Квадрат кови: Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Квадранты Кови (матрица Эйзенхауэра): просто о планах

Прочитано: 31 470

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Чтобы понять, о чем именно пойдет речь дальше, нужно дать расшифровку двум понятиям.

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

1. Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
2. Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.
3. Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач.
   То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.
4. Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• Метод АБВГД.
• Стратегическую картонку.
• Дерево целей.
• Пирамиду Франклина.
• Метод «поедания лягушки».

Практически все из них в той или иной степени позволят грамотно распределить квадраты времени Стивена Кови в повседневной жизни и отказаться от ненужных и бессмысленных занятий.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.

Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:

• Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
• А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Интересные статьи:

Матрица управления временем Стивена Кови: время — друг или враг? | by Olga Diakonova

Как добиться максимальной продуктивности?

Мы все в определённый момент задумываемся о рационализации временных затрат. Мы покупаем блокноты, ежедневники, учитываем время, которое проводим в социальных сетях. Однако, ключ к эффективному управлению самим собой, к достижению поставленных целей и результатов лежит в расстановке приоритетов.

Согласитесь, мы часто разрываемся между тем, что мы искренне хотим делать, и многочисленными требованиями и жизненными обстоятельствами. Каждый день нам приходится решать неотложные проблемы и нырять в пучину повседневных мелких дел, которые держат нас в постоянном напряжении. Нужен эффективный и результативный инструмент, который позволил бы расставлять приоритеты и ранжировать бесконечный поток «срочно-бесконечно-срочных” дел.

Подобным инструментом является матрица управления временем Стивена Кови. Согласно установкам Стивена Кови, все текущие дела можно условно поделить на важные и срочные. Срочные дела требуют немедленного внимания и обозначаются маркером «сейчас». Зачастую подобные дела не всегда важны и могут не привести к достижению запланированных целей. Наша результативность напрямую зависит от важных дел. Подобные дела привносят глубокое удовлетворение, поддерживают и развивают вашу жизнь, помогают в осуществлении стратегических целей, связаны с вашей персональной Миссией. Такие дела иногда кажутся несрочными, однако, требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Обратите внимание на графический образ Матрицы Времени. Она состоит из четырёх квадратов.

Матрица управления временем Стивена Кови

Квадрат 1 содержит дела, которые являются срочными и важными одновременно. Зачастую это проблемы и критичные ситуации. Подобные дела поглощают жизненную энергию, заставляют прокрастинировать, уходить от проблем к делам неважным и несрочным, которые лишь заполнят наше свободное время, однако никакой пользы они не принесут.

Квадрат 2 отлично подойдёт для прояснения ценностей, долгосрочного планирования. Дела из данного квадрата мы часто откладываем, однако, именно они — ключ к управлению собственной жизнью: удовлетворенностью жизнью, дисциплинированностью, перспективами.

Кстати, максимально-эффективными и результативными окажутся дела именно из этого квадрата, это любимый блок успешных людей , нацеленных на реализацию собственных перспектив.

Квадрат 3 отвечает за реализацию чужих желаний, в него же можно вписать ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Если вы упорно делаете ставки на Квадрат 3, то вам стоит задуматься о неразумной жертвенности, ложном представлении о бессмысленности планов и неразумности личных целей.

Квадрат 4 часто считают сектором деградации, так как он содержит в себе неважные и несрочные дела: повседневные мелочи, которые отвлекают внимание от реально важных и срочных дел, бесполезное времяпровождение (компьютерные игры, просмотр ТВ, серфинг ленты в соцсетях).

Если вы полностью сосредотачиваетесь на делах из Квадрата 1, он становится все больше и больше, и когда-нибудь поглотит вас целиком, подобно болоту. Истощая свои ресурсы, люди спасаются бегством и ныряют с головой в дела из Квадрата 4, но они никогда не найдут там развития. Высоко-эффективные люди уменьшают размер Квадрата 1 и проводят больше времени за делами из Квадрата 2. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят прочитывают, планируют и выигрывают.

Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови

Зачем использовать матрицу тайм-менеджмента Стивена Кови? Правильное управление временем необходимо для повышения личной продуктивности и успеха компании. Вам доступно несколько способов. Наиболее популярны «Get Things Done (GTD)» Дэвида Аллена и Матрица управления временем Стивена Кови.

Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови — отличный способ направить ваше внимание на то, что наиболее важно для вашей компании и личного развития. Матрица Стивена Кови, разработанная в книге «7 навыков высокоэффективных людей», является популярным инструментом из-за того, что с ее помощью легко визуализировать, как и где вы должны проводить свое время. Этот инструмент продуктивности также часто называют матрицей Эйзенхауэра.

