Матрица эйзенхауэра пример для студентов: плюсы и минусы, примеры использования

плюсы и минусы, примеры использования

Многие из нас заинтересованы в увеличении личной продуктивности и эффективности, чтобы как можно больше успевать за рабочий день. Увеличить продуктивность помогают технологии тайм-менеджмента. На сегодняшний день таких целое множество, но одна из самых проверенных— это Матрица Эйзенхауэра.

Содержание статьи:

• 1 Что это, как устроена, история создания
• 2 Что значит каждый квадрант
  • 2.1 Блок A
  • 2.2 Блок B
  • 2.3 Блок C
  • 2.4 Блок D
• 3 Где можно создать эту матрицу
  • 3.1 Excel таблицы
  • 3.2 Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)
  • 3.3 Приложения типа «ToDoList»
• 4 Как ей пользоваться
• 5 Плюсы и минусы матрицы
• 6 Заключение

Что это, как устроена, история создания

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая позволяет правильно расставлять  приоритеты при помощи оценки важности задачи. Она подразумевает сначала выполнение важных и срочных дел, а потом переход к менее важным и несрочным. Технология подойдет для людей, которым не хватает личного и рабочего времени, а также научит правильному планированию график.

Эту матрицу изобрел 34-й президент США — Дуайт Эйзенхауэр, он был лидером страны с 1953 по 1961 год. Эйзенхауэр считается наиболее продуктивным президентом Соединенных Штатов за всю историю.

Матрицу приоритетов Эйзенхауэра визуализируют как четыре равных квадранта, которые разделены на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные дела.

Метод подвергался множеству исследований, и каждое подтверждало его эффективность. В 2018 году проводилось исследование, где большинство участников выбирали, какие задачи выполнять первыми. Занятые люди преимущественно выбирали список из срочных дел, но потом их просили подумать о последствиях выбора, и приоритет сменялся на более важные.

Что значит каждый квадрант

Технология имеет две оси: одну по горизонтали, другую по вертикали. Горизонтальная ось отвечает за срочность, а вертикальная за важность предстоящего дела. Оси при пересечении образуют блоки, например, первым будет блок важно и срочно. Для удобства дадим каждому условное обозначение:

• A — важно и срочно;
• B — важно и не срочно;
• С — не важно и срочно;
• D — не срочно и не важно.

По итогу получается, что каждый квадрант имеет свои отличительные показатели. Каждый из них содержит свои уникальные задачи, поэтому очень просто понять, что нужно выполнить в текущий момент, что можно отложить, а от чего вообще можно отказаться.

Блок A

Если правильно использовать тайм-менеджмент матрицу Эйзенхауэра, то в данном квадранте ничего не должно быть, поскольку важные и срочные дела — это показатель неорганизованности.

Подавляющее большинство людей прибегают к заполнению именно этой части из-за нежелания выполнять задачи в оптимальные сроки. Конечно, у каждого человека может возникнуть дело, которое не может ждать, но если это происходит регулярно, то нужно серьезно пересмотреть подход к тайм-менеджменту.

Если вкратце — необходимо избегать появления задач в этом квадранте. Достаточно своевременно решать дела из других блоков. В квадрант важно и срочно рекомендуется вписывать следующее:

• задачи, угрожающие основной цели, если их вовремя не решить,
• дела, которые необходимо выполнить, чтобы не осложнять жизнь;
• все, что связано со здоровьем.

У по-настоящему продуктивных людей квадрант A практически всегда пустует. Задачи просто не успевают дойти до дедлайна. На практике для неподготовленного человека это не всегда возможно, но к этому стоит стремиться.

Блок B

Тут находятся дела, которые имеют особое значение, но и не горят по срокам. Грамотная работа с B квадратном — это прямой путь к высокой продуктивности. Задачи не являются срочными, и их можно выполнять с оптимальной скоростью, без паники. Главное не затягивать, так как дела отсюда могут запросто перейти в блок A.

Блок C

Эти задачи вряд ли помогут приблизиться к глобальным целям, по сути это помеха на пути к чему-то действительно важному. Они съедают время, продуктивность и изматывают морально.

Однако, здесь бывают и дела, которые необходимо осуществлять для сторонних проектов. Но если они не важные, то их можно делегировать на другого человека.

Блок D

Странный квадрант, в котором находятся задачи:

• любимые, но не продвигающие к целям;
• не приносящие даже малейшей пользы.

