При составлении плана нельзя пользоваться: Как составить план к тексту? Принципы рубрикации текста / Законодательная Дума Томской области

Содержание

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон.

В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку.

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.

Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее.

Так я сама закапывала себя в яму.

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план. ..» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец!

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник.

Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

План на день.
Краткосрочный план на недели или месяцы.
Долгосрочный план на годы.
Генеральный план достижения глобальной цели.
Глобальная жизненная цель.
Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

План на день.
План на неделю / месяц.
План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура	Расшифровка
S — Specific	Конкретность
M — Measurable	Измеримость
A — Attainable	Достижимость
R — Relevant	Уместность
T — Time-bound	Ограниченность во времени

Цель должна быть:

Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель.

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Узнаем как будет правильно составить план к сочинению: рекомендации

Один из лучших способов организовать свои мысли – это составить план. Такое умение необходимо всем, в частности, школьникам. В течение учебы дети очень часто составляют план параграфа, сочинения и т.д.

Зачем нужно уметь составлять план текста?

Если вы хотите написать хорошее эссе, речь, роман или же простое сочинение, то вам необходимо предварительно составить план. Без этого важного этапа конечный текст будет хаотичен, не продуман, а главная мысль будет «бродить по кругу». Как правильно составить план? Как отразить структуру плана в тексте? Об этом читайте в нашей статье.

Работа над сочинением: этапы

Прежде чем начать составлять план к сочинению, необходимо понять всю последовательность работы. В первую очередь нужно обдумать тему будущего текста, определиться с его основной идеей. Далее необходимо подобрать материал: высказывания, цитаты, определиться с тезисами. Составление плана сочинения можно начинать после того, как вы точно будете знать, что хотите сказать в своем тексте. Далее необходимо обдумать вступление и заключение. Составление плана основной части текста так же важно, как и работа над общим планом. Теперь можно перейти непосредственно к написанию сочинения.

План к сочинению: что это такое?

Давайте рассмотрим, как правильно подготовиться к написанию сочинения. В целом составление плана подразумевает выделение отдельных пунктов. Необходимо обозначить ключевые мысли уже готового текста или же того, который вы планируете написать. Здесь план стихотворения или рассказа ничем не отличается от плана сочинения.

Что значит составить план сочинения? Это значит разбить текст на определенные фрагменты, при этом выделив пути, по которым будет развиваться ваша мысль. Каждый из получившихся фрагментов – это микротекст, который будет равен одному абзацу или нескольким. Каждый такой микротекст необходимо озаглавить. А заглавие, в свою очередь, является одним из пунктов плана.

Как правильно составить план?

Важно, чтобы весь текст был объединен одной мыслью, а выделенные фрагменты были логически связаны. В результате должен получиться текст, в структуре которого можно выделить вступление, основную часть и заключение.

Как правильно составить план и что вынести в его пункты? Как правило, в качестве пунктов выступают не отдельные слова, а целые фразы и развернутые словосочетания. Отдельными словами очень сложно передать главную тему или мысль, они слишком конкретны и «узки». Однако сложные предложения так же малопригодны, так как они представляют собой законченную мысль: все, что хотели сказать, уже сказали.

Как правильно составить план? Использовать в качестве пунктов именно словосочетания, ведь они несут информацию в сокращенном, свернутом виде, при этом представляют собой смысловое единство. В самом же сочинении эту мысль необходимо будет «развернуть». Однако возможно сформулировать пункты и в виде вопросов, ответы на которые вы дадите в тексте.

Что важно помнить при составлении плана?

Во время работы не следует забывать о том, что составленный ранее план несет информацию о структуре вашего сочинения. Он содержит конкретные сведения о содержании каждой смысловой части текста. То есть через план должно «просматриваться» все сочинение.

Начало работы: структура сочинения

Составляя план, необходимо продумать направление мысли, которую вы собираетесь отразить в сочинении. С чего вы начнете? Чем закончите? О чем будете писать в основной части? Любой текст состоит из трех основных частей: вступления, основной части и заключения. Подберите заголовки к каждой из них. Можете дополнить их своими заметками-пояснениями. Так у вас получится развернутый план сочинения, по которому будет гораздо легче написать текст, не потеряв логической связи между частями. Можно сформулировать пункты плана в виде вопросов, на которые вы ответите в сочинении.