Мы рассмотрим Матрицу управления временем Стивена Кови и то, как ее можно использовать для изменения стратегии расстановки приоритетов.

Преимущества использования Матрицы управления временем Стивена Кови

Использование Матрицы управления временем Стивена Кови на рабочем месте может дать ряд преимуществ, в том числе:

• Повышение производительности: расставлять приоритеты в своей жизни и как эффективно справляться с этими видами деятельности.
  Наличие структурированного и расставленного по приоритетам списка задач может помочь вам закончить больше и наиболее важные дела за то же время.
• Привычки : Эта матрица может помочь вам определить, в каких квадрантах вы проводите больше всего времени, и оценить свое поведение. Затем у вас может сформироваться новая привычка концентрироваться на вещах Q1 и Q2.
• Баланс между работой и личной жизнью : Благодаря более эффективным привычкам на работе вы можете уделять больше времени важным для вас занятиям вне работы.
• Улучшенные возможности планирования : Использование этой матрицы для правильной расстановки приоритетов также может помочь вам в определении четких краткосрочных целей, которые могут быть достигнуты в определенные периоды времени. Это может помочь вам более эффективно планировать инициативы и долгосрочные цели.

Что такое Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови?

Источник: The 7 Highly Habits Эффективный Люди , Стивен Кови

Матрица Кови представляет собой прямоугольник, разделенный на четыре области, или «квадранта», каждый из которых представляет, как ваше рабочее время делится в зависимости от важности и срочности. Матрица в целом символизирует ваше время. Поэтому его размер не может быть изменен, но размер каждого квадранта может быть изменен в зависимости от того, сколько времени вы проводите в нем. Основная цель состоит в том, чтобы проводить как можно больше времени во втором квадранте и меньше времени в остальных. Согласно Кови, это фундаментальная реальность, лежащая в основе тайм-менеджмента. Каждый квадрант имеет уникальную функцию, которая помогает вам расставить приоритеты в своих действиях и обязанностях. Это 4 квадранта матрицы тайм-менеджмента:

Квадрант 1: Срочные и важные

Q1 влечет за собой важные по своему характеру обязательства или действия, требующие немедленного внимания. Из-за срочности и важности вещи в этом квадранте также могут быть подчеркнуты. Таким образом, знание этих видов деятельности и правильная их классификация гарантируют, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия.

Квадрант 2: Несрочные, но важные

Q2 предполагает сосредоточение внимания на действиях, которые помогут вам развить чувство дисциплины и преданности делу, а также определить и работать над вещами, которые вы можете контролировать. Если что-то важное, это дополняет вашу цель, ценности и главные приоритеты.

Квадрант 3: Срочные, но не важные

Действия в К3 срочные и приобретают определенное значение в данный момент. Скорее всего, вы можете уменьшить или исключить эти элементы из своего процесса. Некоторые люди проводят много времени в квадранте III («срочно, но не важно»), думая, что находятся в квадранте I. Большую часть времени они тратят на реагирование на срочные ситуации, полагая, что они также необходимы. Однако дело в том, что важность этих вопросов часто определяется приоритетами и ожиданиями других.

Квадрант 4: Несрочные и неважные

Задачи в четвертом квартале, скорее всего, будут устранены или сокращены вовсе. Очень важно определить, какие вещи относятся к этому квадранту, чтобы вы могли определить, какие действия имеют низкий приоритет.

Источник: 7 навыков высокого уровня Они также уменьшают размер Квадранта I, проводя больше времени в Квадранте II. Вам нужен инструмент, который продвигает, мотивирует и действительно помогает вам проводить необходимое время в квадранте II 9.0014 о предотвращении, а не о стихийных бедствиях . По словам Стивена Кови, самый простой способ добиться этого – упорядочить свою жизнь по неделям.

В течение недели обязательно будут случаи, когда ваша честность будет проверена. Популярность реагирования на срочные, но несущественные приоритеты других людей в квадранте III или радость бегства в квадрант IV будут угрожать преодолением основных действий, запланированных вами в Квадранте II. Ваш первичный центр, самосознание и совесть могут дать высокий уровень внутренней стабильности, направления и мудрости, позволяя вам использовать свою автономную волю, оставаясь при этом верным тому, что существенно.

Как использовать Матрицу тайм-менеджмента Стивена Кови

Применение этой матрицы в повседневной жизни требует самооценки и детализации. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам справиться с этой техникой:

1.

Составьте список задач, которые вам нужно выполнить

Крайне важно записывать каждое слово, которое вам еще предстоит выполнить, независимо от того, расставляете ли вы приоритеты на день. или за месяц. Нужно четко и лаконично сформулировать эти задачи.