Такая работа не требует активной работы мозга. Это может быть проверка почты или социальных сетей, серфинг в интернете, а может даже просмотр телешоу. Конечно, мало кто такое записывает в матрицу Эйзенхауэра, но это происходит само собой, ведь можно совместить работу и отдых одновременно. Однако, такие коллаборации сильно снижают личную продуктивность.

Где можно создать эту матрицу

Не так  важно где составлять матрицу Эйзенхауэра, принцип везде единый. Можно найти онлайн сервисы, которые позиционируют свою деятельность именно на организации продуктивности и работе с этой техникой.

Однако, есть как минимум 3 наиболее удобных способа.

Excel таблицы

Там можно очень гибко подстроить размеры и дизайн под себя, а также очень просто добавить дополнительное место для появившихся задач. Можно найти уже существующий Матрица Эйзенхауэра шаблон на любой вкус.

Обычный блокнот (как электронный, так и бумажный)

Первый вариант будет удобнее, поскольку обычно в таких приложения, например, Google Keep есть возможность использования галочек, чтобы отмечать выполненные задачи. В идеале разметить квадраты разными цветами и шрифтами, чтобы не путаться между ними.

Приложения типа «ToDoList»

В них нет возможности создавать конкретные блоки, но можно помечать определенными группами и цветами, а также они имеют собственные шаблоны.

Получится не совсем квадрант, однако суть не меняется. К примеру, можно пометить блок A красным, B — оранжевым и так далее.

Никто не мешает пользоваться даже графическими редакторами. Это личный выбор каждого, зачастую люди выбирают наиболее близкий инструмент, и строят на нем свою матрицу.

Как ей пользоваться

Несмотря на то, что матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов используют уже давно, люди, которые впервые о ней слышат, могут не сразу понять ее смысл.

Перед тем, как начать работать с технологией, лучше устроить небольшой эксперимент, и в течение пары дней понаблюдать за выполнением в повседневном режиме.

Когда несколько дней пройдут, следует составить небольшой список из задач, выполненных за это время, а после задать каждой три вопроса:

• это важно?
• это срочно?
• я мог это делегировать?

Эти вопросы помогут составить первый план на прошедших делах, научиться разделять задачи по квадрантам и осуществлять оптимизацию в будущем. Также рекомендуется не добавлять новые задачи, пока не будут выполнены уже имеющиеся. В идеале держать не более восьми активных задач в каждом квадранте, а следующие добавлять, если есть свободное место.

Применение данной технологии позволяет сбалансировать нагрузку, ведь основной целью матрицы Эйзенхауэра является наладить процесс приоритезации, а не загрузить массой задач.

Матрица Эйзенхауэра пример распределения дел для студента. Кратко разберем пример на учащемся в университете студенте.

У него есть три основные задачи:

• посещение учебного процесса;
• выполнение домашнего задания;
• подготовка к итоговым работам.

Все эти задачи при ответственном подходе можно поместить в квадрант B — важно и не срочно. То есть их можно выполнять в удобном ритме, но если случится непредвиденная ситуация, например, студент заболеет, то все 3 задачи перейдут в квадрант A. И чтобы снова вернуться в квадрант B, ему придется наверстать упущенное.

Плюсы и минусы матрицы

Сегодня люди больше сосредоточены на решении чужих задач, а на свои практически не остается времени. Главное преимущество матрицы Эйзенхауэра — это помощь в организации дел. Техника способна не только помочь разобраться с повседневными задачами, но и снизить эмоциональный стресс, вызванный завалом на работе или в других сферах жизни.

Как и любая техника тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра имеет как свои неоспоримые преимущества, так и недостатки. К преимуществам относится.

• Простота разбивки. Все задачи можно распределить по 4-ем квадрантам, а уже после легко читать получившийся список дел, как открытую книгу.
• Ключевая особенность техники — это возможность исключить задачи, которые выполнять в принципе не следует.
• Помогает в распределении и управлении сложными и важными задачами.
• Можно оптимизировать временные затраты, и выполнять все задачи до дедлайнов.

Недостатки техники:

• Система подходит только для планирования краткосрочных задач. Построить огромные планы на ее основе — не получится.
• Техника не нужна, если нет достаточного количества ежедневных задач.
• Нужно научиться определять, какие задачи являются, а какие можно отложить на потом. Кажется, что это просто, но на самом деле новички далеко не всегда могут правильно оценивать задачи по определенным критериям.
• Очень легко ошибиться с выбором категории.