Помните, что все три части текста будут неравнозначны по своему объему. Кроме того, нельзя допускать, чтобы какая-то из них «выпала».

А что же писать в каждой из частей сочинения?

Вступление.Предвосхищением основной мысли текста является вступление. Оно как бы «рекламирует» ее, стремясь заинтересовать читателя. Вступление подготавливает к восприятию главной мысли, а также задает тон всему тексту. В этой части сочинения можно привести интересные афоризмы или выразить свои эмоции.
Основная часть. Этот раздел должен раскрывать мысль, которую ты хочешь выразить.
Заключение. В этой части необходимо подвести итог тому, что ты говорил в сочинении. Помни, что текст не должен обрываться резко. Кратко повтори основной тезис, сделай вывод.

План сочинения: пример

Приведем образец плана сочинения-рассуждения. Например, необходимо написать текст на тему «Что такое дружба?» В этой теме можно порассуждать о том, кто такой друг, или рассказать о вашей собственной дружбе и доказать, что это именно дружба. План к рассказу или рассуждению строится по следующей схеме:

Вступление. В этой части сочинения мы готовим читателя к тому, о чем будем рассуждать в тексте. Можно сказать о том, что дружба – это важная часть нашей жизни, или привести интересное высказывание знаменитого человека и выразить свое согласие или несогласие, в дальнейшем обосновав его.
Основная часть. Здесь необходимо привести аргументы, доказывающие то, о чем вы сказали в начале. Например, обосновать, почему дружба в жизни человека играет не последнюю роль. Если вы согласились или не согласились с высказыванием о дружбе, нужно аргументированно объяснить, почему вы того же мнения или почему считаете иначе.
Заключение. Подведите итог ваших аргументов, сделайте вывод.

Составляем план: советы и рекомендации

Составление любого плана начинается с осмысления темы и ответа на вопрос о том, что я хочу сказать в своем сочинении. Как это логически связать?
Сначала на черновике набросайте основные тезисы, которые должны найти отражение в вашем тексте.
Не бойтесь пользоваться вспомогательными материалами. Это вовсе не означает, что можно просто списать все из интернета. Но посмотреть варианты чужих сочинений на похожую тему и взять какие-то идеи на заметку не возбраняется.
Помните, что далеко не весь объем материала найдет свое отражение в вашей работе: выберите самое интересное и важное.

В первую очередь помните, что композиционный строй сочинения должен подчиняться его содержанию.
Продуманность предварительно составленного плана определяет такие важные вещи, как последовательность изложения мыслей в тексте и логическая связь между его частями.
Соразмерность частей сочинения также важна: суммарный объем вступления и заключения не должен превышать трети объема всего текста.
При составлении плана используйте краткие и простые предложения. Выражайте свои мысли по существу. Необязательно, чтобы на этапе создания плана язык был совершенен, главное, чтобы пункты точно отображали вашу точку зрения.

Детали, которые вы никогда не должны забывать при составлении плана

План означает все для архитектурного проекта. Вы можете увидеть проекты с отсутствующими перспективными чертежами или визуализированными изображениями. Чтобы архитектурные проекты были последовательными, правильные решения должны быть приняты в двумерной системе в начале процесса. Только позже можно использовать трехмерные модели. Здесь мы хотим поговорить о некоторых деталях, которые вы не должны забывать, рисуя план сегодня. Если вы возьмете за привычку включать то, о чем мы будем говорить, рядом с вашими проектами, любой сможет понять, что у вас на уме. Итак, давайте начнем, не теряя больше времени!

Укажите размер в плане

Если вы в настоящее время работаете или собираетесь получить образование, возможно, вы уже знаете этот предмет. Когда вы придумываете план, люди не могут его представить. Поэтому обязательно внесите в свои планы информацию об измерениях. Таким образом, ваш проект оживает более четко для вас и окружающих.