2. Укажите сроки выполнения

Укажите сроки выполнения каждой работы после того, как вы их правильно обозначили. Знание того, когда вы должны завершить дела, может помочь вам расставить приоритеты, что вы должны сделать, а что может подождать. Отметьте любые приближающиеся сроки, чтобы помочь вам оценить срочность ваших действий на следующем этапе.

3. Определить наиболее критичные задачи

Указать, какие из заданных сроков наиболее близки к выявлению наиболее неотложных. Что касается расстановки приоритетов, это позволяет вам взглянуть на свои обязанности в перспективе. Это также дает вам четкое представление о ваших групповых обязанностях и может дать вам представление о том, какие действия вы должны выполнять в первую очередь и в последнюю очередь.

4. Сортировка по важности

Упорядочите свои дела по важности после того, как оцените, насколько важно каждое действие для вашего расписания. Это поможет вам полностью понять, какие обязанности являются предварительными, а какие работы вы можете отложить на время. Это также может помочь в разработке графика выполнения этих важных действий в порядке их приоритета.

5. Расположите задачи в соответствующем квадранте

Изучите каждую работу, чтобы определить, насколько она срочная и/или важная для вашей повестки дня, а затем распределите их по категориям в своем списке. Как только вы определили, являются ли действия критически важными или необходимыми, назначьте их в соответствующий квадрант. Вы можете использовать эту матричную структуру для выполнения ежедневных, еженедельных или ежемесячных действий.

Заключение

Тайм-менеджмент может быть личной проблемой, но некоторые общие понятия применимы почти к каждому владельцу или менеджеру небольшой компании.

Матрица тайм-менеджмента Кови, которую иногда называют матрицей Эйзенхауэра, прекрасно объясняет и классифицирует эти идеи.

Чем больше вы будете использовать Матрицу Стивена Кови, тем лучше вы будете осознавать, где ваша задача находится в каждом квадранте. После этого все, что вам нужно сделать, это соответствующим образом перемещать свое время. Давид Гуссе.

Заинтересованы в личной продуктивности и тайм-менеджменте? Читать Что такое круг влияния? Еженедельный обзор «Шаг за шагом» и смотрите:

Еженедельное планирование — видео из книги «7 навыков высокоэффективных людей»

Если у вас есть вопросы, напишите мне.

Объяснение матрицы тайм-менеджмента Стивена Кови

Хотя кажется, что время летит незаметно, у всех нас одни и те же 24 часа в сутки. Так почему же некоторые люди способны достичь гораздо большего, чем большинство населения? Одно из возможных объяснений можно найти в их умении управлять временем более эффективно, чем другие. Но как можно справиться с потоком задач, требующих нашего немедленного внимания? В то время, когда несоблюдение сроков недопустимо, таблица управления временем Covey может помочь вам более эффективно управлять доступным временем. Матрица Кови позволяет вам расставлять приоритеты намного лучше, чем раньше. Идея использования четырех квадрантов для определения приоритета задачи была представлена ​​американским основным докладчиком Стивеном Кови, автором книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Система Кови использует четыре разных квадранта, которые позволяют вам

определяет приоритеты задач в зависимости от их важности и срочности, помогая вам решить, нужно ли вам решить задачу немедленно или вы можете отложить ее.

Как видно из рисунка ниже, матрица управления временем разделена на четыре квадранта, организованных по важности и срочности.

Источник: Стивен Кови, Семь навыков высокоэффективных людей

Матрица, также известная как принцип срочности-важности Эйзенхауэра, различает важность и срочность:

• Важные обязанности способствуют достижению ваших целей.
• Срочно Обязанности требуют немедленного внимания. Эти действия часто тесно связаны с достижением чужой цели. Нерешение этих проблем приведет к немедленным последствиям.

Вот краткое изложение значения каждого квадранта:

• Квадрант I – важные сроки с высокой срочностью
  Первый квадрант содержит задачи и обязанности, требующие немедленного внимания.
• Квадрант II – долгосрочное развитие и разработка стратегии
  Второй квадрант предназначен для важных вопросов, не требующих немедленных действий. Кови указывает, что этот квадрант следует использовать для разработки долгосрочной стратегии.
• Квадрант III – отвлекающие факторы высокой срочности
  Третий квадрант зарезервирован для срочных, но не важных задач. Кови рекомендует свести к минимуму или даже исключить эти задачи, поскольку они не влияют на ваш результат. Здесь также возможен вариант делегирования.
• Квадрант IV – Действия, практически не имеющие ценности
  Четвертый и последний квадрант фокусируется на задачах и обязанностях, которые не приносят никакой ценности, т. е. на неважных и несрочных вещах. Эти пожиратели времени должны быть устранены любой ценой.

