Как отказаться от встречи: Как тактично отказаться от свидания, чтобы никого не обидеть

Как тактично отказаться от свидания, чтобы никого не обидеть

Отказать в свидании не просто, но можно: главное честность и тактичность. 

Красивые картинки любви в кино и книгах всегда настраивают на романтичные отношения, сказочную любовь, взаимность. Пары знакомятся в институте, на работе, в фитнес-клубе, в кафе.

Но с приходом пандемии все популярнее становятся виртуальные взаимоотношения, которые развиваются в соцсетях и соответствующих приложениях. Реальный и виртуальный мир соединяют разноплановую аудиторию, разные интересы и цели. Опыт показывает, что это не всегда симпатия друг к другу, поэтому современное общение часто отличается от волшебства мелодрамы о счастье романтики и любви.  

Контакты с противоположным полом предполагают, что один человек может быть не заинтересован в другом, тем более в романтических отношениях. Каждому приятно, когда зовут на свидание, проявляют влечение и заботу. Поэтому сложно отказать в свидании, если это предложение внезапное, а чувства не обоюдные.

Если вы хотите быть вежливым и даже благородным, но вам не улыбается перспектива встречи с тем или иным человеком, зовущим вас на свидание, наши советы вам точно пригодятся. Итак, чтобы не задеть достоинство, самолюбие и не нажить врага в лице вашего визави, следуем основным правилам этикета:

1. Честность и прямолинейность

^{Shutterstock.com}

Эти человеческие качества уберегут от чрезмерной боли, особенно если кто-то делает безумно романтичные жесты.

Во-первых, соблюдается честность с самим собой. Каждый заслуживает шанса на взаимность. При отсутствии ответных чувств и влечения лучше сразу отказать. Не стоит включать жалость, иначе потеря времени нанесет больше вреда, чем пользы.

Во-вторых, сохраняется честность с партнером. Если у вас уже есть парень или девушка, то лучше сообщить об этом сразу. В случае, когда любимого человека нет, но и интереса нет, нужно говорить правду. Необязательно объяснять причину, но можно сказать, что сейчас нет цели встречаться с кем-то, – это поможет обоим спокойно жить дальше без ненужных обид.

Хизер Виетс, терапевт по вопросам брака и семьи с веб-сайта PreEngaged, рекомендует рассказать об этом так, как есть:

Не придумывайте ложь, но будьте милостиво честны. Если у вас уже есть парень или девушка, сообщите об этом человеку. Если у вас нет любимого человека, но вы все равно не заинтересованы, скажите ему или ей правду. Можно просто сказать: «Нет, спасибо». Если это правда, вы можете сказать ему или ей, что вам просто не интересно встречаться с кем-либо прямо сейчас.

Смотрите также

5 моделей поведения, которых нужно остерегаться на первом свидании

2. Поступать с другими так, как хотите, чтоб поступали с вами

^{shutterstock.com}

Это золотое правило нравственности дает понять, что вежливость сделает слово «нет» не таким резким. Для того чтобы открыться потенциальному партнеру, нужны храбрость и мужество. Поэтому сохранять спокойный и мягкий тон во время отказа на приглашение – это проявление уважения.

Доктор Нил Кларк Уоррен, основатель eHarmony, предлагает показывать им такое же уважение, которое вы хотели бы, если бы все изменилось. Всегда следите за своим тоном, сохраняйте спокойствие и мягкость, а также убедитесь, что вы все еще говорите уверенно.

Если нет причин обижаться, то выражение признательности и сохранение секретности ситуации в кругу общих знакомых будет красивым финалом в разговоре. Мы не берем в расчет случаи умышленной агрессии и обиды – это уже другая история. В любом случае вежливость – это ваши доспехи.

3. Сфокусировать внимание на себе фразами с «я»

^{Мэнсинь Ли / ideas.ted.com}

Если вы решаете пояснить кому-то отсутствие интереса, то акцентируйте внимание на себе, а не на собеседнике. Не нужно перечислять потенциальному партнеру его неподходящие качества – это будет грубо и подорвет уверенность в будущем. Сьюзан Роэн, специалист по коммуникациям и автор книги «Что я скажу дальше?» , рекомендует вместо этого использовать операторы «Я».

Вот некоторые примеры:

• «Я не вижу вас со мной, прошу прощения».
• «Я получаю удовольствие от общения с вами, но не чувствую связи между нами».
• «Я решаю важные жизненные вопросы, поэтому нет возможности встречаться с кем-либо».
• «Я восхищаюсь вами, но сейчас ищу нечто другое».