Но даже несмотря на наличие значительных недостатков, их влияние с опытом будет полностью незаметно. Правильное определение квадрантов для задач поможет справиться с большим количеством работы.

Заключение

Тайм-менеджмент — это очень важная часть жизни любого человека. Без правильного подхода к предстоящим задачам, они могут оказаться непосильными, а времени будет вечно нехватать.

Так что техника, которую в свое время изобрел Эйзенхауэр — это не только отличный способ установить контроль за личным временем, но и полноценный инструмент, позволяющий разобраться с накопившимися делами.

Комментарии (0)

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

<<Оглавление>>

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент

Как использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь подростку спланировать свой день и выйти из себя так сказать, у меня глаза загорелись, когда я наткнулся на эту штуку под названием Матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра, названная в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, представляет собой систематический инструмент, призванный помочь людям расставить приоритеты задач по 4 квадрантам. Подробнее об этом чуть позже.

Каждый день у меня на тарелке, казалось бы, бесконечная куча дел, и, как человеку с СДВГ, 10 задач в день иногда могут показаться 50.

Задача, которую я нашел, и, возможно, вы тоже, в том, что трудно точно знать, с чего начать.

И в результате на самом деле делается очень мало, а сегодняшние задачи переносятся на завтра, на следующую неделю, в следующий месяц, ну вы поняли.

В этом посте я покажу вам, как правильно внедрить матрицу Эйзенхауэра в свою жизнь (или жизнь любимого человека), чтобы уменьшить перегрузку и добиться цели.

Поехали!

1. Превращение абстрактного в конкретное

2. Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

3. Не будьте жесткими ради жесткости

3.1. Закон убывающей отдачи и задачи квадранта 3

3.2. Еще немного о задачах квадранта 4

4. Пошаговая реализация матрицы Эйзенхауэра

Превращение абстрактного в конкретное

Как бывший учитель специального образования, а теперь человек, работающий один на один с подростками и взрослыми в спектре, СДВГ и т. д., я знаю, насколько сложными могут быть абстрактные концепции.

В данном случае, когда я говорю «абстрактно», я имею в виду то, как человек решает, какие задачи должны быть приоритетными, а какие отодвинуты на второй план.

Например, как решить, какая из следующих задач должна иметь приоритет?

• Заполнение документов о финансовой помощи
• Купи брату подарок на день рождения
• Запасные кормушки для птиц
• Стирать
• Играть в видеоигры
• Исследование для теста по математике

Не знаю, как вы, а когда я смотрю на список выше, очень сложно сказать, какие задачи самые важные. Это абстрактно, иначе говоря, у нас недостаточно информации для принятия обоснованного решения.

Итак, как нам понять, чему отдать предпочтение, и как научить этому наших детей?

4 квадранта матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает превратить абстрактный список задач в нечто более конкретное.

Задачи помещаются в один из четырех квадрантов:

• Квадрант 1: важные и срочные задачи
• Квадрант 2: Задачи важные, но несрочные
• Квадрант 3: задачи на не важно, но срочно
• Квадрант 4: Задачи, которые и несрочные, и не важные

Чтобы помочь нам понять, какие задачи относятся к каким квадрантам, мы сначала должны определить «срочные» и «важные».

Определение «срочно»

Короче говоря, срочные задачи требуют немедленной реакции. Например, школьные сроки.

Определение «важного»

Задачи, относящиеся к категории важных, часто способствуют достижению наших долгосрочных целей. Например, такие вещи, как упражнения или отработка навыков кодирования.

Теперь, когда у нас есть базовое понимание того, что означает срочное и важное, я подробно рассмотрю каждый квадрант и покажу вам, как решить, в какие квадранты следует включить задачи.

Исходя из вышеприведенных определений, квадрант 1 следует зарезервировать для задач, требующих реакции с нашей стороны И способствующих достижению наших долгосрочных целей. Эти задачи должны иметь приоритет над всеми остальными.

Рассмотрим следующий пример…

Долгосрочная цель : Поступить в школу кодирования видеоигр, чтобы стать программистом видеоигр на полную ставку.