Линейная иерархия

Обычно вы очень легко читаете простые планы. Однако нет гарантии, что вы всегда будете работать с простыми планами. Также вы можете столкнуться с рисунками, где пространства переплетаются между собой, где нужно показать множество деталей от элементов потолка до линий электропередач. Вас даже могут попросить представить и сделать их понятными. В этом случае избегайте путаницы с линейной иерархией.

Помните, что план — это еще и разрез. И правила рисования сечения также действительны для чертежа плана. Так;

Было бы лучше, если бы вы показали области, расположенные ближе всего к линии разреза, самой толстой линией, а дальние – более тонкой линией.
Могут быть места, где вам нужно указать детали, даже если они не отображаются в поперечном сечении, например, полы, внутренняя часть шкафа и балки. В этом случае следует использовать пунктирные линии.
Наконец, линии размеров и разрезов не должны располагаться впереди линий плана; с другой стороны, они не должны отставать настолько, чтобы их невозможно было увидеть.

Сделайте планы живыми

Вам не нужно придерживаться стандартных чертежей армирования. Не забудьте поместить некоторые детали, такие как открытая книга или кофейная чашка, в трехмерные изображения, чтобы показать место как живое. Теперь попробуйте применить это к виду в плане. Даже вид сверху на ковер и растения, которые вы поставите в угол, добавят динамичности вашему рисунку. Узнайте больше о том, как разработать план архитектурного проекта, курсы дизайна могут быть вам полезны.

Слои, слои, слои

Независимо от того, идет ли речь о моделировании или нет, слои являются основой каждой используемой вами программы. Сделайте привычкой рисовать каждую деталь на новом слое. Особенно на чертежах в плане эта привычка спасает жизни!

Цветовая палитра в линиях плана

Если мы сказали слой, давайте продолжим отсюда. AutoCAD, наиболее широко используемая программа для черчения планов, предлагает возможность настройки каждого слоя. Другими словами, вы можете изменить цвет, форму и толщину линий, составляющих каждый слой. Так зачем возиться с конфликтующими, флуоресцентными цветами? Создайте свою собственную палитру с цветами, которые не сбивают с толку. Так что, даже если это простой план, который вы показываете своим клиентам или учителям, они чувствуют, что у вас есть собственный вкус.

Простота спасает жизни

Некоторые планы могут быть технически сложными; постарайтесь максимально упростить. Например, если вас интересует только одно место, аксессуары других комнат не должны отображаться на плане. Упрощение плана без пропуска информации поможет вам сделать проект более лаконичным.

Не помещайте все в один чертеж.

Вы не можете дать все детали архитектурного проекта в одном исследовании. Если вы работаете таким образом, ваши планы, вероятно, кажутся довольно сложными. Вместо этого попробуйте разделить планы. Создайте независимые стены, потолок, пол и электрические планы. Таким образом, каждый специалист может увидеть только ту деталь, которая подходит для его работы, и быстро применить ее на строительной площадке. Вы также можете проверить здесь некоторые планы интерьера с деталями.

Множественный выбор

Если вы изучаете архитектуру, то знаете, как учителя восхищаются различными вариантами. Они всегда хотят, чтобы у вас был план Б. Так что дайте им тоже то, что они хотят. Всегда будьте готовы к критике, которая будет сопутствовать более чем одному макету!

Уделите внимание деталям

Каждый масштаб архитектурного чертежа имеет свои правила. Если вы покажете толщину штукатурки в плане 1/200, то только запутаетесь. Но если вы не укажете детали столярных изделий на плане 1/20, у вас могут быть ошибки в приложении. Короче говоря, покажите детали, как они должны быть. Дайте информацию в соответствии с масштабом, который вы нарисовали.

Создание планов действий для вашего бизнес-плана

В плане действий объясняется, как вы будете работать и управлять своим бизнесом. Он также касается деятельности бэк-офиса, которая не связана напрямую с предоставлением товаров или услуг клиентам.