Эти фразы не принижают собеседника. Вы не возвышаете себя и как будто предварительно готовитесь рассуждать на тему «дело во мне, с тобой все замечательно». Тогда эта ситуация становится не такой трагичной.

Смотрите также

Что такое асексуальность и чем она отличается от воздержания

4. Не держать людей на крючке, уметь ставить точку

^{shutterstock.com}

Если есть намерения остаться друзьями, то на это должны быть основания и выдержка. Нет необходимости звонить, писать в социальных сетях, проявлять расположение или флиртовать. После того как уже отказано, такие шаги представятся другому человеку надеждой на будущие отношения, и результат окажется плачевным.

Нужно уверенно освободить несостоявшегося партнера от иллюзий – это проявление уважения и честности.

В своем блоге автор Марселла Пурнама объясняет, что нет необходимости проявлять излишнее сочувствие или дружелюбие после того как вы кого-то отвергли или расстались:

Многие люди, которых отвергли могут считать, что дверь иногда еще не полностью закрывается и открывается при малейшем дружеском действии. Не позволяйте ему/ей думать, что надежда еще есть, хотя ее нет.

5. Онлайн-свидания: не отвечать или отвечать кратко

^pixabay.com

Карантин внес новые алгоритмы в виртуальное общение. Знакомства в Интернете стали активными, увеличилась потребность в таких коммуникациях. Пользователи порой не анализируют информацию друг о друге и отправляют сообщения максимальному количеству людей. Поэтому если собеседник пишет, не изучив профиль, или просто лайкает, можно и не реагировать. Совсем необязательно давать ответ на каждый знак внимания – цените свое время.

Из-за этого Эйприл Бейер, консультант по взаимоотношениям, говорит, что ничего не отвечать — это нормально:

Не поддавайтесь давлению, чтобы отвечать, когда к вам обращаются. Внушите себе, что у вас никогда не будет достаточно времени на ответ! Подмигивания и лайки по поводу ваших фотографий не в счет. Попытка разговорить вас в сети не заслуживает вашего времени.

Автор из Huffington Post рекомендует один из этих универсальных, но добрых ответов: рекомендуют отвечать следующими формулировками:

• «Я посмотрел ваш профиль – вы интересный человек, но я не вижу нас вместе, поэтому свидание бессмысленно. Мы потеряем время».
• «Я уже нашел себе кое-кого на сайте и налаживаю взаимоотношения. Не думаю, что будет порядочно общаться одновременно и с вами».

Эти фразы конкретизируют и отфильтровывают ненужные диалоги и не дают надежду без симпатии.

И как напоминание – важно помнить о том, что никто никому ничего не должен. Если культурный отказ не принимается адекватно, значит, совершенно точно все сделано правильно! Приглашения на свидания не обязывают к согласию.

Цените время и энергию. Этикет и хорошие манеры – лучшая защита от плохих манер тех, кто нас окружает.

^{Обложка: 1Gai.Ru / Shutterstock.com / Shutterstock.com}

^{Источник статьи: How to Turn Down a Date Gracefully}

Смотрите также

15 идей для свиданий, которые помогут вам почувствовать любовь, сохраняя социальную дистанцию

Смотрите также

Остаться или расстаться: как распознать признаки скорого разрыва

11 способов тактично отказаться от встречи — Карьера на vc.ru

В мире бизнеса и стартапов люди назначают множество встреч с самыми разными людьми. Встречи эти бывают посвящены самым разным поводам, но чаще всего из двух сторон кому-то одному данная конкретная посиделка в «Старбаксе» нужнее, и он что-то хочет получить от своего собеседника.

212 160 просмотров

Что делать, если вы тот, кто проявляет инициативу, в принципе, ясно — всеми доступными (желательно, оставаясь в рамках приличий) способами добиваться своей цели — встречи с нужным человеком.

Но как быть, если это именно вам предлагают потратить свое время на какие-то неочевидные разговоры за кофе? На Quora как раз недавно обсуждался вопрос «Как вежливо отказаться от встречи?», и самый исчерпывающий ответ на него дал знаменитый техноблогер Роберт Скобл. Вот 11 его советов.

Так случилось, что я получаю такое количество просьб о встрече, какое при всем желании не могу переварить. Вот что мне помогает в случаях, когда надо отказать человеку:

Автоответ в Gmail

Я настроил в Gmail-ящике автоответ, в котором прямо прописал свое право не отвечать на письма. Там прямо так и написано — «если я вам не ответил, это автоматически означает “нет”». Вот это мегаписьмо, которое позволяет мне не отвечать на неинтересные предложения и при этом не быть засранцем.