Сценарий : Около недели назад вы узнали, что ваше заявление не было принято в выбранный вами колледж и что вам придется подождать до следующего семестра, чтобы снова подать заявление. Но, хорошие новости! Вы только что получили еще одно электронное письмо, в котором говорится, что место только что открылось, и у вас есть 24 часа, чтобы ответить, прежде чем они свяжутся со следующим доступным кандидатом.

Проведите тест :

• Требуется реакция с нашей стороны? ДА
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? ДА

Действие

: Ответьте на это письмо сейчас.

Квадрант 2 – Важные и несрочные (решить или запланировать)

Квадрант 2 следует зарезервировать для задач, которые не требуют реакции с нашей стороны, но способствуют достижению наших долгосрочных целей.

Рассмотрим следующий пример…

Долгосрочная цель : Разработка и программирование ролевой игры для iOS и Android.

Сценарий : вы только начинаете изучать программирование, и у вас есть отличная идея для ролевой игры для мобильного приложения. Единственный способ воплотить свою идею в жизнь — это ежедневно практиковаться в программировании и совершенствовать свои навыки.

Проведите тест :

• Требуется реакция с нашей стороны? №
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? ДА

Действие : Запланируйте время для регулярной практики кодирования.

Квадрант 3 – Неважно и срочно (Делегировать или автоматизировать)

Задачи, которые появляются в квадранте 3, могут быть очень обманчивыми и часто могут маскироваться под важные (делая их задачами из квадранта 1), хотя на самом деле они часто отвлекают других ответственность людей справиться. Согласно нашим определениям, задачи квадранта 3 требуют реакции, но не способствуют достижению наших долгосрочных целей.

Задачи квадранта 3 сложны, поскольку они часто также включают повседневные задачи, такие как чистка аквариума, застилание постели, проверка электронной почты, мытье посуды и т. д. По сути, все, что необходимо сделать, но не важно с точки зрения ваших долгосрочных целей.

Есть несколько способов справиться с такими задачами:

1. Вы можете делегировать их (т.е. попросить кого-то сделать их за вас)
2. Вы можете автоматизировать их

Рассмотрим следующий пример…

Долгосрочная цель : Создание процветающего онлайн-сообщества для любителей Dungeons & Dragons

Сценарий : По мере настройки вашего онлайн-сообщества (скажем, группы в Facebook) вы продолжаете получать отвлекающие уведомления каждый раз, когда новый человек просит присоединиться , что отвлекает вас от создания значимого контента для вашей группы.

Проведите тест :

• Требуется реакция с нашей стороны? ДА
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? №

Действие : Делегируйте принятие/отклонение запросов на новых участников другому участнику, которому вы доверяете с правами администратора. Или вы можете автоматизировать процесс, настроив правила таким образом, что если новый участник уже является членом связанной группы, его запрос будет автоматически одобрен.

Обратите внимание, что иногда задачи, которые, как кажется, должны быть в квадранте 3, на самом деле должны быть в квадранте 2. Другими словами, помещение задач в квадрант 3 не дает вам оправдания, чтобы не выполнять их. Если что-то является вашей ответственностью (даже если это обыденно), то это следует считать «важным», даже если оно не влияет напрямую на ваши долгосрочные цели.

Квадрант 4 — Неважно и несрочно (удалить или отложить)

Это задачи, которые не являются ни важными, ни срочными и обычно считаются пустой тратой времени, поскольку они не продвигают вас к желаемой долгосрочной цели. . Опять же, здесь мы имеем дело с субъективностью, но для меня это включает в себя такие вещи, как просмотр YouTube или Reddit и игра в видеоигры.

Не будьте жесткими ради жесткости

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, а не цель управления задачами. Иногда задачи не помещаются точно в тот или иной квадрант, и это нормально.

Закон убывающей отдачи и задачи квадранта 3

Иногда задачи квадранта 3 нельзя легко автоматизировать или делегировать, или время, необходимое для автоматизации или делегирования, в конечном итоге занимает намного больше времени, чем если бы вы просто выполните задание самостоятельно.

Возьмем, к примеру, уборку ванной комнаты, довольно очевидную задачу квадранта 3. Это нужно сделать, и это почти наверняка не связано с какими-либо долгосрочными целями. Если вы живете один, у вас есть варианты — убрать его самостоятельно или нанять кого-то для уборки. Если вы решите нанять кого-то, это потенциально создаст несколько дополнительных задач: проверка уборщиков, составление бюджета, планирование времени с уборщиком, проверка его оплаты и т. д.