План действий — это название той части бизнес-плана, в которой учитываются бизнес-операции, не охваченные планами маркетинга и продаж. Планы маркетинга и продаж определяют шаги, которые предпримет ваш бизнес для достижения своих финансовых целей и целей продаж. В плане действий объясняется, как вы будете управлять своим бизнесом. Он также касается деятельности бэк-офиса, которая не связана напрямую с предоставлением товаров или услуг клиентам. К ним относятся такие виды деятельности, как:

Найм и управление персоналом.
Получение и работа с поставщиками необходимых материалов и расходных материалов.
Обеспечение того, чтобы производство осуществлялось в соответствии с планом.
Обслуживание клиентов и поддержка после продажи.
Выполнение заказа.
Коллекции.
Работа в меняющейся бизнес-среде.

Эти типы проблем можно удобно сгруппировать в три категории для целей их решения в вашем плане. Категории: оперативные планы, планы управления и планы на случай непредвиденных обстоятельств.

Операционные планы

Операционный план описывает, как вы будете создавать и предоставлять свой продукт или услугу своим клиентам. Типы операционных проблем, с которыми вы столкнетесь, будут различаться в зависимости от типа вашего бизнеса. Например, консультант, который в первую очередь занимается оказанием помощи клиентам в области сетевых коммуникаций, не будет иметь обширного плана управления производством или запасами. Напротив, продавцу фаст-фуда придется тщательно планировать хранение и оборот инвентаря, процесс приготовления пищи, расходные материалы, такие как обертки, пакеты и контейнеры для напитков, а также санитарные условия для сотрудников и т. д.

В большинстве предприятий помимо основной деятельности по предоставлению товаров или услуг клиентам существует множество других дел. Возможно, вам будет полезно взглянуть на свой бизнес как на линейный процесс, который начинается с сырья и заканчивается доставкой товара удовлетворенному покупателю. Вы, вероятно, будете удивлены тем, сколько шагов и насколько важны время и продолжительность каждого шага.

Хотя легко связать производственные вопросы в производственном или другом процессе, где товары изготавливаются, выращиваются или производятся иным образом, эта концепция также применима к другим видам бизнеса.

Пример

В качестве консультанта вы призваны помочь компании перейти от бумажной системы выставления счетов к компьютерной системе. Конечным «продуктом», который вы предоставите, будет помощь в выборе соответствующего программного и аппаратного обеспечения, обучение работе с этим новым оборудованием и наблюдение за процессом преобразования данных в электронный формат. Вы можете проделать большую работу, не «производя» ничего осязаемого, кроме, возможно, документации процесса.

Это не значит, что можно игнорировать «производство». Подумайте обо всей работе, которую вам придется сделать. Во-первых, необходимо получить практические знания о существующей системе клиента. Затем комбинации программного и аппаратного обеспечения оцениваются с учетом потребностей и бюджета клиента. Необходимо разработать процесс преобразования, чтобы те части существующих данных, которые переносятся в новую систему, были доступны в новом формате. Должна быть подготовлена документация для обучения сотрудников клиента работе с новой системой. Каждое из этих действий будет частью вашего производственного процесса.

Еще одна производственная проблема, которую вам, возможно, придется учитывать при составлении плана, заключается в том, что могут возникнуть ситуации, когда для выполнения работы потребуется работа, выходящая за рамки вашей компетенции.

Пример

Работающий не по найму сантехник имеет дело в основном с трубами, кранами и арматурой. Эти трубы имеют неприятную привычку находиться внутри стен, и когда сантехника выходит из строя, стена часто оказывается между сантехником и трубой. Хороший сантехник знает, что его производственный процесс выходит за рамки его основной области знаний, и будет планировать время и затраты, связанные с не связанными с сантехникой действиями, такими как заделка и покраска стен, необходимые для полного обслуживания ваших клиентов. Если вы или кто-то другой должен сделать это, чтобы закончить работу, запланируйте время и стоимость.