Спасибо за то, что потратили время на письмо, мне очень жаль, что я не могу ответить.

Сейчас мне приходит столько почты, что я физически не могу ответить каждому.

Это автоответ на ваше письмо, отправленное на ящик [email protected]

Я приложу максимум усилий, чтобы суметь вам ответить, особенно если в вашем послании речь идет о какой-то крутейшей технологии, способной изменить мир, или если вы создаете контекстный софт или сервисы — на эту тему я написал целую книгу в соавторстве с Шелем Израэлем (Shel Israel).

Также, благодаря своей должности в Rackspace, я интересуюсь различными сервисами, которые помогают людям делать бизнес на основе облачной инфраструктуры.

Я читаю все письма без исключения, но ответить могу процентов на пять из них, прошу прощения. Поэтому, если я не ответил вам в течение трех дней, к сожалению, это тоже самое, что услышать «нет».

Философия

У вас должна быть своя философия, то есть всем должны быть известны ваши интересы. Я, к примеру, фанат контекстных вычислений, соответственно, если вы в этой области полный ноль, то будете мне не особенно интересны. Это дает мне возможность вежливого отказа: «Извините, в 2014 году мне интересно общение только с определенным типом людей, к сожалению, вы к нему не относитесь».

Наличие злого босса

В случаях, когда нужно отказаться от встречи, очень помогает наличие строгого начальника, у которого есть куча идей насчет того, как бы вам потратить свое время. Босс не обязательно должен быть каким-то человеком с работы.

Например, мои дети и жена распоряжаются моей жизнью и моим временем также успешно, как и другие люди. Поэтому сказать что-то типа «Мы с женой уже запланировали кое-что на эти числа, так что я никак не смогу у вас выступить» или «Я своих детей уже месяц не видел, я обязан провести время с ними, и у меня не получится быть на этом обеде» — это вполне нормальный ответ.

И работает также хорошо, как фраза типа «Мой босс в Rackspace отправляет меня выступать на другой конференции в это же самое время».

Жизненные приоритеты

Надо знать, чего вы хотите от жизни. Я бы вот хотел пообедать в большем количестве ресторанов с тремя звездами «Мишлен», так что, если вы назначите мне встречу в таком заведении, отказаться будет довольно тяжело. Еще было бы интересно пообщаться с создателями какого-то нового крутого продукта, особенно если это компания с командой в составе пары человек.

Желание помочь как-то по-другому

Даже в случае отказа совсем необязательно вести себя агрессивно и вызывающе. Можно просто попробовать помочь человеку каким-то другим способом, нежели тратой на него собственного времени.

Эй, никак не получится сделать то интервью, что вы хотели бы, потому что эта неделя уже вся забита, но могу дать вам контакт других журналистов, которые справятся не хуже. Подойдет такой вариант?

Предложение способов добиться успеха

Предложите человеку не звать вас на кофе, а организовать встречу для питча — наверняка он это все равно и планировал сделать, только хотел быть вежливым, потому зазывал «попить кофе». Однако занятые люди совсем не склонны тратить время на посиделки с кем попало, а вот предложение, которое потенциально может сулить какую-то выгоду — это уже другое дело.

Встреча на мероприятии

Бывает и так, что кому-то удалось вас достаточно заинтересовать, но специально выделять время все равно неудобно и не хочется. В таком случае можно предложить пообщаться на грядущем мероприятии. Что-нибудь типа «Привет! Я вот тут еду в Вегас на CES, может быть вы сможете быть там или на SXSW в марте?»

Честная занятость

Если вы и правда заняты, что тут сделаешь? Например мой календарь обычно забит на месяц вперед. Могу продемонстрировать скриншот Google Calendar в качестве доказательства. Так что фраза «Извини, до февраля вообще никак» вполне может оказаться правдой. А раз так, то это вполне вежливый способ отказать человеку.

Перенаправление

Не всем легко даются отказы. При этом, наверняка у вас есть знакомый человек или коллега, который отказывает запросто и не видит тут никаких проблем. Например у меня есть продюсер Рокки Барбаника — этот парень куда более склонен говорить «нет», нежели я. Поэтому, когда мне не очень хочется самому отказывать человеку, я перенаправляю его к Рокки, а уж если вам удалось прорваться через него, то это хорошая заявка на попадание в мой календарь.