Вопрос, который вы должны задать здесь: стоит ли делегировать эту задачу в долгосрочной перспективе или тратить 5-10 минут в неделю на уборку ванной? Сколько стоит для вас ваше время?

Только вы знаете ответ на этот вопрос.

Еще немного о задачах квадранта 4

Никто не ожидает, что вы будете жить исключительно в квадрантах 1-3. Быть продуктивным ВСЕ ВРЕМЯ — отличный способ выгореть, и меня действительно беспокоит то, что каждый пост в блоге, который я читал о матрице Эйзенхауэра, создает впечатление, что любое время, потраченное на задачи квадранта 4, означает, что вы ленивый разгильдяй. Это прям неправильно.

В общем, ваш бодрствующий день будет примерно таким:

• Квадрант 1 – 10%
• Квадрант 2 – 60%
• Квадрант 3 – 20%
• Квадрант 4 – 10%

Дайте себе передышку, чтобы громко плакать. Если 90 % вашего дня приходится на квадранты 1–3, вы заработали эти 10 %, занимаясь бездумной деятельностью. Потому что, если вы этого не сделаете, какой от вас будет толк на следующий день? Знаешь что я имею ввиду?

Матрица Эйзенхауэра: пошаговая реализация

Шаг 1. Сброс мозгов на чистый лист бумаги

Когда вы проснетесь утром или вскоре после этого, потратьте 5-10 минут на то, чтобы составить список всех ваших мыслей и забот за день, крутящихся в вашей голове. Не волнуйтесь, если это не имеет смысла, если это кажется слишком широким или не по порядку. Это не имеет значения. Ключ здесь состоит в том, чтобы выбросить это из головы и перенести на лист бумаги. Вы поймете, что закончили, когда будете изо всех сил пытаться придумать что-нибудь еще.

Примечание: это может (и должно) включать ваше желание заниматься «непродуктивными» задачами.

Для меня сегодня утром это выглядело примерно так:

• Заказать ткань для ландшафтного дизайна на Amazon
• Начать запись в блоге Матрицы Эйзенхауэра
• Обновление плагинов WordPress
• Проверить эффективность рекламы в Facebook
• Отправить банковские реквизиты бухгалтеру
• Запланируйте мероприятия для коучинга по трудоустройству в понедельник
• Играть в новую гоночную игру
• Прачечная

Изучите полный процесс сброса мозгов здесь.

Шаг 2. Нарисуйте или распечатайте матрицу Эйзенхауэра на 9-й день0091

Я создал простой бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра, который вы можете использовать в любое время. Просто введите свой адрес электронной почты ниже:

Шаг 3. Проведите тест по каждому заданию из своего дампа мозга

Проведите каждый элемент списка в листе дампа мозга через предыдущий тест и запишите задание в соответствующем квадранте.

Например…

Задача : Заказать ткань для ландшафтного дизайна на Amazon

• Требуется реакция с нашей стороны? №
• Способствует достижению наших долгосрочных целей? ДА (моя цель — очистить сад от сорняков в этом году)

Действие : Поместите эту задачу в квадрант 2 и запланируйте ее на более позднее время, когда я планирую выполнять другие личные задачи на моем компьютере Например, чтобы быть за компьютером, я бы рекомендовал выполнять эти задачи примерно в одно и то же время. Вы можете разделить их так, как вам удобнее. Лично мне нравится писать название группы «(компьютер)» рядом с соответствующими задачами. Другие варианты могут включать создание отдельных разделов в каждом квадранте, использование разных цветов и т. д.

Шаг 5. Убедитесь, что все ваши задачи в квадранте 1 выполнены в первую очередь

Как мы уже говорили ранее, они одновременно и срочные, и важные, поэтому обязательно займитесь ими в первую очередь.

Затем перейдите к задачам, которые вы запланировали в квадранте 2, и так далее.

Шаг 6. Держите матрицу при себе в течение дня и пересматривайте по мере необходимости

Вычеркивайте задачи по мере их выполнения, добавляйте новые задачи по мере их появления и напоминайте себе о перерывах.

Есть большая вероятность, что задачи из квадранта 1 неожиданно возникнут в течение дня, но помните, что задачи из квадранта 3 часто любят маскироваться под квадрант 1, поэтому обязательно остановитесь и подумайте, прежде чем отвлекаться.

