business-Blog/bid/55824/3-Vital-Time-Management-Principles-for-Small-Business-Owners-Entrepreneurs.html

Тайм-менеджмент

Узнайте, как разумно и эффективно планировать и управлять временем, избегать проволочек и повышать производительность.

www.powerhomebiz.com/leadership/time.htm

Советы по тайм-менеджменту для владельцев малого бизнеса

Советы для малого бизнеса.

ezinearticles.com/?Time-Management-Tips-For-Small-Business-Owners&id=4849540

Тайм-менеджмент

Выборка ссылок на тайм-менеджмент.

www.businesstown.com/time/time.asp

Ключевые выводы

• Эффективная организация добивается желаемых результатов.
• Эффективность — это способность любой организации добиваться желаемых результатов с минимальными затратами ресурсов.