Соцсети

Перенаправлять людей можно и в социальные сети. Мне нравится это делать потому что я всегда за масштабируемость всего и вся, а ответ на условный вопрос на Quora может помочь тысячам людей, в то время как ответ на один мейл, поможет только его отправителю. Поэтому сказать что-то типа «задайте вопрос на Quora» — это хороший способ отказаться от встречи. Умные люди используют Facebook, чтобы понять, когда я онлайн — пообщаться в чате мне часто проще, чем ответить на письмо.

Дела поинтереснее

Как-то раз один мой друг Лоик Ле Мёр (Loic Le Meur) отказался со мной встретиться, сказав: «Я в то время буду на острове Некер» (а этот остров принадлежит Ричарду Брэнсону). Это можно описать как отказ, когда у вас действительно есть планы куда круче и веселее, чем какая-то встреча.

А как отказываетесь (и отказываетесь ли) от встреч вы?

Письма об отмене встречи: как написать [+Примеры]

Если вам нужно отменить встречу, обязательно уведомите своих товарищей по команде как быстро, так и профессионально. Самый быстрый и эффективный способ сообщить своим товарищам по команде об отмене встречи — создать электронное письмо об отмене встречи. В этой статье мы расскажем о важности отправки электронного письма об отмене, а также приведем советы и рекомендации по составлению профессионального электронного письма об отмене встречи.

• Что такое электронное письмо об отмене встречи?
• Почему важно отправлять электронное письмо об отмене встречи?
• 8 советов о том, как написать электронное письмо об отмене встречи
• Примеры электронных писем об отмене встречи

Что такое электронное письмо об отмене встречи?

Электронное письмо об отмене собрания — это заметка, созданная в форме электронного письма, чтобы уведомить участников собрания об отмене собрания. Электронное письмо об отмене встречи, обычно используемое в профессиональной среде, — отличный способ правильно отменить встречу. Отправка этого электронного письма означает, что все, кто должен был присутствовать на собрании, будут незамедлительно уведомлены об отмене собрания.

Эти электронные письма можно использовать, если вы больны, опаздываете, конфликтуете в расписании или просто у вас слишком много работы для проведения собрания. Важно, чтобы вы отправляли эти электронные письма заблаговременно, чтобы у всех, кто должен был присутствовать, было время изменить свое расписание и по-разному учесть это время.

Не позволяйте отмененным встречам стать препятствием для вашей команды

Попробуйте такой инструмент, как Fellow, чтобы превратить отмененные встречи в возможности для асинхронного сотрудничества!

Попробуйте Fellow бесплатно

Почему важно отправлять электронное письмо об отмене встречи?

Если вы собираетесь отменить встречу, обязательно сообщите об этом всем гостям как можно скорее. Отмена встречи без предварительного уведомления гостей — это крайне неуважительно. Нет ничего хуже, чем прийти на видеовстречу и подождать 10-15 минут, чтобы узнать, что встреча отменена, особенно когда вы могли бы провести время более разумно в другом месте.

Чтобы продемонстрировать свое уважение к участникам, оставайтесь сердечными и уважительными, создав электронное письмо об отмене собрания, которое вы сможете разослать сразу же до того, как собрание будет назначено. Лучше всего закончить электронное письмо, выразив благодарность участникам за понимание, чтобы они по-прежнему чувствовали себя ценными.

8 советов о том, как написать электронное письмо об отмене встречи

• Укажите четкую тему
• Напишите сами
• Отправьте как можно скорее
• Предоставьте краткое объяснение
• Предложить новую дату и время
• Извиниться
• Выразить признательность
• Запросить краткий обзор

1 Включить четкую тему 

Не секрет, что наши электронные почтовые ящики часто забиты неоткрытыми. Отправка электронного письма об отмене с четкой темой — отличный способ убедиться, что оно будет замечено среди других электронных писем. Строка темы может быть единственной возможностью донести свое сообщение, поэтому ее следует тщательно продумать. Убедитесь, что вы указали название встречи и четко указали, что она была отменена. Если люди решат не нажимать на электронное письмо и читать ветку дальше, они, по крайней мере, будут уведомлены о том, что встреча фактически отменена.

2 Пишите сами

Эти электронные письма должны быть четкими, краткими и искренними, и шанс попасть в эти заметки, если вы не являетесь автором электронного письма, очень мал. Как организатор или фасилитатор собрания, вы должны быть тем, кто отправляет уведомление об отмене собрания. Если отмена исходит из другого источника, участники могут не решиться принять ее дословно. Если все не согласны с отменой, сообщения могут быть неоднозначными, и некоторые люди все равно могут прийти на собрание.