---

Вот и все!

Я надеюсь, что вы попробуете Матрицу Эйзенхауэра и не стесняйтесь оставлять комментарии со своими мыслями ниже 🙂

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о производительности, неверно

Описанная выше ситуация также известна как простой эффект срочности, который говорит о том, что мы склонны браться за задачи с более короткими сроками и меньшими окнами завершения. Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее уложить одного в постель. Мы предпочитаем их менее срочным задачам, даже если менее срочные более важны и приносят больше вознаграждения.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде. И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужной сверхурочной работы.

Рори Ваден, писатель и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы тайм-менеджмента слишком много внимания уделяют эффективности. Большинство методов повышения производительности направлены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени в течение дня для более краткосрочного принятия решений. Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия основана на цитате Дуайта Д. Эйзенхауэра:  

‍«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений. Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочные. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы. Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разбирать матрицу Эйзенхауэра, мы считаем необходимым подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.  

Как и в случае с любым новым методом повышения производительности, который вы хотите внедрить, совершенствование матрицы Эйзенхауэра потребует множества проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев. Загружайте справочные материалы, получайте журналы пуль или полагайтесь на приложение учета рабочего времени, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свои успехи.

Если вы управляете командой, спланируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице, когда речь идет о приоритетах.

Используйте любой инструмент, который есть в вашем распоряжении, чтобы сделать переход максимально плавным. Мы все учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка. Даже хваленый метод Agile требует более года или двух, чтобы быть реализованным должным образом.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин с популярного канала Youtube Vlog Brothers :  

«Производительность не обязательно должна быть связана с работой, максимизацией результатов или чем-то еще. Есть много способов быть продуктивным. Для меня продуктивность — это прежде всего признание того, что время — это то, что у нас есть».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели. Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важное и срочное.  

Важное. Чтобы отличить важные задачи от неважных, можно задать вопрос: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами. Если от их завершения зависит работа других или она оказывает серьезное влияние на проект, задачу нельзя пропускать.  

Срочное — Срочное внимание уделяется времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Является ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего графика и цели проекта также играют роль.

Как только вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач на четыре группы в соответствии со следующим:

• ВАЖНОЕ и СРОЧНОЕ (ДЕЛАТЬ)
  Грин проиллюстрировал это на простом примере вашего дома. находясь в огне. Это то, что вам НУЖНО сделать прямо сейчас. Менее катастрофически говоря, эти задачи, как правило, те, которые мы откладываем на последний момент или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
  ‍
  
• ВАЖНОЕ, но НЕ СРОЧНОЕ (РЕШИТЬ)
  Другим простым примером могут быть долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или занятия спортом (если нет серьезной проблемы со здоровьем, в этом случае необходимо срочно ). Общее правило для этой группы — запланировать время для работы над этими задачами. Откладывая их, вы просто увеличиваете их количество до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не будут рассмотрены.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ, НО СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
  Это могут быть мелкие, повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или просмотр электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение встречи по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же осведомленного для проведения собрания поможет в долгосрочной перспективе.
  ‍
  
• НЕВАЖНОЕ И НЕСРОЧНОЕ (УДАЛИТЬ)
  Деятельность или задачи, подпадающие под эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.
  

Для тех из вас, кто является визуальным типом, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в виде простого прямоугольника.

Важно помнить, что фильтр важного/срочного меняется в зависимости от ваших проектов и целей. Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избегания ловушки простой срочности, в которую неизбежно попадает каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам придется освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор начинающего стартапа, то ваши руки будут заняты проектами и задачами, связанными с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы помочь познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не является ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, или тратить часы на переписку по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, скорее вы создаете очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что на данный момент вы не можете помочь, так как у вас слишком много дел.

Отклонение — важная часть процесса фильтрации. Действия, попадающие в четвертую группу Эйзенхауэра, скорее всего, будут отброшены (например, удаление нежелательной почты вместо ее сортировки). И если вы продолжаете перемещать задачу в четвертую группу неделю за неделей, значит, с самого начала она не была важной или срочной.

По мере продвижения задач вверх и вниз по лестнице приоритетов не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

В заключение

После освоения Матрица Эйзенхауэра становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они, кажется, никогда не достигают, потому что в сутках не хватает часов.