Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры
Тренды
Телеканал
Pro
Инвестиции
Мероприятия
РБК+
Новая экономика
Тренды
Недвижимость
Спорт
Стиль
Национальные проекты
Город
Крипто
Дискуссионный клуб
Исследования
Кредитные рейтинги
Франшизы
Газета
Спецпроекты СПб
Конференции СПб
Спецпроекты
Проверка контрагентов
РБК Библиотека
Подкасты
ESG-индекс
Политика
Экономика
Бизнес
Технологии и медиа
Финансы
РБК КомпанииРБК Life
РБК Тренды
Фото: Shutterstock
Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты.
В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США
1
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.
Матрица Эйзенхауэра
Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.
Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.
Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro
2
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра
Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
- Была ли задача для меня срочной?
- Была ли она для меня важной?
- Я единственный, кто мог это сделать?
Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.
В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
3
Квадрат 1 — срочные и важные
Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.
Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.
Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
4
Квадрат 2 — несрочные и важные
Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.
Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем.
Это несрочно, но важно.
Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.
Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.
5
Квадрат 3 — срочные и неважные
Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».
Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат.
Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.
Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.
6
Квадрат 4 — несрочные и неважные
Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе.
Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.
В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.
Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.
Что делать. Фиксируйте время.
Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.
7
Где собирать матрицу Эйзенхауэра
Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.
Матрица Эйзенхауэра на бумаге
Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.
Матрица Эйзенхауэра в Todoist
Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.
Матрица Эйзенхауэра в Notion
Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи.
Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.
Матрица Эйзенхауэра в Evernote
Обновлено 08.06.2022
Текст
Наталья Шацкова
Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры
Тренды
Телеканал
Pro
Инвестиции
Мероприятия
РБК+
Новая экономика
Тренды
Недвижимость
Спорт
Стиль
Национальные проекты
Город
Крипто
Дискуссионный клуб
Исследования
Кредитные рейтинги
Франшизы
Газета
Спецпроекты СПб
Конференции СПб
Спецпроекты
Проверка контрагентов
РБК Библиотека
Подкасты
ESG-индекс
Политика
Экономика
Бизнес
Технологии и медиа
Финансы
РБК КомпанииРБК Life
РБК Тренды
Фото: Shutterstock
Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты.
1
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.
Матрица Эйзенхауэра
Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.
Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.
Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro
2
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра
Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
- Была ли задача для меня срочной?
- Была ли она для меня важной?
- Я единственный, кто мог это сделать?
Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.
В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
3
Квадрат 1 — срочные и важные
Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.
Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.
Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
4
Квадрат 2 — несрочные и важные
Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.
Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем.
Это несрочно, но важно.
Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.
Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.
5
Квадрат 3 — срочные и неважные
Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».
Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат.
Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.
Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.
6
Квадрат 4 — несрочные и неважные
Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе.
Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.
В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.
Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.
Что делать. Фиксируйте время.
Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.
7
Где собирать матрицу Эйзенхауэра
Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.
Матрица Эйзенхауэра на бумаге
Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.
Матрица Эйзенхауэра в Todoist
Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.
Матрица Эйзенхауэра в Notion
Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи.
Матрица Эйзенхауэра в Evernote
Обновлено 08.06.2022
Текст
Наталья Шацкова
Ключ к приоритизации задач
Нат Хай
Нат Хай
Менеджер по контент-маркетингу | Специалист по входящему маркетингу
Опубликовано 1 марта 2020 г.
+ Подписаться
Это старая проблема: ваша рабочая нагрузка кажется бесконечной, а ваше время в течение дня ограничено. Следовательно, те, кто может овладеть 
Одним из самых простых, но наиболее эффективных инструментов является матрица Эйзенхауэра .
Возможно, вы слышали об этом раньше. По сути, Эйзенхауэр, который был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны, а затем два срока президентом США, разделил свои задачи на 4 категории — 4 квадранта матрицы — в зависимости от их важности и срочности.
Итак, 4 категории: важные и срочные задачи, неважные, но срочные задачи, важные, но несрочные задачи и неважные и несрочные задачи.
Само собой разумеется, что задачи, относящиеся к 1-й категории – важные и срочные – имеют наивысший приоритет, а неважные и несрочные должны быть последними в вашем списке дел. На самом деле, вы можете вообще избегать этих задач, делегируя их другим, если можете.
Но самое сложное — определить приоритет между оставшимися двумя категориями. Какие из них вы должны сделать в первую очередь? Неважные, но срочные задачи или важные, но не срочные задачи?
Многие выбирают неважные, но срочные задачи, потому что видят слово «срочно» и тут же решают, что им нужно сделать это в первую очередь.