3 Отправить как можно скорее

Цель электронного письма об отмене — уведомить участников об отмене собрания, поэтому крайне важно, чтобы вы отправили электронное письмо, как только узнаете об отмене. Если участникам больше не нужно присутствовать на собрании, они захотят получить достаточное уведомление, чтобы они могли двигаться вперед и соответствующим образом планировать свое время. Теперь они могут использовать это время, чтобы запланировать еще одну встречу, завершить проект или сосредоточиться на серьезной работе. Если они не будут уведомлены об отмене как можно скорее, они не смогут соответствующим образом оптимизировать свое время.

4 Предоставьте краткое объяснение 

Никогда не оставляйте своих товарищей по команде в неведении, особенно когда речь идет о собрании, на котором вы должны были присутствовать все вместе. Чтобы продемонстрировать свое уважение ко времени ваших товарищей по команде, важно, чтобы вы предоставили краткое объяснение причины отмены.

5 Предложить новую дату и время

Скорее всего, вам придется перенести встречу, а не отменить ее совсем. Если вы предложите новую дату и время встречи при отправке письма об отмене, у всех участников будет достаточно времени для рассмотрения вашего запроса. Если возникнет конфликт в расписании, посетители могут просто указать альтернативное время, которое им больше подходит, так как у них будет достаточно времени для этого.

6 Извиниться 

При отмене встречи важно быть искренним. Почти невозможно продемонстрировать уважение, которое вы испытываете к своим товарищам по команде, если вы не найдете время, чтобы извиниться за отмену встречи. Если участники согласились встретиться, они нашли время в своем плотном графике, чтобы расставить приоритеты для вашей встречи. По этой причине важно уделить время написанию искренних извинений, которые можно включить в электронное письмо об отмене.

7 Демонстрация признательности

Подобно тому, как важно извинение, демонстрация вашей признательности также имеет решающее значение. Это может быть раздражающим или даже ошеломляющим, если кто-то отменяет электронное письмо по прихоти, особенно если организатор или ведущий не находит времени, чтобы принести искренние извинения в дополнение к выражению своей благодарности. Если ваши товарищи по команде готовы отменить или перенести встречу, важно, чтобы вы выразили свою признательность, поблагодарив их за гибкость и уступчивость.

8 Запросите подведение итогов 

Если собрание не может быть перенесено на другое время и вместо этого проводится без вашего участия, важно попросить вас подвести итоги собрания. Попросив подведение итогов, вы не пропустите важную информацию, которая обсуждалась в ваше отсутствие. Резюме может быть предоставлено в виде подробных заметок о встрече, последующего электронного письма или даже записи встречи. Если вы не собираетесь присутствовать, важно попросить тех, кто будет присутствовать, записать встречу. Таким образом, вы можете просмотреть любую информацию в кратчайшие сроки.

Примеры электронных сообщений об отмене встречи

• Если вы плохо себя чувствуете
• Если у вас есть семейные или личные обстоятельства
• Если у вас конфликт в расписании

1 Если вы плохо себя чувствуете:

Тема:

Встреча по маркетингу продукта отменена из-за болезни

Эй, команда, к сожалению, мне придется отменить сегодняшнюю встречу, которая должна состояться в 13:00, так как я плохо себя чувствую. Приносим извинения за неудобства и будем рады перенести встречу при первой же возможности.

Пожалуйста, не стесняйтесь свериться с моим календарем и предложить удобную дату и время позже на этой неделе.

Спасибо за понимание, 

Сара Браун 

Менеджер по маркетингу продуктов 

[адрес электронной почты и номер телефона]

2 Emergency

Здравствуйте, команда! С сожалением сообщаю вам, что мне придется отменить нашу встречу по маркетингу продуктов, которая должна состояться сегодня в 15:30. К сожалению, возникла чрезвычайная ситуация в семье, требующая моего немедленного внимания, и я буду недоступен до конца недели.

Я приложил слайд-презентацию, которую планировал представить во время нашей встречи, если вы решите двигаться вперед в мое отсутствие. В качестве альтернативы, мы можем снова собраться на следующей неделе. Приносим извинения за неудобства и благодарим за понимание в это трудное время.