Планы управления

Владельцы малого бизнеса должны организовывать все виды деятельности, необходимые для работы бизнеса. Эти виды деятельности включают предоставление товаров или услуг клиентам. Они также включают в себя управление сотрудниками, а также выполнение бэк-офиса или административных обязанностей, необходимых для поддержания бизнеса. Наличие бизнес-плана помогает организовать эти действия и расставить приоритеты.

Многие крупные компании имеют менеджеров проектов , чья работа заключается в отслеживании и управлении внутренними корпоративными процессами. Эти менеджеры работают на основе плана проекта, в котором указывается расписание всех событий, этапов, сроков и т. д., составляющих проект. Часто менеджеры проектов не играют никакой другой роли, кроме как следить за тем, чтобы проект не сбивался с пути.

Из-за связанных с этим затрат вы можете не позволить себе роскошь нанять менеджера проекта. Вместо этого на вас возложена трудная задача по обеспечению того, чтобы все разнообразные элементы вашего бизнеса объединились должным образом. Конечно, вы также, вероятно, являетесь основным игроком в управляемом процессе. Эта двойная роль проще, если у вас есть исчерпывающий список того, что должно произойти и когда.

Легко не заметить, что управление отнимает много времени и ресурсов, но даже в очень маленьком бизнесе могут возникать некоторые сложные логистические проблемы. Почти каждый бизнес в той или иной степени зависит от посторонних, которые способствуют успеху бизнеса. Соблюдение графика требует, чтобы вы следили за всеми разнообразными действиями и активно вмешивались, когда что-то идет не по плану. Если вы управляете существующим бизнесом, вы знаете, сколько мячей вам нужно держать в воздухе одновременно. Если вы только начинаете, не стоит недооценивать требования управления.

Управление вашими сотрудниками. Управление людьми требует гораздо больше времени, чем вы можете себе представить. Даже если люди, которые работают на вас или вместе с вами, талантливы и инициативны, им необходимо дать какое-то направление. Хотя у вас может быть довольно хорошее представление о том, что нужно сделать, люди, работающие на вас, с меньшей вероятностью увидят полную картину. Если задача проваливается, весь ваш бизнес может оказаться под угрозой. С другой стороны, если двое или более работников дублируют работу друг друга, ваш бизнес будет тратить время и деньги впустую. Вам решать разумно делегировать работу и поручить определенные задачи тем, кто лучше всего может с ними справиться.

Отслеживание прогресса — еще один важный элемент управления вашим бизнесом. Недостаточно делегировать задания. Вы также должны следить за тем, чтобы работа продвигалась в разумном темпе. Если с самого начала были установлены реалистичные сроки, вы можете следить за тем, будут ли отдельные действия выполнены по мере необходимости. Гораздо лучше обнаружить на полпути проекта, что какой-то важный элемент отстает, чем потом удивиться в процессе игры. Вы должны знать обо всех частях плана, включая свои собственные. Управлять собственным временем может быть даже сложнее, чем управлять людьми, которые работают на вас. Не давите на себя, беря на себя слишком много.

Административная деятельность. Каждый бизнес имеет дело с множеством операционных вопросов, которые не связаны непосредственно с предоставлением товаров или услуг клиентам. Эти вспомогательные операции являются частью накладных расходов при ведении бизнеса. Кто-то должен открывать почту, оплачивать счета, вести книги, перечислять налоги, обслуживать клиентов, заниматься сбором платежей и делать сотни мелочей, из которых складывается ведение бизнеса. Игнорировать требования, которые эти действия предъявляют к вам и вашему бизнесу, является серьезной ошибкой.

Хорошей отправной точкой будет составление списка всех действий, которые кто-то должен будет выполнять, чтобы поддерживать работу вашего бизнеса. Маляру приходится делать много вещей, не связанных напрямую с нанесением свежего слоя краски на дом. Кто-то должен купить лестницы, брезент, краску, кисти, малярный скотч и другие предметы первой необходимости. Кто-то также должен делать ставки на работу, выставлять счета клиентам, когда работа завершена, и рассматривать жалобы, если клиент недоволен. Все эти вещи требуют времени.