Если вы примените матрицу управления временем Кови к своей профессиональной и личной жизни, вы заметите, что большую часть вашей деятельности можно найти в квадрантах I и III. Опыт показывает, что большинство людей игнорируют квадрант II, особенно в области своего личного развития.

Однако нельзя недооценивать важность второго квадранта. Если вы заметили большой разрыв в этом квадранте, это означает, что вы слишком много внимания уделяете оперативному аспекту, в то время как стратегическая перспектива остается позади. По этой причине Кови рассматривает квадрант II как исключительно важную часть матрицы. Без этого квадранта эффективное управление временем было бы невозможно, поскольку оно также требует наличия стратегических элементов.

Ниже вы можете найти подробное объяснение всех четырех квадрантов, которые можно найти в матрице тайм-менеджмента Кови.

Четыре квадранта тайм-менеджмента

Квадрант 1 – срочные и важные

Действия в квадранте 1 можно разделить на элементы, которые невозможно было предусмотреть, и те элементы, которые можно было предусмотреть. Последнего можно избежать, разрабатывая планы и уделяя пристальное внимание их выполнению.

Первый квадрант должен содержать только те действия и обязанности, которые требуют вашего немедленного внимания. Пространство зарезервировано для чрезвычайных ситуаций и чрезвычайно важных сроков. Если возникнет серьезный кризис, вам придется отложить другие задачи.

• Кризисы
• Проблемы с прессованием
• Проекты, которые ограничены сроками
• Чрезвычайные ситуации
• Последние приготовления

Квадрант 2 – не срочные, но важные

Предметы, найденные в квадранте 2, не имеют высокой срочности, но могут сыграть важную роль в будущем. Этот квадрант предназначен не только для стратегического планирования, но и для вопросов, связанных со здоровьем, образованием, физическими упражнениями и карьерой. Инвестирование времени в эти области, возможно, не является срочным в настоящее время, но в долгосрочной перспективе это будет иметь огромное значение.

Обратите особое внимание на то, чтобы вы запланировали достаточно времени для действий квадранта 2, чтобы они не стали элементами квадранта 1. Во время так позволит вам увеличить вашу способность заканчивать свои задачи в срок.

• Планирование
• Подготовка
• Обучение
• Упражнения, здоровье и отдых

Квадрант 3 – срочные, но не важные

В третьем квадранте обобщаются дела, которые кажутся очень срочными, но совсем не важными. Некоторые из этих действий могут быть полностью эгоистичными, не принося никакой ценности. На самом деле, эти действия являются препятствиями, которые стоят между вами и вашими целями. Если возможно, попробуйте делегировать эти задачи или рассмотрите возможность их переноса.

Если другой человек вызывает у вас задачи в квадранте 3, может быть целесообразно вежливо отклонить его просьбу. Если это невозможно, постарайтесь, чтобы вас постоянно не отвлекали, назначив временные интервалы тем, кто часто нуждается в вашей помощи. Таким образом, вы сможете решать все их проблемы сразу, не отвлекаясь регулярно.

• Прерывания
• Встречи
• Светская беседа

Квадрант 4 – не срочно и не важно

Четвертый и последний квадрант содержит все виды деятельности, которые не приносят никакой ценности — очевидные траты времени. Все действия, содержащиеся в нем, не более чем отвлечение; избегайте их, насколько это возможно. Вы также должны попытаться исключить все пункты из этого списка, какими бы интересными они ни были.

• Мелочи
• Пожиратели времени
• Бесцельный серфинг в Интернете
• Смотреть телевизор часами

Как применять матрицу времени?

При использовании матрицы Важно-Срочно рекомендуется максимально увеличить время, затрачиваемое на деятельность в квадранте II. Это позволит вам (в долгосрочной перспективе) сократить количество действий в квадранте I, поскольку многие из них могли бы быть действиями в квадранте II, если бы было реализовано более эффективное планирование.

Целью использования матрицы тайм-менеджмента является вопрос, приближает ли вас определенная деятельность к вашим целям или нет. Если это так, эти обязанности должны иметь приоритет над теми задачами, которые могут потребовать вашего времени, но не способствуют достижению ваших целей. Отложите действия, которые не приносят существенного результата, до тех пор, пока не будут выполнены более важные задачи.

Сетка управления временем Кови имеет много возможных применений, два из которых будут объяснены ниже.

Изменение приоритетов текущего списка дел

Матрицу времени можно использовать как инструмент, который позволяет вам изменить приоритеты важности и срочности ваших текущих и предстоящих задач. Рассортировав задачи и обязанности по соответствующей сетке, вы сможете быстро определить действия, требующие вашего немедленного внимания.