Спасибо,

Сара Браун

Менеджер по маркетингу продукции

[адрес электронной почты и номер телефона]

3 0003

Привет, к сожалению, сегодня днем ​​у меня конфликт в расписании, который совпадает с запланированным совещанием по маркетингу продукта. У меня есть свободные места позже на этой неделе, и я был бы рад изменить расписание на удобное для вас время. Я прикрепил ссылку на свой календарь, чтобы вы могли видеть, в какое время я открыт.

Приношу извинения за изменение в последнюю минуту и ​​с нетерпением жду повторного подключения в конце недели.

Спасибо за внимание, 

Сара Браун 

Менеджер по маркетингу продуктов 

[адрес электронной почты и номер телефона]

Выразите свою благодарность и продемонстрируйте уважение к участникам, отменив следующую встречу быстро и профессионально . Убедитесь, что вы говорите ясно, лаконично и готовы извиниться за любые неудобства. Если вы примете во внимание эти советы, приемы и рекомендации, вы сможете с уверенностью отправить электронное письмо об отмене следующей встречи.

Советы для высокоэффективных руководителей

• Электронная почта*

Как отменить встречу, не расстроив вашего клиента (с примерами электронной почты)

Посещение запланированных встреч в нужное время является профессиональным этикетом. Однако иногда что-то может пойти не так из-за личной чрезвычайной ситуации или рабочего конфликта, что требует отмены встречи. Какой бы ни была причина, сделать это, не расстроив клиента, может быть сложно.

Если вы являетесь внештатным поставщиком услуг, на карту может быть поставлено несколько вещей, если отмена встречи вызовет недовольство вашего клиента. Это может:

• Плохо отразиться на вас или вашей компании
• Привести к недопониманию и конфликту с клиентом
• Сделать клиента менее откровенным при совместной работе в будущем встреча, отправка профессионального сообщения — отличный способ оставаться в хороших отношениях с коллегами, руководителями и клиентами. И если вам нужно отменить встречу, полезно знать, как это сделать так, чтобы никого не расстроить.

  В этой статье мы обсудим:

  • Почему отмена в последнюю минуту является плохой практикой
  • Этикет отмены встречи, которому следует следовать при уведомлении клиентов
  • Советы по написанию электронного письма об отмене встречи
  • Преимущества вежливой отмены встречи
  • Что делать, если клиент все еще обижается

  Мы надеемся, что эта статья расскажет вам о лучших методах отмены встречи, а также о том, как писать электронные письма об отмене встречи, не расстраивая клиента . Мы включили несколько примеров электронных писем, которые вы можете использовать в качестве справочных материалов.

  Кроме того, используйте Indy’s Calendar, если вам нужен инструмент для планирования (или переноса) встреч. Приложение суперэффективно, содержит множество полезных функций и является бесплатным.

  Почему отмена встречи в последнюю минуту является плохой практикой?

  Мы все были там. У вас назначена встреча, и что-то происходит. Возможно, вам придется задержаться на работе допоздна; может быть, ваш ребенок болен; может ты просто не чувствуешь.

  Откладывать можно, но в последнюю минуту это может иметь далеко идущие последствия.

  Это неуважение

  Когда вы прекращаете общение в самый последний момент, вы проявляете неуважение ко всем участникам собрания. В профессиональном сообществе время дорого. Отправляя сообщение в последнюю минуту, вы создаете впечатление, что вам наплевать на чужое время.

  Это невнимательно

  Как мы уже говорили, отмена встречи тратит впустую время всех, кто планирует ее посетить. Если у вас нет веской причины для отмены, это просто грубо.

  Это непрофессионально

  Это посылает сообщение о том, что вы ненадежны, и люди могут начать задаваться вопросом, преданы ли вы своей работе. Это может повредить вашей репутации и заставить клиентов опасаться иметь с вами дело в будущем.

  Это неудобно

  Если вы отмените в последнюю минуту, это может нарушить работу других людей и нарушить их расписание. Это существенное неудобство, если всем приходится менять свое расписание и находить новое время для встреч.

  Упущенная возможность

  Каждая встреча — это возможность наладить отношения, решить проблемы и добиться прогресса. Отмена означает, что вы пропустите все эти вещи.

  Этикет отмены встречи, которому следует следовать при уведомлении клиентов

  Это случается с лучшими из нас. У вас запланирована встреча с клиентом, и происходит что-то, от чего вы не можете отказаться. Какой бы ни была причина, клиент может не воспринять отмену положительно.

  Что ты умеешь?

  Следуйте этим простым советам при уведомлении клиента, чтобы максимально сгладить ситуацию.