Один из способов сократить время, затрачиваемое на администрирование, — позволить людям, не работающим в бизнесе, выполнять за вас определенную работу. Это может сократить время, затрачиваемое на работу в бэк-офисе, в обмен на денежные затраты. Однако полностью эту работу не отменишь.

Например, даже если вы получаете услугу расчета заработной платы для подготовки зарплатных чеков, удержания и перечисления налогов и т. д., кто-то все равно должен предоставить им данные о времени, необходимые для подготовки платежной ведомости. Вы, вероятно, захотите просмотреть и, возможно, раздать чеки по заработной плате лично. То же самое верно, если вы нанимаете бухгалтера, чтобы помочь с вашими книгами. Ваши ежедневные операции генерируют информацию о доходах и расходах, которую вам необходимо отслеживать, а ваши бухгалтерские книги основаны непосредственно на результатах ваших ежедневных операций. В то время как бухгалтер может справиться с последствиями ваших операционных результатов, вы должны управлять системами, которые генерируют необходимую информацию.

Планы на случай непредвиденных обстоятельств

Как бы тщательно вы ни планировали, вероятность того, что все пойдет именно так, как вы планировали, мала. Когда вы делали предположения относительно рынка и возможностей вашего бизнеса, вы знали, что эти предположения неточны. Хотя ваши предположения могли реалистично объяснить разумно предсказуемые события, это не гарантирует их точность.

Например, если ваш бизнес зависит от заемных средств и вы планируете получить и использовать кредитную линию, вы должны были сделать некоторые предположения о процентных ставках. Если бы вы были реалистом, вы, вероятно, рассмотрели диапазон ставок вокруг предполагаемой ставки, чтобы проверить влияние. Делать альтернативные предположения и оценивать их влияние — лучший способ планировать события, которые находятся вне вашего контроля.

Предположим, что ваш бизнес планирует получить кредит, и вы договариваетесь о процентной ставке в размере премьер плюс два процента. Вы оцениваете, что ставка, которую вы будете платить, составляет шесть процентов, но вы можете жить со ставкой до 10 процентов. Очевидно, что все, что ниже шести процентов, значительно облегчает достижение запланированных целей. Но что произойдет, если ставка поднимется до 14 или даже 20 процентов? Это произошло в начале 1980-х годов, и изменение произошло за относительно короткий период времени. Чтобы ты делал?

И сегодня, 30 лет спустя, процентные ставки близки к историческим минимумам, а кредиторы не так охотно предоставляют средства малому бизнесу. Это означает, что планирование того, что делать, если вы вообще не можете получить кредит, является связанным непредвиденным обстоятельством.

План на случай непредвиденных обстоятельств — это попытка избежать сбоев в работе вашего бизнеса, когда рыночные или экономические условия изменяются так, что вы не готовы справиться без серьезных изменений в вашем бизнесе. Какие виды непредвиденных обстоятельств вы должны предусмотреть? К счастью, если вы следовали предложенной нами методологии планирования, у вас уже есть список, в котором указаны многие наиболее важные факторы. SWOT-анализ перечисляет те внутренние и внешние факторы, при которых ваши риски наиболее высоки. Например, если серьезной внешней угрозой является появление рядом с вами прямого конкурента, вы можете спланировать такой случай. Возможно, вы снизите цены, останетесь открытыми дольше или создадите бонусный план для постоянных клиентов.

Планы на случай непредвиденных обстоятельств могут быть включены в ваш бизнес-план несколькими способами. Например, в ваши финансовые отчеты можно включить сноску, поясняющую, что прогнозируемая процентная ставка может вырасти на целых 3 процента, прежде чем это серьезно повлияет на размер вашей прибыли. Или в вашем обсуждении того, сколько сотрудников вам понадобится, может быть указано, что дополнительный производственный работник будет нанят, когда будет достигнут определенный объем продаж.

Интересно, что непредвиденные обстоятельства не всегда связаны с тем, что дела идут хуже, чем ожидалось. Например, предположим, что ваш первоначальный маркетинговый план предусматривает массовую рассылку 1000 потенциальных клиентов.