Это не только неправильно, но и свидетельствует о непонимании истинной природы матрицы Эйзенхауэра.
Как определить тривиальные задачи
Почему Эйзенхауэр вообще создал этот метод? Конечная цель этого инструмента состоит в том, чтобы отсеять тривиальных задач , отделить их от критических задач, имеющих долгосрочные последствия. По правде говоря, тривиальные задачи — это те, на которые вам действительно нужно обратить внимание при тайм-менеджменте.
Нас постоянно засыпают задачами или запросами, которые, кажется, появляются из ниоткуда. И большинство из них приходят с безошибочным чувством срочности. Вы все были там.
Тим работает дизайнером в рекламном агентстве. Он работает над важным проектом для крупного заказчика, который должен быть сдан завтра. Сьюзи, менеджер по работе с клиентами, подходит и просит его «быстро исправить» ее набор слайдов, потому что сегодня у нее будет презентация. «Это должно занять всего 30 минут. Не могли бы вы сделать это для меня до обеда?
Проект заказчика менее срочный, чем запрос коллеги.
Так что, конечно же, Тим мог бы уделить 30 минут своего времени, чтобы помочь ей?
Тем не менее, по сравнению с проектом заказчика, что, несомненно, очень важно, сделать ее слайд-деку более «профессиональной» — задача тривиальная. Она все еще должна быть в состоянии провести убийственную презентацию со своей текущей колодой слайдов. Добавление графики тут и там в любом случае не будет иметь большого значения. Во всяком случае, слишком много графики может быть плохой вещью. Любой великий докладчик знает о правиле «больше или меньше» при создании презентации.
Время, потраченное на помощь Сьюзи, может показаться не таким уж большим, но это все же нежелательное отвлечение Тима от более важной задачи, которую он выполняет. Такое отвлечение может повлиять на качество его работы и продлить запланированный график. К тому же, что, если он согласится помочь Сьюзи, а потом придет другой человек и попросит его об очередной услуге?
Что еще более важно, если Сюзи действительно нужно обновить свою презентацию, она должна спланировать и провести это заранее, а не ждать до последней минуты.
Отсутствие плана с чьей-либо стороны не является чрезвычайной ситуацией с вашей стороны.
Я не говорю, что вы вообще не должны помогать своему коллеге. Но если вы не можете научиться говорить «Нет» постоянному шквалу тривиальных задач, сваленных в последнюю минуту, у вас не хватает времени для выполнения важных, ценных задач, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей. и успехи.
Тривиальные задачи и ложное чувство выполненного долга
Еще один аспект срочных, но тривиальных задач, который делает их столь пагубными для вашей продуктивности, заключается в том, что они создают ложное чувство выполненного долга . Это потому, что неважные, но срочные задачи часто бывают простыми и не требуют столько времени для выполнения, как важные, но не срочные.
В результате вы склонны откладывать работу, на выполнение которой требуется много дней, и вместо этого тратить время на простые вещи, которые можно сделать за один день.
Вы можете считать рабочий день «очень продуктивным», потому что выполнили так много задач. «Посмотрите, на сколько писем я ответил!» Тем не менее, они очень мало способствуют вашей карьере в долгосрочной перспективе. Эти срочные, но неважные задачи не что иное, как повод для прокрастинации!
Крайне важно, чтобы вы знали, как разделить и расставить по приоритетам важные задачи, которые имеют долгосрочное влияние на вашу жизнь и вашу карьеру – завершение учебного курса, подготовка отчета за месяц, наставничество ваших подчиненных и т. д. поместите их позади тривиальных вещей в вашем списке дел!
Срочно Против. Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом
Как и у большинства людей, мои дни заполнены срочными, но часто тривиальными задачами. СкрытьКогда Бонни Уэр, медсестра отделения паллиативной помощи, ухаживающая за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, раз за разом возникало 5 ответов:
- Жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, верную себе, а не ту жизнь, которую от меня ожидали другие
- Жаль, что я так много не работал
- Жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
- Хотел бы я оставаться на связи с друзьями
- Хотел бы я позволить себе быть счастливее
Я много думаю об этом списке во время работы.
Как и у большинства людей, мои дни заполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Уловы. Звонки.
Это как расплатиться по кредитной карте с высокой процентной ставкой. Я работаю до мозга костей, но едва нарушаю принцип. Когда я вспоминаю о том, что значительного я добился на той или иной неделе, иногда на ум не приходит ни одной вещи. Как это происходит?
Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, поднял именно этот вопрос, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни:
Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решить немедленно.
Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является срочной задачей.
Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.
Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотели бы сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.
Проблема в том, что важные задачи обычно перевешивают срочные. Так что, если у вас есть ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных задач?
Использование матрицы решений для определения того, что важноОдин из способов выяснить, что является самым важным, — это использовать матрицу решений Эйзенхауэра:
Всякий раз, когда вы это делаете, вы делаете этот компромисс между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.coЭта простая коробка, разработанная Дуайтом Эйзенхауэром, генералом с пятью звездами в армии Соединенных Штатов, Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока. задачи на простые категории:
В верхнем левом углу ( Важное и срочное ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.
Верхний правый угол ( Важно и Не Срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
Нижний левый угол ( Неважно и Срочно ) может состоять из прерываний, встреч и действий.
Правый нижний угол ( Неважно и не срочно ) может состоять из пустых трат времени, приятных занятий и других тривиальных задач.
Довольно легко избавиться от неважных и несрочных вещей. Это своего рода ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.
Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.
А как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот где все становится сложно.
Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не сможете выполнить важные задачи .
Всегда появляются срочные дела. И всегда найдутся более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.
Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важно, но у меня сейчас нет на это времени»?
Всякий раз, когда вы это делаете, вы делаете этот компромисс между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время — сотворенная вещь. Сказать «у меня нет времени» — это все равно, что сказать «я не хочу».
Как сделать важные задачи срочнымиСамый простой способ сделать важную задачу срочной — установить для нее крайний срок.
Крайние сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны заняться ими немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи такими неважными. Обычно это то, до чего вы можете добраться в конце концов.
Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок. По мере приближения этого крайнего срока задача становится все более и более актуальной.
С другой стороны, ваша цель привести себя в форму важна, но вовсе не срочная. У вас, , есть , чтобы успеть в спортзал к концу месяца? Возможно нет.
Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.
Мой любимый подход к этому исходит из Getting Things Done , в котором Дэвид Аллен спрашивает:
«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в выполнении этой задачи?»
Это то, для чего вам нужно установить крайний срок.
Теперь самое главное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.
Зачем нужны серьезные сроки Второе качество срочных задач, которое делает их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.
Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.
Понятно, почему так происходит, например, с неуплатой аренды. Сначала ваш арендодатель позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы заставить вас вовремя платить за квартиру. В противном случае в конце концов вас привлекут к суду и выселят, что достаточно серьезно для большинства людей.
Проблема с установкой крайних сроков для важных задач заключается в том, что они автоматически не становятся серьезными. Если я скажу, что должен пойти в спортзал до конца недели, в принципе не будет никаких последствий, если я не уложусь в этот срок.
Так как же сделать сроки более важными? Вот несколько способов:
1. Сделайте это общедоступным
Один из способов сделать крайний срок более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично подотчетны дедлайну, вы не можете обмануть только себя. Оборотная сторона этой медали заключается в том, что если вы публично назначаете дату, вам лучше убедиться, что вы действительно сможете попасть в нее.
Нет ничего лучше стресса от необходимости уложиться в крайний срок, который вы установили для себя слишком агрессивно.
2. Создайте поощрения и наказания
Еще один способ сделать крайний срок более серьезным — установить вознаграждение за его выполнение или наказание за невыполнение. Заранее разработайте этот набор поощрений и наказаний и убедитесь, что вы не несете ответственности за его фактическое выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте ее своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.
3. Держите других подотчетными
Когда дело доходит до привлечения других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно, чтобы люди осознали, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенные сроки. А это означает, что на самом деле нужно регистрироваться и вести неудобные разговоры, когда сроки не соблюдены. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам решат, что сроки для вас не так уж важны, и их начнут все чаще и чаще отодвигать или пропускать.
4. Установите себе постоянные напоминания
Очень легко проигнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, ваш друг или супруг, который постоянно мешает вам что-то сделать. Для важных задач вы должны настроить эти напоминания самостоятельно. Разложите липкие листочки вокруг своего стола. Установите события календаря или таймеры. Повесьте табличку у зеркала в ванной. Делайте все, что вам нужно сделать.
*****
Вам кажется, что это много работы? Ну может быть поначалу. Но со временем это станет легче, и вы обнаружите, что чувствуете гораздо меньше стресса.
У вас всегда будет достаточно срочных дел, чтобы заполнить весь день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, иначе вы окажетесь со списком сожалений о вещах, на которые у вас никогда не было времени.
Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где изначально появился этот пост.