  Предупредите заранее

  Как только вы узнаете, что встречу нужно отменить, немедленно сообщите об этом клиенту. Чем раньше вы сообщите им об этом, тем лучше для них примут альтернативные меры.

  Будет вежливо отправить электронное письмо за неделю до встречи. Если это невозможно, сообщите об этом как минимум за 24 часа до назначенного времени. Все, что меньше этого, может показаться грубым и непрофессиональным.

  Объясните причину

  Объясните, почему собрание отменено. Клиент захочет узнать, что произошло, и быть с ним честным. Это поможет им понять вашу ситуацию. Ваше объяснение также должно быть максимально кратким и простым.

  Будьте профессиональны

  Независимо от причины отмены, всегда сохраняйте профессиональный тон при уведомлении клиента. Это поможет построить и поддерживать хорошие рабочие отношения с ними.

  Принесите извинения

  Всегда извиняйтесь перед клиентом за неудобства, вызванные отменой. Даже если это не ваша вина, клиент может этого не знать и может разозлиться или расстроиться. Простое извинение может значительно разрядить ситуацию.

  Поблагодарите клиента за понимание

  Даже если он недоволен ситуацией, он оценит ваш профессионализм и понимание. Простое «спасибо» может помочь сохранить хорошие отношения с клиентом.

  Будьте честны в отношении переноса встречи

  Будьте честны в отношении того, можете ли вы перенести встречу или нет – вашему клиенту должны быть предоставлены равные возможности быть услышанным. Если вы не можете перенести встречу, сообщите об этом заранее.

  Если возможно, предложите другую дату

  В большинстве случаев клиент поймет и готов перенести встречу. Если возможно, предложите несколько удобных для вас дат и времени.

  Будьте гибкими в выборе даты и времени перенесенной встречи. Это показывает, что вы по-прежнему заинтересованы во встрече с клиентом и готовы работать в обход его графика.

  Последующие действия

  После того, как встреча будет перенесена, свяжитесь с клиентом и подтвердите новую дату и время. Это позволит избежать дальнейшей путаницы или неудобств.

  Отмена встречи никогда не бывает идеальной, но если вы справитесь с этим правильно, это не должно быть катастрофой. Соблюдение этих советов может свести к минимуму неудобства для вас и клиента.

  Советы по написанию электронного письма об отмене встречи

  Когда вам нужно отменить встречу, то, как вы это сделаете, может быть так же важно, как и причина. Ваше общение может задать тон вашим будущим отношениям с клиентом. Поэтому очень важно общаться четко, лаконично и уважительно.

  Вот восемь советов, как написать электронное письмо об отмене встречи:

  Напишите тему письма понятным языком 

  Ваше электронное письмо может затеряться в море непрочитанных сообщений. Упоминание темы в строке темы поможет получателю сразу понять, о чем письмо.

  Достаточно чего-то вроде «Отмена нашей встречи по проекту X» или «Изменение планов встречи X».

   Напишите сами

  Не делегируйте задачу отмены встречи кому-то другому. Третий человек, который не имеет ни малейшего представления о ситуации, вероятно, просто отправит общее сообщение.

  Потратьте время, чтобы написать электронное письмо с объяснением ситуации. Крайне важно звучать искренне, а это возможно только тогда, когда вы добавляете индивидуальный подход.

  Четко объясните причину

  Четко объясните причину отмены. Сообщите клиенту, что произошло и почему это было необходимо. Таким образом, они не будут чувствовать, что вы бросаете их или что-то не так.

  Говорите простым языком

  Не заставляйте вашего клиента чувствовать себя глупым или неосведомленным. Просто констатируйте факты и остановитесь на этом.

  Будьте лаконичны

  При написании письма об отмене встречи вам не нужно писать роман. Быстро переходите к делу и будьте лаконичны в своем объяснении. Это предотвратит недопонимание и облегчит понимание адресату.

  Проявите уважение

  Говорите вежливо и избегайте любых негативных выражений. Это позволит сохранить хорошие отношения с клиентом.

  Покажите признательность

  Поблагодарите клиента за потраченное время и понимание. Кроме того, скажите им, что вы цените их время и усилия при подготовке к встрече.

  Подпишитесь с искренностью

  Сообщите своему клиенту, что вы искренне сожалеете о необходимости отменить встречу и надеетесь, что это не поставит под угрозу ваши рабочие отношения.

  Идеи шаблона электронной почты для отмены встречи

  Хотя иметь дело с отмененной встречей никогда не бывает весело, есть способы изящно справиться с ситуацией.

  Мы предоставим вам несколько шаблонов электронных писем об отмене встречи, чтобы вы могли составить вежливое и профессиональное сообщение.

  Шаблон для отмены встречи за несколько недель до установленной даты

  Тема письма: Отмена встречи X на дату Y

  Привет, [имя клиента]

  Надеюсь, у вас все хорошо. К сожалению, вынужден отменить нашу встречу, запланированную на [дата].

  Что-то случилось (объясните причину), и я не смогу это сделать. Приносим извинения за неудобства. Я позабочусь о том, чтобы перенести встречу как можно скорее.

  Лучший,

  [Ваше имя]

  Шаблон для отмены собрания, запланированного на следующий день

  Электронный субъект. ,

  Надеюсь, у тебя все хорошо.

  К сожалению, я должен отменить нашу встречу на завтра. Приносим извинения за неудобства, но я не смогу это сделать (объясните причину).

  Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу что-нибудь сделать, чтобы все исправить.

  Спасибо,

  [Ваше имя]

  Шаблон для отложения на встречу

  Электронная почта.

  Надеюсь, ты в порядке.

  Я хотел спросить, можно ли перенести нашу встречу на [дата]. Я понимаю, что это может быть невозможно, но я был бы признателен, если бы мы попытались перенести встречу на более позднее время.

  Спасибо за понимание.

  [Ваше имя]

  . электронная почта находит вас хорошо. К сожалению, я плохо себя чувствую и вынужден отменить нашу встречу. Приносим извинения за неудобства.

  Я свяжусь с вами, как только мне станет лучше.

  Лучший,

  [Ваше имя]

  К сожалению, сегодня я не смогу присутствовать на нашей встрече. Произошел конфликт в расписании, которого я не ожидал. Я знаю, что это в последнюю минуту, но я хотел, чтобы вы знали как можно скорее.

  Я был бы рад перенести встречу на другое время. Дайте мне знать, если вы свободны в любую из этих дат: [дата 1], [дата 2] или [дата 3].

  Если вы не свободны ни в одну из этих дат, дайте мне знать, и мы постараемся найти другое время, удобное для нас обоих.

  Еще раз приносим извинения за неудобства, и я надеюсь, что мы сможем перенести встречу в ближайшее время.

  С уважением, 

  [Ваше имя]

  Каковы преимущества вежливой отмены встречи?

  Если вы являетесь внештатным поставщиком услуг, скорее всего, вам приходилось отменять встречу или две за свою карьеру. Это никогда не бывает легко, но вы можете извлечь некоторые выгоды, осторожно справившись с ситуацией.

  Вежливость в общении дает следующие преимущества:

  • Это показывает ваш профессионализм. Если вы можете отменить встречу, не сжигая мосты, это показывает, что вы можете спокойно и коллективно справляться со сложными ситуациями. Это может только положительно отразиться на вас и вашем бизнесе.
  • Помогает завоевать расположение. Откладывание встречи путем заблаговременного уведомления клиента может создать доброжелательные отношения между обеими сторонами. Они оценят, что вы были достаточно тактичны, чтобы отменить встречу, а не просто присматривать за ними.
  • Это показывает ваше уважение ко времени других. Если вы можете отменить встречу, не причиняя неудобств, это показывает, что вы понимаете, что время каждого ценно.
  Что делать, если клиент все же обижается

  Все мы знаем одного клиента, который, что бы вы ни делали, всегда кажется обиженным. Вы изо всех сил старались быть вежливыми и профессиональными, но каким-то образом им всегда удаётся обидеться.

  Если вы находитесь в ситуации, когда клиент все еще обижается после того, как вы вежливо отменили встречу, вот что вы можете сделать:

  Попытайтесь понять чувства клиента

  Что может быть причиной их реакции на это путь? Это может быть что-то личное, а может быть что-то связанное с проектом. Если вы не можете понять это, попробуйте спросить их напрямую.

  Предложите компенсацию

  Как только вы поймете их точку зрения, найдите компромисс. Может, есть способ перенести встречу, не обидев их. Или, возможно, вы можете предложить компенсацию, например, скидку на ваш следующий проект или халяву, которую они могут использовать.

  Хотите привлечь больше клиентов?

  Получите больше клиентов с помощью инструмента Indy’s Proposals. Простые в использовании шаблоны предложений помогут вам каждый раз делать правильный шаг и превращать потенциальных клиентов в клиентов.

  Попробуйте Indy’s Proposals

  Предоставьте клиенту место

  Возможно, вам придется дистанцироваться от клиента, если ничего не помогает.